INTERNAL AUDIT

BAB 9 : Kertas Kerja

Disusun oleh :

Lailatul Masruroh (01116006)

Risky Prasetya Perdana (01116011)

Revi Ria Rumanti (01116034)

PRODI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NAROTAMA

SURABAYA

2018
Pendahuluan
Pengertian Kertas Kerja

Kertas kerja (working paper) mendokumentasikan audit. Kertas kerja berisi catatan infomasi
yang diperoleh dan analisis yang dilakukan selama proses audit. Kertas kerja disiapkan sejak
saat auditor pertama kali memulai penugasannya hingga mereka menelaah tindakan
perbaikan dan mengakhiri proyek audit. Kertas kerja berisi dokumentasi atas langkah-
langkah berikut ini dalam proses audit:

 Rencana audit, termasuk program audit.

 Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem kontrol internal.
 Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan
yang dicapai
 Penelaahan kertas kerja oleh penyelia.
 Laporan audit.
 Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

Fungsi Kertas Kerja

Auditor internal menyiapkan kertas kerja untuk beberapa tujuan yang berbeda:

o Untuk mendukung laporan audit. Kertas kerja yang terstruktur dengan baik
memudahkan pengalihan dari materi yang ditulis selama audit menjadi halaman -
halaman laporan audit interim dan final. Di samping itu, auditor yang berpengalaman
senantiasa memikirkan laporan akhir di sepanjang keseluruhan penugasan audit. Hal
ini membuat pekerjaan lapangan menjadi relevan dan mengikuti arah yang benar. Apa
pun yang tidak layak untuk dilaporkan bisa jadi tidak relevan untuk ditelaah.
o Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab, penelaahan
instruksi dan arahan, analisis sistem dan proses, pengamatan kondisi, dan
pemeriksaan transaksi.
o Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit,
mengumpulkan bukti yang diperlukan untuk menentukan terjadi dan luasnya kondisi-
kondisi yang mengandung kelemahan.
o Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi. Operasi kadang-kadang
agak rumit dan sulit untuk diingat. Penjelasan dan bagan yang terdokumentasikan
dengan baik dalam kertas kerja, diberi indeks untuk mempermudah akses, bisa
menempatkan auditor pada posisi yang sama dengan karyawan operasional dan
memahami operasi dengan mendalam. Jadi, kertas kerja yang baik bisa menjadi alat
pertahanan yang baik jika kesimpulan dan rekomendasi audit dipertanyakan.
o Untuk menjadi dasar bagi penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian audit.
Penelaahan kerja yang terdokumentasi lebih produktif dibandingkan percakapan
antara penyelia audit dan auditor. Penelaahan oleh penyelia, yang juga
didokumentasikan di kertas kerja, merupakan sarana kontrol audit dan merupakan
bagian yang integral.
 o Untuk memberi dukungan dan bukti untuk masalah – masalah yang melibatkan
kecurangan, tuntutan hukum, dan klaim asuransi.
o Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi pekerjaan audit
internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri atas sistem
kontrol internal organisasi.
o Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan selanjutnya.
Penugasan audit sering kali diulang atau ditindaklanjuti. Kertas kerja yang profesional
membuat audit rutin lebih mudah dan lebih efisien.
o Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review). Makin
banyak organisasi audit internal yang terlibat dalam program kontrol mutu dan
evaluasi mandiri. Baik auditor eksternal atau konsultan perlu mengevaluasi aktivitas
audit internal. Kertas kerja menjadi dasar untuk mengevaluasi program jaminan mutu
departemen audit internal, yang menunjukkan kepatuhan dengan Standar.
o Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh Undang-undang Praktik Korupsi
Luar Negeri Amerika Serikat (U.S. Foreign Corrupt Practices Act). Undang-undang
tersebut mensyaratkan perusahaan untuk, “mengembangkan dan menjaga sistem
kontrol akuntansi internal dengan memadai untuk memberikan keyakinan yang wajar”
sehingga tujuan-tujuan tertentu terkait dengan Otorisasi manajemen, pencatatan
transaksi, akses ke aktiva, dan akuntabilitas aktiva tercapai. Bukti kepatuhan harus
didokumentasikan. Bagian dari dokumentasi tersebut bisa menjadi kertas kerja auditor
internal; sehingga dokumen tersebut harus mampu mendukung pemeriksaan yang
mendalam.

Pendapat yang mendukung kertas kerja yang profesional cukup banyak dan meyakinkan.
Auditor internal harus menyiapkan kertas kerja yang akurat, jelas, terorganisasi, dan
profesional, dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

 Pendokumentasian, termasuk penyusunan kertas kerja .

 Ringkasan, termasuk catatan temuan audit
 Pemberian indeks dan referensi silang
 Kertas kerja pro forma
 Penelaahan kertas kerja oleh penyelia
 Kepemilikan dan kontrol atas kertas kerja
 Kriteria kertas kerja yang ideal
 Penulisan kertas kerja sejalan dengan kemajuan audit
 Penyimpanan kertas kerja

Dokumentasi
Kertas kerja harus mengikuti bentuk dan susunan yang konsisten, tidak hanya dalam setiap
penugasan audit tetapi juga pada departemen audit internal. Jadi, kepala bagian audit harus
menetapkan kebijakan mengenai jenis-jenis kertas kerja audit yang harus disimpan, sistem
penempatan yang akan digunakan, sistem pemberian indeks yang akan diikuti, dan hal-hal
terkait lainnya.
Begitu mereka terbiasa dengan suatu format, auditor internal tidak harus berpikir banyak
mengenai susunan kertas kerja, tetapi lebih kepada kebutuhan apa yang akan dicatat. Kertas
kerja bisa mencakup antara lain:

 Perencanaan dokumen dan Program audit.

