Berikut adalah beberapa kesalahan yang paling umum dilakukan oleh

organisasi ketika mengelola sistem ISO 9001:

1. Tidak ada komitmen dari manajemen puncak untuk sistem

ISO 9001
Jika manajemen puncak acuh dalam hal mutu/kualitas, tidak
menyediakan sumber daya dan mekanisme untuk merencanakan,
mengendalikan dan meningkatkan proses produk dan jasa, maka
ISO 9001 tidak akan dapat dipertahankan. Penting bagi
manajemen puncak untuk mengambil keputusan yang
menunjukkan bahwa kualitas, perbaikan dan kepuasan pelanggan
adalah hal penting.

2. Tidak melakukan pelatihan bagi personil kunci dalam ISO

9001
Tidak adanya pengetahuan tentang ISO 9001 dapat menjadi
sebuah kesalahan besar. Maka penting bagi organisasi untuk
melatih personil kunci (seseorang yang memiliki peran
pengambilan keputusan) dalam ISO 9001, dalam rangka
memahami apa ISO 9001 dan apa saja persyaratannya.

3. Tidak melatih semua personil

Setiap orang harus menerima pelatihan tentang aspek-aspek
kualitas dari kegiatan dan proses kerja keseharian mereka. Semua
orang harus memahami pentingnya kualitas dan bagaimana
mereka dapat mencapainya. Pelatihan harus sejalan dengan
tanggung jawab mereka dan kegiatan yang mereka lakukan (Klik
untuk info pelatihan awareness ISO 9001:2015).

4. Membuat sistem yang terlalu kompleks

Jika organisasi terlalu bekerja keras untuk menjaga sistem tetap
berjalan, itu adalah tanda bahwa sistem itu terlalu rumit dan
semua pekerjaan administratif seperti mengisi formulir dan
mendokumentasikan prosedur, tidak memberi nilai tambah bagi
organisasi. Idealnya sistem harus dibuat sederhana mungkin,
praktis, dan harus fokus pada hasil dan perbaikan, bukan pada
dokumen.

5. Tidak menggunakan proses tindakan korektif dengan benar

Organisasi perlu meluangkan waktu untuk menyelidiki masalah
mereka dan melibatkan orang yang tepat dalam proses penyidikan.
Umumnya masalah yang muncul bersifat berulang, sehingga perlu
untuk menggunakan proses tindakan korektif dengan benar untuk
mengurangi atau menghilangkan munculnya masalah yang sama di
masa depan.

6. Tidak tahu apa yang diinginan pelanggan

Salah satu tujuan dari ISO 9001 adalah untuk meningkatkan
kepuasan pelanggan. Jika organisasi tidak meluangkan waktu
 untuk mendengarkan pelanggan mereka, mereka tidak akan dapat
mencapai tujuan ini. Tidak perlu melakukan sebuah survei yang
panjang dan rumit. Cukup dengan beberapa pertanyaan kunci,
organisasi akan menerima informasi yang cukup untuk menentukan
dan merencanakan perubahan untuk memenuhi tujuan ini.

7. Bergegas ke dalam proses implementasi

Untuk membangun ISO 9001 sistem manajemen yang solid
membutuhkan kerja dan waktu. Usaha untuk menerapkan sistem
dalam waktu singkat akan menjadi kontraproduktif. Organisasi
perlu mengambil waktu yang diperlukan untuk merencanakan,
melakukan, memeriksa dan bertindak dalam menerapkan sistem
yang akan meningkatkan proses produk dan jasa.

8. Tidak memiliki auditor internal yang terlatih dan

berpengalaman
Dalam banyak kasus, auditor internal tidak memiliki pelatihan yang
diperlukan dan pengalaman untuk membedakan rincian kecil dari
masalah besar dalam Sistem Manajemen Mutu. Auditor perlu fokus
pada isu-isu yang akan membantu organisasi meningkatkan proses
dan sistem. (Klik untuk info pelatihan auditor internal ISO
9001:2015)

9. Percaya bahwa apa yang berhasil untuk organisasi lain akan

berhasil untuk mereka sendiri
Setiap organisasi berbeda dan apa yang berhasil untuk satu
organisasi, mungkin tidak berhasil bagi organisasi lain. Organisasi
perlu fokus pada konteks mereka sendiri dalam rangka untuk
membangun dan mengembangkan sistem manajemen mereka.
10. Menyerahkankan tanggung jawab Sistem Manajemen Mutu
pada satu orang
ISO 9001 membutuhkan partisipasi dari seluruh organisasi. Jika
tidak ada yang memiliki rasa kepemilikan terhadap SMM, bisa
dipastikan SMM tidak akan berjalan. Setiap personil perlu untuk
menggabungkan kualitas dalam pekerjaan dan kegiatan mereka.
Bimbingan dan pelatihan juga diperlukan, tetapi jika kualitas tidak
ditargetkan di setiap hari & setiap proses maka SMM tidak akan
memberikan tambahan nilai bagi organisasi