BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

PT. PRO PACIFIC, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa

penyedia tenaga kerja dan outsourcing yang mengutamakan pada
kualitas pelayanan terbaik (Excellent Service Quality). PT Pro Pacific
didirikan pada Februari 2004 dan berkomitmen untuk melayani segala
keperluan yang diperlukan pelh dunia property, seperti: Labour Supplies
(kurir), administrasi, office boy, dan receptionis), Cleaning Service, Pest
& Rodent Control, Landscape, Security, Parkir dan General Supplier.

PT. PRO PACIFIC, sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

penyedia Jasa Layanan Sumber Daya Manusia senantiasa berkomitmen
untuk memenuhi kebutuhan Mitra akan Sumber Daya Manusia yang
memiliki keahlian di bidangnya dengan senantiasa meningkatkan
kemampuan dan pengetahuan melalui pelatihan secara berkala.

PT. PRO PACIFIC, di dalam kegiatan operasionalnya senantiasa

berpedoman kepada Standard Operating Procedure, Policy dan
Procedure dan Job Description dari masing-masing kegiatan dan jabatan
yang ada dan akan dilakukan perbaikan jika ditemukan adanya kendala
di dalam pelaksanaan yang kesemuanya itu dilakukan untuk memenuhi
harapan dan keinginan dari Mitra sebagai pengguna jasa.
Dalam mengembangkan pelayanan jasa PT. Pro Pacific, sejak awal kami
juga bermitra dengan beberapa Perusahaan seperti :

1. Koperasi Astra Internasional

2. PT. Harmoni Logistics
3. PT. San Finance
4. PT. Ardendi Jaya Sentosa
5. PT. Akashi Wahana Indonesia
6. PT. Astra Otopart
7. PT. Federal International Finance
8. PT. Santos Jaya Abadi (KAPAL API)
9. Foot Reflexoloy “Ken Hermawan“
10. PT. Astra Visteon Indonesia
11. PT. Minerva
12. PT. Surya Tara Adika Raya
13. PT. Kheroul Citra Nusa
14. PT. Jelajah Surya Nusantara
15. PT. Deta General Motor (Ratu Motor & General Motor)
16. MOBIL 88
17. PT. Serasi Auto Raya (TRAC SERA)
18. Balai Lelang Serasi (IBID)
19. Astra Credit Companies (ACC)
20. PT. Gondola Ancol
21. PT. Tpil Logistics Jakarta Utara
22. PT. Spil Logistics
23. PT. Akebono Brake Astra Indonesia
24. PT. Central Sentosa Finance (CSF)
25. PT. Daya Mitra Serasi
26. PT. Fastrata Buana
27. PT. Fuji Technika Indonesia
28. PT. Prabu Pendawa Motor

6
 29. PT. Mekar Armada Jaya
30. PT. Astra Nispon Gasket Indonesia
31. PT. Duta Abadi Prima (KING KOIL)
32. PT. Astra Komponen Indonesia

PT. Pro Pacific saat ini memiliki kantor yang beralamat di:
HEAD OFFICE
Ruko Gading Batavia Blok LC 9 No. 26,
Kelapa Gading,
Jakarta Utara 14240

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi Perusahaan

Visi PT. Pro Pacific adalah menjadi penyedia jasa tenaga kerja
terdepan, yang mengutamakan kualitas pelayanan terbaik (excellent
service quality) demi kelancaran usaha para mitra.

2.2.2 Misi Perusahaan

Misi PT. Pro Pacific adalah memenuhi kebutuhan mitra akan tenaga
kerja ahli, sehingga mitra dapat fokus pada core business-nya.
Kerjasama yang saling menguntungkan dengan para mitra dan
berprinsip pada long term partnership.
Memberikan kesejahteraan yang memadai kepada karyawan secara
proporsional yang telah memberikan pelayanan terbaik kepada mitra
dan bekerja secara profesional.
Memberikan hasil usaha yang cukup untuk pemilik usaha yang
sebagian dialokasikan untuk pengembangan usaha.

