PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN

DOKUMEN
DI UPTD PUSKESMAS KEREK

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Puskesmas yang di jadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas .Seluruh dokumen
yang di butuhkan untuk di lakukannya verifikasi Mutu terhadap kegiatan – kegiatan yang
saling berhubungan harus di kendalikan dan diperlukan sebagai bukti bahwa sistem
manajemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien.

B. TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen ,prose
perubahan ,penerbitan ,distribusi dan sirkulasi dokumen.

C. SASARAN PEDOMAN
Pedoman ini ditujukan untuk KaSubag Tata Usaha dan petugas di sekretariat administrasi
sehingga dapat dipakai acuan semua pihak dalam rangka tertib administrasi pengendalian
seluruh dokumen di UPTD puskesmas kerek.

D. RUANG LINGKUP PEDOMAN

1. Identifikasi Penyusunan dokumen
2. Penyusunan dokumen
3. Pengesahan dokumen
4. Sosialisasi dokumen
5. Pencatatan dokumen,distribusi, dan Penarikan dokumen
6. Tata cara penyimpanan dokumen
7. Penataan dokumen
8. Revisi atau perubahan dokumen

E. BATASAN OPERASIONAL
Pedoman penyusunan dan pengendalian dokumen ini digunakan untuk menyusun dan
mengendalikan seluruh dokumen di ruang administrasi untuk menertipkan administrasi di
seluruh unit pelayanan di UPTD Puskesmas Kerek.
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBERDAYA MANUSIA

 Tenaga penyususnan dokumen dilaksanakan oleh seluruh staf di UPTD Puskesmas
Kerek.
 Tenaga pengendalian dokumen dilaksanakan oleh tenaga pengelola barang milik
daerah yang diberi tugas tambahan oleh Kepala Puskesmas kerek untuk melakukan
kegiatan pengendalian dokumen .

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

No JENIS KETENAGAAN DISTRIBUSI KETENAGAAN

1. Seluruh staf Puskesmas Penyusunan

2. Petugas Sekretariat Pengendalian

C. JADWAL KEGIATAN

N JENIS MA AP AG OK NO DE
JAN FEB MEI JUNI JULI SEPT S
O KEGIATAN RT RIL UST T V
Dentifikasi
1 penyusunan
V
. /perubahan
dokumen
2 Penyusunan
V v v v
. Dokumen
3 Pengesahan
V v v v
. dokumen
4 Sosialisasi
v
. dokumen
Penataan
5 dokumen v
v V v v v v v
. ,distribusi,dan
penarikan
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. DENAH RUANG

B. STANDAR FASILITAS
Dalam melakukan kegiatan pengendalian dokumen dan rekaman di UPTD
Puskesmas Kerek harus di dukung oleh sarana dan peralatan yang memenuhi ketentuan
yang berlaku.
Sarana pengendalian dokumen yang dilakukan di UPTD Puskesmas Kerek :
1. Sarana :
Ruang arsip
Dalam penatalaksanaan pengendalian dokumen di lakukan tatacara penyimpanan
dokumen yang benar sehingga di perlukan sarana pendukung untuk penyimpanan arsip
dokumen
2. Peralatan
Peralatan yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengendalian dokumen meliputu:
a. Rak penyimpanan dokumen
b. Lemari penyimpanan arsip
c. Map
d. Stempel pengendalian
e. Buku ekspedisi
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
1. Kerahasiaan dokumen
2. Proses perubahan
3. Penerbitan
4. Distribusi
5. Sirkulasi

B. METODE
1. Pencatatan
2. Distribusi
3. Penarikan

C. LANGKAH KEGIATAN
1. Identifikasi Penyusunan /perubahan dokumen
Dilakukan pada tahap self assesment dalam pendampingan Akreditasi.Hasil self
assesment dapat digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai
standar akreditasi yang sudah ada di Puskesmas.Bila dokumen sudah ada ,dapat
diidentifikasi dokumen tersebut masih efektif atau tidak.

