ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN

PT EKANINDYA KARSA

Oleh :
YUNDITIA YULANTAMI
H24054113

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
 ABSTRAK
Yunditia Yulantami. H24054113. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan
PT Ekanindya Karsa. Dibawah bimbingan Siti Rahmawati, Tb. Sjafri
Mangkuprawira dan Ratih Maria Dhewi.

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) menganalisis deskripsi pekerjaan dan

spesifikasi pekerjaan karyawan, (2) menghitung beban kerja karyawan, (3)
menghitung jumlah karyawan efektif berdasarkan beban kerja karyawan, (4)
merumuskan implikasi manajerial yang perlu dilakukan agar perusahaan
mencapai efektivitas tenaga kerja. Responden dalam penelitian ini adalah
karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran
PTEK. Jenis data yang digunakan adalah data primer (hasil pengisian kuesioner,
wawancara, observasi) dan data sekunder (arsip dan catatan perusahaan, buku,
hasil penelitian terdahulu, internet). Penelitian ini menggunakan Analisis
Deskriptif untuk menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan,
sedangkan untuk menghitung beban kerja dan jumlah karyawan efektif
menggunakan Analisis Beban Kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan Divisi Keuangan, Divisi
Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa belum dirinci
secara mendetil dan belum formal. Berdasarkan perhitungan, beban kerja per
tahun Divisi Keuangan (DK) adalah sebesar 8.091 jam, Divisi Personalia dan
Umum (DPU) sebesar 6.261 jam dan Divisi Pemasaran (DP) sebesar 8.307 jam.
Jumlah karyawan efektif berdasarkan perhitungan beban kerja yaitu 6 orang untuk
DK, 4 orang untuk DPU dan 5 orang untuk DP. Sementara itu, jumlah karyawan
aktual DK adalah sebanyak 5 orang, DPU sebanyak 2 orang dan DP sebanyak 4
orang. Dengan demikian, diperlukan adanya tambahan karyawan sebanyak 1
orang untuk DK, 2 orang untuk DPU dan 1 orang untuk DP. Perhitungan beban
kerja dan jumlah karyawan efektif tersebut dilakukan dengan asumsi bahwa
faktor-faktor yang mempengaruhinya, yaitu kondisi bisnis perusahaan, sistem
manajemen produksi dan sistem manajemen pemasaran, serta manajemen sumber
daya manusia dalam perusahaan dianggap tetap.
ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN
PT EKANINDYA KARSA

SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor

Oleh
YUNDITIA YULANTAMI
H24054113

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
Judul Skripsi : ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA
KARYAWAN PT EKANINDYA KARSA
Nama : Yunditia Yulantami
NIM : H24054113

Menyetujui,
Dosen Pembimbing I, Dosen Pembimbing II,

(Dra. Siti Rahmawati, M.Pd) (Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira)
NIP. 19591231 198601 2 003 NIP. 130345014

Dosen Pembimbing III,

(Ratih Maria Dhewi, SP, MM)

Mengetahui,
Ketua Departemen Manajemen,

(Dr. Ir. Jono M. Munandar. MSc.)

NIP. 19610123 198601 1 002

Tanggal Lulus :
 RIWAYAT HIDUP

Penulis bernama lengkap Yunditia Yulantami yang merupakan satu-satunya

buah hati dari Ir. Edi Djuharsa, M.Si dan Teti Sulastri, B.Ac. Penulis dilahirkan di
Bogor pada tanggal 20 Juli 1987.
Tahun 1991 penulis mengawali pendidikannya dengan bersekolah di Taman
Kanak-Kanak Al Ghazaly Bogor, kemudian tahun 1993 penulis melanjutkan ke
SD Negeri Polisi 4 Bogor. Tahun 1994 ayahanda penulis dipindahtugaskan ke
Makassar sehingga penulis pun melanjutkan tahun kedua sekolah dasarnya di SD
Negeri Mangkura 1 Makassar hingga lulus. Tahun 1999 penulis kembali ke Bogor
dan melanjutkan pendidikannya di SLTP Negeri 4 Bogor. Tahun 2002 penulis
dinyatakan diterima di SMA Negeri 1 Bogor, kemudian tahun 2003 ayahanda
penulis kembali dipindahtugaskan ke Mataram. Penulis melanjutkan tahun kedua
bersekolah di SMA Negeri 2 Mataram hingga lulus.
Selepas lulus sekolah menengah atas, tahun 2005 penulis mengikuti SPMB
(Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru) dan diterima di Institut Pertanian Bogor.
Tahun kedua masa perkuliahan penulis diterima di Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
Selama menjadi mahasiswa di Departemen Manajemen, penulis mencari
pengalaman dengan terlibat dalam kepanitiaan pada berbagai kegiatan
kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB, antara lain
dalam Studi Orientasi Keluarga Manajemen dan Penataran Generasi
(SEGMENTASI), Orientation for New Generation (ORANGE) FEM IPB, Temu
Kangen Alumni Manajemen, Malam Keakraban Mahasiswa Manajemen
(d’amoure) dan Economic Contest.

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan berkat, rahmat,
nikmat dan hidyahNya sehingga skripsi berjudul “Analisis Pekerjaan dan Beban
Kerja Karyawan PT Ekanindya Karsa” ini dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen,
Institut Pertanian Bogor.
Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak secara moril maupun
materiil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dra. Siti Rahmawati, M.Pd sebagai Dosen Pembimbing I, atas dukungan,
bimbingan, saran dan kritik membangun yang diberikan kepada penulis.
2. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira sebagai Dosen Pembimbing II, yang
senantiasa memberikan perhatian, serta bersedia meluangkan waktu, tenaga
dan pikiran untuk memberikan bimbingan, pengarahan, saran, kritik, juga
motivasi kepada penulis.
3. Ratih Maria Dhewi, SP, MM sebagai Dosen Pembimbing III, atas segala
pengertian dan perhatiannya, juga atas seluruh waktu yang telah diluangkan,
serta motivasi, pengarahan, saran dan kritik yang telah diberikan kepada
penulis.
4. Wita Juwita Ermawati, S.TP, MM, atas kesediaannya untuk menjadi penguji,
serta atas saran yang telah diberikan pada saat ujian sidang skripsi ini.
5. Bapak Erick Wiradinata dan seluruh karyawan di PT Ekanindya Karsa yang
sangat terbuka kepada penulis dalam memberikan kesempatan, informasi dan
bantuan yang dibutuhkan selama penulis melakukan penelitian. Mohon maaf
telah banyak merepotkan.
6. Seluruh staf pengajar dan karyawan Departemen Manajemen FEM IPB,
terima kasih banyak atas dukungan dan kesediaannya memberikan berbagai
bantuan yang diperlukan oleh penulis selama penyelesaian skripsi ini.
7. Mama dan Papa tercinta, yang selalu memberikan kehangatan dan kasih
sayangnya yang tak terbatas, doa yang tulus, serta pandangan bijak dikala
penulis merasakan kesulitan. I love you ‘till the end.

iv
8. Keluarga besar penulis, atas doa-doa yang senantiasa dipanjatkan, serta
hiburan dan dukungan yang selalu diberikan dalam berbagai bentuk.
9. Rama Andhika dan PADITT (Putri, Asha, Dian, Inez, Tessa) featuring Aldut,
yang selalu menjadi tempat berbagi segalanya dan mewarnai kehidupan
penulis dengan pengalaman-pengalaman menarik dan cerita-cerita kehidupan
yang menginspirasi penulis. Penulis sangat berterima kasih kepada Allah
SWT karena dikelilingi orang-orang seperti kalian.
10. Sahabat-sahabat di Manajemen – Yusi, Mami, Demmy, Teh Okty, Aa Ikhwan,
Kak Apri, Pia, Tidar, Ira Tawang, Hafiz, Dea, Siska, Marisah ‘Ica’, Mayayeta,
Putie, Didit, Dyo dan Juli yang selalu memberikan semangat dan doa untuk
penulis, serta seluruh teman-teman mahasiswa di Departemen Manajemen,
khususnya teman-teman seperjuangan-sebimbingan dan Angkatan 42.
11. Berbagai pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, terima kasih atas
segala inspirasi, dukungan dan bantuan yang telah diberikan.
Akhir kata, penulis berharap bahwa apa yang telah disusun dapat
memberikan kontribusi dan menjadi landasan yang baik menuju tahap
selanjutnya, serta bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin.

Bogor, Januari 2010

Penulis

v
 DAFTAR ISI

Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP............................................................................................... iii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................................ vi
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ x

I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2. Perumusan Masalah ................................................................................ 3
1.3. Tujuan Penelitian..................................................................................... 5
1.4. Manfaat Penelitian .................................................................................. 5
1.5. Ruang Lingkup Penelitian....................................................................... 6
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia........................................................ 7
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia (Manpower Planning) .................. 8
2.3. Analisis Pekerjaan.................................................................................10
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan ....................................................................11
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan..................................................................12
2.4. Analisis Beban Kerja ............................................................................12
2.5. Perusahaan Keluarga ............................................................................13
2.6. Rekrutmen ............................................................................................14
2.7. Hasil Penelitian Terdahulu....................................................................15
III. KERANGKA PEMIKIRAN
3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual ..........................................................17
3.2. Kerangka Pemikiran Operasional .........................................................18
3.3. Definisi Operasional .............................................................................20
IV. METODE PENELITIAN
4.1. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................21
4.2. Jenis dan Sumber Data .........................................................................21
4.3. Metode Pemilihan Responden ..............................................................21
4.4. Metode Pengumpulan Data ..................................................................21
4.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data .................................................22
4.5.1 Analisis Pekerjaan.......................................................................22
4.5.2 Analisis Beban Kerja ..................................................................23
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1. Gambaran Umum Perusahaan ..............................................................25
5.1.1 Sejarah PT Ekanindya Karsa.......................................................25
5.1.2 Gambaran Kegiatan PT Ekanindya Karsa ...................................26

vi
 5.1.3 Visi, Misi dan Strategi PT Ekanindya Karsa ...............................28
5.1.4 Struktur Organisasi PT Ekanindya Karsa ....................................28
5.1.5 Produk PT Ekanindya Karsa........................................................29
5.1.6 Aspek Sumber Daya Manusia .....................................................29
5.1.7 Aspek Sosial ................................................................................32
5.2. Karakteristik Responden.......................................................................33
5.3. Analisis Pekerjaan.................................................................................34
5.3.1 Analisis Pekerjaan Divisi Keuangan ...........................................34
5.3.2 Analisis Pekerjaan Divisi Personalia dan Umum ........................54
5.3.3 Analisis Pekerjaan Divisi Pemasaran ..........................................65
5.4. Analisis Beban Kerja ............................................................................80
5.4.1 Waktu Produktif Per Tahun .........................................................80
5.4.2 Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja ........................................81
5.5. Perhitungan Jumlah Karyawan .............................................................84

VI. IMPLIKASI MANAJERIAL ......................................................................88

KESIMPULAN DAN SARAN ...........................................................................91

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................93

LAMPIRAN ........................................................................................................95

vii
 DAFTAR TABEL

No. Halaman
1. Karakteristik responden .................................................................................33
2. Hubungan kerja internal Manajer Keuangan .................................................36
3. Pemberian pengawasan oleh Manajer Keuangan...........................................37
4. Hubungan kerja internal Bagian Persediaan Barang Head Office .................46
5. Hubungan kerja internal Bagian Persediaan Barang Pabrik ..........................49
6. Hubungan kerja internal Manajer Personalia dan Umum..............................57
7. Pemberian pengawasan oleh Manajer Personalia dan Umum .......................58
8. Hubungan kerja internal Manajer Pemasaran ................................................68
9. Pemberian pengawasan oleh Manajer Pemasaran .........................................68
10. Hubungan kerja internal Sales Promotion .....................................................75
11. Hubungan kerja internal Bagian Pengiriman dan Penagihan.........................78
12. Hubungan kerja eksternal Bagian Pengiriman dan Penagihan ......................79
13. Beban kerja Divisi Keuangan ........................................................................82
14. Beban kerja Divisi Personalia dan Umum .....................................................83
15. Beban kerja Divisi Pemasaran .......................................................................83
16. Beban kerja karyawan PTEK.........................................................................84
17. Jumlah karyawan pada Divisi Keuangan .......................................................84
18. Jumlah karyawan pada Divisi Personalia dan Umum....................................85
19. Jumlah karyawan efektif pada Divisi Pemasaran ..........................................86
20. Jumlah karyawan PTEK ................................................................................86
21. Rekapitulasi implikasi manajerial..................................................................89

viii
 DAFTAR GAMBAR

No. Halaman
1. Empat tahap dasar perencanaan (Handoko, 1994)........................................... 8
2. Alur kerangka pemikiran konseptual ............................................................18
3. Alur kerangka pemikiran operasional ............................................................20

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

No. Halaman
1. Struktur Organisasi PT Ekanindya Karsa ......................................................96
2. Proses Penyamakan kulit Buaya ....................................................................97
3. Kuesioner Penelitian I .................................................................................98
4. Kuesioner Penelitian II .............................................................................110
5. Kegiatan Karyawan Divisi Keuangan Saat Melakukan Pekerjaan ..............115
6. Kegiatan Karyawan Divisi Personalia dan Umum Saat Melakukan
Pekerjaan ......................................................................................................117
7. Kegiatan Karyawan Divisi Pemasaran Saat Melakukan Pekerjaan .............118
8. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Keuangan ...................120
9. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Personalia dan
Umum...........................................................................................................122
10. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Pemasaran ..................123
11. Perhitungan Beban Kerja Divisi Keuangan PTEK ......................................125
12. Perhitungan Beban Kerja Divisi Personalia dan Umum..............................128
13. Perhitungan Beban Kerja Divisi Pemasaran ................................................130
14. Perhitungan Jumlah Karyawan Efektif ........................................................133

x
 I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Semua organisasi baik pemerintahan maupun swasta dituntut untuk

meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang proaktif terhadap setiap
perubahan. Bagi perusahaan, dari semua faktor produksi yang ada, faktor sumber
daya manusia merupakan kunci utama yang menentukan berhasil atau tidaknya
perusahaan tersebut. Atas dasar itulah sumber daya manusia dalam suatu
perusahaan harus senantiasa dibina dan dikembangkan, agar perusahaan mampu
menghadapi tantangan dan persaingan yang terjadi.
Sumber daya manusia adalah potensi yang terkandung dalam diri manusia
untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan
transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang
terkandung di alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan
yang seimbang dan berkelanjutan (www.id.wikipedia.org, 2009). Berdasarkan
definisi tersebut terlihat bahwa manusia berperan dominan dalam pencapaian
tujuan organiasi, karena manusia dengan segala potensi yang dimilikinya
merupakan unsur pengelola vital dalam suatu organisasi.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam
mengembangkan strategi perusahaan. Ketersediaan sumber daya manusia yang
berkualitas dengan kuantitas yang tepat adalah mutlak diperlukan di setiap
perusahaan. Jumlah karyawan yang tepat dapat diketahui melalui analisis beban
kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja menjadi hal penting untuk
diketahui perusahaan karena merupakan hal mendasar untuk identifikasi seberapa
baik seorang karyawan melakukan pekerjaan. Jumlah karyawan yang tepat akan
membantu perusahaan untuk lebih meningkatkan efektifitasnya.
Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat dikategorikan
kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban kerja yang
terlalu tinggi (over capacity) dan beban kerja yang terlalu rendah (under capacity).
Ketiga macam beban kerja tersebut dapat terjadi tergantung dari deskripsi
pekerjaan yang disusun oleh perusahaan. Semakin banyak deskripsi yang
diberikan, maka semakin besar kemungkinan terjadinya over capacity, demikian
 2

pula sebaliknya. Tinggi atau rendahnya beban kerja juga tergantung dari
penggunaan teknologi. Semakin banyak teknologi yang digunakan untuk
membantu penyelesaian suatu pekerjaan, maka semakin ringan beban kerja
seorang karyawan.
Over capacity dan under capacity akan berdampak negatif bagi perusahaan,
terutama terhadap efektivitas tenaga kerja. Terjadinya over capacity dapat
menyebabkan menurunnya kondisi fisik maupun psikologis karyawan, sedangkan
jika terjadi under capacity maka perusahaan harus menggaji banyak karyawan
sementara produktivitas yang dihasilkan tidak sebanding. Beban kerja yang baik
adalah beban kerja yang sesuai dengan jumlah pekerja, tidak terlalu tinggi ataupun
terlalu rendah. Beban kerja dihitung menggunakan metode Analisis Beban Kerja
(Workload Analysis). Perhitungan beban kerja tersebut memerlukan deskripsi
pekerjaan yang menjelaskan hal-hal yang dilakukan karyawan di tiap-tiap jabatan.
Deskripsi pekerjaan merupakan dokumen formal organisasi yang berisi
ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk mempermudah
membedakan jabatan yang satu dengan yang lain. Deskripsi pekerjaan berguna
bagi banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan, perekrut, atasan, hingga bagi
pengelola pelatihan. Dokumen deskripsi pekerjaan disusun dalam suatu format
yang terstruktur, sehingga mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan
dengan pekerjaan tersebut. Penyusunan deskripsi pekerjaan harus dilakukan
dengan baik agar mudah dimengerti, oleh karena itu diperlukan suatu proses yang
terstruktur, yang dikenal dengan analisis pekerjaan.
PT Ekanindya Karsa merupakan perusahaan swasta nasional yang dikelola
oleh keluarga. Perusahaan ini bergerak dibidang usaha penangkaran buaya,
penyamakan kulit reptil dan pembuatan produk berbahan kulit reptil. Produk yang
dihasilkan yaitu berupa aneka ragam produk penunjang penampilan (fashion)
berbahan kulit reptil dengan merek Raflo®. Pemasaran produk PT Ekanindya
Karsa sebagian besar dilakukan ke mancanegara, yaitu ke Jepang, Korea, Cina,
Australia, Amerika Serikat dan beberapa negara di Eropa. Pemasaran lokal
dilakukan di Jakarta dan Bali.
Prastudi penelitian tentang sumber daya manusia yang dilakukan di PT
Ekanindya Karsa mengidentifikasi bahwa perusahaan ini belum pernah
 3

melakukan analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Jumlah karyawan yang
menangani pekerjaan operasional di perusahaan ini ditentukan oleh besarnya
produksi yang dilakukan, sementara penentuan jumlah karyawan yang menangani
pekerjaan non-operasional dilakukan secara intuitif oleh pemilik perusahaan.
Disamping hal tersebut, perusahaan ini belum memiliki deskripsi pekerjaan yang
baku, sebagian besar deskripsi pekerjaan disampaikan oleh atasan secara lisan.
Hal ini dikarenakan PT Ekanindya Karsa hanya memiliki karyawan sejumlah 64
orang, sehingga kontrol mudah dilakukan oleh atasan. Hal yang ditemukan
sebagai dampak tidak bakunya deskripsi pekerjaan yaitu adanya penugasan
sejumlah pekerjaan kepada karyawan yang sebetulnya tidak bertanggung jawab
atas pekerjaan yang ditugaskan tersebut.
Pada non-operasional di PT Ekanindya Karsa, yaitu Divisi Keuangan, Divisi
Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran ditemukan adanya kekosongan
jabatan, yang mengakibatkan terjadinya jabatan rangkap. Dengan demikian,
perhitungan beban kerja karyawan perlu dilakukan untuk mengidentifikasi adanya
kemungkinan kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta untuk mengetahui
jumlah karyawan yang efektif pada ketiga divisi tersebut. Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia (2008), efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya,
kesannya) atau dapat membawa hasil. Dalam hal ini, karyawan yang efektif
berarti karyawan yang dimaksud mampu menghasilkan kinerja optimal dengan
jumlah yang sesuai dengan beban kerja (tidak kelebihan atau kekurangan beban
kerja).
Berdasarkan uraian di atas maka penelitian ini dilakukan untuk
menganalisis pekerjaan dan beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi
Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa. Hasil yang
diharapkan dari penelitian ini adalah perusahaan dapat mencapai efektivitas
tenaga kerja.

