Judul: Membangun Kinerja Unggul Organisasi Pemerintah

Oleh: Dr. Winata

Ket : Dosen Sekolah Tinggi Intelijen Negara (STIN)

A. Pendahuluan

Grand design reformasi birokrasi di Indonesia yang tertuang dalam

Peraturan Presiden nomor 81 tahun 2010 seharusnya mencantumkan bagaimana
cara membangun kinerja unggul (prima) organisasi pemerintah.
Tulisan ini membahas tentang bagaimana membangun kinerja unggul
organisasi pemerintah. Membangun kinerja unggul organisasi pemerintah
didasarkan pada tujuh kategori yang terdiri dari; kepemimpinan, perencanaan
strategis, fokus masyarakat, analisis dan manajemen pengetahuan, pemberdayaan
sumber daya manusia, manajemen proses dan hasil-hasil organisasi pemerintah
yang dicapai yang terdiri dari hasil produk dan proses (product and process
outcomes, hasil fokus masyarakat (customer-focused outcomes), hasil fokus
sumber daya manusia (workforce-focus outcomes), hasil kepemimpinan dan tata
kelola (leadership and governance outcomes), hasil keuangan dan pasar (financial
and market outcomes).

B. Membangun Kinerja Unggul Organisasi Pemerintah

Menurut Malcolm Baldrige (2012: 3) membangun kinerja unggul organisasi

pemerintah didasarkan pada tujuh kategori sebagaimana yang tertulis dalam
pendahuluan dan akan diuraikan masing – masing kategorinya dibawah ini.

1. Kategori Kepemimpinan (Leadership)

Menurut Wirawan (2013:7) Kepemimpinan didefinisikan sebagai proses
pemimpin menciptakan visi dan melakukan interaksi saling mempengaruhi
dengan para pengikutnya untuk merealisasi visi.
Kepemimpinan merupakan suatu proses seperti proses produksi dalam
manajemen produksi yang terdiri dari masukan, proses dan keluaran
kepemimpinan yang memerlukan waktu dan bukan sesuatu yang terjadi seketika.
Pemimpin merupakan inti dari kepemimpinan dalam suatu organisasi pemerintah.
Untuk menjadi pemimpin seseorang harus mempunyai visi mengenai organisasi
pemerintah yang dipimpinnya. Mempengaruhi adalah proses mengubah sikap,
perilaku, pola pikir, pendapat dan sebagainya agar mau dan mampu bergerak ke
arah pencapaian visi dan misi organisasi pemerintah. Sedangkan tujuan utama
kepemimpinan adalah merealisasi visi dari pimpinan dan pengikutnya. Hal ini
tergambar dalam tabel 4.5 sebagai berikut:

Tabel 4.5
Kepemimpinan Sebagai Proses Sistem
Masukan Proses Keluaran
 1.Pemimpin 1. Interaksi sosial antara 1. Pengikut terpengaruh
2.Pengikut pemimpin dan para atau tidak terpengaruh
3.Visi, Misi pengikut 2. Terjadi perubahan
4.Budaya Organisasi 2. Pemimpin dan atau tidak terjadi
5.Kekuasaan pengikut saling perubahan
6.Sumber-sumber memengaruhi 3. Visi tercapai atau
7.Lingkungan internal 3. Pemimpin tidak tercapai
dan eksternal altar memberdayakan para 4. Kehidupan anggota
kepemimpinan pengikutnya organisasi pemerintah
4. Proses terjadinya lebih baik atau lebih
perubahan buruk
5. Upaya merealisasi visi
6. Mengelola konflik
7. Mengelola kinerja
Sumber: Wirawan (2013:7)

Kepemimpinan menggambarkan bagaimana tindakan pribadi para

pemimpin senior organisasi pemerintah memandu dan mempertahankan
keberlanjutan organisasi pemerintah. Selain itu juga, bagaimana para pemimpin
senior berkomunikasi dengan para sumber daya manusia, mengembangkan masa
depan para pemimpin dan menciptakan suatu lingkungan organisasi pemerintah
yang mendorong perilaku etis, mematuhi hukum, tanggung jawab sosial dan
mendukung komunitas.

