Lampiran Peraturan Direktur RS Satria Medika

Tentang : Panduan Tata Naskah

Nomor : 001/PERDIR/DIR-RSSM/I/2019
Tanggal :14 Januari 2019

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit
Satria Medika diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan
fungsi rumah sakit. Salah satu komponen penting dalam
ketatalaksanaan RS Satria Medika adalah administrasi umum
yang mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, logo,
stempel penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar
dalam naskah. Panduan Tata Naskah Rumah Sakit yang akan
dibahas hanyalah acuan untuk penyusunan regulasi.
Hal ini menjadi penting, karena selain sebagai panduan Rumah
Sakit dalam menyusun dokumen, Rumah Sakit juga
menyiapkan dokumen yang terkait dengan aspek hukum.
Dengan telah diterbitkannya Undang-undang Nomor 44 Tahun
2009, dan telah berlaku efektif sejak tanggal 28 Oktober 2011,
maka Rumah Sakit harus mempersiapkan diri dengan sebaik-
baiknya dalam aspek hukum. Keterpaduan tata naskah di
rumah sakit juga sangat diperlukan untuk menunjang
kelancran komunikasi tulis dalam penyelenggraan tugas RS
Satria Medika secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk
itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan RS
1
 Satria Medika.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Panduan tata naskah dan persuratan di Rumah Sakit Satria
Medika dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan tata
naskah dan pembuatan persuratan di lingkungan Rumah
sakit

2. Tujuan
Panduan tata naskah dan persuratan dinas bertujuan :
a. Menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berdaya
guna dan berhasil guna dalam penyelenggaraan tugas
pokok dan fungsi rumah sakit.
b. Mencapai keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas
antar instansi.
c. Mewujudkan tata kearsipan yang semakin baik.

C. SASARAN
1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasan dan
penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di
lingkungan RS Satria Medika.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi
tulis.
4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di lingkungan
RS Satria Medika yang efektif dan efisien.

D. DEFINISI
1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat

2
 komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang.
2. Tata naskah adalah pengelolaan informasi tertulis
(naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi.
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan
administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan,
distribusi, formulir, dan media), penamaan Lembaga,
singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang
perkantoran.
4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam
penyampaian informasi ang dilakukan antar unit kerja di
lingkungan RS Satria Medika, secara vertikal dan
horizontal.
5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian
informasi yang dilakukan oleh RS Satria Medika dengan
pihak lain di luar lingkungan RS Satria Medika.
6. Dokumentasi adalah dokumen yang harus disiapkan
rumah sakit dalam pemenuhan standar dalam pelaksanaan
administratif Rumah Sakit Satria Medika dalam hal ini
dokumen dibedakan menjadi 2 (dua) jenis, yaitu dokumen
yang merupakan regulasi dan dokumen sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan. Untuk dokumen yang merupakan
regulasi, sangat dianjurkan untuk dibuat dalam bentuk
sesuai Panduan Tata Naskah Rumah Sakit.
7. Kebijakan adalah penetapan Direktur/Pimpinan RS pada
tataran strategis atau bersifat garis besar yang bersifat
mengikat.
8. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan

3
 kegiatan, panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan /
materi.
9. Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang
memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan
demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk
menentukan atau melaksanakan kegiatan.
10.Memorandum adalah catatan tertulis singkat Rumah Sakit
Satria Medika, memiliki struktur tertentu.
11.Memo Internal adalah catatan tertulis singkat, jelas, padat
bersifat spesifik dan ditujukan internal Rumah Sakit Satria
Medika, dan memiliki struktur tertentu.
12.Prosedur adalah Suatu perangkat instruksi/langkah-
langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu.
13.Program atau Time Of Refference (TOR) adalah rencana
kegiatan yang akan dilaksanakan yang disusun secara rinci
yang dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga/unit
kerja.
14.Disposisi adalah catatan tertulis bersifat spesifik, dan
temporary tidak untuk keputusan jangka panjang.
15.Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk
gambar atau tulisan.
BAB II
RUANG LINGKUP

Dokumen Rumah Sakit Satria Medika adalah semua dokumen

yang harus disiapkan Rumah Sakit dalam pelaksanaan akreditasi
atau standar Rumah Sakit. Dalam hal ini dokumen dibedakan
menjadi 2 (dua) jenis, yaitu dokumen yang merupakan regulasi
dan dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Untuk

4
dokumen yang merupakan regulasi, sangat dianjurkan untuk
dibuat dalam bentuk Panduan Tata Naskah dan Persuratan
Rumah Sakit.