1.2. Perumusan Masalah

PT Ekanindya Karsa adalah sebuah perusahaan keluarga berjenis family

business enterprise (FBE). Perusahaan keluarga jenis family business enterprise
merupakan perusahaan yang dimiliki dan dikelola oleh keluarga pendirinya. Hal
ini dicirikan oleh dipegangnya posisi-posisi kunci dalam perusahaan oleh anggota
 4

keluarga (Susanto, 2005). Perusahaan ini memiliki karyawan yang relatif sedikit,
oleh karena itu tugas dan pekerjaan sebagian besar disampaikan secara lisan oleh
atasan. Pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi
Pemasaran di perusahaan ini ditemukan adanya kekosongan jabatan yang
mengakibatkan terjadinya jabatan rangkap.
Salah satu faktor penting dalam menghadapi persaingan global bagi suatu
perusahaan adalah adanya sumber daya manusia yang sesuai kebutuhan. Selama
ini analisis pekerjaan dan perhitungan beban kerja di PT Ekanindya Karsa belum
pernah dilakukan. Penentuan jumlah karyawan operasional di perusahaan ini
mengacu pada besarnya produksi yang dilakukan, sementara jumlah karyawan
yang menangani pekerjaan kepegawaian dan admininistrasif ditentukan secara
intuitif oleh pemilik perusahaan. Oleh karena pentingnya analisis pekerjaan dan
perhitungan beban kerja terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia
perusahaan, maka perlu dilakukan analisis pekerjaan dan beban kerja di PT
Ekanindya Karsa. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui deskripsi pekerjaan
dan spesifikasi pekerjaan, serta mengetahui jumlah karyawan efektif bagi PT
Ekanindya Karsa, terutama pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum,
serta Divisi Pemasaran.
Berdasarkan uraian tersebut, maka permasalahan yang diteliti adalah:
1. Bagaimanakah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan untuk karyawan
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT
Ekanindya Karsa?
2. Berapakah jumlah beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia
dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa?
3. Berapakah jumlah karyawan yang efektif berdasarkan beban kerja karyawan
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT
Ekanindya Karsa?
4. Bagaimana implikasi manajerial yang perlu dilakukan perusahaan agar
mencapai efektivitas tenaga kerja?
 5

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah diatas, adapun tujuan

penelitian ini adalah:
1. Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT
Ekanindya Karsa.
2. Menghitung beban kerja karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan
Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa.
3. Menghitung jumlah karyawan efektif berdasarkan beban kerja karyawan
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT
Ekanindya Karsa.
4. Merumuskan implikasi manajerial yang perlu dilakukan PT Ekanindya Karsa
agar mencapai efektivitas tenaga kerja.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

1. Bagi perusahaan
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang digunakan
sebagai bahan pertimbangan bagi manajemen PT Ekanindya Karsa dalam
melakukan perencanaan sumber daya manusia yang tepat terutama dalam hal
analisis pekerjaan untuk meningkatkan pemahaman terhadap deskripsi
pekerjaan yang harus dilakukan. Selain itu, diharapkan pula perusahaan dapat
mengetahui jumlah karyawan yang sesuai dengan beban kerja serta
menentukan alokasi jumlah karyawan yang efektif di masing-masing bagian.
Hal tersebut penting karena membantu perusahaan dalam meningkatkan
kinerja menuju kondisi yang lebih baik sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai.
2. Bagi akademisi
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu sumber informasi
bagi penelitian selanjutnya di bidang perencanaan sumber daya manusia dan
manajemen perusahaan.
 6

3. Bagi penulis
Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan pengalaman
yang diperoleh dari upaya identifikasi masalah, analisis, serta pencarian dan
pemilihan alternatif dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan
ilmu manajemen, khususnya manajemen sumber daya manusia.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah melakukan analisis pekerjaan yang

menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta perhitungan
beban kerja dan jumlah karyawan efektif melalui analisis beban kerja yang
dilakukan dengan menggunakan asumsi bahwa keadaan per. Analisis pekerjaan
dan analisis beban kerja yang dilakukan dalam penelitian ini dikhususkan pada
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT
Ekanindya Karsa.
 II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia atau human recources mengandung dua pengertian.

Pertama, sumber daya manusia (SDM) mengandung pengertian usaha kerja atau
jasa yang dapat diberikan dalam proses produksi. Dalam hal ini SDM
menceriminkan kualitas usaha yang diberikan oleh seseorang dalam waktu
tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Pengertian kedua dari SDM
menyangkut manusia yang mampu bekerja untuk memberikan jasa atau usaha
kerja. Kelompok penduduk dalam usia kerja tersebut dinamakan tenaga kerja atau
manpower (Sumarsono, 2003).
Keberadaan manusia sebagai SDM sangat penting dalam perusahaan, karena
SDM menunjang perusahaan melalui karya, bakat, kreativitas, motivasi dan peran
nyata yang diberikannya. Tanpa adanya unsur manusia, tidak mungkin perusahaan
dapat bergerak dan berjalan menuju yang diinginkan. Dengan demikian SDM
adalah seseorang yang siap, mau dan mampu memberi sumbangan terhadap usaha
pencapaian tujuan organisasi (Rivai, 2006).
Suatu cara dalam mengelola daya atau kekuatan manusia yang nantinya
bermanfaat bagi perusahaan dikenal sebagai manajemen sumber daya manusia
(MSDM). Manajemen sumber daya manusia adalah proses memperoleh, melatih,
menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memperhatikan hubungan
kerja mereka, kesehatan dan keamanan, serta masalah keadilan (Dessler, 2004).
Hasibuan (2005) berpendapat bahwa MSDM adalah ilmu dan seni yang mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Sejalan dengan
pendapat tersebut, Arep dan Tanjung (2003) mendefinisikan MSDM sebagai ilmu
dan seni yang mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai aset suatu
organisasi demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh,
mengambangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien.
Fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian
 8

(Hasibuan, 2005). Sejalan dengan hal tersebut, fungsi MSDM menurut Flippo
(1984) terdiri dari fungsi manajemen dan fungsi operasional yang meliputi hal-hal
berikut:
1. Fungsi-fungsi manajemen
a. Perencanaan (planning)
b. Pengorganisasian (organizing)
c. Pengarahan (directing)
d. Pengendalian (controlling)
2. Fungsi-fungsi operasional
a. Pengadaan tenaga kerja (procurement)
b. Pengembangan (development)
c. Kompensasi (compensation)
d. Integrasi (integration)
e. Pemeliharaan (maintenance)
f. Pemutusan hubungan kerja (separation)

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan

selanjutnya mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa
(Handoko, 1994). Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat
tahapan yang dapat dilihat pada gambar berikut.

T
U
Identifikasi
Merumuskan Mengembangkan J
Metetapkan Kemudahan
Keadaan Serangkaian
Tujuan dan U
Sekarang Hambatan Kegiatan
A
N

Gambar 1. Empat tahap dasar perencanaan (Handoko, 1994)

Perencanaan sumber daya manusia atau Human Recources Planning

disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari manajemen sumber
daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga
kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dalam membantu
 9

terwujudnya tujuan (Hasibuan, 2005). Mangkunegara (2002) mengartikan

perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja sebagai suatu proses
menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan, pengembangan,
pengimplementasian dan pengontrolan kebutuhan tersebut yang berintegrasi
dengan rencana organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai
secara tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Mangkuprawira (2004) berpendapat bahwa perencanaan SDM adalah
jumlah dari seluruh rencana yang diformulasi untuk rekrutmen, screening,
kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi dan aturan main dari SDM
perusahaan. Perencanaan SDM merupakan sebuah proses yang dirancang untuk
menerjemahkan rencana perusahaan dan tujuan ke dalam syarat-syarat pekerjaan,
baik kuantitatif maupun kualitataif. Sementara itu, menurut Arep dan Tanjung
(2003), perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang memprediksi
kebutuhan kerja pada masa yang akan datang. Melalui perencanaan SDM,
organisasi dapat mengatur utilitas sumber daya manusia seoptimal mungkin,
sehingga perusahaan diharapkan dapat mencapai tujuan-tujuannya dengan biaya
seefisien mungkin. Tujuan perencanaan menurut Hasibuan (2005) adalah:
1. Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua
jabatan dalam perusahaan.
2. Menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga
setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.
4. Mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga
produktivitas kerja meningkat.
5. Menghindari kekurangan dan kelebihan karyawan.
6. Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan
pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam pelaksanaan mutasi (vertikal dan horizontal) dan
pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
 10

2.3. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan (job analysis) adalah informasi tertulis mengenai

pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan
perusahaan tercapai. Hal ini perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta
menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan.
Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan
pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa
yang akan datang (Hasibuan, 2005).
Menurut Mangkuprawira (2004), analisis pekerjaan merupakan kegiatan
pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan
kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Syarat-syarat teknis analisis
pekerjaan yang diperlukan meliputi: (1) harus dinamis sejalan dengan perubahan-
perubahan lingkungan internal dan eksternal, (2) prosedurnya harus dapat
diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah dan efisien-efektif, (3) pelaksana
analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang memadai,
serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Analisis pekerjaan/analisis jabatan, disamping menghasilkan uraian dan
spesifikasi pekerjaan, memiliki kegunaan lain, yaitu (Rachmawati, 2008):
1. Pengadaan tenaga kerja
Spesifikasi pekerjaan merupakan standar personalia yang digunakan sebagai
pembanding para calon teaga kerja. Isi spesifikasi pekerjaan akan
memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.
2. Pelatihan
Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk
mengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia.
3. Evaluasi kinerja
Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk
menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak.
 11

4. Penilaian prestasi
Deskripsi pekerjaan berguna untuk menentukan sasaran pekerjaan yang dapat
digunakan untuk menilai apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik
oleh karyawan.
5. Promosi dan transfer pegawai
Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan
sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.
6. Organisasi
Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajemen untuk
mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran organisasi tercapai. Hal ini untuk
mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam suatu organisasi.
7. Induksi
Uraian pekerjaan akan sangat berguna, terutama pada pegawai baru, untuk
tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru
tentang pekerjaan yang harus dilakukan.
8. Konsultasi
Informasi pekerjaan akan bermanfaat bagi pemberian konsultasi baik yang
belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan
pekerjaan yang ada sekarang.
Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat
deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan itu) dan spesifikasi pekerjaan
(orang-orang yang seperti apa yang bekerja untuk pekerjaan itu) (Dessler, 2004).
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan
Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa
yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan
bagaimana kondisi kerjanya (Dessler, 2004). Deskripsi/uraian pekerjaan
merupakan informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Deskripsi/uraian pekerjaan
menjelaskan hal-hal sebagai berikut (Arep dan Tanjung, 2003):
1. Identifikasi pekerjaan, menjawab pekerjaan apa yang harus dilakukan.
 12

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab. Jika melakukan tugas ini, kepada
siapa harus bertanggung jawab.
3. Standar wewenang dan pekerjaan. Apa wewenang suatu jabatan tertentu
dan apakah wewenang tersebut dapat didelegasikan.
4. Hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan.
Apakah menggunakan alat-alat yang sederhana atau alat-alat yang
canggih.
5. Ringkasan pekerjaan, merupakan resume dari pekerjaan tersebut.
6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya.
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti
pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan
untuk melaksanakan pekerjaan (Mangkuprawira, 2004). Spesifikasi
pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut
(Hasibuan, 2005):
1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja.
3. Keadaan fisik pekerja.
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum.
7. Minat pekerja.
8. Emosi dan tempramen pekerja.
9. Pengalaman pekerja.
Spesifikasi pekerjaan mengacu kepada ciri dan pengalaman yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Hal ini
memperlihatkan seperti apa orang yang akan direkrut dan untuk kualitas
seperti apa orang itu harus diuji (Dessler, 2004).

2.4. Analisis Beban Kerja

Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu
jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma
waktu. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan
 13

secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk
menyelesaikan pekerjaan. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus
dipergunakan untuk berproduksi/menjalankan tugas (Depdagri, 2008).
Analisis beban kerja termasuk ke dalam salah satu metode ilmiah dalam
penetapan jumlah karyawan. Analisis beban kerja (workload analysis) adalah
penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan pada
volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti per
potong, per waktu, per meter, per kilo dan per liter (Hasibuan, 2005).
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume Kerja adalah sekumpulan
tugas/pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Efektivitas kerja
adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif dalam
rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Depdagri, 2008).

2.5. Perusahaan Keluarga

Perusahaan keluarga adalah sebuah perusahaan yang dimiliki, dikontrol dan

dijalankan oleh anggota sebuah atau beberapa keluarga. Partisipasi keluarga
dalam perusahaan dapat memperkuat perusahaan tersebut karena biasanya
anggota keluarga sangat loyal dan berdedikasi tinggi terhadap perusahaan milik
keluarganya (www.id.wikipedia.org, 2010).
Perusahaan keluarga terdiri atas dua jenis, yaitu family owned enterprise
(FOE) dan family business enterprise (FBE). FOE yaitu perusahaan yang dimiliki
oleh keluarga tetapi dikelola oleh profesional yang berasal dari luar lingkaran
keluarga. Keluarga hanya berperan sebagai pemilik dan tidak melibatkan diri
dalam operasi di lapangan. Perusahaan seperti ini merupakan bentuk lanjutan dari
usaha yang semula dikelola oleh keluarga yang mendirikannya. FBE yaitu
perusahaan yang dimiliki dan dikelola oleh keluarga pendirinya. Perusahaan tipe
ini dicirikan oleh dipegangnya posisi-posisi kunci dalam perusahaan oleh anggota
keluarga (Susanto, 2005).
Perusahaan keluarga memiliki kelebihan, diantaranya adalah memiliki sudut
pandang jangka panjang terhadap bisnisnya. Perusahaan keluarga cenderung
 14

memikirkan kontinuitas bisnisnya agar dapat diwariskan kepada generasi

selanjutnya. Setiap perusahaan keluarga pada umumnya senantiasa menjaga
reputasi melalui kualitas dan kuantitas produk serta melalui citra yang baik di
mata masyarakat. Kelebihan lainnya yang dimiliki perusahaan keluarga adalah
dalam hal kepercayaan dan loyalitas. Kekuatan perusahaan keluarga terletak pada
dedikasi, loyalitas dan kepercayaan yang terjalin diantara pengelola, yang
merupakan anggota keluarga. Selain itu, karyawan yang bekerja di perusahaan
keluarga biasanya akan memiliki perasaan sebagai bagian dari keluarga, yang
pada gilirannya akan menciptakan loyalitas terhadap perusahaan. Akses kepada
atasan juga lebih mudah dilakukan karena perusahaan keluarga relatif tidak
birokratif, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan efektif.
Menurut Susanto (2005), kelemahan yang dimiliki perusahaan keluarga
yaitu munculnya ketidaksesuaian antara kepentingan keluarga dengan
kepentingan perusahaan. Sebagai contoh, dalam perusahaan keluarga dapat
ditemukan adanya pengambilan keputusan yang tidak berdasarkan logika bisnis,
melainkan berdasarkan kepentingan anggota keluarga. Selain itu, kemungkinan
munculnya konflik keluarga merupakan salah satu kelemahan perusahaan
keluarga yang dapat menghancurkan perusahaan. Kelemahan lain perusahaan
keluarga menurut Hanani (2009) yaitu sulitnya membangun kepercayaan kepada
para manajer yang bukan anggota keluarga. Namun demikian, konsep perluasan
keluarga (extended family) sangat membantu dalam memasukkan para karyawan
non-keluarga ke dalam lingkaran keluarga setelah masa jabatan, kesetiaan dan
pengabdian mereka teruji waktu.

2.6. Rekrutmen

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para calon

karyawan untuk dipekerjakan dalam dan oleh organisasi. Adapun tujuan
rekrutmen adalah untuk memenuhi penawaran sebanyak mungkin dari calon-calon
karyawan sehingga organisasi memiliki peluang yang lebih besar untuk
menentukan pilihan terhadap calon pelamar yang dianggap memenuhi standar
kualifikasi organisasi. Sebab-sebab dilakukannya rekrutmen adalah perluasan
kegiatan organisasi, berdirinya organisasi baru, terciptanya kegiatan dan perincian
pekerjaan baru, adanya promosi, mutasi, karyawan yang meninggal, pensiun, atau
 15

sebab lain. Dengan demikian, dalam kegiatan rekrutmen ini organisasi harus
memiliki standar kualifikasi calon karyawan yang sudah disepakati bersama
(Rachmawati, 2008).
Sumber rekrutmen menurut Hasibuan (1992) terdiri dari sumber internal
dan eksternal. Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan
kerja didapatkan dari dalam perusahaan, yaitu dengan cara mutasi atau
pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan pada jabatan yang
dimaksud. Pemindahan tersebut dapat bersifat vertikal (promosi atau demosi)
maupun horizontal. Pengisian jabatan dengan sumber rekrutmen internal sangat
baik untuk dilakukan, terlebih untuk promosi sebagai sarana dalam memberikan
penghargaan atas kesetiaan karyawan kepada perusahaan. Sumber eksternal dalam
rekrutmen dapat diperoleh dari agen tenaga kerja, lembaga pendidikan, referensi,
serikat buruh, leasing, media dan sumber lain.

