ADVERTISEMENT

Apa yang dimaksud dengan IT Portfolio Management?

manajemen_investasi

Gista Agt '17

Gista Ratna

IT Portfolio Management (ITPM) adalah

“Kombinasi dari berbagai tool dan metode yang digunakan untuk mengukur, mengontrol, dan
meningkatkann return dari investasi IT dan pengeluaran perusahaan pada umumnya untuk
memenuhi tujuan-tujuan bisnis tanpa melebihi sumber daya yang telah tersedia atau melebihi batas
lain”

Apa yang dimaksud dengan IT Portfolio Management ?

Gamalhd Agt '17

Gamal Hadi

Manajemen proyek TI adalah hal yang penting. Terutama ketika sumber daya dibatasi dan tujuan
bisnis cenderung berubah. Diperlukan sistem yang tepat sehingga manajer bisa menyelaraskan
proyek dan sumber daya untuk tujuan strategis.
Sistem manajemen proyek TI yang hanya memonitor kemajuan dan laporan saja tidak cukup.
Diperlukan alat pendukung keputusan yang tepat untuk memprioritaskan dalam permintaan secara
efektif, memilihproyek yang tepatdan mengelolaportofolioproyek TI dalam bisnis (Pri ing, 2009).

Sudah menjadi tugas CIO untuk merasionalisasikan pilihan investasi dan mampu mengelola
‘portofolio mix’ aset TI untuk mengoptimalkan nilai bisnis perusahan.

Informasi yang harus diketahui oleh CIO adalah sebagai berikut (Urusov, 2005) :

1. Status dan nilai Aktiva lancer (perangkat keras, perangkat lunak, dan orang-orang).
2. Aset yang kurang bermanfaat
3. Aset yang memiliki nilai penurunan.
4. Aset yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan nilai.
5. Program dan status Proyek, jadwal dan ketergantungan.
6. Risiko, manfaat dan dampak biaya dari semua program dan proyek yang sedang
dipertimbangkan dan sedang berlangsung.

Oleh karena itu, seorang CIO harus mengadopsi metodologi manajemen portofolio dimana
memungkinkan kategorisasi dapat dilaksanakan dengan efektif dan e sien untuk semua aset TI
(termasuk aset manusia).

Proses manajemen portofolio harus memberikan data analitis yang cukup untuk mendukung
prioritas sarana dan urutan pengembangan dan pemanfaatan aset TI. Manajemen portofolio harus
ditetapkan pada sebuah kerangka kerja berbasis toolset yang menyediakan analisa peng-ambilan
keputusan untuk menyeimbangkan risiko investasi dan biaya dengan nilai bisnis.

Toolset diperlukan agar CIO dapat mengartikulasikan dengan jelas timbal balik manfaat risiko bisnis
yang relevan dan memastikan proyek didanai dengan tepat, pada saat yang tepat, dan pada tingkat
investasi yang tepat.

Didalam Portofolio Manajemen Proyek TI, yang dilakukan adalah meportofolio investasi. Tujuan
dilakukannya portofolio TI adalah untuk memaksimalkan keuntungan dari sumber daya yang
terbatas pada tingkat risiko yang dapat diterima dan terukur.

Manajemen portofolio proyek terbentuk dari unsur-unsur berikut (Calderini et al., 2005) :

memberikan pandangan terpusat dari semua proyek dalam sebuah organisasi,

memungkinkan analisis keuangan dan risiko proyek,
pemodelan ketergantungan diantara proyek,
penggabungan kendala sumber daya antar proyek,
memungkinkan seleksi dan prioritas proyek,
memastikan akuntabilitas dan tata kelola ditingkat porto folio,
memungkinkan untuk optimasi porto folio
memberikan dukungan dalam bentuk suatu proses standar .

Fase-fase utama dari proses manajemen portofolio proyek dapat dibagi menjadi sepuluh “langkah”
logis. Namun, sebelum proses dawali, harus diiliki pemahaman yang jelas dari dua bidang
mendasar, yaitu (Wideman,2007):

Memahami sifat dan tingkat pekerjaan yang ingin dikelola sebagai portofolio.
 Setelah ini dide nisikan baru akan terbentuk ruang lingkup porto folio.

Sepuluh langkah yang harus dipertimbangkan dalam proses manajemen portofolio adalah sebagai
berikut:

1. Setup portofolio dan kategorisasi,

2. Mengidenti kasi kebutuhan dan peluang,
3. Mengevaluasi pilihan
4. Pilih pekerjaan,
5. Prioritaskan bekerja,
6. Keseimbangan dan mengoptimalkan portofolio,
7. Otorisasi pekerjaan,
8. Merencanakan dan melaksanakan pekerjaan,
9. Laporan mengenai status portofolio,
10. Meningkatkan portofolio.