Dokumen regulasi di RS, dapat dibedakan menjadi :

1. Regulasi pelayanan RS, yang terdiri dari :
a. Kebijakan Pelayanan RS
b. Pedoman/Panduan Pelayanan RS
c. Standar Prosedur Operasional (SPO)
d. Rencana jangka panjang (Renstra, Rencana strategi bisnis,
bisnis plan, dll)
e. Rencana kerja tahunan (RKA, RBA atau lainnya)

2. Regulasi di unit kerja RS yang terdiri dari :

a. Kebijakan Pelayanan RS
b. Pedoman/Panduan Pelayanan RS
c. Standar Prosedur Operasional (SPO)
d. Program (Rencana kerja tahunan unit kerja) Kebijakan dan
pedoman dapat ditetapkan berdasarkan keputusan atau
peraturan Direktur sesuai dengan panduan tata naskah di
masing -masing RS. Dokumen sebagai bukti pelaksanaan,
terdiri dari :
 Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan
 Dokumen pendukung lainnya : misalnya Ijazah, sertifikat
pelatihan, serifikat perijinan, kalibrasi, dll.

Kebijakan, pedoman/panduan, dan prosedur merupakan

kelompok dokumen regulasi sebagai acuan untuk melaksanakan
kegiatan, dimana kebijakan merupakan regulasi yang tertinggi di
RS, kemudian diikuti dengan pedoman/panduan dan kemudian
prosedur (SPO). Karena itu untuk menyusun pedoman/panduan

5
harus mengacu pada kebijakan-kebijakan yang sudah
dikeluarkan oleh RS, sedangkan untuk menyusun SPO harus
berdasarkan kebijakan dan pedoman/panduan.

Program kerja Rumah Sakit dimulai dengan rencana strategis

(renstra) untuk selama 5 tahun, yang dijabarkan dalam rencana
kerja tahunan (misalnya RKA, RBA atau lainnya). Program kerja
termasuk dalam regulasi karena memiliki sifat pengaturan dalam
rencana kegiatan beserta anggarannya. Oleh karena itu program
kerja selalu dijadikan acuan pada saat dilakukan evaluasi kinerja.

6
 BAB III
TATA LAKSANA

A. KELOLA PENULISAN
Penulisan dilakukan dengan menggunakan aturan-aturan
yang baku, sebagai panduan dalam menyusun dokumen
Rumah Sakit Satria Medika. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam pengetikan naskah :
1. Bentuk Naskah Dinas
Bentuk naskah dinas di lingkungan RS Satria Medika
dalam bahasa Indonesia menggunakan bentuk surat lurus
(block style) dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata
kiri dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka
yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah.
2. Ukuran dan Jenis Kertas
a. Ukuran
Ukuran keseragaman tata naskah dinas ukuran kertas
yang digunakan sebagai berikut :
1) HVS A4 (210x297mm) digunakan untuk makalah /
paper / laporan / proposal / pedoman / SPO /
disposisi;
2) Kop surat RS Satria Medika dengan ukuran F4
digunakan untuk keputusan direktur / peraturan
direktur / undangan / surat keluar (internal dan
eksternal) / surat biasa / internal memo;
3) Jenis buffalo ukuran F4 warna kuning untuk piagam
penghargaan;
4) Jenis buffalo ukuran F4 warna putih untuk sertifikat.
b. Jenis kertas
Untuk naskah dinas digunakan jenis kertas HVS Putih
70 gram dan kop surat RS Satria Medika.
3. Bentuk huruf (fonts)
a. Setiap tulisan naskah di lingkungan RS Satria Medika