2.7. Hasil Penelitian Terdahulu

Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan
Kinerja (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional, Jakarta
mengemukakan beberapa permasalahan beban kerja di Head Office PT Lerindo
Internasional. Permasalahan-permasalahan tersebut yaitu jumlah karyawan di
Head Office PT Lerindo Internasional masih dinilai belum cukup untuk
menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan
beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang
kurang baik, serta beban kerja karyawan yang dinilai belum merata. Sementara
itu, kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis
persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut dievaluasi
melalui cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas dengan standar
dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan
kerja, pelayanan yang diberikan, serta produktivitas dan absensi.
Setyawan (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan
Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi Main Distribution Frame
Bogor Centrum) mengemukakan bahwa persepsi karyawan tentang analisis
pekerjaan dan kondisi pekerjaan yang sudah baik. Permasalahan yang terjadi di
Seksi Main Distribution Frame (MDF) adalah waktu penyelesaian pekerjaan yang
 16

terkadang melebihi jam kerja, peralatan yang sering dipinjam oleh unit lain, tugas
dari manajemen yang datang bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan
beberapa permasalahan teknis. Beban kerja di Seksi MDF dinilai terlalu besar
sehingga terjadi over capacity. Hal ini sejalan dengan hasil perhitungan jumlah
karyawan yang efektif untuk bekerja di Seksi MDF, dimana perlu adanya
penambahan jumlah karyawan. Dalam penelitian ini disebutkan pula adanya
peningkatan target perusahaan. Sejalan dengan hal tersebut perlu dilakukan
penambahan jumlah karyawan lebih banyak dibandingkan dengan tidak ada
penambahan target untuk menyeimbangkan beban kerja.
Karliati (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Perencanaan
Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor, mengungkapkan
bahwa terdapat kekurangan jumlah pegawai untuk menangani pekerjaan, gaji dan
insentif yang tidak sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang
dinilai terlalu besar.
Penelitian ini bertujuan untuk menghitung beban kerja dan jumlah karyawan
efektif di Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran
PT Ekanindya Karsa. Penelitian dilakukan dengan metode penggunaan waktu
penyelesaian rata-rata dan waktu produktif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Kelebihan penelitian ini dibandingkan dengan penelitian sebelumnya adalah
dilakukannya analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan karyawan yang selanjutnya digunakan untuk melakukan
analisis beban kerja.
 III. KERANGKA PEMIKIRAN

3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual

PT Ekanindya Karsa sebagai perusahaan yang bergerak di bidang usaha

penangkaran buaya, penyamakan kulit reptil dan pembuatan produk berbahan
kulit reptil cenderung memasarkan produknya di pasar internasional dibandingkan
pasar lokal. Sejalan dengan hal tersebut, komitmen para karyawan untuk bersama-
sama mencapai tujuan perusahaan menjadi hal yang sangat penting untuk
ditingkatkan. Untuk itu PT Ekanindya Karsa memiliki visi, misi dan strategi yang
jelas agar senantiasa dapat menjaga eksistensinya di tengah-tengah persaingan
pasar yang semakin kompetitif. Visi, misi dan tujuan perusahaan harus dijabarkan
dengan baik kepada seluruh tingkat divisi dan tingkat unit kerja agar terdapat
efektivitas dalam organisasi.
Upaya untuk merealisasikan visi, misi dan tujuan perusahaan membutuhkan
strategi bisnis yang mencakup semua aspek manajerial, yaitu produksi-operasi,
pemasaran, keuangan dan sumber daya manusia. Dalam hal ini aspek sumber daya
manusia merupakan faktor penentu, karena manusialah yang menjalankan fungsi
lainnya, yaitu produksi-operasi, pemasaran, serta keuangan. Tenaga kerja atau
karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan aset utama dan berharga yang
dimiliki perusahaan, serta merupakan aset bergerak yang berperan aktif dalam
setiap kegiatan perusahaan.
Penyusunan strategi sumber daya manusia perlu dilakukan untuk
mendukung strategi bisnis yang akan dijalankan. Agar dapat berjalan dengan baik,
strategi sumber daya manusia tersebut harus didukung oleh perencanaan sumber
daya manusia yang baik pula. Perencanaan sumber daya manusia dalam penelitian
ini memperhatikan analisis pekerjaan, serta analisis beban kerja dan kebutuhan
tenaga kerja. Apabila karyawan memiliki beban kerja yang terlalu berat atau
terlalu ringan, maka perusahaan harus mengevaluasi kembali deskripsi pekerjaan
yang dibebankan kepada karyawan atau melakukan penyesuaian jumlah
karyawan. Adanya kesesuaian antara analisis pekerjaan dan analisis beban kerja
diharapkan dapat mencapai efektivitas tenaga kerja yang lebih optimal, sehingga
diperoleh produktivitas tenaga kerja yang lebih baik yang mendukung visi, misi
 18

dan tujuan perusahaan. Alur kerangka konseptual tersebut dapat dilihat pada
Gambar 2.

Visi, Misi dan Tujuan PTEK

Strategi Bisnis PTEK

Strategi
Sumber Daya Manusia

Perencanaan
Sumber Daya Manusia

Analisis Beban Kerja dan

Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Pekerjaan

Kelebihan Kekurangan
Tenaga Kerja Tenaga Kerja

Efektivitas
Tenaga Kerja

Umpan Produktivitas Tenaga Kerja

Balik

Produktivitas Perusahaan
Umpan
Balik

Gambar 2. Alur kerangka pemikiran konseptual

3.2. Kerangka Pemikiran Operasional

Perencanaan sumber daya manusia sangat bermanfaat untuk meningkatkan

kualitas perusahaan. Sering ditemukan bahwa perusahaan yang tidak melakukan
perencanaan sumber daya manusia tidak dapat memenuhi kebutuhan sumber daya
 19

manusia sesuai dengan tujuan perusahaan secara efektif, dimana ada kemungkinan
terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan. Tujuan perencanaan sumber daya
manusia adalah agar perusahaan dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang akan
diberikan kepada setiap karyawan agar dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai
dengan tujuan perusahaan.
Beban kerja yang ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam
kerja optimal. Keadaan ideal adalah keadaan dimana beban kerja yang ditetapkan
sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia atau dengan kata lain tidak terjadi
over capacity maupun under capacity. Jika terjadi kekurangan tenaga kerja (over
capacity), akan berdampak pada menurunnya produktivitas karyawan. Sebaliknya,
jika terjadi kelebihan tenaga kerja maka akan banyak waktu produktif yang
terbuang (under capacity).
Penelitian ini dimulai dengan melakukan analisis pekerjaan bagi karyawan
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran
PT Ekanindya Karsa guna menghasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Hal
ini dilakukan dengan menyebar kuesioner dan wawancara kepada karyawan.
Langkah selanjutnya yaitu melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga
kerja dengan menggunakan metode analisis beban kerja (workload analysis). Dari
analisis tersebut dapat dilihat kesesuaian antara jumlah beban kerja dan jumlah
tenaga kerja. Analisis ini dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan
melalui kuesioner dan wawancara tentang frekuensi pelaksanaan pekerjaan dan
rata-rata waktu yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Selanjutnya akan
dilakukan perhitungan untuk mendapatkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Hasil analisis akan dijadikan rekomendasi bagi perusahaan dan akan diberikan
saran yang mungkin dapat diterapkan untuk permasalahan yang ada. Alur
kerangka konseptual tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.
 20

Perencanaan Sumber Daya Manusia Perusahaan

Analisis Pekerjaan Analisis Deskriptif

Deskripsi Pekerjaan dan

Spesifikasi Pekerjaan

Analisis Beban Kerja dan

Analisis Beban Kerja
Kebutuhan Tenaga Kerja

Perhitungan Jumlah Perhitungan Jumlah

Beban Kerja dan Beban Kerja dan
Tenaga Kerja Standar Tenaga Kerja Saat Ini

Efektivitas
Tenaga Kerja

Gambar 3. Alur kerangka pemikiran operasional

3.3. Definisi Operasional

1. Analisis beban kerja adalah perhitungan banyaknya jam kerja untuk

menyelesaikan pekerjaan selama jangka waktu yang telah ditentukan yang
dapat diterapkan pada volume pekerjaan (tugas dan tanggung jawab
karyawan) atau unit pekerjaan. Beban kerja diukur dalam satuan jam.
2. Analisis kebutuhan tenaga kerja adalah suatu perhitungan jumlah tenaga kerja
efektif yang didapatkan dari perbandingan antara beban kerja dengan jam
kerja efektif.
 IV. METODE PENELITIAN

4.1. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di PT Ekanindya Karsa, yang beralamat di Desa

Parigi Kecamatan Cicande Serang, Banten. Pemilihan perusahaan dilakukan
secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan adanya kesediaan pihak
perusahaan untuk memberikan informasi dan data yang diperlukan sesuai dengan
kebutuhan penelitian. Penelitian dilaksanakan pada bulan September sampai
dengan November 2009.

4.2. Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer diperoleh dari hasil pengisian kuesioner oleh karyawan
sebagai responden, wawancara dengan karyawan dan pihak manajemen, serta
observasi langsung di lapangan. Data sekunder diperoleh dari arsip dan catatan
perusahaan serta dari berbagai sumber, baik berupa buku yang memuat teori-teori,
hasil penelitian terdahulu dan informasi dari internet.

4.3. Metode Pemilihan Responden

Pemilihan responden dalam penelitian ini dilakukan dengan purposive

cluster sampling, dimana dari empat cluster yang ada (Divisi Operasional, Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, Divisi Pemasaran), hanya Divisi
Operasional yang tidak diambil sebagai responden. Hal tersebut dikarenakan pada
Divisi Operasional PT Ekanindya Karsa tidak ditemukan adanya jabatan rangkap,
serta divisi ini telah memiliki deskripsi pekerjaan berupa urutan proses kerja pada
setiap bagiannya. Dengan demikian, responden dalam penelitian ini adalah
seluruh karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi
Pemasaran PT Ekanindya Karsa dengan jumlah total 11 orang.

4.4. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara wawancara,

penyebaran kuesioner, observasi langsung, serta studi pustaka. Materi wawancara
dan kuesioner meliputi pertanyaan-pertanyaan yang berkenaan dengan analisis
 22

pekerjaan dan analisis beban kerja. Wawancara yang dilakukan mengacu kepada
kuesioner penelitian yang bersifat non-struktural atau terbuka. Wawancara yang
dilakukan juga bertujuan untuk melengkapi informasi terkini serta untuk
menghindari bias. Beberapa data tertentu yang menunjang penelitian ini juga
diperoleh dari dokumen yang dimiliki oleh perusahaan. Studi pustaka diperoleh
dan dikumpulkan dengan cara membaca, mempelajari dan mengutip pendapat dari
berbagai sumber buku, skripsi, jurnal, internet, atau dokumen perusahaan serta
sember lainnya yang relevan.

4.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data

4.5.1 Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah proses untuk memahami suatu jabatan
untuk selanjutnya disadur kedalam format yang memungkinkan orang lain
untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses
analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi, menganalisis dan
mengelola informasi pekerjaan dan menyusun informasi jabatan dalam
suatu format yang baku. Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik
akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang baik
pula, kemudian dapat dijadikan bahan baku untuk proses pengelolaan
sumber daya manusia lainnya, yaitu evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi,
manajemen kinerja, penyusunan kompetensi dan pelatihan.
Ada sejumlah prinsip penting dalam melakukan proses analisis
pekerjaan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami tanggung
jawab setiap pekerjaan dan kontribusi hasil pekerjaan tersebut terhadap
pencapaian hasil atau tujuan perusahaan. Dengan analisis ini, maka nantinya
deskripsi pekerjaan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas
atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah pekerjaan, bukan pemegang
jabatan yang saat ini sedang memangku jabatan tersebut. Hal ini penting
untuk menghindari bias dalam menganalisis pekerjaan berdasarkan
kemampuan, kinerja, gaya, atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat
ini. Ketiga, kondisi pekerjaan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam
deskripsi pekerjaan adalah kondisi pekerjaan saat ini berdasarkan fakta yang
ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.
 23

Analisis pekerjaan dalam penelitian ini dilakukan dengan

menggunakan kuesioner yang didalamnya mencakup identitas responden,
identitas jabatan, tugas pokok dan fungsi jabatan, rincian tugas, hubungan
kerja, tanggung jawab jabatan, lingkungan kerja dan spesifikasi pekerjaan.
Analisis pekerjaan ini menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan, dimana keduanya merupakan bahan baku dasar dalam
pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.
4.5.2 Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang
berisi kolom-kolom mengenai frekuensi pelaksanaan deskripsi pekerjaan
dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata karyawan
menyelesaikan pekerjaan. Perhitungan yang dilakukan pada penelitian ini
menggunakan asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya dianggap
tetap (ceteris paribus). Faktor-faktor yang dimaksud adalah:
1. Kondisi bisnis perusahaan stabil, tidak terpengaruh dengan faktor-
faktor eksternal.
2. Sistem manajemen produksi dan sistem manajemen pemasaran tetap.
3. Manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan tetap.
Ada beberapa aspek dalam analisis beban kerja, yaitu norma waktu
(variabel tetap), volume kerja (variabel tidak tetap) dan jam kerja efektif.
Jam kerja efektif harus diisi dengan tindak kerja untuk menghasilkan
berbagai produk baik yang bersifat konkrit (benda) atau abstrak (jasa).
Perhitungan yang dilakukan pada analisis beban kerja adalah sebagai
berikut (Depdagri, 2008):
a. Menghitung hari kerja efektif (Y), yaitu jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur dan cuti.
Y = X1 - (X2 + X3 + X4 + X5) .............................................................(1)
Keterangan:
Y = hari kerja efektif per tahun
X1 = jumlah hari dalam setahun (menurut kalender)
X2 = jumlah hari Sabtu dan Minggu
X3 = jumlah hari libur
 24

X4 = jumlah hari cuti

X5 = lain-lain (sakit, izin dan sebagainya)
b. Menghitung jam kerja efektif (JKE), dimana JKE adalah jumlah jam
kerja formal dikurangi dengan waktu istirahat dan waktu yang hilang
karena tidak bekerja atau toleransi seperti buang air, melepas lelah, dan
sebagainya. Toleransi rata-rata sekitar 20% dari jumlah jam kerja
formal. Jam kerja formal adalah waktu yang ditetapkan oleh perusahaan
dalam mempekerjakan karyawan.
JKE = 80% × (JKF - I) ........................................................................(2)
Keterangan:
JKF = jam kerja karyawan dalam sehari
I = waktu istirahat dalam sehari
c. Menghitung jam kerja produktif dalam setahun (JP), yaitu hasil kali
antara jumlah hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
JP = Y × JKE .......................................................................................(3)
d. Beban kerja karyawan per tahun (BK), yaitu hasil kali antara frekuensi
pekerjaan per tahun dan waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan.
BK = FP × t ..........................................................................................(4)
Keterangan:
FP = frekuensi pekerjaan per tahun
t = waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan
e. Selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menghitung jumlah karyawan
efektif, yaitu beban kerja dalam setahun dibagi dengan jam kerja
produktif dalam setahun.
BK
Jumlah Karyawan Efektif = JP × 1 orang .........................................(5)

Keterangan:
BK = beban kerja karyawan dalam setahun
€
JP = jam kerja produktif setahun
 V. HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1. Gambaran Umum Perusahaan

5.1.1 Sejarah PT Ekanindya Karsa

PT Ekanindya Karsa (PTEK) adalah sebuah perusahaan swasta
nasional di Indonesia yang bergerak di bidang usaha penangkaran buaya
(crocodile farm), penyamakan kulit reptil (tannery) dan pembuatan barang
jadi berbahan kulit reptil (leather goods). Perusahaan ini didirikan pada
tahun 1990 di Desa Parigi Kecamatan Cicande Serang, Banten. Hingga saat
ini, pengelola utama PTEK adalah keluarga pendiri perusahaan. Sebagai
perusahaan keluarga, PTEK memiliki karyawan yang berasal dari
lingkungan keluarga maupun non-keluarga yang berpengalaman, terlatih
dan kapabel dalam menjalani pekerjaan yang ditugaskan.
Pada awalnya PTEK memulai usahanya dengan memproduksi hasil
penyamakan kulit reptil saja dan belum memulai usaha penangkaran
ataupun memproduksi barang jadi. Produk utama yang dihasilkan adalah
hasil penyamakan dari kulit buaya, namun disamping itu dihasilkan pula
produk penyamakan dari kulit reptil lain yaitu biawak dan ular phyton.
Bahan baku berupa kulit reptil didapatkan dari berbagai sumber di
Indonesia, yaitu Sumatera, Kalimantan dan Papua.
Setahun setelah didirikan, yaitu tahun 1991, PTEK mulai mengekspor
hasil kulit penyamakannya ke Jepang. Saat itu kegiatan perusahaan ini
masih terfokus pada ekspor hasil penyamakan kulit ke luar negeri saja,
hingga pada tahun 1992 PTEK mulai memasarkan produknya di Jakarta.
Tahun 1993 PTEK mulai melakukan produksi barang jadi berupa tas
dan dompet. Namun kulit hasil penyamakan tetap menjadi produk utamanya
dengan persentasi perbandingan 80% untuk kulit hasil penyamakan dan
20% untuk barang jadi. Produk barang jadi tersebut dipasarkan pula baik di
dalam maupun di luar negeri, dalam hal ini masih terfokus pada negara
Jepang. Selanjutnya tahun 1995 PTEK semakin berkonsentrasi pada
produksi barang jadi. Hal ini disebabkan oleh semakin naiknya permintaan
barang jadi, terutama untuk pasar ekspor. Di tahun yang sama perusahaan
 26

ini juga semakin memperluas jaringan pemasarannya ke negara Amerika

Serikat, Australia, Korea, Cina, serta beberapa negara lain di Eropa.
Sedangkan untuk wilayah lokal, selain di Jakarta, pemasaran produk
diperluas ke Bali.
Tahun 1996 kapasitas produksi barang jadi untuk dipasarkan semakin
tinggi. Perbandingan persentasi produksi barang jadi saat itu naik menjadi
sebesar 80%, sementara persentasi produk kulit hasil penyamakan sebesar
20%. Kemudian pada tahun 1997 hingga sekarang PTEK sudah tidak lagi
mengekspor kulit samakan, melainkan hanya produk barang jadi saja.
Penangkaran buaya didirikan pada bulan Agustus tahun 2000. Pada
saat itu jumlah keseluruhan buaya adalah 808 ekor dengan perbandingan
jantan dan betina sebesar 1 : 3. Sumber anakan buaya-buaya ini berasal dari
peternakan buaya di daerah Belanakan, Jawa Barat dan dari Palembang,
Sumatra Selatan. Pada periode Desember 2005 total telur yang dihasilkan
mencapai 537 butir telur dan terus bertambah setiap tahunnya. Hingga kini
PTEK masih memfokuskan usaha penangkarannya pada buaya saja,
sedangkan kulit biawak dan phyton didapatkan dari pemasok.
5.1.2 Gambaran Kegiatan Operasional di PT Ekanindya Karsa
Kegiatan operasional di PTEK berada dalam lingkup Divisi
Operasional. Kegiatan tersebut secara umum dibagi menjadi tiga, yaitu
penangkaran, penyamakan dan produksi barang jadi.
1. Penangkaran
PTEK merupakan penangkar satwa liar dengan izin Menteri
Kehutanan No. 118/IV-Set/Ho/2006, tanggal 12 Juli 2006 tentang Izin
Usaha Penagkaran Buaya Muara atau Crocodylus porosus dan Keputusan
Menteri Kehutanan No. 63/Kpts-II/2003 tentang perubahan amar kedua
mengenai Izin Usaha Penangkaran Buaya Air Tawar atau Crocodylus
novaeguineae. Tujuan penangkaran buaya di PTEK selain untuk diambil
manfaat ekonomisnya, juga sebagai upaya melestarikan buaya di Indonesia
yang semakin hari populasinya semakin menurun. Selain itu, manfaat lain
dari penangkaran tersebut adalah sarana pembelajaran bagi masyarakat
umum mengenai proses perkembangbiakan buaya.
 27

