JAWABAN
1. Kegiatan pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi:
1. Perencanaan kebutuhan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Perencanaan merupakan proses kegiatan seleksi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
untuk menentukan jenis dan jumlah Obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan
Puskesmas.
Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan:
a. perkiraan jenis dan jumlah Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang mendekati
kebutuhan;
b. meningkatkan penggunaan Obat secara rasional; dan
c. meningkatkan efisiensi penggunaan Obat.
Perencanaan kebutuhan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di Puskesmas setiap periode
dilaksanakan oleh Ruang Farmasi di Puskesmas. Proses seleksi Obat dan Bahan Medis
Habis Pakai dilakukan dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Obat
periode sebelumnya, data mutasi Obat, dan rencana pengembangan. Proses seleksi Obat
dan Bahan Medis Habis Pakai juga harus mengacu pada Daftar Obat Esensial Nasional
(DOEN) dan Formularium Nasional. Proses seleksi ini harus melibatkan tenaga
kesehatan yang ada di Puskesmas seperti dokter, dokter gigi, bidan, dan perawat, serta
pengelola program yang berkaitan dengan pengobatan. Proses perencanaan kebutuhan
Obat per tahun dilakukan secara berjenjang (bottom-up). Puskesmas diminta
menyediakan data pemakaian Obat dengan menggunakan Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Selanjutnya Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota akan
melakukan kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan Obat Puskesmas di wilayah
kerjanya, menyesuaikan pada anggaran yang tersedia dan memperhitungkan waktu
kekosongan Obat, buffer stock, serta menghindari stok berlebih.
2. Permintaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai Tujuan permintaan Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai adalah memenuhi kebutuhan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di
Puskesmas, sesuai dengan perencanaan kebutuhan yang telah dibuat. Permintaan
diajukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan dan kebijakan pemerintah daerah setempat.
3. Penerimaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Penerimaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu kegiatan dalam menerima
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sesuai dengan
permintaan yang telah diajukan.
Tujuannya adalah agar Obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan
permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.
Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan bertanggung jawab atas
ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. Petugas penerimaan
wajib melakukan pengecekan terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang
diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah Obat, bentuk Obat sesuai
dengan isi dokumen (LPLPO), ditandatangani oleh petugas penerima, dan diketahui oleh
Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat, maka petugas penerima dapat
mengajukan keberatan. Masa kedaluwarsa minimal dari Obat yang diterima disesuaikan
dengan periode pengelolaan di Puskesmas ditambah satu bulan.
4. Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan suatu kegiatan pengaturan
terhadap Obat yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik
maupun kimia dan mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
Tujuannya adalah agar mutu obat yang tersedia di puskesmas dapat dipertahankan sesuai
dengan persyaratan yang ditetapkan.
5. Pendistribusian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Pendistribusian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan kegiatan pengeluaran dan
penyerahan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai secara merata dan teratur untuk
memenuhi kebutuhan sub unit/satelit farmasi Puskesmas dan jaringannya.
Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan Obat sub unit pelayanan kesehatan yang
ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat
6. Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu kegiatan untuk
memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program
yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat
di unit pelayanan kesehatan dasar.
Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan Obat di unit pelayanan
kesehatan dasar. Pengendalian Obat terdiri dari:
a) Pengendalian persediaan;
b) Pengendalian penggunaan; dan
c) Penanganan Obat hilang, rusak, dan kadaluwarsa.
7. Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan
Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
penatalaksanaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai secara tertib, baik Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas
atau unit pelayanan lainnya. Tujuan pencatatan, pelaporan dan pengarsipan adalah:
a. Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai telah dilakukan;
b. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian; dan
c. Sumber data untuk pembuatan laporan.
8. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai Pemantauan
dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan secara periodik
dengan tujuan untuk:
a. mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan Obat dan
Bahan Medis Habis Pakai sehingga dapat menjaga kualitas maupun pemerataan
pelayanan;
b. memperbaiki secara terus-menerus pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai;
dan
c. memberikan penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan.
2. Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan formularium,
pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien melalui Instalasi
Farmasi. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi Farmasi,
sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi.
(1) Obat yang tidak sesuai dengan pesanan atau kondisi kemasan tidak baik, maka
obat tersebut tidak diterima.
(2) Jika terdapat ketidaksesuaian nomor bets, tanggal daluwarsa dan jumlah antara
fisik dengan dokumen pengadaan, maka obat tersebut harus dikembalikan dengan disertai bukti
retur dan surat pesanan asli, dan segera meminta bukti terima kembalian dari pemasok.
