LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BIAK

NOMOR : 145/D/12/II/2017
TENTANG : PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN
PEMUTAHIRAN FILE KEPEGAWAIAN PADA RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH BIAK

a. UMUM
Bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-
pokok Kepegawaian pada Pasal 34 ayat (2) menyatakan perlunya penyelenggaraan
dan pemeliharaan infomasi kepegawaian bahwa untuk mewujudkan hal tersebut
pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak perlu ditetapkan panduan tentang
pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutahiran file kepegawaian.

b. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud :
Pemeliharaan infomasi kepegawaian dan pemutahiran file dimaksudkan untuk
tercapainya sistem pengumpulan dan pengolahan data kepegawaian yang bersifat
standar dan file kepegawaian tetap mutahir.
Tujuan :
Pemeliharaan infomasi kepegawaian dan pemutahiran file bertujuan agar
tercapainya data dan infomasi kepegawaian yang teratur sehingga memudahkan
dalam penyediaan informasi tentang data kepegawaian secara tepat dan tepat.

c. BENTUK PEMELIHARAAN INFOMASI KEPEGAWAIAN DAN FILE

KEPEGAWAIAN
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutahiran file pada Rumah Sakit
Umum Daerah dilakukan dalam bentuk :
a. Master pegawai,
b. Bentuk daftar susunan pegawai (DSP),
c. Bentuk daftar urut kepangkatan (DUK),
d. Buku penjagaan atau buku bantu, dan
e. Buku file kepegawaian.

Bentuk-bentuk tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Master pegawai
Master pegawai merupakan bentuk informasi data pegawai melalui sistem
komputer di mana informasi mengenai data pegawai pada Rumah Sakit
Umum Daerah Biak baik pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak yang
memuat :
1. Nama/NIP, Konversi NIP
2. Tempat, tanggal lahir
3. Umur
4. Pangkat/golongan
5. Nomor SK terakhir
6. TMT
7. Nomor SK CPNS
8. TMT CPNS
9. Jabatan, TMT Jabatan
10. Pendidikan penunjang
11. Agama
12. Jenis kelamin
13. Jenis kepegawaian
14. Pendidikan
 15. Tingkat ijazah
16. Tahun lulus
17. Status perkawinan
18. Nomor karpeg,karis/karsu
19. Masa kerja keseluruhan
20. Masa kerja golongan
21. Alamat
22. NPWP
23. Dan lain-lain
Pemutahiran master pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak
dilakukan sewaktu-waktu pada saat ada perubahan data pegawai.

2) Bentuk DSP (Daftar Susunan Pegawai)

DSP (Daftar Susunan Pegawai) merupakan bentuk informasi data pegawai
yang berupa daftar susunan pegawai yaitu pegawai negeri sipil pada Rumah
Sakit Umum Daerah Biak yang memuat data sebagai berikut :
1. Nama/NIP, tempat/tanggal lahir
2. Jenis kelamin
3. Agama
4. Nomor seri (karpeg,karis/karsu)
5. Pangkat/golongan, TMT
6. Jabatan
7. Pendidikan
8. Diklat
9. Jenis kepegawaian
10. Masa kerja
11. Nomor, tanggal SK, Capeg, SK terakhir
12. Keterangan
Pemutahiran data pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak dalam
bentuk DSP (Daftar Susunan Pegawai) dilakuakan setiap tahun yaitu bulan
oktober.

3) Bentuk DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

DUK (Daftar Urut Kepangkatan) merupakan bentuk informasi data pegawai
yang berupa daftar urutan pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak
yaitu pegawai negeri sipil yang diurut berdasarkan kepangkatan dari pangkat
tertinggi sampai pada pangkat terendah yang memuat data sebagai berikut :
a.) Nomor urut kepangkatan
b.) Nama
c.) Nip
d.) Pangkat (golongan, TMT)
e.) Nama jabatan
f.) TMT jabatan
g.) Masa kerja (tahun dan bulan)
h.) Pelatihan yang diikuti (nama, bulan/th, jam)
i.) Pendidikan (nama pendidikan,lulus,tingkat ijazah)
j.) Usia/tgl lahir
k.) Catatan mutasi pegawai
l.) Keterangan
Pemutahiran data pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak dalam
bentuk DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Dilakukan setiap tahun yaitu bulan
oktober.

