TUGAS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

“KOMUNIKASI DAN PENYULUHAN”

Oleh :
SUATMAJI
SRI RAHAYU
WIDIYANTI
 BAB I
PENDAHULUAN

Tidak ada kelompok yang bisa hidup tanpa komunikasi. Informasi dan gagsan dapat dikirimkan
dan saling dipertukarka. Sebuah gagsan betapapun cemerlangnya, tidak akan berguna sebelum ia
dikirimkan kepada, dan dipahami oleh, orang lain. Banyak masalah yang muncul dalam sebuah
organisasi merupakan akibat langsung dari kegagalan berkomunikasi.Kesalahan dalam komunikasi
dapat menimbulkan kebingungan dan bisa menyebankan gagalnya sebuah rencana yang telah rapi
tersusun.

Pemahaman atas proses komunikasi sangan penting karena melalui proses inilah para menejer
membimbing, mengoordinasikan, memberi penyuluhan, mengevaluasi, dan melakukan supervisi.
 BAB II

MATERI

1. ARTI DAN FUNGSI KOMUNIKASI

Arti Komunikasi :
Komunikasi adalah pertukaran pesan antar manusia dengan tujuan mendapatkan pemahaman
yang sama. Komunikasi menekankan pada pemindahan makna. Artinya, Jika tidak ada informasi
atau gagsan yang disampaikan, maka tidak terjadi komunikasi. Kemudian yang lebih penting adalah
bahwa komunikasi melibatkan pemahaman makna.Agar komunikasi berhasil, makna (atau pesan)
harus disampaikan dan dipahami. Komunikasi bisa berbentuk komunikasi antar pribadi, komunikasi
diantara dua orang atau lebih, dan komunikasi organisasi.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi dapat menjalankan beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut :

a. Fungsi Informasi. Komunikasi memungkinkan penyampaian informasi, petunjuk, atau

pedoman yang diperlukan orang-orang di dalam sebuah organisasi untuk menjalankan tugas-
tugas mereka.
b. Fungsi Perintah dan Intruksi. Fungsi ini tampak dalam komunikasi vertical antara atasan dan
bawahan. Bawahan sebagai penerima pesan, menerima intruksi sehingga ia dapat bekerja
dengan baik.
c. Fungsi Pengaruh dan Persuasi atau Motivasi. Komunikasi menumbuhkan motivasi dengan
cara menjelaskan kepada karyawan apa yang harus dilakukan, bagimana prestasi mereka, dan
apa yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, melalui komunikasi perilaku
karyawan bisa dipengaruhi atau diubah.
d. Fungsi Integrasi. Komunikasi memungkinkan terciptanya kerja sama yang harmonis antara
atasan-bawahan dan antar bawahan.
e. Fungsi Pengungkapan Emosi. Komunikasi yang terjadi dalam kelompok adalah sebuah
mekanisme pokok yang digunakan oleh anggota untuk menunjukkan sikap frustasi dan rasa
puas mereka. Oleh karena itu, komunikasi menyediakan saluran bagi pengungkapan emosi dan
bagi pemenuhan kebutuhan soal karyawan.
2. PROSES KOMUNIKASI
Unsur-unsur atau komponen pokok dalam proses komunikasi adalah :
1. Pengirim. Orang yang mengirim pesan
2. Penulisan Sandi (enconding), proses penerjemahan pesan kedalam lambing-lambang.
3. Pesan, apa yang dikomunikasikan,atau hasil penulisan sandi, berisi lambing-lambang
verbal dan non verbal yang diciptakan untuk menyampaikan makna kepada penerima.
4. Media/Saluran, metode yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
5. Penerima, orang yang menerima pesan.
6. Penerjemahan Sandi (Deconding), proses penerjemahan lambing-lambang ke dalam
pesan yang bermakna bagi penerima.
 7. Gangguan, setiap faktor yang menggangu pertukaran pesan dan tercapainya pemahaman
yang sama dalam proses komunikasi.
8. Umpan Balik, tanggapan dari penerima terhadap pesan-pesan yang telah ditafsirkan.

