1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kecamatan sebagaiman diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor
41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah jo peraturan
pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan, merupakan
Perangkat Daerah Kabupaten/ Kota sebagaimana pelaksana teknis
kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu yang dipimpin oleh
Camat. Oleh karena itu, melalui Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten
Oku Nomor 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah
Kecamatan dan Kelurahan dan Peraturan Bupati Ogan Komering Ulu
Nomor 18 Tahun 2009 tentang Uraian tugas camat, sekretaris, kepala sub
bagian dan kepala seksi pada Pemerintah Kecamatan dalam Kabupaten
Ogan Komering Ulu. Dalam upaya melakukan perubahan dalam kondisi
yang ideal beberapa hal yang perlu di lakukan antara lain adalah
pengenalan terhadap masalah dan kekurangan yang sedang
terjadi/menjadi beban organisasi tersebut. Dengan mengenali masalah
dapat dilakukan sebagai alternatif tindakan perubahan yang diharapkan
bisa menjadi solusi untuk memecahkan masalah tersebut menuju kondisi
yang lebih baik. Perencanaa yang baik akan menghasilkan perubahan
yang baik, inilah keberhasilan yang diharapkan dari perubahan yang akan
dilaksanakan pada kantor kecamatan baturaja timur, dengan visi misi
sebagai beriku :
Visi : Terwujudnya pelayanan pasti, mudah, cepat, transparan, dan
akuntabel
Misi : 1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan yang
bersih (good governance dan clean governance).
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan
pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan.
3. Mewujudkan peningkatan ekonomi masyarkat berbasis
sumber daya lokal.

1
 2

4. Melanjutkan pembanguna infrastruktur publik berdimensi

wilayah.

Akhirnya, diharapkan perubahan yang dilakukan atas beberapa hal

yang krusial di atas sehingga terwujud perubahan dalam pengelolaan
arsip kepegawaian pada kantor kecamatan Baturaja Timur.

Tupoksi Sub Bagian Kepegawaian

Mempunyai tugas membantu camat/sekretaris dalam
melaksanakan urusan administrasi kepegawaian;
Untuk menjalankan fungsi sebagaimana dimaksud di atas Sub
Bagian Kepegawaian mempunyai tugas:
a. Menyusun rencana program kerja urusan kepegawaian sebagai bahan
untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sesuai dengan
bidang tugasnya
b. Mencari, menghimpun dan mensistimatisasikan serta mengolah data
yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
c. Menginventarisir dan mengevaluasi permasalahan sesuai dengan
bidang tugasnya
d. Melakukan hubungan kerja dan koordinasi dengan seksi yang terkait
dalam rangka kelancaran tugas
e. Melakukan urusan kepegawaian yang meliputi, absensi, cuti, kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala dan lain-lain dilingkungan pemerintah
kecamatan
f. memberi saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
g. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

B. Area Dan Fokus Proyek Perubahan

Melakukan urusan kepegawaian meliputi, absensi, cuti, kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala dan lain-lain dilingkungan kecamatan
dengan pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis Komputer
 3

C. Tujuan Dan Manfaat Proyek Perubahan

1. Tujuan Proyek Perubahan
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam proyek perubahan ini
adalah optimalisasi data kepegawaian yang meliputi, absensi, cuti,
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan lain lain yang pada
gilirannya berdampak positip bagi pegawai di Kecamatan Baturaja Timur.
Sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai berikut :
a. Tujuan Jangka Pendek
Terlaksana dan terwujudnya pengelolaan arsip kepegawaian
meliputi,Sk kenaikkan pangkat, kenaikkan gaji berkala, cuti, DP3
(SKP), LP2P berbasis komputer dengan cara scan data di kantor
Kecamatan Baturaja Timur Kabupaten Ogan Komering Ulu
b. Tujuan Jangka Menengah
Terlaksana dan terwujudnya pengelolaan arsip kepegawaian
meliputi Desposisi surat masuk dan surat keluar, absensi, DUK,
struktur organisasi, dan data-data kepegawaian lainnya berbasis
komputer dengan cara scan data di kantor Kecamatan Baturaja
Timur Kabupaten Ogan Komering Ulu
c. Tujuan Jangka Panjang
Terlaksana dan terwujudnya update data kepegawaian berbasis
komputerisasi melalui media internet atau online.

