MAKALAH

PRAKTIK KESEKRETARIATAN MEDIK

“ RAPAT KANTOR”

Disusun oleh :
KELOMPOK 3

Chyntia Dewi S 03170100007

Indah Suryani 03170100005
Ira Wandani 03170100019
Sari Yudistira 03170100013
Try Irna Anggraeni 03170100020
Yogi Kuswandi 03170100017

PROGRAM STUDI DIII ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN INDONESIA MAJU
JAKARTA
2019
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Assallamu’alaykum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayahnya, serta nikmat sehat wal’afiat sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Kami juga mengucapkan
terimakasih kepada Ibu Malihah Ramadhani Rum,SKM.,MARS selaku dosen
pengampu mata kuliah ini. Makalah ini berjudul “Rapat Kantor” yang merupakan
salah satu tugas mata kuliah praktik kesekretariatan medik.

Kami menyadari makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu
kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan
makalah ini di masa mendatang.

Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca untuk

memahami materi tentang rapat kantor. Akhir kata, kami mengucapkan terima
kasih.

Wasallamu’alaykum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Jakarta, 28 Juni 2019

Kelompok 3

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

DAFTAR ISI...........................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1

1.1. Latar Belakang........................................................................................1

1.2. Rumusan Masalah...................................................................................2

1.3. Tujuan.......................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................3

2.1. Pengertian Rapat.....................................................................................3

2.2. Macam-macam Rapat.............................................................................4

2.3. Manfaat Rapat Kantor...........................................................................6

2.4. Rapat Yang Baik......................................................................................7

2.5. Kriteria Pemimpin Rapat Yang Baik....................................................8

2.6. Catatan Hasil Rapat (Notula)..............................................................10

BAB III PENUTUP.............................................................................................14

3.1. Kesimpulan............................................................................................14

3.2. Saran.......................................................................................................14

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................15

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari
kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen
atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat
merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif
harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang
sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga
ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan

membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya
menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan
tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu
selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang,
tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir,
setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen

Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa
saja yang termasuk dalam manajemen rapat itu.

1
1.2. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari rapat ?

2. Apa saja macam-macam rapat ?

3. Apa manfaat dari rapat kantor ?

4. Bagaimana rapat yang baik itu ?

5. Bagaimana Kriteria pemimpin rapat ?

6. Apa yang dimaksud Catatan notulen rapat ?

1.3. Tujuan
Dari rumusan masalah yang dipaparkan di atas, tujuan penulisan makalah
ini adalah :

1. Untuk mengetahui pengertian rapat.

2. Mengetahui dan memahami macam-macam rapat.

3. Mengetahui manfaat dari rapat kantor.

4. Mengetahui dan memahami bagaimana rapat yang baik.

5. Mengetahui kriteria pemimpin rapat

6. Mengetahui apa saja isi catatan notulen rapat.

7. Untuk memenuhi tugas mata kuliah praktik kesekretariatan medik.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Rapat

Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu
alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Berikut ini ada
beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun pada dasarnya
memiliki makna yang sama, antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu

organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam
situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah

permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan
membahas banyak permasalahan penting.

3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang

hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan
yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang
berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan,
dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana
secara teknis.

4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi

kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah.

5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat,

melalui musyawarah kelompok.

3
 6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai untuk
pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Menurut beberapa pengertian dapat di simpulkan bahwa rapat

merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan
sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi
yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan
permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat
dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

2.2. Macam-macam Rapat

Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai
hal dan sudut pandang.

A. Macam rapat menurut tujuannya.

Rapat menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan

sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa
macam, diantaranya adalah :

1. Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan

penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.

2. Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas

suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.

3. Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk

menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada
kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.

B. Macam rapat menurut sifatnya.

4
 Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari
jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi
menjadi beberapa jenis, diantaranya :

1. Rapat resmi atau rapat formal

Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk

membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam
rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan
jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan
bahan rapat yang disediakan sebelumnya.

2. Rapat tidak resmi atau informal

Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang

terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat
ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

3. Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota

dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan
semua anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas
sesuatu yang rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua
anggota yang hadir.

4. Rapat tertutup

Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja

dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan
penting yang sifatnya rahasia.