 Kuesioner induk, bagan alir, daftar Pemeriksaan, dan hasil-hasil evaluasi kontrol
 Catatan wawancara.
 Bagan organisasi, pernyataan kebijakan dan prosedur, serta deskripsi kerja.
 Salinan kontrak-kontrak dan perjanjian penting.
 Surat konfirmasi dan representasi.
 Foto, diagram, dan tampilan grafis lainnya.
 Uji dan analisis transaksi.
 Hasil-hasil prosedur penelaahan analitis.
 Laporan audit dan jawaban manajemen.
 Korespondensi audit yang relevan.

Secara umum, auditor internal harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, seragam, dapat
dipahami, relevan, ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis.
Berikut ini penjelasannya masing-masing:

Menjaga Kerapian Kertas Kerja

Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini
memberikan kesan langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme.

Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya satu sisi
lembar kerja yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa terlewatkan.
Kertas kerja telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja yang berantakan
tidak layak menjadi bukti.

Menjaga Keseragaman Kertas Kerja

Semua kertas kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang sama.
Kertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas
berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang akan
dilakukan.

Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas kerja
audit. Map seperti ini mencegah tercecernya kertas dan kertas kerja juga bisa disortir, disortir
ulang, ditambah. atau dihilangkan tanpa kesulitan. Pembatas dapat disisipkan untuk
memisahkan bagian-bagian dokumen audit. Hasil cetak komputer dan catatan elektronik juga
harus disiapkan.

Menyiapkan Kertas Kerja agar Dapat Dipahami

Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi tambahan.
Setiap orang yang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang diputuskan
auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka temukan, apa
kesimpulan yang diambil, dan apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil. Tentu saja perlu
menjaga kertas kerja seringkas mungkin; namun kejelasan jangan sampai dikorbankan hanya
untuk menghemat waktu dan kertas.

Informasi yang diperoleh secara lisan jarang dicatat secara harfiah. Auditor yang
memparafrasekan tanggapan klien juga harus mencatat interpretasi mereka sendiri mengenai
maksud kata-kata klien. Untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahpahaman, klien
sebaiknya diminta mengonfirmasi interpretasi auditor. Jika digunakan rekaman suara,
sebaiknya tetap dibuat catatan tertulis.

Menjaga Kertas Kerja yang Relevan

Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan material, yang
secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang mungkin menarik tetap
tidak secara langsung relevan harus dihilangkan. Program audit yang terorganisasi dengan
baik dan instruksi penyelia yang efektif bisa membantu memastikan dimasukkannya
dokumen yang relevan saja.

Memiliki pernyataan tujuan yang jelas pada kertas kerja membantu memastikan relevansi.
]ika tujuan audit tertentu tidak bisa dinyatakan dengan jelas, informasi yang diperoleh
cenderung menjadi tidak relevan. Materi latar belakang bisa jadi penting.

Formulir dan arahan-arahan harus tercakup hanya jika relevan terhadap audit dan terhadap
temuan audit. Arahan tertulis sering kali mengandung banyak informasi yang tidak
berhubungan erat dengan audit; hanya beberapa arahan yang mungkin terkait langsung
dengan tujuan audit. Arahan tersebut harus ditekankan sehingga mengemukakan pada
penelaahan yang akan dilakukan. Bila kata-kata yang tepat dari suatu prosedur tidak
diperlukan untuk mendukung suatu temuan, maka hal ini bisa dirujuk di kertas kerja tanpa
memerlukan reproduksi.

Jika suatu pendekatan audit yang tercakup dalam program audit diabaikan, jelaskan alasannya
dan simpan kertas kerja yang berhubungan.

Menjaga Keekonomisan Kertas Kerja

Auditor harus menghindari daftar dan skedul yang tidak perlu. Untuk itu, gunakan salinan
dokumen klien atau hasil cetak komputer. Dokumen-dokumen ini bisa menunjukkan langkah-
langkah audit yang dilakukan menggunakan tanda-tanda yang berbeda, juga mencatat
tanggapan audit pada pinggir kertas.

Masukkan sebanyak mungkin uji pada satu lembar kertas kerja. Sampel yang sama kemudian
bisa digunakan untuk sejumlah analisis.
Auditor internal sebaiknya tidak berusaha menjawab setiap pertanyaan yang mungkin
muncul. Hal ini terutama berlaku bila pengujian yang dilakukan menunjukkan kondisi yang
memuaskan.