2. Manfaat Proyek Perubahan.

Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan ini sebagai berikut :
Untuk Organisasi :
Tersedianya sistem Pengelolaan Kearsipan Kepegawaian berbasis
Komputer dengan cara Scan Data di Kecamatan Baturaja Timur

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Dengan terlaksananya proyek perubahan ini akan memberikan
manfaat bagi kantor Kecamatan Baturaja Timur sebagai berikut :
 4

1. Arsip kepegawaian lebih mudah dan cepat di akses.

2. Kearsipan yang ter tata dengan rapi.
3. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan.
4. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer dan
fotocopy)
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

E. Kriteria Keberhasilan
1. Terlaksana dan terwujudnya pengelolaan arsip data kepegawaian
meliputi, sk kenaikan pangkat, kenaikan gaji, berkala, cuti, DP3
(SKP), LP2P berbasis komputer dengan cara scan data di kantor
kecamatan baturaja timur.
2. Terlaksana dan terwujud nya pengelolaan arsip data kepegawaian
meliputi, desposisi surat masuk, surat keluar, absensi, DUK,
struktur organisasi dan arsip data kepegawaian lain nya
3. Terlaksana dan terwujudnya update data kepegawaian berbasis
komputerisasi melalui media internet (online).
 17

BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. OUTPUT KUNCI
(Key Project Deliverables)

NAMA DESKRIPSI
Output Jangka Pendek Terlaksana dan terwujudnya pengelolaan arsip
kepegawaian meliputi, Sk kenaikkan pangkat,
kenaikkan gaji berkala, cuti, DP3 (SKP), LP2p
berbasis komputer dengan cara scan data di
kantor Kecamatan Baturaja Timur Kabupaten
Ogan Komering Ulu

Ouput Jangka Terlaksana dan terwujudnya pengelolaan arsip

Menengah kepegawaian meliputi Desposisi surat masuk
dan surat keluar, absensi, DUK, struktur
organisasi, dan data-data kepegawaian lainnya
berbasis komputer dengan cara scan data di
kantor Kecamatan Baturaja Timur Kabupaten
Ogan Komering Ulu

Ouput Jangka Panjang Terlaksana dan terwujudnya update data

kepegawaian berbasis komputerisasi melalui
media internet atau online.

5
 18
6

B. Pentahapan Proyek Perubahan (Milestone)

NO TAHAPAN WAKTU OUTPUT

A Jangka pendek (60 hari)
1. Melapor ke mentor terkait Minggu ke IV Dukungan dan
proyek perubahan Oktober arahan
2. Rapat koordinasi dengan 2016 Rapat yang
camat, sekcam, kasubag, terlaksana/
dan staf terkait proyek Notulen Rapat
perubahan
3. Membentuk tim kerjaterkait Surat Tugas
proyek perubahan Rapat yang
4. Rapat dengan tim kerja terlaksana/
terkait proyek perubahan Notulen Rapat
5. Mempersiapkan sarana dan Arsip
prasarana Minggu I kepegawaian,
6. Menghimpun dan mengelola Nop 2016 komputer, alat
arsip kepegawaian scan, lemari arsip
7. Melaksanakan scan data Tersusunnya arsip
kearsipan kepegawaian Minggu II secara manual
meliputi, sk kenaikkan Nop 2016 Tersusunnya arsip
pangkat, kenaikan gaji Minggu ke III kepegawaian
berkala, cuti, DP3 (SKP), Nop 2016 s/d berbasis komputer
LP2P Minggu ke II
8. Melaksanakan pembuatan Des 2016
folder dan pengentrian arsip Folder arsip
data kepegawaian meliputi Minggu ke III kepegawaian
sk kenaikan pangkat, Des 2016
kenaikan gaji, berkala, cuti,
DP3 (SKP), LP2P
 19
7