Setelah dilakukan pemeriksaan pada butir A.5 di atas, Apoteker Penanggung
Jawab/Kepala Instalasi Farmasi/Apoteker Pendamping atau tenaga teknis
kefarmasian yang ditunjuk wajib menandatangani faktur penjualan dan/atau surat
pengiriman barang dengan mencantumkan nama lengkap, nomor SIPA/SIKTTK dan
stempel sarana.
Untuk sarana Instalasi Farmasi Rumah Sakit pemerintah yang melakukan pengadaan
dengan mekanisme e-purchasing, wajib mengarsipkan terpisah Rencana Kebutuhan
Obat, copy dokumen e-purchasing, Surat Pesanan, berita acara serah terima barang
dan faktur penjualan Obat-Obat Tertentu.
B. Penyimpanan
1. Obat-Obat Tertentu disimpan di tempat yang aman berdasarkan analisis risiko masing-
masing sarana. Beberapa analisis risiko yang perlu dipertimbangkan antara lain akses
personil, dan mudah diawasi secara langsung oleh penanggungjawab.
2. Apabila memiliki Obat-Obat Tertentu disimpan tidak dalam wadah asli, maka wadah
harus dilengkapi dengan identitas obat meliputi nama, jumlah, bentuk dan kekuatan
sediaan, jenis kemasan, nomor bets, tanggal daluwarsa, dan nama produsen.
3. Memisahkan Obat-Obat Tertentu yang rusak, kedaluwarsa, dan/atau telah dibatalkan izin
edarnya dari Obat-Obat Tertentu yang masih layak dan menyimpannya dengan aman
disertai pencatatan sebelum dimusnahkan atau dikembalikan kepada Industri
Farmasi/PBF.
4. Melakukan investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat stock opname dan
mendokumentasikan hasil investigasi.
C. Penyerahan
Penyerahan adalah setiap kegiatan memberikan Obat-Obat Tertentu baik antar penyerah
maupun kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan.
Penyerahan Obat-Obat Tertentu kepada fasilitas pelayanan kefarmasian lain hanya dapat
dilakukan oleh Apotek kepada Apotek lain, Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau Instalasi
Farmasi Klinik dan hanya dapat dilakukan untuk memenuhi kekurangan kebutuhan Obat-
Obat Tertentu yang tertera dalam resep.
Penyerahan Obat-Obat Tertentu kepada fasilitas pelayanan kefarmasian harus
berdasarkan surat permintaan tertulis Obat-Obat Tertentu yang ditandatangani oleh
Apoteker (Anak Lampiran 1)
Penyerahan Obat-Obat Tertentu kepada pasien harus dilakukan oleh Apoteker
berdasarkan resep dokter. Penyerahan tersebut dapat dibantu oleh tenaga teknis
kefarmasian.
Harus dilakukan verifikasi terhadap resep yang diterima, antara lain:
a. Keabsahan resep atau copy resep
b. Kewajaran jumlah obat yang diresepkan
c. Frekuensi resep untuk pasien yang sama.
Verifikasi kewajaran jumlah obat dan frekuensi resep harus dilakukan oleh Apoteker.
Apabila ditemukan kecurigaan terhadap keabsahan resep dan kewajaran jumlah obat yang
diresepkan, maka perlu dilakukan klarifikasi kepada dokter penulis resep
Untuk Instalasi Farmasi Rumah Sakit, penyerahan Obat-Obat Tertentu ke depo/unit rawat
inap, rawat jalan, kamar operasi, instalasi gawat darurat, atau depo/unit lainnya, harus
disertai bukti serah terima obat.
D. Penarikan Kembali Obat (Recall)
Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, dan Instalasi Farmasi Klinik wajib mengembalikan
obat yang izin edarnya telah dibatalkan berdasarkan permintaan dari Industri Farmasi
pemilik izin edar / PBF pengirim atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
E. Pemusnahan
3. Dokumen pengadaan meliputi SP, faktur pembelian, SPB, bukti retur, nota kredit
dari Industri Farmasi/PBF, wajib diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut atau
tanggal penerimaan barang.
4. Resep Obat-Obat Tertentu harus diarsipkan terpisah dari obat lain dan diurutkan
berdasarkan nomor urut dan tanggal.
5.
5. Seluruh dokumen pencatatan wajib diverifikasi oleh Apoteker Penanggung
Jawab/Apoteker Pendamping/Kepala Instalasi Farmasi.
6.
6. Apoteker Penanggung Jawab/Apoteker Pendamping/Kepala Instalasi Farmasi
wajib membuat dan mengirimkan laporan kehilangan Obat-Obat Tertentu yang
disampaikan setiap kali kejadian kepada Kepala Badan c.q. Direktur Pengawasan
Narkotika, Psikotropika dan Zat Adiktif dengan tembusan Kepala Balai Besar/Balai POM
setempat paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah terjadinya kehilangan.
