Makalah

Administrasi dan Supervisi Pendidikan

“Administrasi Peserta Didik”

KELOMPOK 3
DIANA SAFITRI 16035007
EKA ARMANDO IQBAL 16058143
ERFINA NUR ASRIA RANGKUTI 16052098
ERLINA BR.TURNIP 16046148
FANNISA KHAIRA 16031006

DOSEN :
Drs.Irsyad,M.Pd.

MATA KULIAH UMUM

UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas berkat rahmat dan
hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Administrasi
Peserta Didik dengan baik.
Makalah ini dibuat sebagai bahan untuk mempelajari salah satu materi dari
mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan,dan makalah ini diajukan untuk
salah satu tugas kelompok dalam mata kuliah ini.
Penulis mengucapkan kepada rekan-rekan yang telah berpartisipasi didalam
penyusunan makalah ini sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih memiliki banyak
kekurangannya.Oleh karena itu kritik dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan
agar makalah ini menjadi lebih sempurna.Atas kritik dan sarannya penulis ucapkan
terimakasih.

Padang,8 Februari 2018

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...............................................................................................i
DAFTAR ISI ..............................................................................................................ii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ...............................................................................................1
B. Rumusan Masalah .........................................................................................2
C. Tujuan ...........................................................................................................2

BAB II. PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Peserta Didik ..........................................................3
B. Proses Administrasi Peserta Didik .................................................................4
C. Jenis-Jenis Instrumen Administrasi Peserta Didik…………………………..7
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik……………………………....9

BAB III. PENUTUP

A. Kesimpulan ....................................................................................................10
B. Saran ..............................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Administrasi pendidikan telah banyak diberikan oleh para pakar pendidikan,
namun pada tanggal 16 dan 17 februari 1997 para pakar administrasi pendidikan
indonesia telah menyelenggarakan diskusi administrasi pendidikan yang pertama di
Yogyakarta, yang merumuskan bahwa administrasi pendidikan adalah adalah semua
usaha untuk mendayagunakan secara tepat guna dan berhasil guna sumber-sumber
material dan personal yang bersedia untuk mencapai tujuan pendidikan. Dalam modul
University terbuka (1986) dirumuskan bahwa Administrasi Pendidikan adalah upaya
peningkatan efektivitas dan efisiensi unsur-unsur pendidikan demi tercapainya tujuan
pendidikan.
Karena pada hakikatnya tujuan pendidikan itu dicapai melaui proses belajar
mengaja (PMB), maka administrasi pendidikan merupakan seluruh peroses kegiatan
yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh disertai
pembinaan secara kontinyu untuk mencapai tujuan pendidikan yang ditetapkan,
dengan memanfaatkan dan mendayagunakan segala sumber material dan non material
secara efektif dan efisien dalam PBM kkhususnya, dan dalam proses pendidikan pada
umumnya. Setiap rencana harus dievaluasi dulu, sampai dinyatakan layak
dilaksanakan.
Kita sebagai calon pengajar serta pendidik harus mengetahui dahulu apa itu
dan apa saja yang ada di administrasi pendidikan itu karena dengan administrasi
pendidikan ini kita dapat mengetahui apa yang harus kita lakukan dan semua yang
kita lakukan itu dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan tujuan dari pendidikan.
Maka dari itu, kami membuat makalah ini untuk memberikan kita pemahaman yang
mendalam tentang administrasi pendidikan sebelum kita mulai terjun ke lapangan
atau tempat yang sesungguhnya.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apakah yang dimaksud dengan Administrasi Peserta didik?
2. Bagaimanakah Proses Administrasi Peserta didik?
3. Apa saja Jenis-Jenis Instrumen Administrasi Peserta didik?
4. Bagaimanakah Peran Guru dalam Administrasi Peserta didik?
C. TUJUAN
1. Untuk Mengetahui Pengertian Administrasi Peserta didik.
2. Untuk Mengetahui Proses Administrasi Peserta didik.
3. Untuk Mengetahui Jenis-Jenis Instrumen Administrasi Peserta didik.
4. Untuk Mengetahui Peran Guru dalam Administrasi Peserta didik.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Peserta didik

Administrasi peserta didik(siswa) adalah seluruh proses kegiatan yang di

rencanakan dan diusahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap
seluruh peserta didik dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan agar dapat
mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi tercapainya
tujuan pendidikan yang telah di tetapkan. Secara kronologis operasional, rentangan
kegiatannya mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai mereka meninggalkan
sekolahnya, karena telah tamat, meninggal dunia, putus sekolah atau karena sebab-
sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik disekolah tersebut.

Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan

potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia jalur, jenjang dan jenis
pendidikan tertentu (UUSPN : 2003). Undang – Undang RI No.20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional yang dimaksud peserta didik adalah anggota
masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran
yang tersedia pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.
Secara garis besar A. Gaffer MS mengelompokkan administrasi kesiswaan
tersebut kepada tiga bidang: (Asnawir, 2005) :

1. Pupil Inventory

Ialah berupa daftar yang mengambarkan data siswa yang akan memasuki
suatu lembaga pendidikan atau sekolah. Dengan adanya Pupil Inventory ini maka
akan dapat diketahui gambaran tentang keadaan-keadaan murid/siswa yang akan
memasuki sekolah tersebut, dan begitu juga akan dapat dilihat pertumbuhan
jumlah penduduk terutama mengenai anak-anak usia sekolah. Semua data itu
harus ada pada administrator pendidikan dan administrator sekolah yang dapat
 digunakan untuk menyusun rencana jangka panjang, menengah, pendek.

2. Pupil Accounting
Pupil Accounting merupakan penyusunan keterangan-keterangan tentang
tingkah laku siswa/murid selama bersekolah. Keterangan-keterangan tersebut
meliputi masalah-masalah siswa yang tidak masuk belajar ke sekolah, siswa-
siswa yang meninggalkan pelajaran di sekolah, siswa yang sering terlambat dan
sebagainya. Dengan demikian masalah Pupil Accounting lebih banyak
berhubungan dengan absensi siswa.

3. Pupil Personel Service

Pupil Personel Service merupakan semua layanan dan seluruh usaha-usaha
yang dilakukan oleh sekolah untuk kemajuan siswa/murid. Layanan dan usaha
yang dimaksud adalah berupa bimbingan dan konseling terhadap
siswa/murid yang membutuhkannya. Fungsi dari bimbingan kesiswaan ini salah
satunya ialah memberikan penyuluhan kepada para siswa sehingga para siswa
dapat mengetahui bagaimana langkah-langkah belajar dan pengaplikasian
pelajaran yang tepat dalam kehidupannya

B. Proses Administrasi Peserta didik

Dalam penerimaan siswa baru perlu dilakukan proses seleksi dan pencatatan
siswa yang memasuki sekolah atau lembaga pendidikan setelah para calon siswa
tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh sekolah.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kesiswaan tersebut antara lain :

1. Mengatur Kegiatan Penerimaan Siswa Baru
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan
program penerimaan siswa baru itu antara lain :
a. Pembentukan panitia penerimaan calon siswa
 Panitia ini dibentuk oleh sekolah (kepala sekolah) yang
bertugas untuk tahun yang bersangkutan. Panitia ini bertugas untuk
membuat publikasi tentang penerimaan siswa, menyiapkan formulir
pendaftaran, menerima pendaftaran, menyelenggarakan testing dan
penyampaian hasil tes.

b. Penetapan daya tampung

Sebelum sekolah menerima siswa baru terlebih dahulu harus
ditetapkan daya tampung sekolah yang bersangkutan. Hal ini dapat
diketahui dengan menghitung berapa banyak lokal yang tersedia
untuk dapat menampung calon siswa baru dan berapa jumlah daya
tampung masing-masing lokal tersebut, dan setelah itu dikurangi
jumlah siswa yang tidak naik kelas. Dengan cara demikian akan dapat
diketahui berapa daya tampung dari sekolah dimaksud

c. Penetapan persyaratan calon

Di samping ada spesifikasi tertentu pada masing – masing jenis

sekolah, kantor dinas juga memberikan pedoman bagi sekolah tentang
penerimaan siswa baru dan tugas sekolah adalah menjabarkan dari
pedoman tersebut. Secara umum persyaratan tersebut adalh mencakup
persyaratan umur, persyaratan akademik atau pendidikan, persyaratan
kelakuan baik, kesehatan dan persyaratan keuangan. Beberapa
persyaratan diatas , harus dibuktikan dengan persyaratan yang bersifat
administratif.

2. Mengatur Kegiatan Orientasi Siswa Baru

Setelah siswa di terima di suatu sekolah, maka kegiatan lain yang perlu diikutinya
adalah:
a. Orientasi siswa baru
 Orientasi siswa baru adalah suatu usaha sekolah untuk
memperkenalkan potensi – potensi sekolah dan membantu siswa untuk
beradaptasi kepada sekolah.
b. Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
Disiplin adalah keadaan tertib dimana orang – orang yang tergabung
dalam suatu organisasi tunduk pada peraturan – pertauran yang telah ada
dengan rasa senang hati
c. Ganjaran dan hukuman
Ganjaran adalah sesuatu yang diinginkan yang diterima oleh siswa
karena mendapatkan prestasi, berdasarkan usaha dan tingkah laku
yang pantas. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak
diinginkan. Namun siswa harus menerimanya karena tingkah laku
mereka yang tidak pada tempatnya.