B Jangka Menengah (6 bulan)

Terlaksana dan terwujudnya Bulan Des Tersusun nya arsip
kearsipan disposisi surat 2016 s/d kepegawaian
masuk, surat keluar, absensi, Juni 2017 secara
struktur organisasi, DUK, dan komputerisasi
data-data kepegawaian lainnya
C Jangka Panjang (1 Tahun)
Terwujudnya update data Tersedianya
kepegawaian berbasis update data
komputerisasi melalui media pegawai online
internet (online)

C. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI

Penjelasan peran masing-masing

dalampenyelenggaraan proyek
perubahan.
Mentor

Sponsor (mentor) : A. Suryadi, SE

1. Memberikan persetujuan, dukungan,
Project arahan adanya proyek perubahan
Leader
2. Mengkoordinasikan kegiatan
3. Membantu menyelesaikan
Tim Hambatan
Coach
Efektif • Project Leader : Dra. Sariyulyati
1. Memimpin jalan nya proyek
perubahan mulai dari
Merencanakan,
mengkoordinasikan,
membentuk tim kerja,
penjadwalan, memonitor dan
evaluasi dengan bimbingan
 20
8

sponsor (mentor) dan coach

2. Memberi arahan strategi kepada
tim kerja
3. Menyusun rencana kerja tim
4. Melaporkan pelaksanaan proyek
perubahan kepada sponsor
(mentor)
5. Menyelesaikan masalah yang
tidak dapat diselesaikan oleh tim

• Tim Efektif
Melaksanakan tahap kegiatan proyek
perubahan sesuai dengan tugas
masing-masing

• Coach : Dra. Efrilia. M.Si

Memberikan
bimbingan,arahan,petunjuk,
mengkoreksi proyek perubahan

D. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

Stakeholders yang dapat di identifikasi yang akan bersentuhan
langsung maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai
berikut:
Stakeholders Deskripsi
Sekretaris Camat Baturaja Stakeholder Promoter memiliki
Timur kepentingan besar terhadap upaya dan
juga kekuatan untuk membantu atau
membuat Proyek Perubahan ini berhasil
atau bahkan tidak berhasil sama sekali.
 21
9

Camat Baturaja Timur Stakeholder Defender memiliki

kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam
komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi upaya keberhasilan dari
Proyek Perubahan.

Kasi, Kasubbag dan Staf Stakeholder Latent tidak memiliki

kepentingan khusus maupun terlibat
dalam upaya, tetapi memiliki kekuatan
besar untuk mempengaruhi upaya jika
mereka menjadi tertarik dalam Proyek
Perubahan yang diajukan.

BKD Stakeholder Apathetics kurang memiliki

kepentingan maupun kekuatan bahkan
mungkin tidak mengetahui adanya upaya
dalam proyek perubahan
 10
22

Net Map Stakeholder

Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis Komputer dengan cara
Scan Data di Kecamatan Baturaja Timur

Camat

Staf Sekcam

KASUBBAG
KEPEGAWAIAN

Kasi Badan
Kepegawaian
Daerah
Kasubbag

Keterangan :
Stakeholder Promoter

Stakeholder Defender

Stakeholder Latent

Stakeholder Apathetics
 23
11

E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHAN

No. DESKRIPSI

1. Adanya tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Tugas yang diberikan dari atasan adalah tugas yang harus
diselesaikan, sementara waktu penyelesaian proyek perubahan
tetap harus tepat waktu
2. Tim tidak bekerja secara optimal
Hal ini disebabkan, Tim yang ada juga harus menyelesaikan
tugas lain karena kurangnya pegawai.

3. Adanya Kerusakkan Printer dan Komputer

Hal ini disebabkan kemungkinan adanya gangguan listrik atau
adanya kerusakkan printer akibat terlalu banyak pemakaian.

F. TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Target capaian proyek perubahan ini adalah :

1. Tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka
panjang
2. Seluruh arsip kepegawaian secara permanen tersimpan di file dan
folder

G. ADOPSI HASIL BENCH MAKING TO BEST PRECTICE

Untuk mewujudkan pelayanan dan informasi yang baik bagi warga
kota bandung, terutama dalam mengakses informasi yang menyangkut
kebijakan umum pemerintah kota maupun yang bersifat pelayanan publik,
dibangunlah bandung command centre dengan konsep smart city yang
dikembangkan untuk meningkatkan pelayan dan informasi terkini kepada
masyarakat yang disesuaikan dengan kondisi kultur, psikologi masyarakat,
dan dinamika kota bandung.
 12
24

Tujuan dibangunnya BCC adalah untuk mewujudkan tatakelola

pemerintah yang baik, juga untuk meningkatkan kwalitas pelayanan publik
untuk mengakses info kota.
Untuk inofasi yang dapat diadopsi kedalam area perubahan
melakukan urusan kepegawaian yang meliputi absensi, DP3, cuti,
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dll. Dilingkungan pemerintah
kecamatan. Fokus pengelolaan arsip kepegawaian berbasis komputer
dengan cara scen data ialah dengan melakukan komputerisasi terhadap
data pegawai serta menscen berkas-berkas kepegawaian sehingga dapat
mempermudah urusan kepegawaian dilingkungan Kecamatan Baturaja
Timur.
 25

BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Penyajian Memimpin Proyek Perubahan

Pada saat Taking Ownership (Breaktrhrough I) yang telah
dilaksanakan ke Sekretaris Camat Baturaja Timur selaku sponsor
sekaligus mentor pada proyek perubahan mengenai kegiatan yang harus
dilaksanakan dalam rangka mengikuti diklat PIM IV, mentor memberikan
masukan-masukan untuk kegiatan proyek perubahan. Setelah melakukan
diskusi dan rapat dengan Sekretaris Camat Baturaja Timur mengenai
tugas pokok dan fungsi Kepala Sub Bagian Kepegawaian Kecamatan
Baturaja Timur, maka didapatkan bahwa area organisasi yang menjadi
prioritas masalah adalah pengelolaan urusan kepegawaian meliputi
absensi, cuti, kenaikkan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan lain-lain. Agar
upaya berjalannya kegiatan di sub bagian kepegawaian Baturaja Timur
dengan baik maka harus didukung oleh manajemen yang baik yang salah
satunya adalah masalah pengarsipan.
Apabila arsip kepegawaian telah tertata dengan baik dan rapi maka
dapat memudahkan dalam pencarian dan meminimalisasi ketika
kehilangan arsip pada kantor Kecamatan Baturaja Timur.
Setelah melakukan Breaktrhough I, penulis menyusun rancangan
proyek perubahan yaitu “Pengelolaan Arsip Kepegawaian berbasis
komputer dengan cara scan data di Kecamatan Baturaja Timur”. Judul ini
telah mendapatkan persetujuan dari mentor yaitu Sekretaris Camat
Baturaja Timur dan juga dilaporkan kepada Camat Baturaja Timur.
Tahapan selanjutnya dari proyek perubahan ini yaitu memasuki
tahapan Breaktrhough II, yaitu realisasi pelaksanaan proyek perubahan
sesuai dengan yang direncanakan dan disusun dalam rancangan proyek
perubahan dengan waktu yang telah ditentukan yaitu tanggal 21 oktober
2016-21 desember 2016.

13
 26
14

1. Pencapaian Proyek Perubahan (Analisi Proyek Perubahan

Program / Kegiatan).
Pelaksanaan proyek perubahan pada Sub Bagian Kepegawaian
Kantor Kecamatan Baturaja Timur yakni sesuai dengan tugas pokok
dan fungsinya yaitu dengan mengidentifikasi pelaksanaan, adapun
tahapan pelaksanaannya sebagai berikut:
a. Melapor ke mentor terkait proyek perubahan.
Pada awal-awal minggu proyek perubahan ini penulis melapor dan
berkonsultasi kepada mentor yaitu Sekretaris Camat Baturaja
Timur untuk persiapan pelaksanaan proyek perubahan, dan
meminta dukungan penuh dari mentor akan keberhasilan
pelaksanaan proyek perubahan serta langsung menyusun surat
tugas. Berdasarkan hasil laporan ke mentor bahwa mentor
mendukung tentang proyek perubahan yang disampaikan. Agar
upaya berjalannya kinerja yang baik dan didukung sumber daya
manusia yang ada maka harus didukung juga dengan manajemen
yang baik salah satunya adalah pengelolaan arsip kepegawaian
yang baik.

