Memudahkan Penyusunan Spesifikasi dan Harga

Perkiraan Sendiri (HPS)

bppk.kemenkeu.go.id/id/publikasi/artikel/147-artikel-anggaran-dan-perbendaharaan/21120-
memudahkan-penyusunan-spesifikasi-dan-harga-perkiraan-sendiri-hps

Detail
Dibuat: Selasa, 12 Mei 2015 14:47

Ditulis oleh Nafsi Hartoyo

Ditulis oleh Nafsi Hartoyo

Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang

Abstraksi

Sebelum Pelelangan/Seleksi dilakukan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mempunyai

tugas antara lain membuat dan menetapkan Spesifikasi, Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
dan Draft Kontrak. Spesifikasi yang dihasilkan dapat dilakukan kaji ulang bersama
pengguna dan kelompok kerja Unit Layanan Pengadaan/Pokja ULP jika diperlukan dapat
dilibatkan tim teknis atau orang yang ahli pada bidang spesifikasi yang akan diadakan.
Sebagai rujukan PPK/Pokja ULP dan Pejabat Pengadaan dapat menggunakan aplikasi E-
Purchasing Peraturan LKPP No. 17 tahun 2012 adalah tata cara pembelian barang/jasa
secara cepat melalui sistem E-Catalogue sebagaimana diatur oleh Kepala LKPP No.14
Tahun 2012. Untuk nilai pengadaan barang/jasa lainnya s.d Rp.200 juta dapat dilakukan
pengadaan langsung dengan menyebut merk namun harus dilakukan klarifikasi teknis
dan negosiasi kewajaran harga dan diatas nilai Rp. 200 juta dilarang menyebut merk
kecuali apabila melalui penunjukan langsung boleh menyebut merk karena tidak ada
kompetensi.

Penyusunan HPS dikalkuklasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat

dipertanggungjawabkan dan HPS disusun dari harga pasar maka dalam membuat HPS
perlu dilakukan survey dari sumber-sumber yang mendekati kondisi real. Harga pasar
adalah harga jual yang sudah termasuk keuntungan kecuali bila harga tersebut
merupakan harga dasar dari penjual yang belum termasuk keuntungan maka dapat
ditambahkan keuntungan. Permasalahan yang terjadi banyak pelelangan
barang/pekerjaan kontruksi/jasa lainnya mengalami kegagalan dan waktu lebih lama
karena ketidaktepatan PPK membuat HPS, demikian juga untuk Seleksi jasa konsultansi
apabila PPK tidak berkompeten atau tidak memiliki waktu dalam pembuatan HPS maka
dapat meminta jasa dari konsultan dan hasilnya direview/update hasilnya tetap
dirahasiakan oleh PPK/Pokja ULP agar seleksi dapat berjalan dengan kompetetitif. Untuk

1/7
memudahkan pekerjaan PPK dalam membuat spesifikasi dan HPS dibawah ini penulis
mencoba melayangkan gagasan/ide sederha membawa manfaat dan sedikit menambah
wawasan bagi yang membutuhkan.

Kata kunci : Penyusunan Spesifikasi dan HPS

A. PENDAHULUAN

Perkembangan dunia bisnis akhir-akhir ini menunjukkan bahwa membeli barang/jasa

dengan berpedoman yang paling murah belum tentu efisien, bila kemudian terbukti
biaya operasi dan pemeliharaan barang/jasa tersebut sangat tinggi. Atas dasar itu,
penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan mampu menghasilkan barang/jasa
yang tepat dalam jumlah, mutu, harga, waktu, lokasi dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sebagaimana yang diamanatkan pada Peraturan Presiden No.54 tahun 2010 dengan
perubahannya bahwa tugas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) tidak hanya dituntut
untuk mampu (competence), tetapi juga tidak melanggar peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Peran Spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam
mendorong pencapaian Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif,
transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat menentukan. Dalam banyak hal,
spesifikasi dan HPS juga berperan penting dalam membantu promosi dan mendorong
penggunaan produk Indonesia. Salah satu fungsi HPS adalah alat untuk menilai
kewajaran penawaran termasuk rinciannya dan sebagai dasar untuk menetapkan batas
tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa
lainnya dan pengadaan konsultansi

Kerangka pikir penyusunan HPS menurut teori diawali dengan 1) pemahaman umum
Spesifikasi dan HPS, dan 2) Spesifikasi yang harus tepat jumlah, mutu, waktu dan lokasi
yang selnjutnya 3) HPS metode pelaksanaan yang wajar dengan melakukan sample
harga dengan 4) tetap memegang prinsip pengadaan effisien, efektif dan akuntabel.

Dalam penyusunan HPS yang bersifat investasi/Barang sangat cocok digunakan untuk
analisa pemilihan pemasok pada pengadaan barang/ jasa yang biasa disebut dengan
analisa total biaya kepemilikan (total cost of ownership).Total Biaya Kepemilikan (total
cost of ownership) adalah seni untuk melakukan perkiraan biayasuatu barang/jasa yang
meliputi biaya pemilikan (total cost of acquisition) dan biaya operasi (operating costs)
.Yang dimaksud dengan biaya pemilikan (total cost of acquisition) adalah biaya yang
dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa (initial cost) dan biaya depresiasi.

B. PENYUSUNAN SPESIFIKASI DAN HPS

1. Menyusun Spesifikasi

2/7
Dalam spesifikasi barang/jasa (bahan ajar spesifikasi Teknis barang/jasa dan HPS. 2013
LKPP), tertuang beberapa informasi tentang hal-hal berikut ini :

a. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe,
ukuran, kinerja, dan sebagainya).

b. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.

c. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.

d. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.

e. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.

f. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus
dipersyaratkan.

g. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/jasa agar mampu
memasok dengan efektif.

h. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti
apa yang akan diberikan kepada Penyedia/jasa.

Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang tepat akan
berdampak serius pada :

a. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan
kegiatan organisasi tidak tersedia.

b. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat
kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

c. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang Negara (karena tidak
dipersyaratkan dalam spesifikasi).

d. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.

e. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan
kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.

f. Penyedia barang /jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan/atau

pelayanan purna jual.

Oleh karena itu dalam menyusun Spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok
(Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan
Tingkat Pelayanan.

3/7
Pada saat menyusun spesifikasi, pejabat pembuat komitmen dapat membuat standar
sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada (standar
eksternal).

Beberapa standar eksternal adalah :

(1) Standar Industri

(2) St andar Nasional

(3) Standar Regional

(4) Standar Internasional

Dalam kategori standar industri, PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu kepada
SNI. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi penyedia
barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna
barang/jasa.

PPK yang bertanggung jawab menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia
barang/jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen
pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang yang sangat
spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi.

Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan Pejabat Pembuat
Komitmen memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah ada
standarnya. Jika sampai dengan standar internasional tetap tidak didapatkan,
dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia barang/jasa, dalam hal
tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri.

2. Menyusun HPS

Dalam menyusun HPS, barang/jasa dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok

besar : Menyusun HPS Barang Produksi dan Menyusun HPS Barang Jadi. Barang jadi
adalah barang yang sudah tersedia di pasar dan bisa langsung digunakan oleh
pengguna barang/jasa. Contohnya : mobil, kertas, printer, dan sebagainya Barang
produksi adalah barang yang untuk dapat digunakan oleh pengguna barang/jasa harus
diproses terlebih dahulu. Termasuk dalam barang produksi adalah jasa konsultansi, jasa
lainnya, dan jasa konstruksi.

Langkah analisis pasar perlu dilakukan agar Penyusun HPS dapat memilih memilih level
penyedia barang /jasa yang tepat , dan juga memperhitungkan tingkat persaingan di
pasar pada level penyedia barang/ jasa yang sudah dipilihnya.

Selanjutnya, untuk memudahkan teknik perhitungan HPS dapat dilakukan dengan

menghitung HPS Barang yang sudah tersedia di pasar dan barang/jasa hasil proses
produksi.

4/7
Untuk menghitung HPS barang yang sudah tersedia di pasar, tersedia dua pilihan
pendekatan: Rumus dan Teknik Perkiraan Biaya. Pendekatan pertama merupakan
pendekatan yang dianjurkan karena lebih mendekati harga sebenarnya yang terjadi di
pasar bila sampel harga diperoleh paling lambat 28 hari sebelum pemasukan
penawaran. Pendekatan kedua boleh dipilih bila data yang tersedia untuk melakukan
pendekatan rumus tidak cukup tersedia Menghitung HPS barang/jasa yang melalui
proses produksi dikenal dua pendekatan : pendekatan rumus dan pendekatan analisa
harga satuan.

Pada perhitungan barang/jasa dari proses produksi, perlu dikenali beberapa istilah yang
sering digunakan sebagai jenis biaya suatu barang/jasa :

a) Biaya tetap dan biaya variabel.

b) Biaya langsung dan biaya tidak langsung.

c) Biaya overhead.

Biaya Tetap adalah biaya yang besarnya tidak tergantung dengan banyak sedikitnya
barang/ jasa yang di produksi. Sedangkan biaya variabel adalah biaya yang besarnya
tergantung pada banyak sedikitnya barang/jasa yang di produksi.

Adapun yang dimaksud dengan biaya langsung adalah biaya yang langsung terkait
dengan proses pembuatan barang/jasa. Sedangkan biaya tidak langsung adalah biaya
yang tidak langsung terkait dengan proses pembuatan barang/jasa.

Biaya Overhead merupakan biaya yang tidak bisa langsung digolongkan dengan biaya
langsung dan biaya tidak langsung, ataupun biaya tetap dan biaya variabel. Contoh biaya
overhead adalah biaya untuk jasa akuntan perusahaan, biaya asuransi, biaya bunga,
biaya untuk aspek hukum dan perijinan, biaya untuk ATK, biaya telepon dan sebagainya.

Untuk mendalami teknik penyusunan Spesifikasi dan HPS dengan baik dan benar
disertai dengan contoh-contoh sederhana/praktis disarankan para Pejabat Pembuat
Komitmen dapat mengikuti diklat-diklat penyegaran PPK di Pusdiklat Anggaran dan
Perbendaharaan BPPK atau di Balai-Balai Diklat Keuangan yang tersebar di Indonesia.

3. Penggunan matriks memudahkan penyusunan Spesifikasi dan HPS

Untuk mempermudah dalam penyusunan Spesifikasi dan HPS yang harus dipersiapkan
oleh PPK, dibawah ini dapat dipergunakan referensi dalam pelaksanaan tugas dan
fungsi.

5/7
6/7
Daftar Pustaka

Peraturan Presiden No.54 tahun 2010 denga perubahannya

Bahan Ajar LKPP, Spesifikasi Teknis Barang/Jasa dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS,
bahan ajar LKPP, 2013 diklat pejabat Pembuat Komitmen (DTSS)
Memahami Spesifikasi. HPS dan Kerugian Negara, 2013, Mudjisantoso, CV.Primaprint

7/7