MONTHLY MEETING TEMPLATE

Divisi HR, GA & Finance Accounting eFishery

Rules & Condition

 Setiap peserta meeting harus mempersiapkan print-out materials untuk meeting yang telah di-copy
sebanyak jumlah peserta yang hadir. Proses printing dan copy materials bisa di-support oleh tim
GA.
 Peserta yang belum menyelesaikan atau tidak membawa meeting materials seperti template di
bawah ini, akan diberikan teguran keras. It might cost you your job, seriously.
 Tidak diperkenankan membawa serta menggunakan perangkat elektronik (HP, laptop, dan
sejenisnya) di ruangan meeting.
 Peserta harus hadir di ruangan meeting tepat waktu. Keterlambatan setiap 5 menit akan dikenakan
denda sebesar Rp 10.000.
 Agenda meeting harus diselesaikan dalam waktu 120 menit. Tambahan 60 menit diperkenankan
dalam kasus khusus jika memang diperlukan.
 Jika ada bahasan yang dirasa penting untuk dibahas dalam waktu khusus, selambat-lambatnya
harus diinformasikan ke COO untuk bisa dimasukkan ke dalam agenda.

Meeting Agenda:

Section Time allocation

LAST MONTH REVIEW
 Commitment review 10 minutes
 Metrics review 15 minutes
 Progress/activities updates 20 minutes
 Discussion and evaluation 25 minutes
NEXT MONTH PLANNING
 Budget approval 10 minutes
 Approvals needed 15 minutes
 Metrics and action plan 15 minutes
 Commitment checklist 5 minutes
CONCLUSION 5 minutes
 MEETING MATERIALS
Divisi/Department : Acc & Finance

LAST MONTH REVIEW

Commitment Review
Sub-bagian ini membahas tentang komitmen, to -do lists, serta aktivitas yang sebelumnya
dijanjikan akan diselesaikan oleh individual dari peserta meeting . Commitment serta to-
do list ini merupakan hasil dari meeting sebelumnya yang tercantum di MoM.

Who Said Done / Not Done

<Linoharsih  [MTN] Paid off monthly payment (PPh Done
Khaerunnisa/Accounting 21, Sales Tax, BPJS)
Officer>  [MTN] create e-SPT PPh 21 and report it Done
to DJP
 [MTN] entry monthly adjustments Not done (1)
 [MTN] Bank reconciliation Done
 [MTN] Calculation of Tax penalties Done
 [eFishery] Audit (phase 1) Done

Metrics Review
Sub-bagian ini membahas tentang pencapaian KPI company yang menjadi tanggung jawab
department serta KPI divisi masing -masing. Seluruh KPI perlu sudah diisi saat meeting
berdasarkan data yang bisa dipertanggungjawabkan.

Measurements Target Actual How come?

Rekonsiliasi Bank WD 9 WD9
Posting Journal WD 8 WD 8

Kesalahan dalam 6% n/a

menginput jurnal
Progress/Activities Updates
Sub-bagian ini membahas secara singkat terkait keseluruhan update project, activity,
serta task list di masing-masing department yang tidak secara langsung berkaitan dengan
KPI atau commitment individual.

Activites Objectives and Review Progress

Quarterly report  Balance sheet 50%
 Profit and Loss
 Cash flow
 Combined report
Monthly report  Monthly payment 100%
 Bank reconciliation
 Tax report
Inovasi  CoA review 100%
Internal Finance  Regular meeting 60%
 Training 30%

Discussion and Evaluation

Sub-bagian ini membahas tentang masalah, evaluasi, atau ide yang perlu didiskusikan
action steps-nya di level management atau dari diskusi terkait terkait dengan metric,
commitment, ataupun progress yang dibahas di agenda sebelumnya.

Pre-meeting

Poin-poin ini menulis isu dan concern yang ingin dibahas pada meeting yang dipersiapkan sebelumnya

Issues and Background What I need to do What I need help with

Sales report reminder
Training QB
Audit eFishery
Request a-spark (auditor
questionnaire-Deloitte)
Follow up on updates Reminder tim sales
Follow up on trainer Decides on training time,
trainee?
Auditor (Robert Yam & Co) not
respond the last query about audit
engagement letter
Fill in the blank form Certain information related
to the questions
In-meeting

Poin-poin ini menulis isu dan concern yang baru didapatkan ketika mendapatkan informasi baru dari
divisi lain. Poin yang dibahas di bagian ini bisa terkait dengan divisi lain juga. Poin ini juga digunakan
untuk menulis ide, masukan, dari divisi lain yang dibahas di table sebelumnya dari hasil evaluasi.

Issues and Background What I need to do What I need help with

Discussion and Action Steps
Sub-bagian ini menuliskan hasil keputusan management setelah mendengar semua
informasi yang tertulis serta tahapan yang perlu dilakukan. Sub -bagian ini hanya ditulis di
saat meeting berlangsung setelah bahasan tersebut di atas.

WHO? WHAT THE BOARD DECIDES/DISCUSSED ACTION STEPS

NEXT MONTH PLANNING

Budget Approval

Approvals Needed
Sub-bagian ini membahas poin-poin keputusan yang kira-kira membutuhkan approval dari
management terkait dengan sistem, aktivitas, dan hal lainnya.

Approval Note
Metrics and Action Plan
Sub-bagian ini menjelaskan tentang target pencapaian KPI serta action plan yang perlu
dilakukan untuk mencapai hal tersebut. Poin yang ditulis juga mempertimbangkan
evaluasi dari pencapaian bulan lalu.

Measurements Target Action Plan

eFishery Management Report WD 5  Make sure semua aktivitas tepat waktu
2017 (rekonsiliasi, jurnal posting, adjustment
dll)
Audit eFishery finished January 28 Submit the report on time, make sure auditor
go with the plan

Input from the Management

Sub-bagian ini menuliskan masukan dari tim management terkait dengan pencapaian KPI
tertentu, baik yang dibahas di review bulanan maupun yang disampaikan di sesi next
month planning. Sub-bagian ini hanya ditulis saat meeting berlangsung.

Measurements Action Plan

Commitment Checklist
Sub-bagian ini menulis komitmen serta to -do list apa yang akan dilakukan di bulan
selanjutnya. Informasi yang tertulis berdasarkan poin -poin bahasan secara menyeluruh di
meeting serta commitment yang belum selesai di bulan sebelumnya.

I’m committed to get this done By when?

Audit eFishery 28 January 2018