MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA

Area Perubahan

PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER

DENGAN CARA SCAN DATA
DI KECAMATAN BATURAJA TIMUR

Disusun Oleh :

Dra. SARIYULYATI
NDH 26

PEMERINTAH PROVINSI SUMATRA SELATAN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN IV
DI KABUPATEN OGAN KOMERING ULU
TAHUN 2016
 HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PELAKSANAAN MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA

1. Nomor Urut Absensi : 26

2. Nama Lengkap
3. NIP
4. Unit Kerja
5. Jabatan
6. Identifikasi Masalah
7. Fokus Perubahan
8. Sasaran Perubahan
9. Area Perubahan
: Dra. Sariyulyati
: 196607202007012031
: Kecamatan Baturaja Timur
: Kepala Sub Bagian Kepegawaian
: Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip
Kepegawaian di Lingkungan Kerja
: Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis
Komputer
: Terwujudnya sistem Pengelolaan Kearsipan
berbasis Komputer dengan cara Scan Data.
: Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis
Komputer dengan cara Scan Data
di Kecamatan Baturaja Timur

Baturaja,29 September 2016

Mengetahui/Menyetujui
Mentor, Peserta Diklat,

A. Suryadi, SE Dra. Sariyulyati

Nip. 197703052000031002 Nip. 196607202007012031

Menyetujui
Pembimbing/Coach,

Dra. Efrilia, M.Si

Widyaiswara Ahli Madya
Lampiran I : Formulir Kesepakatan Area Perubahan

KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

1. DESKRIPSI SINGKAT URAIAN TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA

A. Deskripsi Tupoksi Kecamatan
Kecamatan sebagaiman diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 41
Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah jo peraturan pemerintah
Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan, merupakan Perangkat Daerah
Kabupaten/Kota sebagaimana pelaksana teknis kewilayahan yang
mempunyai wilayah kerja tertentu yang dipimpin oleh Camat.Oleh karena
itu, melalui Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Oku Nomor 13 Tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Kecamatan dan
Kelurahan dan Peraturan Bupati Ogan Komering Ulu Nomor 18 Tahun 2009
tentang Uraian tugas camat, sekretaris, kepala sub bagian dan kepala seksi
pada Pemerintah Kecamatan dalam Kabupaten Ogan Komering Ulu.

B. Deskripsi Tupoksi Camat

Camat mempunyai tugas membantu Bupati dalam penyelenggaraan
pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kehidupan kelembagaan
dalam wilayah kecamatan.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud di atas, adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan Bupati
untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah;
2. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat;
3. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban umum;
4. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan perundang-
undangan;
5. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitasi pelayanan
umum;
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan
ditingkat kecamatan;
7. Membina penyelenggaraan pemerintahan desa dan/atau kelurahan;
 8. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup
tugasnya dan/atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintah desa
atau kelurahan.
C. Deskripsi Tupoksi Sekretaris Camat
Sekretaris camat mempunyai tugas membantu camat melakukan
urusan kesekretariatan atau ketatausahaan dalam
menyelenggarakan pemerintahan kecamanatn
Untuk menjalankan fungsinya sebagaimana dimaksud
diatas,sekretaris camat mempunyai tugas
a. Mengkoordinir penyusunan program kerja,urusan
perencanaan,keuangan dan umum sebagai bahan untuk
melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sesuai dengan
tugasnya
b. Mencari,menghimpun dan mensistimatiskan serta mengolah data
yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
c. Menginventarisir dan mengevaluasi pemasalahan sesuai dengan
bidang tugasnya.
d. Melakukan hubungan kerja dan koordinasi dengan unit kerja terkait
dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
e. Mengkoordinir penyusunan rencana kegiatan dan pengusulan
anggaran pemerintah kecamatani keuanagan ,kepegawaian,
kerumahtanggan, perlengkapan, pengendalian dan evaluasi
pelaksanaan kegiatan pemerintah kecamatan
f. Mengkoordinir penyusunan pelaksanaan, pertanggung jawaban
,penerimaan, pendapatan, dan pengeluaran kegiatan pemerintah
kecamatan
g. Melakukan penyusunan produk hokum tingkat kecamatan dan
dokumentasi,
h. Memberi saran dan pertimbangan pada atasan tentang langkah-
langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya
i. Menyusun laporan pelaksanaan tugas urusan perencaaan
berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan sebagai bahan masukan
bagi atasan.
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
 D. Deskripsi Tupoksi Sub Bagian Kepegawaian
Mempunyai tugas membantu camat/sekretaris dalam melaksanakan urusan
administrasi kepegawaian;
Untuk menjalankan fungsi sebagaimana dimaksud di atas Sub Bagian
Kepegawaian mempunyai tugas :
a. Menyusun rencana program kerja urusan kepegawaian sebagai bahan
untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sesuai dengan
bidang tugasnya
b. Mencari,menghimpun dan mensistimatisasikan serta mengolah data
yang berhubungan dengan bidang tugasnya.
c. Menginventarisir dan mengevaluasi permasalahan sesuai dengan
bidang tugasnya
d. Melakukan hubungan kerja dan koordinasi dengan seksi yang terkait
dalam rangka kelancaran tugas
e. Melakukan urusan kepegawaian yang meliputi,absensi,cuti,kenaikan
pangkat,kenaikan gaji berkala dan lain –lain dilingkungan pemerintah
kecamatan
f. memberi saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-
langkah dan tindakan yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.
g. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

