SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)

DEFINISI

Merupakan tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas,
meliputi keadaan fisik, tenaga sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai
oleh puskesmas.5

TUJUAN

Tujuan umum :

Tersedianya data dan informasi yang kaurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodic dan teratur
untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat
administrasi.5

Tujuan khusus :

1. Tersediannya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur.
2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur di berbagai jenjang administrasi, sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
3. Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan
program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.5

Ruang lingkup
1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas
keliling
2. Pencatatan dan pelaporan mencakup :
a) Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas
b) Data ketenagaan di puskesmas
c) Data sarana yang dimiliki puskesmas
d) Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam gedung maupun
di luar gedung.
3. Pelaporan dilakukan secara periodic (bulanan, tribulanan, semester dan tahunan)
Pelaksanaan
1. Pencatatan dengan menggunakan format
a) Family folder
b) Buku register
 Rawat jalan dan rawat inap
 Penimbangan
 Kohort ibu
 Kohort anak
 Persalinan
 Laboratorium
 Penangamatan penyakit menular
 Imunisasi
 PKM
c) Kartu indeks penyakit (kelompok penyakit)
d) Kartu perusahaan
e) Kartu murid
f) Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas) untuk mempermudah pembuatan
laporan.
2. Pelaporan
Jenis dan period laporan :
a) Bulanan
 Data kesakitan
 Data kematian
 Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb.)
 Data managemen obat
b) Triwulan
 Data kegiatan puskesmas
c) Tahunan
 Umum dan fasilitas
  Sarana
 Tenaga
Alur pengiriman
Dikirim ke Dinas Kesehatan TK II, diteruskan ke Dinas Kesehatan TK I, kemudian diteruskan ke
Departemen Kesehatan. Umpan balik di kirim ke kanwil depkes propinsi.5

3.2 SOLUSI MENGATASI MASALAH YANG MUNCUL DI LINGKUP PUSKESMAS

Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan yang terinstitusionalisasi mempunyai
kewenangan yang besar dalam menciptakan inovasi model pelayanan kesehatan di daerah. Untuk
itu dibutuhkan komitmen dan kemauan untuk meningkatkan/meratakan kualitas dan kuantitas
pelayanan kesehatan dengan melakukan revitalisasi sistem kesehatan dasar dengan memperluas
jaringan yang efektif dan efisien di Puskesmas, peningkatan jumlah dan kualitas tenaga
kesehatan/revitalisasi kader PKK, pembentukan standar pelayanan kesehatan minimum untuk
kinerja sistem kesehatan yang komprehensif, serta memperbaiki sistem informasi pada semua
tingkatan pemerintah. Dari banyak kasus yang terjadi dibanyak daerah, jelas bahwa Puskesmas
memiliki pencitraan yang rendah pada saat sekarang, terutama jika dilihat dari sarana, Puskesmas
tidak memiliki fasilitas yang lengkap walaupun sudah mendapat dana dari Dinas Kesehatan.

PROBLEM SOLVING CYCLE

Siklus pemecahan masalah (problem solving cycle) merupakan pendekatan integral dan
komprehensif dalam penyusunan rencana dan program yang mana akan membantu memberikan
pemahaman situasi dan masalah yang dihadapi. Adapun langkah-langkah proses pemecahan
masalah dalam keseluruhan siklus pemecahan masalahjuga dihubungkan dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen Puskesmas.6,7

Langkah pertama dalam siklus pemecahan masalah adalah menentukan masalah dengan
baik. Ini dimulai dengan kegiatan analisis situasi atau disebut juga identifikasi masalah. Untuk
mengidentifikasi masalah kesehatan masyarakat yang berkembang di wilayah kerja Puskesmas
dan pengembangan program intervensinya, pimpinan Puskesmas dapat menganalisis masalah
kesehatan tersebut dengan menggunakan pendekatan epidemiologi, prinsip-prinsip kesehatan
masyarakat, kedokteran pencegahan, paradigma hidup sehat menurut Blum dan analisis sistem.
Dari analisis situasi akan diketemukan banyak masalah. Masalah adalah keadaan atau realiti yang
menyimpang dari apa yang diharapkan. Atau sering juga dikatakan bahwa masalah adalah
kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan apa yang menjadi kenyataan. Umumnya dalam
kehidupan sehari-hari, sumber daya yang tersedia tidak cukup untuk memecahkan semua masalah
tersebut. Oleh sebab itu, perlu ditentukan masalah kesehatan mana yang harus diutamakan
(diprioritaskan).

