TEORI DASAR AUDIT MUTU

INTERNAL

Dr. Ir. Hisar Sirait, M.A

DISAMPAIKAN PADA
PELATIHAN AUDIT MUTU INTERNAL BERBASIS SPMI
BAGI CALON AUDITOR INTERNAL
STIKes ABDI NUSANTARA
BEKASI, 4-5 JANUARI 2019
 NARASUMBER: Dr. Ir. HISAR SIRAIT, M.A.

• PENGALAMAN MANAJEMEN:
1. REKTOR INSITUT BISNIS DAN INFORMATIKA KWIK KIAN GIE (IBI KKG), 2015- SEKARANG
2. WAKIL REKTOR BIDANG AKADEMIK - IBI KKG
3. KEPALA LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT – IBI KKG
4. KETUA PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS - IBI KKG
5. MANAGEMENT REPRESENTATIVE ISO 9001:2008 – IBI KKG,
6. PENANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENJAMINAN MUTU INTERNAL – IBI KKG

• PENGALAMAN PENJAMINAN MUTU:

1. KETUA TIM PAKAR MUTU L2DIKTI WILAYAH 3 DKI JAKARTA

2. KOODINATOR TIM PENGEMBANGAN SPMI L2DIKTI WILAYAH 3 DKI JAKARTA
3. FASILITATOR PENYUSUNAN STATUTA DAN RENSTRA DIREKTORAT KELEMBAGAAN
DAN KERJASAMA DIKTI, KEMENRISTEKDIKTI.
4. TIM PENGEMBANG SPMI DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, DIREKTORAT
PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN KEMENRISTEKDIKTI
5. AUDITOR SPMI DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU, DIREKTORAT PEMBELAJARAN
DAN KEMAHASISWAAN, KEMENRISTEKDIKTI

• KONTAK:
• PHONE : 0813 -8134 – 2911 / 0818 -19 -2465

• EMAIL : hisrait1@gmail.com
2
 Peserta mampu :
1. Memahami prinsip dasar
Audit Mutu Internal

2. Merencanakan Audit Mutu

Internal

TUJUAN 3. Membuat checklist

PELATIHAN 4. Melakukan audit dokumen

5. Melakukan audit

6. Membuat laporan audit

 • PASAL 5 AYAT (1) DAN (2) PERMENRISTEKDIKTI NO 62
TAHUN 2016 TENTANG SISTEM PENJAMINAN MUTU
PENDIDIKAN TINGGI

1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang

terdiri atas:
a) penetapan Standar Pendidikan Tinggi,
DASAR HUKUM b) pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
PELAKSANAAN c) evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan
Tinggi
AUDIT MUTU d) pengendalian pelaksanaan Standar
INTERNAL Pendidikan Tinggi
e) peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) huruf c dilakukan melalui audit
mutu internal.
 KETERKAITAN AUDIT MUTU DENGAN SIKLUS SPMI
Audit Mutu Internal merupakan bagian dari siklus SPMI

P
PENETAPAN
STANDAR

P P
PENINGKATAN PELAKSANAA
STANDANDAR N STANDAR

P E AUDIT MUTU
EVALUASI
INTERNAL
PENGENDALI PELAKSANAA
AN STANDAR N STANDAR
AUDIT MUTU bukanlah
asesmen/penilaian melainkan
pencocokan KESESUAIAN
antara pelaksanaan dengan
perencanaan suatu
kegiatan/program.

JADI AMI DIJALANKAN BUKAN

UNTUK MENCARI KESALAHAN
TETAPI MENDORONG TAAT
AZAS DAN TERTIB PROSEDUR
(kepatuhan terhadap
STANDAR SPMI yang telah
ditetapkan).
 MONITORING

EVALUASI DIRI

AUDIT MUTU
EVALUASI / CHECK INTERNAL

BENTUK EVALUASI LAINNYA

 Audit Mutu Internal adalah
proses pengujian yang
sistematik, mandiri, dan
terdokumentasi untuk
memastikan pelaksanaan
PENGERTIAN AUDIT kegiatan di PT sesuai
prosedur dan hasilnya telah
sesuai dengan standar untuk
mencapai tujuan institusi
 1. Memastikan implementasi
sistem manajemen sesuai
dengan sasaran/tujuan

2. Mengidentifikasi peluang
Tujuan perbaikan
manajemen mutu
sistem
Audit Mutu
3. Mengevaluasi efektivitas
Internal penerapan sistem
manajemen mutu

4. Memastikan sistem
manajemen memenuhi
standar/ regulasi
 • Membantu PT mencapai
tujuannya dengan cara
mengevaluasi dan mendorong
adanya peningkatan melalui
proses:

1. Mengkomunikasikan tujuan PT,

Manfaat Standar Dikti yang ditetapkan PT
dan nilainilai yang telah
Audit Mutu ditetapkan.
Internal
2. Memantau pencapaian
kesesuaian tujuan dengan
standar

3. Mengukur akuntabilitas dari

pelaksanaan standar
 1. Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum
dan silabus dengan tujuan pendidikan, dan
kompetensi lulusan yang diharapkan (Learning
Outcome)

2. Mengetahui Konsistensi perencanaan,

pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran
terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.

3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan,

Manfaat AMI pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran
terhadap manual prosedur dan instruksi kerja
program studi.
bagi Pimpinan
PT 4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-
prasarana dan sumber daya pembelajaran,
penelitian dan/atau pengabdian kepada
masyarakat.