7
 menggunakan Arial, Ukuran 12 sampai dengan 16 dan
spasi 1,5, dengan spesifikasi:
- Ukuran 12 untuk Isi
- Ukuran 14 untuk Sub Judul Bold
- Ukuran 16 untuk Judul Naskah Bold
- Cetak miring untuk diluar EYD
b. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada
jenis surat.
4. Ruang tepi (Margin)
a. Ruang tepi atas apabila menggunakan kops naskah
dinas, 3 spasi dibawah kops
b. Apabila tanpa kops, tepi atas, bawah, kanan, kiri
naskah dinas sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi
kertas;
c. Untuk naskah dinas dalam bentuk laporan yang dijilid,
tepi atas 4 cm, bawah 3 cm, kanan 3 cm, kiri 4 cm dari
tepi kertas.
Dalam pelaksanaannya penentuan ruang tepi seperti
tersebut diatas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan
banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan
ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf)
hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan
estetika.
5. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna
hitam.

6. Penomoran Dokumen
Penomoran dokumen Rumah Sakit Satria Medika diatur
secara terpisah diatur di luar kebijakan tata naskah ini
(pooling sekretariat).

B. JENIS DAN BENTUK NASKAH DINAS

8
Berdasarkan jenis dan bentuknya naskah di lingkungan RS
Satria Medika terdiri dari dua, yaitu :
1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk-produk hukum berupa regulasi.
2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-
produk hokum berupa surat.
Berikut ini akan dijelaskan tentang macam-macam naskah
berdasarkan jenis dan bentuknya serta format yang ada di
lingkungan RS Satria Medika.
a. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk
produk-produk hukum berupa regulasi.
1. Peraturan Direktur RS
Peraturan Direktur RS adalah naskah yang berbentuk
peraturan, yang mengatur urusan RS Satria Medika
untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru,
melaksanakan peraturan perundang-undangan yang
lebih tinggi dan menetapkan sesuatu di lingkungan RS
Satria Medika. Bersifat regulatif/ mengatur secara
umum dan abstrak (general and abstract). Yang
dimaksud general and abstract, yaitu keberlakuannya
ditujukan kepada siapa saja yang dikenai perumusan
kaedah umum.
a. Pembukaan
Terdiri dari format:
1) Menggunakan kertas kop surat rumah sakit.
2) Judul : Peraturan Direktur RS tentang
................................
3) Nomor : sesuai dengan nomor surat peraturan di
RS.
4) Cantumkan perihal Peraturan Direktur tersebut
dibuat.
5) Konsiderans.
a) Konsiderans Menimbang, memuat uraian

9
 singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
peraturan/keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua dan diletakkan di
bagian kiri;
b) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar
kewenangan dan peraturan perundang-
undangan yang memerintahkan pembuatan
peraturan tersebut. Peraturan perundang-
undangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan
di bagian kiri tegak lurus dengan kata
menimbang.

b. Direktur
1) Direktur Memutuskan ditulis simetris di tengah,
seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan
di tengah margin;
2) Direktur Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua;
3) Nama peraturan sesuai dengan judul (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik.

c. Batang Tubuh
1) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan
yang dirumuskan dalam 10 diktum-diktum,
misalnya :
 Kesatu : …..

10
  Kedua : …..
 Dst : …..
2) Dicantumkan pembatalan, pencabutan ketentuan,
dan peraturan lainnya, dan
3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
peraturan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan.

d. Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi
peraturan yang memuat penanda tangan penetapan
peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas
tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan,
tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani.

e. Penandatanganan
Peraturan Direktur Rumah Sakit Satria Medika
ditandatangani oleh Direktur Operasional Rumah
Sakit.

f. Lampiran peraturan :
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan
nomor peraturan.
2) Jika ada beberapa lampiran, tambahkan
keterangan lampiran keberapa pada pojok kiri atas
per lampiran.
3) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh
Direktur rumah sakit.

