DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................... i
MATERI 7 Administrasi Sarana dan Prasarana
A. Konsep Dasar, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................. 1
1) Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana ..................................................... 1
B. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana ..................................................................... 3
1) Perencanaan Administrasi Sarana dan Prasarana ........................................................ 3
C. Peran Guru dalam Administrasi Sarana Prasarana ......................................................... 9
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 11

i
 MATERI 7
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Tujuan :
Kompetensi :

Indikator :

Daftar Bacaan : silabus, kontrak perkuliahan

Konsep Dasar, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

1) Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana
Salah satu aspek yang mendapat perhatian utama dari setiap administrator
pendidikan adalah mengenai sarana dan prasarana pendidikan. Secara etimologis (bahasa)
sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Sarana pendidikan
umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung
dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan harus sesuai dengan proses
pembelajarannya seperti gedung, ruang belajar atau kelas, alat-alat atau media pendidikan,
meja, kursi,laboratorium dan sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan prasarana adalah fasilitas yang secara tidak
langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti halaman yang bagus untuk
melakukan pembelajaran, kebun atau taman sekolah yang enak di pandang, jalan menuju
ke sekolah mudah, tata tertib sekolah, dan sebagainya.
Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan
prasarana pendidikan itu adalah semua komponen yang secaralangsung maupun tidak
langsung menunjang jalannya proses pendidikan untukmencapai tujuan dalam pendidikan
itu sendiri.
Sedangkan menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembukuan Media
Pendidikan Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, yang dimaksud dengan ”sarana
pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar, baik
yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dan
berjalan dengan lancar, teratur, efektifdan efesien.Menurut keputusan menteri P dan K No
079/ 1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :
a. Bangunan dan perabot sekolah
b. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan laboratorium.
c. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang
menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunaakan alat penampil.
Secara micro (sempit) kepala sekolah lah yang bertanggung jawab atas pengadaan
sarana dan prasarana pendidikan yang di perlukan di sebuah sekolah.Sedangkan
administrasi sarana dan prasarana itu sendiri mempunyai peranan yang sangat penting bagi
terlaksananya proses pembelajaran di sekolaah serta menunjang tercapainya tujuan
pendidikan di sebuah sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara umum.
Terdapat pula beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana dan prasarana di
antaranya adalah :
a. Berdasarkan konsepsi lama dan modern
Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di artikan sebagai
sebuah sistem yang mengatur ketertiban peralatan yang ada di sekolah . Menurut
konsepsi modern administrasi sarana dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi

1
dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di sekolah. Guru menurut konsepsi
lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah, menurut konsepsi
modern guru bertugas sebagai administrator dan bertanggung jawab kepada kepala
sekolah.
b. Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu
1. Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban penggunaan sarana dan
prasarana di sekolah melalui penggunaan di siplin (pendekatan otoriter )
2. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana dan prasarana
sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi
3. Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana
sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan permisif)
4. Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana dan prasarana
sekolah sesuai dengan program pembelajaran (pendekatan intruksional)
5. Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana sekolah
6. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan keamanan dari sarana
dan prasarana yang ada di sekolah.
Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah suatu usaha yang di
arahkan untuk mewujudkan suasana belajar mengajar yang efektif dan menyenangkan
serta dapat memotivasi siswa untuk belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan
kelengkapan sarana yang ada.
Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan usaha untuk
mengupayakan sarana dan alat peraga yang di butuhkan pada proses pembelajaran demi
lancarnya dan tercapainya tujuan pendidikan .
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses yang
direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan
secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for
use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu
tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Fasilitas atau benda-benda
pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis dan sifatnya.
a. Ditinjau dari fungsinya terhadap proses belajar mengajar.
Sarana pendidikan yang berfungsi langsung dalam proses pembelajaran,
seperti alat pelajaran, alat peraga, dan media pembelajaran. Prasarana pendidikan
berfungsi tidak langsung , seperti gedung, tanaman, halaman.
b. Ditinjau dari jenisnya yaitu:Fasilitas fisik,
Yakni segala sesuatu yang berwujud benda mati yang mempunyai peran
untukmemudahkan dan melancarkan suatu usaha, seperti kendaraan, computer,
mesintulis, dansebagainya.Fasilitas non fisik, segala sesuatu yang bersifat
mempermudah suatu kegiatan, seperti manusia, jasa, uang.
c. Ditinjau dari sifat barangnyaa.
Barang tak bergerak dikelompokkan menjadi barang habis pakaiseperti
kapur tulis, tinta, kertas, penghapus dan sebagainya. Barang tak habis pakai,
seperti computer, mesin tulis, kendaraan dan sebagainya.
Barang tidak bergerak yaitu barang yang tidak berpindah pindah letaknya
atau tidak bisa dipindahkan, seperti gedung, sumur dan sebagainya. Selanjutnya dilihat
dari komponennya, media terdiri dari dua bagian pokok yaitu hardware dan software.
 Hardware atau perangkat keras adalah penampil software.

