Microsoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) terbaru dan tercanggih saat
ini. Excel 2002 akan membantu anda dalam menghitung, memproyeksikan, menganalisisdan
mempresentasikan data.
a. Dapat membuat rumus yang menjalankan perhitungan berdasarkan berdasarkan data dalam
buku kerja, dan apabila data berubah maka hasil rumus itu juga dapat diperbaharui secara otomatis.
b. Dapat dengan cepat membuat grafik dari data yang ada, dan secara otomatis grafik tersebut
dapat diperbaharui sesuai dengan perubahan yang terjadi dari data asalnya.
Pada saat anda membuka atau menjalankan program aplikasi Excel 2002, sebuah buku keja
(workbook) baru yang masih kosong otomatis akan ditampilkan. Buku kerja yang masih kosong
tersebut terdiri dari 3 (tiga) lembar kerja (sheet) yang diwakili oleh tab lembar kerja (tab sheet) yang
berada dibawah.
Ø Title Bar
Menampilkan Nama Buku Kerja (Workbook) atau file yang sedang aktif.
Ø Menu Bar
Digunakan untuk mengakses menu tempat anda memilih berbagai perintah Excel.
Ø Standar Tollbar
Menampilkan tombol-tombol yang dapat anda klik dengan mouse untuk memilih perintah dan
utilities yang sering digunakan.
Ø Formating Toolbar
Menampilkan tombol-tombol peranti untuk memilih perintah format yang sering digunakan.
Ø Formula Bar
Menampilkan informasi mengenai perintah yang sedang dipilih dan status suatu saat
tertentu dari ruang kerja.
Ø Sheet
Untuk mengidentifikasikan lembar kerja (Sheet), dan dapat digunakan juga untuk berpindah diantara
lembar kerja.
Ø Range
Ø Task Pane
Merupakan sebuah lembar khusus yang mencul di sisi kanan dari jendela aplikasi Excel ketika anda
mengakses beberapa figure tertentu, dapat memungkinkan anda untuk melakukan perintah copy
dan cut item-item berlipat ganda dari sebuah web page kemudian memindahkannya (paste) ke
lokasi baru dalam web page yang sekarang atau pada sebuah web page baru.
Setiap lembar kerja Excel 2002 terdiri atas 256 kolom (columns) dan 65.536 baris (rows).
Perpotongan antara baris dan kolom disebut sel (Cell). Sel diberi nama menurut posisi kolom dan
baris pada lokasinya. Sebagai contoh, sel D6 adalah perpotongan antara kolom D dan baris.
BAB II
Untuk mengaktifkan program, pastikan bahwa pada komputer yang akan anda gunakan telah
terpasang program Excel, kemudian dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
Untuk dapat menyimpan data yang telah anda buat di Excel, anda dapat menyimpannya dengan
menggunakan disket atau anda dapat menyimpannya di local disk c:\ dengan melakukan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. klik menu File lalu pilihlah Save atau dengan menekan Ctrl+S
2. pilih save in, lalu tekan tekan tombol drop down, kemudian tentukan lokasi di drive, atau folder
mana anda ingin menyimpan data anda.
Jika anda telah menyimpan data anda didisket atau di local disk c:\ anda dapat membukanya dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. klik menu File lalu pilihlah Open atau dengan menekan tombol Ctrl+O
2. pilihlah look in, lalu lalu tekan tekan tombol drop down, kemudian tentukan lokasi di drive,
atau folder mana anda ingin membuka data anda.
Jika anda telah selesai membuat atau memperbaiki document anda yang ada di Microsoft
Excel, anda dapat menutup Excel dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut ini:
1. klik File atau dengan menekan tombol Alt+F lalu pilihlah EXIT
2. atau anda dapat langsung menutup Excel dengan mengklik tombol X yang berada dipojok kanan
atas, maka secara otomatis Excel akan tertutup
Ketika lembar kerja Excel pertama kali dibuka penunjuk sel berada pada alamat sel A1. untuk
memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang anda inginkan dapat dilakukan dengan
menggunakan keyboard atau mouse. Apabila anda menggunakan keyboard, anda dapat
menggunakan salah satu tombol dibawah ini: Tombol
Keterangan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya.
Bila anda ingin menggunakan mouse untuk memindahkan penunjuk sel, cukup dilakukan
dengan mengklik alamat sel yang anda inginkan. Namun bila alamat sel yang akan anda gunakan
tidak terlihat dilayar, anda dapat menggulung lembar kerja tersebut terlebih dahulu.