2. AREA ORGANISASI YANG BERMASALAH

A. Identifikasi masalah :
Dalam melaksanakan tugas Kepala Sub Bagian Kepegawaian,
terdapat beberapa permasalahan yang sering muncul, yaitu :
a. Belum efektif dan efisiensinya penyusunan rencana dan program
kerja urusan kepegawaian.
b. Belum optimalnya inventarisasi dan evaluasi permasalahan sesuai
dengan bidang tugasnya..
c. Belum harmonisnya hubungan kerja dan koordinasi dengan seksi
yang terkait dalam rangka kelancaran tugas.
d. Belum optimalnya urusan kepegawaian yang meliputi absensi dan
sebagainya.
 e. Belum efektif dan efisiensinya dalam menghimpun dan
mensistimasikan serta mengolah data yang berhubungan dengan
bidang tugasnya.

Dari kelima permasalahan tersebut, berdasarkan teknik APKL, maka

poin permalasahan nomor lima, memiliki nilai yang paling tinggi dari segi
keaktualan, problematika, kekhalayakan dan kelayakan, yakni memiliki poin
15, sehingga permasalahan Belum optimalnya urusan kepegawaian yang
meliputi absensi ,DP3,cuti,kenaikan pangkat,kenaikan gaji berkala,dan lain-
lain dilingkungan Pemerintah Kecamatan., akan dijadikan area proyek
perubahan, karena memiliki faktor yang paling dominan. Untuk lebih
jelasnya, ditampilkan dalam tabel berikut :
Tabel 1: Identifikasi masalah berdasarkan teknis APK

Kriteria
No Penyebab / Dampak Total
A P K L
1. Belum efektif dan efisiensinya 3 3 2 4 12
penyusunan rencana dan program
kerja urusan kepegawaian
2. Belum optimalnya inventarisasi dan 3 3 4 4 14
evaluasi permasalahan sesuai
dengan bidang tugasnya
3. Belum harmonisnya hubungan kerja 2 3 3 3 11
dan koordinasi dengan seksi yang
terkait dalam rangka kelancaran
tugas
4. Belum optimalnya urusan 3 4 4 4 15
kepegawaian yang meliputi
absensi ,DP3,cuti,kenaikan
pangkat,kenaikan gaji berkala,dan
lain-lain dilingkungan Pemerintah
Kecamatan.
5. Belum efektif dan efisiensinya 3 3 3 4 13
dalam menghimpun dan
mensistimasikan serta mengolah
data yang berhubungan dengan
bidang tugasnya
Keterangan APKL :
A = Aktual (terjadi / akan terjadi)
P = Problematik
K = Kekhalayakan
L = Layak
Nilai skor APKL :
4 = Sangat baik / Terkait
3 = Baik
2 = Kurang
1 = Sangat kurang
 B. Identifikasi Penyebab Masalah
Analisis yang digunakan dalam menentukan penyebab masalah
prioritas hingga didapat area perubahan adalah dengan menggunakan
analisis USG (Urgent Serious Growth Analisis), dengan uraian sebagai
berikut
Tabel 2 : Identifikasi Penyebab Masalah
PENILAIAN KRITERIA
NO JML PERINGKAT
MASALAH PRIORITAS U S G
1. Belum Optimalnya Pengelolaan 5 5 5 15 1
Kearsipan Kepegawaian Sub Bagian
Kepegawaian.
2. 4 5 4 14 2
Belum Optimalnya Pengurusan
Kearsipan Kepegawaian di Lingkungan
Kecamatan.

3. Belum Optimalnya Pengumpulan dan 4 4 4 12 4

Penyusunan Kearsipan Kepegawaian
di Lingkungan Kecamatan.
4 Belum Optimalnya Pengurusan 4 5 4 13 3
Administrasi Kepegawaian di
Lingkungan Kecamatan.
Keterangan :
Urgen (U) Seriousness (S) Grouth (G)
5 : Sangat Mendesak 5 : Sangat Serius 5 : Sangat Berdampak
4 : Mendesak 4 : Serius 4 : Berdampak
3 : Cukup Mendesak 3 : Cukup Serius 3 : Cukup Berdampak
2 : Tidak Mendesak 2 : Tidak Serius 2 : Tidak Berdampak
1 : Sangat Tidak Mendesak 1 : Sangat Tidak Serius 1 : Sangat Tidak Berdampak

Berdasarkan hasil identifikasi penyebab masalah tersebut dengan

menggunakan analisis USG, dapat disimpulkan bahwa penyebab masalah pada
poin 1 yaitu Belum Optimalnya Pengelolaan Kearsipan Kepegawaian Sub Bagian
Kepegawaian.