7
 2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

General Manager

Admin
Human Capital
Manager Finance Sales Operational Operational &
Development
Sales

Business Operational
Accounting Development Manager Assisten OM HRD Manager

Payroll Area Koordinator Benefit

Training &
Invoicing OSS
Rekrut

Purchasing
8
2.4 DESKRIPSI DAN AKTIFITAS KERJA PERUSAHAAN
Berikut deskripsi kerja dari masing-masing jabatan dan posisi di PT.
Pro Pacific :

1. General Manager :

a. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan

jangka menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan
f. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan
dengan efektif dan optimal
g. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
h. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan

2. Manager Finance:

a. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi

keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
b. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat,
tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang
berlaku.
c. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas
perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan

9
 hutang,sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
d. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk
memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam
menunjang kegiatan operasional perusahaan.
e. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol
pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi
keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi
risiko keuangan.
f. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh
perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan
terhadap peraturan perpajakan.

2. Accounting :

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan

b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan
secara periodik (bulanan atau tahunan)
e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara
periodik (bulanan atau tahunan)
f. Melakukan pembayaran gaji karyawan
g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan
perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan
h. Pembelian, Pengimputan ke System GL.
i. Pelunasan Piutang Penjualan & Hutang Pembelian.
j. Mengimput Jurnal pengeluaran / penerimanaan Kas & Bank
jurnal memorial.

10
 k. Cross Cek Pembayaran Piutang dari client-client cross cek buku
kas kecil
l. Pembuatan dan melaporan SPT Masa Pph21, Pph23, Pph Pasal 4
Ayat 2, Pph 25 dan Pph Badan.

3. Payroll :

a. Mempersiapkan slip gaji karyawan setiap bulan

b. Membuat laporan bulanan gaji karyawan
c. Menangani permasalah yang ada pada karyawan mengenai gaji
d. Privare Laporan gaji bulanan karyawan ke Permata Bank
e. Kontrol absensi karyawan seluruh departemen
f. Menyimpan data –data failing sistem
g. Record karyawan baru
h. Mengerjakan slip gaji karyawan di berbagai area
i. Membuat perhitungan lembur, cuti, absensi, lembur, tunjangan
makan, tunjangan transport, tunjangan kesehatan
j. Menghitung PPh 21 dengan berbagai metode seperti gross,
gross-up, net dan membuat laporannya.
k. Menghitung dan membuat laporan Jamsostek/asuransi tenaga
kerja
l. Menyusun komponen gaji, pendapatan dan potongan serta
mengkalkulasi proses perhitungan gaji mulai dari input data,
proses dan pembuatan laporan penggajian.

11
4. Invoicing :

a. Menginput data penjualan atau sales order ke program

b. Melakukan print faktur penjualan dan surat jalan dari program
c. Membuat Laporan Penjualan dan faktur harian dan bulanan untuk
atasan
d. Pengarsipan dokumen Faktur Penjualan
e. Mengirim laporan bukti faktur penjualan ke customer
f. Melakukan pelaporan kepada customer sebagai tanda faktur
penjualan telah di kirim

5. Puchasing :

a. Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan

material yang dibutuhkan
b. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan
memastikan tanggal pengiriman material
c. Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai
kelengkapan dokumen
d. Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku
e. Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan
jumlah material yang akan diorder
f. Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor
g. Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang (inventory,
material dll)
h. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan
secara sistematis dan terkontrol (FIFO, ERP atau MRP)
i. Melakukan pemilihan atau seleksi rekanan pengadaan sesuai
kriteria perusahaan
j. Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan
kelancaran operasional perusahaan

12
 k. Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit
atau control stock dll

6. Business Development :

a. Mengobservasi kinerja project yang selama ini telah ada.

b. Menganalisa profit atau tidaknya project yang telah ada.
c. Melihat potensi untuk melakukan efisiensi dari berbagai lini.
d. Melihat peluang untuk meraih profit yang lebih besar dari bisnis
yang ada.
e. Melihat peluang pengembangan bisnis yang memungkinkan
dengan mengacu pada core business yang sudah ada.
f. Melihat potensi SDM yang ada untuk memungkinkan
pengembangan perusahaan dari potensi manusianya. (biasanya
kerjasama dengan HRD).

