Kelayakan Teknis.

Kelayakan teknis berkaitan dengan apakah sistem dapat dikembangkan di bawah

teknologi yang ada atau jika teknologi baru diperlukan. Sebagai sebuah proposisi umum,
teknologi di pasar jauh di depan kemampuan kebanyakan perusahaan untuk
menerapkannya. Oleh karena itu, dari sudut pandang ketersediaan, kelayakan teknis biasanya
tidak menjadi masalah. Bagi kebanyakan perusahaan, masalah sebenarnya adalah keinginan
dan kemampuan mereka untuk menerapkan teknologi yang tersedia. Mengingat bahwa
teknologi adalah dasar fisik untuk sebagian besar fitur desain sistem , aspek ini sangat
bergantung pada kelayakan keseluruhan sistem yang bersaing. Kelayakan Ekonomi.

Kelayakan ekonomi berkaitan dengan ketersediaan dana untuk menyelesaikan

proyek. Tingkat dukungan ekonomi yang tersedia secara langsung berdampak pada sifat
operasional dan ruang lingkup sistem yang diusulkan. Kemudian, analisis biaya-manfaat
digunakan untuk mengidentifikasi desain sistem terbaik untuk biaya.

Kelayakan Hukum.

Kelayakan hukum mengidentifikasi setiap konflik antara sistem konseptual dan

kemampuan perusahaan untuk melaksanakan tanggung jawab hukumnya. Dalam bab-bab
sebelumnya, kami telah mempelajari kebutuhan untuk mematuhi persyaratan kontrol yang
ditetapkan dalam Sarbanes-Oxley Act dan SAS 109. Selain itu, banyak peraturan dan
undang-undang yang berurusan dengan pelanggaran privasi dan kerahasiaan informasi yang
disimpan. Pembuat keputusan harus yakin bahwa sistem yang diusulkan berada di dalam
semua batas hukum.

Kelayakan Operasional.

Kelayakan operasional menunjukkan tingkat kompatibilitas antara prosedur yang ada

perusahaan dan keterampilan personil dan persyaratan operasional dari sistem
baru. Menerapkan sistem baru mungkin memerlukan adopsi prosedur baru dan melatih
kembali personel operasi.

Jadwalkan Feasibility.

Jadwalkan kelayakan berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan

proyek dalam waktu yang dapat diterima. Faktor kelayakan ini berdampak baik pada lingkup
proyek dan apakah itu akan dikembangkan sendiri atau dibeli dari vendor perangkat
lunak. Jika proyek, seperti yang secara konseptual dibayangkan, tidak dapat diproduksi secara
internal oleh tanggal target, maka desainnya, metode perolehannya, atau tanggal target harus
diubah.

Lakukan Analisis Biaya-Manfaat

Analisis biaya-manfaat membantu manajemen menentukan apakah (dan seberapa

banyak) manfaat yang diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. Teknik
ini sering digunakan untuk memperkirakan nilai keuangan investasi bisnis yang
diharapkan. Namun, dalam hal ini, investasi adalah sistem informasi, dan biaya dan
manfaatnya lebih sulit untuk diidentifikasi dan diukur daripada proyek modal
tradisional. Meskipun tidak sempurna untuk pengaturan ini, analisis biaya-manfaat digunakan
karena kesederhanaannya dan tidak adanya alternatif yang jelas lebih baik. Terlepas dari
keterbatasannya, analisis biaya-manfaat, dikombinasikan dengan faktor-faktor kelayakan,
adalah alat yang berguna untuk membandingkan desain sistem pesaing. Ada tiga langkah
dalam penerapan analisis biaya-manfaat: mengidentifikasi biaya, mengidentifikasi manfaat,
dan membandingkan biaya dan manfaat. Kami mendiskusikan masing-masing langkah di
bawah ini.

Identifikasi Biaya.

Salah satu metode untuk mengidentifikasi biaya adalah dengan membagi mereka
menjadi dua kategori: biaya satu kali dan biaya berulang. Biaya satu kali termasuk investasi
awal untuk mengembangkan dan menerapkan sistem. Biaya berulang termasuk biaya operasi
dan pemeliharaan yang berulang selama masa pakai sistem. Tabel 5.1 menunjukkan rincian
biaya satu kali dan berulang yang umum.

Biaya satu kali termasuk yang berikut:

• Akuisisi perangkat keras. Biaya ini termasuk biaya mainframe, minicomputer,

mikrokomputer, dan peralatan periferal, seperti tape drive dan paket disk. Angka-
angka biaya ini dapat diperoleh dari vendor.