2. Kategori Perencanaan Strategis (Strategic Planning)

Perencanaan strategis adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk

satu maksud yaitu menolong organisasi pemerintah melakukan tugasnya dengan
lebih baik. Perencanaan strategis dapat membantu organisasi pemerintah
memfokuskan visi prioritasnya sebagai jawaban terhadap lingkungan yang
berubah dan untuk memastikan agar anggota-anggota organisasi pemerintah
bekerja ke arah tujuan yang sama.
Sementara menurut Gofur (2012:18), perencanaan strategis dikonstruksikan
sebagai cara organisasi pemerintah untuk mencapai visi, misi, tujuan, dan sasaran
serta nilai-nilai organisasi pemerintah melalui proses pengamatan lingkungan
secara komprehensif, sistematis, prosedural, dan terukur melalui serangkaian
aktivitas dari yang paling strategis hingga operasional guna mencapai keunggulan
bersaing di masa depan.
Tahapan proses penyusunan perencanaan strategis dari mulai pengamatan
lingkungan, penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran hingga penyusunan
program kerja divisional serta anggaran yang dibutuhkan seperti dalam tabel 4.6.

Tabel 4.6
Tahapan Proses Perencanaan Strategis
Tahap Kegiatan Alat Analisis Output
1. Identifikasi Faktor Tabel Pembanding Faktor-Faktor
 Internal Kinerja Internal
Identifikasi Faktor Tabel Pembanding Faktor-Faktor
Eksternal Kinerja Internal
Perumusan Visi Analisis Core Business Visi Organisasi
Perumusan Misi Analisis Core Misi Organisasi
2. Competence
Perumusan Tujuan Analisis Stakeholders Tujuan Organisasi
Perumusan Sasaran Analisis Kinerja Usaha Sasaran Organisasi
Menentukan IFAS Teknik Pengambilan IFAS
Keputusan Area Strategis
Menentukan EFAS Teknik Pengambilan EFAS
Keputusan Area Strategis
3. Pembobotan Analisis SWOT dengan Bobot Faktor
Matriks Pairwase Internal dan
Comparison Eksternal
Positioning Matriks Positioning Posisi Strategis
Organisasi
Menyusun Pertanyaan Matriks SWOT dengan Isu Strategis
Isu Strategis metode Titik Temu
Menjawab Isu Strategis Brainstorming Formulasi Strategi
Menyusun Program Brainstorming Program Kerja
4.
Kerja
Penyusunan Rencana Brainstorming Rencana Kerja
Kerja
Penyusunan Anggaran Brainstorming Anggaran Kerja
Sumber: Gofur (2012: 9)

Organisasi pemerintah yang unggul adalah yang memiliki tujuan jelas

berdasarkan visi dan misi yang disepakati oleh para pendirinya. Untuk mencapai
tujuan dibutuhkan cara untuk mencapainya yang disebut strategis. Pengertian
strategis disini lebih menekankan apa upaya mencapai tujuan secara efektif dan
efisien dengan menyadari terbatasnya sumber daya yang dimiliki. Selanjutnya
disusun rencana (plan), seperangkat kebijakan (policies), tahap-tahap pencapaian,
organisasi pemerintah dan personalia yang mengisinya, anggaran, dan program
aksi. Kategori perencanaan strategis menggambarkan bagaimana organisasi
pemerintah mengembangkan sasaran strategis dan rencana kerja yang kemudian
disebarluaskan keseluruh bagian organisasi pemerintah dan diubah jika situasi
mengharuskan serta bagaimana kemajuannya diukur.

3. Kategori Fokus Masyarakat (Customer Focus)

Fokus masyarakat menggambarkan bagaimana organisasi pemerintah
menangani komitmennya kepada masyarakat untuk sukses di masyarakat dalam
jangka panjang. Kategori fokus masyarakat menggambarkan bagaimana
organisasi pemerintah menangani komitmennya kepada masyarakat untuk sukses
di masyarakat dalam jangka panjang. Selain itu juga bagaimana organisasi
pemerintah membangun budaya yang fokus kepada masyarakat, bagaimana
organisasi pemerintah mendengarkan suara masyarakat dan menggunakan
organisasi pemerintah guna memperbaiki dan mengidentifikasikan peluang untuk
inovasi merepresentasikan kepemimpinan. Kategori ini ditempatkan bersama
untuk menekankan dan menjadikan landasan tentang pentingnya suatu
kepemimpinan berfokus pada perencanaan strategis dan masyarakat.

