RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK

PERMATA BUNDA
Jl. Ngeksigondo No.56 , Kotagede, Yogyakarta 55172
Telp/Fax. 0274-376092 . E-mail : rskiapermatabunda@gmail.com

KEPUTUSAN DIREKTUR
RSKIA PERMATA BUNDA YOGYAKARTA
NO : / SK- DIR / RSPB / / 2019

TENTANG
RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan RSKIA

Permata
Bunda Yogyakarta, maka diperlukan penyelenggaraan rekam
medis
yang bermutu tinggi.
b. Bahwa dalam upaya menyelenggarakan rekam medis yang baik
dan
efisien di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta.
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2014 tentang
Tenaga Kesehatan;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004
tentang Praktik Kedokteran;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis;
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2019 tentang
Kearsipan;
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSKIA PERMATA BUNDA TENTANG

RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS.
Kesatu : Memberlakukan kebijakan retensi dan pemusnahan rekam medis
Pasien di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta seperti pada surat
keputusan dan Standart Operasional Prosedur yang terlampir.
Kedua : Dalam melaksanakan retensi dan pemusnahan rekam medis mengacu
pada pedoman tersebut dalam lampiran pada surat keputusan ini dan
Standart Operasional Prosedur yang terlampir.
Ketiga : Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal yang ditetapkan.

Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada tanggal : Juli 2019

Direktur RSKIA Permata Bunda

Yogyakarta

dr. Antonius Aria Saksana

Lampiran Surat Keputusan Direktur RSKIA Permata Bunda Yogyakarta

NO : / SK- DIR / RSPB / / 2019
Tanggal :

KEBIJAKAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

DI RSKIA PERMATA BUNDA YOGYAKARTA

I. PENGERTIAN
a. Retensi atau penyusutan DRM (dokumen rekam medis) yaitu kegiatan yang
dilakukan guna memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis
aktif dengan dokumen rekam medis inaktif di ruang penyimpanan (Filing).
b. DRM aktif yaitu berkas rekam medis yang masih aktif digunakan untuk
kegiatan pelayan pasien dilihat dari kunjungan terakhir pasien berobat
berdasarkan ketentuan tetang jadwal retensi dan pemusnahan rekam medis
(table.1) dan mempunyai nilai guna.
c. DRM inaktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak aktif atau tidak layak
digunakan untuk kegiatan pelayan pasien dilihat dari kunjungan terakhir
pasien berobat berdasarkan ketentuan tetang jadwal retensi dan pemusnahan
rekam medis (table.1) dan tidak mempunyai nilai guna.
d. Penilaian guna rekam medis yaitu kegiatan penilaian terhadap formulir-
formulir yang masih perlu diabadikan ataupun sudah boleh untuk
dimusnahkan.
e. Pemusnahan dokumen rekam medis yaitu kegiatan yang dilakukan guna
untuk menghilangkan, menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis
nonaktif yang telah mencapai 2 tahun sejak terkahir ditetapkan sebagai
dokumen rekam medis inaktif.

II. TUJUAN
1. Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dari rak
penyimpanan (Filing)
2. Menyiapkan kegiatan penilaian guna dokumen rekam medis untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan.
3. Mengabadikan formulir-formulir yang mempunyai nilai guna.
 4. Memusnahkan formulir-formulir yang tidak layak (rusak) dan tidak
mempunyai nilai guna.

III. PEDOMAN
A. Kegiatan retensi dilakukan oleh oleh petugas (filing) secara periodik yaitu
setiap bulan, triwulan, ataupun tahunan tergantung banyaknya DRM yang
disimpan.
B. Dokumen yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah antara
DRM aktif dengan DRM inaktif dengan cara mengurutkan sesuai tanggal
terakhir berobat dan selanjutnya dikelompokan sesuai berdasarkan
penyakitnya.
C. Sebelum melakukan retensi, perlu disusun jadwal retensi sesuai dengan Surat
Edaran Dirjen Pelayanan Medik tentang Pemusnahan Rekam Medis mengenai
jadwal retensi. Berikut Jadwal retensi yang dimaksud. :
Tabel.1
No. Kelompok Aktif Inaktif
RJ RI RJ RI
1 UMUM 5 th 5 th 2 th 2 th
2 MATA 5 th 10 th 2 th 2 th
3 JIWA 10 th 5 th 5 th 5 th
4 ORTHOPAEDI 10 th 10 th 2 th 2 th
5 KUSTA 15 th 15 th 2 th 2 th
6 KETERGANTUNGAN OBAT 15 th 15 th 2 th 2 th
7 JANTUNG 10 th 10 th 2 th 2 th
8 PARU 5 th 10 th 2 th 2 th
9 Anak 5 th 5th 2 th 2 th
10 Obsgyn 10 th 5 th 2 th 2 th
Keterangan :
 RJ = Rawat Jalan
RI = Rawat Inap
 Untuk Poli Anak dan Poli Obsgyn diretensi menurut kebijakan rumah
sakit dan kebutuhan tertentu.
 KIUP, Register, Indeks, disimpan secara permanen atau abadi.
  Retensi berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit.
D. Sesuai dengan kebutuhan rumah sakit dapat membuat ketentuan lain guna
untuk kepentingan sebagai berikut. :
a) Riset dan edukasi
b) Kasus-kasus terlibat hokum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah
ada ketetapan hukum.
c) Perkosaan
d) HIV
e) Penyesuaian Kelamin
f) Pasien orang asing
g) Kasus adobsi
h) Bayi tabung
i) Cangkok organ
j) Plastik Rekontruksi
E. Secara skematis dapat digambarkan urutan kegiatannya sebagai berikut. :