Ada beberapa tipe/jenis data yang dapat kita masukan dalam worksheet Excel, tapi untuk
memasukkan data-data tersebut caranya adalah sama.
1. pilih sel/klik mouse pada yang ingin kita isi, misalkan sel A2
2. ketik data misalkan “Budi Luhur” (pada saat kita mengetik data maka data tersebut ditampilkan
baik pada formula bar maupun pada sel aktif.
3. klik pada Enter box atau tekan Enter untuk memasukkan data ke sel, atau klik mouse pada
cancel atau tekan ESC untuk membantalkan pemasukan data.
1. untuk membantalkan pengisian data sebelum kita menekan ENTER atau mengklik mouse pada
Enter box dapat kita lakukan dengan menekan ESC atau dengan menggunakan tombol Backspace.
2. untuk membantalkan pengisian data segera setelah data masuk di sel, dapat kita lakukan
dengan menggunakan pilihan/perintah Undo dari menu Edit, selanjutnya Excel akan merubah nama
perintah Undo Entry pada menu Edit menjadi Redo.
Data Angka (Numerik) dimaksudkan untuk data yang akan dikenai operasi matematis.
Misalnya Harga barang, Jumlah beli.
2. ketik data angka, misalnya: 2000, data yang akan kita ketik ditampilkan baik pada formula bar
maupun pada sel aktif.
Untuk memasukkan data angka ke range ulangi langkah 2 dan 3 untuk setiap data. Excel secara
otomatis akan membuat rata kanan untuk data angka.
Ada beberapa cara penulisan data Date dan time yang dapat kita gunakan pada saat
memasukkan data, table dibawah ini adalah beberapa contoh cara penulisan tersebut:
1. pilih/klik mouse pada sel atau range yang akan kita isis data.
2. ketik data Date atau Time dengan cara penulisan yang sesuai denga keinginan kita.
Data formula dimaksudkan untuk data yang berupa rumus untuk operasi atau perhitungan tertentu.
Suatu formula akan mengandung operator, referensi sel, nilai dan fungsi worksheet. Untuk
memasukkan formula pada suatu sel, anda dapat mengetik kombinasi dari elemen formula tersebut
pada formula bar. Pengetikannya selalu dimulai dengan tanda sama dengan (=).
operator yang digunakan oleh data formula dapat anda lihat pada table dibawah ini:LEVEL
OPERATOR FUNGSI
I ^ Pangkat
II *
/ Perkalian
Pembagian
III +
- Penjumlahan
Pengurangan
f. Editing Data
Untuk memperbaiki data yang telah kita masukkan dalam worksheet ada dua cara, yaitu:
ü klik mouse pada sel yang akan diperbaiki, data ditampilkan di formula bar
ü klik mouse pada formula bar, kursor akan ditampilkan diformula bar. Langkah berikutnya kita
dapat melakukan perbaikan pada data yang salah.
2. langsung pada sel aktif yang akan diperbaiki, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
ü klik mouse ganda pada sel aktif atau tekan F2, kursor akan ditampilkan pada sel aktif tersebut.
Barulah kita dapat melakukan perbaikan terhadap data yang salah.
Perbaikan kesalahan yang ditawarkan oleh Excel 2002 adalah dengan menggunakan tombol Smart
Tag yang berbeda-beda tergantung kesalahan yang ditemui.
Ø Convert to Number, bila anda ingin mengkonversikan data pada sel tersebut menjadi data
berjenis angka.
Ø Help on this Error, bila anda ingin menggunakan fasilitas Help guna menelunsuri kesalahan yang
terjadi. Lihat gambar dibawah ini:
Ignore Error, bila anda ingin mengabaikan kesalahan yang terjadi pada sel tersebut.
Ø Edit in Formula Bar, bila anda ingin memperbaiki kesalahan data, dengan menyuntingnya (edit)
pada baris rumus (formula bar).
Ø Error checking Options, bila anda ingin menampilkan kotak dialog option, yang mengatur
konfigurasi pemeriksaan kesalahan oleh Excel 2002.
Ø Show Formula Auditing Toolbar, bila anda ingin menelunsuri kesalahan dengan menggunakan
baris toolbar Formula Auditing.
a) Memindah Data
Untuk memindahkan data yang ada pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan dengan
langkah-langkah:
2. pilih dan klik menu Edit, Cut_atau dengan menekan tombol Ctrl+X. langkah kedua dapat juga
anda lakukan dengan mengklik icon Cut pada Toolbar Standard .
3. pindahkan penunjuk sel ke posisi yang anda inginkan.
4. pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V
atau tekan Enter. Langkah yang sama juga dapat anda lakukan hanya dengan mengklik icon Paste
Paste yang terdapat pada Toolbar Standard
b) Menyalin Data
Menyalin data yang terdapat pada suatu suatu sel atau range dilakukan dengan langkah berikut:
2. pilih dan klik menu Edit, Copy atau dengan menekan tombol Ctrl+C. anda dapat melakukan
langkah sama dengan menekan icon Copy pada toolbar.
4. pilih dan klik menu Edit, Paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V atau tekan tombol Enter.
a. Fungsi =IF
Dalam penulisan fungsi logika anda memerlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika, untuk
menggunakan ekspresi diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding) berikut ini:
= sama dengan
berdasarkan ketentuan diatas anda dapat menggunakan fungsi =IF di sel C7 dengan penulisan rumus
sebagai berikut:
=IF(C7>=12,”payung”,”tidak dapat”)
selain dengan cara diatas anda juga dapat menggunakan fungsi IF dengan memamfaatkan fasilitas
Insert Function. Dengan mengikuti langkah-langkah dibawah ini:
Ø Pilih dan klik menu Insert, Funcion atau klik tombol toolbar Insert function. Kotak dialog Insert
Fungtion akan tampil seperti gambar:
Ø Oleh karena fungsi IF merupakan fungsi yang sering digunakan , pada tombol datar Select a
category, pilih dan klik Most Recently Used. Kemudian pada kotak datar pilihan Select a Function,
pilih dan klik fungsi IF.
Ø Klik OK . Dengan langkah ini kotak dialog Function Arguments, akan ditampilkan. Lihat gambar:
Ø Pada kotak isian logical_ test, tentukan ekspresi logika yang akan menjadi syarat. Untuk contoh
diatas ketikkan C 10 > = 12.
Ø Pada kotak isian value _ if _ true, tentukan perintah yang harus dikerjakan jika ekspresi logika
didalam logical _ test bernilai TRUE. Untuk contoh diatas ketikkan “ PAYUNG “.
Ø Pada kotak isian Value_if_false, tentukan perintah yang harus dikerjakan jika ekspresi logika
didalam logical_test bernilai FALSE. Untuk contoh di atas ketikkan “Tidak Dapat”.
Ø Klik OK.
b. Fungsi =AND
Bentuknya adalah:
fungsi ini dapat memberikan nilai TRUE hanya jika semua nilai argument adalah TRUE
c. Fungsi = OR
Bentuknya adalah:
kegunaannya adalah dapat memberikan nilai TRUE jika salah satu atau lebih dari argument adalah
TRUE
d. Fungsi = NOT
Bentuknya adalah:
kegunaannya adalah dapat memberikan nilai kebalikan dari argument yang dipakai
e. Fungsi =VLOOKUP
Fungsi ini digunakan untuk pembacaan suatu tabel, bila tabel disusun secara vertical.
f. Fungsi =HLOOKUP
Fungsi ini digunakan untuk pembacaan suatu tabel, bila tabel disusun secara Horizontal.
Bentuknya adalah
g. Fungsi =SUMIF
Bentuknya adalah:
Fungsi Statistik
= AVERAGE (Range) memberikan nilai rata-rata (Average) data dalam suatu range.
= SUM (Range) memberikan nilai terkecil dari data dalam suatu range.
= MIN (Range) memberika nilai terbesar dari data dalam suatu range.
= COUNT (Range) memberikan banyak data yang bukan “blank” dalam suatu range.
= COUNTA (Range) memberikan banyaknya data baik angka maupun label dalam satu list atau
range sample data.
Fungsi String
String adalah untaian karakter yang dapat terdiri dari huruf, angka atau lambang khusus. Microsoft
Excel menyediakan seperangkat fungsi string yang gunanya untuk melakukan operasi pada string.
1) = LEFT
2) =RIGHT
3) =MID
Misalnya:
Untuk membuat gafik dengan menggunakan bantuan Chart Wizard, ikuti langkah-langkah dibawah
ini:
b. Pilih dan klik menu Insert, chart atau klik tombol toolbar Chart Wizard. Kotak dialog Chart
Wizard – Step 1 of 4 – Chart Type akan ditampilkan.
c. Pada kotak dialog tersebut klik tab Standard Types, kemudian tentukan jenis grafik dan format
tampilan grafik yang anda inginkan. Misalnya jenis grafik Column dengan tampilan 3-D Column.
v Standard Types : proses pembuatan grafik langkah demi langkah (Wizard), sehingga anda tinggal
mengikuti dan melengkapi elemen grafik yang ada pada kotak dialog Wizard tersebut.