4. Kategori Pengukuruan, Analisis dan Manajemen Pengetahuan

(Measurement, Analysis, and Knowledge Management)
Pengetahuan adalah informasi yang terorganisasi sehingga dapat diterapkan
untuk pemecahan masalah. Menurut Davenport dan Prusac dalam Munir
(2008:18), pengetahuan bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali
dipisahkan dari keduanya. Perbedaan antara data, informasi, dan pengetahuan
seringkali hanya pada masalah derajat kedalamannya, dimana pengetahuan
dipandang sebagai sesuatu yang lebih mendalam dibandingkan informasi, apalagi
data. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengetahuan tidak sama dengan
informasi dan tidak sama juga dengan data. Pengetahuan adalah sumber
keunggulan.
Untuk dapat bersaing, bertahan dan mempertahankan kelangsungan
hidupnya dengan baik, organisasi pemerintah perlu mengembangkan kemampuan
atau keunggulan bersaingnya tidak semata mata bergantung pada sumber daya
tradisional seperti sumber daya alam, sumber daya manusia dan dana, melainkan
pada sumber daya tanwujud (intangible resources) seperti pengetahuan atau
intellectual capital. Aset tanwujud merupakan sumber keunggulan bersaing bagi
organisasi pemerintah. Keunggulan bersaing yang berbasiskan pengetahuan juga
dapat terus terjaga keberlangsungannya karena semakin banyak yang diketahui
oleh organisasi pemerintah semakin banyak pula yang dipelajari. Peluang belajar
bagi organisasi pemerintah yang telah memiliki keunggulan pengetahuan
merupakan kelebihan yang berharga dibandingkan organisasi pemerintah yang
mempunyai peluang belajar namun belum memiliki pengetahuan mengenai hal
yang sama. Menurut Munir (2008:5) manajemen pengetahuan adalah pengelolaan
pengetahuan organisasi pemerintah untuk menciptakan nilai dan menghasilkan
keunggulan bersaing atau kinerja prima/unggul.
Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan adalah penting terhadap
efektivitas manajemen dari organisasi pemerintah dan terhadap sistem
(manajemen pengetahuan) berdasarkan fakta (pengukuran dan analisis) untuk
peningkatan kinerja dan daya saing. Kategori pengukuran, analisis dan
manajemen pengetahuan menggambarkan bagaimana organisasi pemerintah
menseleksi, mengumpulkan, menganalisis, mengelola dan memperbaiki data,
informasi dan aset pengetahuan serta bagaimana mengelola teknologi informasi.
Kategori ini juga menggambarkan bagaimana organisasi pemerintah me-review
kinerja dan menggunakan hasil review tersebut untuk memperbaiki kinerja
organisasi pemerintah. Pengukuran dan analisis berguna sebagai suatu landasan
untuk sistem manajemen kinerja dari organisasi pemerintah itu.