Penangkaran buaya yang dilakukan di PTEK meliputi pengembangan

jumlah populasi buaya melalui perkawinan atau pertukaran gamet induk di
dalam lingkungan yang terkontrol, yang secara umum dikenal dengan istilah
captive breeding. Selain itu dilakukan pula penetasan telur yang diambil
dari alam (Papua) dan membesarkan anakan hasil tetasannya di dalam
lingkungan yang terkontrol, atau menangkap anakan dari habitat aslinya dan
membesarkannya di dalam lingkungan yang terkontrol, yang dikenal dengan
istilah captive ranching. Pada awal tahun 2009 jumlah indukan buaya di
PTEK mencapai total 259 ekor, dengan perbandingan jantan dan betina
sebesar 1 : 3. Sementara itu jumlah anakan telah mencapai total 3.733 ekor
dan jumlah telur mencapai total 733 butir.
Teknis pelaksanaan penangkaran diawali dengan perkawinan induk
jantan dan betina yang ditempatkan dalam satu kandang dengan sex ratio
1 : 2. Setelah bertelur, dilakukan pengumpulan telur untuk ditetaskan.
Penetasan telur dilakukan dengan mesin penetas pada suhu 310 hingga
320 C. Setelah telur menetas, bayi-bayi buaya dirawat dan dibesarkan
hingga berumur sekitar 1 hingga 2 tahun atau mencapai ukuran yang
diinginkan.
2. Penyamakan
Proses pengolahan kulit yang dikenal dengan istilah penyamakan
dilakukan dengan mesin-mesin penyamak khusus yaitu mesin shaving,
pressing, milling, buffing dan glazing. Hasil kulit reptil yang diproses
bervariasi tergantung dengan kondisi kulit reptil. Penentuan kualitas atau
grade kulit reptil yang sudah disamak dilakukan oleh karyawan PTEK yang
sudah berpengalaman. Penentuan grade ini termasuk dalam kegiatan pada
Bagian Produksi. Proses penyamakan kulit buaya dapat dilihat pada
Lampiran 1.
3. Produksi Barang Jadi
Kapasitas produksi dalam satu hari di PTEK sebanyak sekitar 30 tas,
50 dompet dan 30 ikat pinggang. Kegiatan produksi tersebut terdiri dari
grading atau penentuan kualitas kulit, pemolaan, pemotongan, penyesetan,
pemberian tekanan, pelapisan, pemasangan atribut (risleting, pengait dan
 28

lain-lain), penjahitan, finishing atau perampungan, registrasi barang dan

pengepakan.
PTEK memiliki standar grade tertentu agar mudah menentukan harga,
yaitu Grade 1, Grade 2, Grade 3 dan reject. Grade tersebut dipengaruhi
oleh proses penyamakan dan morfologi reptil itu sendiri. Pada saat proses
penyamakan digunakan bahan-bahan kimia yang telah memperoleh
sertifikat ISO 9002 sehingga hasilnya kebanyakan didapat Grade 1 dan
Grade 2.
5.1.3 Visi, Misi dan Strategi PT Ekanindya Karsa
Visi PT Ekanindya Karsa adalah menjadi perusahaan penangkaran dan
penyedia produk kulit reptil terunggul di Indonesia dengan mengutamakan
kepuasan konsumen.
Adapun penjabaran misi PT Ekanindya Karsa adalah sebagai berikut:
1. Berusaha mendapatkan kepuasan dan kepercayaan konsumen dengan
senantiasa menyediakan produk kulit yang inovatif dan berkualitas
tinggi.
2. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen dan didukung
oleh sumber daya manusia yang profesional.
3. Memberikan keuntungan dan manfaat optimal kepada pihak-pihak
terkait.
Strategi yang dimiliki oleh PT Ekanindya Karsa adalah sebagai
berikut:
1. Menjadi mitra kerja yang baik.
2. Memanfaatkan kulit reptil secara optimal dan mengutamakan mutu.
3. Menjadi perusahaan terbaik dalam segmen pasar.
5.1.4 Struktur Organisasi PT Ekanindya Karsa
PTEK dipimpin oleh seorang Komisaris sebagai pemegang tanggung
jawab tertinggi dalam perusahaan. Komisaris dalam hal ini juga merupakan
pendiri sekaligus pemilik PTEK. Komisaris membawahi Presiden Direktur,
yang dibawahnya menjabat Direktur Pengelola. Direktur Pengelola
membawahi Manajer Operasional, Manajer Keuangan, Manajer Personalia
dan Umum, serta Manajer Pemasaran. Manajer Operasional membawahi
 29

Bagian Penangkaran, Bagian Penyamakan dan Bagian Produksi. Manajer

Keuangan membawahi Bagian Perbendaharaan Head Office, Bagian
Perbendaharaan Pabrik, Bagian Persediaan Head Office, Bagian Persediaan
Pabrik dan Bagian Pajak Akuntansi. Manajer Personalia dan Umum
membawahi Bagian Administrasi dan Bagian Umum. Manajer Pemasaran
membawahi Bagian Penjualan, Sales Promotion dan Bagian Pengiriman dan
Penagihan. Untuk lebih jelas, struktur organisasi PTEK dapat dilihat pada
Lampiran 2.
5.1.5 Produk PT Ekanindya Karsa
Produk yang dihasilkan oleh PTEK adalah berbagai produk berbahan
dasar kulit reptil yaitu buaya, biawak dan ular phyton dan diberi merk
Raflo®. Raflo® adalah produk berkualitas tinggi yang diproses melalui
mesin-mesin berteknologi tinggi serta didukung oleh tenaga kerja yang
berpengalaman. Adapun klasifikasi produk tersebut adalah sebagai berikut:
1. Tas kerja
2. Tas tangan (hand bag)
3. Dompet
4. Ikat pinggang
5. Produk-produk lain seperti tempat hand phone, gantungan kunci mobil
dan lain-lain.
Produk-produk tersebut dipasarkan ke luar negeri, yaitu ke negara
Jepang, Amerika Serikat, Australia, Korea, Cina, serta beberapa negara lain
di Eropa. Sedangkan untuk wilayah lokal, pemasaran dilakukan di Jakarta
dan Bali. Di Jakarta, pemasaran dilakukan di butik milik PTEK yang
berlokasi di Rasuna Office Park, Kuningan. Selain itu, PTEK juga
memasarkan produknya di counter yang berlokasi di Grand Indonesia,
Pasaraya Blok M dan di Smesco Gatot Subroto. Di Bali pemasaran
dilakukan di counter Grand Indonesia, Legian.
5.1.6 Aspek Sumber Daya Manusia
1. Komposisi Karyawan
PTEK memiliki 64 orang karyawan, terdiri dari 54 karyawan tetap dan
10 orang karyawan harian. Sebanyak 45 orang karyawan tetap bekerja pada
 30

Divisi Operasional, 5 orang pada Divisi Keuangan, 4 orang pada Divisi

Pemasaran dan 2 orang pada Divisi Personalia dan Umum, sedangkan
karyawan harian seluruhnya dipekerjakan pada Divisi Operasional. Lokasi
kerja karyawan PTEK terbagi menjadi tiga, yaitu pabrik yang berada di
Tangerang, kantor pusat (head office) dan butik yang berada di Jakarta.
Penelitian ini melibatkan karyawan Divisi Keuangan, Divisi
Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran karena adanya kekosongan
jabatan yang berakibat terjadinya jabatan rangkap di ketiga divisi tersebut.
Dengan demikian, perlu dilakukan perhitungan beban kerja untuk melihat
apakah terjadi kelebihan beban kerja atau tidak.
2. Jam Kerja
Pegawai PTEK bekerja selama 6 hari dalam seminggu, yaitu mulai
dari hari Senin sampai dengan hari Sabtu. Jam kerja dimulai pukul 08.00
WIB dan berakhir pukul 17.00 WIB. Lembur dilakukan berdasarkan pada
jumlah produksi yang harus dikerjakan. Apabila diperlukan lembur, pada
hari kerja akan dilakukan maksimal 3 jam setelah jam kerja berakhir,
sedangkan pada hari libur, lembur dilakukan selama maksimal 9 jam dengan
jam kerja sama seperti hari kerja biasa. Biasanya lembur pada hari libur ini
dilakukan karena adanya pesanan yang sangat banyak dari pelanggan. Baik
pada hari kerja maupun hari libur, karyawan berhak memperoleh
upah/bonus atas lembur yang dilakukan.
3. Pakaian Dinas (Seragam)
Para karyawan di PTEK mengenakan seragam berwarna hijau dengan
logo “Raflo” di bagian dada kiri pakaiannya. Raflo adalah merk produk
kulit yang diproduksi oleh PTEK. Seragam ini dikenakan setiap hari Senin
sampai dengan hari Sabtu. Khusus untuk karyawan yang bertempat kerja di
kantor pusat di Jakarta, pada hari Sabtu mereka diberi kesempatan untuk
mengenakan pakaian bebas namun sopan dan rapi. Pakaian bebas tersebut
juga digunakan pada saat karyawan lembur di hari Minggu atau hari libur.
4. Hak-Hak Karyawan
Karyawan PTEK memiliki hak-hak sebagai pekerja, antara lain hak
cuti, hak gaji dan perlindungan dari Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga
 31

Kerja). Hak cuti terdiri dari cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin dan cuti
karena alasan penting. Cuti tahunan ditetapkan maksimal 12 hari dalam
setahun dan jumlah tersebut belum dikurangi dengan cuti bersama yang
ditetapkan oleh pemerintah pusat. Misalnya dalam setahun pemerintah pusat
menetapkan 5 hari sebagai cuti bersama, maka pegawai hanya berhak
mengajukan cuti maksimal selama 7 hari. Cuti sakit diajukan jika pegawai
mengalami sakit dan memerlukan waktu yang relatif lama untuk
penyembuhan/pengobatan. Cuti bersalin ditetapkan selama 3 bulan, yakni 1
bulan sebelum melahirkan dan 2 bulan setelah melahirkan. Cuti alasan
penting dapat diajukan bila ada keperluan yang sangat penting, seperti ada
anggota keluarga yang meninggal dunia.
Para karyawan memiliki hak gaji setiap bulan sebagai bayaran atas
pekerjaan mereka. Besar gaji yang mereka dapatkan sesuai dengan jabatan
dan tugas yang mereka kerjakan, UMK (Upah Minimum Kota) setempat
dan juga berdasarkan pertimbangan lama masa kerja mereka. Hak lain yang
diperoleh karyawan PTEK adalah perlindungan dari Jamsostek, dimana hak
ini telah dijamin langsung oleh pemilik PTEK untuk para karyawannya.
5. Kegiatan Rutin
Rapat divisi dilakukan setiap seminggu sekali di hari Senin selama
sekitar satu jam. Hal-hal yang dibahas dalam rapat divisi ini diantaranya
adalah progress atau perkembangan yang terjadi selama seminggu terakhir.
Selain itu, ada pula rapat bulanan manajer dan dewan direksi yang
dilakukan setiap akhir bulan sebagai sarana evaluasi kegiatan yang telah
dilakukan.
6. Pendidikan dan Pelatihan
Kegiatan pendidikan dan pelatihan dilaksanakan sebagai upaya
peningkatan keterampilan tenaga kerja PTEK. Sejauh ini karyawan PTEK
belum pernah mengikuti pendidikan ataupun pelatihan manajerial. Pelatihan
yang pernah diikuti karyawan lebih mengarah kepada hal teknis, yaitu:
a. Pelatihan tentang penangkaran buaya di Thailand.
b. Pelatihan tentang penangkaran buaya di Australia.
c. Pelatihan tentang produk jadi di Jepang.
 32

d. Pelatihan tentang produk jadi di Hongkong.

Seluruh pelatihan tersebut diadakan oleh lembaga atau penangkaran di
negara setempat.
5.1.7 Aspek Sosial
PTEK telah menerapkan CSR atau Corporate Social Responsibility
dalam lingkungannya. Hal tersebut diwujudkan kedalam berbagai kegiatan,
diantaranya dengan memberangkatkan salah seorang karyawan untuk
beribadah haji setiap tahunnya yang dipilih berdasarkan pertimbangan
Dewan Direksi dan kesepakatan bersama. PTEK juga senantiasa
memberikan perhatian kepada keluarga karyawan, dengan memberikan
beasiswa dan hadiah kepada putra-putri karyawan yang berprestasi sebagai
motivasi belajar di sekolah dan universitas. Disamping itu, pada waktu-
waktu tertentu PTEK menyelenggarakan acara-acara yang bertujuan untuk
meningkatkan hubungan silaturahmi diantara keluarga besar karyawan,
seperti acara pengajian dan siraman rohani, serta liburan bersama keluarga
besar karyawan PTEK.
Bentuk kepedulian sosial PTEK juga diwujudkan kepada masyarakat
sekitar, diantaranya dengan mengadakan pelatihan gratis pengolahan kulit
buaya pada tahun 2008 dan 2009 yang ditujukan untuk warga di sekitar
pabrik. Namun sayangnya warga kurang menunjukkan antusiasme tinggi
terhadap pelatihan tersebut. PTEK juga menerima kunjungan sekolah ke
lokasi penangkaran buaya dan pabrik, serta penyiaran atau publikasi
penangkaran buaya dan pabrik dari berbagai media cetak dan elektronik
untuk kategori acara pengetahuan.
Wujud lain kepedulian PTEK terhadap lingkungan adalah dengan
adanya sistem pengolahan limbah yang berasal dari kegiatan penangkaran
dan produksi. Limbah cair organik dan anorganik diolah melalui proses
penyulingan sehingga dapat digunakan kembali. Limbah padat organik
berupa kotoran buaya digunakan untuk pupuk dan limbah padat anorganik
berupa bahan kimia digunakan sebagai bahan campuran untuk membuat
batu bata.
 33

5.2. Karakteristik Responden

Responden penelitian ini adalah seluruh karyawan Divisi Keuangan, Divisi

Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran dengan total 11 orang yang
dikelompokkan berdasarkan beberapa karakteristik, yaitu jenis kelamin, usia,
masa kerja, tingkat pendidikan dan status pernikahan.

Tabel 1. Karakteristik responden

Karakteristik Kategori Jumlah (orang) Persentase
Laki-laki 6 55%
Jenis Kelamin Perempuan 5 45%
Jumlah 11 100%
20-29 1 9%
30-39 6 55%
Usia (tahun)
40-49 4 36%
Jumlah 11 100%
1-5 1 9%
5-10 4 36%
Masa Kerja (tahun)
10-15 6 55%
Jumlah 11 100%
SMU 8 73%
Tingkat Pendidikan D3 3 27%
Jumlah 11 100%
Menikah 10 91%
Status Pernikahan Belum Menikah 1 9%
Jumlah 11 100%
Tabel 1 menunjukkan bahwa responden berjenis kelamin laki-laki dan
responden berjenis kelamin perempuan memiliki jumlah yang hampir seimbang,
yaitu sebanyak 55% atau 6 orang responden laki-laki dan 45% atau 5 orang
responden perempuan. Responden laki-laki sebagian besar menduduki jabatan
yang pekerjaannya menuntut mobilitas tinggi, sementara responden perempuan
cenderung menduduki jabatan yang pekerjaannya lebih banyak di dalam ruangan.
Berdasarkan usia, mayoritas responden berada pada rentang usia 30-39
tahun, yaitu sebanyak 55% (6 orang). Sementara itu, 36% (4 orang) responden
berada pada rentang usia 40-49 dan 9% (1 orang) responden berada pada rentang
usia 20-29 tahun. Tidak ada responden yang berusia lebih dari 50 tahun. Hal ini
berarti seluruh responden berada pada rentang usia kerja atau masih produktif.
Sebanyak 6 orang atau setara dengan 55% responden berada pada rentang
masa kerja 10-15 tahun. Sementara itu, 4 orang atau 36% responden berada pada
rentang masa kerja 5-10 tahun dan 1 orang atau 9% responden berada pada
 34

rentang masa kerja 1-5 tahun. Mengingat PTEK didirikan pada tahun 1990, maka
dapat dikatakan bahwa responden yang berada pada rentang masa kerja 10-15
tahun merupakan karyawan yang telah bekerja cukup lama dan memiliki loyalitas
tinggi kepada perusahaan. Tidak ada responden yang memiliki masa kerja kurang
dari satu tahun atau lebih dari 15 tahun.
Pendidikan terakhir yang paling banyak dimiliki oleh responden adalah
SMU, yaitu sebanyak 7 orang atau setara dengan 73%. Sementara sisanya, yaitu
27% atau 4 orang responden memiliki pendidikan terakhir Diploma (D3). Jika
dihubungkan dengan masa kerja, tingkat pendidikan yang dimiliki karyawan
cenderung tidak terlalu berpengaruh pada penyelesaian pekerjaan karena hampir
seluruh karyawan telah memiliki masa kerja yang relatif lama (lebih dari 5 tahun)
sehingga kebanyakan karyawan telah memahami dengan baik pekerjaan yang
harus dilakukannya. Tingkat pendidikan yang dimaksud dalam bagian ini adalah
tingkat pendidikan formal tertinggi yang terakhir ditempuh oleh responden dalam
penelitian ini.
Berdasarkan karakteristik status pernikahan, hampir seluruh responden
sudah berkeluarga atau berstatus ‘Sudah menikah’, yaitu sebanyak 10 orang
(91%), sementara hanya 1 orang (9%) responden berstatus ‘Belum menikah’.