Manfaatkan semaksimal mungkin kertas kerja yang dibuat pada audit sebelumnya. jika
pernah dilakukan audit sebelumnya. Bagan alir, deskripsi sistem, dan data lainnya mungkin
masih valid. Dokumen-dokumen yang masih berguna sebaiknya dipindahkan ke kertas kerja
periode sekarang. Dokumen tersebut harus diperbarui dengan informasi terkini, diberi nomor
ulang, diberi acuan ulang, dan kemudian diberi inisial dan tanggal oleh auditor yang
melakukan audit periode sekarang. Kertas kerja yang telah diperbarui sekarang menjadi
kertas kerja auditor yang melakukan audit saat ini dan mereka bertanggung jawab penuh atas
kertas kerja tersebut. Kenyataan bahwa kertas kerja tersebut diambil dari kertas kerja tahun
sebelumnya harus dituliskan dalam kertas kerja.

Menjaga Kecukupan Kertas Kerja

Kertas kerja sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada pertanyaan
yang diajukan yang dibiarkan tak terjawab. Jika tersedia ruang untuk referensi silang, maka
harus diisi. Jika timbul pertanyaan, maka harus dijawab-atau alasan untuk tidak menjawabnya
harus diberikan.

Auditor harus menyimpan daftar “yang akan dikerjakan” di kertas kerja mereka. Pada daftar
ini mereka bisa menuliskan hal-hal yang masih harus dilakukan, pemikiran baru yang layak
dipertimbangkan, dan hal-hal lain yang tidak secara khusus ditetapkan di program audit tetapi
memerlukan tindakan audit. Kemudian, hal-hal yang ada di daftar “masih harus dikerjakan”
harus dilakukan atau kalau tidak berikan komentar dan beri referensi. Daftar “yang akan
dikerjakan” menjadi bagian dari dokumen kertas kerja.

Setiap kali penyelia menelaah kertas kerja, mereka harus memberi tanggal dan mencatat
catatan penelaahan atau pertanyaan mereka, sebaiknya di sisi kiri kertas kerja yang baru.
Auditor harus menjawab setiap catatan, mencatat jawaban mereka pada sisi lain kertas. Daftar
“yang akan dikerjakan” milik penyelia dan catatan tersebut juga menjadi bagian dari kertas
kerja auditor.

Temuan-temuan audit sebelumnya, paling tidak dari audit sebelumnya harus ditindak lanjuti.
Manajemen umumnya sedikit tertarik mengenai apakah kekurangan yang dilaporkan
sebelumnya telah terjadi lagi. Kertas kerja harus mengandung ringkasan temuan audit
sebelumnya dan juga catatan mengenai statusnya saat ini.

Menjaga Kesederhanaan Penulisan

Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah. Penggunaan jargon harus
dihindari. Jika digunakan, harus dijelaskan pada bagian terpisah dari kertas kerja-pada Daftar
Istilah - bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam
aktivitas dan dalam kertas kerja.
Kesederhanaan dan kejelasan dalam kertas kerja tidak berarti harus menggunakan struktur
bahasa yang sempurna. Kalimat-kalimat ringkas tetap bisa digunakan dan menghemat waktu.

Uji terakhir dari seperangkat kertas kerja yang baik adalah apakah auditor internal yang lain,
yang tidak berhubungan dengan penugasan, bisa melangkah ke dalam penugasan audit yang
sedang dilakukan, memahami apa yang telah dilakukan dan melakukan pemeriksaan tanpa
menghabiskan banyak upaya.

Gunakan Susunan Kertas Kerja yang Logis

Kertas kerja harus disusun secara paralel dengan program audit. Setiap subjek yang berbeda
harus dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas kerja. Hubungan yang sejajar antara
program dan kertas kerja akan memudahkan pengacuan selama dan setelah audit.

Untuk setiap segmen audit. auditor harus memberikan informasi umum dalam bentuk narasi
pada awal bagian. Informasi tersebut mencakup tujuan operasi yang diaudit dan informasi
latar belakang organisasi, statistik volume, dan sistem kontrol.

Untuk setiap bagian audit, auditor harus menyebutkan dengan jelas tujuan rinci dari segmen,
temasuk perluasan hal-hal yang ditetapkan di program audit jlka diperlukan.

Juga, auditor harus menjelaskan dalam kertas kerja lingkup audit mereka: apa yang tercakup
dan yang tidak. Dalam bagian kertas kerja mereka. auditor akan membahas metode pemilihan
sampel yang mereka gunakan dan ukuran sampel serta tingkat keyakinan – atau jika
digunakan komputer, metodologi yang digunakan untuk mengganti pemilihan sampel.

Setelah pernyataan tujuan dan ruang lingkup, auditor menuliskan pengujian dan temuan
mereka. Hal ini harus dibatasi pada fakta-fakta-yang baik maupun yang buruk. Setelah fakta-
fakta dicatat, auditor akan mengambil kesimpulan dari apa yang mereka temukan.
Berdasarkan temuan atas kontrol dan kinerja, auditor harus menyatakan apakah kondisi yang
mereka temukan memuaskan atau tidak Yaitu, apakah tujuan operasi tercapai atau tidak.
Kesimpulan ini, secara agregat, akan mendukung opini auditor atas keseluruhan organisasi
atau fungsi yang ditelaah.

Akhirnya, auditor harus mendokumentasikan rekomendasi mereka untuk memperbaiki

kondlsi-kondisi yang mereka temukan dan tindakan perbaikan yang diambll oleh klien.