Berdasarkan identifikasi masalah dan identifikasi penyebab masalah yang

telah dianalisa diatas, maka didapatkan rencana area perubahan yaitu :
“Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis Komputer dengan cara Scan Data
di Kecamatan Baturaja Timur”.
C. AREA ORGANISASI YANG MENJADI AREA PERUBAHAN

a. Area Perubahan..

Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis Komputer dengan cara Scan

Data di Kecamatan Baturaja Timur.

b. Sasaran Perubahaan.

Terwujudnya sistem Pengelolaan Kearsipan berbasis Komputer dengan

cara Scan Data.

c. Fokus Perubahan.

Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis Komputer.

Baturaja, 29 September 2016

Mengetahui/Menyetujui
Camat Baturaja Timur Mentor

LUQMQNUL HAKIM,S.Sos,M.Si A.SURYADI.SE

NIP :197204101992011002 NIP: 197703052000031002
Lampiran 2
FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA

1. Nama Peserta : Dra.Sariyulyati

2. Instansi : Kantor Kecamatan Baturaja Timur
3. Area Perubahan : Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis
Komputer dengan cara Scan Data di
Kecamatan Baturaja Timur

Paraf
No Hari/ Tanggal Kegiatan Out Put
Mentor
1. Jumat,23-09- Menerima laporan Merancang membangun
untuk pelaksanaan komitmen bersama
2016
pembelajaran tahap
membangun
komitmen bersama
2. Selasa,27-09- Koordinasi rancangan Format rancangan
rencana proyek rencana proyek
2016
perubahan perubahan
3 Kamis,29-09- Penyusunan laporan Tersusun nya draf
membangun membangun komitmen
2016
komitmen bersama bersama proyek
proyek perubahan perubahan Pengelolaan
Pengelolaan Arsip Arsip Kepegawaian
Kepegawaian Berbasis Komputer
Berbasis Komputer dengan cara Scan Data
dengan cara Scan di Kecamatan Baturaja
Data di Kecamatan Timur
Baturaja Timur

*) Bukti output dilampirkan

**) Selama tujuh hari kerja

Menyetujui PESERTA DIKLAT PIM IV

PEMBIMBING/COACH, ANGKATAN IV TAHUN 2016

Dra. Efrilia, M.Si Dra. Sariyulyati

Nip : 196612151991032001 Nip : 196607202007012031
Lampiran 3
FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT
PADA TAHAP KOMITMEN MEMBANGUN BERSAMA

1. Nama Peserta : Dra. Sariyulyati

2. Instansi : Kantor Kecamatan Baturaja Timur
3. Area Perubahan : Pengelolaan Arsip Kepegawaian Berbasis
Komputer dengan cara Scan Data di
Kecamatan Baturaja Timur

Diinfokan
Hari/ Paraf
No Kegiatan Out Put ke Coach
Tanggal Mentor
Tanggal
1. Jumat,23- Menghadap mentor Mendukung dan
09-2016 untuk menjelaskan ditindak lanjuti
DIKLAT PIM IV pola
baru
2. Sabtu,24- Perkenalan dengan 24
09-2016 coach melalui september
whatsApp 2016
3 Minggu,25 Menginventarisasi Adanya beberapa
-09-2016 permasalahan yang permasalahan
ada yang ada di
subbag
kepegawaian
4 Senin,26- Konsultasi Format rancangan
09-2016 rancangan rencana rencana proyek
proyek perubahan perubahan
5 Selasa,27- Menyusun format Tersusun nya
09-2016 rancangan rencana format rancangan
proyek perubahan rencana proyek
perubahan
 Diinfokan
Hari/ Paraf
No Kegiatan Out Put ke Coach
Tanggal Mentor
Tanggal
6. Rabu,28- Konsultasi format Format
09-2016 rancangan rencana rancanngan
perubahan ke mentor disetujui
7. Kamis,29- Penyusunan Tersusun nya draf
09-2016 mambangun membangun
komitmen bersama komitmen
proyek perubahan bersama proyek
Pengelolaan Arsip perubahan
Kepegawaian Pengelolaan Arsip
Berbasis Komputer Kepegawaian
dengan cara Scan Berbasis
Data di Kecamatan Komputer dengan
Baturaja Timur cara Scan Data di
Kecamatan
Baturaja Timur

Menyetujui PESERTA DIKLAT PIM IV

PEMBIMBING/COACH, ANGKATAN IV TAHUN 2016

Dra. Efrillia, M.Si Dra. Sariyulyati

Nip. 196612151991032001 Nip. 196607202007012031