ISO 9001: 2008

STANDART MUTU PEMANTAUAN

DAN EVALUASI BIDANG
PENGABDIAN MASYARAKAT
NOMOR : 2.0.000.0.07.0.00

REVISI : 00

Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih, Jakarta Pusat, Jakarta 10510.

4.0.000.0.01.0.02 Rev 00
 ISO 9001:2008

STANDART MUTU PEMANTAUAN

DAN EVALUASI BIDANG
PENGABDIAN MASYARAKAT
NOMOR : 1.0.000.0.00.0.00

Revisi : 00

BAGIAN/PEJABAT
YANG TANDA TANGAN
BERWENANG

DISUSUN OLEH Wakil Rektor III

……………………………..
Dr. H. Sonny Pamuji Laksono.Mkes.AIFM

DIPERIKSA OLEH Ketua SPMI

……………………………..
Dr H Insan Sosiawan T.PhD

DISAHKAN OLEH Rektor

……………………………..
Susi Endrini,SSi,MSc.PhD

4.0.000.0.01.0.05 Rev 00
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 1 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

DAFTAR ISI

Halama
n
LEMBAR PENGESAHAN DAN JUDUL
DAFTAR ISI 1
RIWAYAT REVISI DOKUMEN 2
DAFTAR DISTRIBUSI 3

1. Tujuan 4
2. Ruang Lingkup 4
3. Tanggung jawab dan wewenang 4
4. Prosedur Mutu Pemantauan & Evaluasi Program : 4
a) Perencanaan Pemantauan & Evaluasi Program 4
b) Persiapan Pemantauan & Evaluasi Program 5
c) Pelaksanaan Pemantauan 6
d) Laporan Hasil Pemantauan 6
e) Follow Up Hasil audit 8
5. Jadwal Pelaksanaan Pemantauan & Evaluasi Program / Audit 9
6. Indikator Kinerja : 11
a) Indikator Kinerja Utama 11
b) Indikator Kinerja Tambahan 12
7. Diagram Alir 12
8. Dokumen dan Rekaman Terkait 12
9. Lampiran-Lampiran 12

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 2 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 3 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Revisi Tanggal Terbit Penjelasan (singkat) Isi Perubahan

00 9 September 2013

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 4 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

DAFTAR DISTRIBUSI

No. JABATAN Nomor Copy

1 Ketua SPMI 00
2 Ketua Pengurus Yayasan YARSI 01
3 Rektor Universitas YARSI 02
4 Wakil Rektor III Universitas YARSI 05
5 Kepala Registrar Universitas YARSI 06
6 Wakil Dekan III Fakultas Kedokteran Univ.YARSI 08
7 Wakil Dekan III Fakultas Ekonomi Univ.YARSI 09
8 Wakil Dekan III Fakultas Hukum Univ.YARSI 10
9 Wakil Dekan III Fakultas Teknologi Informasi Univ.YARSI 11
10 Wakil Dekan III Fakultas Psikologi Univ. YARSI 12
11 Ketua YARA 13
12 Ketua YARSI Save Vision 14
13 Ketua TB Care 15
14 Ketua Empowering Village 16
15 Ketua YARSI Peduli HIV/AIDS 17

Daftar Distribusi ini disalin berdasarkan “ Daftar Induk Distribusi

Dokumen”
nomor : 3.0.000.0.01.2.01 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 5 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

1. Tujuan
Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan Pemantauan dan
Evaluasi Program program Bidang Pengabdian Masyarakat untuk menjamin
bahwa sistem manajemen mutu diterapkan secara efektif dan efesien sesuai
dengan persyaratan yang ditentukan baik oleh SPMI dan ISO 9001:2008

2. Ruang lingkup
Prosedur Pemantauan dan Evaluasi ini berlaku di lingkungan Universitas YARSI
khususnya bidang Pengabdian pada Masyarakat, pada tingkat Fakultas maupun
Pusat Pusat di bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat Universitas
YARSI.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