Di belakang narasi akan ada catatan audit: bagan alir dan sistem kontrol, jadwal pengujian
audit, dan ringkasan temuan. Setiap lembar kerja umumnya akan berisi :

Judul yang deskriptif. Judul harus memuat nama perusahaan, organisasi, atau fungsi
yang diaudit, yang menunjukkan sifat data yang tercantum dalam kertas kerja. dan
menunjukkan tanggal atau periode audit.

Referensi ke penugasan audit. Hal ini mengidentifikasikan nomor referensi dari

penugasan audit.
 Tanda silang atau simbol lainnya. Tanda silang atau simbol-simbol lainnya harus
seragam di sepanjang audit. Tanda-tanda tersebut harus kecil dan dltempatkan dengan
rapi, berguna tetapi tidak terlalu mencolok. Tanda-tanda tersebut harus dijelaskan di
catatan kaki.

Tanggal pembuatan dan inisial auditor. Tanggal harus menunjukkan kapan kertas
kerja diselesaikan. Inisial auditor harus muncul pada setiap lembar. Lembar terpisah
pada kertas kerja harus berisi daftar semua auditor dan staf lainnya pada penugasan
audit serta inisial mereka.

Nomor referensi kertas kerja. Kertas kerja harus dirujuk saat disiapkan dan dibuat
dalam pengelompokan yang logis. Tidak ada yang lebih mengganggu-bagi auditor
maupun penelaah – selain kertas kerja dibiarkan tak bernomor dan tak terkendali.

Sumber-sumber data. Sumber-sumber data harus dengan jelas diidentifikasi.

Kertas kerja bisa ditulis menggunakan pensil, pena, dan/atau dengan perangkat lunak
komputer dan dicetak. Pensil lebih disukai untuk skedul-skedul berisi angka-angka yang
mungkin diubah. Tulisan naratif lebih rapi bila ditulis menggunakan tinta. Beberapa auditor
internal memberi nuansa profesionalisme di kertas kerja mereka dengan menulis di lembar
dan induk kolom menggunakan tinta-maka tulisan ini sulit untuk diubah – dan sisa skedul
menggunakan pensil.

Sumber-sumber informasi yang tampil di kertas kerja harus diidentifikasi dengan jelas.
Pemeriksa independen harus bisa menelusuri ulang langkah-langkah auditor-dari skedul dasar
ke ringkasan dan tanggapan-tanpa harus meminta informasi tambahan. Untuk itu, lembar
kerja harus dirujuk silang ke kertas kerja lainnya yang berkaitan dan ke program audit.
Referensi silang yang efektif sering kali mengurangi perlunya duplikasi data. Jika data
tersebut penting, total kolom, total baris, dan perhitungan harus diverifikasi secara
independen oleh seseorang yang tidak bekerja pada penugasan yang sama.

Sampul muka setiap dokumen kertas kerja harus menunjukkan nomor proyek dan nomor
kode, nama organisasi atau fungsi, subjek masalah, periode audit atau tanggal lainnya yang
berlaku, klarifikasi pengamanan jika ada, dan nomor volume jika Ieblh dari satu volume.

Setiap dokumen kertas kerja harus memuat daftar isi. Dokumen pertama juga harus berisi
ringkasan daftar isi, yang mengidentifikasikan seluruh dokumen.

Ringkasan Kertas Kerja

Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif. Ringkasan
bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu menempatkan
temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan memfokuskan pada hal yang penting dan
relevan serta membantu menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat.
Auditor yang secara periodik meringkas temuan mereka. yang buruk maupun yang baik,
memegang kendali atas penugasan audit mereka.
Ringkasan juga bermanfaat dalam menghubungkan kelompok-kelompok kertas kerja yang
terkait dengan satu hal tertentu. Ringkasan dapat memberikan alur yang berurutan dan logis
untuk berbagai kertas kerja yang saling terkait dan dapat memfasilitasi penelaahan atas
bagian-bagian penugasan tertentu. Berikut ini beberapa bentuk ringkasan yang dapat
memberi manfaat:

Ringkasan Segmen-segmen Audit

Setiap segmen audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek audit,
tujuan dan lingkup audit, temuan, kesimpulan dan rekomendasi auditor, serta tindakan
perbaikan yang dilakukan klien. Ringkasan harus memiliki referensi ke dokumen
pendukungnya. Bentuk ringkasan ini dibahas lebih awal dalam susunan kertas kerja yang
logis.

Ringkasan Statistik

Auditor sering kali menggunakan ringkasan statistik dari hasil-hasil pengujian audit. Data
yang tersebar pada skedul pengujian bisa diringkas sehingga mudah dibaca, dipahami, dan
ditangani.

Ringkasan ini harus diperlakukan sebagai sebuah piramid, data akhir secara perlahan meluas
ke beberapa skedul pengujian. Ringkasan statistik yang baik memudahkan penelaah beralih
dari ringkasan ke masing-masing pengujian tanpa menggunakan pensil. Auditor akan
melakukan hal ini untuk mereka.

Ringkasan Rapat

Pembahasan dengan klien – pengamatan, kesepakatan, ketidaksepakatan, dan saran-saran

mereka harus diringkas dengan lengkap dan segera. Ringkasan bisa digunakan untuk
mencatat hal-hal ini dengan tepat sesuai apa yang mereka katakan, tidak seperti apa yang
terlihat, disaring melalui pengumpulan ulang. Tanggal dan jam pembahasan bisa bernilai bila
suatu saat terjadi perselisihan.