4) Buku penjagaan / buku bantu

Buku penjagaan / buku bantu kepegawaian merupakan bentuk informasi data
pegawai yang berupa buku daftar pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah
 Biak yaitu pegawai negeri sipil yang ditulis/disusun berdasarkan kenaikan
pangkat pegawai dan kenaikan gaji berkala yang berisi perencanaan dan
pegawai yang akan naik pangkat dan pegawai yang akan naik gaji berkala.

5) File masing masing pegawai

a.) Masing – masing pegawai pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak baik
pegawai negeri sipil maupun pegawai kontrak mempunyai file tersendiri.
Untuk pegawai negeri sipil file pegawai sebagian besar disusun berdasarkan
ABJAD yaitu huruf depan dari pegawai negeri sipil yang bersangkutan dan
ada juga disusun berdasarkan kualifikasi pendidikan sedangkan untuk
pegawai kontrak disusun berdasarkan BULAN pada saat yang bersangkutan
diangkat menjadi pegawai kontrak pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak.
b.) File – file pegawai disimpan dalam rak dan diberi nomor
(1) Rak 1, 2, terdiri dari file struktural, dokter spesialis, dokter umum dan
dokter gigi.
(2) Rak 3 sampai 15 terdiri dari file pegawai yang diurut berdasarkan abjad
(huruf depan nama pegawai).
(3) Rak 16 sampai 20 terdiri dari file pegawai kontrak yang diurut
berdasarakan bulan pada saat pegawai tersebut diangkat menjadi
kontrak.
c.) Pada masing masing file pegawai baik pegawai negeri sipil maupun
pegawai kontrak pada Rumah Sakit Umum Daerah Biak memuat daftar
susunan file sebagai berikut :
Daftar susunan file pegawai negeri sipil didahului dengan daftar riwayat
hidup / riwayat pekerjaan pegawai, dan selanjutnya file kepegawaian
berisi:
1. Bukti telusur pendidikan
2. S.I.P/S.I.K/STR
3. Uraian Jabatan
4. Uraian Tugas
5. Sertifikat Kompentensi
6. Sertifikat training
7. Gap Kompetensi
8. Sk CPNS, PNS
9. Konversi Nip
10. SPMT
11. Karpeg, Taspen, Askes
12. Kenaikan Gaji Berkala
13. SK Naik Pangkat
14. Surat Pernyataan Pelantikan
15. SK Jabatan
16. SK Jabatan Fungsional
17. SPMJ
18. DP3/SKP/Hasil Evaluasi (Penilaian Kinerja)
19. SK Pindah
20. Surat Peringatan
21. Surat Penghargaan
22. Ijazah
23. Transkrip Nilai
24. PAK

Daftar Susunan file pegawai kontrak didahului data riwayat hidup, dan
kemudian berisi:
1. Surat Lamaran
2. Surat pemanggilan Tes
3. Nilai tes
4. Pemanggilan Orientasi
 5. Hasil orientasi atasan langsung/ evaluasi penilaian kinerja
6. SPMT
7. SK Kontrak / perjanjian kerja
8. Bukti Telusur Pendidikan
9. S.I.P/ S.I.K
10. Uraian Tugas
11. Sertifikat kompetensi
12. Sertifikat Training
13. Gap Kompetensi
14. SK Tenaga harian dengan sistem kontrak {Kontrak Pemda}
15. SK Mutasi
16. SK Pindah
17. Surat Peringatan
18. Surat Penghargaan
19. Ijazah
20. Transkrip Nilai
File masing masing pegawai dimutahirkan setiap ada mutasi, naik
pangkat, naik gaji berkala, perpanjangan kontrak untuk tenaga kontrak.