Oleh: ACHMAD JAUHARI - 5110202007 SIGIT SUSANTO PUTRO - 5110202008 MAUREN NATALI S.

5110202010

KESELARASAN ANTARA STRATEGI BISNIS DAN TI

LATAR BELAKANG

Adanya teori : Kesuksesan dalam mencapai tujuan bisnis merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan. Kesuksesan tersebut hanya akan diraih jika perusahaan memiliki strategi bisnis yang baik dan didukung dengan bantuan teknologi informasi (TI). Dan pendapat: Strassmann (1998) mendefinisikan keselarasan dari sebuah perusahaan komersial, tujuan utamanya adalah hasil finansial yang menguntungkan alias kemampuan untuk menunjukkan hubungan positif antara teknologi informasi dan ukuran kinerja finansial yang dapat diterima. Untuk organisasi lain seperti sektor publik atau organisasi amal yang mungkin memiliki tujuan sosial atau beberapa definisi yang lebih luas diperlukan sebagai kemampuan untuk menunjukkan hubungan positif antara teknologi informasi dan ukuran kinerja bisnis yang berlaku.

Realitanya: Akan tetapi seringkali implementasi TI dalam perusahaan tidak membantu dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan sehingga implementasi TI dianggap hanya menghabiskan dana saja. Hal ini disebabkan karena strategi TI yang ditetapkan tidak selaras dengan strategi bisnis perusahaan.

TUJUAN

Memberikan uraian tentang model penyelarasan dan faktor faktor yang perlu diperhatikan dalam menyelaraskan bisnis dan TI.

MODEL MODEL PENYELARASAN

Scott Morton (1991) membuat suatu diagram yang mengilustrasikan 5 faktor yang mempengaruhi tujuan strategis perusahaan yaitu : struktur, proses proses manajemen, individual/perseorangan dan peran peran, teknologi dan strategi.

Curtin (1996) mendiskusikan sebuah model bisnis yang disebut Strategic Alignment Model (Model Keselarasan Strategis) dan sebenarnya model ini dibangun oleh Henderson and Venkatramon (1993). Model ini memiliki 4 domain atau variabel : strategi bisnis, strategi TI, infrastruktur organisasi dan infrastruktur TI.

Sebuah studi yang dilakukan oleh IBM yang melibatkan para eksekutif dari sekitar 8000 perusahaan (Luftman (1998)). Studi ini menemukan bahwa 6 hal faktor yang paling penting untuk menyelaraskan TI dan bisnis adalah:
     

Dukungan senior eksekutif terhadap TI Keterlibatan manajemen TI dalam pengembangan strategi Pemahaman TI terhadap bisnis Kemitraan antara pemimpin bisnis dan TI Tingkat prioritas terhadap proyek TI Kemampuan kepemimpinan terhadap manajemen TI

STRUKTUR ORGANISASI

Goodman (1998) menegaskan bahwa akan ada keselarasan yang buruk antara TI dan bisnis karena organisasi mengkonsentrasikan TI dalam satu kelompok.

Dalam artikel yang ditulis Slater (1999) sebuah penjelasan diberikan tentang bagaimana perusahaan Ford motor telah mengimplementasikan model empat tahap (four stage model) untuk menjaga agar setiap bagian dari organisasi selaras dengan tujuan umum perusahaan. Dasar model terdiri dari misi, strategi, proses dan tujuan obyektif perusahaan. Model tersebut bercermin pada setiap tingkat perusahaan termasuk bagian TI. Sebagai contoh bagian TI akan menjelaskan pada level detil yang sesuai tentang bagaimana TI akan mencapai atau menyelaraskan diri dengan misi, strategi, proses dan infrastruktur perusahaan. Ford telah mensentralisasi layanan TI mereka, mengambil staf TI keluar dari area fungsional mereka. Untuk memastikan tidak kehilangan hubungan dengan area bisnis mereka, maka personil melaporkan kepada CIO dan kepala fungsi bisnis. Tipe manajemen matrix seperti ini memiliki resiko tersendiri, tetapi mengilustrasikan pentingnya bahwa Ford telah menempatkan area yang tersisa pada TI selaras dengan area fungsional bisnis dan kesiapannya untuk mengubah struktur untuk memastikan keselarasan yang baik.

SUMBER DAYA

Mingay, Furlonger, Andren (1998 Gartner Group) meyakini bahwa perusahaan yang tidak mampu berada di puncak rantai makanan staf TI, maka keahlian TI akan menjadi keterbatasan penjelasan terhadap apa yang perusahaan mampu capai dengan TI, bukan kurangnya modal.

Bushell dan Walsh (1998) alat utama untuk mengelola keselarasan bisnis dengan menggunakan TI outsourcing adalah struktur dan manajemen kontrak dan hubungan bisnis.

TEKNOLOGI

Slater (1999) mengidentifikasi kesulitan dalam menyelaraskan infrastruktur dengan strategi bisnis karena adanya perbedaan waktu antara perubahan pada strategi bisnis dan infrastruktur TI. Strategi bisnis bisa berlangsung selama 12 bulan, dan infrastruktur TI 5 sampai 7 tahun dan beberapa database lebih dari 10 tahun.

PERENCANAAN

(Braue 1999). Survei menemukan bahwa keterlibatan yang lebih besar dari eksekutif melalui kerangka manajemen informasi tampaknya telah membantu keselarasan yang lebih baik antara harapan eksekutif dan produk TI yang disampaikan.