Masalah yang sudah menjadi prioritas, perlu dirumuskan dengan jelas. Perumusan masalah
yang baik adalah jika:

1. Ada pernyataan tentang kesenjangan secara kualitatif dan/atau kuantitatif

2. Didukung oleh data
3. Dinyatakan secara spesifik apa masalah tersebut, siapa yangterkena, dimana
lokasinya, kapan waktunya.

Untuk masalah yang sudah dirumuskan dengan baik, kemudian ditentukan tujuan yang
akan dicapai, yaitu apakah masalah tersebut akan dikurangi sampai tingkat tertentu atau masalah
tersebut dihilangkan sama sekali. Selanjutnya adalah memilih alternatifintervensi atau kegiatan
yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut diatas. Untuk itu, perlu dilakukan analisis
determinan masalah atau kadang-kadang disebut analisis faktor risiko.6

Selanjutnya setelah faktor-faktor risiko yang akan menyebabkan masalah dikaji dan
program Puskesmas dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Untuk itu
memerlukan suatu organisasi yang tertata dengan baik (organizing). Pelaksanaan program atau
implementasi memerlukan fungsi penggerakan dan pelaksanaan (actuating) dengan melaksanakan
fungsi kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan pengarahan serta pengawasan dan

pengendalian. (controlling). Hasil implementasi dan pelaksanaan kemudian dilakukan penilaian

(evaluating). Evaluasi ini kemudian dipergunakan sebagaimasukan dalam proses atau siklus
selanjutnya dalam pemecahan masalah.6

Penilaian prioritas malasah

 Untuk meningkatkan kinerja dan mutu perencanaan program kesehatan, diperlukan suatu
proses perencanaan yang akan menghasilkan suatu rencana yang menyeluruh (komprehensif dan
holistik). Perencanaan kesehatan adalah kegiatan yang perlu dilakukan dimasa yang akan datang,
yang jelas tujuannya.

Identifikasi dan prioritas malasah kesehatan merupakan bagian dari proses perencanaan
harus dilaksanakan dengan baik dan melibatkan seluruh unsure terkait , termasuk masyarakat.
Sehingga masalah yang ditetapkan untuk ditanggulangi betul- betul merupakan masalah dari
masyarakat, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan untuk menanggulangi masalah kesehatan yang
ada, masyarakat dapat berperan aktid di dalamnya. Untuk menetapkan prioritas masalah ini, ada
beberapa hal yang harus dilakukan yaitu:7,8

a) Melakukan pengumpulan data

 Untuk dapat menetapkan prioritas masalah kesehatan, perlu tersedia dara yang
cukup. Untuk itu perlu dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan
lingkungan, perilaku, keturunan, dan pelayanan kesehatan, termasuk keadaan
geografis, keadaan pemerintahan, kependudukan, pendidikan, pekerjaan, mata
pencarian, sosial budaya dan keadaan kesehatan.

b) Pengolahan data
 Apabila data yang telah berhasil dikumpulkan, maka data tersebut harus diolah
dengan menyusun data yang tersedia sedemikian rupa sehingga jelas sifat- sifat
yang dimiliki oleh masing- masing data tersebut. Cara pengolahan data yang
dikenal ada 3 macam yaitu

i. Manual
ii. Elektirkal
iii. Mekanik

c) Penyajian data
 Data yang telah diolah perlu disajikan. Ada 3 macam penyajian data yang lazim
dipergunakan yakni secara:
 i. Tekstular
ii. Tabular
iii. Grafikal

d) Pemilihan prioritas masalah

 Hasil penyajian data akan memunculkan pelbagai masalah. Tidak semua masalah
dapat diselesaikan, karena itu diperlukan pemilihan prioritas masalah, dalam arti
masalah yang paling penting untuk diselesaikan.