Proses manajemen Portofolio Proyek TI terdiri dari serangkaian kegiatan yang terdiri dari tugas
yang saling terkait. Seperti yang disarankan oleh (Project Management Institute, 2006), kegiatan
dilaksanakan di tiga subproses:

Kegiatan berkontribusi terhadap keselarasan strategis

Kegiatan yang termasuk dalam proyek itu sendiri dan
Kegiatan yang diperlukan untuk memantau dan mengontrol portofolio.

Kegiatan tersebut dijelaskan dalam Tabel dibawah ini

Sub Proses Akti tas Tujuan

Proses
Buat da ar up-to-date dari yang sedang berlangsung
penyelarasan Identi kasi
dankomponenbaru yang akandikelola melalui manajemen portofolio.
kelompok
Grup mengidenti kasi komponen ke dalam kelompok-kelompok
bisnis yang relevan dimana seperangkat lter keputusan dan kriteria
Kategori
dapat diterapkan untuk evaluasi, prioritas pemilihan, dan
keseimbangan.
Kumpulkan semua informasi untuk mengevaluasi komponen, dengan
Evaluasi
tujuanmembandingkannya agar memudahkan proses seleksi.
Menghasilkan da ar singkat komponen berdasarkan rekomendasi
Seleksi
evaluasi dan kriteria seleksi organisasi.
Ranking komponen dalam masing-masing kategori strategis atau
Prioritas pendanaan, waktu investasi atau resiko terhadap pro l kriteria yang
ditetapkan.
Kembangkan komponen portofolio gabungan yang mempersyaratkan
Patokan
potensi terbesar, secara kolektif mendukung inisiatif strategis
Portofolio
organisasi dan dalam rangka mencapai tujuan strategis.
 Sub Proses Akti tas Tujuan
Secara formal mengalokasikan sumber daya keuangan dan manusia
yang dibutuhkan untuk pengembangan kasus bisnis atau menjalankan
Otorisasi
komponen yang dipilih dan secara resmi mengkomunikasikan
keputusan portofolio.
Mengembangkan kasus bisnis atau menjalankan komponen yang
dipilih menggunakan berbabagi langkah metodologi manajemen
Eksekusi
Proses proyek yang dide nisikan dan disusun untuk memungkinkan
proyek dan
Komponen pemilihan dan menyeimbangkan portofolio pada fase transisi. Selain
pelaporan
itu, pendekatan manajemen proyek harus disesuaikan dengan pro l
risikoproyek (McFarlan, 1981).
Laporan Kumpulkan indikator kinerja, menyediakan, dan meninjau portofolio
dan review sesuai pada frekuensi yang telah ditentukan, untuk memastikan
portpolio keselarasan strategi organisasi dan pemanfaatan sumber daya efektif.
Proses
pemantauan
Perubahan Memungkinkan proses manajemen portofolio untukmerespon
dan
strategi perubahan strategi.
pengendalian
kelompok

Berdasarkan ketiga sub proses yang ada, redesain manajemen portofolio proyek TI dijelaskan dalam
kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1.Identi kasi dan Kategorisasi

Tahap identi kasi dipicu oleh munculnya kebutuhan bisnis, misalnya pengebangan layanan baru,
integrasi sistem, penggantian solusi, dan lain-lain. Ini diformalkan dalam dokumen yang bernama
Change Request (CR) untuk tim TI yang ditugaskan sesuai dengan keahlian mereka.

Untuk menyelaraskan portofolio dengan strategi bisnis, diusulkan untuk mendeteksi dan
mengevaluasi proyekproyek potensial dengan menggunakan pendekatan berdasarkan Balanced
Scorecard (BSc) dan Strategy Maps yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton (2000).

Strategy Maps dibangun untuk setiap Strategic Business Unit (SBU) dan ini digunakan untuk
menyaring proyek potensial tergantung pada kontribusi mereka terhadap tujuan strategis
perusahaan.

2. Evaluasi

Evaluasi, mende nisikan harapan dan pengukuran kinerja. IT PPM adalah alat pengelolaan yang
baik serta pendekatan control rekon gurasi diusulkan dalam proses.
Di perusahaan TI pendekatan tata kelola didasarkan pada kepercayaan. Berdasarkan pengamatan
dan diskusi dengan tim TI, diputuskan untuk tidak meminta pelanggan untuk menyediakan angka-
angka keuangan yang mencerminkan nilai proyek melainkan menilai dampak proyek sehubungan
perubahan proses bisnis, seperti yang disarankan (Applegate, 2005).