• Persiapan situs. Biaya ini melibatkan biaya yang sering diabaikan seperti
modifikasi bangunan (misalnya, menambahkan AC atau membuat perubahan
struktural), instalasi peralatan (yang mungkin termasuk penggunaan alat berat), dan
 biaya pengiriman. Perkiraan biaya ini dapat diperoleh dari vendor dan subkontraktor
yang melakukan instalasi.

• Akuisisi perangkat lunak. Biaya ini berlaku untuk semua perangkat lunak yang
dibeli untuk sistem yang diusulkan. Perkiraan biaya ini dapat diperoleh dari vendor.

• Desain sistem. Biaya ini adalah biaya yang dikeluarkan oleh profesional sistem
yang melakukan fungsi perencanaan, analisis, dan desain. Secara teknis, biaya yang
dikeluarkan hingga titik ini "tenggelam" dan tidak relevan dengan keputusan
tersebut. Analis harus memperkirakan hanya biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan desain rinci.

• Pemrograman dan pengujian. Biaya pemrograman didasarkan pada perkiraan jam

personil yang diperlukan untuk menulis program baru dan memodifikasi program
yang ada untuk sistem yang diusulkan. Biaya pengujian sistem melibatkan
menyatukan semua modul program individual untuk pengujian sebagai
keseluruhan sistem. Ini harus menjadi latihan yang ketat jika ingin
bermakna. Pengalaman perusahaan di masa lalu adalah dasar terbaik untuk
memperkirakan biaya-biaya ini.

• Konversi data. Biaya-biaya ini timbul dalam transfer data dari satu media
penyimpanan ke media lainnya. Sebagai contoh, catatan akuntansi dari sistem manual
harus diubah menjadi bentuk magnetik ketika sistem menjadi berbasis komputer. Ini
bisa mewakili tugas yang signifikan. Dasar untuk memperkirakan biaya konversi
adalah jumlah dan ukuran file yang akan dikonversi.

• Pelatihan. Biaya ini melibatkan mendidik pengguna untuk mengoperasikan sistem

baru. Personil internal dapat melakukan ini dalam program pelatihan ekstensif yang
disediakan oleh organisasi luar di lokasi terpencil atau melalui pelatihan di tempat
kerja.

Biaya berulang termasuk yang berikut:

• Pemeliharaan perangkat keras. Biaya ini melibatkan peningkatan komputer

(meningkatkan memori), serta pemeliharaan dan perbaikan preventif ke komputer dan
peralatan periferal. Organisasi dapat membuat kontrak pemeliharaan dengan vendor
 untuk meminimalkan dan menganggarkan biaya-biaya ini. Perkiraan biaya ini dapat
diperoleh dari vendor dan kontrak yang ada.

• Perawatan perangkat lunak. Biaya ini termasuk upgrade dan debugging sistem
operasi, aplikasi yang dibeli, dan aplikasi yang dikembangkan di dalam
perusahaan. Kontrak perawatan dengan vendor perangkat lunak dapat digunakan
untuk menentukan biaya ini dengan cukup akurat. Perkiraan pemeliharaan di rumah
dapat berasal dari data historis.

• Asuransi. Biaya ini mencakup bahaya dan bencana seperti kebakaran, kegagalan
perangkat keras, vandalisme, dan kehancuran oleh karyawan yang tidak puas.

• Persediaan. Biaya ini terjadi melalui konsumsi rutin barang-barang seperti kertas,
disk magnetik, CD, dan perlengkapan kantor umum.

• Biaya personil. Ini adalah gaji individu yang merupakan bagian dari sistem
informasi. Beberapa biaya karyawan bersifat langsung dan mudah diidentifikasi,
seperti gaji personil operasi yang secara eksklusif digunakan sebagai bagian dari
sistem yang sedang dianalisa.

Identifikasi Manfaat.