Konteks Organisasi

GANGGUAN
enconding Media deconding
Pengirim Penerima
Pesan
ORANG A ORANG B
Penerima deconding Pesan enconding
Pengirim
Media

Konteks Organisasi

Gambar unsur-unsur pokok dalam proses komunikasi

Proses komunikai diperlihatkan oleh gambar diatas. Proses komunikasi dimulai ketika
seseorang atau satu pihak mempunyai gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Disini terjadi
proses econding yaitu menterjemahkan gagasan kedalam satu bentuk, misalnya tulisan atau bahasa
lisan, yang dapat dikenali penerima. Setelah diterjemahkan, sebuah pesan siap dipindahkan melalui
beberapa saluran media komunikasi untuk menjangkau penerima yang dituju. Saluran itu berupa
jaringan telepon, sinyal radio dan televise, kabel serat optic, rute surat, atau gelombang suara yang
membawa vibrasi suara kita.

Begitu pesan diterima baru dilakukan deconding oleh penerima yaitu mengubah pesan menjadi
gagasan asli pengirim. Ini dapat mencakup subproses, seperti memahami kata-kata lisan dan tulisan,
menginterprestakan wajah dan sebagainya. Seperti halnya saat econding, kelemahan potensial dari
proses komunikasi adalah keterbatasan kemampuan kita dalam menerjemahkan pesan-pesan yang kita
terima dari orang lain.

Akhirnya ketika sebuah pesan dikonversikan kembali, proses komunikasi dapat berlanjut
dengan dikirimnya pesan baru oleh penerima kepada pengirim. Bagian ini disebut sebagai umpan balik.
Proses Komunikasi seperti diuraikan di atas, jarang sekali berjalan sepenuhnya lancer tanpa gangguan.
Gangguan in ibis aterjadi pada setiap tahap dalam proses komunikasi. Sebagai contoh, pesan yang
diterjemahkan secara kurang tepat sehingga ditafsirkan keliru atau saluran komunikasi yang terdistori
sehingga dapat mengurangi efektifitas kumunikasi.

3. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi efektif terjadi hanya ketika pesan atau gagasan yang disampaikan oleh pengirim kepada
penerima dipahami atau dimaknai tepat sebagaimana yang dimaksudkan oleh pengirim.
Kesalahpahaman atau pemaknaan yang berbeda atas pesan yang dikirim disebabkan oleh sejumlah
faktor, yang lazim di sebut hambatan atas proses komunikasi. Sejumlah hambatan yang dijumpai,
khususnya dalam konteks komunikasi dikantor :
 1. Hambatan Individual, terjadi karena adanya perbedaan individu, seperti perbedaan
pengamatan, pola piker, usia, emosi, kemampuan status, atau hambatan psikologis.
2. Hambatan mekanis, terjadi karena adanya hambatan pada :
1. Struktur organisasi, misalnya struktur organisasi tidak teratur, pembagian tugas tidak jelas.
2. Materi Komunikasi, misalnya penyampaian materi tidak jelas karena struktur kalimat kurang
baik, terlalu panjang, istilah tidak tepat, dll.
3. Hambatan fisik, terjadi karena :
1. Pemilihan media/alat komunikasi yang tidak tepat atau alat rusak,
2. Jarak yang terlalu jauh antara pengirim dan penerima
3. Kondisi lingkungan, misalnya bising atau gaduh.
4. Hambatan Semantik, terjadi karena sebuah kata memiliki arti yang berbeda-beda sehingga
menimbulkan interprestasu yang berbeda pula.
4. BENTUK KOMUNIKASI
a. Komunikasi berdasarkan arah komunikasi

Berdasarkan arah komunikasi, komunikasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bentuk, yakni :

1. Komunikasi Vertikal (ke bawah ke atas), yaitu komunikasi dari satu jenjang dalam
kelompok atau organisasi ke jenjang yang lebih rendah, manajer ke bawahannya.

