BAB I

DEFINISI

1. Perbekalan farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat, obat asli
Indonesia, bahan obat asli Indonesia, alat kesehatan, kosmetik dan sebagainya.
2. Pengadaan perbekalan farmasi adalah suatu prosedur pengadaan kebutuhan stok
obat dan alat kesehatan di Unit Farmasi untuk menjamin tersedianya obat dan alat
kesehatan yang dibutuhkan oleh pasien sesegera mungkin.
3. Pengadaan perbekalan farmasi merupakan bagian terpenting dalam tersedianya obat
dan alat kesehatan yang dibutuhkan oleh pasien secara efektif dan efisien, sehingga
di Rumah Sakit terdapat unit pengadaan perbekalan farmasi yang bertanggung
jawab terhadap ketersediaan obat dan alat kesehatan di Rumah sakit .
4. Defecta adalah daftar minimum dan maksimum stok obat atau alat kesehatan
berdasarkan rata-rata pemakaian perhari, obat atau alat kesehatan untuk menjadi
panduan pemesanan obat atau alat kesehatan di Rumah Sakit .
5. Komite Farmasi dan Terapi adalah komite yang dibentuk oleh direktur rumah sakit
yang terdiri dari dokter, apoteker, serta tenaga kesehatan lainnya yang berfungsi
mewakili hubungan komunikasi antara staf medik dan farmasi yang bertanggung
jawab kepada direktur Rumah sakit .
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pengadaan perbekalan farmasi mencakup penyeleksian dan

perencanaan perbekalan farmasi agar tersedianya perbekalan farmasi yang sesuai dengan
kebutuhan secara efektif dan efisien. Perbekalan farmasi yang tersedia di rumah sakit
menentukan keefektifan pelayanan kesehatan dan merupakan salah satu aset terbesar di
rumah sakit.
Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit harus dilakukan secara efisien,
mulai dari jumlah barang yang dipesan yang berhubungan dengan ketersediaan tempat
penyimpanan dan jumlah barang yang dipesan yang berhubungan dengan distributor
obat/ alat kesehatan (dalam kota Lhokseumawe atau luar kota Lhokseumawe).

A. Tugas dan Tanggung Jawab Unit Perbekalan Farmasi

Unit pebekalan farmasi menyediakan perbekalan farmasi secara efektif dan efisien
sesuai kebutuhan Rumah sakit dengan mempertimbangkan kualitas, harga,
kepentingan, dan waktu, dengan rincian tugas dan tanggung jawabnya adalah
sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab terhadap tersedianya perbekalan farmasi yang dibutuhkan
oleh pasien agar dapat dilakukan pengobatan segera terhadap pasien.
2. Bertanggung jawab terhadap pemilihan perbekalan farmasi yang efektif dan
efisien.
3. Bertanggung jawab terhadap pengadaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan
rumah sakit dengan mempertimbangkan waktu dan jumlah pesanan.

B. Aktifitas Pengadaan
Guna memenuhi tugas dan tanggung jawabnya terhadap pengadaan perbekalan
farmasi maka Unit Perbekalan Farmasi melakukan aktifitas antara lain:
1. Melakukan penyeleksian terhadap perbekalan farmasi dengan
mempertimbangkan kualitas, harga, dan waktu pemesanan.
2. Melakukan perencanaan pengadaan perbekalan farmasi sesuai dengan
kebutuhan rumah sakit untuk mencegah terjadinya kekosongan perbekalan
farmasi dengan menggunakan metode perencanaan perbekalan farmasi.
 BAB III
TATA LAKSANA

A.Prosedur Pengadaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit

Pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit merupakan bagian dari unit
farmasi yang bertanggung jawab terhadap ketersediaan perbekalan farmasi yang
dibutuhkan oleh pasien. Prosedur pengadaan perbekalan farmasi di Rumah sakit
mencakup penyeleksian perbekalan farmasi sesuai kebutuhan dan perencanaan
perbekalan farmasi dari hasil seleksi.
1. Penyeleksian Perbekalan Farmasi
Proses pengadaan perbekalan farmasi dimulai dengan tahap penyeleksian
perbekalan farmasi. Penyeleksian perbekalan farmasi merupakan proses pemilihan
yang meliputi identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria
pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat.

