ANALISIS SISTEM

Direktur / Pemilik
Apotek

Kepala / Apoteker
pengelola

Bagian
Asisten Apoteker Bagian Gudang Bagian Pembelian
Penjualan / Kasir

Struktur Organisasi Apotek.

Visi
Menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai
yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis.

Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha dibidang-bidang :
1. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang
inovatif.
2. Perdagangan dan jaringan distribusi.
3. Pelayanan kesehatan berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan
lainnya.
4. Pengelolaan maksimal aset-aset dalam pengembangan usaha perusahaan.
 Dalam bab ini dilakukan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan yang ada sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

3.1Analisis prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data
dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis
prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan
pembelian obat di Apotek Kimia Farma, adalah sebagai berikut :

3.1.1 Analisis prosedur penjualan obat dengan resep

Prosedur penjualan obat dengan resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir.

2.Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total
bayar untuk diinformasikan kepada konsumen, jika konsumen setuju dengan
harga maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten
Apoteker.
3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep.
Kemudian obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep.
4.Juru resep menyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen.
5.Kasir membuat laporan penjualan dan diserahkan kepada Apoteker atau
Pimpinan Apotek.
Flowchart penjualan obat resep yang sedang berjalan
Apoteker/
Konsumen Juru Resep Kasir Asisten Apoteker
Pimpinan Apotek

Resep Resep

Hitung
harga
resep

Resep Setuju dengan Resep

Tidak
harga

Ya

Buat
faktur jual
& resep
Menyedia
kan obat

Resep

Resep

Faktur jual Faktur jual Faktur jual

Buat
laporan
penjualan

Laporan penjualan Laporan penjualan

Gambar 3.1 Flowchart penjualan obat dengan resep yang berjalan.

3.1.2Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep )

Prosedur penjualan obat bebas (non resep)yang sedang berjalan adalah

sebagai berikut :

1. Konsumen menyerahkan data obat bebas (non resep).

2. Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek
ketersediaan obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian
diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga maka kasir
membuat faktur jual dan diserahkan kepada juru resep. Jika tidak, data obat
bebas dikembalika ke konsumen.
3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat
dan faktur jual diserahkan kepada konsumen.
4. Kasir membuat laporan penjualan kemudian diserahkan kepada Apoteker
atau Pimpinan apotek.
Flowchart Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang sedang berjalan
Apoteke / Pimpinan
Konsumen Juru Resep Kasir
Apoteker

Data Obat Data Obat

Bebas Bebas

Cek
Ketersediaan
Obat

Data Obat Cek

Bebas Tidak Ketersediaan
Obat

Ya

Hitung Harga
Obat

Harga Obat

Data Obat
Bebas Tidak Setuju Dengan Ya
Herga

Buat Faktur
Jual

Faktur Jual
Faktur Jual Faktur Jual

Buat Laporan
Penjualan

Laporan Laporan
Penjualan Penjualan

Gambar 3.2 Flowchart prosedur penjualan obat bebas (Non resep) yang berjalan
3.1.3 Analisis prosedur pemesanan obat

Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek.

2. Bagian pembelian mencatat data supplier kemudian mengecek dan
mencatat obat yang stoknya di bawah 3.
3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier.
4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan
kepadaApoteker atau Pimpinan Apotek.
Flowchart Pemesanan Obat yang sedang berjalan
Apoteker/Pimpinan
Bag. Pembelian Supplier
Apotek

Data Obat Data Obat

Catat data Surat pemesanan

obat

Data Obat

Cek stok
obat

Tidak

Stok <3

Ya

Buat surat
pesanan

Surat pemesanan

Buat
laporan
pemesana
n

Faktur pemesanan

Laporan
pemesanan Laporan
pemesanan

Gambar 3.3 Flowchart prosedur pemesanan obat yang berjalan

 3.1.4 Analisis prosedur pembelian obat

Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier menyerahkan faktur pembelian dan obat ke bagian pembelian

apotek.
2. Bagian pembelian menerima faktur pembelian beserta obat kemudian
mencatat faktur pembelian.
3. Bagian pembelian membuat laporan pembelian kemudian diserahkan
ke Apoteker atau Pimpinan Apotek.

