TERTIB ADMINISTRASI SURAT

KELUAR

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tgl Terbit :
Halaman :
Puskesmas Poriaha dr.Naroi Putr Munthe
19790618 200903 1 001

1. Pengertian Pengarsipan yang dimaksud adalah pengarsipan surat yang berada di

lingkungan Puskesmas Poriaha baik surat masuk maupun surat keluar.
Surat masuk maupun surat keluar dalam pengarsipan dapat
dikelompokkan ke beberapa jenis surat antara lain yaitu:
a. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan pendidikkan
(Surat PP).
b. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan kepegawaian
(Surat KP).
c. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan keuangan
(Surat KU).
d. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan dengan peminjaman
alat dan tempat (Surat LK).
e. Surat mengenai segala urusan yang bersangkutan mengundang personal
atau instansi dalam suatu kegitan (Surat TU).
3. Penomoran Surat Keluar
Dalam hal penomeran di Puskesamas Poriaha hanya mampu dalam
membuat penomoran surat keluar dan penomoran tersebut harus urut dan
sesuai jenis suratnya
seperti misalnya : 3126/PP/X/2017
Penomoran diatas menjelaskan bahwa :
- 123 menandakan nomor surat
- PP menandakan surat Keluar dari Puskesmas Poriaha
- X menandakan bulan Pada penomoran
- 2071 menandakan tahun pembuatan surat tersebut telah dibuat.
 4. Penyimpanan surat
Penyimpanan surat dapat dilakukan setelah proses pencatatan surat dalam
DPA (Daftar Pencarian Arsip). Surat – surat tersebut baik surat masuk
maupun keluardisimpan dalam satu box. Untuk setiap box hanya terdiri
dari satu jenis surat dalam didalam masing – masing box berisi surat
sesuai urutan DPA.
2. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengarsipan surat Puskesmas Poriaha
3. Kebijakan SK Pimpinan Puskesmas Poriaha nomor …………………..
Tentang Tertib Administrasi
4. Referensi 1. undang-undang Republik Indonesia nomor 30 tahun 2014 tentang tertib
administrasi Pemerintahan
2. peraturan menteri daam negeri republik Indonesia nomor 78 tahun
2012 tentang tata kearsipan di lingkungan kementrian dalam negeri
republik Indonesia
5. Alat dan Bahan - ATK
- Komputer
- Buku Agenda
6. Langkah- 1. Pembuatan Surat Keluar
langkah a. Pembuatan konsep surat
b. Persetujuan konsep surat dari pihak yang bertanggung jawab terhadap
surat tersebut
c. Dilakukan pengetikan surat oleh KTU atau staf tata usaha sebanyak
dua rangkap
d. Surat diberikan kepada pimpinan puskesmas untuk penandatanganan
dan di beri paraf untuk surat yang menjadi arsip
e. Tata usaha memberikan penomoran surat, Stempel dan mencatat di
buku agenda surat keluar
f. penulisan surat dan pemberian nomor surat disesuaikan jenis surat
yang sudah dikategorikan. Surat rutin sudah tersedia template surat
sehingga mempercepat proses pembuatan surat.
g. Surat disimpan dalam folder khusus dan dikelompokkan sesuai jenis
dan urutan surat yang telah dibuat.
2. Penulisan Ekspedisi Surat
Surat masuk dan surat keluar dapat diterima dan dikirim keluar oleh
Puskesmas Poriaha dengan bukti ekspedisi surat
7. Bagan Alir
8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit terkait Semua unit pelayanan /penanggung jawab program
10. Dokumen Dokumen eksternal
 Terkait
11. Rekaman
Histori
Perubahan