11
Format Peraturan Direktur:

12
Yang menggunakan perdir apa aja :
1. Pedoman
2. Pedoman pengorganisasian

13
 3. Panduan pelayanan
4. Kebijakan

Format lampiran Peraturan Direktur :

2. Keputusan Direktur RS
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan
memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan
yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-
undangan, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan

14
tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan
ketatalaksanaan organisasi, program kerja dan
anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat
tetap.
a. Pembukaan
Terdiri dari format :
1) Menggunakan kertas kop surat rumah sakit.
2) Judul : Keputusan Direktur RS tentang
................... .......
3) Nomor : sesuai dengan nomor surat
keputusan di RS.
4) Cantumkan perihal keputusan Direktur tersebut
dibuat.

b. Konsiderans.
1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat
tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan
peraturan/keputusan. Huruf awal kata menimbang
ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda
baca titik dua dan diletakkan di bagian kiri;
2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar
kewenangan dan peraturan perundang-undangan
yang memerintahkan pembuatan keputusan
tersebut. Peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yang
tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri
tegak lurus dengan kata menimbang.

c. Direktur
1) Direktur Memutuskan ditulis simetris di tengah,
seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan
di tengah margin;

15
 2) Direktur Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata
menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua;
3) Nama peraturan sesuai dengan judul (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik.

d. Batang Tubuh
1) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan
yang dirumuskan dalam 10 diktum-diktum,
misalnya :
Kesatu : …..
Kedua : …..
Dst : …..
2) Dicantumkan pembatalan, pencabutan ketentuan,
dan kebijakan lainnya, dan
3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
keputusan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
kebijakan.

e. Kaki
Kaki keputusan merupakan bagian akhir substansi
keputusan yang memuat penanda tangan penetapan
keputusan, pengundangan peraturan yang terdiri
atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan,
tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani.

f. Penandatanganan
Peraturan Direktur Rumah Sakit Satria Medika
ditandatangani oleh Direktur Operasional Rumah

16
 Sakit

g. Lampiran peraturan :
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan
nomor peraturan.
2) Jika ada beberapa lampiran, tambahkan
keterangan lampiran keberapa pada pojok kiri atas
per lampiran.
3) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh
Direktur RS.

Format Keputusan Direktur :

17
logo

18
Format lampiran Keputusan Direktur :

3. Standar Prosedur Operasional (SPO)

Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional
adalah sebagai berikut :
a. Kepala
a. Kepala sebelah kiri memuat
a). Kop naskah SPO terdiri atas gambar Logo RS
Satria Medika.
b). Tulisan standar prosedur operasional
dicantumkan dibawah logo RS.

b. Kepala sebelah kanan memuat

19
 a). Judul SPO yang ditulis dengan huruf kapital.
b). Nomor dokumen, nomor revisi dan halaman
dicantumkan secara simetris dibawah judul.
c). Tanggal terbit dicantumkan dibawah nomor
dokumen.
d). Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang
menetapkan SPO dicantumkan dibawah nomor
revisi dan halaman.
c. Batang Tubuh
Batang tubuh SPO terdiri atas pengertian, tujuan,
kebijakan, prosedur dan instalasi terkait.

Format SPO rumah sakit :

Judul SPO
No. Dokumen No. Revisi Halaman
…/…/…/… ….. …/…

Ditetapkan,
Tanggal Terbit
Standar
Prosedur ………….
Operasional
Nama Direktur
Direktur Operasional
Pengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit/ Bagian
Terkait

20
4. Perjanjian Kerjasama
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan
bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua
belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu
tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama. Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah
sebagai berikut :
a. Kepala
1) Tulisan “ PERJANJIAN KERJASAMA” yang
ditempatkan ditengah lembar naskah dengan huruf
kapital di Bold.
2) Kata antara dicantumkan dibawah perjanjian
kerjasama dituls dengan huruf kapital di Bold;
3) Kata RS Satria Medika dicantumkan dibawah
antara dituls dengan huruf kapital di Bold;
4) Kata dengan dicantumkan dibawah RS Satria
Medika dituls dengan huruf kapital di Bold;
5) Cantumkan nama instansi atau dengan siapa RS
Satria Medika bekerja sama
6) Kata tentang dicantumkan dibawah nomor dituls
dengan huruf kapital.
7) Judul surat perjanjian ditulis dengan huruf kapital di
Bold.
8) Pemberian nomor sesuai pedoman penomoran.

b. Isi naskah perjanjian

1) Hari, tanggal, bulan dan tahun serta tempat
pembuatan perjanjian tersebut.
2) Nama, jabatan dan alamat pihak-pihak yang terlibat
dalam perjanjian.
3) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan,
dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam
pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak

21
 dan kewajibandari masing-masing pihak serta tidak
bertentangan dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
4) Sanksi-sanksi hukum.
5) Penyelesaian-penyelesaian.

c. Bagian Akhir naskah perjanjian

1) Tulisan “Pihak ke ……….”
2) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian.
3) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian
4) Materai.
5) Nama jelas pihak-pihak penandatanganan.
6) Jabatan.
7) Stempel instansi.

