SISTEM PENGOLAH DATA ELEKTRONIK

(ELEKCTRONIC DATA PROCESSING)

Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah
metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi,
EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan
bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis
dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory),
pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang,
reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu,
Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode
automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple,
aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update
stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke
dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi
maskapai penerbangan, dll. Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan
ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga
audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control)

1. SISTEM INPUT
1.1 SISTEM INPUT BERBASIS KERTAS
Yaitu input kedalam sistem akuntansi dibagian sistem akuntansi didasarkan
pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen
tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada
kesalahan dan untuk di proses.
a. Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen seperti order penjualan disiapakan secara manual. Kesalahan yang
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber
yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah diisi lengkap dikirim ke
departemen pengolahan data untuk dimasukkan kedalam sistem komputer
b. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan kata
Batch kontrol total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian
data atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan
data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan
dari departemen pengguna ke departemen pengolahan data mengindikasikan adanya
kelemahan yang cukup signifikan. Kelemahan ini meripakan peluang diselipknnya
transaksi tidak legal atau transaksi curang ke dalam sistem pengelolahan. Penggunaan
batch control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal
yang mendasar bagi independensi organisasional. Fungsi pengecekan dan
pengendalian harus dijalankan di luar departemen data entry. Log Transfer Data
sebagai wujud pengendalian disposisi dan penggunaan data.
c. Data Entry
Setelah dokumen sumber seperti faktur diterima oleh departemen pengolahan
data, dokumen itu secara manual diketikkan menggunakan PC dan disimpan dalam
disk. File input di check oleh Key Verification, suatu prosedur pengendalian berguna
untuk mendeteksi kesalahan pengetikan. Key verification, seorang memandingkan
dokumen sumber dengan file data tercetak. Program data editing : semua data
dipastikan benar-benar di edit guna menjamin valditas nilai data.
d. Teknik Program Editing Data
Teknik program editing yang diterpakan untuk setiap struktur data : carakter,
fields, records dan files. Teknik ini berperan untuk memastikan bahw semua field
data memuat hanya karakter yang valid. Contohnya seperti data numerik mestinya
hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan data numerik.
1. Tabel Lookup, Digunakan untuk mengedit kewajaran dengan membuat file
tabel yang berisikan nilai yang legal untuk setiap field dalam tabel.
2. Limit test, dilakukan dengan mengecek data ekstrem di dalam rentang
tersebut.
3. Audit Operasi Berkesinambungan, Data yang lolos limt test, baik dengan cara
menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut
atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses
pengolahan selesai
4. Check Digit, Digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal
penambahan bit piranty kedalam sebuah byte. Biasanya dihitung dengan
menggunakan rumus matematika serta sering digunakan karena tingginya
reliabilitas prosedurnya.
5. Valid code Check, Variasi dari tabel lookup jika file tabel tersebut memuat
kode valid
 1.2 SISTEM INPUT TANPA KERTAS
Merupakan transaksi yang direkam langsung kedalam jaringan komputer dan
kebutuhan untuk pengetikan dokumen sumber dieliminasi. Permasalahan yang timbul adalah
hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.
1. Dokumen sumber
2. Perbaikan
3. Data entry
Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log
transaksi atau register transaksi. Dilakukan dengan merekam semua input kedalam file
khusus yang secara otomatis membuat tanda (tag ) untuk mengidentifikasi transaksi.
Penandaan (tagging ) adalah informasi yang terkai dengan audit ditambahkan kedalam data
transaksi semula
a. Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia
Sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsug ke dalam
komputer. Sistem ini mencakup, sebagai contoh :
1. Sistem entri data manual online
Pengguna secara manual mengetikkan transaksi kedalam sistem komputer.
Sebagai contoh manajer pabrik secara manual mengetikkan permintaan oembelian
ke dalam salah satu terminal data.
2. Sistem identifikasi secara otomatis
Barang dagangan dan item lain diberi kode dan dapat dibaca oleh mesin. Sebagai
contoh, pramuniaga menggunakan scanner optik unttuk membaca barcode yang
tertera dalam barang dagangan maupun untuk membaca kartu kredit pelanggan.
Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia diproses melalui 2
fase.
1) Entri data dan Ending Data
Program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering
dijalankan pada saat transaksi di rekam ke dalam sistem.
2) Pengiriman Data ke Sistem Aplikasi Host
Transaksi mungkin saja dimasukkan kedalam salah satu komputer dan
kemudian ditransfer ke komputer lain untuk diproses
b. Sistem Tanpa Kertas Tidak Memerlukan Intervensi manusia
A. Networked Veding Machine (NVM )
 Pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi manusia.
Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini. contohnya : ATM
B. Electric Data Interchange (EDI )
Contohnya : penerimaan order pembelian dan order penjualan diterima dapat
ditangani tanpa intervensi manusia
2. SISTEM PEMROSESAN
2.1 SISTEM PEMROSESAN BERBASIS KERTAS
Secara virtual, semua sistem berbasis – kertas dalam pengolahan pemrosesan
transaksi biasanya berorientasi Batch. Kelemahan utama dari sistem pengolahan batch adalah
file dan lapiran tidak up to date. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan meperbarui file
yang diakses secara berurutan atau secara acak
A. Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Contoh flowchart sistem pemrosesan file berurutan :
Tahapan-tahapan :
1. Mempersapakan file transaksi : melakukan editing data dan valdasi.
Kemudian record didalam file transaksi di urutkan sesuai dengan urutans
dalam master file
2. Memperbarui master File : record dalam file transaksi dan master file
dibaca satu per satu dan dituliskan kedalam suatu file master baru untuk
mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
3. Memperbarui buku besar : Setiap organisasi harus memilki sistem
akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan,
dan dimasukkan kedalam catatan yang sesuai untuk memudahkan
pembuatan laporan keuangan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru
dari sitem akuntansi
Contoh gambar master file soon-father –grandfather
Ada 2 aspek utama pada operasi sistem buku besar yang terkomputerisasi
1. Pemrosesan langsung program buku besar : biasanya dijalankan satu kali sebulan
2. Pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lian untuk menyediakan input
bagi sistem buku basar