A. Warek III menentukan Rencana dan Jadwal Pemantauan-Evaluasi,
menyusun dan menetapkan jadwal Pemantauan-Evaluasi, memutuskan
perlu tidaknya suatu tindak lanjut hasil Pemantauan-Evaluasi.
B. Warek III berkordinasi dengan Ketua SPMI untuk menunjuk Tim Auditor
dan Auditor Kepala yang akan melaksanakan Pemantauan-Evaluasi
C. Auditor Kepala memimpin pelaksanaan audit dan penyusunan laporan
hasil audit.
D. Warek III menerima pelaksanaan audit & laporan hasil audit, serta wajib
mendukung pelaksanaan audit dan bertanggung jawab penuh terhadap
tindakan perbaikan / pencegahan yang dilakukan terhadap temuan audit di
dalam area kerja masing masing sektor
E. Para Wakil Dekan III, dan para Kepala Pusat wajib menunjuk
pengganti/wakilnya dengan otoritas penuh bilamana karena kesibukannya
tidak dapat mengikuti proses Pemantauan-Evaluasi di area kerjanya
masing-masing.
F. Warek III dan Auditor sama-sama melakukan verifikasi. Verifikasi hasil
audit dilakukan oleh Auditor, sedang Ketua SPMI yang membawahi para
auditor bertanggung jawab memastikan / memantau adanya verifikasi.
G. Warek III memantau status tindakan perbaikan dari suatu ketidaksesuaian
hasil audit.
H. Auditor SPMI bertanggung jawab untuk melaksanakan audit, menerbitkan
Non Conformity Report serta Observation Report, melakukan verifikasi
atas ketidaksesuaian hasil audit dan tindak lanjut dari suatu
ketidaksesuaian serta menyusun laporan hasil audit.
I. Warek III dibantu Registrar bertanggung jawab untuk meninjau dokumen
hasil audit serta memantau hasil verifikasi audit, memberitahukan hasil
pelaksanaan audit kepada pihak yang terkait.
4. Prosedur Mutu :
4.1. Perencanaan :
A. Warek III membuat Program tahunan Pemantauan Dan Evaluasi yang
disusun minimal per semester untuk menjamin agar semua prosedur

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 6 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

sistem manajemen mutu dapat diaudit paling sedikit dua kali setiap
semester.
B. Pemantauan Dan Evaluasi yang dilaksanakan oleh auditor luar
(Eksternal Auditor) dapat mengikuti jadwal yang telah ditentukan
atau disesuaikan dengan jadwal pihak Auditi. Jadwal ditentukan oleh
Warek III berdasarkan kebutuhan / pertimbangan tertentu.
C. Setiap saat audit tak terjadwal dapat dilakukan jika diketahui sistem
manajemen mutu mengalami kesulitan yang cukup serius, yang
dilaporkan oleh kepala institusi berupa pemantauan dalam hal
kegiatan operasional dan diketahui oleh pengendali prosedur.
4.2. Persiapan audit :
A. Berdasarkan jadwal Pemantauan dan Evaluasi yang telah dibuat Warek
III, Ketua SPMI akan mempersiapkan proses audit dan menentukan
Tim Audit serta Personil Pendukungnya. Tim Audit terdiri dari Auditor
Kepala dan Auditor Anggota. Warek III mengkomunikasikan tujuan
audit, ruang lingkup audit dan aspek-aspek penting dan kritis yang
perlu mendapat perhatian dari tim audit.
B. Registrar akan menyiapkan dokumen-dokumen untuk kebutuhan
proses audit antara lain: Rencana Audit, Daftar Periksa Audit, Laporan
Hasil Audit (LHA), Non Conformity Report (NCR), Observation
Report (OBR), Status Temuan Audit dan laporan hasil audit periode
sebelumnya.
C. Warek III akan memberitahu Rektor, Dekan dan kepala Pusat
mengenai : waktu, aspek audit dan ruang lingkup audit yang
dituangkan dalam dokumen pemberitahuan audit. Pemberitahuan audit
paling lambat diberitahukan 2 minggu sebelum pelaksanaan.

4.3. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi .

4.3.1. Auditor Briefing.
Auditor Kepala memanggil seluruh anggota tim auditor untuk menjelaskan :
1. Teknik pelaksanaan Audit, tentang tujuan dan lingkup audit yang
akan
dilaksanakan.
2. Membagikan AMI sesuai dengan check list, laporan ketidaksesuaian
& tindakan perbaikan AMI, daftar hadir dan dokumen lain yang
relevan.
3. Meninjau dan membahas hasil temuan AMI yang lalu berdasarkan
laporan Rektor, Dekan, Kepala Program Studi/ Pusat/ Bagian dan
atau Kepala UPT serta Registrar.
4. Menyamakan persepsi tentang klasifikasi temuan.
5. Daftar Hadir auditor briefing dicatat sebagai bagian dari aktifitas
opening meeting.
4.3.2. Opening meeting. Sebelum AMI dimulai diadakan opening meeting yang
dipimpin oleh Auditor Kepala dan dihadiri oleh Auditor, Warek III, Wadek

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 7 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

III seluruh Fakultas dan para Auditi Institusi serta Kepala Kepala Pusat di
bawah kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat yang akan diaudit,
untuk membahas mengenai:
1. Tujuan dan metode audit
2. Pendamping dan atau personil yang akan diaudit
3. Keterbatasan waktu, sample dan auditor
4. Tingkat kedalaman audit berdasarkan kekritisan proses
5. Klasifikasi temuan
6. Topik lain yang relevan dengan kondisi audit yang akan dilaksanakan
7. Ruang lingkup area yang akan diaudit (prosedur yang diaudit).
8. Metoda untuk menentukan dan mencatat ketidaksesuaian.
9. Rencana Closing Meeting
10. Kriteria temuan dan laporan hasil audit yang disampaikan.
11. Tindak lanjut yang diperlukan atas temuan yang terjadi selama
proses audit dan verifikasi yang dilakukan oleh auditor.
12. Daftar hadir Opening meeting dicatat sebagai bukti pemenuhan
terhadap prosedur.

4.4. Pelaksanaan AMI

4.4.1. Melaksanakan AMI, harus dilakukan sesuai dengan budaya yang ada dan
berdasarkan pada:
1. Auditor dan Auditi harus berlaku secara professional.
2. Hal yang diaudit adalah sistem/fungsi, bukan personelnya (orang).
3. Temuan yang ada (Laporan Ketidak Sesuaian & Tindakan Perbaikan
– AMI), menunjukkan kebocoran dalam sistem fungsi yang harus
ditindak-lanjuti sebagai bukti perbaikan.
4. Diusahakan harus tepat waktu. Audit dilakukan dengan cara
wawancara / interview dan sampling catatan mutu di area yang
diaudit serta observasi /pengamatan dilapangan. Auditor akan
meminta Auditi untuk menunjukkan bagaimana persyaratan prosedur
sistem manajemen mutu terkait dipersiapkan sebelumnya baik oleh
Rektorat, Dekanat, Pusat, Program Studi, Koordinator & Bagian
maupun UPT.
5. Pemeriksaan kesesuaian prosedur sistem manajemen mutu akan
dilakukan dengan cara sampling terhadap catatan-catatan mutu di
area/bagian dan jika ada keraguan diantara sampel yang dipilih,
maka sampel lain akan dipilih. Auditor akan melakukan verifikasi
sampel yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh Rektorat, Dekanat,
Pusat, Program Studi, Koordinator & Bagian, dan atau UPT.
6. Setiap Auditi wajib mengisi Daftar hadir pada saat proses audit.
4.4.2. Bila ternyata prosedur sistem manajemen mutu yang diperiksa memenuhi
persyaratan:

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 8 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