Pesan Asli

100% Pemahaman manajemen Puncak

66 % Pemahaman Wakil Direktur

56 % Pemahaman Manajer Umum

40 % Pemahaman Manajer Pabrik

30 % Pemahaman Penyelia

Pemahaman yang 20 % Pemahaman Pekerja Pabrik Pemahaman yang

hilang hilang
Pesan Akhir

Komunikasi vertical ke bawah bisa menimbulkan distori, Sebagaimana terlihat seperti

gambar diatas. Penyebab dari distori itu adalah kecerobohan pengirim pesan, burukya
keterampilan komunikasi, dan kesulitan dalam menterjemahkan pesan-pesan (econding)
oleh individu pada setiap jenjang.
2. Komunikasi lateral, yaitu komunikasi yang terjadi antar anggota dalam kelompok kerja
yang sama, antar anggota kelompok-kelompok kerja pada jenjang yang sama, antar manajer
pada jenjang sama, dan organisasi dari jenjang yang sama.
b. Komunikasi berdasarkan formalitas
Berdasarkan formalitasnya, komunikasi dapat dikelompokkan menjadi 2 (2) yaitu :
 1. Komunikasi Formal, yaitu komunikasi yang terjadi akibat dari adanya struktur organisasi
atau garis wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.
2. Komunikasi Informal, Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi sebagai akibat
dari adanya kecenderungan manusia untuk berinteraksi dengan lingkungannya.
c. Komunikasi berdasarkan cara penyampaian
Berdasarkan cara penyampaian, komunikasi dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) bentuk,
yaitu :
1. Komunikasi verbal, yaitu komunikasi yang diespresikan dalam bentuk kata-kata, baik lisan
maupun tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu komunikasi yang diekspresikan dalam bentuk bahasa isyarat
atau symbol. Atau disebut juga bahasa tubuh (body language). Bentuk komunikasi ini yang
penting adalah : Kinesic behavior (gerakan tubuh, seperti gesture, ekspresi wajah, gerakan
mata, dan postur).
5. KETERAMPILAN KOMUNIKASI
Keterampilan komunikasi (communication Skill) yang baik hanya bisa diperoleh melalui upaya
sungguh-sungguh untuk belajar dan membutuhkan bertahun-tahun pengalaman. Tetapi,
keterampilan komunikasi bisa dipelajari. Ada 2 (dua) keterampilan komunikasi yang sangat penting
bagi efektifitas fungsi manajemen, yakni :
1. Keterampilan mendengar
Keterampilan mendengar menjadi sangat penting karena manejer sering kali harus
menyandarkan diri pada masukkan informasi yang mereka terima dari komunikasi oral.Para
ahli sering membedakan active listening dengan passive listening. Dallam active listening,
pendengar secara aktif berperan serta untuk mencoba menangkap fakta-fakta dan perasaan yang
sedang diungkapkan oleh pembicara.
Menutut Robbins, mendengar secara aktif berarti”mendengarkan dengan intensitas,
empati, penerimaan, dan kesediaan bertanggung jawab atas kelengkapan atau ketuntasan).
Sementara dalam active listening mengikuti prinsip “70/30” : ketika berperan sebagai
pendengar, pendengar aktif sejati menghabiskan hamper 70% waktunya untuk mendengar dan
kurang dari 30% untuk berbicara.
Beberapa teknik untuk mengembangkan kemampuan mendengarkan secara aktif yaitu :
a. Lakukan kontak mata, ini menunjukkan perhatian dan kesungguhan untuk mendengarkan.
b. Tunjukkan anggukan tanda persetujuan dan ekpresi wajah yang sesuai.
c. Hindari tindakan-tndakan atau gerakan yang menggangu, Misalnya saat bicara hindari
melihat jam tangan, melipat-lipat kertas, mainan pensil atau gerakan lain yang dapat
mengganggu kosentrasi.
d. Ajukan pertanyaan-pertanyaan.
e. Paraphrase, yaitu menyatakan kembali (mengulang) apa yang diucapkan pembicara
mengunakan kata-kata Anda sendiri.
f. Hindari menginterupsi pembicara. Biarkan pembicara menyelesaikan pembicaraannya
sebelum Anda memberikan tanggapan.
 g. Jangan terlalu banyak bicara, Pada dasarnya kita lebih sua membicarakan gagasan atau
pikiran kita sendiri.
h. Lakukan transisi yang mulus antara peran sebagai pembicara dan pendengar. Pada saat
mendengarkan, Anda harus memusatkan perhatian pada apa yang dikatakan oleh pembicara
dan cobalah untuk tidak memikirkan apa yang anda ucapkan begitu tiba giliran Anda untuk
berbicara.
2. Keterampilan Pemberian Umpan Balik
Keterampilan lainya yang perlu dimiliki oleh para manejer adalah memberikan dan
menerima umpan balik. Umpan balik adalah informasi yang memungkinkan individu atau
kelompok untuk membandingkan kinerja actual dengan sebuah standar atau harapan tertentu.
Selain memberi umpan balik, menerima umpan balik juga nerupakan aspek penting bagi
manejer.
Biasanya orang dengan mudah menerima umpan balik positif, tetapi menerima umpan
balik negative pada umumnya lebih sulit. Berikut ini adalah jenis umpan balik berdasarkan
prosesnya :
1. Umpan balik langsung, Yakni umpan balik yang diterima saat itu juga.
2. Umpan balik tertunda, yakni umpan balik yang tidak diterima secara langsung, tetapi
tertunda untuk beberapa waktu.