Ringkasan Program Audit

Begitu auditor menyelesaikan suatu segmen audit, mereka harus membuat komentar yang
sesuai dalam program audit mengenai temuan-temuan mereka-komentar yang dengan ringkas
menyatakan kesimpulan mereka tentang aktivitas yang diaudit.

Ringkasan Temuan

Mungkin ringkasan yang paling penting adalah ringkasan temuan audit. Masalah ini
memerlukan dokumen pendukung paling banyak karena biasanya paling sering dibahas.
Ringkasan ini harus berisi fakta-fakta yang relevan dan signifikan tentang temuan auditor.

Pemberian Indeks dan Referensi Silang

Pemberian indeks silang yang baik memiliki beberapa tujuan. Pertama, menyederhanakan
penelaahan kertas kerja oleh penyelia. Meskipun auditor internal memiliki semua fakta yang
relevan mengenai suatu masalah dengan jelas, hubungan antara fakta-fakta tersebut mungkin
tidak jelas bagi orang lain. Referensi harus dengan mudah menuntun penelaah ke fakta-fakta
terkait pada bagian lain kertas kerja.

Kedua, referensi silang memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas
kerja untuk penelaahan tindak lanjut.

Ketiga, referensi silang menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja. Dalam
suasana diskusi dengan klien. referensi silang yang baik membantu mencegah kesalahan dan
kecanggungan – hal yang 'memalukan' setelah klien menanyakan sesuatu dan auditor sibuk
mencarinya di kertas kerja sehingga yang lain menjadi tidak sabar.

Dan keempat, referensi silang meningkatkan hasil akhir : laporan audit internal. Saat auditor
menyiapkan draf laporan, kertas kerja yang memiliki referensi yang baik akan menuntun
pada informasi pendukung dengan cepat dan mudah. Kertas kerja yang tidak diberi referensi
yang baik cenderung menyulitkan pencarian data sehingga ada ”rahasia” yang tidak
ditemukan.

Sistem pemberian indeks sebaiknya sederhana dan fleksibel. Jenis penelaahan yang berbeda
akan membutuhkan pola pemberian indeks yang berbeda, tetapi prinsip-prinsip tertentu akan
tetap berlaku. Sistem yang akan digunakan pada pemeriksaan tertentu harus dipertimbangkan
dan direncanakan segera setelah program audit selesai dibuat. Dengan cara ini kertas kerja
bisa diberi referensi saat audit berlangsung. Sehingga auditor terhindar dari banyaknya kertas
kerja yang tidak memiliki referensi di mana sulit untuk menemukan sesuatu.

Kertas Kerja Pro Forma

Anggaran dan skedul sering kali digabungkan karena auditor ingin menghemat penyajian
kertas kerja.

Menyadari masalah ini. beberapa organisasi audit telah membuat aturan kertas kerja yang
mengandung informasi standar, yang mengingatkan auditor hal-hal penting yang akan
dicakup dalam audlt. Sebuah organisasi audit membuat semacam kertas kerja pro forma yang
bisa membantu.

Selain itu dibuat pula format untuk program audit. Setiap lembar program terdiri atas dua
bagian: Bagian pertama memberikan ruang untuk tujuan audit; bagian kedua memberikan
ruang untuk langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dengan menggunakan
format ini, auditor harus menyatakan apa yang ingin mereka capai dan langkah-langkah yang
mereka ambil

Lembar kerja audit berisi tiga set komentar naratif. Ketiganya diberi judul: Tujuan Kerja,
Pekerjaan yang Telah Dilakukan, dan Apa yang Disimpulkan Auditor. Jadi sekali lagi auditor
dipaksa untuk menunjukkan alasan mereka mengambil langkah-langkah tertentu, apa saja
langkah-langkah yang telah dilakukan, dan apa opini auditor.
Lembar pro forma terpisah dugunakan untuk wawancara. Judul setiap lembar berisi informasi
orang - orang yang dlwawancarai, nama mereka, jabatan, dan fungsinya. Juga berisi lokasi
wawancara, tanggal, dan waktu mulai/berakhir. Lembar tersebut memiliki judul Catatan
Wawancara, dan Hal-hal Penting untuk Diperhatikan. Lembar catatan untuk pertemuan audit
final berisi lokasi. tanggal, dan waktu mulai/akhir; orang-orang yang hadir; dan catatan
diskusi.

Setiap organisasi audit yang menggunakan kertas kerja pro forma harus membuat format
yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Format tersebut haruslah membantu dan tidak
membatasi. Format tersebut akan menuntun auditor dan meyakinkan bahwa semua hal-hal
signifikan telah tercakupbahwa auditor tidak hanya melakukan hal-hal rutin karena lembar
kerja proforma menuntutnya. Bila digunakan dengan tepat, kertas kerja seperti ini akan
bermanfaat. memastikan cakupan yang layak, dan menghemat waktu.