1. Auditor akan mencatatnya dan mencari bukti nyata objektif dengan

memantau proses kerja dan atau catatan mutu yang telah digariskan
dalam prosedur sistem manajemen mutu. Jika ditemukan
ketidaksesuaian, auditor dapat menghentikan proses pencarian bukti
objektif dan dapat melanjutkan ke topik audit lainnya.
2. Perkembangan proses audit akan didiskusikan oleh tim audit untuk
memantau status audit yang sedang berlangsung dan saling tukar
informasi atas temuan yang terjadi.
3. Setelah audit selesai dan sebelum Closing meeting dilaksanakan, tim
audit akan bertemu untuk membahas serta mengevaluasi temuan-
temuan audit. Kepala Auditor Internal akan mengumpulkan,
mengelompokkan dan mengklasifikasikan ketidaksesuaian-
ketidaksesuaian yang ditemukan oleh tim auditor. Temuan audit
akan diklasifikasikan sebagai berikut:
Ditemukan Ketidak sesuaian, jika:
1. Prosedur sistem manajemen mutu tidak sesuai atau belum memenuhi
persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001:2008
2. Pelaksanaan tidak sesuai dengan prosedur sistem manajemen mutu
Bidang Pengabdian Masyarakat yang tertulis.
4. Ada kelemahan yang mendasar pada sistem yang disebabkan oleh
tidak ditaatinya metode pengendalian atau persyaratan yang
ditetapkan.
5. Kegiatan yang telah lama dilakukan dan mempengaruhi prosedur
sistem manajemen mutu, tetapi belum dibakukan / dimuat dalam
prosedur sistem manajemen mutu.
6. Prosedur sistem manajemen mutu di lingkungan yang diaudit tidak
berjalan secara efektif.
Observasi, jika:
Dimana secara mendasar tujuan dari standar dan / atau metode yang
dipakai
sudah dipenuhi, tetapi prosedur sistem manajemen mutu tersebut
masih dapat diperbaiki dalam rangka proses perbaikan terus-menerus.
Ada penyebab tertentu pada proses yang potensial menjadi masalah
dikemudian hari. Hasil observasi dapat menjadi bahan perbaikan
prosedur.
4.4.3. Auditor menerbitkan form non conformity report atas setiap ketidaksesuaian
yang ditemukan atau form observasi report untuk hasil observasi audit, yang
kemudian ditandatangani oleh Auditi dan auditor.
4.4.4. Jika waktu belum habis dan topik sudah selesai, maka:
1. Melanjutkan audit ke topik yang dianggap belum cukup bukti.
2. Apabila ditemukan ketidaksesuai AMI maka Auditi dapat
mendiskusikan
dengan auditor, target waktu penyelesaiannya. Waktu penyelesaian
maksimal 2 (dua) minggu, tetapi bilamana masalah yang ada sangat

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 9 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat diperpanjang sesuai
kebijakan Warek III
3. Auditi membuat langkah perbaikan yang sesuai dengan laporan
ketidak
sesuaian AMI yang ditemukan (pada kondisi tertentu meeting dengan
instansi lain mungkin diperlukan untuk mencari akar dari masalah
yang
timbul).
4. Jika tindakan perbaikan / pencegahan telah dilakukan Auditi, harus
menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan Laporan
Ketidak sesuaian dan Tindakan Perbaikan – AMI untuk dilakukan
follow up audit.
4.4.5. Jika waktu habis dan topik belum selesai, closing meeting harus
dilaksanakan
dengan catatan (penjelasan topik audit belum habis tetapi waktu audit
sudah
habis; hal ini harus dilaporkan kepada Warek III untuk ditindak lanjuti
seperlunya). Bila diperlukan, waktu tambahan dapat dijadwalkan lagi.
4.5. Closing Meeting (Rapat Penutupan).
Jika audit telah selesai, maka diadakan closing meeting yang dipimpin oleh
Kepala Auditor Internal dan dihadiri oleh personil yang sama dengan personil
yang hadir saat opening meeting untuk membahas:
1. Temuan audit; pada kesempatan ini Auditi diperbolehkan untuk
memberikan data tambahan dan kemungkinan mengklarifikasikan
kesalah- pahaman (jika ada) atau hal - hal yang perlu. Termasuk
didalamnya catatan yang ada berkaitan dengan pelaksanaan jadwal
AMI (tidak selesai, ditunda dll).
2. Target waktu penyelesaian paling lambat ditetapkan saat closing
meeting (waktu penyelesaian maksimal 2 minggu tetapi bilamana
masalah yang ada sangat besar dan perlu waktu lebih lama, maka dapat
diperpanjang sesuai kebijakan WarekIII/MR.
3. Pencapaian kesepakatan mengenai hasil temuan AMI. Menyetujui dan
mungkin membatalkan laporan ketidaksesuaian AMI, bilamana bukti
yang ada kurang kuat untuk dijadikan temuan.
4. Perbaikan yang dilakukan selama proses AMI dan hasilnya
ditunjukkan pada
saat closing meeting, dapat menutup (closed out) NCR Audit yang
sudah ditandatangani (yang sudah dikeluarkan).
5. Diperbolehkan untuk memberikan catatan daftar penyimpangan-
penyimpangan terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.