5.3. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan acuan bagi suatu organisasi untuk

menentukan pekerjaan dan personil yang dibutuhkan. Informasi yang didapat dari
analisis pekerjaan adalah identitas pekerjaan, rincian tugas, hubungan kerja,
tanggung jawab jabatan, lingkungan kerja, serta persyaratan atau kompetensi
pemangku jabatan. Analisis pekerjaan dalam penelitian ini dikelompokkan
berdasarkan divisi.
5.3.1 Analisis Pekerjaan Divisi Keuangan
Berdasarkan struktur organisasi PTEK, Divisi Keuangan terdiri dari
Manajer Keuangan, Bagian Perbendaharaan Head Office, Bagian
Perbendaharaan Pabrik, Bagian Persediaan Barang Head Office, Bagian
Persediaan Barang Pabrik, serta Bagian Akuntansi dan Perpajakan. Berikut
ini hasil dari analisis pekerjaan Divisi Keuangan yang telah dilakukan.
 35

1. Manajer Keuangan
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan keuangan agar
dapat dibuat pembukuannya secara tertib dan teratur.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Mengkoordinir kegiatan keuangan (akuntansi, perpajakan dan
penganggaran) perusahaan.
Peran/wewenang: Mengontrol dan mengawasi setiap kegiatan
keuangan perusahaan.
Indikator prestasi: Kegiatan keuangan perusahaan berjalan lancar.
2) Memberi informasi dan masukan kepada pihak manajemen ataupun
pihak lain di perusahaan mengenai status, kebutuhan dan
implementasi kebijakan keuangan dan perpajakan di perusahaan.
Peran/wewenang: Mengetahui dengan pasti keadaan keuangan dan
perpajakan di perusahaan agar tidak salah dalam memberikan
masukan.
Indikator prestasi: Informasi yang diberikan memberikan dampak
positif bagi perusahaan.
3) Menginformasikan kepada Direktur Pengelola setiap kali terjadi
transaksi kepada direksi secara lisan ataupun tulisan.
Peran/wewenang: Menginformasikan kepada Direktur Pengelola
jika telah terjadi transaksi keuangan/penjualan produk.
Indikator prestasi: Direksi mengetahui setiap transaksi keuangan
yang terjadi di perusahaan.
Tugas berkala:
1) Mengkoordinir pencatatan pembukuan administrasi pembelian,
utang, penjualan dan piutang.
Peran/wewenang: Memeriksa pembukuan administrasi pembelian,
utang, penjualan dan piutang, mengontrol setiap transaksi yang
terjadi.
 36

Indikator prestasi: Pembelian, utang, penjualan dan piutang dapat

terdokumentasikan dengan baik.
2) Menyiapkan pembayaran gaji untuk direksi dan karyawan setiap
bulan, termasuk upah lembur.
Peran/wewenang: Melakukan perhitungan yang sah untuk
keperluan gaji dan upah lembur, serta membuat dokumentasinya.
Indikator prestasi: Pembayaran gaji dapat dilakukan tepat waktu.
3) Membuat anggaran pendapatan dan belanja perusahaan setiap
tahun.
Peran/wewenang: Membuat pembukuan anggaran pendapatan dan
belanja, mengetahui pendapatan tahunan perusahaan, serta
mengetahui setiap kebutuhan dan prioritas tiap-tiap divisi.
Indikator prestasi: Anggaran pendapatan dan belanja dapat
terdokumenasikan dengan baik untuk kepentingan perusahaan.
4) Menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan.
Peran/wewenang: Meminta laporan tiap-tiap divisi atas setiap
transaksi yang dilakukan, melaporkan mendokumentasikan laporan
keuangan.
Indikator prestasi: Laporan keuangan selesai tepat waktu dan
terdokumentasikan dengan baik.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Manajer Keuangan dengan pihak internal
perusahaan dijelaskan melalui Tabel 2.
Tabel 2. Hubungan kerja internal Manajer Keuangan

Pihak/Jabatan Terkait Nama Divisi Maksud/Tujuan

Direktur Pengelola - Konsultasi,
menyampaikan saran,
pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan
tugas.
Manajer Pemasaran Pemasaran Koordinasi, konsultasi
sinkronisasi kegiatan.
Manajer Personalia dan Personalia Koordinasi, konsultasi
Umum dan Umum sinkronisasi kegiatan.
 37

Lanjutan Tabel 2.
Pihak/Jabatan Terkait Nama Divisi Maksud/Tujuan
Manajer Operasional Operasional Koordinasi, konsultasi
sinkronisasi kegiatan.
Bagian Perbendaharaan Keuangan Menyampaikan saran,
Head Office pendapat, pengarahan,
rapat berkala, pelaporan.
Bagian Perbendaharaan Keuangan Menyampaikan saran,
Pabrik pendapat, pengarahan,
rapat berkala, pelaporan.
Bagian Persediaan Barang Keuangan Menyampaikan saran,
Head Office pendapat, pengarahan,
rapat berkala, pelaporan.
Bagian Persediaan Barang Keuangan Menyampaikan saran,
Pabrik pendapat, pengarahan,
rapat berkala, pelaporan.
Bagian Akuntansi dan Keuangan Menyampaikan saran,
Perpajakan pendapat, pengarahan,
rapat berkala, pelaporan.
2) Eksternal perusahaan
Manajer Keuangan memiliki hubungan kerja dengan pihak bank
sehubungan dengan keperluan keuangan perusahaan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Manajer Keuangan menerima pengawasan setiap hari dari Direktur
Pengelola.
2) Pemberian pengawasan
Manajer Keuangan mengawasi beberapa jabatan seperti yang
dijelaskan pada Tabel 3.
Tabel 3. Pemberian pengawasan oleh Manajer Keuangan
Jabatan yang Pekerjaan Frekuensi
No.
Diawasi yang Diawasi Pengawasan
1. Bagian Pembukuan/ Setiap 1 bulan
Perbendaharaan pencatatan
Head Office
2. Bagian Pembukuan/ Setiap hari kerja
Perbendaharaan pencatatan
Pabrik
3. Bagian Persediaan Pembukuan/ Setiap 1 bulan
Barang Head Office pencatatan
4. Bagian Persediaan Pembukuan/ Setiap hari kerja
Barang Pabrik pencatatan
 38

3) Peralatan/mesin/bahan

- Alat tulis kantor (ATK).

- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Manajer Keuangan tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia
apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 74,6%
- Berdiri : 19,6%
- Berjalan : 5,8%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 8)
- Di dalam gedung : 100%
- Di luar gedung : 0%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Sarjana (S1) Keuangan
2) Pendidikan/pelatihan khusus :
- Pernah mengikuti pendidikan/pelatihan yang berhubungan
dengan perangkat lunak (software) akuntansi.
- Pernah mengikuti pendidikan/pelatihan yang berhubungan
dengan perpajakan.
3) Pengalaman kerja :
- Memiliki pengalaman minimal selama 1 tahun dalam posisi
yang sama.
4) Persyaratan khusus :
- Berkemampuan mengoperasikan komputer, minimal MS Word
dan MS Excel.
 39

- Mengerti masalah penganggaran, perpajakan dan akuntansi

perusahaan.
- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris.
5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Manajer Keuangan adalah koordinasi seluruh kegiatan
keuangan di perusahaan. Untuk itu, seorang Manajer Keuangan sebaiknya
memiliki kompetensi yang baik, yaitu dalam hal pendidikan dan
pengalaman kerja yang cukup. Selain itu, diperlukan pula pelatihan-
pelatihan yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan keuangan sebagai
penunjang kompetensi.
2. Bagian Perbendaharaan Head Office
1) Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Bertanggung jawab terhadap kegiatan keuangan di kantor pusat (head
office).
2) Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Melakukan dan mencatat pembayaran dan penerimaan dana di
kantor pusat (head office).
Peran/wewenang: Memastikan kejelasan dana yang keluar dan
masuk kas di kantor pusat (head office).
Indikator prestasi: Pembukuan/pencatatan dana lengkap atau
terdokumentasi dengan baik.
2) Menyimpan dan filing data transaksi keuangan (nota, kwitansi dan
lain-lain).
Peran/wewenang: Menyimpan data-data transaksi yang dilakukan
di kantor pusat.
Indikator prestasi: Lengkapnya data-data transaksi.
3) Menyiapkan berbagai jenis formulir untuk keperluan transaksi
perusahaan.
 40

Peran/wewenang: Membuat atau mengambil formulir dari

perusahaan/lembaga/instansi yang terkait.
Indikator prestasi: Formulir selalu tersedia setiap kali diperlukan.
Tugas berkala:
1) Menyusun laporan bulanan.
Peran/wewenang: Mendokumentasikan laporan transaksi yang
terjadi selama satu tahun.
Indikator prestasi: Laporan selesai tepat waktu.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Perbendaharaan Head Office memiliki hubungan kerja
dengan Manajer Keuangan dengan maksud/tujuan konsultasi,
menyampaikan saran, pendapat, rapat berkala, melaporkan
pelaksanaan tugas.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Perbendaharaan Head Office tidak memiliki hubungan kerja
dengan dengan pihak eksternal perusahaan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Perbendaharaan Head Office menerima pengawasan setiap
bulan dari Manajer Keuangan.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Perbendaharaan Head Office tidak memiliki tanggung
jawab dalam pemberian pengawasan jabatan manapun.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Bagian Perbendaharaan Head Office tidak memiliki tanggung
jawab atas rahasia apapun di perusahaan.
 41

e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 73,4%
- Berdiri : 7,8%
- Berjalan : 18,8%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 8)
- Di dalam gedung : 97,5%
- Di luar gedung : 2,5%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Diploma (D3)
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Berkemampuan mengoperasikan komputer, minimal MS Word.
- Mengerti hal-hal yang berhubungan dengan keuangan.
5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Perbendaharaan Head Office adalah bertanggung
jawab atas kegiatan keuangan di kantor pusat (head office). Seorang
bendahara sebaiknya memiliki kompetensi yang baik di bidang keuangan
dalam hal pendidikan formal atau memiliki pengalaman kerja yang cukup
agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
3. Bagian Perbendaharaan Pabrik
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Bertanggung jawab terhadap kegiatan keuangan di pabrik, terutama
yang berhubungan dengan kas kecil (petty cash).
 42

b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat
catatan atas segala pengeluaran kas kecil.
Peran/wewenang: Memastikan kejelasan dana kas kecil yang keluar
dan masuk.
Indikator prestasi: Penggunaan dana kas kecil dijalankan sesuai
prosedur.
2) Menyimpan uang dengan aman.
Peran/wewenang: Memastikan keamanan uang untuk keperluan kas
kecil, misalnya disimpan di peti uang, lemari besi, atau di laci meja
yang terkunci.
Indikator prestasi: Keamanan uang terjamin.
3) Filing data-data keuangan, khususnya kas kecil.
Peran/wewenang: Bertanggung jawab atas data-data keuangan,
khususnya kas kecil agar dapat digunakan untuk kepentingan
perusahaan.
Indikator prestasi: Lengkapnya data-data keuangan.
4) Membuat lembaran transaksi (voucher).
Peran/wewenang: Mencetak voucher sesuai kebutuhan.
Indikator prestasi: Tersedianya voucher untuk keperluan
perusahaan.
Tugas tambahan:
1) Filing data keuangan kas besar.
Peran/wewenang: Membantu Manjer Keuangan untuk
mendokumentasikan data-data keuangan kas besar.
Indikator prestasi: Lengkapnya data-data keuangan.
Tugas berkala:
1) Membantu Manajer Keuangan membuat laporan keuangan.
Peran/wewenang: Mengumpulkan bukti-bukti/data-data keuangan,
membantu menyelesaikan laporan keuangan.
Indikator prestasi: Laporan keuangan selesai tepat waktu.
 43

c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Perbendaharaan Pabrik memiliki hubungan kerja dengan
Manajer Keuangan dengan maksud/tujuan konsultasi,
menyampaikan saran, pendapat, rapat berkala, melaporkan
pelaksanaan tugas.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Perbendaharaan Pabrik tidak memiiki hubungan kerja
dengan pihak eksternal perusahaan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Perbendaharaan Pabrik menerima setiap minggu dari
Manajer Keuangan.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Perbendaharaan Pabrik tidak memberikan pengawasan
kepada jabatan apapun di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Bagian Perbendaharaan Pabrik tidak memiliki tanggung jawab atas
rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 99,2%
- Berdiri : 0,3%
- Berjalan : 0,5%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 8)
- Di dalam gedung : 100%
 44

- Di luar gedung : 0%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Diploma (D3)
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Berkemampuan mengoperasikan komputer, minimal MS Word.
- Mengerti hal-hal yang berhubungan keuangan.
5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Perbendaharaan Pabrik adalah bertanggung
jawab atas kegiatan keuangan di pabrik, terutama kas kecil. Seorang
bendahara sebaiknya memiliki kompetensi yang baik di bidang keuangan
dalam hal pendidikan formal atau memiliki pengalaman kerja yang cukup
agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.
4. Bagian Persediaan Barang Head Office
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Bertanggung jawab atas keberadaan stok barang di kantor pusat (head
office).
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Mengawasi dan mencatat keluar dan masuknya barang pada kartu
stok sesuai dengan bukti penerimaan dan pengeluaran barang.
Peran/wewenang: Bertanggung jawab atas persediaan barang yang
dikirim dari pabrik ke kantor pusat.
Indikator prestasi: Lengkapnya pencatatan keluar-masuk barang.
2) Bertanggung jawab atas pengaturan cara penyimpanan barang
sesuai dengan jenis, ukuran dan berat barang tersebut.
Peran/wewenang: Memastikan barang tersimpan dengan baik untuk
menghindari kerusakan.
 45

Indikator prestasi: Barang yang disimpan di gudang kantor pusat

terjaga keutuhannya.
3) Mempersiapkan barang yang akan dikirim.
Peran/wewenang: Mengambil persediaan barang dari gudang untuk
dikirim kepada konsumen atau dikirim ke butik.
Indikator prestasi: Barang yang akan dikirim telah tersedia sesuai
dengan waktu yang ditentukan.
4) Melakukan pemeriksaan ulang keadaan barang yg akan dikirim.
Peran/wewenang: Memeriksa adanya kemungkinan kerusakan atau
kesalahan perhitungan barang.
Indikator prestasi: Ketelitian dalam melakukan pemeriksaan,
jumlah barang sesuai dengan catatan/kwitansi.
Tugas lain-lain:
1) Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi bagi karyawan dan
tamu perusahaan di kantor pusat.
Peran/wewenang: Mengadakan konsumsi untuk kegiatan-kegiatan
di perusahaan seperti rapat, atau apabila ada kunjungan tamu
perusahaan.
Indikator prestasi: Karyawan dan tamu perusahaan merasa nyaman.
Tugas berkala:
1) Melaksanakan perhitungan fisik seluruh barang yang berada di
gudang persediaan setiap akhir bulan.
Peran/wewenang: Memastikan jumlah seluruh barang yang berada
di gudang, melaporkan kepada atasan jika terjadi kekurangan stok.
Indikator prestasi: Jumlah persediaan barang di gudang mencukupi
kebutuhan.
2) Membuat laporan mengenai posisi persediaan barang di gudang
dan laporan lain yang dianggap perlu.
Peran/wewenang: Memiliki catatan persediaan barang, melaporkan
kepada atasan jika terjadi ketidaksesuaian antara keadaan aktual
dan catatan persediaan.
 46

Indikator prestasi: Mengetahui dengan pasti jumlah persediaan

barang di kantor.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Persediaan Barang Head Office dengan
pihak internal perusahaan dijelaskan melalui Tabel 4.

Tabel 4. Hubungan kerja internal Bagian Persediaan Barang

Head Office
Pihak/Jabatan Terkait Nama Divisi Maksud/Tujuan
Direktur Pengelola - Melaporkan jika terjadi
ketidaksesuaian/
kekurangan jumlah
barang.
Manajer Keuangan Keuangan Konsultasi,
menyampaikan saran,
pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan
tugas.
Manajer Produksi Operasional Meminta data barang
yang akan dikirim.
Bagian Pengiriman Pemasaran Menyerahkan barang
yang akan dikirim.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Persediaan Barang Head Office tidak memiiki hubungan
kerja apapun dengan pihak eksternal perusahaan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Persediaan Barang Head Office menerima pengawasan
setiap bulan dari Manajer Keuangan.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Persediaan Barang Head Office tidak memberikan
pengawasan pada jabatan apapun di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
 47

4) Rahasia
Bagian Persediaan Barang Head Office tidak memiliki tanggung
jawab atas rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 5%
- Berdiri : 62,3%
- Berjalan : 32,7%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 8)
- Di dalam gedung : 100%
- Di luar gedung : 0%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Terampil, cekatan dan teliti.
5) Persyaratan usia : 20-50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Persediaan Head Office adalah bertanggung
jawab atas keberadaan (stok) barang di kantor pusat (head office). Pekerjaan
pada jabatan ini lebih mengarah kepada hal teknis. Untuk itu keterampilan,
kecekatan dan ketelitian merupakan kompetensi yang dibutuhkan pada
jabatan ini.
5. Bagian Persediaan Barang Pabrik
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Bertanggung jawab atas keberadaan stok barang (persediaan) di pabrik.
 48

b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Menerima barang/bahan baku yang sesuai dengan surat jalan dari
petugas pengantar.
Peran/wewenang: Memeriksa kelengkapan dan harga barang/bahan
baku tersebut, melaporkan kepada pihak terkait/menolak
pengiriman barang jika terdapat kecurigaan barang tersebut tidak
dipesan atau tanpa surat jalan.
Indikator prestasi: Penerimaan barang berjalan lancar dan tertib.
2) Mengawasi barang/bahan pada saat diturunkan dan dibongkar.
Peran/wewenang: Ikut menghitung barang/bahan pada saat,
menuliskan keadaan barang yang diterima pada surat jalan yang
ditandatangani oleh petugas pengantar barang, meminta form/bukti
penerimaan barang kepada petugas pengantar, memastikan jumlah
yang diantar sesuai dengan pesanan.
Indikator prestasi: Penerimaan barang berjalan lancar dan tertib.
3) Mempersiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen/kantor
pusat/butik dari gudang.
Peran/wewenang: Mengeluarkan barang yang akan dikirim dari
tempat penyimpanan (gudang), membuat surat jalan untuk Bagian
Pengiriman.
Indikator prestasi: Jumlah barang yang akan dikirim sesuai dengan
permintaan.
4) Bertanggung jawab atas keamanan, kebersihan dan tata cara
penyimpanan barang.
Peran/wewenang: Menjamin barang terhindar dari resiko rusak atau
hilang.
Indikator prestasi: Terjaminnya keutuhan barang yang disimpan di
tempat penyimpanan/gudang.
5) Menyediakan bahan yang selalu diperlukan di pabrik, misalnya
pakan buaya, bahan baku produksi, dan lain-lain.
 49

Peran/wewenang: Menjamin ketersediaan bahan/barang yang selalu

dibutuhkan, jika kehabisan stok maka harus segera dilaporkan
kepada Manajer Keuangan untuk segera diadakan/disediakan
kembali.
Indikator prestasi: Stok bahan/barang yang dibutuhkan selalu
tersedia.
Tugas berkala:
1) Membuat laporan bulanan mengenai posisi dan jumlah persediaan
barang secara keseluruhan yang ada di gudang.
Peran/wewenang: Mendata stok bahan baku/barang.
Indikator prestasi: Persediaan barang terorganisir dengan baik.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Persediaan Barang Pabrik dengan pihak
internal perusahaan dijelaskan melalui Tabel 5.

