PETUITJUK PELIIIGANAAN
NOMOR 5 /JUXLAJ(/SES/HK/O8 l2OtA
TENTAISG
PELAKSANAAN PERATURAN MENTERI PERENCANAAN
PEMBANGUNAN IYASIONAL/IIEPALII BADAN PERENCANA.CN
PEMBANGUNAIY NASIOITAL ITOMOR I TAHUN 2016 TEIYTANG
PEDOMAN PEIIYUSUNAN TATA I,AKSANA DAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR N)MIITISTRASI PEMERII{TAIIAN DI
BEMENTERIAN PER.EITCANAAN PEMBAI{GUITAI| NASIONAL/BN)AIT
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
MEMUTUSKAN:
Menetapkan PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG
PELAKSANAAN PERATURAN MENTERI
PERENCAI{AAN PEMBANGUNN{ NASIONAL/ I(EPALA
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
NOMOR 1 TAHI]N 2OL6 TENTANG PEDOMAN
PETfYUSUNAN TATALAKSANA DAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI KEMENTERIAN PER"ENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL/BADAN PEREITCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL.
PERTAMA Menetapkan Petunjuk Pelaksanaan tentang
Pelaksanaan Peraturan Menteri Perencanaan
Pembangunan Nasional/Kcpala Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional Nomor 1 Tahun 2016 tentang
Pedoman Penyusunan Tatalaksana dan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di
Kementerian Perencanaan Pembangunan
Nasional/ Badan Perencanaan Pembangunan Nasional,
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Petunjuk
Pelaksanaan ini yang merupakan satu kesatuan dan
bagian tidak terpisahkan dalam Petunjuk Pelaksanaan
ini.
KEDUA Petunjuk Pelaksanaan ini mulai berlaku pada tanggal
ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 3 Agustus 2018
SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,
GELLWYNN JUSUF
LAMPIRAN
PETUNJUK PELAKSANAAN
NO. s /JUKLAK/SES/HK/08/2018
TANGGAL 3 AGUSTUS 2018
PETUNJUK PELAKSANAAN
TENTANG
PELAKSANAAN PERATURAN MENTERI PERENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL/KEPALA BAI'AN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL NOMOR 1 TAHUN 2016 TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN TATA LAKSANA DAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI
KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
BAB I PEI{DAHULUAN 1
1.2 Tujuan...... 2
1.4 Definisi 2
PEMERINTAHAN
3.1 Jenis SOP AP.................... t4
3.2 Format SOP AP...... 15
BABIV PENUTUP......... 2A
-111-
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1. Ilustrasi Peta Tatalaksana Kementerian
PPN/ Bappenas 4
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 1. Contoh format pemetaan dan anatsis tatalaksana.. I
Tabel 2. Contoh format perbaikan tatalaksana 11
1.2 Tujuan
Petunjuk pelaksanaan ini disusun dengan tujuan untuk
memberikan panduan bagi Unit Kerja di Kementerian PPN/Bappenas
mengenai pen).usunan tatalaksana dan SOP AP.
1.4 Definisi
Dalam Petunjuk Pelaksanaan ini yang dimaksud dengan:
1. Tatalaksana (proses bisnis) adalah sekumpulan aktivitas kerja
terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
2. Peta Tatalaksana adalah diagram yang mengidentifikasi langkah-
langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
tatalaksana.
3. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP
adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana
dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
4. Administrasi Pemerintahan adalah tatalaksana dalam
pengambilan keputusan dan/atau tindakan oleh badan dan/atau
pejabat pemerintahan.
5. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang
selanjutnya disebut SOP AP adalah standar operasional prosedur
.7
P ROSES TUJUAN
r PENGGUNA
Pembangunan N.sional
. Pere.ca.aan Pembanguna.Nasiona,
. PeryendalEnPembnBu.an
KELUARAN (OUTPUT}
D
ProsesPendutuna:
Maoajeme. Tata Kelola Pemerintaha.
. Pembanguna. NasionalyanB
berkualitas, sinerBh, d.n lredibel
Menjadi Lembaga
Perenc?naan
Pembangunan
Nasionalvang 'ier i, naar r:aan ilgr'!)bangunarr un5icraI Program
berkualitas,
Sinergis, dan '..1111, 1,.'.'".r{ :o) "(',d, . d ,rr :tCC,: ,- Utama
kred ibel
, Manajemen tata kelola pemerintahan Program
di Kementerian PPN/Bappenas yang Pendu kung
Baik dan bersih
4.odr6&r.rrediriprd{
:9rt rP.d,!.'en_At a.r:ad
D a.tlEl ,t i.8$ Qdr,.
':
:
t
na siona I
1i-
Petunjuk:
1. Nama Tatalaksana, diisi nama tatalaksana;
2. Tingkatan Tatalaksana, diisi dengan salah satu tingkatan
tatalaksana: (i) Tatalaksana Kementerian atau (ii) Tatalaksana
Unit Ke{a;
3. Stakelnlder, diisi pihak yang memakai/menggunakan keluaran
fiasa atau barang) yang dihasilkan dari tatalaksana yang
bersangkutan;
-10-
4 Kegiatan Utama, diisi penjelasan ringkas dari aktivitas/kegiatan
pada bagian (i) awal, (ii) tengah, dan (iii) akhir yang merupakan
bagian dari keseluruhan tatalaksana yang bersangkutan;
5 Masukan Utama, diisi semua potensi berupa alat/bahan/data
yang dimasukkan dan kemudian diolah/diproses sehingga
menjadi keluaran/ hasil/ output;
6 Keluaran Utama, diisi hasil langsung dan segera dari aktivitas,
kegiatan atau pelayanan dari sebuah program, yang dapat diukur
dengan menggunakan takaran volume/banyaknya;
7 Pemilik Tatalaksana, diisi nama pihak/unit organisasi yang
mempunyai/memiliki peranan dominan dari tatalaksana.