Membuat laporan buku besar.

Line coding
- Pembuatan laporan memerlukan kaitan antar rekening buku besar dengan
laporan yang akan ditamplkan
- Langkah prosedural yang dilaksanakan dengan mebuat tabel lookup antar file
buku besar yang diperbarui dengan membuat tabel lookup anatara file buku
besar yang diperbarui dengan file tabel ilne coding.

B. Pemrosesan batch dengan Memperbarui File Akses-Acak

Tahapan-tahapan :
1. Sebuah record dalam file transaksi dibaca
2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak record yang
terkait dalam master file.
3. record dalam master file diperbarui dalam meori kemudia ditulis ulang
dalam file data.
 Ilustrasi pemrosesan Batch dengan meperbarui file acak
 Aplikasi faktur baru : menyimpan file piutang dagang
 Pemrosesan bukti penerimaan kas : pembayaran pelanggan diterima
dalam suatu kotak pos khusus guna memisahkan penerimaan cek dari
surat-surat berharga dan meminimalkan jumlah karyawan yang
menangani cek tersebut.
Gambar Aplikasi Penerimaan kas :
Pemrosesan bukti pembayaran ( harian )
2.2 SISTEM PEMROSESAN TANPA KERTAS
 Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas
Pada dasarnya sama dengan pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan dengan
kertas, perbedaannya ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya dan buku
besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara
periodik.
 Pemrosesan Real-Time sistem pemrosesan tanpa kertas
Manfaat utamanya adalah memungkinkan pemrosesan dilakukan secara real-time .
sistem real time online (OLRS) memproses transaksi langung setelah transaksi
diinputkan ke dalam sistem dan dapat menghasilkan output untuk pengguna.
Transaksi tidak diakumulasikan secra kelompok, tetapi pada saat mereka
diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan
menggunakan pembaruan file akses-acak.
 Tipe pemrosesan pada OLRS
1) Pada sistem respon atau inquiry
Tidak menginput data pemrosesan, hanya meminta informasi . sistem ini
didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk
menyediakan informasi
Contohnya : pada saat karyawan bank mengecek apakah saldo rekening
seorang pelanggan cukup untuk membayar cek yang akan dicairkan.
2) Pengguna sistem entri data
Berinteraksi aktif dengan sistem input. Data disimpan oleh OLRS tetapi
diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok
 Contoh : sebuah toko bisa saja merekam transaksi penjualan real-time
sepanjang hari kemudian seluruh transaksi sepanjang hari itu diproses pada
malam hari.
3) Pengguna sistem pemrosesan file
Aktif berinterkasi dengan data input
Contoh : sebuah toko eceran merekam dan memproses transaksi penjualan
secara langsung, merekam tagihankedalam rekening peanggan bersamaan
saat penjualan terjadi. Sekalipun demikian transaksi belum selesai sebelum
pelanggan dikirimi ttagihan pada akhir bulan.
4) Sistem pemrosesan penuh atau transaksi
Pengguna aktif berinterksi dengan input
Perbedaan sistem ini dengan pemrosesan file adalah sistem ini satu tahap
lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada transaksi
diinputkan kedalam sistem.
 Tingkat ekonomis OLRS
Kelebihan sistem OLRS dibandingkan sistem Batch
Pada sistem pemrosesan transaksi secara langsung dan respon yang cepat
terhadap inquiry
Kekurangan OLRS dibandingkan sistem Batch
- Biaya penerapan tinggi dan operasi sistem cukup rumit
- OLRS lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras atau lunak
- Rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagaia akibat adanya
kesalahan sistem operasi
2.3 SISTEM PENJUALAN REAL-TIME
Menggunakan teknologi informasi kotemporer untuk memaksimumkan kinerja
sistem
a. Komponen sistem Penjualan Real –Time
 Sistem pos ( Point of Sales )
Sistem mengumpulkan data penjualan eceran dengan data dikumpulkan
pada titik penjualan tersebut selesai
Gambar Sistem POS real-time
  Teknologi Bar Coding
Identifikasi input penjualan secara otomatis adalah suatu hal yang
esensial bagi sistem real-time. Oleh karena itu, barcode dapat dibaca
oleh mesin dan teknologi scanner
 Sistem Pemesanan EDI
Pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer
melalui jaringan komunikasi.
b. Pemrosesan Transaksi Pada sistem Penjualan Real-Time