22
Format Perjanjian Kerjasama :

LOGO LOGO
VENDOR
RS LAIN

23
b. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-
produk hukum berupa surat.
1. Surat biasa
Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut
:
a. Kepala
1) Kop surat dinas terdiri atas logo RS Satria Medika;
2) Tempat, tanggal, bulan, tahun pembuatan surat

24
 diletakkan di sebelah kiri atas;
3) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri;
4) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata
perihal.

b. Batang tubuh
Bagian batah tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi
dan penutup

c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
1) Nama RS;
2) Tanda tangan;
3) Nama lengkap;
4) Nama jabatan;
5) Stempel digunakan sesuai dengan ketentuan
penggunaan;
6) Tembusan, memuat nama jabatan pejabat
penerima tembusan.

25
Format Surat Biasa :

2. Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai
berikut.

26
a. Kepala
1) Kop surat keterangan terdiri logo RS Satria
Medika;
2) Tulisan surat keterangan seluruhnya
menggunakan huruf kapital, di Bold dan
diletakkan di tengah margin;
3) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat
keterangan dan diletakkan di tengah margin.

b. Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatanpihak yang
memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan
serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.

c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas
1) Tempat, tanggal, bulan, tahun;
2) Nama RS;
3) Tanda tangan;
4) Nama pejabat yang membuat surat keterangan;
5) Stempel instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki
terletak pada bagian kiri bawah.

27
Format Surat Keterangan :

3. Surat Tugas
a. Kepala
1) Kop surat perintah terdiri atas logo RS Satria Medika;
2) Kata Surat Tugas ditulis dengan huruf kapital, di
Bold dan diletakkan ditengah margin;
3) Nomor surat berada di bawah tulisan Surat Tugas.

b. Batang Tubuh
Diktum dimulai dengan kata Yang bertandatangan
tangan dibawah ini (Direktur) ditulis dengan huruf
kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata dengan
ini menugaskan kepada. Ditepi kiri, serta nama dan
jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah
kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus
dilaksanakan.

28
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
1) Tempat dan tanggal surat tugas;
2) Nama RS;
3) Tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
4) Nama pejabat yang menandatangani;
5) Nama jabatan yang menandatangani;
6) Stempel.
Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai
yang diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang
terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan
keterangan.
b. Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas
dilaksanakan atau masa berlakunya berakhir.

29
Format Surat Tugas :

1.
2.
3.
4. Surat Kuasa
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut :
a. Kepala
1) Kop surat kuasa terdiri atas logo RS Satria Medika;
2) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf
kapital dan diletakkan di tengah margin.
b. Batang Tubuh

30
 Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor
KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa
serta objek yang dikuasakan.
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
1) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
2) Tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa
dan penerima kuasa;
3) Materai.
Hal-hal berikut perlu diperhatikan :
a. Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi
kuasa terletak di sebelah kiri;
b. Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.

Format Surat Kuasa :

5. Surat Undangan
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai

31
berikut :
a. Kepala
1) Kop surat undangan terdiri atas logo RS Satria
Medika;
2) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di
sebelah kiri;
3) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri
undangan;
4) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata
Perihal.
b. Batang Tubuh
1) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat
pembuka;
2) Isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul,
tempat, dan acara, serta kalimat Penutup.
c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
1) Nama RS;
2) Tanda tangan;
3) Nama direktur RS;
4) Nama jabatan;
5) Stempel instansi;
6) Tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri
bawah.