v Custom Types : proses pembuatan grafik secara langsung dengan memilih jenis grafik yang ada
dan sekaligus melengkapi elemen grafik.
v Chart Type : pilih dan klik salah satu jenis tampilan grafik yang anda inginkan.
v Chart sub-type : pilih dan klik format dan jenis tampilan grafik yang anda inginkan.
v Press and Hold to View Sample : klik dan tahan tombol mouse untuk melihat contoh tampilan
grafik
d. Klik tombol Next> untuk menampilkan atau menuju pada langkah berikutnya.
e.. Tentukan atau lengkapi elemen grafik pada kotak dialog berikut:
Lakukan pemilihan dan pengisian sesuai dengan elemen dari grafik tersebut.
v Titles : memberikan judul pada grafik, perhatikan Gambar dibawah ini..GB yang terdiri dari :
v Tab Exes, biasanya digunakan untuk mengatur judul sumbu (Axis), apakah judul sumbu Category
(X) Axis, Series (Y) Axis dan Value (Z) Axis akan ditampilkan atau tidak.
v Tab Gridlines, untuk menampilkan atau menghilangkan garis sekala pembantu (grid) pada sumbu
X, sumbu Y dan sumbu Z.
· Kotak cek Show legend, digunakan utnuk menampilkan atau menghilangkan legend grafik.
· Tombol pilihan yang ada pada kotak Placement, digunakan untuk mengatur letak penempatan
legend grafik
v Tab Data Labels, digunakan untuk menempatkan label pada data grafik. Label data yang akan anda
tempatkan bisa berupa teks atau berupa nilai data itu sendiri.
v Tab Data Tabel, digunakan untuk menempatkan label data pada bagian bawah grafik.
f. Setelah anda melakukan pemilihan, klik tombol perintah Next >. Kotak dialog Chart Wizard –
Step 4 of 4 – Chart location akan ditampilkan.
v As new Sheet, menempatkan grafik pada lembar kerja yang baru dengan nama Chart1 dan masih
dalam satu buku kerja (nama file). Nama grafik Chart1 ini dapat dirubah dengan nama lain sesuai
dengan keinginan.
v As object in : menempatkan grafik pada lembar kerja (data sheet) tertentu sesuai secara
bersamaan atau berdampingan.
Header adalah baris khusus yang dicetak pada bagian atas setiap halaman percetakan, sedangkan
Footer adalah baris khusus yang dicetak pada bagian bawah setiap halaman percetakan.
1. Pilih dan klik menu File atau dengan menekan tombol Alt+F, Page Setup.
2. Klik tab Header/Footer
3. Pada tombol daftar Header, pilih dan klik isi Header yang anda inginkan, begitu pula pada
tombol daftar pilihan Footer, pilih dan klik isi footer yang anda inginkan.
4. Bila pada pilihan yang telah tersedia tidak ada yang sesuai, maka anda dapat membuat header
dan footer sendiri sesuai dengan keinginan anda. Untuk membuat header sendiri, klik tombol
perintah Custom Header dan/atau Custom Footer.
. Pada kotak dialog Header/Footer tersebut, ketikkan atau pilih header/footer yang anda inginkan.
Margin adalah bidang cetak terhadap tepi halaman kertas. Apabila dibutuhkan ukuran batas
margin ini dapat anda ubah, dengan menggunakan langkah berikut:
4. Agar tampilan hasil percetakan terlihat baik, anda mengatur halaman kertas, dengan cara
pada bagian Center on Page, beri tanda atau klik kotak cek Horizontally dan/atau kotak cek Vertically
5. Klik OK
1. Klik menu bar File, kemudian klik pilihan Print atau Ctrl+p. Dilayar akan terlihat kotak dialog
Print sebagai berikut:
Printer : menentukan jenis printer yang digunakan dalam percetakan, Name adalah nama printer
yang digunakan, misalnya Canon BJC-2100SP.
v Print range : menentukan pilihan data yang akan dicetak
o Page(s) From : digunakan untuk menentukan halaman awal yang akan digunakan untuk
menentukan halaman akhir.
o Active sheet(s) : digunakan untuk mencetak seluruh isi lembar kerja yang aktif.
o Entire Workbook : digunakan untuk mencetak semua lembar kerja yang memuat data buku yang
bersangkutan.
v Number of Copies : digunakan untuk menentukan jumlah cetakan dari lembar kerja yang akan
dicetak.
v Print to File : digunakan untuk menentukan lembar kerja akan dicetak dalam file dengan ekstensi
prn
3. Tentukan halaman yang akan dicetak pada pilihan Print range dengan memilih All.