5. Kategori Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) (Workforce

Focus)
 Menurut Mahsun (2009:109) kinerja yang dicapai oleh suatu organisasi
pemerintah pada dasarnya adalah prestasi para anggota organisasi pemerintah itu
sendiri mulai dari tingkat eksekutif sampai pada pegawai operasional. Sumber
Daya Manusia merupakan aset vital pada semua organisasi pemerintah, oleh
karena itu upaya memperbaiki kinerja organisasi pemerintah tidak mungkin dapat
berhasil jika perilaku para pegawai atau sumber daya manusia tidak diarahkan
dengan baik.
Setiap sumber daya manusia dalam sebuah organisasi pemerintah harus
mengerti posisinya dalam struktur organisasi pemerintah dan dalam operasional
menurut Agung (2010:9). Ada pegawai yang bertugas di bagian lantai pelayanan
yang langsung berhubungan dengan masyarakat disebut frontliner. Ada pula
pegawai yang bertugas di bagian belakang lantai pelayanan yang tidak
berinteraksi langsung dengan masyarakat, disebut back office. Kedua bagian ini
sangat berperan dalam memuaskan masyarakat.
Sebagai garda depan frontliner pertama kali menerima dan mendengarkan
permintaan maupun keluhan masyarakat. Karenanya, mereka dituntut oleh
masyarakat untuk melakukan tindak lanjut pemenuhan permintaan masyarakat
hingga tuntas. Frontliner kerap dianggap kurang melayani sehingga permintaan
masyarakat tak mampu mereka penuhi. Penyebabnya bisa karena frontliner
sendiri tidak mampu, bisa juga karena back office. Oleh sebab itu, sekalipun tidak
berinteraksi langsung, back office sangat penting dalam menentukan kepuasan
masyarakat.
Back office mempunyai dua sub bagian. Pertama merupakan bagian yang
terkait langsung dengan mata rantai pelayanan. Sedangkan yang kedua berasal
dari bagian yang tidak berkait langsung dengan mata rantai pelayanan, namun
dukungan yang disediakan justru menentukan kelancaran operasi mata rantai
pelayanan. Back office ini menjadi makin penting ketika satu permasalahan
masyarakat tidak bisa diselesaikan di bagian depan karena pihak frontliner tidak
memiliki otorisasi untuk melakukannya.
Pada dasarnya masyarakat menilai bahwa ketuntasan pemenuhan
kebutuhannya merupakan hal yang tidak bisa ditawar. Mereka tidak tahu dan tidak
mau tahu bahwa setiap bagian dalam organisasi pemerintah mempunyai otorisasi
dan uraian jabatan yang terbatas dan tersekat-sekat. Masyarakat bahkan tidak
menginginkan berhubungan dengan banyak bagian dalam organisasi pemerintah
untuk mendapatkan apa yang dibutuhkannya. Bagi masyarakat, ketuntasan sebuah
pelayanan adalah reputasi organisasi pemerintah. Ketuntasan
pelayanan/masyarakat ini memerlukan kerjasama yang saling berkaitan antara
bagian frontliner dan back office. Dengan mengerti dan memahami posisi masing-
masing serta adanya kerjasama yang erat, maka organisasi pemerintah yang
berupa sebuah sistem akan berjalan dengan sempurna.
Kategori fokus pemberdayaan sumber daya manusia menggambarkan
kemampuan organisasi pemerintah dalam menilai kebutuhan kapabilitas dan
kapasitas sumber daya manusia untuk membangun lingkungan yang kondusif bagi
kinerja unggul. Kategori ini juga menggambarkan bagaimana organisasi
pemerintah menempatkan, mengelola dan mengembangkan pemberdayaan sumber
daya manusia untuk memanfaatkan potensinya secara penuh dalam keselarasan
dengan misi, strategi dan rencana kerja organisasi pemerintah secara keseluruhan.

6. Kategori Manajemen Proses (Operation Focus)

Manajemen proses merupakan rangkaian aktivitas perencanaan dan
pengawasan kinerja suatu proses. Manajemen proses adalah bagaimana
mengaplikasikan pengetahuan, keterampilan, peralatan, teknik, serta sistem untuk
mendefinisikan, memvisualisasikan, mengontrol, melaporkan, dan memperbaiki
proses dengan tujuan untuk keunggulan organisasi pemerintah.
Kategori manajemen proses menggambarkan bagaimana organisasi
pemerintah mendesain, mengelola, dan memperbaiki sistem kerja dan proses kerja
untuk memberi nilai kepada masyarakat serta mencapai sukses dan keberlanjutan
organisasi pemerintah dan juga menggambarkan kesiapan organisasi pemerintah
menghadapi keadaan darurat.

7. Kategori Hasil-Hasil Organisasi Yang Dicapai (Results)

Merupakan hasil karya organisasi pemerintah dan proses-proses kunci
menyelesaikan pekerjaan dari organisasi pemerintah yang menghasilkan
keunggulan kinerja. Tingkat kinerja organisasi pemerintah juga digambarkan dari
perbandingan organisasi pemerintah dengan para pesaing lainnya yang bergerak
dalam bidang yang sama. Dalam kategori ini terdapat lima unsur yang akan
digambarkan dalam kinerja unggul organisasi pemerintah. Kategori ini
menggambarkan hasil kinerja organisasi pemerintah di bidang hasil produk dan
proses, hasil fokus kepada masyarakat, hasil fokus kepada pemberdayaan sumber
daya manusia, hasil kepemimpinan dan tata kelola organisasi pemerintah dan hasil
keuangan dan masyarakat.