Tabel 5. Hubungan kerja internal Bagian Persediaan Barang

Pabrik
Pihak/Jabatan Terkait Nama Divisi Maksud/Tujuan
Bagian Pengiriman Pemasaran Koordinasi untuk kegiatan
pengiriman barang.
Divisi Operasional Operasional Koordinasi terkait
penyediaan barang yang
sehari-hari diperlukan
untuk kegiatan
operasional.
Manajer Keuangan Keuangan Konsultasi,
menyampaikan saran,
pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan
tugas Bagian Persediaan
Barang Pabrik.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Persediaan Barang Pabrik melakukan hubungan kerja
dengan pihak/petugas pengantar barang/bahan.
 50

d. Tanggung jawab jabatan

1) Pengawasan yang diterima
Bagian Persediaan Barang Pabrik menerima pengawasan setiap
hari dari Manajer Keuangan.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Persediaan Barang Pabrik tidak mengawasi jabatan apapun
di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Bagian Persediaan Barang Pabrik tidak memiliki tanggung jawab
atas rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 4%
- Berdiri : 71,3%
- Berjalan : 24,7%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 8)
- Di dalam gedung : 60,6%
- Di luar gedung : 39,4%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Terampil, cekatan dan teliti.
5) Persyaratan usia : 20 – 50 tahun
 51

6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada

7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Persediaan Pabrik adalah bertanggung jawab atas
keberadaan (stok) barang di kantor pusat (head office). Sama seperti Bagian
Persediaan Head Office, pekerjaan pada jabatan ini lebih mengarah kepada
hal teknis. Untuk itu keterampilan, kecekatan dan ketelitian merupakan
kompetensi yang dibutuhkan pada jabatan ini.
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Membantu Manajer Keuangan dalam mengelola kegiatan akuntansi dan
perpajakan perusahaan.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Memeriksa keabsahan dokumen pendukung account payable (AP)
dan account receivable (AR).
Peran/wewenang: Melakukan pengecekan atas dokumen-dokumen
AP dan AR.
Indikator prestasi: Terjaminnya keabsahan dokumen-dokumen AP
dan AR.
2) Mencatat dan melakukan journal entry setiap kegiatan transaksi
perusahaan pada program akuntansi.
Peran/wewenang: Mencatat journal entry pendukung AP dan AR
serta jurnal-jurnal transaksi lainnya.
Indikator prestasi: Kelengkapan pencatatan jurnal-jurnal tersebut.
3) Mengambil rekening koran.
Peran/wewenang: Mendokumentasikan rekening-rekening koran.
Indikator prestasi: Lengkapanya rekening koran.
4) Menangani/mengelola perpajakan perusahaan.
Peran/wewenang: Menghitung dan membayar kewajiban pajak
yang harus disetor kepada Ditjen Pajak Indonesia.
Indikator prestasi: Pembayaran pajak dilakukan tepat waktu.
5) Mencatat transaksi-transaksi perpajakan.
 52

Peran/wewenang: Mencatat dan mendokumentasikan bukti

transaksi-transaksi perpajakan, mengidentifikasi transaksi-transaksi
yang tidak sesuai.
Indikator prestasi: Lengkapnya dokumen/data perpajakan.
6) Memberikan masukan kepada manajemen perusahaan mengenai
perpajakan yang berlaku.
Peran/wewenang: Mengetahui kebijakan-kebijakan pajak yang
berlaku di Indonesia, mengikuti perkembangan dan perubahan
tentang perpajakan yang berlaku di Indonesia.
Indikator prestasi: Pajak dibayarkan sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
Tugas berkala:
1) Menyusun laporan-laporan akuntansi setiap bulan.
Peran/wewenang: Menyajikan laporan neraca percobaan (trial
balance), neraca (balance sheet), laporan laba rugi (income
statement) dan perubahan modal, membuat daftar AR (invoice) dan
melakukan update atas dasar informasi dari Bagian Perbendaharaan
mengenai status AR.
Indikator prestasi: Lengkapnya laporan akuntansi dan diselesaikan
tepat waktu.
2) Menyusun laporan-laporan perpajakan setiap tahun.
Peran/wewenang: Melaporkan kegiatan perpajakan yang dilakukan
setiap tahun dan menyimpan bukti/data yang berhubungan dengan
perpajakan.
Indikator prestasi: Lengkapnya bukti/data perpajakan, laporan
perpajakan diselesaikan tepat waktu.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Akuntansi dan Perpajakan memiliki hubungan kerja dengan
Manajer Keuangan dengan maksud/tujuan konsultasi,
menyampaikan saran, pendapat, rapat berkala dan melaporkan
pelaksanaan tugas.
 53

2) Eksternal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Akuntansi dan Perpajakan dengan pihak
luar perusahaan dilakukan terkait dengan masalah perpajakan
dengan Direktorat Jenderal Pajak Indonesia.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Akuntansi dan Perpajakan menerima pengawasan setiap
hari dari Manajer Keuangan.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Akuntansi dan Perpajakan tidak memiliki tanggung jawab
dalam hal pemberian pengawasan kepada jabatan apapun di
perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Bagian Akuntansi dan Perpajakan tidak memiliki tanggung jawab
atas rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 5)
- Duduk : 92,6%
- Berdiri : 2,4%
- Berjalan : 5%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan
- Di dalam gedung : 92,6%
- Di luar gedung : 7,4%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Diploma (D3) Keuangan
 54

2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada

3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Terbiasa membuat laporan keuangan.
- Memahami perpajakan.
5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Akuntansi dan Perpajakan adalah menangani
pekerjaan terkait akuntansi dan perpajakan. Pengetahuan dan pemahaman
yang baik dalam menangani kedua hal tersebut mutlak diperlukan oleh
seseorang yang menjabat di bagian ini. Oleh karenanya, kompetensi yang
dibutuhkan adalah dalam hal pendidikan formal serta pengalaman dalam
pembuatan laporan keuangan dan pemahaman yang cukup baik tentang
perpajakan.
5.3.2 Analisis Pekerjaan Divisi Personalia dan Umum
Berdasarkan struktur organisasi PTEK, Divisi Personalia dan Bagian
Umum terdiri dari Manajer Personalia dan Umum, Bagian Administrasi dan
Bagian Umum. Berikut ini hasil dari analisis pekerjaan Divisi Personalia
dan Umum yang telah dilakukan:
1. Manajer Personalia dan Umum
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Mengkoordinasi kegiatan personalia, hubungan umum (internal dan
eksternal), tata persuratan, perlengkapan, kearsipan, rumah tangga,
monitoring, evaluasi dan pelaporan PT Ekanindya Karsa agar berjalan
dengan lancar.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Memberi petunjuk dan bimbingan dalam pelaksanaan tugas kepada
bawahan serta memeriksa hasil kerjanya.
 55

Peran/wewenang: Memberikan peraturan yang berlaku kepada

bawahan sebagai bahan pelaksanaan tugas, meneliti kesesuaian
tugas.
Indikator prestasi: Diperoleh pekerjaan yang baik dan benar.
2) Mendisposisi surat masuk dan mengoreksi surat keluar sebelum
diteruskan kepada Direktur Pengelola PT Ekanindya Karsa.
Peran/wewenang: Mengoreksi/memperbaiki/menambahkan bagian-
bagian yang perlu.
Indikator prestasi: Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan surat.
3) Melakukan pengelolaan urusan barang inventaris, kebersihan
pabrik dan kantor, kepustakaan, pengamananan kantor,
pengadministrasian dan penghapusan barang inventaris serta
kerumahtanggaan.
Peran/wewenang: Bertanggung jawab atas keberadaan dan keadaan
barang yang disebutkan diatas.
Indikator prestasi: Segala urusan yang disebutkan diatas terkelola
dengan baik.
4) Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan, pendistribusian,
pengiriman, pengarsipan surat-surat, dokumen perusahaan dan
arsip-arsip data personalia.
Peran/wewenang: Bertanggung jawab atas kegiatan yang
disebutkan diatas.
Indikator prestasi: Segala urusan yang disebutkan diatas terkelola
dengan baik dan berjalan lancar.
5) Memeriksa dan bila perlu mengajukan pembelian aset tetap
perusahaan.
Peran/wewenang: Memeriksa umur, kondisi dan mengecek
kerusakan aset tetap perusahaan, dan mengajukan pengadannya
kepada Direkur Utama bila diperlukan penggantian.
Indikator prestasi: Terjaminnya kelancaran pekerjaan disetiap
divisi.
6) Memproses pengajuan cuti karyawan.
 56

Peran/wewenang: Memberitahukan sisa cuti yang dimiliki

karyawan, mendata cuti yang diajukan karyawan, serta melaporkan
kepada Manajer Personalia dan Umum tentang pengajuan cuti
tersebut.
Indikator prestasi: Pengajuan cuti terdata lengkap.
7) Mengadakan hubungan dengan instansi pemerintah maupun swasta
untuk keperluan perizinan.
Peran/wewenang: Memiliki contact person pihak yang terkait
dengan keperluan perizinan.
Indikator prestasi: Urusan perizinan berjalan lancar.
Tugas berkala:
1) Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rencana atau
program personalia setiap tahun.
Peran/wewenang: Melanjutkan rencana atau program yang sesuai
atau merevisi rencana atau program yang tidak sesuai.
Indikator prestasi: Terjadi kesesuaian antara rencana atau program
dengan kebutuhan perusahaan.
2) Memimpin program penerimaan karyawan baru, baik karyawan
harian maupun karyawan tetap sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
Peran/wewenang: Mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan
untuk jabatan yang akan diisi.
Indikator prestasi: Mendapatkan karyawan baru yang kompeten
dan sesuai kebutuhan.
3) Membuat anggaran rutin, pendataan karyawan dan statistik setiap
tahun.
Peran/wewenang: Membuat dokumentasi/pendataan tentang hal-hal
tersebut diatas.
Indikator prestasi: Segala urusan yang terkait dengan hal personalia
terdata dengan lengkap.
4) Menyusun laporan tahunan kegiatan.
 57

Peran/wewenang: Membuat laporan kegiatan Divisi Personalia dan

Umum selama satu tahun.
Indikator prestasi: Laporan tahunan dapat dijadikan acuan untuk
melaksanakan kegiatan tahun berikutnya.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Manajer Personalia dan Umum dengan pihak
internal perusahaan dijelaskan melalui Tabel 6.

Tabel 6. Hubungan kerja internal Manajer Personalia dan

Umum
Pihak/Jabatan
Nama Divisi Maksud/Tujuan
Terkait
Direktur - Konsultasi, menyampaikan saran,
Operasional pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan tugas.
Manajer Operasional Koordinasi, sinkronisasi
Operasional pekerjaan.
Manajer Keuangan Koordinasi, sinkronisasi
Keuangan pekerjaan.
Manajer Pemasaran Koordinasi, sinkronisasi
Pemasaran pekerjaan.
Bagian Personalia Menyampaikan saran, pendapat,
Administrasi dan Umum pengarahan, rapat berkala,
pelaporan.
Bagian Umum Personalia Menyampaikan saran, pendapat,
dan Umum pengarahan, rapat berkala,
pelaporan.
2) Eksternal perusahaan
Manajer Personalia dan Umum memiliki hubungan kerja dengan
pihak luar perusahaan terkait dengan pembukaan lowongan kerja
(rekrutmen).
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Manajer Personalia dan Umum menerima pengawasan setiap hari
dari Direktur Pengelola.
2) Pemberian pengawasan
Manajer Personalia dan Umum mengawasi beberapa jabatan seperti
yang dijelaskan pada Tabel 7.
 58

Tabel 7. Pemberian pengawasan oleh Manajer Personalia dan

Umum
Jabatan yang Pekerjaan Frekuensi
No.
Diawasi yang Diawasi Pengawasan
1. Bagian Administrasi Administrasi Setiap hari kerja
dan umum
2. Bagian Umum Administrasi Setiap hari kerja
dan umum
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Manajer Personalia dan Umum tidak memiliki tanggung jawab atas
rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 6)
- Duduk : 95,6%
- Berdiri : 0,2%
- Berjalan : 4,2%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 9)
- Di dalam gedung : 99,7%
- Di luar gedung : 0,3%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Sarjana (S1) dari jurusan yang
relevan.
2) Pendidikan/pelatihan khusus :
- Pernah mengikuti pendidikan/pelatihan yang berhubungan
dengan kepegawaian.
 59

3) Pengalaman kerja
- Memiliki pengalaman minimal selama 2 tahun sebagai Manajer
Sumber Daya Manusia.
4) Persyaratan khusus
- Dapat mengoperasikan komputer, minimal program MS Word.
- Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
- Menguasai bahasa asing, minimal Bahasa Inggris.
- Berpenampilan rapi dan menarik.
5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Manajer Personalia dan Umum adalah menangani
kegiatan yang berkaitan dengan personalia, administrasi dan pengelolaan
barang inventaris. Kompetensi yang dibutuhkan untuk menduduki jabatan
ini adalah terkait dengan pendidikan formal dan pengalaman kerja yang
cukup.
2. Bagian Administrasi
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Membantu Manajer Personalia dan Umum melaksanakan kegiatan
personalia, tata persuratan, monitoring, evaluasi dan pelaporan PT
Ekanindya Karsa agar berjalan dengan lancar.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Melaksanakan kegiatan penerimaan, pendistribusian, pengiriman,
dan pengarsipan surat-surat.
Peran/wewenang: Membantu Manajer Personalia dan Umum
melakukan kegiatan yang disebutkan diatas.
Indikator prestasi: Segala urusan yang disebutkan diatas terkelola
dengan baik dan berjalan lancar.
2) Membuat dan mengedarkan surat untuk kepentingan karyawan.
Peran/wewenang: Membuat surat yang berkaitan dengan karyawan
(pengumuman, undangan dan lain-lain) sesuai yang diperintahkan
 60

oleh atasan, kemudian mendistribusikannya kepada karyawan yang

bersangkutan.
Indikator prestasi: Segala urusan yang disebutkan diatas terkelola
dengan baik dan berjalan lancar.
3) Mendata dan membuat laporan tentang absen, cuti, izin dan
lembur.
Peran/wewenang: Melaporkan kepada Manajer Personalia dan
Umum jika ada karyawan yang absen, cuti, izin atau lembur diluar
porsinya.
Indikator prestasi: Kegiatan absen, cuti, izin dan lembur karyawan
terdata lengkap setiap harinya.
4) Filing dokumen perizinan, peraturan dan kontrak.
Peran/wewenang: Menyimpan dokumen perizinan, peraturan dan
kontrak di tempat yang aman.
Indikator prestasi: Dokumen perizinan, peraturan dan kontrak
tersimpan dengan baik.
Tugas berkala:
1) Membantu Manajer Personalia dan Umum sehubungan dengan
kelancaran program penerimaan karyawan.
Peran/wewenang: Menangani publikasi, penyebaran informasi,
serta proses lainnya dalam program penerimaan karyawan.
Indikator prestasi: Mendapatkan karyawan baru yang kompeten
dan sesuai kebutuhan.
2) Membantu Manajer Personalia dan Umum membuat anggaran
rutin, pendataan karyawan dan statistik setiap tahun.
Peran/wewenang: Membantu Manajer Personalia dan Umum
mengerjakan anggaran rutin, pendataan karyawan dan statistik.
Indikator prestasi: Segala urusan yang terkait dengan hal personalia
terdata lengkap.
 61

c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Administrasi memiliki hubungan kerja dengan Manajer
Personalia dan Umum dengan maksud/tujuan konsultasi,
menyampaikan saran, pendapat, rapat berkala dan melaporkan
pelaksanaan tugas Bagian Penjualan. Bagian Administrasi juga
memiliki hubungan kerja dengan karyawan PT Ekanindya Karsa
lainnya dalam hal pendistribusian surat.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Administrasi memiliki hubungan kerja dengan pihak luar
perusahaan dalam hal pendistribusian surat bagi kepentingan
perusahaan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Administrasi menerima pengawasan setiap hari dari
Manajer Personalia dan Umum.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Administrasi tidak memiliki tanggung jawab dalam hal
pemberian pengawasan kepada jabatan apapun di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
4) Rahasia
Bagian Administrasi tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia
apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 6)
- Duduk : 93,6%
- Berdiri : 1,6%
 62

- Berjalan : 4,8%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 9)
- Di dalam gedung : 99,2%
- Di luar gedung : 0,8%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus :
- Mampu mengoperasikan komputer, terutama MS Word.
5) Persyaratan usia : 20 – 40 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Administrasi adalah membantu Manajer
Personalia dan Umum dalam hal personalia, persuratan dan lain-lain. Pada
jabatan ini dibutuhkan kompetensi dalam hal pengoperasian komputer untuk
melakukan input data-data karyawan dan data-data perusahaan.
3. Bagian Umum
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Mengurus kegiatan yang berhubungan dengan keperluan rumah tangga
sehari-hari di pabrik PT Ekanindya Karsa.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Bertanggung jawab atas tersedianya keperluan harian, alat tulis
kantor (ATK).
Peran/wewenang: Mendistribusikan ATK dan keperluan harian
kepada karyawan-karyawan PTEK yang memerlukannya.
Indikator prestasi: Kebutuhan ATK dan keperluan harian lain
terpenuhi.
2) Mengurus barang inventaris, kepustakaan dan kendaraan
operasional perusahaan.
 63

