BAB I

PENDAHULUAN

Rumah Sakit Mardi Waluyo adalah salah satu rumah sakit swasta yang berada di
Kota metro. Rumah Sakit Mardi Waluyo atau disingkat RSMW merupakan rumah
sakit Tipe C. RSMW setiap harinya melayani pasien rawat jalan lebih kurang 300-
400 pasien serta mempunyai kapasitas tempat tidur rawat inap sebanyak 200 tempat
tidur dengan tingkat hunian sekitar 80%. Kondisi tersebut membuat manajemen RSMW
lebih fokus pada pelayanan pasien dan masalah medis daripada penunjang rumah sakit.
Salah satu penunjang rumah sakit tersebut adalah supply chain management (SCM)
atau pengelolaan rantai pasokan.

SCM merupakan sistem yang mengelola masalah barang dan jasa mulai dari pemasok
sampai pada konsumen dengan menggunakan pendekatan sistem yang terintegrasi
dalam aspek perencanaan, logistik dan informasinya, sedangkan sistem logistik fokus
pada pengaturan aliran barang di internal perusahaan.

Beberapa masalah yang pernah dihadapi dalam pengelolaan obat dan alat kesehatan di
RSMW, yaitu : stok beberapa jenis obat pasien BPJS/JKN habis (stock-out) karena
kekosongan dari PBF maupun Pabrikan sehingga persedian obat untuk pasien
BPJS/JKN meminjam dari pasien umum ataupun sebaliknya. Sistem pengelolaan
database terintegrasi mulai dari gudang pusat, sub gudang (gudang unit) sampai pada
transaksi obat dan alat kesehatan pada pasien dan sudah adanya kolaborasi sistem
persediaan dengan supplier. Oleh sebab itulah RSMW memerlukan Model SCM yang
dapat diimplementasikan sesuai dengan karekteristik bisnis RSMW.

1
 BAB II

Supply Chain Management (SCM) INSTALASI FARMASI

RS. MARDI WALUYO

2.1 Pengertian SCM

Supply Chain terdiri dari sekumpulan proses yang berhubungan dengan aliran barang,
informasi, dan uang diantara perusahaan-perusahaan, dari tingkat raw material sampai
produksi tingkat pemakaian, dan akhirnya pada tingkat daur ulang. Suatu alat untuk
mengoptimasi supply chain akan melalui manajemen terintegrsi yang disebut Supply
Chin Managment (SCM).

2.2 SCM Instalasi Farmasi

1. Metode konsumtif
2. Sesuai Formularium RSMW
3. Kualitas dan harga
4. Ketersediaan di pasar/PBF 1. MoU dengan Distributor
1. Standar Pelayanan Minimal 2. Pembelian langsung ke
PERENCANAAN
2. PDSA/FMEA Distributor atau Hibah
3. Medication Error Pemerintah
4. Evaluasi layanan 3. Jaminan mutu dan keaslian
PENGADAAN
produk
MONEV
4. Jaminan stabilitas penyimpanan
5. Ketersediaan stok di Distributor
Dukungan Menejemen

1. Organisasi 1. Sesuai SP, Faktur dan

PELAPORAN
2. Keuangan Fisik barang datang.
1. Stok opname 3. SIM PENERIMAAN 2. ED>2Thn, Kec.Vaksin
2. Semua proses administrasi 4. SDM 3. Kesesuaian waktu
3. BPOM/Dinkes/Menejemen pengiriman.
4. Laporan 1bln, 3bln, 6bln, 1
Thn.
1. Sesuai bentuk sediaan
2. Sesuai Farmakologi dan abjad
PEMUSNAHAN PENYIMPANAN 3. FIFO Kombinasi FEFO
1. Obat/alkes Rusak 4. Stabilitas penyimpanan
2. Obat/alkes ED 5. Keamanan ( Kartu stok, cctv )
PELAYANAN PENDISTRIBUSIAN
3. Obat Sisa pakai
4. Berita acara 1. Peresepan 1. Instalasi farmasi RJ Lt.1
pemusnahan 2. Peracikan-penyiapan 2. Instalasi farmasi RJ Lt.2
3. Penyerahan 3. Instalasi farmasi RI
4. KIE/PIO/Konseling 4. Mutasi ke bangsal/ruang
5. Mutasi ke Klinik cabang