Otomatisasi Kertas Kerja – Bank Nasional

Sebuah laporan yang diterbitkan oleh Ikatan Auditor Internal mengenai praktik-praktik
inovasi dalam audit internal membahas otomatisasi dalam operasi audit internal. Laporan
tersebut menggambarkan prosedur tertentu pada Bank Nasional dan menemukan Lotus Notes
sebagai media pengoperasian proses. Laporan tersebut mengidentifikasi 10 karakteristik
aplikasi. Karakteristik tersebut dan aplikasinya dalam kertas kerja sebagaimana yang
digambarkan oleh penulisnya adalah sebagai berikut:

Refleksi Informasi : Memungkinkan auditor memiliki salinan basis data dan kertas
kerja yang diperbarui tanpa harus kembali ke kantor. Juga menghastikan penelaahan
kertas kerja yang tepat waktu.

Standardisasi : Kertas kerja diformat terlebih dahulu dan kertas kerja administratif
diatur terlebih dahulu (untuk mencapai konsistensi dalam proses audit).

Kenyamanan : Menghilangkan kebutuhan mencari bagian kertas kerja secara manual

menggunakan penyaring Lotus Notes.

Referensi Dokumen : Penghubung elektronik yang secara otomatis membawa auditor

dari satu kertas kerja ke dokumen lainnya dan kembali lagi. Jadi, kertas kerja tidak
perlu diberi nomor dan auditor bisa dengan mudah melihat kertas kerja dan dokumen-
dokumen pendukungnya.

Tampilan : Memungkinkan auditor dan penyelia melihat keseluruhan audit pada suatu
waktu dengan memberikan tampilan basis data dokumen, kertas kerja tahun ini, kertas
kerja permanen, dan format temuan. Kemajuan audit dapat ditelusuri seiring dengan
kemajuan audit.

Pencitraan : Memungkinkan digunakannya media nonelektromk menjadi kertas kerja

otomatis, melalui alat pembaca optik (optical scanners).
 Komunikasi : Surat elektronik Note bisa terhubung dengan PC, LAN, dan sistem surat
elektronik (mainframe e-mail systems) lainnya.

Media Alat Kontrol : Kertas kerja disimpan pada satu atau lebih wadah penyimpan
(server). Kertas kerja ini tidak bisa hilang dan auditor memiliki salinan kertas kerja
pada basis lokal (yaitu, pada komputernya). Hal ini menjadi rencana kontinjensi
melekat.

Integrasi Aplikasi : Lingkungan kertas kerja otomatis tidak berarti menghilangkan

atau memodifikasi aplikasi yang sudah ada. Misalnya. produk Windows yang sesuai
bisa diintegrasikan dengan Lotus Notes untuk menjadi kertas kerja auditor.

Pengamanan Hak Akses : Melalui hak akses, hanya orang-orang tertentu yang perlu
membaca, mengedit, atau menghapus kertas kerja yang bisa melakukannya. Orang
lain hanya bisa diizinkan membaca saja, sehingga memberi pengamanan yang lebih
dibanding pengamanan pada dokumen kertas kerja.

Para penulis menggambarkan pembuatan kertas kerja otomatis diperlukan untuk menelaah
dan mengevaluasi proses dan metodologi audit. Untuk itu perlu dipindahkan format-format
audit dan proses manual ke dalam bentuk basis data yang berisi semua dokumen yang telah
diformat sebelumnya dan siap digunakan dalam proses audit. Salah satu tantangan terberat
adalah mengonsolidasikan keragaman berbagai format dan prosedur yang berbeda dari
sebuah divisi beranggotakan 300 auditor. Telah diyakini bahwa standardisasi membuat proses
otomatisasi menjadi sederhana, khususnya untuk pelatihan.

Kertas Kerja Elektronik

Kertas kerja audit bisa memiliki bentuk yang berbeda dengan media tradisional lainnya: pita
kaset, cakram, disket, film, atau media lainnya. Penggunaan kertas kerja elektronik
membantu mengurangi kompleksitas dan meningkatkan fleksibilitas pendokumentasian.
Kertas kerja yang dihasilkan sistem memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk
menelaah dan mengubah rancangan, pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan
perangkat Teknik Audit Berbantuan Komputer (Computer Assisted Audit Techniques -
CAAT) dan Rekayasa Sistem Berbantuan Komputer (Computer Aided System Engineering -
CASE), dan membuat pendokumentasian menjadi lebih rasional.

Teknik-teknik sistem pendokumentasian dan analisis kandungan kertas kerja mengandung

fleksibilitas yang lebih besar untuk evaluasi kontrol internal melalui penggunaan kuesioner
yang terstruktur. bagan alir sistem analitis, dan diagram arus data. Bagan allr program, tabel-
tabel keputusan, dan matriks kontrol dapat dikembangkan menggunakan perangkat ini.

Bukti audit bisa lebih mudah diperoleh kembali, disimpan. dan didukung serta bisa diakses
menggunakan perangkat online. Sejak permulaan 1990-an telah terjadi peningkatan dalam
penggunaan media elektronik untuk mencatat hasil-hasil audit
Dengan kertas kerja elektronik, bahan-bahan bisa dimasukkan secara langsung ke dalam
komputer, dalam hal-hal tertentu materi tersebut bisa dipindahkan dari catatan khen ke kertas
kena. Referensi silang seperti yang dijelaskan sebelumnya pada bab ini digunakan, dan
bahan-bahan dari kertas kerja yang telah selesai dan telah dirujuk lebih awal bisa secara
simultan digunakan saat menyusun subjek kertas kerja. Kertas kerja bisa dicetak meskipun
blsa lelap disimpan dalam bentuk elektronik dan digunakan dalam bentuk ini saat pertemuan
dengan klien dan untuk penelaahan oleh penyelia.