5. Mengetahui Konsistensi perencanaan,

pelaksanaan, evaluasi penelitian dan pengabdian
serta kerja sama.
 Audit internal
Audit yang dilakukan untuk
JENIS AUDIT: menentukan tingkat kesesuaian
pelaksanaan kegiatan terhadap
standar mutu organisasi sendiri
( standar Internal), Peraturan,
Prosedur, Instruksi kerja.

Audit eksternal
Audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian
terhadap standar eksternal
 • Klien(Client):organisasi/peroran
gan yang mempunyai hak untuk
TERMINOLOGI mengatur atau hak kontrak
untuk meminta audit
AUDIT
• Teraudit(Auditee): Organisasi/
unit kerja/ orang yang diaudit.
Teraudit bisa sekaligus sebagai
klien.

• Auditor: orang yang memiliki

kemampuan untuk melakukan
audit
TERMINOLOGI • Ketua Tim Auditor adalah orang yang
AUDIT ditunjuk untuk mengelola audit dan
memimpin pelaksanaan audit
dengan dibantu beberapa auditor

• Kriteria Audit (Audit Criteria):

Kebijakan, prosedur atau persyaratan
yang digunakan sebagai referensi.

• Bukti Audit (Audit Evidence):

Catatan, pernyataan, fakta atau
informasi lainnya yang relevan
dengan kriteria audit dan dapat
diperiksa. Bukti audit dapat bersifat
kualitas atau kuantitas
TERMINOLOGI
AUDIT
• Check list (Daftar Tilik): daftar
pertanyaan yang disusun
berdasar hasil audit dokumen
untuk diverifikasi lebih lanjut
dalam audit
lapangan/visitasi/kepatuhan.

• Temuan Audit (Audit

Findings): hasil dari evaluasi
bukti audit yang dikumpulkan
yang berlawanan dengan
kriteria audit.
 • Lingkup audit meliputi
Lingkup (cakupan) semua persyaratan sistem
audit yang berpengaruh terhadap
mutu layanan, di antaranya:

1. Dokumen sistem mutu

2. Organisasi

3. Komitmen (tanggung jawab)

manajemen

4. Sumber daya, meliputi:

a. Sumber daya manusia
b. Infrastruktur
c. Keuangan
Pimpinan Perguruan Tinggi

1. Menetapkan tujuan AM
2. Merencanakan audit
3. Menetapkan objek dan
lingkup audit

Unit Jaminan Mutu

Membentuk Tim Auditor
M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor
M2 : Melakukan Audit Dokumen
M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit
RAPAT M4 : Melakukan Audit Lapangan
TINJAUAN
M5 : Membuat Laporan Audit
MANAJEMEN
Tahapan
Pelaksanaan Audit
TAHAP I
Audit Dokumen / Desk
Evaluasi

TAHAP 2
Audit Kepatuhan/
Visitasi / Lapangan
Audit • Kegiatan Audit dalam Audit
dokumen adalah penyusunan
Dokumen Daftar Tilik (Checklist) dalam
Audit Dokumen

Checklist:
• merupakan alat audit bagi
auditor,
• disusun di sekitar lingkup
dan area audit,
• disusun berdasarkan
persyaratan tertentu.
 • Observasi (OB): Ketaksesuaian
yang dapat diselesaikan
dengan cepat dan mudah.

• Ketaksesuaian (KTS) MINOR:

Ketaksesuaian yang memiliki
dampak terbatas terhadap
Klasifikasi sistem mutu.
Temuan Audit
• Ketaksesuaian (KTS) MAJOR:
Ketaksesuaian yang memiliki
dampak luas terhadap sistem
mutu.
 TEMUAN AUDIT
Mencapai
Standar ditingkatkan
Standar

Melampaui Standar ditingkatkan

Belum
mencapai Perlu tindakan koreksi

Menyimpang Perlu tindakan koreksi

 • Observasi (OB): Temuan yang
berpotensi menjadi ketidaksesuaian
atau temuan yang dapat segera
diperbaiki

• KeTidakSesuaian Temuan yang

belum mencapai, menyimpang dan
Klasifikasi tidak sesuai dengan standar atau
persyaratan yang ditentukan PT
Temuan
• KeTidakSesuaian (KTS) MINOR:
Audit Ketaksesuaian yang memiliki
dampak terbatas terhadap sistem
mutu.

• KeTidakSesuaian (KTS) MAJOR:

Ketaksesuaian yang memiliki
dampak luas terhadap sistem
mutu.
 1. KTS yang berpengaruh
besar terhadap mutu
produk/pelayanan.
Kriteria KTS 2. KTS yang menyebabkan
risiko kehilangan konsumen.
3. KTS yang mengancam
sertifikasi atau registrasi.
4. KTS yang merupakan
ancaman terhadap kegiatan
atau para pelaksana dalam
organisasi.
5. KTS yang tidak secara
langsung mempengaruhi
mutu produk/pelayanan.
KTS yang mudah diralat.
6. KTS yang tidak
menghambat sertifikasi/
registrasi.
 Perlu
TINDAKAN
OBS / KTS
KOREKSI

PERMINTAAN
TINDAKAN
KOREKSI
 • Permintaan perbaikan
kepada auditee atas dasar
laporan audit agar auditee
menghilangkan KTS atau
penyebab KTS

• Tindakan yang diambil

PERMINTAAN untuk meniadakan sebab-
TINDAKAN sebab ketidaksesuaian,
KOREKSI cacat, atau hal-hal lain
yang tidak diinginkan,
sehingga dapat mencegah
pengulangan hal-hal di
atas untuk mengarah pada
peningkatan mutu secara
berkelanjutan.