Peserta dikehendaki membaca dan memahami artikel bertajuk Three School

Improvement Mistakes (and how to avoid them) oleh Goodwin and Deam, (2007).
Berikan respons tentang artikel ini berdasarkan amalan menambah baik organisasi
anda.

Salam sejahtera.

Goodwin and Deam, (2007) telah menyenaraikan tiga kesilapan yang sering dilakukan
dalam program peningkatan sekolah dan juga cara untuk mengelakkannya. Sekolah-
sekolah yang mempunyai rancangan yang baik untuk meningkatkan pretasi sekolah.
Namun, dalam usaha membuat penambahbaikan, sekolah biasanya melakukan tiga
kesilapan yang menyebabkan rancangan sekolah itu gagal.

Kesilapan yang pertama yang dikemukakan ialah mengubati simpton, bukan kepada
yang dasar. Pemimpin biasa akan melihat kepada perkara yang asas dan bukannya
kepada yang dasar atau sebab.

Kesilapan yang kedua pula ialah sekolah biasa memberi fokus kepada masalah yang
tersurat dan bukannya kepada masalah yang tersirat. Semenangnya, sekolah harus
memberi penekanan kepada perkara yang tersurat dan juga kepada perkara yang
tersirat.

Kesilapan yang ketiga pula ialah sekolah selalu melakukan lebih daripada kemampuan
organisasi. Sekolah tidak memberikan fokus kepada apa yang perlu difokuskan, tidak
mempunyai hala tuju yang jelas, terlalu banyak rancangan. Dengan itu, sekolah harus
mengenal pasti satu atau dua perkara yang bermakna dan menjadikannya sebagai
fokus sekolah yang jelas.

Mengubati gejala, bukan masalah mendasar

Memberi lebih banyak masa untuk membaca arahan mungkin membantu, tetapi
mungkin tidak akan mewujudkan kesan yang dikehendaki sehingga guru mengetahui
amalan mereka dan tahu bagaimana mengubah ajaran mereka

strategi. Untuk mencapai itu, sekolah perlu memberi tumpuan kepada membina budaya
harapan yang tinggi untuk guru dan pelajar.
3 perkara yang sering dilakukan oleh pengurusan sekolah di dalam program
peningkatan:
1. Melihat kepada perkara yang asas bukan kepada yang dasar/sebab.
2. Melihat pada yang tersurat dan bukan yang tersirat.
3. Membuat lebih dari kemampuan intitusi.
Apabila 3 perkara ini berlaku maka pihak pengurusan dan kepimpinan hanya
melakukan perkara yang sama berulang-ulang kali dan akhirnya tiada perubahan yang
dilakukan dan ini seolah-olah tidak melakukan apa-apa perubahan langsung,.
Goodwin and Deam, (2007)

Sebelum memulakan program penambahbaikan, sekolah harus mengambil beberapa

langkah bagi memastikan program tersebut dapat dijalankan dengan lancar dan
memberi impak yang maksimum kepada sekolah. Mula dari peringkat awal hingga ke
peringkat pengorganisasian, sekolah harus mengelakkan 3 kesilapan yang dinyatakan
dalam artikel ini. Sekolah yang dinamik menganggap penambahbaikan sebagai satu
proses yang berterusan. Kajian menunjukkan lima peringkat dalam proses
penambahbaikan iaitu penilaian keperluan untuk penambahbaikan, diagnosis keperluan
penambahbaikan dan menetapkan matlamat, merancang aktiviti penambahbaikan,
implimentasi dan penilaian dan refleksi. Walaubagaimanapuan, sekolah harus
melakukan penambahbaikan di dalam kemampuan sekolah.
3.3 Forum Mengurus Perubahan
Soalan Forum Mengurus Perubahan:
Mengapakah sesetengah program perubahan mampu dilaksanakan dengan jayanya
dan sesetengahnya tidak berjaya. Apakah langkah dan faktor yang diambil kira sebelum
dan semasa perubahan dilakukan?
Setelah menonton ketiga-tiga klip video, tuliskan refleksi dengan mengaitkannya
dengan amalan pengurusan perubahan di organisasi anda berdasarkan soalan di atas.
Seterusnya, anda juga dikehendaki membaca dan memberi maklum balas terhadap 2
forum refleksi yang ditulis oleh rakan anda.