C. Macam rapat menurut jangka waktunya.

5
 1. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu,
yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang
dihadapi oleh masing-masing manajer.

2. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap

terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang
lalu.

3. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun.

Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

D. Menurut frekuensinya.

1. Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan,

bulanan, tahunan.

2. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal,

tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang
sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

2.3. Manfaat Rapat Kantor

Manfaat penyelenggaraan suatu rapat yaitu :

1. Untuk menyebarkan informasi.

2. Untuk mendapatkan feddback yang diharapkan.

3. Untuk melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif.

4. Untuk memberi solusi dari permasalahan yang ada.

5. Untuk membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur

tindakan.

6. Untuk memecahkan masalah,

6
 7. Sebagai forum demokrasi,

8. Sebagai alat koordinasi yang baik,

9. Sebagai saranaa bernegosiasi, dan

10. Sebagai sarana pembentukan peraturan.

2.4. Rapat Yang Baik.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: rapat
yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.

Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat untuk

menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara
mengubahnya menjadi rapat yang baik. Rapat yang baik mempunyai ciri-
ciri sebagai berikut:

 Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.

 Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.

 Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai

kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.

 Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda,

dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.

 Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan
pada saat yang memungkinkan.

 Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan

persiapan yang direncanakan, dan memberikan kontribusi.

 Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas

secara tuntas.

7
  Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.

2.5. Kriteria Pemimpin Rapat Yang Baik.

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas
pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih
dengan cermat.

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas

keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik tidak
mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta
untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif
sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi
pimpinan rapat yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut :

 Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.

 Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah

dipahami oleh peserta rapat.

 Membangkitkan minat peserta rapat.

 Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari

rapat pendahuluan.

 Menyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu,

dapat digunakan alat bantu visual.

 Menjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri.

 Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap

peserta rapat.

 Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.

8
  Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat
setiap peserta rapat.

 Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.

 Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan

berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat,
melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan
masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti
sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan
mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi
kepada peserta rapat. Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke
arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-
hal sebagai berikut :

- Mengajukan petanyaan terbuka, yakni pertanyaan yang tidak

cukup dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.

- Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat

yang sesuai dengan tujuan rapat.

- Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada

peserta lain melalui pimpinan rapat.

- Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan

rapat.

- Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi

menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.

- Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.

9
 - Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk
memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada
satu alur pemikiran yang sama.

- Mengajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau

kepada seluruh kelompok, yang relevan dengan tugas yang
menjadi tanggung jawab mereka.

- Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan

dipandang penting, pimpinan menawarkan kepada peserta
apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau akan
dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.

2.6. Catatan Hasil Rapat (Notula)

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau
keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan
rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya,
alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas

dalam rapat, baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk
pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan
bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas
materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga
untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula
dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan.
Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk
untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar
sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

10
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan

cara penulisannya agar tidak membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa

penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus,
serta materi yang berupa keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok

pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal.

Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula,
kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk
menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat,
bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal
Maret 2019

2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut

merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau
rapat pengambilan keputusan.

3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan

tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara

perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan
tentang .........

11
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan
Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan
notula.

2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang

menyelenggarakan rapat.

2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3. Pemimpin rapat.

4. Sifat rapat.

5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

9. Ringkasan jalannya rapat.

10. Hasil rapat.

11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

12
 12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemuatan.

13. Catatan khusus.

14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

15. Pembuat notula (sekretaris).

16. Pengesahan notula oleh ketua rapat.

BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Rapat merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,

13
 baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi
dapat dirumuskan.

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas

pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih
dengan cermat.

3.2. Saran
Mengecek kembali baik dengan cara berkoordinasi, maupun
melihat langsung untuk memastikan segala persiapan yang berhubungan
dengan rapat, sehingga meminimalisir kekurangan maupun kesalahan yang
mungkin terjadi.

DAFTAR PUSTAKA

- http://berbagi-informasi-dan-
pengetahuan.blogspot.com/2012/02/pengertian-rapat.html

- http://yanti-blogger.blogspot.com/2015/06/bab-i-
pendahuluan-a_27.html

14
- https://purwasaricitra.blogspot.com/2019/03/manfaat-dan-
tujuan-rapat.html

15