ANALISIS RISIKO SECARA PROAKTIF

DENGAN FMEA

KOMITE MUTU RS KANKER “DHARMAIS”

Dra, Yuri Pertamasari, Apt, MARS
 RCA or FMEA ? Program
tidak

Analisis risiko Improvement

RCA RE DESAIN ?
secara reaktif

Fishbone ya
Analysis/5 Why

PDSA

Analisis risiko FMEA Improvemnet

secara pro aktif RE DESAIN ?
WHAT IS FMEA ?
• Failure Mode Effect Analysis
• Adalah metode perbaikan kinerja dgn mengidentifikasi dan
mencegah Potensi Kegagalan sebelum terjadi. Hal
tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien.
• Adalah Proses Proaktif, dimana kesalahan dpt dicegah &
diprediksi.
• Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak
buruk
 FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS /
ANALISIS MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAK

• Analisis (A)
Penyelidikan secara detail suatu proses
• Mode (M)
Cara atau Perilaku yang dapat menimbulkan
kegagalan
• Kegagalan (K)
Saat sistem atau bagian dari sistem tidak sesuai yang
diharapkan baik disengaja maupun tidak
• Dampak (D)
Dampak atau Konsekuensi Modus Kegagalan
LANGKAH- LANGKAH FMEA
1. Pilih Proses Berisiko tinggi
2. Bentuk Tim
3. Diagram / gambarkan Alur Proses
4. Brainstorming Modus Kegagalan / Failure Mode
5. Menentukan Dampak / Effects
6. Identifikasi Penyebab / Causes & Current control
7. Prioritas Modus Kegagalan : hitung nilai RPN (Risk
Priority Number)
8. Rencana perbaikan : Redesain Proses
9. Analisa dan Uji coba Proses (PDSA)
10. Implementasi & Monitor Proses baru
Langkah 1 : PILIH PROSES BERISIKO TINGGI
• Proses baru
• Misalnya : proses e – prescribing
• Proses yang sedang berjalan
• Misalnya : proses pelayanan obat pasien rawat inap
• Proses dalam klinis
• Misalnya : proses pemeriksaan darah di laboratorium
• Proses non-klinis
• Misalnya : proses mengkomunikasikan hasil pemeriksaan (lab) kepada dokter atau
proses Identifikasi pasien yang berisiko jatuh
• Berdasarkan pustaka sering terjadi kesalahan
• Pelayanan unggulan :
• RS anak  kasus pemberian obat di NICU
• RS khusus kanker  pelayanan kemoterapi
• Masalah yang mempunyai dampak risiko besar jika terjadi kesalahan :
• Pemberian obat-obat high alert
• Pemberian kemoterapi
• Dispensing sediaan narkotika
• Masalah yang potensial menimbulkan tuntutan hukum :
• Penyiapan obat sitostatika
• Masalah yang berdampak pada keuangan yang besar :
• Penyiapan obat kemoterapi
Membentuk Tim
• Multidisiplin
• Tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4 – 8
orang)
• Memiliki pengetahuan tentang proses
yg akan dianalisis (subject matter /
process expert) & komitmen pada
“performance improvement”
• Mewakili bidang yg akan “dianalisis” dan
unit yang akan “terkena” perubahan
• Mengikutkan orang yang tidak terlibat
dlm proses tapi memiliki “analytical
skill”
• Setidaknya ada satu pembuat
keputusan (leader)
• Satu orang yg memiliki “critical
thinking” saat perubahan akan
dilaksanakan
 LANGKAH 2 :
BUAT ALUR PROSES &
BRAINSTORMING MODUS KEGAGALAN

1. Alur Proses
• Buat Alur Proses, bila perlu dibuat Subproses dan buat masing-
masing Diagramnya.
• Bila Proses Baru: Bagaimana seharusnya
• Bila Proses Lama: Bagaimana saat ini