2
 Misalnya: pesawat radio, taperecorder, proyektor slide, proyektor film, dan
sebagainya.
 Software atau perangkat lunak adalah bahan atau program yang ditampilkan deng
an hardware, misalnya: kaset, piringan hitam, slide, film, skrip rekaman, dan
sebagainya.

Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

1) Perencanaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan
penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah
istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses
perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan
karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya
(manfaat yang didapatkan), beserta harganya.
Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan
perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman
pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai
berikut:
a) Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh
setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
b) Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu,
misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
c) Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumya.
d) Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia.
Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua
kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan
perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan
yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan
pengadaannya.
e) Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala
prioritas.
f) Penetapan rencana pengadaan akhir.
Secara umum, proses kegiatan manajemen sarana prasarana
pendidikan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi,
penghapusan dan penataan.
Proses-proses ini penting dilakukanagar pengadaan sarana prasarana, tepat sasaran
dan efektif dalam penggunaan.Jangan sampai terjadi proses pengadaan sarana prasarana
pendidikan hanya didasarkan atas faktor prestise belaka, tanpa memikirkan tingkat
kebermaknaannya (meaningfulness) terhadap proses pembelajaran. Tahapan-tahapan
kegiatan manajemen sarana prasarana sebagaimana tersebut di atas, harus dilakukan secara
kontinyu agar dapat berdaya guna dalam waktu yang lama. Dalam pengelolaan sarana
prasarana pendidikan sehingga dalam kondisi siap pakai, diperlukan petugas khusus yang
menanganinya. Hal ini dimaksudkan untuk membantu guru dalam mempersiapkan
perlengkapan yang dibutuhkan, utamanya yang berkaitan erat dengan sarana dan prasarana
yang menunjang secara langsung dalam proses pembelajaran.

3
 Proses manajemen sarana prasarana pendidikan yang akan dibahas di sini berkaitan
eratdengan:
a. Perencanaan sarana prasarana pendidikan islam
Perencanaan merupakan fungsi pertama yang harus dilakukan dalam proses
manajemen. Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses
analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran dan
kebutuhan yang dapat menunjang keberhasilan proses pembelajaran. Dalam proses
perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan
karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenis dan kendalanya
(manfaat yang didapatkan), beserta harganya. Berkaitan dengan perencanaan ini, Jones
(1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah
harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang di programkan
sekolah.
Janes mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan
sekolah sebagai berikut :
1) Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapakan program
untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk menevaluasi keberadaan
fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan yang akan datang.
2) Melakuakan survey keseluruh unit sekolah untuk menyususnmaster plan untuk
jangka waktu tertentu.
3) Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei.
4) Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-
pisah dalam usaha master plan.
5) Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi
pendidikan yang diusulkan.
6) Mengembangkan dan menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai
dengan gambaran kerja ang diusulkan.
7) Melenkapi perlengkapan gedung dan meletakannya sehingga siap untuk
digunakan.
Proses perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah merupakan kegiatan yang
tidak mudah, membutuhkan analisis yang teliti dan memperhatikan kualitas sarana dan
prasarana yang dibutuhkan. Ketersediaan dana juga memperhatikan skala prioritas
dalam pengadaannya. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan ini harus melibatkan
semua personel sekolah agar dapat diketahui secara pasti tentang kebutuhan-kebutuhan
yang diperlukan oleh sekolah, utamanya yang berkaitan langsung dengan proses
pembelajaran di sekolah. Personel yang terlibat dalam proses perencanaan ini harus
mengetahui secara pasti anggaran yang dikeluarkan oleh sekolah, harga sarana dan
prasarana yang dibutuhkan. Selain itu, juga harus memberikan analisis tentang skala.
b. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan Islam
Pengadaan sarana prasarana pendidikan disekolah pada hakikatnya adalah
kelanjutan dari program perencanaan yang telah disusun oleh sekolah sebelumnya.
Dalam pengadaan ini harus dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun
sebelumnya dengan memperhatikan skala prioritas yang dibutuhkan oleh sekolah dalam
menunjang keberhasilan pelaksanaan proses pembelajaran. Memilih sarana dan
prasarana bukanlah berupa resep yang lengkap dengan petunjuk-petunjuknya lalu
pendidik menerima resep begitu saja.
Sarana pembelajaran hendaknya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti
sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunanya berjalan dengan wajar. Untuk itu