4.6. Laporan Hasil Audit.

4.6.1. Auditor Kepala akan menyiapkan laporan hasil audit berdasarkan
hasil proses audit yang telah selesai. Laporan hasil audit dilampiri dengan:

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 10 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

a. Non Conformity Report (NCR)

b. Observation Report (OBR)
c. Lampiran lain (jika diperlukan).
4.6.2. Laporan ditandatangani/disetujui oleh Kepala Auditor Internal. Setelah
ditandatangani laporan hasil audit didistribusikan:
a. Lembar 1 (asli): diserahkan ke WarekIII/MR dan diarsipkan oleh
Registrar.
b. Lembar 2 (copy): diserahkan ke Auditi terkait.
4.6.3. Semua temuan audit yang telah diterbitkan oleh auditor dan disetujui
oleh Auditi akan dipantau status terbit dan tindak lanjut penyelesaiannya
dengan menggunakan form status temuan audit.

4.7. Follow up Audit

4.7.1.Jika tindakan perbaikan / pencegahan telah dilakukan, Auditi harus
menginformasikan kepada Auditor yang mengeluarkan laporan
ketidaksesuian dan tindakan perbaikan AMI untuk dilakukan follow up
audit.
4.7.2.Follow up audit dilaksanakan dengan tujuan untuk memverifikasi apakah
tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah ditentukan dilaksanakan
sesuai dengan rencana tindakan perbaikan/pencegahan yang ada dalam
formulir laporan Ketidaksesuaian – AMI.
4.7.3. Form NCR dan OBR hasil audit dikirim ke Auditi selambat-lambatnya 1
(satu)
minggu setelah rapat penutup (closing meeting).
4.7.4.Form NCR diterima kembali oleh auditor paling lambat 2 (dua)
minggu setelah tanggal diterbitkan, untuk dinilai apakah tindakan
perbaikan/pencegahan cukup memadai untuk dilaksanakan. Jika dalam
batas
waktu yang ditentukan, NCR belum dikirim ke auditor, maka auditor akan
melaporkan kepada WarekIII/MR untuk mengirim surat peringatan ke
Auditi. Jika auditor menganggap belum memadai, maka auditor meminta
Auditi untuk menyempurnakan tindakan perbaikan / pencegahan tersebut.
4.7.5. Rekaman form NCR asli yang sudah diisi oleh Auditi disimpan di Registrar,
sedangkan kopinya disimpan oleh Auditi.
4.7.6.Auditor memantau, menganalisis dan memverifikasi pelaksanaan tindakan
perbaikan dan atau pencegahan paling lambat 3 (tiga) bulan setelah
prakiraan
waktu pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan. Auditor akan
melaksanakan audit lanjut untuk meyakinkan tindakan perbaikan telah
dilaksanakan dan menyelesaikan bila ada penyimpangan.
4.7.7.Jika tindakan perbaikan dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka
ketidaksesuaian pada NCR yang bersangkutan ditutup. Tindakan
penutupan NCR ini dicatat pada form status temuan audit.

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 11 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