32
Format Surat Undangan :

33
6. Internal Memo
Bentuk dan susunan internal memo adalah sebagai
berikut.
a. Kepala
1) Kop memo internal terdiri atas logo RS Satria
Medika;
2) Kata memo internal ditulis di tengah dengan huruf
kapital;
3) Nomor ditulis di bawah kata internal memo;
4) Tanggal, Kepada, Dari, Perihal ditulis disebelah kiri.

b. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi
dan penutup.

c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas
1) Tanda tangan pejabat;
2) Nama lengkap;
3) Nama Jabatan;
4) Tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.

34
 Format Internal Memo :

6. Pengumuman
Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut
:
a. Kepala
1) Kop surat terdiri atas logo RS Satria Medika;
2) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin
dan ditulis dengan huruf kapital dan di Bold.
3) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital. di Bold.
4) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf
kapital simetris di bawah tentang dan di Bold.

35
b. Batang Tubuh
Batang tubuh memuat :
1) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
2) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan
pengumuman;
3) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
mendesak;
4) Informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh
objek target pengumuman.

c. Kaki
Bagian kaki terdiri atas :
1) Tempat dan tanggal penetapan;
2) Nama instansi;
3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
4) Nama lengkap yang menandatangani;
5) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan
huruf awal kapital;
6) Stempel.

Format Pengumuman RS :

36
7. Tanda Terima
Bentuk dan susunan surat tanda terima adalah sebagai
berikut :
a. Kepala
1) Kop surat pengantar terdiri atas logo RS Satria
Medika;
2) Hari dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah
kanan;
3) Tulisan Tanda Terima Dokumen menggunakan huruf
kapital diletakkan ditengah margin.

b. Batang Tubuh
Batang tubuh tanda terima dokumen berbentuk kolom,
dan memuat :
1) Cantumkan “Sudah terima dari :” ;
2) Kata “Berupa” dicantumkan di bawah “Sudah terima
dari :” ;
3) Kata “Keterangan” dicantumkan di bawah “Berupa” ;

c. Kaki (bagian kanan)

Bagian kaki berisi tanda dari penerima yang harus diisi
dengan:
1) Nama instansi;
2) Tanda tangan;
3) Nama jelas penerima;
4) Nama jabatan penerima;
5) Stempel instansi.

d. Kaki (bagian kiri)

Bagian kaki berisi tanda dari pemberi yang harus diisi
dengan :
1) Nama instansi;
2) Tanda tangan;

37
 3) Nama jelas penerima;
4) Nama jabatan penerima;
5) Stempel instansi.
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa tanda dibuat
rangkap dua, lembar pertama untuk penerima, dan lembar
kedua untuk pengirim.

Format Tanda Terima :

8. Lembar Disposisi
Lembar Disposisi ukuran HVS F4, terdiri atas
a. Nomor disposisi;
b. Kepada siapa disposisi tersebut dibuat;
c. Dari;
d. Tanggal disposisi dibuat;

38
 e. Perihal
f. Lampiran.
Format Lembar Disposisi :

9. Daftar Hadir
Daftar Hadir terdiri atas :
a. Kepala Daftar Hadir terdiri atas :
1) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah
lembar naskah;
2) Tempat, Acara, Hari, Tanggal ditulis dibawah tulisan
Daftar Hadir sebelah kiri.
b. Isi Daftar Hadir terdiri atas :
1) Kolom nomor urut;
2) Kolom nama;
3) Kolom instansi/divisi/jabatan;
4) Kolom tanda tangan/paraf.

39
 Format Daftar Hadir :

10. Notulen
Memo Internal adalah menyampaikan kebijakan yang
sudah digariskan Direktur (secara tertulis) untuk
disosialisasikan kepada jajaran terkait, padat bersifat
spesifik dan ditujukan internal Rumah Sakit Satria Medika.
Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut :
a. Kepala
1) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang
ditulis dengan huruf kapital;
2) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat,
hari / tanggal, waktu, dan tempat.
b. Batang Tubuh
Membahas topik secara rinci, dimana ditujukan internal
rumah sakit. Notulen berisi uraian tentang pokok
bahasan, usulan / keputusan rapat, dan keterangan.
c. Kaki notulen memuat :
1) Nama jabatan dan nama jelas penanda tangan
risalah;
2) Nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.