2 SOP ADMINISTRATIF
SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum
dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang atau pelaksana dengal lebih dari satu peran atau jabatan.
Berisi tahapan pelaksanan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro atau mikro.
a. Dalam lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan
untuk proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya,
atau secara garis besar proses-proses dalam siklus
penyelenggaraan administrasi pemerinta-han.
-15-
b Dalam lingkup mikro, digunakan untuk proses-proses
administratif dalam operasional seluruh instansi
pemerintah, dari mulai tingkatan organisasi yang paling
kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Contoh: SOP
Pelayanan Perawatan Kendaraan; dan SOP Penanganan
Surat Masuk.
X.hrdiBn p.EaPaidan
L
I 5()P
I
I U
(apabila pindah halaman)
(narna pejabat)
l,apomn kehadiran pegawai paling lambat selesai Bul Agenda Kehadiran Pegawai
tanggal 20 setiap bulan
-18-
3.4 Baglan Flowchatt
Bagsan Flotochart merupakan uraian mengenai langkah-langkah
kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
1. Nomor, diisi nomor urut.
2. Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis
suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif
dengan menggunakan awalan "me-" yalg diikuti dengan obyek
dan keterangan seperti: menulis laporan; mengumpulkan bahan
rapat; mengarsipkan dokumen.
3. Pelaksana, diisi dengan nama jabatan yang merupakan pelaku
(aktor) yang melakukan proses kegiatan. Penulisan jabatan tidak
diurutkan secara hierarki tetapi dimulai dari jabatan yang
terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan, sehingga kegiatan
selalu dimulai dari sisi kiri dari mal.llks flowcharts.
4. Mutu Baku akan menjadi a,lat kendali mutu sehingga produk
akhirnya dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas
yang diharapkan. Dengan adanya mutu baku, maka SOP AP
berbasis resiko, setiap aktivitas hendaknya mengindentiltkasikan
mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan, dan
outputnya. Mutu baku berisi:
a. Kolom kelengkapan yang diisi dengan bahan yang
diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi
dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan
keuangan, dan lain-lain;
b. Kolom waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu,
bulan;
c. Kolom output diisi dengan hasil langsung kegiatan: surat,
laporan, kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman,
dan lain-Iain.
-19-
5 Keterangan, diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hai
yang perlu diperjelas seperti: SOP yang terkait, dan lain-lain.
6 Untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang
tindih maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana
kegiatan (aktor).
Tabel 5.
Contoh Formulir identifikasi SOP Berdasarkan Tugas dan Fungsi
Sub-Fung3i
I{o T\rgas Furgsi Output ,llspeL .rudul SOP
(K€giatqrl
Melaksanaka Melaksana Pelaksanaan Laporan Pembuatan
n urusam kan urx san kehadira Lsporan
bidang kegiatan pegawal n kehadira.n
kepegawaian kepegaweian pegawai pegewai
lr Surat Pembuatan Pembuatan
usulen Surat
kenaikan usulan
pangkat kenaikan
pangkat
E l5
1
Laporan Kchadiran
I
2 Memerintahkar staf Disposisi l5 Disposi
si
menSumpulkan data
r-aporan Kehadiran L!
3 MenAumpulkan data
Kehadiran peSawai
L 'E I h8ri
Disposi
soP
hporan Kehadiran
menyerahlan kepada
Kabaa
M€meriks, kons€p
Iaporan Kehadiran
f 'EI.I
_.1
Disposi
si
Draft
p€sawai. Jika setuj -
membuat paraf dan
menyerahkan kepada
_l
Karo. Jika tidak
kepada Kasutag
Memeriksa konsep
lbrl laporan
I Draft I jam
menandatangani dan I
mcnyerahlan kepada
Y.abas. Jika tidak
Kasubag untuk
E. __l
didokumcnbsikan
8
Memcrintahkan slaf
mendokum€nlasikan L .F lo Disposi
si
Mendokumentasikan
l5
L 'E
Laporan Kehadiran soP
, Bukti
Catata
No. Prosedur
P€nilaisr Tcrhedap n H.3il Tladala! yarg Patat
Pentlal H.nr3 DlaEbll P€ritst
1 2 3 5 6
Beidan densan baik
Tidak bedalan den8an baik
Cara pengisian:
2 Evaluasi
a. Evaluasi SOP AP dilakukan secara berkala setiap 1 tahun
sekali.
b. Evaluasi SOP AP secara insidentil juga dapat dilakukan
apabila diperlukan.
c. Untuk melakukan evaluasi dapat menggunakan format
seperti pada Tabel 9.
-26-
Cara pengisian:
1) Kolom 1: diisi dengan nomor urut
2) Kolom 2: diisi kriteria penilaian evaluasi (bisa ditambahakan
dan diubah sesuai kebutuhan evaluasi).
3) Kolom 3 - 8: diisi penilaian dengan'X" apabila sesuai dengan
kriteria pada kolom 2, atau "-" apabila tidak sesuai.
4) Setiap SOP AP diberi nomor agar mudah untuk
merepresentasi SOP AP yang dievaluasi, dengan hanya
mencantumkan nomornya. Misalnya nomor 1 adalah SOP
Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
BAB TV
PENUTI'P
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal3 ,r.gustus 2018
GELLWYNN JUSUF