Halaman-halaman kertas kerja bisa secara otomatis diberi judul oleh program komputer dan
program audit tersebut bisa diperbarui dan diberi referensi silang oleh auditor seiring
kemajuan pekerjaan.

Struktur sebenarnya dari kertas kerja akan tampil menyerupai kertas kerja yang disusun
secara manual dengan pengecualian pada lembar kerja, bagan alir, dan format khusus lainnya
yang merupakan bagian dari program komputer untuk kertas kerja.

Akses ke kertas kerja harus dikontrol melalui penggunaan kata rahasia (password). Kertas
kerja tersebut harus dilindungi terhadap para penyusup yang berusaha memperoleh informasi
rahasia atau informasi sensitif lainnya. ]uga harus diperhatikan adalah orang-orang yang tidak
memiliki otorisasi tidak menggunakan arahan yang terkandung dalam program audit untuk
memperoleh informasi atau untuk menyebabkan aktivitas-aktivitas yang tidak terotorisasi
untuk mengacaukan organisasi.

Banyak entitas menggunakan perangkat lunak kertas kerja yang mengandung bentuk dan
memungkinkan auditor mengembangkan program audit dan bentuk kertas kerja pada saat
yang bersamaan.

Penelaahan Kertas Kerja oleh Penyelia

Sebagaimana pada banyak aktivitas lainnya. kontrol terbaik adalah pengawasan oleh penyelia
yang memiliki pengetahuan lebih. Penelaahan ini harus dibuktikan pada setiap kertas kerja
menggunakan nama atau inisial penyelia dan tanggal penelaahan. Pertanyaan yang muncul
harus tercakup dengan setiap kelompok kertas kerja yang berhubungan, dan kertas kerja
tersebut tidak boleh dianggap selesai hingga pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab dengan
jawaban yang memuaskan penyelia. Saat penyelia menelaah kertas kerja, mereka harus
memastikan bahwa:

 Program audit diikuti dan instruksi - instruksi khusus bagi auditor telah diikuti.
 Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan – yang membukukan pekerjaan
yang memadai telah dilakukan – dan memang mendukung temuan-temuan audit.
 Kesimpulan yang dicapai memang wajar, logis, dan valid.
 Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa.
 Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatut dan
bahwa perselisihan telah diselesaikan.
 Aturan – aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.
Penyelia harus menelaah kertas kerja sesegera mungkin setelah diselesaikan. Jadi. kekacauan
kerja bisa dikurangi dan masalah-masalah diselesaikan sebelum laporan ditulis dan auditor
ditugaskan ulang.

Sebuah organisasi audit menggunakan format khusus untuk melakukan penelaahan akhir atas
kertas kerja audit. Berikut ini beberapa standar yang tercatat pada format tersebut:

Laporan

 Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan memadai ke

dokumen pendukung.
 Bukti yang tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.

Rencana

 Program audit yang memadai telah dibuat

 Rencana pra-audit telah didokumentasikan
 Penghilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit telah dijelaskan
dengan memadai
 Waktu audit yang diestimasi dan yang sebenarnya telah didokumentasikan dengan
memadai.

Umum

 Bagan alir telah disiapkan, atau dibawa dari audit sebelumnya dan diperbarui.
 Rencana pengambilan sampel telah didokumentasikan dengan memadai dan
informatif.
 Bahan referensi (kebijakan, prosedur, dan lain-lain) disimpan untuk tujuan
konstruktif.
 Laporan audit sebelumnya dan jawabannya telah tercakup.
 Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi.
 Pertemuan setelah audit telah didokumentasikan.
 Data administratif telah diselesaikan.

Pekerjaan Lapangan

 Setiap bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-temuan
disusun.
 Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai
 Tujuan, lingkup, dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat
 Kesimpulan auditor diberikan.

Supervisi

 Semua pertanyaan penyelia telah dijawab

 Mutu pekerjaan dinilai.

Kontrol atas Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus
mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat risiko
kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci saat jam makan
siang dan sepanjang malam. Jika kertas kerja dibawa ke mangan hotel, maka harus disimpan
dalam koper terkunci. Kertas kerja tidak boleh diakses orang - orang yang tidak memiliki
otoritas untuk memiliki atau menggunakannya, karena bisa disalahgunakan; informasi bisa
dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya.

Hal ini tidak berarti bahwa auditor tidak boleh memperlihatkan kertas kerja mereka kepada
klien pada keadaan-keadaan yang sesuai. Bila tidak ada komentar yang mengganggu atau
indikasi kecurangan, auditor mungkin merasa penyebaran hasil penelaahan akan bermanfaat
sebelum bertemu klien.

Akses ke kertas kerja dan laporan bisa diizinkan untuk auditor eksternal dan orang-orang
dalam organisasi selain klien. Tetapi hal ini harus disetujui oleh kepala bagian audit. Bila
orang di luar organisasi meminta akses ke kertas kerja, kepala bagian audit harus
mendapatkan persetujuan dari manajemen senior dan/atau penasihat hukum.