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari suatu sistem ke sistem lain, namun
pemrosesan pemesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah :
Penjelasan:

1. Mengirim katalog elektronik dalam pemrosesan pesanan

Melalui EDI yang memuat produk yang ditawarkan pemasok
2. Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan
Perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan
di masa akan datang .
3. Menerima pesanan dan menerjemahkan pesanan yang diterima
Fase- fase :
 Penerimaan pesan secara fisik
Dapat berupa pesan e-mail dan sistem EDI
 Validasi, deskripsi, dan pengecekkan keaslian
Dokumen EDI biasanya memuat dua nomor pengendalian, satu nomor diawal
pesan dan satu lagi di akhir. Kebenaran password juga dicek. Pesan diterjemahkan
dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir
dokumen diberi nomor urut internal.
4. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima
 Surat pemberitahuan transmisi : hanya memuat informasi bahwa pesan telah
diterima
 Surat pemberitahuan fungsional : memuat informasipesan telah diterima dan
laporan secara rinci item pesanan
 Surat pemberitahuan transaksional : verifikasi penuh tentang semua data pesanan
yang ada dalam order yang diterima pemasok.
 5. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi
Informasi barang yang dipesan dikirim kebagian produksi atau ke gudang untuk
diproses lebih lanjut. Pemrosesan di dalam departemen produksi atau gudang akan
didiskusikan lebih rinci.
6. Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim
Tujuannya agar konsumen tahu tanggal berapa barang yang dipesan diterima.
Pemberitahuan ini juga memuat nomor order pembelian pelanggan, kuantitas barang,
bercode untuk identifikasi otomatis . dalam banyak perusahaan, surat pemberitahuan
ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.
7. Mengirim barang
Departemen pengiriman barang akan menscan item persediaan disaat persediaan
tersebut dikemas . Dengan cara ini, sistem secara otomatis mengecek kesesuaian
bercode barang yang dipak dengan bercode yang tercantum dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara
otomatis.
c. Pertimbangan Khusus pengendalian Internal
Ada pengendalian tertentu yang terkait dengan sistem penjualan secara real-time :
 Order pelanggan dapat diproses ntanpa campur tangan dan otorisasi manusia,
akibatnya pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan
 Pemisah tugas ala – tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan
 Banyak dokumen tradisional di eliminasi dalam sistem berbasis EDI
3. SISTEM OUTPUT
 Sistem output berbasis -kertas yang berorientasi batch dengan pemrosesan file
berurutan biasanya menghasilkan banyak output
 Sistem tanpa kertas yang online dan real time cenderung menghasilkan sedikit output

Pengendalian Output

Dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan
apakah output didistribusikan secara benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor
didalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika
dibandingkan pelaporan periode lalu. Control total harus dicocokkan dengan control total
yang dihasilkan secara independen oleh operasi pemrosesan data.
Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP.
Kelompok pemgendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
 REFERENSI

Sistem Informasi Akuntansi, George H. William S. Hopwood. Edisi 9

 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Pengolahan Data Elektronik

Oleh :

Ivana Elvaretta Indrianto (1607532026)

Putu Monica Anjayani (1607532145)

I Wayan Sukardika (1607532148)

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2018