3. Prioritas dan Seleksi

Prioritas dan Seleksi, Proyek yang dipilih berdasarkan perkiraan"politik" keuangan dan pentingnya
permintaan klien.

Prioritas ditetapkan berdasarkan perbandingan proyek-proyek yang sedang berjalan dan potensi
lainnya. Pemilihan proyek sesuai dengan kontribusi global dalam mencapai tujuan bisnis bersama
perspektif BSc.

Pemilihan ini dibuat berdasarkan kemungkinan paling cocok antara identi kasi himpunan proyek
dan lingkup kontribusinya dalam hal faktor keberhasilan bisnis. Diusulkan untuk memprioritaskan
proyek-proyek berdasarkan dampak dan risiko.

Skor proyek diberi bobot sesuai dengan criteria yang mencerminkan orientasi strategis dari SBU.

4. Otorisasi dan keseimbangan Portofolio

Keseimbangan portofolio berfokus pada ketersediaan sumber daya (tenaga kerja, keahlian,
infrastruktur teknis) dan optimalisasi beban kerja. Keseimbangan portofolio adalah fase kritis
terhadap menciptakan nilai tambah (McFarlan, 1981).

Komponen Model Manajemen Portofolio

Model manajemen portofolio mempunyai komponen-komponen sebagai berikut :

Departemen TI : Organisasi terdiri dari karyawan perorangan dan atau tim pengembang.
Sponsor Bisnis: pengguna bisnis internal atau eksternal yang menyediakan pembiayaan atau
mensponsori proyek TI.
Dukungan Unit Eksternal: internal atau eksternal organisasi non TI yang menyediakan segala
bentuk dukungan untuk proyek TI
Infrastruktur perangkat keras: kelompok perangkat keras yang mendukung Infrastruktur
proyek TI.
Infrastruktur perangkat lunak: kombinasi dari modul perangkat lunak yang dibangun dan
dibeli untuk mendukung proyek TI.

Penggunaan Model Manajemen Portofolio

Dalam penelitiannya, (Urusov, 2005) menjelaskan bahwa model manajemen portofolio yang
menggunakan pendekata manajemen Portofolio TI merupakan proses yang kompleks. Oleh karena
itu, dalam pelaksanaannya harus memenuhi persyaratan-persyaratan berikut :

1. Memiliki kontrol penuh atas persediaan sumber daya,

2. Mengetahui di mana risiko dan hambatan,
3. Menentukan proyek dan kemitraan yang paling menguntungkan dalam jangka panjang,
 4. Mampu menentukan strategi organisasi berdasarkan catatan prestasi masa lalu.

Penggunaan model ini juga memungkinkan para pengguna untuk

Dapat mengidenti kasi proyek TI yang berisiko tinggi, seperti proyek penting yang berada
dalam keadaan kritis karena kehabisan waktu atau melebihi anggaran, kelebihan beban
infrastruktur, dan pengguna berungkali merasa tidak puas.
Mengumpulkan da ar proyek-proyek TI yang sudah dikerjakan. Hal ini berguna untuk
mendapatkan data proyek, mulai dari laporan resiko, hambatan hingga keuntungan.
Memungkinkan CIO untuk dapat mengalokasikan sumber daya yang ada ke proyek TI yang
menguntungkan

Sumber :

Herri Setiawan, Ashari SN, MANAJEMEN PORTOFOLIO SEBAGAI STRATEGI KEBERHASILAN

PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
ADVERTISEMENT

Terakreditasi
Mudah, murah, cepat

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, OHSAS

18001, ISO 22000, SMK3, ISO 27001,
HACCP, ISO 13485
qsicertification.com

BUKA

Aryadita Agt '17

Himawat Aryadita

Manajemen Portofolio Teknologi Informasi atau Information Technologi Portofolio Management

(ITPM) menyediakan sarana untuk memantau dan mengelola semua investasi Teknologi Informasi
didalam Organisasi sehingga manfaat, biaya dan risiko tiap-tiap investasi dapat dievaluasi. Dengan
dilakukannya evaluasi pada setiap investasi Teknologi Informasi, maka pimpinan dapat menentukan
apakah investasi tersebut berkontribusi secara signi kan terhadap kinerja organisasi atau tidak
(Schniederjans, Hamaki dan Schniederjans, 2004).