C. Kesimpulan

Berdasarkan pada tujuh kategori kriteria kinerja unggul organisasi

pemerintah, maka dapat dikatakan kinerja unggul organisasi pemerintah berarti
unggul dalam ke tujuh kategori sehingga dapat dijadikan sebagai model best
practice dan berkelas dunia.

DAFTAR PUSTAKA

Acemoglu,Daron dan James Robinson.2014.Mengapa Negara Gagal, Jakarta:PT

Elex Media Komputindo.

Agung, Yuliana. 2010. Yes! I Can Serve Handbook For Service Excellence,
Jakarta : Publishing One.
Ahmad, Gofur. 2012. Manajemen Talu : Teknik Analisis Lingkungan Usaha,
Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.

Allison, Michael dan Kaye, Jude. 2013. Perencanaan Strategis Bagi Organisasi
Nirlaba, Jakarta:Yayasan Pustaka Obor Indonesia.

Aprinto, Brian SPHR dan Jacob, Fonny Arisandy. 2013. Pedoman Lengkap
Profesional SDM Indonesia, Jakarta: PPM.

Assauri, Sofjan. 2014. Operational Strategic Lean Operation Process, Jakarta: PT

RajaGrafindo Persada.

Baldrige, Malcolm. 2011-2012. Criteria For Performance Excellence,

Washington DC: Baldrige National Quality Program.

Basrowi dan Suwandi. 2009.Memahami Penelitian Kualitatif, Jakarta: PT Bina

Cipta.

Basuki, Johanes. 2013. Budaya Pelayanan Publik, Jakarta: Hartomo Media

Pustaka.

Budihardjo, Andreas. 2014. Organisasi – Menuju Pencapaian Kinerja Optimum,

Jakarta: Prasetya Mulya Publishing.

Caiden, Gerald E. 2007. Strategies for Administrative Reform, Los Angeles:

LexingtonBooks.

_______________. 2009. Administrative Reform, United States of America:

AldineTransaction.

Chatab, Nevizond. 2009. Mengawal Rancangan Pilihan Organisasi Organization

Theory, design & Structured Networks. Bandung: ALFABETH, CV.

Creswell, John W. 2009. Research Design : Qualitative, Quantitative, and Mixed

Methods Approaches Third Edition, USA: SAGE Publications, Inc.

Creswell, John W. 2010. Research Design : Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif,

dan Mixed, edisi ketiga, Terjemahan: Achmad Fawaid. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar.

Djohan, Djohermansyah. 2014. Merajut Otonomi Daerah Pada Era Reformasi

(Kasus Indonesia), Jakarta: IKAPTK.

Dwiyanto, Agus; Partini; Ratminto; Wicaksono, Bambang; Tamtiari, Wini;

Kusumasari, Bevaola; Nuh, Mohammad. 2008. Reformasi Organisasi Publik di
Indonesia,Yogyakarta: Gadjah Mada University press.
Dwiyanto, Agus. 2010. Manajemen Pelayanan Publik: Peduli, Inklusif, dan
Kolaboratif, Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

______________. 2011. Mengembalikan Kepercayaan Publik Melalui Reformasi

Organisasi, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Effendi, Sofian. 2010. Reformasi Tata Kepemerintahan: Menyiapkan Aparatur

Negara Untuk Mendukung Demokratisasi Politik dan Ekonomi Terbuka,
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Emzir. 2011. Metodology Penelitian Kualitatif Analisis Data, Jakarta: PT Raja

Grafindo Persada.

Gaspersz, Vincent. 2006. Total Quality Management (TQM) Untuk Praktisi Bisnis
dan Industri, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

_______________. 2013. Business Process Improvement Using DMAICS

Approach.Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Gaspersz, Vincent dan Fontana, Avanti. 2011. Malcolm Baldrige Kriteria for
Performance Execellent, Bogor: Vinchristo Publikation.