Peran/wewenang: Menjaga kebersihan barang-barang inventaris,

kepustakaan dan kendaraan operasional, melakukan atau
mengajukan perbaikan jika dibutuhkan.
Indikator prestasi: Barang inventaris, kepustakaan dan kendaraan
operasional perusahaan terawat dengan baik sehingga dapat lebih
lama digunakan.
3) Bertanggung jawab atas kebersihan dan pengamanan ruangan
kantor.
Peran/wewenang: Menjaga kebersihan barang-barang inventaris,
kepustakaan dan kendaraan operasional, melakukan atau
mengajukan perbaikan jika dibutuhkan.
Indikator prestasi: Kenyamanan dan keamanan ruangan kantor.
4) Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi bagi karyawan dan
tamu perusahaan di pabrik.
Peran/wewenang: Mengadakan konsumsi untuk kegiatan-kegiatan
di perusahaan seperti rapat, atau apabila ada kunjungan tamu
perusahaan.
Indikator prestasi: Karyawan dan tamu perusahaan merasa nyaman.
5) Menggandakan atau menjilid dokumen yang dibutuhkan.
Peran/wewenang: Bertanggungjawab atas jumlah dan kelengkapan
dokumen asli yang digandakan.
Indikator prestasi: -
Tugas berkala:
1) Membayarkan tagihan-tagihan seperti listrik, telepon dan lain-lain.
Peran/wewenang: Bertanggung jawab atas kegiatan yang
disebutkan diatas.
Indikator prestasi: Pembayaran-pembayaran tersebut diatas
dilakukan tepat waktu.
2) Melakukan pengecekan berkala kondisi barang-barang inventaris
serta kerumahtanggaan.
 64

Peran/wewenang: Mengusulkan perbaikan atau penghapusan

barang tersebut kepada Manajer Personalia dan Umum jika barang
tersebut rusak atau tidak diperlukan lagi.
Indikator prestasi: Efisiensi ruangan dan biaya.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Umum memiliki hubungan kerja dengan Manajer
Personalia dan Umum dengan maksud/tujuan melaporkan
pelaksanaan tugas.
3) Eksternal perusahaan
Bagian Umum memiliki hubungan kerja dengan pihak luar
perusahaan dalam hal pengadaan konsumsi, ATK, serta
pembayaran rekening bulanan (listrik, telepon dan lain-lain).
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Umum menerima pengawasan setiap hari dari Manajer
Personalia dan Umum.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Umum tidak memiliki tanggung jawab dalam hal
pemberian pengawasan kepada jabatan apapun di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
4) Rahasia
Bagian Umum tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia apapun
di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 6)
- Duduk : 2,9%
- Berdiri : 58,1%
- Berjalan : 39%
 65

4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 9)

- Di dalam gedung : 70,4%
- Di luar gedung : 29,6%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Tidak ada
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus : Tidak ada
5) Persyaratan usia : 20 – 40 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Umum adalah sehubungan dengan pengadaan
kebutuhan sehari-hari, maka tidak diperlukan spesifikasi ataupun
kompetensi khusus untuk menduduki jabatan ini.
5.3.3 Analisis Pekerjaan Divisi Pemasaran
Berdasarkan struktur organisasi yang dimiliki PTEK, Divisi
Pemasaran terdiri dari Manajer Pemasaran, Bagian Penjualan, Sales
Promotion, serta Bagian Pengiriman dan Penagihan. Berikut ini hasil dari
analisis pekerjaan Divisi Pemasaran yang telah dilakukan:
1. Manajer Pemasaran
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Mengkoordinir kegiatan penjualan agar target penjualan PT Ekanindya
Karsa tercapai.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Melayani dan menindaklanjuti pesanan pembelian serta melakukan
kontrak penjualan dengan konsumen.
Peran/wewenang: Terlibat langsung dengan dengan penjualan
kepada pembeli partai besar dan eksportir, mengkoordinasi
penjualan lokal.
Indikator prestasi: Tercapainya target penjualan.
 66

2) Melaksanakan atau mengikuti kegiatan promosi, misalnya pameran

dan expo.
Peran/wewenang: Mengawasi proses kegiatan.
Indikator prestasi: Suksesnya kegiatan promosi yang dijalankan.
3) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan penjualan, apakah telah
sesuai dengan target dan rencana penjualan yang telah ditetapkan.
Peran/wewenang: Melakukan pengarahan kepada staf penjualan,
menilai kegiatan penjualan yang telah dilakukan, membuat
keputusan “cuci gudang” dengan mendiskon harga produk,
merevisi kegiatan penjualan yang kurang menguntungkan.
Indikator prestasi: Tercapainya target dan rencana penjualan.
4) Memonitor stok barang di butik.
Peran/wewenang: Mengawasi stok barang dan menugaskan Bagian
Pengiriman untuk menambah barang di butik jika diperlukan.
Indikator prestasi: Tidak terjadi kekurangan stok barang untuk
dijual di butik.
5) Menindaklanjuti dan menyelesaikan keluhan konsumen.
Peran/wewenang: Menyelesaikan keluhan konsumen secara tuntas.
Indikator prestasi: Terselesaikannya masalah dan tetap tercipta
hubungan yang baik dengan konsumen yang bersangkutan.
6) Mendistribusikan tugas sesuai permintaan/pesanan konsumen
kepada Divisi Operasional.
Peran/wewenang: Mengkoordinasikan pengadaan produk pesanan
dengan waktu yang telah ditetapkan.
Indikator prestasi: Produk pesanan dapat rampung tepat waktu.
Tugas lain-lain:
1) Senantiasa mengikuti tren dan selera yang diminati konsumen
melalui majalah, televisi dan fasihon show.
Peran/wewenang: Mengajukan/mengusulkan desain produk baru
yang sesuai dengan minat pasar.
 67

Indikator prestasi: Selalu update terhadap tren, barang yang

diproduksi diminati konsumen sehingga terjadi peningkatan
penjualan.
Tugas berkala:
1) Membuat perencanaan penjualan setiap tahun.
Peran/wewenang: Menentukan strategi, target dan kegiatan apa saja
yang dilakukan dalam kegiatan penjualan.
Indikator prestasi: Tercapainya target penjulan.
2) Menyusun laporan penjualan periode bulanan dan tahunan.
Peran/wewenang: Meminta laporan dari personil Divisi Pemasaran,
membuat laporan penjualan untuk dipertanggungjawabkan kepada
Direktur Pengelola.
Indikator prestasi: Laporan penjualan tahunan selesai tepat waktu.
3) Mengkoordinir rapat bulanan.
Peran/wewenang: Memimpin rapat, mengarahkan kegiatan
penjualan, serta menemukan solusi atau memutuskan pemecahan
masalah jika ada.
Indikator prestasi: Rapat bulanan dapat menjadi dasar/landasan
kegiatan penjualan.
4) Memeriksa dan memonitor kelengkapan dokumen penjualan setiap
minggu.
Peran/wewenang: Menelusuri jika terjadi ketidaklengkapan
dokumen.
Indikator prestasi: Lengkapnya dokumen penjualan.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Manajer Pemasaran dengan pihak internal
perusahaan dijelaskan melalui Tabel 8.
 68

Tabel 8. Hubungan kerja internal Manajer Pemasaran

Pihak/Jabatan
Nama Divisi Maksud/Tujuan
Terkait
Direktur - Konsultasi, menyampaikan saran,
Pengelola pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan tugas
Manajer Pemasaran.
Manajer Keuangan Koordinasi, sinkronisasi
Keuangan pekerjaan.
Manajer Produksi Operasional Koordinasi, sinkronisasi
pekerjaan.
Manajer Personalia Koordinasi, sinkronisasi
Personalia dan pekerjaan.
Umum
Bagian Penjualan Pemasaran Menyampaikan saran, pendapat,
pengarahan, rapat berkala,
pelaporan.
Sales Promotion Pemasaran Menyampaikan saran, pendapat,
pengarahan, rapat berkala,
pelaporan.
Bagian Pemasaran Menyampaikan saran, pendapat,
Pengiriman dan pengarahan, rapat berkala,
Penagihan pelaporan.
2) Eksternal perusahaan
Manajer Pemasaran memiliki hubungan kerja dengan pihak luar
perusahaan yang dilakukan terkait dengan pengadaan
perjanjian/kontrak jual-beli.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Manajer Pemasaran menerima pengawasan setiap hari dari Direktur
Pengelola.
2) Pemberian pengawasan
Manajer Pemasaran mengawasi beberapa jabatan seperti yang
dijelaskan pada Tabel 9.
Tabel 9. Pemberian pengawasan oleh Manajer Pemasaran
Jabatan yang Pekerjaan Frekuensi
No.
Diawasi yang Diawasi Pengawasan
1. Bagian Penjualan Penjualan Setiap hari kerja
2. Sales Promotion Penjualan Setiap hari kerja
3. Bagian Pengiriman Pengiriman Setiap hari kerja
dan Penagihan dan Penagihan
 69

3) Peralatan/mesin/bahan

- Alat tulis kantor (ATK).

- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
- Kendaraan operasional.
- Mesin pembayaran credit card.
4) Rahasia
Manajer Pemasaran tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia
apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 7)
- Duduk : 8,5%
- Berdiri : 62,8%
- Berjalan : 28,7%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 10)
- Di dalam gedung : 25,3%
- Di luar gedung : 74,7%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Sarjana (S1)
2) Pendidikan/pelatihan khusus :
- Pernah mengikuti pendidikan/pelatihan yang berhubungan
dengan pemasaran.
3) Pengalaman kerja
- Memiliki pengalaman minimal selama 2 tahun sebagai Manajer
Pemasaran atau yang sederajat.
4) Persyaratan khusus
- Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan menguasai
bahasa asing, minimal Bahasa Inggris.
- Berpenampilan rapi dan menarik.
 70

5) Persyaratan usia : 25 – 50 tahun

6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Manajer Pemasaran adalah bertanggug jawab atas
kegiatan penjualan sehingga target dan rencana penjualan dapat dicapai.
Kompetensi yang perlu dimiliki pada jabatan ini adalah sehubungan dengan
pendidikan formal dan kemampuan berbahasa asing, khususnya Bahasa
Inggris karena kebanyakan penjualan yang dilakukan adalah penjualan ke
luar negeri.
2. Bagian Penjualan
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Membantu Manajer Pemasaran dalam kegiatan penjualan barang sesuai
dengan rencana penjualan dan target yang telah ditetapkan.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Membantu Manajer Pemasaran melayani dan menindaklanjuti
pesanan pembelian.
Peran/wewenang: Mencatat pesanan, menghitung harga pesanan.
Indikator prestasi: Kegiatan penjualan berjalan sesuai dengan
rencana dan target yang telah ditetapkan.
2) Membantu Manajer Pemasaran melaksanakan atau mengikuti
kegiatan promosi, misalnya pameran dan expo.
Peran/wewenang: Memenuhi kebutuhan yang diperlukan dalam
penyelenggaraan kegiatan promosi tersebut.
Indikator prestasi: Suksesnya kegiatan promosi.
3) Membantu Manajer Pemasaran menangani keluhan konsumen.
Peran/wewenang: Melengkapi kebutuhan/kekurangan yang
mengakibatkan adanya keluhan konsumen.
Indikator prestasi: Terselesaikannya masalah dan tetap tercipta
hubungan yang baik dengan konsumen yang bersangkutan.
4) Bertanggung jawab atas dokumen/data penjualan.
 71

Peran/wewenang: Memiliki data-data penjualan yang telah

berlangsung.
Indikator prestasi: Lengkapnya dokumen penjualan.
5) Membantu Manjer Pemasaran mengevaluasi hasil penjualan,
apakah telah sesuai dengan target dan rencana penjualan yang telah
ditetapkan.
Peran/wewenang: Mengusulkan perbaikan yang diperlukan.
Indikator prestasi: Adanya improvisasi target dan rencana
penjualan.
Tugas berkala:
1) Membantu Manajer Pemasaran dalam penyusunan laporan
penjualan bulanan dan tahunan.
Peran/wewenang: Mengerjakan yang ditugaskan oleh Manajer
Pemasaran dalam hal pembuatan laporan, melengkapi data-data
penjualan yang diperlukan.
Indikator prestasi: Laporan penjualan tahunan selesai tepat waktu.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Bagian Penjualan memiliki hubungan kerja dengan Manajer
Pemasaran dengan maksud/tujuan konsultasi, menyampaikan saran,
pendapat, rapat berkala dan melaporkan pelaksanaan tugas.
2) Eksternal perusahaan
Bagian Penjualan memiliki hubungan kerja dengan pihak
konsumen dengan maksud/tujuan pelayanan pembelian dan
pelayanan keluhan.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Penjualan menerima pengawasan setiap hari dari Manajer
Pemasaran.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Penjualan tidak memiliki tanggung jawab dalam hal
pemberian pengawasan kepada jabatan apapun di perusahaan.
 72

3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
- Mesin pembayaran credit card.
4) Rahasia
Bagian Penjualan tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia
apapun di perusahaan.
a. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 7)
- Duduk : 36%
- Berdiri : 49,2%
- Berjalan : 14,8%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 10)
- Di dalam gedung : 40,6%
- Di luar gedung : 59,4%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
b. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : Diploma (D3)
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja
Memiliki pengalaman minimal selama 1 tahun di bagian penjualan
atau sebagai Asisten Manajer Pemasaran.
4) Persyaratan khusus
- Dapat mengoperasikan komputer.
- Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
- Berpenampilan rapi dan menarik.
5) Persyaratan usia : 21 – 50 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
 73

Tugas utama Bagian Penjualan adalah membantu kegiatan penjualan

yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran agar target dan rencana penjualan
dapat dicapai. Kompetensi yang perlu dimiliki pada jabatan ini adalah
sehubungan dengan pendidikan formal dan kemampuan berbahasa asing,
khususnya Bahasa Inggris karena kebanyakan penjualan yang dilakukan
adalah penjualan ke luar negeri.
3. Sales Promotion
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Melakukan penjualan di butik yang dimiliki PT Ekanindya Karsa.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Memberikan pelayanan yang ramah dan sopan kepada konsumen
yang berkunjung ke butik.
Peran/wewenang: Melayani konsumen dengan berbagai karakter
dengan sabar.
Indikator prestasi: Konsumen puas dengan pelayanan para Sales
Promotion.
2) Menjelaskan keterangan dan karakter produk kepada konsumen
dengan cara persuasif.
Peran/wewenang: Mengetahui dengan baik keterangan dan karakter
produk sehingga penjelasan yang dilakukan efektif.
Indikator prestasi: Konsumen mengerti dan membeli produk.
3) Mengambilkan barang di gudang butik jika konsumen tidak
menghendaki barang display.
Peran/wewenang: Memastikan bahwa stok barang selalu lebih dari
satu, kecuali barang tersebut telah habis masa produksinya.
Indikator prestasi: Konsumen puas dan membeli produk.
4) Memberi saran kepada konsumen tentang produk yang cocok.
Peran/wewenang: Mampu membaca karakter konsumen agar dapat
memberikan saran yang tepat.
Indikator prestasi: Konsumen menyukai saran Sales Promotion dan
membeli produk.
 74

5) Memberi informasi tentang adanya diskon, promosi, produk

keluaran terbaru dan lain-lain.
Peran/wewenang: Meyakinkan konsumen untuk membeli produk
baru atau membeli produk saat diadakan promosi.
Indikator prestasi: Konsumen membeli produk dengan kuantitas
yang lebih banyak daripada biasanya saat diadakannya promosi,
atau membeli produk keluaran terbaru.
6) Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan butik.
Peran/wewenang: Membersihkan ruangan butik disetiap kali ada
kesempatan, terutama saat sebelum butik buka, mengatur letak
barang display agar terlihat menarik.
Indikator prestasi: Kenyamanan butik terjaga secara konsisten.
7) Filing setiap transaksi yang terjadi saat butik telah tutup.
Peran/wewenang: Menghitung jumlah pemasukan serta mencatat
harga dan barang yang dibeli konsumen.
Indikator prestasi: Kelengkapan catatan.
8) Menjaga kerapian, kebersihan, keutuhan dan keamanan barang di
butik.
Peran/wewenang: Mengatur letak display barang, mengecek
kondisi barang, membersihkan barang, menyusun letak barang di
gudang, mengunci butik saat sudah tutup.
Indikator prestasi: Barang selalu dalam keadaan prima.
9) Melaporkan kepada Manajer Pemasaran jika barang di butik
habis/kurang.
Peran/wewenang: Menghubungi Manajer Pemasaran untuk
pengiriman barang ke butik.
Indikator prestasi: Terjaganya kuantitas barang di butik.
10) Menangani keluhan konsumen.
Peran/wewenang: Menyelesaikan permasalahan keluhan konsumen
atau melaporkannya kepada Manajer Pemasaran.
Indikator prestasi: Terjaganya kuantitas barang di butik.
 75

Tugas tambahan:
1) Membentu Manajer Pemasaran jika ada kegiatan promosi,
misalnya pameran dan expo.
Peran/wewenang: Melengkapi kebutuhan kegiatan promosi
tersebut.
Indikator prestasi: Suksesnya acara promosi.
2) Memperhatikan frekuensi kedatangan konsumen.
Peran/wewenang: Memberi pelayanan khusus kepada konsumen
yang sering datang dan membeli barang (langganan).
Indikator prestasi: Konsumen yang menjadi langganan semakin
banyak.
Tugas berkala:
1) Menganti barang display setiap dua bulan atau jika barang habis.
Peran/wewenang: Mengetahui selera pasar dan memajang barang
yang sekiranya diminati.
Indikator prestasi: Konsumen tertarik pada barang yang dipajang.
c. Hubungan Kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Sales Promotion dengan pihak internal perusahaan
dijelaskan melalui Tabel 10.

