PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI

DINAS KESEHATAN
UPTD. PUSKESMAS SONGGON
Jl. A. Yani No. 65 Telp. (0333) 631818
Email : puskesmassonggon@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

NOMOR: 188.4/ /429.114.15/2018

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN PELAKSANAAN
PROGRAM

KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

Menimbang : a. bahwa untuk tercapainya pelayanan yang bermutu dan

berkinerja tinggi maka dipandang perlu adanya ketertiban
administrasi dan pertanggung jawaban dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat dengan adanya
pendokumentasian kegiatan bagi petugas Puskesmas;
b. bahwa untuk mewujudkan hal tersebut pada huruf (a) perlu
ditetapkan dengan keputusan Kepala UPTD Puskesmas.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009

tentang Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang
Puskesmas;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang
Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik
Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
4. Permenkes Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Manajemen Puskesmas;
5. Panduan Penyusunan Dokumen Tahun 2016 Tentang Akreditasi
Puskesmas Jawa Timur.

1
 2

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN
REKAMAN PELAKSANAAN PROGRAM PUSKESMAS SONGGON.

KESATU : Menetapkan pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman

pelaksanaan Program Puskesmas sebagai acuan untuk
pelaksanaan Program Puskesmas Songgon sebagaimana
tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari keputusan ini;

KEDUA : Keputusan ini berlaku mundur sejak tanggal 1 Januari 2017. Apabila
dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini,
akan diadakan perbaikan kembali sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Songgon.

Pada tanggal April 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

Aris Prasetyo,S.Kep.Ners
Penata
NIP : 197001221998031004
 3

LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

NOMOR : 188.4/ /429.114.16/2017
TANGGAL :

A. PENGENDALIAN DOKUMEN
Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut:
a. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: Admen
a. Bab I, (Admen/I),
b. Bab II, (Admen/II),
c. Bab III, (Admen/ III),
2. Pelayanan Upaya kode : UKM,
a. Bab IV, (UKM/ IV),
b. Bab V, (UKM/ V),
c. Bab VI, (UKM/ VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya (contoh
upaya KIA= UKM/ KIA, upaya promkes = UKM/ Promkes, dan lain-
lain),
3. Pelayanan Klinis kode : Yannis,
a. Bab VII, (Yannis/ VII),
b. Bab VIII, (Yannis/ VIII),
c. Bab IX, (Yannis/ IX),
4. Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,

5. Daftar tilik disingkat: Dt,

6. Kerangka Acuan disingkat: KAK,

7. Surat Keputusan disingkat: SK,

8. Kebijakan disingkat: Kb,

9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,

10. Manual Mutu disingkat MM.

11. Pedoman Mutu disingkat PM,

12. Audit Internal disingkat AI.

 4

b. Penyimpanan Dokumen/ arsip

1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumh sakit wajib
disimpan sekurang- kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun, terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.

2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus

dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanda:

a. Umum: resep umum,

b. BPJS: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,

3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem

penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten
Banyuwangi,

4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok

pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)
menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program,

c. Sistem penomoran

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah

Kabupaten Banyuwangi

2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan

masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan,

3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,

4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan,

Tahun dan nomor urut dokumen:

d. Rincian Kegiatan

Pengendalian Dokumen Sistem Mutu mencakup pengendalian

dokumen internal dan eksternal yang digunakan organisasi dengan kategori
sebagai berikut:
- Tingkat 1: Kebijakan Kepala Puskesmas
- Tingkat 2: Manual / Pedoman
- Tingkat3: SOP
- Tingkat4: Rekaman Kegiatan
 5

Dokumen eksternal yang terkait dengan Klien, Regulasi dan

Peraturan serta acuan dan standar yang berlaku,
e. Identifikasi Dokumen

a. Identifikasi dokumentasi sistem mutu diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Dokumen Tingkat I:
Surat Keputusan Kepala Puskesmas dengan nomor idetifikasi sebagai
berikut
188.4/ CCC /429.114.16/ YYYY
188.4 : kode surat tentang kegiatan kesehatan
CCC: Kode nomor urut surat dalam surat dinas
429.114.16: Kode Puskesmas Songgon.
YYYY : Tahun pada saat dokumen di buat
2. Dokumen Tingkat II:
Manual mutu dan manual kegiatan puskesmas dengan kode identifikasi
MM/ CCC /429.114.16/ YYYY
MM : kode tentang Manual Mutu
CCC: Kode nomor urut surat dalam surat dinas
429.114.16: Kode Puskesmas Songgon
YYYY : Tahun pada saat dokumen di buat
3. Dokumen Tingkat III:
Dokumen tentang SOP Puskesmas .
Untuk Instruksi kerja format penomorannya adalah sebagai berikut:
AA.SOP/BP/429.114.16/2017
AA : NO. Urut dokumen
SOP : Keterangan SOP
BP : Kode unit pembuat
429.114.16 : Nomor urut puskesmas
2017 : Tahun pembuatan
4. Dokumen Tingkat IV:
rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman, dan prosedur.
Untuk dokumen yang berasal dari luar Puskesmas (dokumen eksternal)
digunakan kode tersendiri dalam pencatatannya sebagai berikut:
Dok. Eksternal EKS-YYZZ-QQ
EKS : Dokumen Eksternal
YY : Unit Terkait
ZZ : Identifikasi Prosedur
QQ : Identifikasi Urutan dokumen
 6

