Administrasi Perkantoran: Pengertian, Fungsi,

Tujuan, dan Ruang Lingkupnya

Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam

suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk
mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.

Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang artinya
intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani,
atau memenuhi.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

1. George Terry

Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu

perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada
sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang
menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell pengertian Administrasi

perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan
dengan operasional tugas kantor secara tepat.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:

1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang

membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan
efisien.
 2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat
memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur
yang tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan
standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk
mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat
laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga
memilih pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan
perusahaan kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai,

pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang
diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi

perkantoran diantaranya:

 Perencanaan Perkantoran (office planning)

 Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
 Pengarahan Perkantoran (office actuating)
 Pengawasan Perkantoran (office controlling)
 2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup

administrasi perkantoran adalah:

 Lokasi kantor
 Gedung
 Peralatan
 Interior
 Mesin-Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan
operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi
perkantoran tersebut:

1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat,
keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir
kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat
dan tepat.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis
dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta
keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.