b. Melakukan rapat koordinasi

Rapat koordinasi bersama Camat sebagai pimpinan, Sekretaris
Camat, Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Seksi PMD, Kepala
Seksi Pelayanan Umum, Kepala Seksi Trantib, Kepala Seksi
Kesra, Kasubbag Umum, Kasubbag keuangan, selaku
stakeholders/ mitra dalam pelaksanaan proyek perubahan. Rapat
bertujuan untuk meyakinkan pihak agar pihak terkait dapat
mendukung, membantu, memberi informasi, dalam penyelesaian
pelaksanaan proyek perubahan supaya berjalan lancar dan
berhasil sesuai harapan.
 15
27

c. Membentuk Tim Kerja

Kegiatan dilanjutkan dengan melakukan konsultasi dengan
Sekretaris Camat Baturaja Timur selaku mentor untuk
pembentukan tim kerja dan merancang surat tugas, Adapun
susunan Tim kerja proyek perubahan adalah sebagai berikut:
1. Sponsor/mentor : A. Suryadi, SE
Nip : 197703052000031002
Jabatan : Sekretaris Camat Baturaja Timur
2. Project Leader : Dra.Sariyulyati
Nip : 196607202007012031
Jabatan : Kasubbag Kepegawaian Kantor
Kec. Baturaja Timur
3. Anggota :
Nama : Eka Oktaviara
Nip : 19831004200642007
Jabatan : Staf Subbag Kepegawaian Kantor
Kecamatan Baturaja Timur

Nama : Piska Yunesti

Nip : 198406162009012001
Jabatan : Staf Subbag Kepegawaian Kantor
Kecamatan Baturaja Timur

Nama : Muspa Arinda,A.md

Jabatan : Staf Subbag Kepegawaian Kantor
Kecamatan Baturaja Timur

Nama : Fiki Donaria

Jabatan : Staf Subbag Kepegawaian Kantor
Kecamatan Baturaja Timur

Nama : Titin Andesta, S. Pd

Jabatan : Staf Subbag Keuangan Kantor
Kec. Baturaja Timur
 28
16

Nama : Irin Tamimi,S.ip

Jabatan : Staf Subbag Keuangan Kantor
Kec. Baturaja Timur

Nama : Rizki maulana

Jabatan : Staf Subbag Keuangan Kantor
Kec. Baturaja Timur

d. Rapat Bersama Tim Kerja Proyek Perubahan.

Setelah melakukan pembentukan tim kerja dan perancangan surat
tugas maka diterbitkan Surat Tugas Camat Baturaja Timur Nomor
800/306/LI/2016, maka project leader langsung mengadakan rapat
bersama tim kerja guna membahas pelaksanaan tahapan-tahapan
dan rencana kerja proyek perubahan. Tim kerja menyambut baik
dan siap membantu untuk keberhasilan pelaksanaan proyek
perubahan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

e. Mempersiapkan Sarana dan Prasarana

Setelah melaksanakan rapat tim kerja proyek perubahan
dilanjutkan dengan melaksanakan persiapan sarana dan
prasarana yang ada.Untuk penyimpanan arsip digunakan lemari
yang sudah ada tetapi lebih di tata dengan rapi. Dalam
penyimpanan arsip menjadi soft copy digunakan komputer dan
printer scanner yang ada di ruang Sub Bagian Kepegawaian
Kantor Kecamatan Baturaja Timur, dan memastikan komputer dan
printer scanner dalam kondisi baik bebas dari virus, agar dalam
menjadikan arsip ke bentuk soft copy berjalan lancar dan tidak
ada kendala dan hambatan. Selain itu dipersiapkan juga ordner
untuk menyimpan arsip kepegawaian agar tersusun rapi dalam
lemari arsip.
 17
29

