Catatan Rapat ke-7/ Rabu, 10 April 2019

Hak suara : Boleh mengajukan opsi

Hak bicara : Boleh mengajukan pertanyaan
 Pandangan BEM : Fungsi timeline sebagai acuan dalam melakukan sesuatu agar
terlaksananya proses menuju acara. Tidak boleh diganti-ganti. Dasar pemasangan logo
dan kelanjutan inagurasi seharusnya dengan kesepakatan SC dan BEM karena inagurasi
tidak diperbolehkan. Logo harus berisi tujuan atau makna dari acara dan diketahui oleh
angkatan. Undangan tidak sah. Jam, logo, dan tempat tidak sesuai. Tanda tangan tidak
ada stempel. TOR dan proposal tidak ada yang masuk ke BEM padahal H-65. Tujuan
dari inagurasi harus direvisi dan jelas. Timeline disesuaikan dengan yang terbaru. PPT
perlu revisi. Seharusnya OC yang aktif menghubungi, berkoordinasi, dan bertanya
kepada SC karena lebih berpengalaman. Setiap rapat harus ada notulensi dan harus
dibuktikan.Ketua harus lebih siap. SC untuk membimbing jalannya kepanitiaan dan
mempermudah panitia. Rapat bersama SC harus sering dilakukan. Progres harus
ditingkatkan. Panitia harus menyesuaika timeline bukan sebaliknya. Harus mencontoh
perjuangan panitia angkatan 2017. TOR harus segera diselesaikan. Teknis untuk
mengundang khalayak umum dipikirkan lagi. Rapat besar belum ada persiapan.
 Pandangan SC : Logo kegiatan dalam undangan rapat besar bersama BEM tidak
diperlukan karena logo belum disetujui bersama SC serta tidak dicantumkan stempel.
Terkait LPJ ada yang memberikan bukan salah panitia. SK merupakan surat keputusan
untuk menetapkan dilaksanakan kegiatan inagurasi. Cari refrensi nama dan tema dari
angkatan 15, 16, dan 17 sebagai dasar untuk menentukan nama, tema, dan logo untuk
mengetahui makna dari inagurasi sendiri. Terakhir hari Sabtu dan maksimal Seni, agar
proposal minggu depan masuk.
 Pandangan ketua sidang : Terkait pengumpulan uang iuran angkatan Terakhir
dikumpulkan ke bendahara tanggal 15 April 2019. Pemasangan logo sesuai dengan
kesepakatan panitia. Inagurasi adalah pengukuhan. Afsoon adalah singkatan dan
didalamnya tercantum kata “inagurasi”. Tujuan merupakan kesepakatan panitia inagurasi.
Urutan Tujuan (revisi) : 4-1-2-5-3
Progress : Tanggal pelaksanaan, konsep acara, lokasi, logo dan nama, penentuan GS
 Hambatan : terhalang birokrasi yang baru dan tanggal turunnya SK belum pasti.
Pemilihan ketua berdasarkan usulan dan voting. Alur rapat sebelum rapat besar yaitu
rapat perdivisi, rapat CO, rapat internal , rapat bersama SC, rapat bersama CO dan SC.
Dalam proposal dicantumkan tujuan bertujuan mengenalkan FTP kepada masyarakat
umum meliputi anak SMA, mahasiswa, dll walaupun tidak ada di PPT OC karena PPT
belum direvisi.

1 Divisi Acara
 Tanggapan panitia :
 Dasar acara konsep eksternal bertujuan mengenalkan FTP kepada masyarakat
umum. Pemilihan angkatan 16 karena mewakili setiap angkatan dan sudah
dikonfirmasi dengan ketan 2016. Gamezone dimulai dari sore sampai acara selesai
(terbuka sepanjang acara). Gamezone rangkaian dari bazar dan diletakkan didekat
bazar agar tidak memecah konsentrasi panggung dan merupakan opsi bagi
pengunjung jika tidak tertarik pada panggung. Untuk gamezone dianggarkan dari
sponsor bisa berbentuk uang atau barang. Tujuan GS adalah untuk menambah
memeriahkan acara. Terdapat 3 rundown untuk mengantisipasi keterlambatan
waktu. GS sebagai puncak acara. Strategi ticketing yaitu dari mulut ke mulut. Untuk
mahasiswa menggunakan KTM dan untuk umum menggunakan tiket.
 Tanggapan SC, BEM, dan pendamping :
Game harus ada hadiah dan jika mengandalkan sponsor dan sulit seharusnya
pengajuan sponsor minimal 3 bulan. Akomodasi GS diserahkan kepada Divisi
konsumsi. GS harga 5jt mahal coba diperhitungkan lagi, karena GS tidak terlalu
terkenal. Disarankan cari GS yang harus bisa menarik penonton dan lebih murah.
Untuk plan rundown harus lebih dari 1. Rapat harus dipersiapkan, jangan sampai
ada file yang tertinggal. Harus disediakan opsi plan kalau hujan. Tentukan GS dalu
baru gamezone. Acara harus dibuat menarik agar pengunjung tertarik pada GS.
Teknis acara harus diperjelas. Teknis pengisi 1 dan dua harus jelas. Harus sering
rapat dengan SC dan lebih diperinci dalam jobdesc. Tema harus menggambarkan
seluruh tujuan inagurasi. Tema adalah cerminan latar belakang dan tujuan. Nama
harus mencerminkan angkatan dan harus di diskusikan dengan SC. Dasar pemilihan
eksternal harus jelas. Dasar acara harus dimengerti dan belum sampai. Tujuan belum
jelas dan progresnya masih 2%.