Penentuan prioritas masalah kesehatan adalah suatu proses yang dilakukan oleh
sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentuuntuk menentukan urutan masalah dari
yang paling penting sampai dengan kurang penting. Penetapan prioritas memerlukan perumusan
masalah yang baik yakni spesifik, jelas ada kesenjangan yang dinyatakan secara kualitatif dan
kuantitatif, serta dirumuskan secara sistematis. Ia ditentukan juga dengan berdasarkan criteria
matriks.8

Problem Solving Cycle

Masalah

Kesenjangan antara apa yang ditemukan dengan apa yang

semestinya (standar)

Menetapkan prioritas masalah

 Kelayakan teknologi Sumber daya

 Ilmu  Dana
 Teknologi  Sarana
 Tenaga

Importancy TF R
No. Masalah
P S RI SB P PC IP T D S T
1
2
3
 Beri nilai 1-5
Pemilihan prioritas jalan keluar

Penentuan prioritas masalah merupakan hal yang sangat penting, setelah masalah-maslah
kesehatan teridentifikasi. Penentuan prioritas masalah harus memperhatikan beberapa faktor
antara lain, besarnya masalah, pertimbangan politik, persepsi masyarakat, dan bisa tidaknya
masalah tersebut diselesaikan. Cara memilih prioritas masalah dilakukan dengan penetapan
prioritas penyelesaian masalah yaitu:

1. Penyusunan alternative jalan keluar

a. Pengalaman yang ada
i. kepustakaan
b. Sesuatu yang baru
i. Berpikir kreatif
ii. Hukum sebab akibat
 Tentukan berbagai penyebab masalah
 Periksa kebenaran
 Mengubah penyebab masalah ke dalam bentuk lapangan
2. Pemilihan prioritas jalan keluar (criteria matriks)
a. Efektif
i. Magnitude
ii. Importancy
iii. Vulnerability
b. Efisiensi
i. Cost (biaya)

Efektif Efisiensi MIV/C

No. Masalah M I V C
1
2
3
 Beri nilai 1 – 5
 3. Melakukan uji lapangan
4. Memperbaiki prioritas jalan keluar
5. Penyusunan rencana
a. Uraian rinci dan lengkap tentang tujuan dan cara mencapai tujuan
i. Pedoman
ii. Memperoleh dukungan
b. Unsur- unsur rencana

PENENTUAN TUJUAN

Setelah penentuan penilaian masalah telah selesai, selanjutnya dilakukan penetapan tujuan
yaitu dengan mengubah pernyataan negatif dari masalah (baik itu pada Output, Proses, maupun
Input) menjadi pernyataan positif ( Tujuan)7,8

Tujuan Output :

Meningkatkan Kualitas pelayanan Kesehatan Masyarakat oleh PUSKESMAS (Preventif,

Promosi, Kuratif, Rehabilitatif ) dari KURANG OPTIMAL menjadi OPTIMAl

Solusi : Man yaitu Jumlah Petugas (medis/paramedis dan non medis/paramedis) yang
berlebihan dimutasi pada program yang kekurangan tenaga

Solusi : Money yaitu Sumber-sumber pembiayaan kesehatan yang kurang tersedia

dengan mencari dan mendapat sumber pembiayaan lain misalnya swadaya
masyarakat.

Konsekwensi dari tujuan proses dan input ini adalah penyedian sarana dan prasarana termasuk
penggunaan biaya operasional pada petugas yang yang ditempatkan pada posisi baru. Namun
konsekwensi ini tidaklah lebih penting dari ketidak percayaan masyarakat kepada
petugas/Puskesmas, disamping itu juga pengaruh terhadap komponen proses lainnya terhadap
pencapaian mutu kualitas pelayanan kesehatan masyarakat yang optimal.

Tujuan Proses II:

Meningkatkan pelayanan penderita dan pemenuhan kebutuhan kesehatan masyarakat tidak
tepat menjadi tepat misalnya diskusi/penyuluhan pada keluarga (masyarakat) tentang
pengetahuan tentang cara membangun/ menggunakan WC yang benar dan sehat.

Solusi: Metode yaitu Prosedur kerja/layanan kesehatan masyarakat yang kurang

tersedia menjadi tersedia

Solusi : Markets yaitu Masyarakat wilayah Puskesmas dan Penderita tidak terdata
menjadi terdata

Solusi : Machine yaitu Perlengkapan dan peralatan kesehatan kurang tersedia menjadi
tersedia.

Konsekwensi dari dari tujuan proses dan input ini adalah penggunaan waktu diluar jam kerja
karena adanya kebutuhan/keinginan masyarakat dimana mereka bisa bertemu dengan petugas
kesehatan hanya pada waktu selesai kerja yaitu disore dan malam dll.