Didalam manajemen portofolio teknologi informasi, organisasi tidak melihat setiap proyek TI
secara terpisah, tetapi setiap proyek tersebut merupakan satu bagian yang utuh sesuai dengan
visi misi organisasi.

Menurut Maizlish dan Handler (2005), ITPM adalah sebuah kerangka kerja dan alat yang
menghasilkan korelasi positif antara jumlah dana yang diinvestasikan dalam TI dan peningkatan
produktivitas.
Sebaliknya, menurut Verhoef (2008) ITPM berfokus pada masalah pengelolaan nilai investas TI
untuk prsose bisnis organisasi.

Selanjutnya, ITPM akan memberikan pandangan yang menyeluruh terkait total Investasi TI dan
membantu pengeluaran organisasi di masa depan (Symons, et al., 2005).

Selain itu, ITPM dibutuhkan apabila sumber daya yang ada didalam perusahaan terbatas dan
manajer tidak secara bebas dapat melakukan investasi TI, walaupun menurutnya investasi TI yang
akan dilakukannya membawa lebih banyak manfaat bagi organisasi (Gliedman, 2002; Gliedman,
Leaver and Sedov, 2010). Batasan-batasan tersebut misalnya ; keuangan, sumber daya manusia,
sumber daya yang ada di sistem dan atau tantangan-tantangan bisnis lainnya.

Kondisi seperti itu pastinya terjadi di seluruh organisasi yang ada, karena tidak ada organisasi yang
mempunyai sumber daya yang tidak terbatas.

Dimensi ITPM

Dengan berkembangnya penggunaan teknologi informasi pada organisasi, konsep portofolio

manajemen-pun juga digunakan pada bidang Teknologi Informasi. Seperti halnya investasi
nansial, Investasi pada bidang Teknologi Informasi didalam sebuah organisasi dapat dipahami
bukan sebagai portofolio keuangan, melainkan sebagai Portofolio Teknologi Informasi yang berisi
investasi-investasi dengan tujuan manajemen yang berbeda, mulai dari level Operasional sampai
level strategis (Weill dan Broadbent, 1998; Schniederjans, dan Hamaker dan Schniederjans, 2004;
Maizlishand Handler, 2005; Cho dan Shaw, 2009).

Pada awal perkembangannya, Manajemen Portofolio Teknologi Informasi, investasi TI dipisahkan

sesuai dengan tujuan organisasi yang akan mereka capai. Dimensi-dimensi yang ada adalah sebagai
berikut :

Operasional, dibagi menjadi Produksi, logistik, persediaan, jual beli, akuntansi umum,
penggajian dan personil;
Kontrol Manajerial (Managerial Control): dibagi ke dalam anggaran, buku besar, aset dan
depresiasi, laporan keuangan, pelacakan proyek, analisis penjualan dan analisis keuntungan;
Perencanaan Strategis: terdiri dari database korporatif, analisis ekonomi, peramalan
teknologi, evaluasi produk baru, analisis akuisisi dan penggabungan, analisis pesaing dan
analisis pasar. ( Turner and Lucas’s 1985)

These managerial objectives were speci ed, derived and extended from research by Weill (1992) and
came to be referred to as: (i)
Transactional IT, (ii) Strategic IT, and (iii) Informational IT. The managerial objectives
or dimensions created form the basis and focus of interest for the present research. Note
that in the evolution of research, the nomenclature changed, with the operational part
becoming Transactional IT, managerial control Informational IT and strategic planning
IT Strategy. From this point on, the terminology used will be the latter, presented here.

Selanjutanya, Tujuan manajerial atau dimensi ini lebih dispesi kkan, diderivasi dan diperluas
menjadi : (i) Transaksional TI , (ii) Strategis TI, dan (iii) Informasi TI. Weill (1992)
Terdapat perubahan nomenklatur dimensi yang ada dimana bagian operasional dirubah menjadi
Transaksional TI, kontrol manajerial dirubah menjadi Informasi TI dan perencanaan strategis
dirubah menjadi Strategi TI.

Selanjutnya, dimensi-dimensi tersebut dilengkapi melalui penelitian yang dilakukan oleh Mirani
dan Lederer (1998), dimana :

Dimensi strategis : fokus pada bagaimana merubah produk yang dihasilkan oleh organisasi
atau bagaimana cara organisasi bersaing dengan para kompetitor yang ada.