2
2.2.1 Perencanaan

 Metode Konsumtif
 Menggunakan data penggunaan bulan yang lalu serta rata-rata pembelian
perbulannya.
 Sesuaikan anggaran yang tersedia;
 Penetapan prioritas pembelian;
 Perhatikan sisa persediaan;
 waktu tunggu pemesanan;

 Sesuai Formularium RSMW

 Perencanaan sesuai daftar Obat Formularium RSMW serta Formularium
Nasional.
 Kualitas dan harga
 Untuk Obat Fornas mengikuti acuan harga e-Katalog
 Untuk Obat Formularium RSMW sesuai harga penawaran Prinsipel dengan
diskon On Faktur
 Ketersediaan di pasar/PBF
 Untuk obat yang banyak beredar di pasaran, perencanaan pembelian terbatas.
 Untuk obat yang sulit didapat di pasaran, perencanaan pembelian dapat
diperhitungkan tersendiri serta minimal stok di gudang penyimpanan lebih
banyak dibanding obat yang mudah didapat.

2.2.2 Pengadaan

 RS.Mardi Waluyo mengadakan obat, vaksin, alkes, reagen, gas medis, barang
farmasi lainnya melalui jalur resmi yaitu Distributor yang memiliki perjanjian
Kerjasama dengan RS.Mardi Waluyo dimana dalam perjanjian tersebut memuat
klosul tentang:
1. Akte Pendirian Perusahaan dan Pengesahan dari kementrian Hukum
dan Hak Asasi Manusia.
2. Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP) yang masih berlaku.
3. NPWP.
4. Izin Pedagang Besar Farmasi – Penyalur Alat Kesehatan (PBF-PAK)
yang masih berlaku.
5. Perjanjian kerja Sama antara distributor dengan pabrik farmasi.
6. Nama dan Surat Izin Kerja Apoteker Penanggung jawab PBF-PAK
yang masih berlaku.
7. Alamat dan denah Kantor PBF.
8. Surat garansi jaminan keaslian produk yang didistribusikan ( dari
prinsipal ) yang masih berlaku.

3
 9. Stabilitas penyimpanan obat selama disimpan di distributor sampai
dengan obat yang didistribusikan diterima oleh Rumah Sakit.
10. Untuk produk B3 ( Bahan Berbahaya Beracun ) wajib disertakan
tabel MSDS berbahasa Indonesia beserta label B3.
11. Mematuhi Peraturan K3 ( Kesehatan Keselamatan Kerja ).
12. Nomor Izin Edar Obat atau Alkes yang masih berlaku.
13. Waktu pengiriman barang yang pasti sesuai kesepakatan.
14. Jaminan Ketersediaan stok untuk Rumah Sakit.
15. Pemberitahuan informasi stok kosong melalui surat resmi dari
distributor dan principal ke Rumah Sakit.

 Pembelian langsung ke PBF atau Hibah

 Pembelian langsung ke Distributor tanpa tender atau lelang.
 Untuk obat tertentu mendapatkan hibah dari pemerintah ( Pil KB, IUD,
Vaksin, Obat malaria, dll )

 Jaminan mutu dan keaslian produk

 Tertuang dalam klosul perjanjian kerjasama serta di cek/evaluasi

Alur Pengadaan/Pembelian
Unit/Ruang Instalasi Farmasi Tim Pembelian/ Distributor
( Logistik Farmasi ) Tim Penapisan

Perencanaan Pembelian
Obat dan ALkes Obat dan Alkes

Sesuai

Tidak Sesuai Retur

Permintaan Tidak
Alkes

Mencari Penawaran Ya
dari beberapa
Persetujuan distributor
Ka.Ruang/Bagian

Membuat Surat
Pesanan/Order
Persetujuan Pembelian
Ka.Departemen Alkes
Alkes Datang
Sesuai
Diterima
Tidak Sesuai/Rusak Retur

4
Tim Pembelian ( Selain Alat Medis Habis Pakai, Obat, dan Bahan Medis Habis
Pakai ):

1. Untuk pembelian dengan nominal 0 – 5.000.000 Acc Ketua Tim Pembelian.

2. Untuk pembelian dengan nominal 5.000.000 – 10.000.000 Acc Wakil Direktur
3. Untuk pembelian dengan nominal > 10.000.000 Acc Direktur

2.2.3 Penerimaan

 Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima dan faktur yang diterima. Cek juga
untuk semua izin edar obat dan alkes yang diterima dari distributor sebelum
resmi diterima dan disimpan. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik. Sesuai SP, Faktur dan Fisik barang datang.

