Mini Riset Ilmu Administrasi

“Perbekalan Kantor di Kantor Kelurahan Bandar

Selamat”

DOSEN PENGAMPU : Ellys Siregar S.Pd., M.Pd

Disusun Oleh:

ANJAS NUARI SIREGAR (7172144010)

MUHAMMMAD FADHLIK I.K (7171144017)

RIZKI SETIAWAN (7173144030)

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2019
 Kata Pengantar
Segala puji dan syukur kita panjatkan pada kehadirat tuhan Yang Maha Esa
atas karunianya penulis dapat menyelesikan makalah Mini Riset ini. Tujuan penulis
membuat Makalah Mini Riset ini adalah untuk memenuhi tugas kuliah penulis dengan
matakuliah “IlmuAdministrasi”

Dengan penuh kesadaran penulis tahu bahwa sesungguhnya ini masih jauh dari
kesempurnaan. Dalam peruses pembuatan ini penulis menjumpai hambatan, namun
berkat dukungan dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Makalah
Mini Riset ini dengan cukup baik.

Untuk itu kritik dan saran sangatlah membangun bagi kami guna untuk memperbaiki
kesalahan dikemudian kelak. Kami mengucapkan terimakasih.

Medan, 18 Mei 2019

Penulis

i
 Daftar Isi
Kata Pengantar ............................................................................................................................ i
Daftar Isi ....................................................................................................................................ii
Bab I Pendahuluan ................................................................... Error! Bookmark not defined.
a. Latar Belakang ................................................................................................................ 1
b. Rumusan Masalah ........................................................................................................... 1
c. Tujuan Penulisan ............................................................................................................. 1
Bab II Kajian Teori .................................................................................................................... 2
A. pengertian Arsip ................................................................................................................ 2
1. Pengertian arsip dan kearsipan .................................................................................. 2
2. Jenis – Jenis arsip .................................................... Error! Bookmark not defined.
B. Sistem Kearsipan ......................................................... Error! Bookmark not defined.
1. Pengertian sistem kearsipan.................................... Error! Bookmark not defined.
2. Macam – macam sistem kearsipan ......................... Error! Bookmark not defined.
C. Pemeliharaan Arsip....................................................... Error! Bookmark not defined.
1. Pemeliharaan ........................................................... Error! Bookmark not defined.
D. Penyusutan Arsip .......................................................... Error! Bookmark not defined.
E. Pengelolaan Kearsipan ................................................. Error! Bookmark not defined.
Bab III Metodologi Penelitian ................................................................................................... 4
a. Metode Penelitian ........................................................................................................... 4
b. Sample Penelitian............................................................................................................ 4
c. Tempat Penelitian ........................................................................................................... 4
d. Waktu Penelitian ............................................................................................................. 4
Bab IV Pembahasan ................................................................................................................... 5
A. Pembahasan..................................................................................................................... 5
Bab V Penutup ........................................................................................................................... 6
a. Kesimpulan ..................................................................................................................... 6
b. Saran ............................................................................................................................... 6
Daftar Pustaka ............................................................................................................................ 7

ii
a. Latar Belakang
Sebuah kantor tak bias berfungsi dengan baik tanpa adanya perbekalan kantor yang
memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,
untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana
prasarana dan system pengelolaan yang efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-
mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang se-
efesienmungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan
perbekalan kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah kantor untuk meraih
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Oleh karena pentingnya peranan perbekalan kantor dalam menunjang kegiatan
perkantoran, maka kami akan membahas mengenai hal-hal tersebut dalam makalah ini.

b. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Perbekalan Kantor?
2. Apa gunanya perbekalan kantor?
3. Bagaimana Perbekalan kantor di Kantor Kelurahan Bandar Selamat?

c. Tujuan Penulisan
1. Melalui observasi dilapangan mahasiswa mampu mengetahui pengertian perbekalan
kantor
2. Melalui observasi dilapangan mahasiswa mampu mengetahui apa gunanya perbekalan
kantor
3. Melalui observasi dilapangan mahasiswa mampu mengetahui Perbekalan kantor di
Kantor Kelurahan Bandar Selamat

1
 BAB II KAJIAN TEORI
A. Pengertian Perbekalan Kantor
Semua orang yang bekerja di kantor pasti sering menggunakan istilah perbekalan
kantor. Apalagi tenaga admininstrasi, tidak hanya harus paham dengan istilah perbekalan
kantor, tetapi semua hal yang berhubungan dengan perbekalan kantor adalah ilmu dasar yang
wajib dikuasai. Mulai dari macam-macam perbekalan kantor, cara pengadaannya, cara
pengeporasiannya, penginventarisannya, pemeliharaan dan perawatannya, hingga
penghapusannya, wajib harus dikuasai.

Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor,

yang digunakan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

B. Macam-macam Perbekalan Kantor

Macam-macam perbekalan kantor ada 5, seperti yang ada dalam daftar berikut ini:
1. Perabotan kantor
Perabotan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu
yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Misalnya, meja, kursi, sofa, lemari,
rak, dan sebagainya. Istilah lain dari perabot kantor adalah office furniture.
2. Peralatan kantor
Peralatan kantor adalah Istilah yang mengacu kepada semua peralatan dan
perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor. Misalnya, Perforator, gunting, stapler,
cutter, kertas, amplop, dan sebagainya.
3. Mesin-mesin kantor
Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor. Misalnya, komputer, laptop, mesin foto copy, stensil, mesintik, dsb.
4. Media komunikasi kantor (pesawat komunikasi)
Pesawat komunikasi kantor yaitu semua media yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya, telepon,
ponsel/smartphone, intercom, walkie talkie, faximile, dsb.
5. Interior kantor
Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya, gorden, lukisan, bunga,
akuarium, karpet, dsb.

C. Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan/perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu

bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

2
1. Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan
kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan
sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpanan, yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan
yang meliputi segi administratif (pencatatan kedalam buku barang) maupun segi fisik
(penyimpanan barang itu sendiri).
3. Pengeluaran/Pendistribusian, yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada
unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran
barang.
4. Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap
terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan, yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-
barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Barang-barang perlengkapan/peralatan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun

yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara dan dikelola agar selalu siap untuk
digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat
anggaran kantor. Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan criteria berikut ;

1. Menurut Tempat Barang

- Ada dalam gudang/persediaan, Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan
kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman
dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari
logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian, Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan
diletakkan secara aman. Contohnya: computer prosedur penggunaannya
(menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga
matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
2. Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bias dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa
keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami
kerusakan dan tidak bias diservis di kantor bias dibawa kepusat perbaikan di lain
tempat.
- Barang Tetap (tidak bias dipindahkan)
Digunakansecarabaikdansesuaiprosedur. Contohnya: lampulistrikataukran air
harusdimatikanjikakitatidakmembutuhkanlagi.

3. Menurut Kurun Waktu

- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan
dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester
atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek
kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

3
 BAB III METODOLOGIPENELITIAN
a. Metode Penelitian
Metode yang dilakukan dalam observasi ini ialah metode kualitatif yang bersifat
deskriptif dimana penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara dan observasi.
Melalui metode ini, peneliti akan menganalisis data yang ingin didapatkan dari
lapangan dengan detail.
b. Sample Penelitian
Yang menjadi sample dalam penelitian ini adalah sekretaris kantor kelurahan
Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung.
c. Tempat Penelitian
Tempat Penelian yang kami lakukan untuk mini riset ialah Kantor kelurahan
Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung.
d. Waktu Penelitian
Waktu penelitian mini riset ini ialah pada tanggal 13 Mei 2019 jam 15.15

4
 BAB IV PEMBAHASAN

A. Pembahasan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalam suatu organisasi. Perbekalan kantor merupakan hal yang sangat penting
dalam suatu kantor. Dengan adanya perbekalan kantor disuatu kantor maka akan
mempermudah dan menunjang aktivitas/ pekerjaan kita suatu dalam kantor. Dalam hal ini,
dilakukan mini riset mengenai seputar perbekalan kantor dikantor kelurahan Bandar Selamat.
Berikut beberapa pertanyaan yang diutarakan untuk memperoleh data yang diinginkan:

a. Apakah system arsip diterapkan dalam kegiatan administrasi di kantor kelurahan

Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung?
b. Apakah arsip mengarsip dilakukan dengan baik?
c. Apakah dengan digunakannya system arsip mengarsip dapat mempermudah urusan
surat-menyurat?
d. Apakah seetiap tahunnya ada dilakukan penyusutan arsip?

Dari wawancara yang dilakukan diperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas

yakni dimana Kantor Kelurahan Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung menggunakan
arsip mengarsip. Arsip-mengarsip tersebut mempermudah kegiatan dikantor, misal dari
penyusunan surat yang rapi dan jika ingin mengambil surat yang sudah sekitar beberapa
bulan yang lalu juga terasa mudah.

Selain itu, peralatan-peralatan arsip juga digunakan di Kantor Kelurahan Bandar

Selamat Kecamatan Medan Tembung, sebagai contoh yaitu filling Cabinet, Lemari Arsip,
Stop Map, Ordner, Stepler, dan Perforator.

Dengan sistem kearsipan yang digunakan sangat tersa sekali manfaatnya. Untuk
kegiatan administrasi terutama surat-menyurat mempermudah kegiatan para karyawan di
kantor. Hal ini bisa dilihat dari penyusunan surat yang berdasarkan bulan atau tahun atau
yang lainnya. Karena dilakukannya arsip dengan baik maka karyawan tidak akan kesulitan
untuk mengambil surat beberapa bulan yang lalu, tidak perlu membongkar seluruh berkas
yang ada dilemari.

5
 BAB V PENUTUP
a. Kesimpulan
Dari kegiatan mini riset yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa Kantor Kelurahan
Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung menggunakan arsip mengarsip untuk
mempermudah kegiatan administrasi di kantor tersebut. Namun penggunaan arsip mengarsip
tidak dijalankan dengan sangat baik, sehingga dalam mencari surat keluar dan surat masuk
untuk diberikan kepada mahasiswa yang melakukan mini riset menjadi sedikit lebih lama.
b. Saran
Agar mempermudah pekerjaan dikantor sangat dianjurkan untuk menggunakan sistem
arsip mengarsip yang baik. Sebagai mahasiswa prodi administrasi perkantoran sangat
diharuskan memahami sepenuhnya kearsipan dengan baik. Dan sebagai karyawan kantor
terutama dibidang administrasi sangat dianjurkan untuk memahami kearsipan dengan baik
dan menerapkan pelaksanaannya agar mempermudah kegiatan administrasi di kantor
tersebut.

6
 DaftarPustaka

Mutmainnah, Sri. 2017. Buku Ajar Kearsipan. Medan

Syafaruddin, dkk.2016. AdministrasiPendidikan. Medan: Perdana Publishing

7
 Lampiran-lampiran

Ordner, digunakan di Kantor Kelurahan Bandar Selamat Kecamatan Medan Tembung

Arsip Inaktif