4
 pendidik hendaknya menyesuaikan sarana pembelajaran dengan faktor-faktor yang
dihadapi, yaitu tujuan apakah yang hendak dicapai, media apa yang tersedia, pendidik
mana yang akan mempergunakanya, dan peserta didik mana yang dihadapi. Faktor lain
yang hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan sarana pembelajaran adalah
kesesuaian dengan ruang dan waktu.
c. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan Islam
Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan daftar barang-
barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-
ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Hal ini sesuai dengan keputusan
mentri keuangan RI Nomor Kep.225/MK/V/4/1971 bahwa barang milik negara berupa
semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber baik
secara keseluruhan atau bagian sebagainya dari APBN atupun dan lainya yang barang-
barangnya dibawah penguasaan kantor departemen dan kebudayaan, baik yang berada
didalam maupun luar negeri.
d. Pendistribusian Sarana Prasarana Sekolah
Penditribusian perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung
jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di
sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan
kondisi barang yang di salurkan. Ada 3 langkah yang dilakukan oleh bagian penanggung
jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :
1) Penyusunan alokasi barang;
2) Pengiriman barang;
3) Penyerahan barang.
Barang yang telah di terima di investarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah
kebenaranmya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti
semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu di
atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila
pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik, pengelolaan perlengkapan sekolah akan
mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi
pendistribusian. Terlebih dahulu melakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-
barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di selurkan sesuai dengan kebutuhan
barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang
yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada
penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di
kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk
menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa
pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola
perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan
menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima
dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Jika menggunakan sistem pendistribusian
tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventaris-sasikan
tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang
penyimpanan dengam teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang
lalu ternyata masih tersisa.

5
e. Pengadaan Administrasi Sarana dan Prasarana
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda,
maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi
yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang
memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
a) Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun
mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan
kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor
prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
b) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk
mengusahakan standarisasi ialah :
1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis
atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka
waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
c) Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian
alat-alat atau barang-barang ialah:
1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-
benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi
atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang
seksama diantara produsen dengan baik.
3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan
pasar dan harga.
4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas
barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara
pengepakan.
5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut
sampai siap digunakan.
d) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas
pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
f. Inventaris Administrasi Sarana dan Prasarana
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan

6
 sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan
tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam pengawasan.
e. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
g. Penyaluran Administrasi Sarana dan Prasarana
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan
tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang
lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :
1) Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang
sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing,
maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga
sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksiona
2) Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan,
pengangkutan dan pembongkarang.
3) Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya
pengiriman dan sebagainya.
4) Pemanfaatan dan pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai
cara, antara lain:
1. Pemeliharaan berdasarkan waktu
a. Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari,
biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang
dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang
kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.Pemeliharaan barang-barang tersebut
harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan
menghindari kerusakan yang lebih besar.
b. Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu,
misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan
sekali.Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana

7
 dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani
pemeliharaan barang.
2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a. Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun
secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat
elektronik.
b. Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari
atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang
tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang
menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu
terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan
air dapat dilakukan secara berkala.
h. Pemanfaatan dan Pemeliharaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana merupakan penunjang untuk keaktifan proses belajar

mengajar. Barang-barang tersebut kondisinya tidak akan tetap, tetapi lama
kelamaan akan mengarah pada kerusakan, kehancuran bahkan kepunahan. Namun
agar saran dan prasarana tersebut tidak cepat rusak atau hancur diperlukan usaha
pemeliharaan yang baik dari pihak pemakainya.Pemeliharaan atau maintenanace
merupakan suatu kegiatan yang kontinu untuk mengusahakan agar sarana dan
prasarana pendidikan yang ada tetap dalam keadaan baik dan siap untuk
dipergunakan.