 ED>2Thn, Kec.Vaksin
Pastikan kadaluarsa Obat lebih dari 2 Tahun kecuali obat Vaksin

 Kesesuaian waktu pengiriman.

2.2.4 Penyimpanan

 Sesuai bentuk sediaan

 Sesuai Farmakologi dan abjad
 FIFO Kombinasi FEFO
 Stabilitas penyimpanan
 Keamanan ( Kartu stok, cctv )

2.2.5 Pendistribusian

 Instalasi farmasi RJ Lt.1

 Instalasi farmasi RJ Lt.2
 Instalasi farmasi RI
 Mutasi ke bangsal/ruang
 Mutasi ke Klinik cabang

5
 Alur Distribusi

Farmasi Farmasi
Ruang Farmasi IBS Logistik Farmasi
Rawat Inap Rawat Jalan
(Depo 2) (Depo 1)

Permintaan IRJ /
IGD / IKB
IRDO Rutin

Permintaan IRJ /
IGD / IKB
IRDO Non Rutin
Transaksi Ke IRJ
/ IGD / IKB

Persetujuan
Kepala ruang

Obat/Alkes

Permintaan IRNA
IRDO Rutin

Permintaan IRNA
IRDO Non Rutin
Transaksi Ke
IRNA

Persetujuan
Kepala ruang

Obat/Alkes

Mutasi Antar Mutasi Antar

WH WH

Mutasi Antar
WH

Mutasi Antar
WH

6
2.2.6 Pelayanan

 Peresepan
 Peracikan-penyiapan
 Penyerahan
 KIE/PIO/Konseling

Alur Pelayanan Farmasi Rawat Jalan

Diberi No. Antri

Telaah Resep Tidak Jelas

Lengkap Hubungi
Dokter

Pengambilan Obat
Dan Pemberian Etiket

Telaah Obat

Penyerahaan Obat
Disertai PIO

7
2.2.7 Pemusnahan

Penarikan dan Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai bila:

1. produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

2. rusak;
3. telah kadaluwarsa;
4. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
5. izin edarnya.

Tahapan pemusnahan terdiri dari:

a. membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang akan dimusnahkan;

b. menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;

c. mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait;

d. menyiapkan tempat pemusnahan; dan

e. melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta

peraturan yang berlaku.

2.2.8 Pelaporan

Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

Pencatatan dilakukan untuk:

1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;

2) dasar akreditasi Rumah Sakit;

3) dasar audit Rumah Sakit; dan

4) dokumentasi farmasi.

Pelaporan dilakukan sebagai:

1) komunikasi antara level manajemen;

2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi

Farmasi; dan

3) laporan tahunan.

8
2.2.9 Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi merupakan tahapan untuk mengamati dan menilai keberhasilan
atau kesesuaian pelaksanaan Cara Pelayanan Kefarmasian Yang Baik di suatu
pelayanan kefarmasian. Untuk evaluasi mutu proses pengelolaan sediaan farmasi dan
alat kesehatan, dapat diukur dengan indikator kepuasan dan keselamatan pasien /
pelanggan, dimensi waktu (time delivery), Standar Prosedur Operasional serta
keberhasilan pengendalian perbekalan kesehatan dan sediaan farmasi.

9
 BAB III
PENUTUP

Supply chain management ( SCM ) merupakan sistem yang mengelola masalah

barang dan jasa mulai dari pemasok sampai pada konsumen dengan menggunakan
pendekatan sistem yang terintegrasi dalam aspek perencanaan, logistik dan
informasinya, sedangkan sistem logistik fokus pada pengaturan aliran barang di internal
perusahaan. SCM di Instalasi Farmasi RS. Mardi Waluyo digunakan untuk menjaga
kesinambungan pelayanan terkhusus obat dan alkes serta menjamin keamanan dan
keaslian produk yang dibeli dari distributor resmi.

Metro, 20 Januari 2018

drg. Budiono, MARS

Direktur RS. Mardi Waluyo

10