7. Operational Manager :

a. Membuat penyesuaian dan rekomendasi untuk penjadwalan

memaksimalkan layanan dan kualitas dan untuk mencapai
pelanggan kepuasan produktivitas jadwal kepatuhan dan tujuan
ekonomi
b. Mengembangkan dan update daftar target
c. Review dan studi proyek spesifikasi kontrak gambar BOQ item
d. Implementasi yang tepat dari persyaratan kontrak dan ketentuan
target
e. Melakukan penilaian kualitas efisiensi dan produktivitas dalam
semua target

13
 f. Mengembangkan dan membangun kebijakan pengadaan proses
prosedur dan standar kinerja
g. Mengembangkan rencana bisnis dan anggaran untuk fungsi
h. Manajer operasi harus hadir pertemuan dengan konsultan dan
utama klien
i. Melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal pelaksanaan kerja disetujui
j. Manajer operasi memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk
berhasil menyelesaikan dan penyerahan target secara tepat waktu
k. Menjamin implementasi mutu dengan pemeriksaan yang tepat
pengujian
l. Memastikan biaya target dalam anggaran
m. Melakukan semua tugas dan tanggung jawab secara tepat waktu
dan efektif sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan untuk
mencapai tujuan secara keseluruhan dari posisi ini.

8. Area Koordinator :

a. Mengetahui beban orang yang dibawahnya, apakah

overload/underload atau normal
b. Mengetahui apa yang dikerjakan orang yang dibawahnya
c. Mengetahui target yang dikerjakan orang yang dibawahnya
d. Memastikan bahwa orang yang dibawahnya selalu memiliki
pekerjaan sesuai dengan beban kerja mereka masing-masing.
e. Mencarikan pekerjaan agar orang yang dibawahnya memenuhi
pekerjaan mereka.
f. Memberikan arahan/solusi jika orang dibawahnya mengalami salah
arah atau kesulitan
g. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dibawahnya
h. Bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan orang yang
dibawahnya dan pekerjaan itu sendiri.

14
9. Operational Sales Support :

a. Membantu dengan semua aspek manajemen administrasi,

pemeliharaan direktori, logistik, persediaan peralatan dan
penyimpanan
b. Mengelola inventarisasi aset dan persediaan, pemantauan tingkat
kritis saham, sumber untuk pemasok dan mengirimkan faktur
c. Koordinasi antar departemen dan unit operasi dalam
menyelesaikan masalah administrasi dan operasional sehari-hari
d. Penjadwalan dan mengkoordinasikan pertemuan, wawancara, acara
dan kegiatan sejenis lainnya
e. Mengirim dan menerima email dan paket
f. Mempersiapkan korespondensi bisnis (sering menggunakan
pengolah kata, spreadsheet, presentasi dan perangkat lunak
komputer)
g. Mengirim fax ke berbagai area client
h. Mengelola File untuk dokumen-dokumen yang akan dikirim atau
diterima
i. Penelitian dan identifikasi sumber data kunci
j. Memesan dan menerima pengiriman makanan
k. Melakukan dukungan kantor multifaset umum
l. Mempersiapkan menit pertemuan, catatan rapat dan bahan
dukungan internal.
m. Mengirim dan menerima formulir untuk perusahaan
n. Semua operasi Hari-hari penting di kondisikan dan di atur
jadwalnya sesuai dengan perintah atasan.

15
10. HRD Manager :

a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya

manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas
sumber daya manusia.
b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan
membuat SOP, job description, training and development system
dll.
c. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan,
mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.
d. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada
karyawan yang dianggap perlu.
e. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi,
mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai
dengan standar perusahaan.
f. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi
karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
g. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa
berlakunya kontrak kerja.
h. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar
peraturan atau kebijakan perusahaan.