2. Penyusunan Dokumen
Kasubag Tata Usaha di Puskesmas dan Penanggung jawab UKM dan UKP
bertanggung jawab terhadap pelaksannan identifikasi/perubahan serta penyusunan
dokumen.Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim Mutu/tim
Akreditasi Puskesmas dengan mekanisme sebagai berikut:

A. KEBIJAKAN
KebijakanadalahPeraturan/SuratKeputusan yang ditetapkanolehKepala UPTD
Puskesmas Kerek yang merupakangarisbesar yang
bersifatmengikatdanwajibdilaksanakanolehpenanggungjawabmaupunpelaksana.Berd
asarkankebijakantersebut, disusunpedoman/panduandanstandaroperasionalprosedur
(SOP) yang memberikankejelasanlangkah-langkahdalampelaksanaankegiatan di
Puskesmas.
PenyusunanPeraturan/SuratKeputusantersebutharusdidasarkanpadaperaturanper
undangan, baikUndang-undang, PeraturanPemerintah, PeraturanPresiden, Peraturan
Daerah, PeraturanKepala Daerah, PeraturanMenteridanpedoman-pedomanteknis
yang berlakuseperti yang ditetapkanolehKementerianKesehatan,
KementerianDalamNegeri, DinasKesehatanProvinsi, danDinasKesehatanKabupaten
 Peraturan/SuratKeputusanKepalaPuskesmasdapatdituangkandalampasal-
pasaldalamkeputusantersebut, ataumerupakanlampirandariperaturan/keputusan.
Format Peraturan/SuratKeputusandisesuaikandenganPeraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah. Contoh
Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas terlampir.

B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

1. StandarOperasionalProsedur (SOP) adalahserangkaianinstruksitertulis yang
dibakukanmengenaiberbagai proses penyelenggaraanaktivitasorganisasi,
bagaimanadankapanharusdilakukandimanadanolehsiapadilakukan

2. TujuanPenyusunan SOP,
Agar berbagai proses kerjarutinterlaksanadenganefisien, efektif, konsisten/
seragamdanaman,
dalamrangkameningkatkanmutupelayananmelaluipemenuhanstandar yang
berlaku.

3. Manfaat SOP
a. MemenuhipersyaratanstandarpelayananPuskesmas
b. Mendokumentasilangkah-langkahkegiatan
c. MemastikanstafPuskesmasmemahamibagaimanamelaksanakanpekerjaannya.
Contoh :
SOP Pemberianinformasi, SOP Pemasanganinfus,
SOPPemindahanpasiendaritempattidurkekeretadorong

4. Format SOP
Format Baku SOPmengacu Pedoman PenyusunanDokumen Akreditasi UPTD
PUSKESMAS KEREK.

Format SOP Puskesmas sebagaiberikut :

a. Kop SOP Puskesmas
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tanggal Terbit :
SOP Halaman : 1/1

Nama Tanda tangan kepala puskesmas Nama

Puskesmas KaPuskesmas
NIP
 Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua tanpa
menyertakan kop Komponen SOP

b. Komponen SOP
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur/ Langkah-
langkah
6. Diagram Alir
(jikadibutuhkan)
7. Unit terkait
8. Rekaman Historis
Perubahan No Yang Isi perubahan Tanggal mulai
diubah diberlakukan

 Penjelasan :
Penulisan SOP yang harustetapdidalamtabel/kotakadalah
:namaPuskesmasdan logo, judul SOP, nomordokumen,
tanggalterbitdantandatanganKepalaPuskesmas, sedangkanuntukpengertian,
tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkaitbolehtidakdiberi
table/kotak.

c. PetunjukPengisian SOP
1) Logo
Logoyangdipakaiadalah logo Pemerintah Kabupaten Tuban,
danlambingPuskesmas.

2) Kotak Heading diisisebagaiberikut :

a) Headinghanya dicetak halaman pertama
b) Kotak UPTD PUSKESMAS KEREK diberi logo Puskesmasdan Logo
pemerintahdaerah.
c) KotakJuduldiberiJudul /nama SOP sesuai proses kerjanya.
d) No. Dokumen: diisisesuaidenganketentuanpenomeran yang berlaku di
Puskesmas/UPTD PUSKESMAS KEREK yang bersangkutan,
dibuatsistematis agar adakeseragaman.
e) No. Revisi :diisidengan status revisi, dapatmenggunakanhuruf. Contoh
:dokumenbarudiberihuruf A, dokumenrevisipertamadiberihuruf B
danseterusnya. Tetapidapatjugadenganangka,
 misalnyauntukdokumenbarudapatdiberinomor 0,
sedangkandokumenrevisipertamadiberinomor 1, danseterusnya.
f) Halaman :diisinomorhalamandenganmencantumkanjuga total
halamanuntuk SOP tersebut. misalnya: halamanpertama : 1/5,
halamankedua: 2/5, halamanterakhir : 5/5.
g) Tanggalterbit :
diberitanggalsesuaitanggalterbitnyaatautanggaldiberlakukannya SOP
tersebut
h) DitetapkanKepala UPTD PUSKESMAS KEREK:
diberitandatanganKepala UPTD PUSKESMAS KEREK
dannamajelasnya.