Sebelum setiap proyek teknologi informasi dimulai proyek harus mampu menunjukkan hubungan untuk rencana bisnis dan bagaimana menyelaraskan dengan tujuan perusahaan. Rencana proyek TI harus terus menerus ditinjau untuk memastikan tetap sejalan dengan perubahan kondisi bisnis yang terus mengalami perubahan. Pengukuran dapat diterapkan untuk memantau keselarasan. Pengukuran tersebut mencakup data keuangan dan operasional.

Faktor-faktor resiko proyek harus dipertimbangkan meliputi: Ukuran dan ruang lingkup Time frame ( waktu) Life cycle costs ( siklus hidup biaya) Technology and complexity ( teknologi dan kompleksitasnya) Business impact (internal and external)/ dampak bisnis Return on Investment dan keuntungan lainnya Resiko kontrak dan pemasok Bagian dari rencana untuk memastikan proyek teknologi informasi telah selaras dengan tujuan bisnis adalah dengan menerapkan langkah-langkah pengukuran dan target dan mengevaluasi kinerja sebelum dan setelah implementasi.

KOMUNIKASI DAN BUDAYA

Griffin (1990) mendefinisikan komunikasi yang efektif sebagai 'proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima semakin jelas dalam arti sebisa mungkin sama dengan pesan yang dimaksudkan. Jenson Grup (1997) berkomentar bahwa meskipun 'perubahan di sekitar kita menuntut lompatan kuantum dalam kinerja, akuntabilitas dan perilaku baru, hampir tidak ada komunikasi kita (<20% pada hari yang baik) dirancang untuk mencapai tujuan tersebut. Komunikasi yang baik, efektif dan relevan sangat penting dalam industri TI karena berada di lingkungan perubahan konstan. Brier (IBM) menunjukkan bahwa iklim komunikasi yang jelas merupakan suatu keharusan bagi keselarasan bisnis / TI. Komunikasi ini harus hadir di semua tingkat organisasi. Jika hubungan pribadi yang baik ada di antara bisnis dan staf TI dan manajemen maka akan memfasilitasi komunikasi yang baik,dan oleh karena itu akan menghasilkan keselarasan yang baik.

Perry (1992) mengacu pada studi oleh Schein (1981) yang menunjukkan ada tiga tingkat dasar budaya dalam suatu organisasi. Level 1: Teknologi dan pola perilaku seperti struktur organisasi dan sistem penghargaan. Tingkat 2: nilai-nilai sakral/khusus dan keyakinan yang berbeda Tingkat 3: Asumsi prasadar Tingkat ini tidak saling eksklusif, tetapi saling terkait. Oleh karena itu pelaksanaan strategi TI baru atau strategi bisnis baru mungkin memerlukan perubahan dalam struktur, budaya atau keduanya. Untuk menerapkan strategi baru maka perubahan dalam sistem penghargaan / reward atau modifikasi nilai staf dan keyakinan mungkin diperlukan. Mingay, Furlonger, Magee dan Andren (Gartner Group1998) menunjukkan 'Tidak ada halangan yang lebih besar untuk perubahan dari budaya perusahaan, praktik manajemen yang mengakar dan politik internal'.

Brier (IBM) berpendapat keselarasan yang harus menjadi bagian dari budaya perusahaan untuk menjadi sukses. Dia menyatakan bahwa bagi suatu organisasi untuk tetap selaras harus fokus pada: Memungkinkan untuk semua kemampuan dalam organisasi untuk dinilai sama Unggul dalam penyebaran TI untuk menciptakan nilai pelanggan Menanamkan rasa urgensi dalam mengelola proyek TI Mendapatkan kesepakatan tentang hasil yang dibutuhkan dari proses bisnis Memupuk budaya komunikasi terbuka Memberdayakan pekerja dalam sebuah lingkungan berbasis tim Mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk meraih kesuksesan (proyek dan manajemen sumber daya manusia)

Glasser (2000) menggambarkan keselarasan bisnis dan teknologi informasi di perusahaan Capital One Financial di AS di mana wakil presiden mendefinisikan keselarasan sebagai penyeimbang kekuatan organisasi dalam pengambilan keputusan, kepemimpinan, proses dan hubungan pelaporan".

MANAJEMEN PERUBAHAN

Raymond dan Luftman (1994), menemukan bahwa kunci pendukung untuk keselarasan adalah termasuk dukungan eksekutif untuk TI (21,8%) dan kebutuhan untuk berpartisipasi dalam mengembangkan strategi bisnis (16,2%). Kepemimpinan TI pendukung ketiga yang diidentifikasi oleh TI (15,2%) dan non TI eksekutif (11,5%). Studi ini menemukan bahwa penghambat utama adalah kurangnya keselarasan hubungan erat antara TI dan bisnis, prioritas beban kerja yang buruk, kegagalan TI untuk memenuhi komitmennya, dan kurangnya dukungan eksekutif TI.

KESIMPULAN

Menyelaraskan bisnis dan teknologi informasi berarti menguji keselarasan strategis antara tujuan bisnis dan peran teknologi informasi perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi keselarasan antara lain struktur organisasi, alokasi sumber daya, teknologi, perencanaan, budaya dan komunikasi. Kondisi ekternal sosio-ekonomi dan teknologi juga mempengaruhi penyelarasan.

Penempatan posisi TI yang tepat dalam struktur organisasi sangat penting untuk keberhasilan penyelarasan. Mengubah budaya perusahaan merupakan proses yang sulit sehingga diperlukan strategi yang tepat untuk melakukannya. Bantuan dan dukungan dari eksekutif sangat penting artinya dalam proses perubahan ini.

SELESAI AND MATOR SAKALANGKONG