Administrasi

dan
Kesekretariatan
Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar
25 Oktober 2014
Sajen-Mojokerto
DEFINISI
 Apa itu
Administrasi ?
DEFINISI

√ Administrasi Administrasi adalah

Administrasi dalam arti usaha dan kegiatan
sempit yang berkenaan
dengan
Administrasi dalam arti luas penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk
mencapai tujuan
 Administrasi dalam
arti sempit?
DEFINISI
adalah kegiatan yang
Administrasi meliputi:
catat-mencatat,
√ Administrasi dalam arti surat-menyurat,
sempit
pembukuan ringan,
ketik-mengetik,
Administrasi dalam arti luas
agenda, dan
sebagainya yang
bersifat teknis
ketatausahaan.
 Administrasi dalam
arti luas?
DEFINISI
adalah seluruh proses
Administrasi kerja sama antara
Administrasi dalam arti dua orang atau lebih
sempit dalam mencapai
tujuan dengan
√ Administrasi dalam arti luas memanfaatkan sarana
prasarana tertentu
secara berdaya guna
dan berhasil guna.
 Unsur – Unsur Pokok
Masukan/input
1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk)
2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity

Proses /fungsi-fungsi administrasi

1. Kegiatan (Perencanaan , Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian)
2. Kerjasama
3. Rasionalitas

Keluaran (output)
1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai,
petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian
2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian
3. Pelayanan Umum

Sasaran
1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.
2. Adanya tujuan yang hendak dicapai

Administrasi sebagai sistem.

Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapai
tujuan.
KESEKRETARIATAN
 Kesekretariatan ?

Kesekretariatan

√ Arti Kesekretariatan diartikan sebagai

keseluruhan rangkaian
Pola Penataan kegiatan P E N A T A A N
terhadap pekerjaan
Tujuan perkantoran
(surat-menyurat) dan
Fungsi tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang
kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
 Pola Penataan

Kesekretariatan
 MERENCANAKAN (PLANNING)
Arti Kesekretariatan
 MENYUSUN (ARRANGING)
√ Pola Penataan
 MENGHIMPUN (COLLECTING)

Tujuan  MENCATAT (RECORDING)

 MENGOLAH (PROCESSING)
Fungsi
 MENGENDALIKAN (CONTROLLING)

 MENGIRIM (TRANSFERING)

 MENYIMPAN (FILING)
 Tujuan

Kesekretariatan
> Memperlancar lalu-
lintas dan distribusi
Arti Kesekretariatan informasi ke segala pihak
baik internal maupun
Pola Penataan
eksternal.
> Mengamankan rahasia
√ Tujuan organisasi. 
> Mengelola dan
Fungsi memelihara seluruh
dokumentasi organisasi
yang berguna bagi
kelancaran, pelaksanaan,
fungsi manajemen.
 Fungsi Administrasi
Kesekretariatan
Kesekretariatan
> Mengadakan
Arti Kesekretariatan pencatatan semua
kegiatan manajemen.
Pola Penataan > Pengendalian
informasi internal dan
Tujuan eksternal organisasi.
> Sebagai alat
√ Fungsi komunikasi organisasi.
> Sebagai pusat
dokumentasi atau
master file.
 Data-data/dokumen
yang diarsipkan
Kesekretariatan
> Arsip struktur
Data-data/dokumen yang
√ diarsip
organisasi, job desk, dll.
> Sistem dan mekanisme
standar organisasi.
Pengelolaan Surat > Program kerja dan
laporanpertanggungjawab
Sarana Komunikasi Internal an per periode
kepengurusan.
Manajemen Pengarsipan > Program kerja dan
laporan
pertanggungjawaban per
kegiatan/kepanitiaan.
> Notulen rapat, dll
 Pengelolaan Surat

Kesekretariatan
> Standarisasi Surat
Data-data/dokumen yang
Masuk dan Surat Keluar.
diarsip
> Adanya Penomoran
pada masing-masing
√ Pengelolaan Surat
surat.
Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan
 Sarana Komunikasi
Internal
Kesekretariatan
Data-data/dokumen yang
diarsip > Papan Pengumuman

Pengelolaan Surat > Notes

√ Sarana Komunikasi Internal

Manajemen Pengarsipan
 Manajemen Pengarsipan

Kesekretariatan
> Dokumen yang akan
Data-data/dokumen yang
diarsip
diarsip
> Bentuk Arsip
> Keamanan arsip dan
Pengelolaan Surat
kontrol
Sarana Komunikasi Internal >Pengelolaan Fisik

sekretariatan
√ Manajemen Pengarsipan
KESEKRETARIATAN =
Administrasi
+
Tempat
+
Sarana
+
SDM
+
Identitas Organisasi
ADMINISTRASI
 Ruang Lingkup

> Logo & Cap

> Surat Menyurat
ADMINISTRASI > Dokumentasi
>Proposal
> Laporan
> Timeline
> Notulen
SURAT
 Kepala Surat

SURAT
√ Kepala
Nomor
> Logo Organisasi
> Nama Organisasi
Lampiran
> Alamat
Perihal > No Telepon
Tanggal > E-mail
Tujuan
Isi
Pengesahan
 Nomor Surat

SURAT
Kepala
> Tujuannya Kemana
√ Nomor > Tanggal
Lampiran > Perihal
Perihal
Contoh:
Tanggal
01/KMHS/X/2013
Tujuan
Isi
Pengesahan
 Lampiran Surat