6. Menghimpun dan Mengelola Arsip Kepegawaian

Seluruh data pegawai Kantor Kecamatan Baturaja
Timuryang berjumlah 22 orang, yang terdiri dari Sk
pengangkatan sebagai PNS sampai Sk terakhir, Sk
kenaikkan gaji berkala, cuti, Dp3 (Skp), dan Lp2p dan masuk
dalam file ordner secara perorangan sehingga masing-
masing pegawai mempunyai arsip tersendiri, kemudian arsip
tersebut ditata dan disusun secara manual dalam lemari
arsip, penyusunan ini bertujuan supaya dapat
mempermudah dalam pencarian arsip pegawai Kantor Keca
matan Baturaja Timur.
 30
18

Tabel 3.1. Keterangan kode arsip manual

No Kode Keteranga
Nama/Nip Jabatan
Arsip n
1 Luqmanul Hakim,
Camat
S.sos,M.si I
Baturaja Timur
Nip : 197404101992011002
2 A.Suryadi, SE Sekretaris
Nip: 197703051900031002 Camat II
Baturaja Timur
3 Badaruddin, SE Kasi
III
Nip : 196206071985031011 Pemerintahan
4 Farozi, SE
Kasi PMD IV
Nip : 196202211985031007
5 Ratna Juwita, SE
Kasi Kesra V
Nip : 196109221985032001
6 As.Saropi, SE
Kasi Tramtib VI
Nip : 196201041987021003
7 Sari Puji Kusuma, SH. M.si Kasi
VII
Nip :198208312006042008 Pelum/Humas
8 Zulkipli, S.I.P Kasubag
VII
Nip :196109161985121001 Umum
9 Dra.Sariyulyati Kasubag
IX
Nip :196607202007012031 Kepegawaian
10 Leni Yuniarti, SE Kasubag
X
Nip :198705082011012010 Keuangan
11 Husni Thamrin, SE
Staf XI
Nip :196010151983121003
12 Taufik Napoleon
Staf XII
Nip :196104301985031004
13 Hj. Juairiah
Staf XIII
Nip :196407011986091901
14 Yuyun Yunizar,S.IP
Staf XIV
Nip :197509252006041003
15 Erlangga
Staf XV
Nip :196706011999031001
16 Eka Oktaviara
Staf XVI
Nip :198310042006042007
17 Rismalina
Staf XVII
Nip :197005191907011031
18 Eriska Staf XVIII
Nip :198308012013092001
 19
31

19 Piska Yunesti Staf XIX

Nip :198406162009012001
20 Densi Fromli Staf XX
Nip :197412132014021001
21 Rohana Staf XXI
Nip :197911162014092003
22 Hermawan Sutanto Staf XXII
Nip :196704102014091001

7. Melaksanakan Scan Data Arsip Kepegawaian

Setelah arsip kepegawaian Kantor Kecamatan Baturaja
Timur disusun secara manual, kemudian tim kerja
melaksanakan scan data arsip kepegawaian Kantor
Kecamatan Baturaja Timur dengan menggunakan laptop dan
printer scanner dan langsung di simpan dalam
komputer/laptop. Kegiatan ini dilaksanakan di ruang Sub
Bagian Keuangan Kantor Kecamatan Baturaja Timur karena
ruang Sub Bagian Kepegawaian sedang perbaikan instalasi
listrik.