7.
7. Apoteker Penanggung Jawab/Apoteker Pendamping/Kepala Instalasi Farmasi
wajib melakukan investigasi atas kehilangan Obat-Obat Tertentu dan mengirimkan
laporan hasil investigasi paling lambat 1 (satu) bulan sejak kejadian.
8.
8. Dokumentasi dapat dilakukan secara manual atau sistem elektronik. Apabila
dokumentasi dilakukan dalam bentuk manual dan elektronik, data keduanya harus sesuai
satu sama lain.
9.
9. Sistem elektronik yang digunakan untuk mendokumentasikan tahap pengelolaan
harus tervalidasi dan mudah ditampilkan serta ditelusuri setiap saat diperlukan. Harus
tersedia backup data dan Standar Prosedur Operasional terkait penanganan apabila sistem
tidak berfungsi
10.
10. Dokumen wajib disimpan di tempat yang aman dalam jangka waktu sekurang-
kurangnya 3 (tiga) tahun dan mudah diperlihatkan pada saat pelaksanaan audit atau
diminta oleh pemeriksa.
5. Kebutuhan Obat di tahun 2019
a. Kebutuhan Antalgin
Pemakaian tahun 2018 : 1.000 + 12.000 – 2000 = 11.000 tab
Pemakaian rata-rata perbulan : 11.000 / 12 bulan = 916 tab
Stok pengamanan : 10/100 x 11.000 = 1.100 tab
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 916 = 5.496 tab
Kebutuhan tahun 2019 : (11.000 + 1.100 + 5.496) - 2000 = 15.596 tab
b. Kebutuhan Amoxycilin
Pemakaian tahun 2018 : 200 + 2.500 – 300 = 2.400 kapsul
Pemakaian rata-rata perbulan : 2.400 / 12 bulan = 200 kapsul
Stok pengamanan : 10/100 x 2.400 = 240 kapsul
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 200 = 1.200 kapsul
Kebutuhan tahun 2019 : (2.400 + 240 + 1200) - 300 = 3.540 kapsul
c. Kebutuhan Paracetamol
Pemakaian tahun 2018 : 500 + 15.000 – 1000 = 14.500 tab
Pemakaian rata-rata perbulan : 14.500 / 12 bulan = 1.208 tab
Stok pengamanan : 10/100 x 14.500 = 1.450 tab
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 1.208 = 7.248 tab
Kebutuhan tahun 2019 : (14.500 + 1.450 + 7.248) - 1000 = 22.198 tab
d. Kebutuhan Chloramphenicol
Pemakaian tahun 2018 : 100 + 3.000 – 200 = 2.900 kapsul
Pemakaian rata-rata perbulan : 2.900 / 12 bulan = 242 kapsul
Stok pengamanan : 10/100 x 2.900 kapsul = 290 kapsul
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 242 kapsul = 1.452 kapsul
Kebutuhan tahun 2019 : (2.900 + 290 + 1.452) - 200 = 4.442 kapsul
e. Kebutuhan Ibuprofen
Pemakaian tahun 2018 : 100 + 800 – 100 = 800 tablet
Pemakaian rata-rata perbulan : 800 / 12 bulan = 67 tablet
Stok pengamanan : 10/100 x 800 tablet = 80 tablet
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 67 tablet = 402 tablet
Kebutuhan tahun 2019 : (800 + 80 + 402) – 100 = 1.182 tablet
f. Kebutuhan Erythromycin 500
Pemakaian tahun 2018 : 50 + 500 – 100 = 450 kapsul
Pemakaian rata-rata perbulan : 450 / 12 bulan = 38 kapsul
Stok pengamanan : 10/100 x 450 kapsul = 45 kapsul
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 38 kapsul = 228 kapsul
Kebutuhan tahun 2019 : (450 + 45 + 228) – 100 = 623 kapsul
g. Kebutuhan Chloramphenicol 250
Pemakaian tahun 2018 : 500 + 12.000 – 300 = 12.200 kapsul
Pemakaian rata-rata perbulan : 12.200 / 12 bulan = 1.017 kapsul
Stok pengamanan : 10/100 x 12.200 kapsul = 1.220 kapsul
Waktu tunggu pemesanan : 6 bulan x 1.017 kapsul = 6.102 kapsul
Kebutuhan tahun 2019 : (12.200 + 1.220 + 6.102) – 300 = 19.222 kapsul