SURAT
Kepala > Jumlah lampiran Berkas
yang dilampirkan pada
Nomor
surat?
√ Lampiran
Perihal Contoh:
Tanggal 2 (dua) lembar
Tujuan 1 (satu) bendel proposal
Isi
Pengesahan
 Perihal

SURAT
> Keputusan
Kepala
> Keterangan
Nomor > Permohonan
Lampiran > Undangan
> Tugas
√ Perihal
> Perjanjian
Tanggal
> Pengantar
Tujuan > Pemberitahuan
Isi
Pengesahan
 Tanggal

SURAT
Kepala
Nomor > Surabaya, 18 Oktober
Lampiran 2013
Perihal
Sesuaikan Dengan bulan
pada nomer surat.
√ Tanggal
Tujuan
Isi
Pengesahan
 Tujuan

SURAT
Kepala
Contoh:
Nomor Yth. Wakil Rektor III
Lampiran Dr. Bambang Hariadi, M.Pd.
Jl. Raya Kedung Baruk no 98
Perihal
Surabaya
Tanggal
√ Tujuan Kepada
Isi Penerbit Senat Mahasiswa
Pengesahan Jalan A. Yani no.1
Surabaya
 Isi

SURAT
Kepala
Nomor
Lampiran 1. Salam Pembuka
Perihal
2. Maksud / isi surat
Tanggal
Tujuan 3. Kalimat Penutup
√ Isi
Pengesahan
 Pengesahan

SURAT
Kepala
Yang Tandatangan Mulai
Nomor dari:
Lampiran 1. Sekretaris
2. Ketua Pelaksana
Perihal
3. Ketua Organisasi
Tanggal 4. Pimpinan Tertinggi
Tujuan
Isi *Diurutkan dari jabatan
√ Pengesahan yang terendah sampai yang
tertinggi.
 Pengarsipan Surat Masuk
• Tanggal Masuk
• Alamat Pengirim
• Tanggal dan Nomer Surat
• Perihal
• Lampiran

Pengarsipan Surat Keluar

• Tanggal Keluar
• Dari
• Tujuan
• Tanggal dan Nomer Surat
• Perihal
• Lampiran
 Contoh

• Agenda Surat Masuk

• Agenda Surat Keluar
• Notulen
• Label Odner
 Contoh Format Agenda Surat Masuk
AGENDA SURAT MASUK
SENAT MAHASISWA STIKOM SURABAYA
JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA

TGL. SURAT ALAMAT NOMOR

NO. TGL. SURAT PERIHAL LAMPIRAN
MASUK PENGIRIM SURAT

Contoh Format Agenda Surat Keluar

AGENDA SURAT KELUAR
SENAT MAHASISWA STIKOM
JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA

TGL. SURAT NOMOR

NO. TUJUAN TGL. SURAT PERIHAL LAMPIRAN
KELUAR SURAT
 Contoh Format Notulen Rapat
SENAT MAHASISWA
INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya

NOTULEN RAPAT

Rapat Biro B (Sie Seni dan Budaya)

Hari, Tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2014
Pukul : 10.00-11.30 WIB
Tempat :
Agenda :

Peserta:

No Hasil-Hasil Keputusan Rapat Keterangan

Disetujui oleh: Dipersiapkan oleh: Tanggal: 25 Oktober 2014

Ketua/Pimpinan Organisasi….. Notulis,
Contoh Format
Label pada
Odner
KEUANGAN
 Dalam Arti Sempit

ADMINISTRASI
KEUANGAN
Pengertian administrasi
√ Dalam arti sempit keuangan dalam arti sempit
Dalam arti luas adalah PEMBUKUAN.

Kegiatan

Tujuan
 Dalam Arti Luas

ADMINISTRASI
KEUANGAN

Dalam arti sempit Dalam arti luas dapat

mengndung perumusan dan
√ Dalam arti luas pertanggungjawaban baik
Kegiatan dalam organisasi maupun
lembaga.
Tujuan
Administrasi Keuangan =
Penerimaan - pengeluaran
 Kegiatan

ADMINISTRASI
KEUANGAN
 Perencanaan
Dalam arti sempit  Penggunaan
 Pencatatan
Dalam arti luas
 Pelaporan
√ Kegiatan  Pertanggungjawaban

Tujuan
 Tujuan

ADMINISTRASI
KEUANGAN
Untuk mewujudkan suatu
Dalam arti sempit tertib administrasi
keuangan, sehingga
Dalam arti luas
pengurusan/pengelolaan
Kegiatan keuangannya dapat
dipertanggungjawabkan
√ Tujuan sesuai dengan
ketentuannya.
 Contoh sederhana Administrasi Keuangan
No Tanggal Uraian Pemasukan (A) Pengeluaran (B)

1 1-Sep-13 Kas Rp 300,000

Biaya Perlengkapan
2 5-Sep-13 alat tulis Rp 200,000

3 7-Oct-13 Kas Rp 100,000

4 15-Oct-13 Foto Copy Rp 10,000

Total Rp 400,000 Rp 210,000

Saldo (A)-(B)= Rp 190,000

* Selalu Lakukan pencatatan terhadap keluar masuknya uang,

karena sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan organisasi.
TERIMA
KASIH