Identifikasi penggandaan dokumen yang sah dinyatakan dengan tanda

“TERKENDALI” dan dokumen utama kadaluarsa yang disimpan untuk
riwayat dokumen dinyatakan dengan tanda”KADALUARSA”.
f. Penyusunan Dokumen

a. Masing-masing unit menyusun dokumentasi sistem mutu yang

terkait dengan unitnya dan disahkan setelah ditinjau oleh Tim Mutu
Puskesmas
b. Dokumen level 1 dan 2 disahkan oleh Kepala Puskesmas.
c. Dokumen level 3 dan 4 disahkan oleh Tim Akreditasi dengan
memberikan paraf pada dokumen master.
g. Pendistribusian Dokumen

a. Ketua Tim Akreditasi mendistribusikan dokumen sesuai dengan Daftar

Distribusi Dokumen yang dilampiri dengan Tanda Terima Dokumen.
b. Dokumen Utama (dokumen asli) merupakan dokumen salinan ke 0 yang
harus menggunakan tanda ”MASTER” dan merupakan Dokumen
Manajemen Representatif.
c. Dokumen didistribusikan dengan hard copy dan dokumen akan
distempel tanda ”TERKENDALI”.
d. Dokumen Utama dipelihara oleh Ketua Tim Akreditasi termasuk Daftar
Utama dokumen eksternal & dokumen terbaru yang digunakan.
h. Penambahan atau Perubahan Dokumen

a. Penanggungjawab proses, pelanggan internal atau ketua Tim akreditasi

dapat mengajukan perubahan dokumen melalui Format Usulan
Perubahan/ Penambahan Dokumen.
b. Ketua Tim Akreditasi dan penanggungjawab proses meninjau usulan
perubahan dokumen dan apabila disetujui maka penanggungjawab
proses merevisi dan mengesahkan dokumen, direkam pada format
Riwayat Perubahan dan diserahkan pada Ketua Tim Akreditasi
sebagai pengendali dokumen. Bagian dokumen yang direvisi diberi
tanda dengan stabilo dari paragraf/ kalimat yang direvisi.
c. Ketua Tim Akreditasi memastikan bahwa semua dokumen sistem mutu
direvisi dan disahkan sebagaimana ketentuan prosedur ini serta
melaksanakan distribusi dokumen sesuai dengan Daftar Disribusi
Dokumen dan menarik dokumen yang kadaluarsa untuk dimusnahkan.
 7

i. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal yang digunakan sebagai acuan dikendalikan sesuai

Daftar Dokumen Eksternal.
Secara berkala Dokumen Eksternal diperbaharui melalui evaluasi
terhadap katalog yang terbaru atau monitoring secara proaktif kepada
instansi terkait.
B. Pengendalian Rekam Implementasi
a. Penanggungjawab proses menyimpan Rekaman mutu agar dapat diidentifikasi dan
tidak mudah rusak sehingga mudah diakses apabila diperlukan.
b. Rekaman mutu harus jelas, mudah dibaca, diberi tanggal dan disimpan
c. Lokasi dan masa simpan rekaman mutu ditentukan oleh masing-masing unit, dicatat
pada Daftar Masterlist Rekaman serta dilaporkan pada Sekretaris Manajemen Mutu.
d. Setiap unit memiliki Daftar Masterlist Rekaman dan Sekretaris Manajemen Mutu
harus memiliki salinan yang ada pada unit-unit tersebut.
e. Setiap perubahan / penambahan jenis rekaman pada tiap unit harus dicatat pada
Daftar Masterlist Rekaman dan dilaporkan pada Sekretaris Manajemen Mutu
(Admen)
f. Metode pemusnahan dokumen ditetapkan oleh Sekretaris Manajemen Mutu (Admen)
sejak awal dan pelaksanaannya dilakukan oleh masing-masing unit.

Ditetapkan di Songgon
Pada tanggal April 2017
KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

Aris Prasetyo,S.Kep.Ners
Penata Muda Tk I
NIP : 197001221998031004