Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk
jangka waktu tertentu.

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang
berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:

In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani

perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk
mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan
perusahaan.

Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang

mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera
mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya,
seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan.

Persiapan perjalanan bisnis meliputi:

Persiapan rencana perjalanan bisnis.

Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

Persiapan tranportasi dan akomodasi.

Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).

Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan
informasi tentang:

Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai
keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.

Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.

Customs regulations (peraturankepabeanan.

Baggage (bagasi).

Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.

Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:

Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.

Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan
kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.

Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).

Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:

Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang
tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines(perusahaan maskapai penerbangan)
tersebut.

Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya
dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuatreservation (pemesanan). Tiket dapat
langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti
penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.

Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan
pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau
dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon,
sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.

Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat.
Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai
penerbangan yang bersangkutan.

Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal,exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat
kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan,
surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:

1. kartu tanda penduduk (KTP),

2. kartu keluarga (KK),
3. ijazah pendidikan terakhir,
4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
6. akta kelahiran,
7. surat tugas dari instansi terkait.
Macam-macam paspor:

Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor
hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor
imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor
untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke
luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk
pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu
tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu
paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat
tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang
akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku
paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabatUnited Nations (PBB) dan biasanya
mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna
merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

Macam-macam visa:

Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu
kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan
kembali ke negara tujuan.

Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia
visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila
hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi
dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.

Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan
dagang ke suatu negara.

Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan
suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik
internasional.

Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan
internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.

Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang
mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

Syarat-syarat mendapatkan visa:

Menunjukkan paspor yang masih berlaku.

Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau
dicap di paspor (exit permit).

Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.

Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.
Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers fundsdapat diperoleh dari bank dan
 dapat berupatravelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of
credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam
jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.

Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat
menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh
kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

Menyerahkan pas foto berwarna.

Istilah-istilah”

Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan
selama melaksanakan perjalanan bisnis.

Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah
besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal
yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.

Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit
tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun
ketika memerlukan uang tunai.

Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon,
faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk
memudahkan pengecekan.

Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front
office(resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki
hotel.

Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktucheck out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-
barang yang dibawa. Biasanya dalam prosescheck out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di
hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh
tamu yang belum dibayar.

Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap
dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti
makan minum dibayar langsung setelahnya (saatcheck out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit
permit, dan biaya health certificate.

Biaya transportasi, meliputi biaya transportpulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam
perjalanan bisnis.

Biaya akomodasi.

Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.

Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Biaya konsumsi.

Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus
berpedoman padatimetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan
dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan
bisnis:

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama
acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan).Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku
yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat
tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau
kapal laut).

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.

Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos
biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis),
pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang
yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.

Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

Jenis transportasi yang dipakai.

Tujuan perjalanan bisnis.

Kapan selesai/tiba kembali.

Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil
perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi
apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang
berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan
perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari
pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah
dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk
jangka waktu tertentu.

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat
kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucherpenginapan,
surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan
adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara
lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal

perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama
acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan).Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku
yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat
tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau
kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi
apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan
mobil, antara lain:
1) Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu
Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan
bisnis tersebut.

Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1) Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di
stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan,
mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan
bisnis tersebut.

Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara,
antara lain:

1) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan
bisnis tersebut.
7) Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8) Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan
transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi
pertemuan bisnis (bila diperlukan).

Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,

• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah
mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.

Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis
kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya
lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi
pimpinan.

Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar
lengkap tentang:

1) nama dan alamat biro-biro perjalanan,

2) nama-nama maskapai penerbangan,
3) jadwal perjalanan kereta api.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.

Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos
biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis),
pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang
yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.

Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

Jenis transportasi yang dipakai.

Tujuan perjalanan bisnis.

Kapan selesai/tiba kembali.

Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang
mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama
perjalanan bisnis pimpinan.

Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit
permit, dan biaya health certificate.

Biaya transportasi, meliputi biaya transportpulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam
perjalanan bisnis.

Biaya akomodasi.

Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.

Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

Biaya konsumsi.

Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan
kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon,
faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk
memudahkan pengecekan.

Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front
office(resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki
hotel.

Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktucheck out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari
terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-
barang yang dibawa. Biasanya dalam prosescheck out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di
hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh
tamu yang belum dibayar.

Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap
dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti
makan minum dibayar langsung setelahnya (saatcheck out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.