Kriteria pemilihan obat :

a. Berdasarkan Permenkes Nomor 1010/Menkes/PER/XI/2008 tentang registrasi

obat, maka obat baru haruslah telah diregistrasi oleh Badan POM (memiliki izin
edar) yang diidentifikasi dengan adanya nomor registrasi. Penyediaan obat yang
tidak memiliki registrasi (non registrasi) hanya diperbolehkan untuk obat yang
digunakan atas permintaan khusus dari dokter dengan indikasi medis
kepentingan pasien bahwa obat tersebut secara signifikan memiliki efek terapi
namun dipasaran tidak dapat disubstituti oleh obat lain.
b. Obat memiliki efikasi yang telah terbukti melalui evidence base dan secara
rasionalitas dapat dipertanggungjawabkan.
c. Obat-obatan yang secara essensial dibutuhkan dalam menunjang kehidupan
pasien.
d. Obat menyediakan kelas terapi yang lengkap untuk memudahkan dokter dalam
memberikan terapi sesuai dengan indikasi penyakit.
e. Obat menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien termasuk
dalam hal utilisasinya seperti modifikasi formulasi seperti penggabungan
beberapa obat dalam satu bentuk sediaan atau modifikasi dalam hal pelepasan
obat yang secara langsung dapat mendukung kepatuhan pasien tersebut.
 f. Obat memiliki rasio biaya manfaat yang menguntungkan, berkaitan dengan
biaya pengobatan total.
g. Produk obat memenuhi syarat Farmakope Indonesia.
h. Obat praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan.
i. Obat tersedia secara komersial dan mudah diperoleh.
j. Manufaktur produsen mempunyai reputasi yang baik, terbukti dapat dipercaya,
produknya belum pernah bermasalah dan bersedia mendukung kegiatan ilmiah
rumah sakit.
k. Obat memiliki manfaat tambahan dibandingkan dengan obat yang telah tersedia
dalam formularium, proses seleksi ini dilanjutkan dengan perumusan
formularium Rumah Sakit . Evaluasi formularium dilaksanakan setiap 1 (satu)
tahun sekali.

Prosedur seleksi perbekalan farmasi di Rumah Sakit harus melalui Komite

Farmasi dan Terapi. Proses seleksi berdasarkan ketentuan Rumah sakit dimana obat
yang beredar adalah original, me too dan generik. Komite Farmasi dan Terapi
melakukan seleksi terhadap pengadaan perbekalan farmasi ini berdasarkan metoda
analisa VEN (Vital, Essensial dan Non Essensial) dan sistem ABC.

Hasil seleksi perbekalan farmasi ini selanjutnya akan dibahas dalam rapat
Komite Farmasi dan Terapi untuk disahkan sebagai Formularium Rumah Sakit
,Yang bertujuan agar proses peresepan dan penggunaan obat di Rumah Sakit
mempunyai acuan yang mengatur ketertiban penggunaan obat.

2. Pengadaan Perbekalan Farmasi

Prosedur pengadaan perbekalan farmasi dilakukan oleh Apoteker dengan
membuat data rekapitulasi pemakaian perbekalan farmasi selama 1 tahun terakhir
secara komputerisasi. Setelah itu berdasarkan data tersebut Apoteker akan
menghitung rata-rata pemakaian tiap item barang selama 1 bulan dimana dari data
ini akan ditentukan rencana pembelian barang perbekalan farmasi berdasarkan
ketentuaan rata-rata pemakaian selama 1 tahun, adalah jumlah konsumsi 1 tahun
terakhir dibagi dengan rata-rata pemakaian selama 1 tahun ( 12 bulan). Setelah
didapatkan data penggunaan barang selama 1 bulan maka Apoteker akan melakukan
perencanaan terhadap pembelian barang tersebut yang dibagi dalam beberapa kali
pengadaan dalam 1 bulan per item barang. Perencanaan tersebut dilakukan dengan
 membuat setting minimal dan maksimal stok pada sistem, dimana minimal dan
maksimal stok ini akan dapat berubah secara dinamis dengan memperhatikan pola
peresepan untuk masing-masing item barang. Nilai minimal dan maksimal stok
barang yang disetting akan muncul secara otomatis dalam Defecta perbekalan
farmasi yang dapat dicetak setiap hari senin sebagai pedoman pengadaan
perbekalan farmasi.
Setelah perencanaan, seleksi distributor juga perlu dilakukan. Ada beberapa
kriteria distributor antara lain:
1. Ada apoteker
2. Ada CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik)
3. Proses penyimpanan dan pendistribusian
4. Memiliki proses manajemen mutu
- Persyaratan dokumen pengiriman obat
- Ketentuan trnasportasi obat
- Ketentuan pelabelan
- Product dingin
- Asal distributor mengambil obat