3) Isi SOP
Isi dari SOP setidaknyaadalahsebagaiberikut:
a) Pengertian: diisidefinisijudul SOP,
danberisipenjelasandanataudefinisitentangistilah yang
mungkinsulitdipahamiataumenyebabkansalahpengertian/menimbulkan
multi persepsi
b) Tujuan: berisitujuanpelaksanaan SOP secaraspesifik. Kata kunci : “
Sebagaiacuanpetugas dalam penerapanlangkah-langkahuntuk ……”
c) Kebijakan: berisikebijakanKepala UPTD PUSKESMAS KEREK yang
menjadidasardibuatnya SOP.
d) Referensi:berisidokumeneksternalsebagaiacuanpenyusunan SOP,
biasberbentukbuku, peraturanperundang-undangan, ataupunbentuk lain
sebagaibahanpustaka.
e) Prosedur/langkah-langkah: bagianinimerupakanbagianutama yang
menguraikanlangkah-langkahkegiatanuntukmenyelesaikan proses
kerjatertentu.
f) Unit terkait :berisi unit-unit yang terkaitdanatauprosedurterkaitdalam
proses kerjatersebut.
Dari keenamisi SOP sebagaimanadiuraikan di atas,
dapatditambahkanantara lain: baganalir, dokumenterkait.
g) Diagram Alir/ baganalir (Flow Chart):
Didalampenyusunanprosedurmaupuninstruksikerjasebaiknyadalamlangk
ah-langkahkegiatandilengkapidengan diagram
alir/baganaliruntukmemudahkandalampemahamanlangkah-langkahnya.
Adapunbaganalirsecaragarisbesardibagimenjadiduamacam, yaitu
diagram alirmakrodan diagram alirmikro.
(1) Diagram alirmakro, menunjukkankegiatan-
kegiatansecaragarisbesardari proses yang inginkitatingkatkan,
hanyamengenalsatu symbol, yaitu simbol balok:

(2) Diagram alirmikro, menunjukkanrinciankegiatan-

kegiatandaritiaptahapan diagram makro,
bentuksimbulsebagaiberikut:

o Awalkegiatan:

o Akhirkegiatan:

o Simbol Keputusan:

? Ya

Tidak

o Penghubung :

o Dokumen :

o Arsip :
 d. Syaratpenyusunan SOP :
1) Perluditekankanbahwa SOP harusditulisolehmereka yang
melakukanpekerjaantersebutatauoleh unit kerjatersebut. Tim ataupanitia
yang ditunjukolehKepalaPuskesmas/UPTD PUSKESMAS KEREK
hanyauntukmenanggapidanmengkoreksi SOP tersebut. Hal
tersebutsangatlahpenting, karenakomitmenterhadappelaksanaan SOP
hanyadiperolehdenganadanyaketerlibatanpersonel/unit
kerjadalampenyusunan SOP.
2) SOP harusmerupakanflow charting darisuatukegiatan. Pelaksanaatau unit
kerja agar mencatat proses kegiatandanmembuatalurnyakemudian Tim
Mutudimintamemberikantanggapan.
3) Di dalam SOP harusdapatdikenalidenganjelassiapamelakukanapa, dimana,
kapan, danmengapa.
4) SOP janganmenggunakankalimatmajemuk. Subjek, predikatdanobjek SOP
harusjelas.
5) SOPharusmenggunakankalimatperintah/instruksibagipelaksanadenganbaha
sa yang dikenalpemakai.
6) SOP harusjelas, ringkas, danmudahdilaksanakan. Untuk SOP
pelayananpasienmakaharusmemperhatikanaspekkeselamatan,
keamanandankenyamananpasien. Untuk SOP
profesiharusmengacukepadastandarprofesi, standarpelayanan,
mengikutiperkembanganIlmuPengetahuandanTeknologi (IPTEK) kesehatan,
danmemperhatikanaspekkeselamatanpasien.
Contoh SOP terlampir.

C. PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN

Kerangkaacuandisuseuntuk program ataukegiatan yang akandilakukanoleh
UPTD PUSKESMAS KEREK. Program/kegiatan yang
dibuatkerangkaacuanadalahsesuaidenganStandarAkreditasi, antara lain: Program
Pengembangan SDM, Program PeningkatanMutuPuskesmas Dan
KeselamatanPasien, Program PencegahanBencana, Program
PencegahanKebakaran, kegiatanpelatihantriasegawatdaruratdansebagainya.

Dalammenyusunkerangkaacuanharusjelastujuandankegiatan-kegiatan yang
akandilakukandalammencapaitujuan.Tujuandibedakanatastujuanumum yang
merupakantujuansecaragarisbesardarikeseluruhan program/kegiatan,
dantujuankhusus yang merupakantujuandaritiap-tiapkegiatan yang
akandilakukan.Dalamkerangkaacuanharusdijelaskanbagaimanacaramelaksanaka
nkegiatan agar tujuantercapai, denganpenjadualan yang jelas,
danevaluasisertapelaporan.

Sistematika KerangkaAcuanmenggunakan format sebagaiberikut:

1) Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang
masih terkait dengan upaya/ kegiatan.
2) Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
3) Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara
rinci.
4) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena
itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
5) Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan
membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain
6) Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .
Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
a. Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok
ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan
strategi dan kegiatan yang spesifik.
b. Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus
ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi
untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan)
 harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut
dilaksanakan.
c. Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak.
d. Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil
yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap
pelayanan rawat inap sebesar 50%
e. Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya
kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat
sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi
dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun
anggaran di Puskesmas.
7) Jadual pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap
rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk
bagan Gantt.

8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut
akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga
apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan
jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu
Program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka
acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan
kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus
dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara
bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus
dibuat dan ditujukan kepada siapa.
9) Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan
adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan
harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
 Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana
melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
Jikadiperlukan, dapatditambahkanbutir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi
tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran.
Kerangka acuan ditandatangani penanggung jawab dan Kepala UPTD
Puskesmas. Contoh Kerangka Acuan Kegiatan terlampir.

D. MONITORING
Contoh format monitoring.
NO Hasil Monitoring Analisa RTL

E. EVALUASI
Contoh format evaluasi
No Kegitan Target Capaian Kesenjangan Analisa RTL

F. RENCANA TINDAK LANJUT

Contoh format Rencana Tindak Lanjut terlampir.
N Kegiatan Tujuan Sasaran Penangg Pelaksa Waktu Lokasi Indikator
o ung na kegiatan keberhasilan
jawab
 G. TINDAK LANJUT
Contoh format Tindak Lanjut terlampir.
N Kegiatan Tujuan Sasaran Penangg Pelaksana Wak Lokasi Capaian
o ung tu kegiatan kegiatan
jawab

H. EVALUASI TINDAK LANJUT

Contoh format Evaluasi Tindak Lanjut terlampir.

No Kegiatan Permasalahn Solusi/inovasi Keterangan

Untuk format Monitoring dan Evaluasi, Rencana tindak Lanjut, Tindak Lanjut dan Evaluasi
Tindak Lanjut menyesuaikan dengan kebutuhan program.

3. Pengesahan dokumen
Dokumen disahkan oleh kepala puskesmas Kerek
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu di lakukan
sosialisasi dokumen tersebut ,khusu bagi SOP bila rumit maka untuk melaksanakna
SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
5. Pencatatan dokumen , distribusi dan penarikan dokumen
Kepala Puskesmas Kerek menunjuk salah satu tim mutu /tim akreditasi sebagai
petugas Pengendali dokumen.
Petugas tersebut bertanggung jawab atas:
a. Penomeran Dokumen
1) Tata cara penomeran Dokumen
Penomeran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen dengan ketentuan :
a) Semua dokumen harus di beri nomor,
b) Puskesmas membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan
tata naskah yang di jadikan pedoman ,
c) Pemberian nomor mengikuti tata naskah puskesmas atau ketentuan
penomeran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sisten digit ).

d) Pemberian nomor dilakukan secara ter pusat

Contoh Penomeran:
SK:440/ ……( nomor urut agenda SK)/KPTS/414.103.028/2017
SOP: …../ SOP/ …(bulan)/2017
KAK: …../KAK/…..(bulan)/2017
KAP:…../KAP/……(bulan)/2017
b. Pencatatan dalam daftar Dokumen Eksternal atau Internal
c. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel
 Tata cara Pengendalian dokumen dengan stempel:
 Stempel dengan tulisan “ INDUK” untuk dokumen terbitan baru.
 Stempel dengan tulisan “TERKENDALI” untuk dokumen copy/salinan
resmi yang dikendalikan lalu di beri nomor pada nomor salinan yang sesuai
dengan daftar distribusi
 Stempel dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” untuk dokumen yang tidak
dikendalikan .
 Stempel dengan tulisan “KADALUARSA” untuk dokumen asli yang sudah
tidak berlaku lagi (kadaluarsa)
 Tata cara pendistribusian dokumen :
 Harus memakai ekspedisi dan atau formulir tanda terima
 Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tapi juga bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.