8. Pembuatan Folder dan Pengentrian data

Setelah arsip kepegawaian tersusun secara manual
kemudian dilanjutkan dengan pelaksanaan penyimpanan
arsip pegawai dalam bentuk folder dengan nama masing-
masing pegawai, sehingga satu nama satu folder dengan
nama file di komputer yaitu folder scan. Selain itu juga arsip
pegawai tersebut juga disimpan dalam flashdisk dan cd, agar
jika hal-hal yang tidak memungkinkan seperti
komputer/laptop terserang virus, kerusakan komputer/laptop
atau hilang dan lain-lain, maka arsip tersebut masih
tersimpan dalam flashdisk dan cd.
 20
33

B. Hasil Capaian Proyek Perubahan

Tabel 3.2. Hasil Capaian Proyek Perubahan

No Output Pentahapan Target Realisasi Keterangan Realisasi

1 2 3 4 5 6
1. Jangka pendek 1. Menghadap Sekretaris Merancang rencana 100 % - Dukungan dan
Camat Baturaja Timur kerja masukan tentang
selaku mentor untuk proyek perubahan.
berkonsultasi mengenai - Dokumentasi
pelaksanaan proyek
perubahan pada tanggal 21
oktober 2016.
1 2 3 4 5 6
2. Rapat koordinasi dengan Stakeholders 100 % - Bersedia dan siap
stakeholders. memahami tujuan melengkapi data
pelaksanaan proyek kepegawaian yang
perubahan dibutuhkan
- Adanya notulen
rapat
- Dokumentasi
 21
34

3. Berkonsultasi dengan Menyusun Tim Kerja. 100 % - Terbentuknya tim

Sekretaris Camat Baturaja kerja
Timur selaku mentor - Tersusun nya surat
mengenai rencana kerja tugas.
proyek perubahan pada
tanggal 26 Oktober 2016.
1 2 3 4 5 6
4. Rapat bersama Tim Kerja Tim dapat mengerti 100 % - Tim kerja menerima
Proyek Perubahan tanggal tentang tahapan surat tugas
31 oktober 2016. Proyek Perubahan. - Tim kerja siap
melaksanakan
tugas-tugas dalam
pelaksanaan proyek
perubahan
- Adanya notulen
rapat
- Dokumentasi

5. Persiapan Sarana dan
Prasarana
6. Menghimpun dan
mengalola arsip
kepegawaian tanggal 14-
18 november 2016
1 2 3 4
7. Melaksanakan Scan data
arsip kepegawaian tanggal
21 november-09 desember
2016.
8. Melaksanakan pembuatan
folder dan pengentrian data
tanggal 10-13 desember
2016.
22
35
Tersedianya lemari 100 % Tersedianya lemari arsip,
arsip,komputer,dan komputer, dan printer
printer scanner yang scanner yang kondisinya
baik baik terbebas dari virus
Terhimpun dan 100 % Tertata dan tersusun nya
tersusun nya arsip arsip kepegawaian secara
kepegawaian. manual.
5 6
Adanya Arsip 100 % Tersusun nya arsip
kepegawaian atau file kepegawaian berbasis
di komputer. komputer
Adanya penyimpanan 100 % - Tersimpannya file
arsip kepegawaian arsip pegawai dalam
dalam folder. masing-masing
folder
- Tersimpannya file
arsip pegawai dalam
 36
23

flashdisk
- Tersimpannya arsip
pegawai dalam
kaset cd.
 37
24

C. Evaluasi Perbandingan sebelum dan sesudah

Pengelolaan Arsip Kepegawaian
Dalam Proses pelaksanaan tahapan proyek perubahan tentu
dapat dibandingkan kondisi awal dan kondisi akhir arsip
kepegawaian yang dapat dilihat.
Tabel 3.3 Evaluasi Perbandingan Arsip Kepegawaian
No Sebelum Dikelola Sesudah dikelola
1 Arsip kepegawaian dalam Arsip tertata dan tersusun
kondisi berantakan. rapi
2 Arsip kepegawaian di Arsip kepegawaian
susun dalam keranjang disimpan dalam lemari arsip
plastik.
3 Arsip kepegawaian hanya Arsip kepegawaian
disimpan secara manual. tersimpan dalam komputer,
flashdisk, dan kaset cd.
4 Arsip kepegawaian Arsip kepegawaian cepat
lambat ditemukan. ditemukan.
5 Arsip kepegawaian Arsip kepegawaian yang
beresiko hilang/rusak. hilang dapat diminimalisir.