3. Prosedur Pengajuan Obat Baru

Prosedur pengajuan obat baru yang akan ditambahkan ke dalam formularium
ditengah periode atau sebelum waktunya melakukan review adalah dengan
prosedur:
a. Dokter mengajukan permohonan tertulis dengan mengisi formulir Pengajuan
Obat Baru disertai dengan Clinical Justification/ product monograph sediaan
dan mengajukannya ke Komite Farmasi & Terapi.
b. Permohonan akan ditinjau oleh Komite Farmasi dan Terapi dan Manajer
Pelayanan Medis & Penunjang Medis dan harus mendapat persetujuan dari
Corporate.
c. Jika disetujui, maka obat tersebut akan ditambahkan ke formularium dalam
bentuk Temporary Listing.
d. Komite Farmasi dan Terapi akan melakukan pemantauan terhadap obat baru
yang diadakan selama 6 bulan.
e. Jika setelah dilakukan pemantauan selama 6 bulan, obat baru tersebut tidak
memenuhi kriteria kualitas obat yang baik dan aman digunakan, maka obat
 tersebut akan dikeluarkan dari Temporary Listing dan tidak dapat disetujui
masuk ke dalam formularium rumah sakit.

4. Pembelian Obat di Luar Formularium

Pembelian obat yang dibutuhkan segera namun tidak ada di formularium
maka dapat dilakukan dengan cara :
a. Dokter mengajukan permohonan dengan mengisi formulir Pengajuan Obat Baru
kepada Komite Farmasi & Terapi melalui Unit Farmasi.
b. Penanggung jawab shift Farmasi mengisi Formulir Persetujuan Pembelian Obat
diluar Formularium.
c. Penanggung jawab shift melaporkan kepada Koordinator Farmasi untuk
diteruskan ke Komite Farmasi dan Terapi dan Manajer Pelayanan Medis &
Penunjang Medis.
d. Komite Farmasi dan Terapi dan Manajer Pelayanan Medis & Penunjang Medis
memutuskan untuk menyetujui/ tidak menyetujui permohonan tersebut.
e. Keputusan tersebut diinformasikan oleh Komite Farmasi dan Terapi/ Manager
Pelayanan Medis & Penunjang Medis ke Unit Farmasi dan dokter pemohon
dengan persyaratan obat tersebut tidak dapat dikembalikan.
f. Pengadaan obat dilakukan secara langsung dengan jumlah maksimal satu
peresepan.
g. Dalam kondisi mendesak, proses tersebut dapat dilewati dengan persetujuan
verbal oleh Komite Farmasi dan Terapi dan Direktur/ Manajer Pelayanan Medis
& Penunjang Medis setelah mendapat penjelasan dari dokter, dengan catatan
langkah a) sampai e) dilakukan pada hari kerja berikutnya.
Lampiran

FORMULIR USULAN PENCANTUMAN NAMA OBAT NON FORNAS

DALAM FORMULARIUM RUMAH SAKIT

1. Nama generik : __________________________________________

2. Nama dagang : __________________________________________
3. Bentuk sediaan dan kekuatan : _______________________________
4. Alasan pengusulan (berdasarkan efektifitas dan keamanan) :
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
____________________________________________

5. Referensi yang mendukung / Evidence Based Medicine (fotokopi naskah

terlampir ):
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________

Lhokseumawe, _______________

Yang mengusulkan,

(_________________________)

Catatan : Formulir ini harus diisi dengan lengkap dan dikirimkan kepada : Ketua Panitia
Farmasi dan Terapi RSU Sakinah