11. Benefit :

a. Membekali para peserta tentang arti, peran dan tugas seorang

supervior dan manager
b. Membekali para peserta untuk dapat memimpin dan mencapai
tujuan yang sama

16
 c. Meningkatkan kemampuan dalam menghadapi bawahan dan
menjalin kemitraan dengan rekan kerja, serta menjaga
diri/memposisikan diri sebagai seorang bawahan.
d. Meningkatkan kemampuan dalam menciptakan lingkungan kerja
yang produktif
e. Meningkatkan keahlian dalam berkomunikasi yang produktif
f. Meningkatkan kemampuan dalam memecahkan masalah, membuat
perencanaan
g. Menguasai tehnik menghadapi bawahan bermasalah

12. Training dan Rekrut :

a. Melakukan proses identifikasi mengenai kebutuhan pelatihan dan

pengembangan diri yang ada di perusahaan.
b. Perencanaan pelaksanaan program ini meliputi berbagai hal mulai
dari jenis pelatihan, waktu pelatihan serta perencanaan budget yang
sesuai dengan tingkat kebutuhan dan juga sesuai dengan
kemampuan finansial perusahaan.

c. Membuat perencanaan pelaksanaan mengenai program pelatihan

yang dibutuhkan.
d. Melakukan evaluasi dari hasil pelatihan yang ada, apakah
ditemukan hasil yang positif yang sesuai dengan target yang
hendak dicapai ataukah tidak.
e. Hasil evaluasi ini bisa dijadikan dasar pertimbangan untuk
perencanaan program pelatihan di masa yang akan datang, apakah
pelatihan tetap dilakukan dalam model yang sama ataukah
dibutuhkan pendekatan yang berbeda untuk membawa hasil yang
lebih baik.

17
f. Melakukan penyempurnaan dan perubahan terhadap jenis pelatihan
dan pengembangan SDM, yang disesuaikan dengan tuntutan
pekerjaan, lingkungan pekerjaan dan berbagai faktor lain yang
mempengaruhi.
g. Bekerjasama dengan anggota tim yang lain dalam hal persiapan
berbagai hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pelatihan.
h. Memilih jenis pelatihan yang tepat yang sesuai dengan posisi
pekerjaan atau sesuai dengan tuntutan industri tempat sang manajer
bekerja, seperti pelatihan dalam kelas dan psikotest.
i. Memastikan bahwa jenis pelatihan ataupun bentuk pengembangan
diri untuk para karyawan telah sesuai dengan regulasi atau
peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah atau oleh pihak
berwenang lainnya.
j. Membantu para asisten manajer untuk bisa memecahkan masalah
yang berkaitan dengan program pelatihan yang direncanakan atau
masalah lain yang berkaitan dengan pekerjaan.
k. Kemampuan komunikasi yang baik, yang memungkinkan sang
manajer untuk mengkomunikasikan maksud serta tujuan dari
pelatihan tersebut yang bisa memuaskan semua pihak
l. Kemampuan dalam hal managemen waktu agar pelatihan tersebut
bisa berjalan efektif dan efisien.
m. Kemampuan dalam mengorganisir pekerjaan baik dalam bentuk
pelaksanaan hingga aspek pencatatan yang mendokumentasikan
secara lengkap perencanaan, pelaksanaan serta hasil evaluasi
pelatihan, yang bisa dijadikan bahan perbaikan untuk ke depannya.

18
13. Operational Sales :

a. Membuat perencanaan kerja yang merepresentasikan kinerja 1

(satu) bulan kedepan untuk seluruh Sales & Marketing
Department.
b. Memaksimalkan potensial keuntungan, menganalisa semua sumber
bisnis dan mengembangkannya dengan potensi keuntungan sebesar
mungkin.
c. Bekerjasama dengan personil lain untuk memastikan kelancaran
operasional departemen, dan memastikan bahwa setiap karyawan
dibagian Sales & Marketing melakukan tugasnya dengan sesuai.
d. Brefing Pagi dan Sore.
e. Melakukan pengecekan dan memastikan quantity product yang di
terima dari Admin.
f. Menjalankan PJP Sesuai wilayahnya masing - masing (Personal
Jurney Plant).
g. Menawarkan, Menjual Product dan membuat Bon Penjualan.
h. Sosialisasi Program ter Update.
i. Memastikan ketersediaan Product di Outlet.
j. Menjalankan Aktifitas laporan harian by System.
k. Menjalankan Market Survey.
l. Memberikan Informasi mengenani kendala-kendala yang di hadapi
di Lapangan ke Leader masing-masing.
m. Menjalankan intruksi yang di berikan oleh leader.

19