Bersaing disini dapat dilakukan dengan cara meberikan keuntungan kepada pelanggan,
seperti misalnya memberikan produk yang kompetitif, melakukan penyelarasan produk, dan
peningkatan hubungan pelanggan;

Dimensi informasional : fokus pada penyediaan infrastruktur informasi dan komunikasi

untuk organisasi, dengan memberikan beberapa manfaat dalam hal akses, kualitas dan
eksibilitas informasi

Dimensi Transaksional : fokus pada manajemen operasional organisasi dan membantu

mengurangi biaya, sehingga dapat memberikan keuntungan dengan cara melakukan e siensi
pada komunikasi, pengembangan sistem dan proses bisnis.

Selanjutnya, yang dimulai oleh penelitian Broadbent dan Weill (1997) terdapat penambahan dimensi
baru yaitu dimensi Infrastruktur, sehingga terdapat empat dimensi dalam Manajemen Portofolio
Teknologi Informasi, yaitu ; Infratruktur, Transaksional, Informasional dan Strategis.

Berikut penjelasan tiap-tiap dimensi yang ada pada Manajemen Portofolio Teknologi Informasi,
menurut Weil dan Aral (2006).

Dimensi Infrastruktur Teknologi Informasi

Infrastruktur TI adalah dasar atau pondasi dari portofolio, dan sejak infrastruktur adalah dasar
dari kapabilitas TI, maka keahlian teknis dan manajerial sangat dibutuhkan dalam rangka
untuk memberikan layanan teknologi informasi yang andal.

Investasi pada infrastruktur ini dibagi ke seluruh layanan TI yang digunakan oleh aplikasi-
aplikasi yang ada didalam organisasi: misalnya server, jaringan, laptop dan database
pelanggan.

Infrastruktur yang ada akan memberikan manfaat terhadap organisasi, seperti melakukan
integrasi bisnis proses, meningkatkan eksibilitas proses bisnis dan meningkatkan
kemampuang proses bisnis, mengurangi biaya TI di setiap unit bisnis dan mengurangi biaya TI
dari waktu ke waktu dengan melakukan standardisasi.

Dimensi Transaksional Teknolog Informasi

Dimensi transaksional memproses dan melakukan otomatisasi transaksi-transaksi yang

berulang dan transaksi dasar pada organisasi.

Tujuannya adalah untuk memotong biaya dengan mengganti tenaga kerja dengan mesin, atau
bekerja dengan jumlah volume transaksi yang lebih besar dengan kecepatan yang lebih cepat
serta menurunkan biaya unit, atau meningkatkan produktivitas.
 Sistem transaksional dibangun dan bergantung pada kapasitas infrastruktur yang andal.

Dimensi Informasi Teknolog Informasi

Tingkatan portofolio TI lainnya adalah informasi, yang menyediakan informasi untuk

manajemen dan pimpinan organisasi.

Biasanya, hal ini mendukung manajemen kontrol, pengambilan keputusan, perencanaan,

komunikasi dan akuntansi.

Investasi yang dilakukan pada dimensi ini akan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
organisasi,misalnya keuangan, pelaporan kemajuan organisasi, kepatuhan organisas dan analisis
organisasi.

Hal ini akan memberikan manfaat seperti peningkatan kontrol didalam organisasi, kecerdasan yang
lebih baik, Integrasi yang lebih baik , kualitas informasi dan waktu siklus informasi yang lebih baik
pada organisasi.

Dimensi Informasi Teknolog Informasi

Pada tingkat yang sama dengan dimensi informasi TI , terdapat dimensi strategis, di mana
tujuan dimensi ini sedikit berbeda dengan dimensi-dimensi lainnya yang ada pada portofolio.

Investasi pada dimensi strategi dibuat untuk mendapatkan keunggulan kompetitif atau, lebih
umum lagi, untuk memposisikan perusahaan di pasar dengan cara meningkatkan penjualan atau
memperluas pangsa pasar.

Automate Teller Machine (ATM) adalah kasus keberhasilan strategis penggunaan TI pada tahun
1980-an. Citibank, pelopor penggunaan ATM secara besar-besaran di New York, mengubah proses
bisnis Bank selamanya

Berikut adalah gambar dimensi-dimensi yang ada pada manajemen portofolio teknologi informasi.

Gambar Dimensi-dimensi pada manajemen portofolio teknologi informasi. Sumber: Weill and Broadbent, 1998; Aral and Weill, 2004;
Weill and Aral, 2006.
► Referensi :

ADVERTISEMENT

© Dictio 2017 - 2019, Inc. All Rights Reserved. How To | Frequently Ask Question | Terms of Use |
Privacy Policy