BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan
Rumah Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai
berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file
kepegawai yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam (RSI)
PKU Muhammadiyah Maluku Utara berdasarkan satuan kerja dan
berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut
pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian
file masing-masing pegawai.

B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud
sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan
penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
Islam (RSI) PKU Muhammadiyah Maluku Utara.
2. Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif
dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng
B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya
yang merusak file

BAB III

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Tenaga klinis Dokter Umum
 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak
2. Tenaga klinis Dokter Spesialis
 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Ijazah Spesialis
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
  Surat Perjanjian Kontrak

3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

5. Tanaga Non Klinis

Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tugas
Uraian Tugas
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak

B. CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :
1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk
menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Islam (RSI) PKU Muhammadiyah
Maluku Utara

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

A. PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke
bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam
dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam
arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil
file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.

B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas
bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau
pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan
dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem
apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.
 BAB V
PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (
in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan
dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

BAB VI

PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
Islam (RSI) PKU Muhammadiyah Maluku Utara merupakan pedoman dalam
penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi
dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami
yang bertanda tangan dibawah ini,

1. Doddy

2. Hasan Basri

Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai

sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua

disampaikan kepada

Mengetahui Tim Pemusnahan Hasil

Direktur RSI Namira 1. Ketua

..................................

2.Anggota
.....................................