Langkah selanjutnya dalam analisis biaya-manfaat adalah mengidentifikasi manfaat

sistem. Ini mungkin nyata dan tidak nyata. Manfaat yang nyata terbagi dalam dua kategori:
yang meningkatkan pendapatan dan yang mengurangi biaya. Misalnya, menganggap sistem
EDI yang diusulkan akan memungkinkan organisasi untuk mengurangi persediaan dan pada
saat yang sama meningkatkan layanan pelanggan dengan mengurangi kehabisan
stok. Pengurangan persediaan adalah manfaat yang mengurangi biaya. Sistem yang diusulkan
akan menggunakan lebih sedikit sumber daya (persediaan) daripada sistem saat ini. Nilai dari
manfaat ini adalah jumlah dolar dari biaya tercatat yang disimpan oleh pengurangan
inventaris tahunan. Perkiraan peningkatan penjualan karena layanan pelanggan yang lebih
baik adalah manfaat peningkatan pendapatan. Ketika mengukur penghematan biaya, penting
untuk memasukkan hanya biaya yang dapat diandalkan dalam analisis. Biaya yang dapat
dilepas secara langsung terkait dengan sistem, dan mereka tidak ada lagi ketika sistem
berhenti ada. Beberapa biaya yang tampaknya dapat diandalkan oleh pengguna tidak benar-
benar dapat dihindari dan, jika dimasukkan, dapat menyebabkan analisis yang salah. Sebagai
contoh, pusat pemrosesan data sering "mengisi kembali" biaya operasi mereka ke
konstituensi pengguna mereka melalui alokasi biaya. Tingkat pengembalian biaya yang
mereka gunakan untuk ini mencakup biaya tetap (dialokasikan untuk pengguna) dan biaya
langsung yang dibuat oleh aktivitas pengguna individu.

Sistem profesional memanfaatkan banyak sumber dalam upaya untuk mengukur

manfaat yang tidak berwujud dan memanipulasinya ke dalam istilah keuangan. Beberapa
teknik umum termasuk survei opini pelanggan (dan karyawan), analisis statistik, teknik nilai
yang diharapkan, dan model simulasi. Meskipun para profesional sistem mungkin berhasil
menghitung sebagian dari manfaat tak berwujud ini, lebih sering mereka harus puas hanya
menyatakan manfaatnya tepat seperti izin penilaian yang baik.

Bandingkan Biaya dan Manfaat.

Langkah terakhir dalam analisis biaya-manfaat adalah membandingkan biaya dan

manfaat yang diidentifikasi dalam dua langkah pertama. Dua metode yang paling umum
digunakan untuk mengevaluasi sistem informasi adalah nilai sekarang bersih dan
pengembalian.

Berdasarkan metode nilai bersih saat ini, nilai sekarang dari biaya dikurangi dari nilai
sekarang dari manfaat selama umur sistem. Proyek dengan nilai sekarang bersih positif secara
ekonomi layak. Ketika membandingkan proyek yang bersaing, pilihan optimal adalah proyek
dengan nilai net present value terbesar.

Metode pengembalian adalah variasi analisis titik impas. Titik impas tercapai ketika
total biaya sama dengan total manfaat

Kurva biaya total terdiri dari biaya satu kali ditambah nilai sekarang dari biaya
berulang selama umur proyek. Kurva manfaat total adalah nilai sekarang dari manfaat
nyata. Perpotongan garis-garis ini menunjukkan jumlah tahun ke depan ketika proyek
mencapai titik impas, atau membayar untuk dirinya sendiri. Area yang diarsir antara kurva
manfaat dan kurva total biaya mewakili nilai sekarang dari laba masa depan yang diperoleh
oleh sistem.

Dalam memilih sistem informasi, kecepatan pengembalian sering menjadi faktor

penentu. Dengan siklus hidup produk yang singkat dan kemajuan teknologi yang pesat,
kehidupan yang efektif dari sistem informasi cenderung pendek.

Persiapkan Laporan Pemilihan Sistem

 Produk yang dapat dikirimkan dari proses pemilihan sistem adalah laporan pemilihan
sistem. Dokumen formal ini terdiri dari studi kelayakan yang direvisi, analisis biaya-manfaat,
dan daftar serta penjelasan tentang manfaat tidak nyata untuk setiap desain alternatif. Atas
dasar laporan ini, komite pengarah akan memilih satu sistem yang akan maju ke fase
selanjutnya dari SDLC - desain terperinci.

Peran Auditor dalam Evaluasi dan Seleksi

Perhatian utama untuk auditor adalah bahwa kelayakan ekonomi dari sistem yang
diusulkan diukur seakurat mungkin. Secara khusus, auditor harus memastikan lima hal:

1. Hanya biaya yang dapat diandalkan digunakan dalam perhitungan manfaat

penghematan biaya.

2. Suku bunga yang wajar digunakan dalam mengukur nilai sekarang dari arus kas.

3. Biaya satu kali dan berulang dilaporkan secara lengkap dan akurat.

4. Kehidupan bermanfaat yang realistis digunakan dalam membandingkan proyek

yang bersaing.

5. Manfaat tidak berwujud diberikan nilai keuangan yang wajar.

Kesalahan, kelalaian, dan misrepresentasi dalam akuntansi untuk barang-barang

tersebut dapat merusak analisis dan dapat mengakibatkan keputusan yang cacat secara
material.