Sesetengah program perubahan mampu dilaksanakan dengan jayanya dan

sesetengahnya tidak berjaya. Hal ini demikian, mungkin kerana setiap individu
mempunyai tanggapan yang berbeza mengenai perubahan kerja menyebabkan ada
pihak yang menolak dan ada yang menerima sesuatu perubahan. Orang yang
konservatif sering menunjukkan sikap prejudis terhadap perubahan, manakala individu
yang liberal pula bersifat positif terhadap perubahan.

Bagi menjayakan sesuatu program perubahan, kita boleh menggunakan Model ADKAR
yang dibangunkan oleh Jeff Hiatt pada tahun 1995. Menurut Hiatt(2006), kita tidak akan
dapat menguruskan perubahan di peringkat organisasi sehinggalah kita tahu
bagaimana untuk menguruskan perubahan pada seorang individu. Terdapat lima
langkah atau tindakan secara berurutan berdasarkan model ADKAR.

Langkah yang pertama ialah kesedaran dan mengenal pasti perlunya perubahan itu
dilakukan. Langkah ini dianggap berjaya apabila individu itu telah benar-benar
menyedari keperluan untuk berubah.

Langkah kedua ialah keinginan untuk menyokong perubahan akan wujud secara
semula jadi jika kesedaran terhadap keperluan untuk berubah wujud sepenuhnya.
Langkah ketiga pula ialah menekankan pengetahuan tentang bagaimana untuk berubah.
Kaedah yang boleh digunakan adalah seperti forum, coaching dan mentoring. Langkah
seterusnya ialah keupayaan untuk melaksanakan kemahiran dan tingkah laku yang
baharu. Sebaik sahaja teori difahami, maka individu tersebut berupaya melaksanakan
sesuatu perubahan dengan jayanya.

Langkah yang terakhir ialah pengukuhan untuk mengekalkan perubahan apabila ia

telah dibuat. Langkah ini merupakan komponen yang sangat penting untuk
melestarikan perubahan supaya tidak kembali kepada amalan lama. Peringkat yang
terakhir ini juga penting untuk mendapatkan maklum balas positif, memberi ganjaran,
pengiktirafan, mengukur prestasi, memberi insentif dan mengambil tindakan
pembetulan.

6.2 FORUM PERBINCANGAN (EMPATI)

KES
En. Rahman bin Ali (bukan nama sebenar) ialah seorang Guru Siswazah di sebuah sekolah
menengah. Beliau telah berkhidmat selama 15 tahun. Sepanjang perkhidmatannya beliau telah
menunjukkan prestasi yang cemerlang dalam setiap tugasan yang diberikan. Berdasarkan prestasi
tersebut beliau telah dinaikkan pangkat sebagai Guru Penolong Kanan Pentadbiran di sekolah dan
telah ditempatkan di sekolah yang baharu. Namun begitu, sejak menjawat jawatan baharu
ini beliau dikesan kerap kali datang lewat ke sekolah, tidak hadir ke mesyuarat penting, rekod
tugasan yang tidak dikemas kini dan selalu mengelak untuk mengambil tanggungjawab yang
diberikan. Beliau lebih banyak menyendiri dan tidak melibatkan diri dalam aktiviti bersama dengan
warga sekolah yang lain.

Adaptasi dari Himpunan Contoh Kes-Kes Tatatertib (2009)

Arahan kepasa peserta:

Berdasarkan kes yang dinyatakan, bagaimanakah anda boleh membantu guru ini menyelesaikan
masalah beliau dengan menggunakan kemahiran empati yang sesuai.

PANDUAN PERBINCANGAN FORUM

1. Memahami masalah yang dihadapi:
· Penyesuaian dengan tugas dan tempat baharu
· Keupayaan dan kesediaan untuk melaksanakan tugas
· Hubungan dengan staf
· Tahap motivasi
2. Pilihan-pilihan penyelesaian masalah
3. Membuat keputusan
4. Sokongan dan motivasi
Bincangkan dengan peserta-peserta lain kaedah untuk mengaplikasikan kemahiran-
kemahiran komunikasi dalam kepimpinan di sekolah.

Komunikasi berkesan dapat membantu mengenal pasti halangan komunikasi secara

tepat dan sistematik. Komunikasi berkesan dilihat penting dalam memberi arahan,
membentuk kerjasama dan semangat berpasukan dan seterusnya dapat
mengoptimumkan prestasi dan kepuasan kerja dalam organisasi.