D. Kendala Implementasi Proyek Perubahan (Internal dan

Eksternal)
Kendala yang dihadapi saat melakukan implementasi proyek
perubahan adalah sebagai berikut :
1. Kendala Internal
a. Banyaknya kegiatan-kegiatan dan menghadiri rapat-
rapat yang ditugaskan oleh atasan.
b. Masih kurangnya kemampuan staf untuk
mengoperasikan komputer.
c. Masih kurangnya alat scanner untuk menyimpan arsip
ke komputer.
d. Terjadi kerusakan komputer, dan printer scanner.
 38
25

e. Bertambahnya beban kerja tim kerja proyek perybahan

pengelolaan arsip kepegawaian berbasis komputer
dengan cara scan data
f. Tim kerja bekerja kurang optimal.
g. Gangguan Listrik pada saat melakukan mengerjakan
proyek perubahan

2. Kendala Eksternal
a. Mengikuti sosialisasi dan pelatihan tim penggerak PKK
Kabupaten Ogan Komering Ulu
b. Melakukan kunjungan dan pembinaan bersama tim
penggerak PKK di 9 kelurahan dan 4 desa se
Kecamatan Baturaja Timur.
c. Melakukan kunjungan kerja ke 9 kelurahan bersama
ketua DWP (Dharma Wanita Persatuan).

E. Strategi Mengatasi Masalah

Adapun strategi yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Konsultasi Kepada Camat Baturaja Timur dan kepada Sekretaris
Camat Baturaja Timur selaku mentor pada proyek perubahan
pengelolaan arsip kepegawaian berbasis komputer dengan cara scan
data.
2. Optimalisasi penggunaan sarana dan prasarana yang ada agar
terlaksananya proyek perubahan.
3. Memotivasi tim kerja agar tetap bersemangat dan memberi
pengarahan kepada tim kerja proyek perubahan, tetap menjaga
kekompakkan, dan saling membantu dalam menyelesaikan proyek
perubahan tepat waktu.
4. Menggunakan tenaga Sub Bagian Kuangan untuk membantu
pelaksanaan proyek perubahan
 39

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Setelah melaksanakan Proyek Perubahan Pengelolaan arsip
kepegawaian berbasis komputer dengan cara scan data di Kantor
Kecamatan Baturaja Timur dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Terbentuknya Tim Kerja Pengelolaan Arsip Kepegawaian berbasis
komputer dengan cara scan data di Kantor Kecamatan Baturaja
Timur.
2. Tim Kerja Proyek Perubahan Pengelolaan Arsip Kepegawaian
berbasis komputer dengan cara scan data di Kantor Kecamatan
Baturaja Timur dapat bekerjasama dengan baik sehingga dapat
menyelesaikan proyek perubahan ini.
3. Tertatanya susunan arsip kepegawaian di lemari arsip.
4. Tersimpannya arsip secara komputerisasi (soft copy).

B. Saran
1. Kegiatan pengelolaan Arsip Kepegawaian berbasis komputer dengan
cara scan data di Kantor Kecamatan Baturaja Timur perlu
dilaksanakan secara berkelanjutan untuk mewujudkan manajemen
Kantor Kecamatan Baturaja Timur.
2. Melakukan kaderisasi tim pengolahan kearsipan
3. Adanya ruang khusus dan lemari untuk menyimpan arsip sehingga
keamanan arsip dapat terjaga dengan baik.
4. Penambahan komputer dan printer yang mendukung dalam proses
kegiatan di Kantor Kecamatan Baturaja Timur.

26
 40

DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang organisasi

Perangkat Daerah jo Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008
tentang Kecamatan

Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja
Pemerinta Kecamatan dan Kelurahan

Peraturan Bupati Ogan Komering Ulu Nomor 18 Tahun 2009 tentang

uraian tugas Camat, Sekretaris Camat, Kepala Sub Bagian, dan Kepala
Seksi Pada Pemerintah Kecamatan dalam Kabupaten Ogan Komering Ulu

27