Berikut ini adalah jenis umpan balik berdasarkan sifatnya :

1. Umpan balik positif, yakni umpan balik yang menunjukkan tanda bahwa penerima setuju
atau dapat menerima/mendukung pesan yang disampaikan komunikator atau pengirim.
2. Umpan balik negative, yakni umpan balik yang menunjukkan tanda bahwa penerima tidak
setuju atau tidak dapat menerima pesan yang disampaikan pengirim.
3. Umpan balik nol, yakni umpan balik yang menunjukkan bahwa penerima tidak mengerti
pesan yang disampaikan komunikator.
4. Umpan balik netral, yakni umpan balik yang diterima dan dimengerti oleh komunikator dan
penerima, tetapi apa yang dinyatakan penerima pesan itu tidak relevan dengan pesan
komunikator atau pengirim.

Beberapa saran berikut ini dapat digunakan untuk membangun keterampilan pemberian umpan
balik secara efektif, yaitu :

1. Pusatkan perhatian pada perilaku spesifik. Umpan balik harus spesifik tidak bersifat umum.
Hindari pernyataan seperti “Anda bersikap buruk” ata “saya sangat terkesan pada tugas yang
Anda jalankan dengan baik”
2. Usahakan agar umpan balik tetap bersifat “impersonal”. Umpan balik, khususnya yang
berbentuk negatof, harus bersifat deskriptif (menggambarkan apa yang terjadi) dan tidak
bersifat evaluative atau judgmental. Umpan balik harus terkait dengan pekerjaan dan jangan
sekali-kali mengkritik seseorang secara pribadi karena ia melakukan tindakan yang salah.
 3. Usahakan agar umpan balik berorientasi pada tujuan. Jika Anda harus mengatakan sesuatu
yang bersifat negative, upayakan agar umpan balik itu diarahkan pada tujuan penerima
umpan balik.
4. Berikan umpan balik pada saat yang tepat, yaitu sefera sesudah penerima melakukan sebuah
tindakan atau perilaku.
5. Pastikan bahwa umpan balik dipahami. Pastikan umpan balik yang Anda berikan cukup
ringkas dan lengkap sehingga dapat secara jelas dan sepenuhnya dipahami oleh penerima.
6. Arahkan umpan balik neggatif pada perilaku yang bisa dikontrol oleh penerima. Misalnya,
mengecam bawahan yang terlambat hadir karena kereta api yang ditumpanginya mengalami
kerusakan, adalah langkah yang tidak tepat.
6. PENYULUHAN
Penyuluhan (counseling) adalah sebuah bentuk komunikasi yang digunakan untuk menjaga
agar karyawan memiliki perilaku kontruktif. Werther dab davis mendifinisikan penyuluhan sebagai
“diskusi tentang sebuah masalah dengan seseorang karyawan, yang ditujukan untuk membantu
pekerja dalam menghadapi atau menyelesaikan masalah”
Stres dan masalah-masalh pribadi cenderung mempengaruhi kinerja dan kehidupan pribadi
seorang pekerja. Oleh sebab itu, upaya untuk membantu karyawan kembali berfungsi secara efektif
merupakan kepentingan semua pihak (majikan/pengusah/karyawan/dan masyarakat). Berikut ini
adalah sejumlah indikator yang menunjukkan perlunya penyuluhan, yaitu :
a. Sering terjadi kesalahan
b. Naiknya tingkat kecelakaan kerja
c. Karyawan mengalami gejala cepat letih
d. Karyawan sering termenung
e. Karyawan menunjukkan perubahan emosi yang cepat
f. Karyawan terlalu banyak bicara atau mengeluh.