4.7.8. Bila tindakan perbaikan tidak efektif atau tidak menyelesaikan masalah,
maka pihak auditi akan mengajukan tindaklanjut ke auditor. Auditor
akan menuliskan tindak lanjut yang diambil di kolom Verifikasi (form
NCR) :
.1 Keterangan tindak lanjut yang akan dilakukan.
.2 Tanggal prakiraan tindak lanjut akan selesai.
Waktu prakiraan selesainya tindak lanjut NCR ini dicatat pada Status
Temuan Audit.
4.7.9. Tindak lanjut yang diambil merupakan hasil diskusi antara auditor,
WarekIII/MR dan Auditi. Tindak lanjut dapat berupa penerbitan NCR baru
atas masalah yang sama jika tindakan perbaikan atau pencegahan yang
diajukan berbeda dengan tindakan perbaikan yang ditentukan.
4.7.10.Pada prakiraan tanggal selesai tindak lanjut yang sudah ditentukan, auditor
memverifikasi implementasi dan efektifitas tindak lanjut yang diambil. Jika
tindak lanjut yang diambil dinilai efektif dan menyelesaikan masalah, maka
NCR ditutup dan jika tidak, kembali ke langkah 4.7.7.
4.7.11.Auditi mengisi penyebab timbulnya ketidaksesuaian, tindakan perbaikan
dan atau tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan
tersebut beserta prakiraan waktu pelaksanaan.

4.7.12. Auditi mengisi lengkap NCR yang meliputi :

.a Identifikasi penyebab masalah.
.b Tindakan perbaikan atau tindakan pencegahan yang diperlukan
untuk menyelesaikan masalah dari hasil temuan auditor.
4.7.13. Selanjutnya form temuan audit prosedur diserahkan kembali ke WarekIII
untuk ditinjau dan diputuskan apakah jawaban hasil temuan telah memadai
atau belum. Apabila belum, akan dikembalikan ke Auditi.

4.8. Warek III mengevaluasi hal-hal sebagai berikut :

1. Efektivitas Pelaksanaan AMI.
2. Efektivitas dan effisiensi tindakan perbaikan dan pencegahan yang
diambil.
3. Tingkat perbaikan terhadap keseluruhan kinerja sistem manajamen mutu
yang dicapai.
4. Data-data lain yang dianggap relevan.
4.9. Hasil laporan AMI oleh Warek III dibawa ke dalam Rapat Tinjauan
Manajemen SPMI setelah diringkas seperlunya.

4.10. Laporan dari hasil AMI merupakan rekaman dan disimpan sesuai dengan
Sistem Prosedur “Pengendalian Rekaman” 2.0.000.0.04.0.00

5. Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan audit, monitoring dan evaluasi dilaksanakan dalam kerangka
waktu yang berbeda sesuai dengan tujuannya. Karenanya rencana

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 12 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

pelaksanaan monitoring dan evaluasi dijadwalkan seperti yang tercantum

dalam tabel 1
Tabel 1, Jadwal Pemantauan dan Evaluasi pada Pusat Pusat di bawah
kordinasi Lembaga Pengabdian Masyarakat dan pada Unit Pelaksana di
tingkat fakultas.

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 13 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

6. Indikator Kinerja
Tabel-tabel di bawah ini menyajikan sasaran indikator hasil kinerja yang wajib
dicapai untuk masing-masing komponen Program Kerja. Selain itu Program Kerja
untuk masing-masing Pusat-Pusat dan Unit Pelaksana di Fakultas Fakultas perlu
mengembangkan indikator tambahan yang akan menuntun mereka dalam proses
menuju pencapaian kinerja Utama tersebut di atas. Indikator Kinerja pada proses ini
akan bervariasi pada masing-masing Pusat –Pusat maupaun Fakultas dan harus
relevan dengan tujuan yang akan dicapai. Indikator kinerja umum berfungsi untuk
mengukur hasil, luaran (output) dan efektivitas penggunaan sumberdaya harus
digunakan.

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 14 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 15 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

1. Diagram Alir
Tidak ada.

2. Dokumen dan Rekaman Terkait :

6.1. Sistem Prosedur “Permintaan Tindakan Perbaikan”
2.0.000.0.03.0.00 Rev.00
6.2. Sistem Prosedur “Permintaan Tindakan Pencegahan”
2.0.000.0.02.0.00 Rev.00
6.3. Program Tahunan Audit Mutu Internal
4.0.000.0.05.0.01. Rev.00
6.4. Kerangka Audit
4.0.000.0.05.0.02 Rev.00
6.5. Daftar Periksa
4.0.000.0.05.0.03 Rev.00
6.6. NCR Report
4.0.000.0.05.0.04 Rev.00
6.7. Observation Report (OBR)
4.0.000.0.05.0.05 Rev.00
6.8. Laporan hasil Audit
4.0.000.0.05.0.06 Rev.00
6.9. Status temuan Audit
4.0.000.0.05.0.07 Rev.00