Flowchart pembelian yang berjalan

Apoteker/
Bag. Pembelian Supplier
Pimpinan Apotek

Faktur pembelian Faktur pembelian

Catat
pembelian
obat dan buat
laporan
pembelian

Laporan
pembelian

Laporan
pembelian

Gambar 3.4 Flowchart prosedur pembelian yang berjalan

1.5 Analisis prosedur retur penjualan obat yang berjalan

Prosedur retur penjualan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Pasien memberikan faktur jual dan obat ke Asisten Apoteker

kemudian dicek obat apakah obat tersebut sesuai dengan data yang ada
di apotek atau tidak kemudian obat yang di beli melebihi satu hari atau
tidak, jika data benar dan tidak melebihi satu hari, retur jual dapat
diproses.
2. Kasir mencatat data retur jual kemudian uang dikembalikan kepada
konsumen.
3. Kasir membuatkan laporan retur jual dan diserahkan ke Apoteker atau
Pimpinan Apotek.
Flowchart Prosedur Penjualan Retur Obat yang sedang berjalan
Apoteker / Pimpinan
Konsumen Asisten Apoteker Kasir
Apoteker

Obat dan Faktur Obat dan Faktur

Mengecek
Obat injeksi

Obat injeksi dan

faktur

Obat dan Faktur Obat sesuai dengan yg di Mencata retur

Tidak Ya
Apotek dan Tidak >= 1 hari jual

Data retur

Membuat
Laporan retur

Laporan retur
penjualan obat Laporan retur
penjualan obat

Gambar 3.5 Flowchart prosedur retur penjualan obat yang berjalan

3.1.6 Analisis prosedur retur beli yang berjalan

Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Supplier mengirim obat dan faktur pembelian yang telah dipesan ke

gudang apotek.
2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak
rusak dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika
obat rusak atau jumlah obat tidak benar maka dibuat nota retur beli.
3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat
laporan retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan
Apotek.
Flowchart prosedur retur beli yang berjalan
Apoteker/
Supplier Bag. Pembelian Gudang
Pimpinan Apotek

Obat dan Faktur Obat dan Faktur

Mengecek
jumlah dan
keadaan
obat

Tidak Jika sesuai Ya

Membuat Mencatat
laporan retur data obat
pembelian
obat

Data obat

Laporan retur Laporan retur Laporan retur

pembelian obat pembelian obat pembelian obat

Gambar 3.6 Flowchart prosedur retur beli yang berjalan

3.2 Analisis dokumen

Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi,

apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma
yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2
jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dokumen masukan
merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen
yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran
adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–dokumen tersebut
mempunyai bentuk seperti :

Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut

Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data
itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen

3.2.1Analisis Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber

data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang
termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut :

1. Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _ dokter,
nama_obat, jumlah_obat, dosis.

2. Nama : Kartu stok

Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database
apotek.
Sumber : Bagian Pembelian
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : -
Atribut : identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat,
keluar _obat, masuk_obat

3. Nama : Faktur pembelian

Fungsi : catatan pembelian obat
Sumber : Supplier
Rangkap : 1(satu)
 Distribusi : Bagian Pembelian
Atribut : identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.

3.2.2 Analisis dokumen keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang

termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Faktur penjualan

Fungsi : Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.

Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total.

2. Nama : Surat pemesanan

Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat,
identitas_supplier .

3.3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna

Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT.

Kimia Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua
data obat, data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis
prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah
bagian administrasi.

3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem

berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang
berjalan di Apotek Kimia Farma yang masih terdapat masalah-masalah,
yaitu :
Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan
No. Permasalahan
1 Proses pencarian dan penyajian disaat
menangani penjualan baik obat resep
maupun penjualan obat bebas terlalu
lama dikarenakan dilakukan secara
manual yaitu dengan melihat daftar
harga manual dan melihat stok
barang pada kartu obat.
2 Proses pencatatan waktu pembayaran
atas pembelian obat secara kredit
yang manual, fakturnya sering kali
terjadi kerusakan ataupun kehilangan
arsip sehingga membingungkan saat
pembayaran.
Pemecahan
Membangun sebuah aplikasi yang
dapat mempermudah pencarian
obat, mengetahui harga dan
langsung mengetahui jumlah stok
obat tersebut dari sistem yang
dibuat sehingga tidak terjadi
keterlambatan dalam penyajian
obat-obat yang dibutuhkan
pelanggan.
Membangun sebuah aplikasi yang
dapat mempermudah
menginformasikan waktu
pembayaran pembelian yang di
lakukan secara tunai atau kredit,
sehingga pembayaran dapat di
lakukan tepat waktu.
3 Kesulitan dalam menyajikan
informasi tentang pencatatan
penjualan maupun pembelian.
4 Sering terjadi data yang sama atau
ganda.
5 Pembuatan laporan yang disiapkan
oleh staf menjadi lambat dan kurang
akurat. Pegawai lambat karena
adanya penyesuaian antara laporan
dari sistem yang sudah
terkomputerisasi dan manual.
Dengan penggunaan sistem yang
baru maka kesulitan dalam
menyajikan informasi tentang
pencatatan pembelian maupun
penjualan terhadap apotek dapat
teratasi.
Membuat aplikasi yang tidak bisa
menerima data yang sama atau
ganda.
Membangun sebuah aplikasi yang
dapat meminimalisir kesalahan
akibat adanya proses penyesuaian
antara laporan yang sudah
terkomputerisasi dan rekapitulasi .
Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan

Pasien Administrasi

KTP pasien KTP pasien

Catat
KTP pasien
data
pasien

Buku
pendaftaran

Buat kartu
pasien dan
kartu rekam
medik

Kartu rekam
Kartu pasien Kartu pasien
medik

Gambar 4.1 Flowchart pendaftaran pasien baru yang berjalan

Flowchart Sistem yang Berjalan

Pasien Administrasi Dokter Apotek Pimpinan

Kartu Pasien Kartu Pasien A Resep

Cocokan Kartu Rekam

Catat
No Kartu Kunjungan Medik
Pasien Pasien Hitung
Biaya Obat

Data Obat
KRM
Memeriksa
dan Mencatat
Buku Diagnosa +
Pendaftaran Resep
Stuk Obat
Kartu Rekam
Medik
Kartu Rekam
Resep
Medik (terisi)

Kartu Rekam
Medik (terisi)

Resep

Kartu Rekam Kartu Rekam Rekap

Medik (terisi) Medik (terisi) Pendaftran
Pasien

Resep

Stuk Obat

Lap. Lap.
Kunjungan Kunjungan
Pasien Pasien
AKP

Hitung Total
Pembayaran

Struk Struk
Pembayaran Pembayaran
AS

Buat Lap.
Pendapatan

Lap. Lap.
Pendapatan Pendapatan

Gambar 4.2 FlowChart pengelolaan data pasien yang berjalan

 ID Pasien
Kartu berobat
Pasien
Kartu rekam medik yg terisi
Resep

ID Pasien
Resep Lap. Kunjungan pasien
Sistem Pengelolaan
Kartu rekam medik yg terisi Data Pasien Lap. Pendapatan
Struk pembayaran

Pimpinan

Gambar 4.3. Diagram Kontek yang berjalan

 Kartu pasien
Kartu rekam medik yg terisi
Struk pembayaran
Pasien ID pasien

ID pasien
Pendaftaran
Kartu pasien pasien baru Pendaftaran
1.0 pasien lama
Pembayaran 2.0
5.0
Buku
pendaftaran
Resep

Buku
Struk obat

Resep kunjungan
Kartu rekam medik yg terisi
Rekam medis
Data
pembayaran
Pemeriksaan
3.0

Hitung biaya
obat
4.0
Pembuatan Lap. Kunjungan pasien
laporan
6.0

Lap. pendapatan
Pimpinan

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 yang berjalan

 Pasien ID pasien

Kartu pasien Catat data

pasien baru
1.1

Buat kartu
pasien & Buku
rekam medis pendaftaran
1.2

Rekam medis

Gambar 4.5 DFD Level 2 Untuk Proses 1.0

Cocokkan Catat kunjungan

Pasien Kartu pasien No kartu pasien Kartu pasien pasien
2.1 2.2

Rekam medis Buku kunjungan

Gambar 4.6 DFD Level 2 Untuk Proses 2.0

 Buku Data
kunjungan pembayaran

Buat Lap.
Buat Lap.
Kunjungan
Pembayaran
pasien
6.1
6.1

Lap. Kunjungan pasien Pimpinan Lap. pembayaran

Gambar 4.7 DFD Level 2 Untuk Proses 6.0

Flowchart sistem informasi pengelolaan

Pasien Administrasi Dokter Apotek Pimpinan

KTP pasien KTP pasien Resep

1

Rekam medik Hitung

KTP pasien Input data
pasien biaya
obat

Mencatat Data obat

Database resep dan
pasien rekam Struk obat
Cetak kartu
pasien dan medik
rekam medik

Rekam medik 2
(terisi)
Kartu pasien Kartu pasien
Resep
Rekam medik

Kartu pasien

Kartu pasien Input

pendaftaran

ARM

Cocokkan
No kartu
pasien

Rekam medik

Resep 1
Rekam medik
(terisi)

Rekam medik Rekam medik

(terisi) (terisi)

2
Resep

Pembayaran

Struk Struk
pembayaran pembayaran

Cetak Lap.
Pembayaran Cetak Lap.
Kunjungan
pasien Lap.
Lap. Kunjungan
pembayaran pasien
Lap.
Kunjungan
pasien
Lap.
pembayaran
ALP

ALK

Gambar 4.8 FlowChart pengelolaan data pasien yang di usulkan

 Kamus Data

Kamus data adalah kamus yang berfungsi untuk mendeskrifsikan data dan aliran

data informasi dari diagram hubungan entity dan dokumen–dokumen sumber input

dari perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di Apotek Kimia Farma.

Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data

yang mengalir, berisi informasi tentang struktur database.