Penyuluhan adalah hubungan komunikasi yang bersifat rahasia dan catatan-catatannya hanya
boleh diakses oleh orang-orang yang terlibat langsung dalam penyelesaian mmasalah.

a. Tujuan penyuluhan

Tujuan penyuluhan bagi karyawan adalah :

1. Memperbaiki mutu karyawan. Melalui penyuluhan, seorang manajer berusaha agar

karyawan mampu bekerja sesuai dengan standar kinerja sebuah jabatan.
2. Memperbaiki gairah atau semangat kerja karyawan. Ketika masalh yang dihadapi dapat
ditangani dengan baik atau diberi solusi melalui penyuluhan maka dapat mengembalikan
semangat kerja karyawan.
3. Mengurangi atau menekan perputaran (turnover) tenaga kerja. Karyawan akan lebih
betah pada organisasi yang menunjukkan perhatian atas setiap masalah yang dihadapi
karyawan.
 4. Memperbaiki reaksi karyawan Dalam menerima perubahan. Melalui penyuluhan,
manajer berusaha menyiapkan para karyawan untuk menghadapi dan menerima hal-hal
baru.
5. Mencari dan mengidentifikasikan penyebab terjadinya kesenjangan antara stadar
kinerjadan kinerja sesungguhnya. Kesenjangan antara standar kinerja dan kinerja actual
dapat dikenali dalam penyuluhan yang memungkinkan komunikasi terbuka antara karyawan
yang bermasalah dengan penyuluhan.
b. Metode Penyuluhan
Beberapa metode penyuluhan yang lazim digunakan, yaitu :
1. Directive Counseling. Konseling direktif yaitu proses mendengarkan masalah-masalh
emosional karyawan, mendiskusikan dan memutuskan bersama-sama karyawan tersebut
tentang apa yang harus dilakukan, kemudian memberitahu dan memotivasi karyawan untuk
melakukannya.
2. Nondirective Counseling. Penyuluhan non direktif adalah proses mendengarkan masalah
karyawan yang menggangu, memahami masalahnya dan menentukan sendiri solusi yang
tepat. Dalam metode ini, penyuluh berperan menjadi pendengar yang baik. Kadang orang
itu butuh mengungkapkan perasaanya untuk melepaskan stress dan memperoleh perpektif
baru terhadap situasi.
3. Parisipative Counseling. Penyuluhan partisipatif berupaya menciptakan keseimbangan
antara teknik-teknik penyuluhan direktif dan non direktif. Dalam hal ini penyuluh dan
karyawan berperan serta dalam diskusi dan dalam mencari solusi masalah.
c. Fungsi Penyuluhan
Fungsi penyuluhan adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para penyuluh, aktivitas ini
adalah memberi nasehat, menentramkan, berkomunikasi, menghilangkan ketegangan
emosional, menjernihkan pikiran dan melaukan reorientasi.
1. Memberi nasihat, Hal yang perlu diperhatikah adalah :
a. Waktu pemberian nasihat
b. Nasihat yang bersifat sangat pribadi hendaknya diberikan secara pribadi pula.
c. Materi nasehat sebaiknya bersifat konkrit
d. Langkah-langkah yang lazim dilakukan adalah :
1. mengumpulkan sebanyak mungkin data atau informasi
2. Mengidentifikasikan masalah
3. Menganalissi maslah
4. Memberi saran atau nasihat
2. Menentramkan. Upaya ini dilakukan jika karyawan Nampak gelisah, menderita stress atau
mengalami shock.
3. Berkomunikasi. Dilakukan jika terjadi ketidaklancaran berkomunikasi
4. Menghilangkan ketegangan emosional. Setiap orang jika bermaslah makan sering terjadi
ketegangan emosional, jika dibiarkan maka menimbulkan efek negative lain pada diri
karyawan
5. Menjernihkan pikiran. Kegiatan ini dilakukan bila maslah yang dihadapi mungkin
disebabkan oleh faktor keletihan pekerja, kesibukan yang tinggi, dll. Caranya yaitu dengan
mengadakan rekreasi atau santai.
6. Melakukan reorientasi. Penyuluhan ini erat kaitannya dengan pekerjaan atau tugas-tugas
yang harus dilakuakn. Reorientasi dimaksudkan untuk mengajak karyawan melihat dan
memahami kembali apa sebenarnya tugas-tugas mereka masing-masing.