2. Modus Kegagalan
““Perilaku yang dapat mengakibatkan kegagalan”
- Tanyakan “bagaimana bisa gagal?”
- Identifikasi semua modus kegagalan
-beberapa langkah dapat tidak memiliki modus kegagalan
-beberapa langkah dapat memiliki banyak modus kegagalan
 LANGKAH 2
ALUR PROSES Pelayanan obat JKN
Dokter menentukan Penerimaan Resep di apotik
Penyiapan obat Penyerahan Obat Pendokumentasian
diagnosa Safari
SUBPROSES

Pramu husada AA
AA menyiapkan
Pasien mengambil nomor farmasi mengantar Mendokumentasikn
Anamnesa obat dengan
Antrian resep beserta obat resep dan
prinsip 7 benar
dan serah terima dokumenpendukung

Apoteker
Asisten Apoteker mencek Untuk rawat jalan AA
Melakukan Memastikanobat
persyaratan administratif dan menyerahkan obat
pemeriksaan fisik dengan prinsip 7
Farmasetis dengan PIO
Benar

Melakukan Memastikan sistem informasi

Pemeriksaan rumah sakit berfungsi secara
Penunjang benar

Dokter menulis
Membiling resep pasien
resep

Mengecek kembali
kelengkapan resep dan
persratan administratif
SUBPROSES 1 :
Penerimaan Resep di Apotik SAFARI - MODUS KEGAGALAN
Mengecek
Asisten Apoteker kembali
Memastikan sistem
mencek kelengkapan
Pasien mengambil informasi rumah Membiling resep
persyaratan resep dan
nomor antrian sakit berfungsi pasien
administrasi dan persyaratan
secara benar
farmasetis administrasi
nya

MODUS MODUS MODUS MODUS

MODUS KEGAGALAN
KEGAGALAN KEGAGALAN KEGAGALAN KEGAGALAN

Nomor antrian tidak Kekosongan Obat kurang

Tulisan tidak terbaca salah obat
urut persediaan obat lengkap

Salah memasukan
Salah obat
data

Resep tidak sesuai

dengan restriksi
fornas
 LANGKAH 3
IDENTIFIKASI PENYEBAB MODUS KEGAGALAN

• Mencari kemungkinan penyebab Modus Kegagalan

• Pronsipnya adalah Kegagalan dimasa datang bisa
dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus di
proteksi terhadap dampak kegagalan tsb atau Dampak di
mitigasi.
 LANGKAH 4 MENENTUKAN DAMPAK dan
KONTROL SEKARANG
• Menentukan kemungkinan Dampak jika
kegagalan tersebut terjadi dengan
Brainstorming / Diskusi diantara Anggota
Tim
• Mengidentifikasi apakah saat ini kita
mempunyai kontrol untuk untuk mencegah
kegagalan tersebut terjadi.
• Menentukan rekomendasi tindak lanjut
untuk mengantisipasi kegagalan tersebut
 LANGKAH 5 : PRIORITAS MODUS
KEGAGALAN
Skala Peringkat Modus Kegagalan

Beberapa Metode yang digunakan untuk menilai

peringkat Modus kegagalan :
1. Risk Priority number (RPN) : - FMEA
Fokus pada severity, probability dan detectibility
RPN : Severity x Probability x Detectibility
 Sample Severity Scale 1- 5
SEVERITY RATING
(Modified by IMRK)
CATASTROPHIC MAJOR MODERATE MINOR INSIGNICANT
5 4 3 2 1
Patient Death Injury with Injury with no No injury but No injury
Outcome permanent permanent loss of increased
loss of function LOS to
function monitor
effects
Visitor Death, Injury with Injury with no Evaluated & No injury
Outcome hospitalization permanent loss of permanent loss of First aid
of 3 or more function function or treatment
Or Hospitalization Evaluation &
of 1 or 2 treatment for
visitors 1 or 2 visitors
(less than
hospitalizatin )