Pemeliharaan adalah suatu kegiatan dengan pengadaan biaya yang termasuk

dalam keseluruhan anggaran persekolahan dan diperuntukan bagi kelangsungan
“building”, “equipment”, serta “furniture”, termasuk penyediaan biaya bagi
kepentingan perbaikan dan pemugaran, serta penggantian. Perlunya pemeliharaan
yang baik terhadap bangunan, perabot dan perlengkapan sekolah dikarenakan
kerusakan sebenarnya telah dimulai semenjak hari pertama gedung, perabot dan
perlengkapan itu diterima dari pihak pemborong, penjual atau pembeli sarana
tersebut, kemudian disusul oleh proses kepunahan, meskipun pemeliharaan yang
baik telah dilakukan terhadapa sarana tersebut selama dipergunakan.

J.Mamusung telah mengelompokan, ada 5 faktor yang mengakibatkan

kerusakan pada bangunan, perabot dan perlengkapan sekolah, yaitu:

1. Kerusakan dikarenakan pemakaian dan pengrusakan, baik disengaja maupun yang

tidak oleh pemakai.
2. Kerusakan dikeranakan pengaruh udara, cuaca, musim, maupun keadaan
lingkungan.
3. Keusangan (out of date) disebabkan moderenisasi di bidang pendidikan serta
perkembangannya
4. Kerusakan karena kecelakaan atau bencana disebabkan kecerobohan dalam
perencanaan, pemeliharaan, pelaksanaan, maupun penggunaan yang salah
5. Kerusakan karena timbulnya bencana alam seperti banjir gempa dan lain2

8
 Menurut waktunya kegiatan pemeliharaan terhadap bangunan dan
perlengkapan serta perabot sekolah dapat dibedakan menjadi pemeliharaan yang
dilakukan setiap hari dan pemeliharaan yang dilakukan secara berkala.
i. Penghapusan Administrasi Sarana dan Prasarana
Barang-barang yang sudah ada di sekolah, terutama yang berasal dari
pemerintah (khusus sekolah negeri) tidak akan selamanya bisa digunakanan dan
dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan, hal ini dikarenakan rusak berat
sehingga tidak bisa dipergunakan lagi, barang tersebut sudah tidak sesuai dengan
kebutuhan dan keadaan, biaya pemeliharaan yang tinggi, jumlah barang tersebut
berlebihan sehingga tidak bisa dimanfaatkan, dan nilai guna barang tersebut tidak
perlu dimanfaatkan. Dengan keadaan seperti diatas maka barang-barang tersebut
harus segera dihapus, artinya, menghapus barang-barang inventaris itu (milik
Negara) dari daftar inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan adanya
penghapusan ini maka barang tersebut dibebaskan dari biaya perbaikan dan
pemeliharaan, selain itu dengan adanya penghapusan ini akan meringankan beban
kerja inventaris dan membebaskan tanggung jawab sekolah terhadap barang tesebut.
Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk
mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya pakainya terlalu
singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar
inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan
mempunyai arti:
1) Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar
yang disebabkan oleh:
a) Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan /
pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.
b) Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang
lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
2) Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang
yang tinggal menyusut.
j. Pengawasan Administrasi Sarana dan Prasarana
Pengawasan
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa
berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-
masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan
kerja samanya satu sama lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan
membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan
koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga
pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan
Peran Guru dalam Administrasi Sarana Prasarana
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah
tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu
”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana
yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan

9
potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.”
(Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36).
Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:
1. Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran
2.Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan
guru.
3. Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa

10
 DAFTAR PUSTAKA

Syahril.2018.Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan.Padang:Sukabina Press.

11