Terdapat beberapa kaedah untuk mengaplikasi kemahiran komunikasi yang berkesan,

antaranya adalah seperti :

i. Kemahiran Mempengaruhi

Kemahiran ini merupakan tindakan memujuk atau mengubah pemikiran pendengar

atau penerima mesej yang dikomunikasikan.

ii. Kemahiran Memujuk

Kemahiran ini adalah dengan menggunakan kata-kata manis untuk memikat hati
atau melembutkan hati pendengar.

iii. Kemahiran Perundingan

Kemahiran Perundingan merupakan roses tawar-menawar. Ia juga merupakan satu

proses yang melibatkan dua atau lebih pihak dalam usaha mencapai kata sepakat
terhadap sesuatu perkara.

iv. Kemahiran Delegasi

Delegasi adalah pemberian kuasa atau tanggungjawab kepada orang lain.

v. Kemahiran Pengucapan Awam

Kemahiran ini bukan diperoleh secara semula jadi, ia memerlukan latihan dan
keyakinan yang tinggi. Pengucapan awam boleh didefinisikan sebagai pelahiran
bahasa dengan penuh makna melalui komunikasi lisan dan bukan lisan.

vi. Kemahiran Menghadapi Pihak Media

Kemahiran ini merujuk kepada kebolehan seseorang berkomunikasi secara efektif

dengan pihak media yang membuat liputan tentang sesuatu peristiwa atau ketika
membuat hebahan tentang sesuatu majlis melalui media elektronik dan media cetak.

Kesimpulannya, kemahiran komunikasi berkesan dapat membina jalinan hubungan

kemanusian yang harmoni.
Sebagai seorang GPK Kokurikulum, banyak isu dan masalah yang sering timbul di
dalam pengurusan majlis di sekolah. Apabila berhubung dengan pihak luar , kita perlu
mempunyai pengetahuan tentang protokol dan etiket sosial supaya hubungan menjadi
lebih mesra dan majlis yang dilaksanakan itu dapat berjalan dengan lancar.
Isu-isu akan timbul pada peringkat persediaan dan pelaksanaan majlis di mana kita
hendak menyusun tempat duduk, menyediakan pentas, memasang bendera, menyusun
keutamaan dalam pengacaraan majlis. Antaranya isu yang sering timbul adalah
susunan keutamaan dan susunan tempat duduk dalam majlis rasmi di sekolah.

Susunan tempat duduk dif jemputan hendaklah dibuat dengan sempurna. Terdapat 3
prinsip susunan tempat duduk yang perlu diikuti:
Prinsip 1 (Susunan mengikut keutamaan)
Teknik sumbang saran (Brainstorming) yang merupakan teknik kreativiti kumpulan yang direkakan untuk
menjanakan banyak idea untuk penyelesaian kepada masalah dalam pengurusan pendidikan. Teknik ini amat sesuai
untuk mencari idea-idea baru serta kombinasi idea. Semua idea perlu dicatat untuk dibincangkan dalam sesi umum.
Seorang pengerusi yang layak dipilih. Sebarang idea diterima dan semua peserta mesti aktif memberi pandangan,
idea dan maklumat sebanyak mungkin. Kritikan sebarang idea tidak dibenarkan. Semua idea dinyatakan secara
spontan. Idea yang dipilih haruslah diperkemaskan sebelum diperkembangkan. Dalam penggunaan teknik ini
digalakkan menggunakan prinsip 5W ( What? Why? Who? Where? How? )
Analisis "5W" dan "1H" dikenal luas di dalam dunia tulis menulis terutama tulisan berjenis non-fiksi. “5W”dan “1H”
adalah singkatan dari beberapa pertanyaan iaitu What (apa), Who (siapa ), When ( bila ), Where ( mana), Why
( kenapa) dan juga How ( bagaimana). Alat ini dapat memberi suatu gambaran yang menyeluruh tentang sesuatu
masalah. Kita dapat membentuk pernyataan masalah yang akan membimbing kepada kefahaman yang lebih baik
dan menyeluruh dan dalam tentang masalah tersebut sehingga dapat merangsangkan strategi mengatasi masalah
tersebut.

Saya setuju dengan pendapat saudari. Bagi mencari idea-idea baru serta kombinasi
idea, sumbang saran memang merupakan alat menyelesaikan masalah yang paling
sesuai. Namun, dalam menggunakan teknik sumbang saran, kita perlu mematuhi
beberapa prinsip. Aktiviti mengkritik dan membuat penghakiman tidak boleh dilakukan
kerana ia akan mengganggu penghasilan idea yang kreatif.

Saya juga setuju dengan 5W & 1H sebagai salah satu alat yang dapat memberi
gambaran yang menyeluruh tentang sesuatu masalah. Daripada pernyataan masalah
yang dibina, lebih mudah untuk mengenal pasti cara penyelesaian sesuatu masalah itu.