Staff Death or Hospitalization Medical expenses, First aid No injury

Outcome hospitalization of 1 or 2 staff or lost time or treatment
of 3 or more 3 or more staff restricted duty only with no
staff experiencing lost injuries or lost time, nor
time or restricted illness for 1 or restricted
duty 2 staff duty injuries
injuries or nor illnesses
illnesses
Sample Probability of occurrence scale 1- 5
PROBABILITY

Rating Description Definition

1 Rare Very Unlikely to occur
(may happen sometime in 5 to 30 years)
2 Unlikely Unlikely to occur
(may happen sometimes in 2 to 5 years)
3 Possible Possible will occur
(may happen several times in 1 to 2 years)

4 Likely Likely to occur immediately or within a short period

(may happen several times in one year )

5 Almost certain Very likely to occur every month

 Sample Detectability Scale

Rating Description Probability of Definition

Detection

1 Certain to detect 10 out to 10 Almost always detected immediately

2 High likelihood 7 out of 10 Likely to be detected

3 Moderate 5 out of 10 Moderate likelihood of detection

likelihood

4 Low likelihood 2 out 0f 10 Unlikely to be detected

5 Almost certain 0 out of 10 Detection not possible at any point

not to detect
 Prioritaskan Modus Kegagalan
• Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai
dengan prioritas tindakan.
• Jika modus kegagalan menggunakan RPN,
mungkin dapat memilih “cut off point” untuk
menentukan prioritas.
• Nilai dibawah cutoff point tidak memerlukan
tindakan segera kecuali tersedia waktu .
• Nilai di atas cutoff point , harus dilakukan
eksplorasi.
• Cutt of bisa berdasarkan Pareto Chart
 Potential Failure Mode Potential Causes of Failure Potential Effects of

Likeli

ction
Dete
Seve

hood

RPN
rity
Failure
resep tidak sesuai dengan dokter belum mengetahui aturan baru
Biaya pengobatan tinggi 3 5 5 75
restriksi fornas fornas
tidak ada pengendalian pelayanan obat di
farmasi

pasien tidak mendapatkan

salah obat/ salah dosis petugas tidak melakukan skrining resep 3 5 3 45
pengobatan yang optimal
tulisan tidak jelas

pasien tidak mendapatkan

salah obat salah memasukkan data obat 3 5 3 45
obat sesuai resep
petugas tidak bisa membaca resep
tulisan resep tidak jelas

pasien tidak mendapatkan

Kekosongan persediaan obat salah pengetikan obat 3 4 3 36
obat yang diperlukan
tidak melakukan pengecekkan rutin di
gudang
keterlambatan obat datang
Permintaan obat yang tinggi

salah dalam penyiapan

tulisan tidak terbaca tulisan tidak jelas 2 5 3 30
obat
dokter terburu-buru menulis resep
petugas tidak terbiasa membaca tulisan
dokter
 Langkah 6 : Action Plan (Re desain Proses dengan PDSA)
Potential Failure Mode Potential Potential Recommended Action Action(s) to achieve Implementatio Implementat Implemen Resource
Causes of Effects of recommendations (How) n by Whom ion by when tation of required
Failure Failure the place (Time)
(Where)

dokter belum
Biaya Memberikan informasi kepada Membuat surat edaran
resep tidak sesuai mengetahui
pengobatan dokter tentang pelayanan obat tentang pelayanan obat Direktur Utama Mei 2014 RSKD -
dengan restriksi fornas aturan baru
tinggi pasien JKN sesuai ketentuan JKN sesuai ketentuan
fornas

tidak ada
Kepala
pengendalian Melakukan pengendalian
Membuat kartu kendali Instalasi Mei 2014 RSKD Komputer
pelayanan obat pelayanan obat pasien JKN
Farmasi
di farmasi