7. Lampiran
1. Program Tahunan AMI 4.0.000.0.05.0.01
Rev.00
2. Kerangka Audit 4.0.000.0.05.0.02
Rev.00
3. Daftar Periksa Audit 4.0.000.0.05.0.03
Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 16 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

4. Non Conformity Report (NCR) 4.0.000.0.05.0.04

Rev.00
5.Observation Report (OBR) 4.0.000.0.05.0.05
Rev.00
6. Laporan Hasil Audit (LHA) 4.0.000.0.05.0.06
Rev.00
7. Status Temuan Audit 4.0.000.0.05.0.07
Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 17 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN : 1

PROGRAM TAHUNAN AMI

BULAN
No. KEGIATAN / JENIS AUDIT

Jakarta,

Dr H Sonny Pamuji Laksono.M.Kes.AIFM

Warek III Universitas YARSI

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 18 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN : 2

RENCANA AUDIT

Tujuan Audit:

Tanggal:
Lokasi :
Tim Audit :

Waktu : Kegiatan Auditor

 Opening Meeting
 Audit
 Diskusi Auditor
 Closing Meeting

Dibuat Oleh :

Tgl:

Auditor Kepala

4.0.000.0.05.0.02 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 19 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN 3
DAFTAR PERIKSA AUDIT
SISTEM MANAJAMEN MUTU ISO 9001 : 2008
Nomor Audit :
Tanggal Audit:
Unit/Fakultas :

KLAUSUL DAFTAR PERIKSA

PEMENUHAN CATATAN
ISO 9001
Ya Tdk
SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.0.000.0.05.0.03 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 20 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN : 4

NON CONFORMITY REPORT

(NCR)

NO.NCR : Ref.Prosedur : Tanggal :

Dasar NCR : Audit / Pemantauan Rutin / Penyimpangan Pemasok / Keluhan Pelanggan *(lingkari yang perlu)

INSTITUSI :

KETIDAKSESUAIAN
----------------, --------------

-------------
( Major/minor * ) Auditor

PENYEBAB
----------------, ---------------

_________
Auditi

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Selesai P/J Verifikasi

TINDAKAN LANJUT DAN PENUTUP Tanggal Ditutup :

Perincian Tindak Lanjut :

--------------------------

4.0.000.0.05.0.04 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 21 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN : 5

OBSERVATION REPORT
(OBR)

NOMOR OBR :
REF.PROSEDUR :
INSTITUSI :
AUDITOR :
TANGGAL :

Opportunity for improvement :

Kesesuaian:

Tgl. :

Auditor

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 22 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

4.0.000.0.05.0.05 Rev.00
LAMPIRAN : 6

LAPORAN HASIL AUDIT

(LHA)

HALAMAN AWAL
NO AUDIT :

KRITERIA :

LOKASI : TANGGAL :

JUMLAH KETIDAKSESUAIAN : JUMLAH OBSERVASI :

DOKUMEN REFERENSI : TIM AUDIT :

RINGKASAN :

DIBUAT OLEH : DISTRIBUSI :

TANGGAL :

DISETUJUI OLEH :
TANGGAL :

4.0.000.0.05.0.06 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09
 No. Dokumen : 2.0.000.0.05.0.00
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : 9 September 2013
No. Halaman : 23 dari 27 halaman
PEDOMAN MUTU PEMANTAUAN-EVALUASI DAN INDIKATOR KINERJA
PROGRAM BIDANG PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

LAMPIRAN : 7

STATUS TEMUAN AUDIT

(STA)

JENIS AUDIT
HALAMAN dari Major/Minor/Obr*

No Institusi Tgl Inisial Tgl Tgl Tindakan Tgl Tgl

Audit Auditor Jawaban Perbaikan dan Tindak Ditutup
Diterima Pencegahan/ Follow Lanjut
Up Selesai *

Keterangan : *Coret yang tidak perlu

4.0.000.0.05.0.07 Rev.00

4.0.000.0.01.0.09