Manajemen audit harus mementingkan kontrol atas kertas kerja auditor. Bisa saja kertas kerja
hilang di tengah-tengah pelaksanaan audit. Manajemen audit juga harus memerhatikan
apakah seorang auditor pengganti bisa menggantikan pekerjaan yang ditinggalkan oleh
auditor sebelumnya. Aturannya adalah: Usahakan kertas kerja Anda mengikuti pedoman,
terorganisasi dengan baik, dan diberi indeks dan referensi silang dengan baik sehingga
pekerjaan audit bisa dilanjutkan oleh auditor selanjutnya dengan kesulitan yang minimal.

Kontrol yang baik atas kertas kerja elektronik mengharuskan perubahan hanya dilakukan oleh
auditor yang membuatnya.

Menulis di Kertas Kerja saat Audit Berlangsung

Auditor internal yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin meragukan
kemampuan mereka untuk membuat kertas kerja seperti yang diilustrasikan dalam tampilan
bab ini. Tetapi Pengorganisasian pekerjaan lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya
adalah tulislah saat melakukan pekerjaan lapangan.

Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa dibuat segera
setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi. Mereka tidak harus menunggu
hingga audit atas segmen tersebut selesai. Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi
terlalu berat dan banyak fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa
diringkas segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa digunakan
dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahan-bahan yang akan
dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan dan mungkin perlu ditelaah
dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya bermanfaat jika klien telah mulai
mengimplementasikan rekomendasi auditor.
Banyak auditor internal, yang bekerja di bawah tekanan anggaran dan jadwal, keberatan
untuk menyiapkan kertas kerja seperti yang diilustrasikan pada bab ini. Memang benar bahwa
mencatat pada secarik kertas tidak membutuhkan banyak waktu persiapan. Dalam beberapa
kasus, menyiapkan kertas kerja bisa lebih mudah dengan penggunaan kertas kerja pro forma
yang memiliki judul dan beberapa segmen yang telah tersedia. Dalam kasus-kasus lainnya,
khususnya dalam audit operasional yang pemeriksaannya tidak bersifat pengulangan, atau
auditor mungkin membuat audit awal dari subjek yang baru, kertas kerja proforma mungkin
tidak bisa digunakan.

Apa pun kondisinya, kertas kerja yang memenuhi standar profesional harus menunjukkan apa
yang ingin dilakukan auditor internal, apa yang telah mereka lakukan, dari mana sumber
bahan-bahan mereka, dan langkah-langkah audit apa yang diambil, apa yang mereka
temukan, dan apa yang mereka simpulkan dari temuan mereka.

Argumen lain yang menentang pencatatan pada secarik kertas adalah waktu tambahan yang
dibutuhkan untuk menulis laporan audit mungkin akan melebihi waktu yang dihemat melalui
penulisan catatan tersebut. Dan trauma karena memiliki temuan yang tidak didukung
pendokumentasian bisa dihindari dengan menggunakan kertas kerja yang memenuhi uji
profesionalisme dan bisa meyakinkan pengamat yang objektif.

Penyimpanan Kertas Kerja

Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah operasi
telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, dtsetujui oleh penyelia mereka,
mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas
kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka
bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini. Ketentuan kontraktual
atau hukum mungkin harus disimpan. Oleh karena itu, prosedur dan jadwal untuk departemen
audit internal harus disiapkan oleh kepala bagian audit dan disetujui oleh penasihat hukum.

Beberapa kertas kerja mengandung informasi yang akan terus digunakan, sering kali disebut
dokumen permanen (permanent files). Auditor harus mengidentifikasikan dokumen seperti
ini pada saat kesimpulan audit. Penyelia harus menyetujui penyimpanannya dengan memberi
inisial dan tanggal dibuatnya keputusan.

Kepemilikan Kertas Kerj a

Jika pihak-pihak terbatas ingin melihat kertas kerja audit internal, auditor internal merupakan
korban dari kesuksesannya sendiri. Bila hasil kerja dan efektivitas kerja mereka semakin
dikenal dan diterima, permintaan untuk melihat kertas kerja mereka akan meningkat. Sebuah
pertanyaan tambahan yang muncul adalah mengenai kepemilikan dokumentasi audit internal.
Apakah kertas kerja tersebut milik manajemen, pemegang saham, atau departemen audit
internal? Dalam banyak kasus, tulisan yang tertera di akta perusahaan, undang-undang, dan
akta audit bisa menentukan hal ini.
Sayangnya, hak pihak luar terhadap kertas kerja audit internal belum pernah ditetapkan
dengan jelas secara hukum. Pada umumnya permintaan oleh badan pemerintahan diizinkan
oleh pengadilan atau dijelaskan dalam kontrak. Permintaan oleh orang atau organisasi
tertentu masih merupakan perdebatan di antara beberapa aturan yang ada. Juga, sifat bukti
yang diminta akan memengaruhi bisa tidaknya kertas kerja dilihat oleh pihak luar.
Keseluruhan masalah ini diperparah dengan adanya fakta bahwa dalam beberapa kasus hak
akses ditentukan melalui pengadilan dan bukan pengadilan banding, sehingga bisa
menyebabkan penerapan yang tidak konsisten.