40
Format Notulen :

41
12. Cover naskah
Cover naskah terdiri dari judul naskah tersebut, logo RS
Satria Medika, nama rumah sakit, alamat rumah sakit dan
tahun naskah terseut dibuat. Berikut format cover naskah
UKURAN JUDUL,LOGO,
UKURAN TULISAN BAWA
DI CANTUMKAN

yang berlaku di RS Satria Medika yaitu :

42
B.
C. LOGO RESMI
RS Satria Medika memiliki beberapa logo resmi yang
digunakan. Sesuai penggunaannya, logo RS Satria Medika
dibagi menjadi 4 macam, yaitu :
1. Logo 1
Digunakan untuk Standar Prosedur Operasional.

2. Logo 2

Digunakan untuk logo stempel dan form internal.

3. Logo 3

Digunakan untuk cover laporan.

43
4. Logo 4

Digunakan untuk form eksternal.

44
 BAB IV
PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Penerapan Tata Persuratan di lingkungan RS Satria Medika

harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-
menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar
tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan
dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan
tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan
telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas
diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan
melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga
perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan
menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat
harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat
surat yang bersangkutan :
a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah
surat diterima;
b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
diterima;
c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
1.
2.
3.
4.
5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan
jadwal pengirim surat yang berlaku di RS Satria Medika
dan segera dikirim setelah ditandatangani.
6. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada
yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan
memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”.
Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan
sebagai berikut :
a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang
disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional
terkait.
b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang
45
 disampaikan kepada pejabat yang berwenang.
c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang
disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait,
sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit
yang bertanggung jawab.
8. Tingkat Keamanan.
a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi
surat yang tertinggi, sangat erat hubungannya
dengan keamanan dan keselamatan RS Satria Medika.
Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan
dan keselamatan RS Satria Medika.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat
yang berhubungan erat dengan keamanan dan
keselamatan RS Satria Medika. Jika disiarkan secara
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan
merugikan RS Satria Medika.
c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat
yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c,
namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak
mengetahuinya.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9. Kecepatan penyampaian.
a. Sangat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan / dikirim
/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas
waktu 24 jam;
b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim /
disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam;
c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim /
disampaikan menurut yang diterima oleh bagian
pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir,

46
 batas waktu 5 hari.
10. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat
Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda
tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik),
berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap
halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap
tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna
yang sama dengan warna cap pada surat asli.
11. Bentuk Stempel RS Satria Medika
Stempel yang diakui sebagai stempel RS Satria Medika
terdiri dari 2 bentuk, yaitu :
a. Stempel resmi rumah sakit
1) Bentuk
Stempel yang diakui sebagai stempel RS Satria
Medika, yaitu memiliki logo RS Satria Medika yaitu
berbentuk memanjang dengan panjang 7cm dan
tinggi 2 cm yang didalamnya terdapat simbol
mengilustrasikan motto RS Satria Medika yaitu
“Sahabat Anda Menuju Sehat”.
2) Warna
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian
stempel adalah biru tua untuk tulisan Satria Medika
dan logo medis dan warna biru muda logo dan
tulisan rumah sakit.
3) Penerbitan
Bagian Sekretariat.

47
 4) Contoh :

b. Stempel Unit Kerja

1) Bentuk
1. Logo RS Satria Medika yaitu berbentuk lingkaran
dengan ukuran diameter 3cm yang didalamnya
terdapat simbol mengilustrasikan motto RS Satria
Medika yaitu “Sahabat Anda Menuju Sehat”.
2. Nama Unit Kerja dan nama Rumah Sakit ditulis
dengan ukuran huruf 10 dengan jenis huruf Arial
Black.
3. Nama unit kerja diposisikan di lingkaran atas,
dibawahnya terdapat logo RS Satria Medika dan di
lingkarang bawah terdapat tulisan RS Satria Medika.
2) Warna
Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel
adalah warna biru.
3) Penerbitan
Masing-masing unit kerja RS Satria Medika.
4) Contoh :

