Chapter 4

Data Management
Data

 Data dapat didefinisikan secara luas untuk mencakup dua komponen yang saling terkait?:
 Data Model yang menyediakan struktur data
 file Orientasi
 Data-base Orientasi
 Data nilai
 Sumber data Sebuah perusahaan melibatkan empat fungsi utama:
 Rekam & Repository Creation
 Repositori Pemeliharaan melalui penambahan dan pembaruan
 Data Retrieval
 Data Arsip dan Penghapusan

Entities

 Entitas adalah suatu objek, orang, atau peristiwa yang berupa perusahaan ingin
mengumpulkan dan memelihara data
 Karakteristik Entitas adalah Atribut
 Setiap atribut disimpan dalam sistem adalah Elemen data
 Biasanya ada korespondensi satu-ke-satu antara atribut dan elemen data
 Sebuah atribut didefinisikan secara luas mungkin memiliki atribut yang spesifik dan
karenanya elemen data. misalnya, Pengiriman Alamat
 Street Address
 Kota
 Negara
 Zip kode
 Negara

Data Elements
 Setiap atribut tercatat suatu entitas merupakan elemen data
 Lapangan Panjang: Ini adalah jumlah posisi berdekatan dibutuhkan untuk menyimpan
elemen data
 Data Type:
 Karakter
 Numeric
 Tanggal
 Mentah
 Data Nilai
File Classifications (Master Files)
 Master File: Ini berisi (semi) data permanen (catatan) yang berkaitan dengan entitas (orang,
tempat, dan hal-hal). Akuntansi contoh terkait meliputi:
 Umum dan Anak buku besar
 Buku besar file master
 Pelanggan / Account master file Piutang
 Penjual / Account master file Hutang
 Persediaan master file
 Karyawan / Payroll master file
 Buka file master WIP
 Biaya standar file master

File Classification (Transaction Files - I)

 Transaksi file: Ini berisi catatan yang berkaitan dengan peristiwa saat ini sedang diproses, seperti
penjualan, penerimaan barang, dll
 File Transaksi menangkap data transaksi rinci. Mereka adalah mitra untuk jurnal umum dan
khusus dalam sistem manual
 Data transaksi secara periodik diposting ke master file yang terkait (s) dan kemudian baik
dibersihkan atau diarsipkan

File Classification (Transaction Files - II)

 Akuntansi file transaksi terkait meliputi:

 Umum / Khusus jurnal file (General ledger)
 Penjualan / Cash berkas penerimaan (Piutang)
 Menerima / Pembelian file, Kas pencairan file (Persediaan, Hutang)
 Penerbitan persediaan file / pengiriman file / penjualan file / penyesuaian file (Inventaris)
 Payroll / Kas pencairan (Payroll)

Other File Classifications – I

 File referensi: Ini berisi tabel atau daftar data yang diperlukan untuk membuat perhitungan atau
untuk memeriksa akurasi data input. misalnya, tabel harga produk, daftar pelanggan, dll
 Sejarah file: Ini juga disebut file arsip karena mengandung catatan yang berkaitan dengan
transaksi diselesaikan seperti penjualan masa lalu
 Buka file: Transaksi ini tidak lengkap rekaman. Sedangkan file transaksi dibersihkan atau
diarsipkan pada akhir suatu periode tertentu, membuka file tetap terbuka tanpa batas. Hanya
catatan individu dari file terbuka bisa dibersihkan sebagai transaksi benar-benar terjadi atau
tidak. misalnya, penjualan Buka file order Penjualan transaksi file
Other File Classifications – II

 File Laporan: Ini berasal dari catatan dalam file master atau transaksi. misalnya, data dapat
diekstraksi secara berkala dari file induk Piutang Account untuk membangun sebuah jadwal
penuaan
 Backup file: Ini adalah salinan dari file yang dihasilkan saat ini sehingga file asli dapat diciptakan
dari itu
 Ketegangan file: Ini adalah kumpulan catatan-catatan dari file transaksi yang tampaknya berisi
data yang salah atau dipertanyakan

Record-Key

 Tombol Rekam: Ini adalah elemen data dalam catatan yang berfungsi sebagai kunci
semacam. misalnya, pelanggan nomor rekening
 Dua jenis kunci sering digunakan dalam catatan master file dan transaksi adalah kunci
utama dan satu atau lebih kunci sekunder
 Kunci Primer (juga disebut kunci record) adalah atribut yang secara unik
mengidentifikasi catatan tertentu. Mereka biasanya mode numerik atau alfanumerik,
misalnya, jumlah pelanggan
 Kunci Sekunder adalah atribut selain primary key dan merupakan cara alternatif
untuk mengurutkan atau mengakses catatan dalam sebuah file, misalnya, pelanggan
nama belakang

Flags