Kamus data berfungsi antara lain sebagai berikut :

1. Menjeleskan arti aliran data penyimpanan Data Flow Diagram

2. Mendeskrifsikan konfosisi paket data yang bergerak melalui aliran data

3. Mendeskrifsikan komponen penyimpanan data

Kamus data yang diusulkan dalam Sistem Informasi Pengelolaan Data Pasien di

Apotek Kimia Farma adalah sebagai berikut : Tabel 4.1

Tabel Kamus Data

Data Pasien

Tabel Data Pasien

Nama Field Type Data Size Keterangan

Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien

No_KTP Varchar 20 KTP Pasien

Nama Varchar 25 Nama pasien

Jenis_kelamin Enum L/P Kelamin pasien

Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran

Umur Varchar 10 Umur Pasien

Alamat Varchar 30 Alamat

 No_tlp Varchar 12 Telepon

Data Kartu Pasien

Tabel Data Kartu Pasien

Nama Field Type Data Size Keterangan

Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien

Nama Varchar 25 Nama pasien

Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran

Alamat Varchar 30 Alamat

No_tlp Varchar 12 Telepon

Data Kartu Rekam Medik

Tabel Data Kartu Rekam

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Kartu Varchar 10 No Kartu

Nama Varchar 25 Nama pasien

Tgl_lahir Date - Tanggal kelahiran

Umur Varchar 10 Umur pasien

Alamat Varchar 30 Alamat

Tanggal Date - Tanggal periksa

 Diagnosa Text - Diagnosa

Data Pembayaran

Tabel Data Pembayaran

Nama Field Type Data Size Keterangan

No_Bayar Integer 11 No Pembayaran

Tgl Timestamp - Tanggal pembayaran

Id_Pasien Integer 11 Identitas pasien

Tindakan Integer 11 Tindakan

Harga_resep Integer 11 Harga resep

Data Resep

Tabel Data Resep

Nama Field Type Data Size Keterangan

Tgl Date - Tanggal resep

Id_pasien Varchar 10 Identitas pasien

Nama_obat Varchar 100 Nama obat

Jumlah Integer 11 Jumlah obat

Aturan pakai Varchar 10 Pemsakaian obat

 Id_diagnosa Integer 11 Identitas diagnosa

Data Laporan Kunjungan Pasien

Tabel Data Laporan Kunjungan Pasien

Nama Field Type Data Size Keterangan

Tgl_daftar Date - Tanggal pendaftaran

Id_pasien Varchar 10 Identitas Pasien

Nama Varchar 25 Nama pasien

Apotek Varchar 12 Apotek

Id_dokter Varchar 10 Identitas dokter

Data Laporan Pembayaran

Tabel Data Laporan Pembayaran

Nama Field Type Data Size Keterangan

Tgl Date - Tanggal pembayaran

No_bayar Varchar 10 No pembayaran

Nama Varchar 25 Nama pasien

Nama_tindakan Varchar 12 Apotek

Biaya Varchar 10 Biaya

 Total_bayar Varchar 15 Total pembayaran

Bentuk normal kedua

Pembayaran Dokter
Pasien Tindakan
No_Bayar Kode_Dokter
No_Pasien Kode_Tindakan
Tanggal SIP
No_KTP Nama_Tindakan
No_Pasien Nama_Dokter
Nama Biaya
Biaya_Obat Jenis_Dokter
Tempat_Lahir
Jumlah_Tindakan
Tanggal_Lahir
Tanggal_Daftar
Umur
Apotek
Jenis_Kelamin
Kode_Dokter
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Bentuk normal ketiga

Pasien
No_Pasien Pembayaran
No_KTP
No_Bayar
Nama
Tanggal
Tempat_Lahir
Pendaftaran No_Pasien
Tanggal_Lahir
Biaya_Obat Tidakan
Umur Tanggal_Daftar Jumlah_Tindakan
Jenis_Kelamin No_Pasien Kode_Tindakan
Golongan_Darah Apotek Nama_Tindakan
Alamat Kode_Dokter Biaya
Telepon

Dokter
Detail _Bayar
Kode_Dokter
No_Bayar
SIP
Kode_Tindakan
Nama_Dokter
Jenis_Dokter
 Relasi Tabel

Pasien Pembayaran
No_Pasien No_Bayar
No_Ktp Tanggal
Nama No_Pasien
Tempat_Lahir Biaya_Obat
Tanggal_Lahir Jumlah_Tindakan
Umur
Jenis_Kelamin
Golongan_Darah
Alamat
Telepon

Pendaftaran

Tindakan Tanggal_Daftar
No_Pasien
Kode_Tindakan Apotek
Nama_Tindakan Kode_Dokter
Biaya

Dokter

Kode_Dokter DetailBayar
SIP
Nama_Dokter No_Bayar
Jenis_Dokter Kode_Tindakan