48
12. Jenis kewenangan
a. Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di
lingkungan RS Satria Medika. Direktur RS Satria Medika
menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit
dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk
surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas
pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang
lebih tinggi;
b. Naskah di lingkungan RS Satria Medika sebagaimana
dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan
komunikasi internal dan eksternal RS Satria Medika.
13. Pembubuhan paraf
Naskah di lingkungan RS Satria Medika sebelum
ditandatangani oleh Direktur harus diparaf terlebih dahulu
oleh maksimal tiga orang untuk ikut bertanggung jawab
karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan
tugasnya, yakni disebelah kanan nama yang berwenang
menandatangani naskah.
14. Penggunaan a.n, dan Plh.
Dalam hal Direktur RS Satria Medika memberikan mandat
penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka
penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut :
a. a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil )
dipergunakan jika yang berwenang menandatangani
(pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat
dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi
surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan
mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta
pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh
yang memberi mandat;
b. Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan
49
 yang menjadi wewenangnya.
15. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat
a. Pengertian.
1) Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah
sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini haras
dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah
kekeliruan kecil, misalnya salah ketik.
2) Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu
pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas
terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan
tersebut.
3) Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu
pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas
haras dianggap tidak pernah dikeluarkan.
b. Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan
naskah.
1) Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut
atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama
jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan.
2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan,
pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang
semula menandatangani naskah dinas tersebut atau
oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik
dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah
dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

50
 BAB V
DAFTAR SINGKATAN UNIT KERJA

A. KODE DEPARTEMEN
KODE NAMA AREA
UNIT KERJA KOMITE SINGKATAN
DEPARTEMEN DEPARTEMEN KERJA
KAMAR BEDAH/
OK
OK
ICU ICU
UGD UGD
PELAYANAN
01 RAWAT JALAN RJ
MEDIS
RAWAT INAP RI
PERINA PRN
KAMAR
VK
BERSALIN/ VK
FARMASI FAR
LABORATORIUM LAB
RADIOLOGI RAD
PENUNJANG
02 REHAB MEDIK RHM
MEDIS
GIZI GIZ
HEMODIALISA HD
REKAM MEDIS RM

51
 KAMAR BEDAH/
OK
OK
ICU ICU
UGD UGD
03 KEPERAWATAN RAWAT JALAN RJ
RAWAT INAP RI
PERINA PRN
KAMAR
VK
BERSALIN/ VK
FINANCE – AKUNTING
04 KEUANGAN FINANCE-
KEU
AKUNTING
KODE NAMA AREA
UNIT KERJA KOMITE SINGKATAN
DEPARTEMEN DEPARTEMEN KERJA
BISNIS & PENGEMBANGAN
REKRUTMEN
05 HRD PAYROLL HRD
DIKLAT
HUMAS &
CUSTOMER HUM
06 MARKETING SERVICE
SALES &
MKT
MARKETING

52
 07 IT IT IT
UMUM
KESLING
LAUNDRY
IPSRS IPSRS
PEST
08 UMUM CONTROL
SECURITY
RT LOGISTIK RT
DRIVER
09 SEKRETARIS SEKR
1. MUTU QMR
2.
MANAJEMEN
10 QMR RESIKO
a. PPI PPI
b. PPRA PPRA
c. KPRS KPRS
d. K3RS K3
11 SPI SPI

Contoh untuk penulisan kode :

Penomoran untuk formulir yg
Untuk penomoran SPO Medis Kamar Bedah : 001/SPO-01.OK/DIR-RSSM/I/2019?
ada di rs belum dimasukkan
Untuk penomoran SPO Farmasi : 001/SPO-02.FAR/DIR-RSSM/I/2019 ?

53
 BAB VI
PENUTUP

Pada prinsipnya dokumen adalah suatu bukti riwayat suatu

perusahaan. Jika suatu dokumen perusahaan memiliki tata
naskah dokumen, teregister dan diarsipkan dengan baik, maka
dapat memudahkan kita dalam bekerja dan mengetahui riwayat
suatu perusahaan. Dengan tersusunnya tata naskah Rumah Sakit
Satria Medika, diharapkan dapat membantu rumah sakit dalam
menyusun dokumen-dokumen yang ada di Rumah Sakit Satria
Medika.

Bekasi, 2 Januari 2018

Rumah Sakit Satria Medika

dr. Satriawan
Direktur Operasional

54