Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Suatu sekolah tidak akan berjalan normal apabila di dalamnya tidak

ada tenaga yang menangani urusan administrasi sekolah tersebut, oleh

karena itu tenaga administrasi sangat diperlukan baik itu sekolah negeri

maupun swasta.

Di dalam menangani administrasi diperlukan suatu keahlian karena

kalau pengelola administrasi tidak mempunyai keahlian administrasi sekolah

itu akan berantakan dan tidak akan berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Salah satu upaya agar tidak terjadi hal seperti itu maka diperlukan tenaga

administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.

Adapun tugas-tugas dan peran Tenaga Administrasi pada umumnya

adalah sebagai berikut :

1. Tugas-tugas Tenaga Administrasi

1. Administrasi Kepegawaian

Tugas dari tenaga administrasi kepegawaian adalah meliputi :

a. Membuat buku induk pegawai

b. Menginventarisasi semua file kepegawaian baik guru maupun

Tata Usaha

c. Mempersiapkan usul prajabatan, pegawai negeri, cuti pegawai dll.

Membuat data statistik kepegawaian guru dan TU

d. Membuat laporan rutin kepegawaian harian, mingguan, bulanan,

dan tahunan.

2. Administrasi Keuangan

Tugas dari tenaga administrasi keuangan adalah :

a. Menerima Uang Komite dari Siswa

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 1

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

b. Membantu mengerjakan Buku Induk Siswa

c. Membuat laporan setiap triwulan/tahunan.

3. Administrasi Inventaris

a. Membuat kode/nomor pada barang non inventaris.

b. Mencatat daftar penggunaan alat/barang inventaris.

c. Membuat rencana penambahan alat/bahan.

d. Mencatat penerimaan barang inventaris dan non inventaris.

e. Mengusulkan penghapusan barang inventaris.

4. Administrasi Pengelola Kesiswaan

Tugas pengelola kesiswaan adalag sebagai berikut :

a. Mengisi buku induk siswa.

b. Mengisikan nilai raport pada buku induk siswa.

c. Mencatat keadaan siswa.

d. Pengisian buku klaper/leger.

e. Pelayanan administrasi kesiswaan.

f. Mencatat dan membukukan mutasi siswa.

5. Administrasi Persuratan

Tugas tenaga persuratan adalah :

a. Mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat masuk dan keluar.

b. Memelihara, menyimpan arsip surat-surat.

c. Menyampaikan surat dinas pada yang bersangkutan.

d. Membuat surat-surat dinas. Pengetikan surat-surat.

2. Peran Tenaga Administrasi

Peranan tenaga administrasi di sebuah sekolah ibarat suatu

nyawa dalam mengelola sebuah sekolah oleh karena itu tenaga

administrasi sangat penting dan sangat diperlukan. Sebuah sekolah

tanpa tenaga administrasi akan hancur dan acak-acakan.

II. Rumusan Masalah

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 2

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

1. Apa Pengertian dari Kearsipan administrasi kantor ?

2. Seberapa jauh peran kearsipan bagi organisasi ?

3. Apa Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan ?

4. Apa sajakah Peralatan dan Perlengkapan untuk menyimpan dan

menemukan kembali arsip ?

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 3

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

BAB II

ARTI PENTING KEARSIPAN

1. PENGERTIAN KEARSIPAN ADMINISTRASI

Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya barang kertas

saja, tetapi dapat berupa naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman

suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala

macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam

penciptaannya.

Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor

7 tahun 1971 tentang :”KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I

pasal 1 berbunyi sebagai berikut :

Arsip adalah

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-

badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggak maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Berdasarkan fungsinya, maka arsip dibedakan menjadi :

1. Arsip Dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 4

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan

Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk genarsi yang akan datang.

Dalam ilmu kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu :

1. File : Early Archieve (arsip aktif)

2. Record : Permanent File (arsip ini aktif)

3. archive : Permanent Record (arsip statis)

2. PERAN ARSIPBAGI SUATU ORGANISASI

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip

yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya

akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai

arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan

kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui

bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan

sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan

sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan

pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3. TUJUAN DAN TUGAS POKOK KEARSIPAN

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 5

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1. Mencatat surat masuk atau surat keluar.

2. Mendistribusikan arsip sesuai kebutuhan

3. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan

system tertentu.

4. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

5. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

6. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

4. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK MENYIMPAN DAN

MENEMUKAN KEMBALI ARSIP

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan

dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan, yaitu :

a. Biaya yang tersedia

b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan

c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan

d. Frekuensi penggunaan arsip

e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.

Disamping kriteria tersebut, faktor kecakapan atau keterampilan

petugas arsip juga mempengaruhi penggunaan peralatan tersebut. Peralatan

yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus

menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan

dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

Cara menyimpan dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 6

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

dengan 2 (dua) cara, yaitu :

- Secara Manual (Manual System)

Secara manual (manual system) yaitu dilakukan dengan tangan

biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh :

a. penggunaan map

b. penggunaan filling

kabinet

c. dan lai-lain

- Secara Elektronis (Electronic System)

Secara elektronis (electronic system) yaitu cara dengan dibantu

tenaga listrik. Contoh :

a. penggunaan komputer

b. penggunaan microfilm,

c. dan lain-lain

Macam-macam peralatan dan perlengkapan arsip Peralatan dan

perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain

adalah :

a. Filling Cabinet

b. Ordner

c. Letter Tray (baki surat)

d. Safe Keeping Document (brankas)

e. Rak buku (lemari trerbuka)

f. Lemari arsip

g. Visible Record Cabinet

h. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)

i. Rotary Filling System, dll.

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 7

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

BAB III

PENUTUP

1. KESIMPULAN

Dari uraian di atas dapat kita simpulkan bahwa tenaga administrasi

sangan penting bagi suatu sekolah karena tanpa tenaga administrasi yang

terlatih suatu sekolah akan kacau dan manajemenpun tidak akan berjalan

dengan baik.

Tenaga kearsipan sangat diperlukan karena suatu sekolah sudah pasti

mempunyai dokumen penting yang sangat diperlukan. Oleh karena itu

dokumen – dokumen tersebut perlu diarsipkan/disimpan yang apabila

dikemudian hari diperlukan akan mudah untuk membukanya kembali.

2. SARAN

a. Diperlukan tenaga administrasi ahli yang professional dan bertanggung

jawab.

b. Diperlukan penataran-penataran untuk tenaga administrasi agar pengelola

administrasi sesuai dengan aturan dan kebutuhan suatu sekolah.

c. Agar disediakan suatu ruangan khusus bagi tenaga kearsipan karena setiap

sekolah terutama di daerah jarang sekali terdapat ruangan yang permanen

bagi tenaga kearsipan.

d. Segala kebutuahan baik itu berupa peralatan maupun sarana penunjang

lainnya

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 8

Abdul Salam (MAN 2 Probolinggo)

PERAN KEARSIPAN SANGAT

PENTING DALAM ADMINISTRASI
PERKANTORAN

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas pelatihan

jardiknas yang diselenggarakan di SMKN 2 Kota
Probolinggo

Di susun oleh :
Nama : ABDUL SALAM
Unit Kerja : MAN 2 Probolinggo
E-mail : abdul.salam49@yahoo.co.id

MADRASAH
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2
Jl. Soekarno Hatta No. 255 Telp.(0335)421842 Kota Probolinggo

TAHUN 2007

Pelatihan Jardiknas Tahun 2007 9