3. Pengelolaan Kelas

Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola siswa di kelas yang dilakukan

untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi kelas yang menunjang program
pengajaran dengan jalan memotivasi siswa agar selalu berperan aktif dalam
pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru harus dapat memotivasi dan
mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti pelajaran

Menurut Mulyasa ( 2006 : 90 – 99 ) kegiatan yang dilkasanakan dalam rangka

administrasi peserta didik dibagi atas tiga tahapan yaitu :
a. Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan yang dilakukan adalah penetapan daya tampung, penetapan
syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia / petugas penerimaan
peserta baru.
b. Selama tahun pelajaran
 Kegiatan yang dilakukan adalah orientasi untuk peserta didik baru,
peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik,
pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman
c. Akhir tahun ajaran
Kegiatan administrasi yang dilakukan oleh administrator adalah
menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional dan Kenaikan kelas.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam

administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator
yaitu
a. Kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan ( penetapan daya
tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan panitia /
petugas penerimaan peserta baru ) dan penerimaan peserta didik baru,
b. Selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik
baru, peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik,
pembinaan disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman,
c. Akhir tahun ajaran yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang
pelaksanaan Ujian Nasional dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta
didik dari sekolah karena tamat.

C. Jenis-Jenis Instrumen Administrasi Peserta didik

Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan
maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan.
Instrumen yang dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang
digunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa.
Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud Menurut Suryosubroto(2004 : 80 – 81):
1. Buku Induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat
semua informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi
tersebut dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi
 mengenai nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di
sekolah yang bersangkutan. Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh setiap
sekolah karena melalui buku induk ini akan dapat diketahui berapa jumlah
siswa yang terdaftar, identitas siswa secara lengkap.

2. Buku Klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid
yang penting-penting. Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi
tidak selengkap buku induk itu. Daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama
buku klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum
diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper
karena nama murid disusun menurut abjad.

3. Buku /Daftar Keadaan Siswa

Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di
sekolah. Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus
teridentifikasi setiap bulannya.

4. Daftar Hadir Siswa

Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa
mengikuti kegiatan di sekolah.

5. File Penyimpan Berkas Siswa

Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan
baik oleh sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan
pindah dan sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut
kelompok masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila
diperlukan.
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta didik

Administrasi Peserta didik (siswa) merupakan proses pengurusan segala hal

yang berkaitan dengan peserta didik disuatu sekolah mulai dari perencanaan
penerimaan siswa, pembinaan selama siswa berada di sekolah , sampai dengan siswa
menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap
berlangsungnya proses beljar – mengajar yang efektif. Dalam adminstrasi siswa, guru
lebih banyak berperan secara tidak langsung.
Beberapa peranan guru dalam administrasi siswa diantaranya adalah :
1. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil
bagian. Di antara mereka dapat di tunjuk menjadi panitia yang dapat
melaksanakan tugas – tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai
dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2. Dalam masa orientasi , tugas guru adalah membuat agar para siswa
cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam
hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah pada saat
pertama, dapat berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa anak untul waktu –
waktu selanjutnya.
3. Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas,guru mempunyai andil
yang besar juga. Guru diharapkan mampu mencatat/ merekam kehadiran ini
meskipun dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data kehadiran ini
dimungkinkan untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap siswa, misalnya
sebagai pertimbangan dalam menetapkan kenaikan kelas.
4. Dalam memotivasi siswa untuk senantiasa berprestasi tinggi, guru juga
harus mampu menciptakan suasana yang mendukung hal terebut. Hal ini
dapat mereka lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar siswa
- siswanya
5. Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangatlah penting,
karena guru sebagai model dan menjadi contoh bagi siswa –siswa di sekolah
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN

Administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan
terhadap siswa mulai dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik
menamatkan pendidikannya guna mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan
efisien.
Dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan
oleh administrator yaitu 1) kegiatan awal tahun pelajaran yang meliputi perencanaan (
penetapan daya tampung, penetapan syarat – syarat peserta didik baru, pembentukan
panitia / petugas penerimaan peserta baru ) dan penerimaan peserta didik baru, 2)
selama tahun pelajaran yang meliputi kegiatan orientasi untuk peserta didik baru,
peraturan kehadiran peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan
disiplin / tata tertib sekolah, pemberian ganjaran dan hukuman, 3) akhir tahun ajaran
yang melaksanakan kegiatan yang menyangkut tentang pelaksanaan Ujian Nasional
dan kenaikan kelas, serta pemberhentian peserta didik dari sekolah karena tamat.
Instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper,
buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku
catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.
Peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi
penerimaan siswa baru, berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan
lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol kehadiran siswa, melakukan uji
kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan
disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta
penelusuran lulusan.
B. SARAN
Penulis mengharapkan untuk penulisan makalah ini lebih baik lagi
kedepannya dan banyak digunakan sumber yang lebih akurat untuk penulisan
makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
 DAFTAR PUSTAKA
Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang : IAIN IB Press.
Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan Di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.
Syahril,dkk.2009. "Profesi Kependidikan”. Padang :UNP Press.
Mulyasa. 2006. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.