Menempatkan apoteker Kepala

Melakukan verifikasi resep
untuk melakukan verifikasi Instalasi Mei 204 RSKD Apoteker
pasien JKN sebelum diberikan
resep Farmasi

pasien tidak Melaksanakan edukasi Kepala

petugas tidak Melakukan edukasi kepada
mendapatkan untuk apoteker yang Instalasi
salah obat/ salah dosis melakukan petugas dalam melakukan Mei 2014 RSKD
pengobatan melakukan verifikasi resep Farmasi
skrining resep skrining resep (verifikasi)
yang optimal JKN

Apoteker INSTALAS
Melakukan konfirmasi ke
tulisan tidak jelas Menghubungi dokter verifikasi resep Mei 2014 I
dokter
JKN FARMASI

pasien tidak
salah Apoteker
mendapatkan Melakukan konfirmasi ke NSTALASI
salah obat memasukkan Menghubungi dokter verifikasi resep Mei 2014
obat sesuai dokter FARMASI
data obat JKN
resep
petugas tidak Apoteker
Melakukan konfirmasi ke NSTALASI
bisa membaca Menghubungi dokter verifikasi resep Mei 2014
dokter FARMASI
resep JKN
Apoteker
tulisan resep Melakukan konfirmasi ke NSTALASI
Menghubungi dokter verifikasi resep Mei 2014
tidak jelas dokter FARMASI
JKN
Metode : PDSA
Plan • Apa yang akan dilakukan
• Apa yang diharapkan dari kegiatan

Do • Apa yang akan diamati

• Bentuk kegiatan yang konkrit

Study • Kegiatan re-desain

• Pengamatan kegiatan re-desain

• Monitoring hasil re-desain

Act • Menentukan tindakan perbaikan selanjutnya
 LANGKAH 7: ANALISA & UJI COBA PROSES BARU
LANGKAH 8 : IMPLEMENTASI & MONITORING PROSES BARU

Uji coba

Analisis dan
monitoring

Implementasi

Langgeng
 Evaluasi RPN Re Desain
NO LAMA BARU

Likelihoo

Likelihoo
Detectio

Detectio
Severity
Severity

RPN

RPN
d

d
n

n
Membuat surat edaran
resep tidak sesuai dengan restriksi
1 3 5 5 75 tentang pelayanan obat 2 2 1 4
fornas
JKN sesuai ketentuan

Melakukan perhitungan
2 salah obat/ salah dosis 3 5 3 45 1 2 1 2
dosis sesuai LPB

Melakukan
3 salah obat 3 5 3 45 1 2 1 2
pengkajian/skrining resep

Kekosongan persediaan
4 Kekosongan persediaan obat 3 4 3 36 3 4 3 36
obat

5 tulisan tidak terbaca 2 5 3 30 tulisan tidak terbaca 2 5 3 30

6 salah memasukkan data 2 4 3 24 salah memasukkan data 2 4 3 24

7 obat kurang lengkap 2 4 3 24 obat kurang lengkap 2 4 3 24

8 nomor antrian tidak urut 2 2 1 4 nomor antrian tidak urut 2 2 1 4

 Evaluasi
Risk Prioritization Number (RPN) – Re Desain

Sebelum Re desain Sesudah Re desain

RPN
80
75
70

60

50
45 45
40

30

20

10
4
2 2
0
Tidak sesuai Salah obat/dosis Salah obat Tidak sesuai Salah obat/dosis Salah obat
Fornas Fornas

RPN
 FMEA
Proses lama
yg high risk Modus Efek /
Alur RPN Redesain RPN
Kegagalan Dampak
Proses baru

Failure
Mode

Desain
Proses baru Penyebab
 25

DIFFERENCES FMEA & RCA

FMEA RCA

• Proactive
• Specific Process
• Reactive
• Specific Event
• Diagram process flow
• Diagram chronological
• “What could occur?” steps

• Focusing on a processes • “What occurred?”

potential system failures
• Prevents failures before they
occur
• Focus on an event’s
system failures
• Prevents failures
from reoccurring
Arjaty/ IMRK/FMEA/2008 26

Patient safety
Is everybody
business

Don’t hurt me,

Heal me,
Be nice to me