Pemindahan Berkas RM
Aktif
Dinilai TIM
Berkas RM
Penilai
Inaktif

Berkas RM Berkas RM
Retensi /
ada nilai tidak ada nilai
Penyusutan
Berkas RM guna guna
Berkas RM Rusak/Tidak Dimusnahkan
Terbaca TIM
Pemusnah

Berkas RM tertentu Diabadikan /

(sesuai kebijakan) dilestarikan
RS)
 F. Untuk dokumen rekam medis yang disimpan sebagai DRM non aktif
dibuatkan daftar sebagai berikut. :

DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIPINDAHKAN

DARI AKTIF KE INAKTIF
No. Tanggal No. RM Tanggal Terakhir Diagnosa Kode Jumlah Formulir RM yang
Pemindahan Brobat (Dx) Dx Lembar tidak Lengkap

G. Penilaian nilai guna berkas rekam medis dilakukan oleh TIM Pemusnah DRM
yang ditetapkan oleh Direktur RSKIA Permata Bunda Yogyakarta.
H. Berikut adalah TIM Pemusnah Dokumen Rekam Medis RSKIA Permata
Bunda Yogyakarta :
1) Direktur RSKIA Permata Bunda Yogyakarta
2) Ka. Rekam Medis
3) Panitia Rekam Medis
4) Perawat Senior
5) Komite Medik
6) Petugas terkait (Pihak Ketiga)
I. TIM Pemusnah DRM bertugas untuk membatu Direktur RSKIA Permata
Bunda dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan
memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang berlaku.
J. Tata cara penilaian formulir rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam
medis yang telah 2 tahun inaktif . Berikut indicator yang digunakan untuk
menilai berkas rekam medis inaktif :
a) Seringnya rekam medis digunakan untuk Pendidikan dan penelitian.
b) Mempunyai nilai guna primer yaitu administrasi, hokum, keuangan,
dan Iptek
c) Nilai guna sekunder yaitu pembuktian dan sejarah.
 K. Dokumen rekam medis yang telah dilakukan penilaian terhadap nilai guna,
TIM Pemusnah rekam medis kemudian mengabadikan formulir-formulir yang
harus diabadikan dan yang akan dimusnahkan (tidak ada nilai gunanya) dan
kemudian dibuatkan daftar pertelaahan.
L. Daftar Pertelaahan yaitu catatan yang berisikan informasi dengan
mengelompokan DRM berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan kepetingan
khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan sesuai kebijakan RSKIA
Permata Bunda Yogyakarta yang berbentuk tabel daftar pertelaahan. Tabel
Daftar Pertelaahan sebagai berikut. :

DAFTAR PERTELAAHAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No. Tempat NO. Diagnosa Kode Kasus / Kepentingan Jenis Kasus
Urut Penilaian RM (Dx) Dx tertentu tertentu
Ya Tidak

Yogyakarta, ………………
Ttd
TIM Pemusnah Rekam Medis
RSKIA Permata Bunda Yogyakarta

M. Sebelum dokumen rekam medis siap dimusnahkan, maka petugas rekam

medis harus memisahkan dan mengumpulkan antara formulir-formulir rekam
medis yang harus diabadikan dengan yang akan dimusnahkan. Berikut
formulir rekam medis yang harus diabadikan :
1) Ringkasan Masuk dan Keluar
2) Resume Penyakit
3) Lembar Operasi (termasuk laporan persalinan)
4) Identifikasi bayi lahir
5) Lembar persetujuan tindakan medis (Informed Consent)
 6) Lembar Kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu
pada formulir ringkasan masuk keluar)
7) Berkas rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan
tertentu
8) Indeks.
9) Register
10) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh Direktur RSKIA
Permata Bunda.
N. Selanjutnya TIM Pemusnah membuat berita acara Pemusnahan Rekam Medis
yang ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui oleh Direktur RSKIA
Permata Bunda Yogyakarta. Berikut Berita Acara Pemusnahan Rumah Sakit :

BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

RSKIA PERMATA BUNDA YOGYAKARTA
NO :......................................................

DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN

Tanggal Lokasi Cara Jumlah Pelaksana

Pemusnahan Pemusnahan Pemusnahan DRM Pemusnahan
(terlampir)

PERSETUJUAN PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Disetujui untuk dilaksanakan

Yogyakarta, ................................

Ketua TIM Pemusnah Direktur RSKIA PERMATA BUNDA

Ttd Ttd
Sekretaris Pemusnah
Ttd
 O. Berita Acara Pemusnahan yang asli disimpan di RSKIA Permata Bunda,
sedangkan lembar kedua (salinan) dikirim kepada pemilik RSKIA Permata
Bunda guna untuk rumah sakit milik Departemen Kesehatan RI ke Dirjen
Pelayanan Medik.
P. Berita Acara Pemusnahan dilampiri dengan daftar DRM yang dimusnahkan.

DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN

No. No. Diagnosa Kode Dx Jumlah Kasus / Kepentingan Jenis Kasus
Urut RM (Dx) Lembar tertentu tertentu
Ya Tidak

Yogyakarta, ..................................
TIM Pemusnah Rekam Medis
RSKIA Permata Bunda