e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta
mengisi format usulan penambahan /penarikan dokumen.
 f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan
sempel “KADALUARSA” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selam 2
tahun .
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu telah di tetapkan.
6. Tata cara penyimpanan Dokumen :
a. Dokumen asli ( master dokumen yang sudah di nomeri dan sudah di tanda
tangani)agar di simpan di sekretariat Tim akreditasi Puskesmas kerek
.penyimpanan dokumen asli harus rapi ,sesuai metode pengarsipan sehingga
mudah di cari kembali bila di perlukan.
b. Dokumen fotocopy di simpan di masing – masing unit upaya puskesma kerek
,dimana dokumen tersebut digunakan.Bila tidak berlaku lagi atau tidak di
pergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak
berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau bagian tata usaha sehingga di unit
kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku saja,namun untuk dokumen
yang asli agar tetap di simpan ,dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan
dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas Kerek.Dokumen di
unit upaya Puskesmas kerek harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat
,mudah di ambil dan mudah di baca oleh pelaksana.
7. Penataan dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas Kerek
dikelompokkan masing-masing bab /kelompok pelayanan /UKM dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penilaian ,dan daftra secara berurutan.

8. Revisi atau Perubahan Dokumen

a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai pejabat
yang berwenang
b. setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen
terkini(untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)

BAB V
LOGISTIK

Untuk mendukung proses penyususnan dan pengendalian dokumen di UPTD Puskesmas

Kerek maka disekretariat di sediakan :
 Stempel tulisan:’ INDUK”, “TERKENDALI”, “TIDAK” “TERKENDALI,dan “KADALUARSA”
 Map dan lemari untuk penyimpanan dokumen per bab .
  Buku ekspedisi pengendalian dokumen.

BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN

Penyusunan dan Pengendalian dokumen merupakan kegiatan atau tindakan

terkendalinya kerahasiaan dokumen ,proses perubahan, penerbitan, ,distribusi, dan sirkulasi
dokumen .
Penyusunan dan Pengendalian dokumen ini memberikan kegiatan bagi petugas di tata
usaha untuk tertib administrasi dalam pengelolaan dokumen di seluruh upaya UPTD Puskesmas
Kerek agar proses penyusunan ,pendistribusian dan penyimpanan dokumen berjalan dengan
baik sehingga tidak ada kekeliruan dan memudahkan pengambilan oleh seluruh petugas di
setiap unit upaya UPTD Puskesmas Kerek.

BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Penyusunan dan Pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan agar proses

administrasi di UPTD Puskesmas Kerek berjalan dengan baik dan mudah.Untuk melaksanakan
proses Penyusunan dan pengendalian dokumen dan rekan memang membutuhkan waktu dan
tenaga yang lebih, tetapi jika dokumen sudah dikendalikan maka akan mempermudah pekerjaan
petugas di tata usaha dan semua Unit upaya di Puskesmas dalam pencarian dokumen dan arsip
yang di butuhkan , sehingga akan mengurangi resiko kekeliruan dokumen dan mempercepat
pekerjaan.

BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
 Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem Penyusunan dan pengendalian mutu
yang disusun meliputi :
 Dokumen level 1 : Kebijakan
 Dokumen level 2 : Pedoman atau manual
 Dokumen level 3 : Standar prosedur operasional
 Dokumen level 4 : rekaman – rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan , pedoman ,dan prosedur.

BAB IX
PENUTUP

Pedoman internal Penyusunan dan pengendalian dokumen di UPTD Puskesmas kerek ini
di harapkan dapat di gunakan sebagai salahsatu pegangan dalam Penyusunan dan
pengendalian dokumen disemua unit upaya di UPTD puskesmas kerek .Sehingga proses
Penyusunan dan pengendalian dokumen di Puskesmas bisa lebih mudah di lakukan sehingga
semua dokumen dapat tertata dengan rapi dan lebih mudah di cari jika di butuhkan.