Tabel 10. Hubungan kerja internal Sales Promotion

Pihak/Jabatan
Nama Divisi Maksud/Tujuan
Terkait
Manajer Pemasaran Konsultasi, menyampaikan saran,
Pemasaran pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan tugas
Sales Promotion.
Bagian Pemasaran Koordinasi saat pengiriman
Pengiriman dan barang ke butik.
Penagihan
2) Eksternal perusahaan
Sales Promotion memiliki hubungan kerja eksternal dengan
konsumen yang datang ke butik.
 76

d. Tanggung jawab jabatan

1) Pengawasan yang diterima
Sales Promotion mendapatkan pengawasan setiap minggu dari
Manajer Pemasaran.
2) Pemberian pengawasan
Sales Promotion tidak bertanggung jawab dalam mengawasi
jabatan apapun dalam lingkup pekerjaannya.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon.
- Mesin pembayaran credit card.
4) Rahasia
Sales Promotion tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia
apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 7)
- Duduk : 17%
- Berdiri : 59,5%
- Berjalan : 23,5%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 10)
- Di dalam gedung : 99,4%
- Di luar gedung : 0,6%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan
1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja : Tidak harus ada
4) Persyaratan khusus
- Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
- Berpenampilan rapi dan menarik.
5) Persyaratan usia : 20 – 40 tahun
 77

6) Persyaratan jenis kelamin : Tidak ada

7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Sales Promotion adalah melakukan penjualan di butik
PTEK. Kompetensi khusus yang perlu dimiliki Sales Promotion adalah
kemampuan dalam memberikan pelayanan yang baik dan kemampuan
persuasif agar konsumen yang datang tertarik untuk membeli.
4. Bagian Pengiriman dan Penagihan
a. Tugas pokok dan fungsi pekerjaan:
Membantu Manajer Pemasaran dalam hal pengiriman barang ke dalam
dan ke luar negeri, serta menangani penagihan piutang kepada
konsumen di dalam negeri sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Melaksanakan pengiriman barang sesuai dengan bukti pengeluaran
barang atau surat jalan.
Peran/wewenang: Tidak menunda pengiriman barang, dilakukan
melalui jasa pengiriman atau diantar langsung, bertanggung jawab
mengenai jumlah dan keadaan fisik barang yang akan dikirim (jika
barang diantar langsung).
Indikator prestasi: Barang tiba tepat waktu di tempat konsumen dan
keutuhan barang terjamin hingga tempet tujuan.
2) Merencanakan jadwal penagihan.
Peran/wewenang: Membuat jadwal penagihan terhadap piutang
atas barang-barang yang telah dijual di dalam negeri.
Indikator prestasi: Teraturnya jadwal pembayaran piutang.
3) Melaksanakan penagihan piutang sesuai jadwal yang dibuat atau
sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Peran/wewenang: Menghubungi konsumen dan mengingatkan
konsumen perihal piutang tersebut.
Indikator prestasi: Penagihan berlangsung sesuai jadwal.
 78

4) Melaporkan hasil penagihan kepada Manajer Pemasaran dan

Bagian Keuangan.
Peran/wewenang: Menyetorkan hasil penagihan ke bank pada hari
yang sama dengan hari penagihan, atau jika tidak memungkinkan
penyetoran dilakukan pada hari berikutnya pada kesempatan
pertama. Pelaporan tetap dilakukan jika piutang yang telah jatuh
tempo telah ditagih tetapi tagihannya belum berhasil diperoleh.
Indikator prestasi: Tidak lalai dalam melaporkan penagihan.
Tugas berkala:
1) Memberikan laporan kepada Bagian Keuangan berupa data-data
pengiriman dan penagihan untuk keperluan penyusunan anggaran
dan laporan.
Peran/wewenang: Mengetahui dan memiliki data-data yang
dimaksud diatas.
Indikator prestasi: Kelengkapan data dan informasi yang dimaksud
diatas.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Pengiriman dan Penagihan dengan pihak
internal perusahaan dijelaskan melalui Tabel 11.

Tabel 11. Hubungan kerja internal Bagian Pengiriman dan

Penagihan
Pihak/Jabatan Organisasi/
Maksud/Tujuan
Terkait Instansi
Manajer Pemasaran Konsultasi, menyampaikan saran,
Pemasaran pendapat, rapat berkala,
melaporkan pelaksanaan tugas
Bagian Pengiriman dan
Penagihan.
Manajer Keuangan Menyampaikan laporan/data.
Keuangan
2) Eksternal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Pengiriman dan Penagihan dengan pihak
luar perusahaan dijelaskan melalui Tabel 12.
 79

Tabel 12. Hubungan kerja eksternal Bagian Pengiriman dan

Penagihan
Pihak/Jabatan Organisasi/
Maksud/Tujuan
Terkait Instansi
Agen pengiriman - Koordinasi pengiriman barang.
Konsumen - Sehubungan dengan penagihan
piutang.
d. Tanggung jawab jabatan
1) Pengawasan yang diterima
Bagian Pengiriman dan Penagihan menerima pengawasan setiap
hari dari Manajer Pemasaran.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Pengiriman dan Penagihan tidak mengawasi jabatan apapun
di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan
- Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan
perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
- Kendaraan operasional.
- Mesin pembayaran credit card.
4) Rahasia
Bagian Pengiriman dan Penagihan tidak memiliki tanggung jawab
atas rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada
2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 7)
- Duduk : 20,1%
- Berdiri : 16%
- Berjalan : 63,9%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 10)
- Di dalam gedung : 20,1%
- Di luar gedung : 79,9%
5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
 80

f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan

1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada
3) Pengalaman kerja :
- Memiliki pengalaman bekerja di bidang pelayanan masyarakat
selama minimal 1 tahun.
4) Persyaratan khusus
- Dapat mengemudikan sepeda motor dan mobil.
- Memiliki izin mengemudi (SIM A dan SIM C).
5) Persyaratan usia : 20 – 40 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Diutamakan laki-laki
7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Pengiriman dan Penagihan adalah melakukan
pengiriman barang dan menerima pembayaran/tagihan dari konsumen.
Pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang tinggi, sehingga dibutuhkan
kemampuan mengemudikan kendaraan, baik kendaraan roda dua maupun
roda empat. Jabatan ini lebih mengutamakan laki-laki sebagai pemangku
jabatan karena dibutuhkan kekuatan fisik dalam menjalankan tugasnya.

5.4. Analisis Beban Kerja

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi

karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawan yang efektif.
Pekerjaan akan selesai dengan baik dan tepat pada waktunya jika setiap hari
karyawan dapat bekerja secara efektif.
5.4.1 Waktu Produktif Per Tahun
Untuk menghitung beban kerja, terlebih dahulu harus mengetahui
waktu produktif dalam satu tahun melalui hari dan jam kerja efektif.
Sebagai dasar perhitungan dalam penelitian ini, digunakan tahun 2009 untuk
menghitung waktu kerja efektif. Berdasarkan informasi dari pihak PTEK,
jumlah rata-rata absen, izin, cuti pribadi, dinas ke luar kota dan lain-lain
adalah sebesar 10% dari jumlah hari dalam satu tahun. Dengan demikian
jumlah hari absen, izin dan lain-lain tahun 2009 adalah:
 81

10% × 365 hari = 36,5 hari, dibulatkan menjadi 37 hari

Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2009.

Perhitungannya adalah sebagai berikut:

Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari

Jumlah hari Minggu 52 hari
Jumlah hari libur nasional 14 hari
Jumlah hari cuti bersama 4 hari
Jumlah absen (sakit, izin, cuti pribadi, dll) 37 hari
107 hari
Hari kerja efektif dalam satu tahun 258 hari

Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektif dalam satu
tahun adalah 258 hari.
Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun,
perhitungan dilanjutkan dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu
hari. Dengan memperhitungkan jam kerja per hari di PTEK, yaitu 9 jam
dengan 1 jam istirahat, maka perhitungan jam kerja efektif di PTEK adalah
sebagai berikut:

Jam Kerja Efektif = (80%) × (9 jam - 1 jam) = 6,4 jam/hari

Dengan demikian, waktu produktif dalam satu tahunnya adalah:

258 hari × 6,4 jam/hari = 1651,2 jam.

Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu tahun

adalah 1651,2 jam. Perhitungan jumlah karyawan yang efektif perlu
dilakukan untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya bagi suatu perusahaan.
Dengan demikian, selain waktu produktif, beban kerja berdasarkan deskripsi
pekerjaan juga penting untuk diketahui agar dapat melakukan perhitungan
jumlah karyawan yang efektif.
5.4.2 Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi
Pemasaran PTEK belum memiliki standar baku beban kerja untuk
menyelesaikan pekerjaannya. Pada umumnya karyawan ketiga divisi
 82

tersebut telah terbiasa mengerjakan tugas masing-masing sehingga menjadi

rutinitas. Standar beban kerja pada PTEK hanya dimiliki oleh Divisi
Operasional, yaitu ditentukan berdasarkan jumlah produksi yang dilakukan.
Selama ini waktu penyelesaian tugas pada karyawan Divisi Keuangan,
Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran ditentukan
berdasarkan kebutuhan dan intuisi. Dengan demikian, perhitungan beban
kerja yang dilakukan pada penelitian ini dapat digunakan oleh perusahaan
sebagai titik awal penentuan standar beban kerja bagi karyawan Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran. Berikut ini
adalah hasil perhitungan beban kerja yang dimaksud.
1. Divisi Keuangan
Hasil perhitungan dan alokasi beban kerja pada Divisi Keuangan serta
perbandingannya dengan beban kerja standar perusahaan dijelaskan melalui
Tabel 13.

Tabel 13. Beban kerja Divisi Keuangan

No Jabatan Total Beban Kerja (jam)
1. Manajer Keuangan 1122
2. Bagian Perbendaharaan Head Office 1442
3. Bagian Perbendaharaan Pabrik 1180
4. Bagian Persediaan Barang Head Office 1694
5. Bagian Persediaan Barang Pabrik 1188
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan 1465
Total 8091
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Divisi Keuangan, Bagian
Perbendaharaan Head Office memiliki beban kerja tertinggi. Hal tersebut
dikarenakan pekerjaan yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama dan
dilakukan setiap hari.
Divisi Keuangan merupakan divisi dengan beban kerja tertinggi
dibandingkan dengan Divisi Personalia dan Umum serta Divisi Pemasaran.
Hal tersebut dikarenakan deskripsi pekerjaan yang dilakukan terkait dengan
kegiatan keuangan, dimana pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan
keakuratan yang tepat. Rincian frekuensi pekerjaan dan rata-rata waktu
penyelesaian dapat dilihat pada Lampiran 11.
 83

2. Divisi Personalia dan Umum

Hasil perhitungan dan alokasi beban kerja pada Divisi Personalia dan
Umum dijelaskan melalui Tabel 14 berikut.

Tabel 14. Beban kerja Divisi Personalia dan Umum

No Jabatan Total Beban Kerja (jam)
1. Manajer Personalia dan Umum 1917
2. Bagian Administrasi 1494
3. Bagian Umum 2721
Total 6132
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Divisi Personalia dan
Umum, Bagian Umum memiliki beban kerja tertinggi. Hal ini disebabkan
tingginya frekuensi pekerjaan, dimana kebanyakan pekerjaan Bagian Umum
dilakukan rutin setiap hari. Pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan urusan
rumah tangga. Rincian frekuensi pekerjaan dan rata-rata waktu penyelesaian
dapat dilihat pada Lampiran 12.
3. Divisi Pemasaran
Hasil perhitungan dan alokasi beban kerja pada Divisi dapat dilihat
melalui Tabel 15 berikut.
Tabel 15. Beban kerja Divisi Pemasaran
No Jabatan Total Beban Kerja (jam)
1. Manajer Pemasaran 1543
2. Bagian Penjualan 1768
3. Sales Promotion 3044
4. Bagian Pengiriman dan Penagihan 1952
Total 8307
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Divisi Pemasaran, Bagian
Sales Promotion memiliki beban kerja tertinggi. Hal ini dikarenakan
banyaknya deskripsi pekerjaan atau tugas yang dibebankan kepada Sales
Promotion. Selain itu, kebanyakan pekerjaan Sales Promotion dilakukan
rutin setiap hari. Perhitungan mengenai frekuensi pekerjaan dan rata-rata
waktu penyelesaian dapat dilihat pada Lampiran 13.
Berdasarkan perhitungan beban kerja di atas, diperoleh jumlah beban
kerja dalam setahun yang dapat dilihat pada Tabel 16.
 84

Tabel 16. Beban kerja karyawan PTEK

Divisi Jumlah Beban Kerja Per Tahun (jam)
Keuangan 8.091
Personalia dan Umum 6.261
Pemasaran 8.307
Total Beban Kerja 22.659
Beban kerja tertinggi dimiliki oleh Divisi Keuangan, yaitu sebesar
8.091 jam per tahun. Hal ini dikarenakan Divisi Keuangan merupakan divisi
yang memiliki deskripsi pekerjaan yang paling banyak diantara divisi-divisi
lainnya. Beban kerja paling rendah dimiliki oleh Divisi Personalia dan
Umum, yaitu sebesar 6.261. Hal ini dikarenakan hampir seluruh pekerjaan
pada Divisi Personalia dan Umum terkait dengan pihak internal perusahaan
saja. Total beban kerja pada ketiga divisi adalah 22.659 jam dalam setahun.

5.5. Perhitungan Jumlah Karyawan

Perhitungan jumlah karyawan dilakukan dengan membagi jumlah beban

kerja dengan waktu produktif selama satu tahun. Perhitungan yang dilakukan
kepada Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran
selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 14. Berikut penjelasan jumlah
karyawan efisien pada ketiga divisi tersebut serta perbandingannya dengan jumlah
karyawan aktual yang ada.
1. Divisi Keuangan
Jumlah karyawan efektif Divisi Keuangan berdasarkan perhitungan serta
perbandingannya dengan jumlah karyawan saat ini diuraikan pada Tabel 17.

Tabel 17. Jumlah karyawan pada Divisi Keuangan

Jumlah Jumlah Kebutuhan
Jabatan Karyawan Karyawan Tambahan
Efektif (orang) Aktual (orang) Karyawan (orang)
Manajer Keuangan 1 1 0
Bagian Perbendaharaan 1 1 0
Head Office
Bagian Perbendaharaan 1 1 0
Pabrik
Bagian Persediaan 1 1 0
Barang Head Office
Bagian Persediaan 1 1 0
Barang Pabrik
 85

Lanjutan Tabel 17.

Jumlah Jumlah Kebutuhan
Jabatan Karyawan Karyawan Tambahan
Efektif (orang) Aktual (orang) Karyawan (orang)
Bagian Akuntansi dan 1 0 1
Perpajakan
Total 6 5 1
Dapat dilihat pada Tabel 17 bahwa jumlah karyawan efektif untuk setiap
jabatan pada Divisi Keuangan adalah masing-masing sebanyak 1 orang, dengan
total personil pada Divisi Keuangan sebanyak 6 orang. Hal ini tidak sesuai dengan
jumlah personil yang ada pada Divisi Keuangan PTEK saat ini, dimana total
personilnya hanya berjumlah 5 orang dikarenakan adanya satu jabatan kosong,
yaitu Bagian Akuntansi dan Perpajakan. Selama ini tugas Bagian Akuntansi dan
Perpajakan didistribusikan kepada Manajer Keuangan, Bagian Perbendaharaan
Pabrik dan Bagian Persediaan Pabrik.
2. Divisi Personalia dan Umum
Jumlah karyawan efektif Divisi Personalia dan Umum berdasarkan
perhitungan dan perbandingannya dengan jumlah karyawan aktual saat ini dapat
dilihat pada Tabel 18.
Tabel 18. Jumlah karyawan pada Divisi Personalia dan Umum
Jumlah Jumlah Kebutuhan
Jabatan Karyawan Karyawan Tambahan
Efektif (orang) Aktual (orang) Karyawan (orang)
Manajer Personalia dan 1 0 1
Umum
Bagian Administrasi 1 1 0
Bagian Umum 2 1 1
Total 4 2 2
Berdasarkan Tabel 18, jumlah karyawan efektif untuk menduduki jabatan
Manajer Personalia dan Umum adalah sebanyak 1 orang karyawan, Bagian
administrasi sebanyak 1 orang karyawan dan Bagian Umum sebanyak 2 orang
karyawan. Hal ini tidak sesuai dengan jumlah karyawan aktual yang saat ini
terdapat pada Divisi Personalia dan Umum PTEK. Saat penelitian dilakukan
ditemukan adanya kekosongan jabatan Manajer Personalia dan Umum, serta
adanya kekurangan jumlah karyawan pada Bagian Umum. Selama ini tugas-tugas
perekrutan karyawan, pengarahan staf, mengurus perizinan, serta membuat
laporan dan rencana kegiatan Divisi Personalia dan Umum didistribusikan kepada
 86

Direktur Pengelola. Sementara itu, pekerjaan Manajer Personalia dan Umum yang
berhubungan dengan persuratan dan barang inventaris didistribusikan kepada
Manajer Keuangan atau karyawan lain dari Divisi Keuangan.
3. Divisi Pemasaran
Jumlah karyawan efektif berdasarkan perhitungan dan perbandingannya
dengan jumlah karyawan aktual saat ini pada Divisi Pemasaran dapat dilihat pada
Tabel 19.

Tabel 19. Jumlah karyawan efektif pada Divisi Keuangan

Jumlah Jumlah Kebutuhan
Jabatan Karyawan Karyawan Tambahan
Efektif (orang) Aktual (orang) Karyawan (orang)
Manajer Pemasaran 1 1 0
Bagian Penjualan 1 1 0
Sales Promotion 2 2 0
Bagian Pengiriman dan 1 0 1
Penagihan
Total 5 4 1
Tabel 19 menunjukkan bahwa jumlah karyawan efektif pada Manajer
Pemasaran adalah sebanyak 1 orang, Bagian Penjualan sebanyak 1 orang, Sales
Promotion sebanyak 2 orang dan Bagian Pengiriman dan Penagihan sebanyak 1
orang. Berdasarkan jumlah karyawan efektif, dari 4 jabatan yang ada pada Divisi
Pemasaran, 3 diantaranya telah sesuai dengan keadaan aktualnya. Sementara itu
satu jabatan lainnya, yaitu Bagian Pengiriman dan Penagihan tidak sesuai, dimana
jabatan tersebut tidak diisi (jabatan kosong). Pekerjaan Bagian Pengiriman dan
Penagihan selama ini didistribusikan kepada Manajer Pemasaran atau Bagian
Penjualan.
Mengacu kepada penjelasan di atas, terdapat beberapa kekosongan jabatan
dan ketidaksesuaian distribusi karyawan. Hal tersebut dijelaskan melalui Tabel 20.

Tabel 20. Jumlah karyawan PTEK

p

Jumlah Jumlah Kebutuhan

Divisi Karyawan Karyawan Tambahan
Efektif (orang) Aktual (orang) Karyawan (orang)
Keuangan 6 5 1
Personalia dan Umum 4 2 2
Pemasaran 5 4 1
Total 15 11 4
 87

Berdasarkan perhitungan, terlihat bahwa pada setiap divisi memerlukan

penambahan karyawan dengan jumlah 1 orang untuk Divisi Keuangan, 2 orang
untuk Divisi Personalia dan Umum, serta 1 orang untuk Divisi Pemasaran. Hal
tersebut dikarenakan adanya kekosongan jabatan dan kelebihan beban kerja (over
capacity). Pada Divisi Keuangan terjadi kekosongan jabatan pada Bagian
Akuntansi dan Perpajakan. Selanjutnya pada Divisi Personalia dan Umum
terdapat kekosongan pada jabatan Manajer Personalia dan Umum, serta
kekurangan personil pada Bagian Umum yang disebabkan oleh terjadinya
overcapacity. Sementara itu, pada Divisi Pemasaran terdapat satu kekosongan
jabatan, yaitu Bagian Pengiriman dan Penagihan.
 VI. IMPLIKASI MANAJERIAL

Analisis pekerjaan dan analisis beban kerja merupakan faktor penting dalam
sebuah perusahaan. Analisis pekerjaan dilakukan untuk menghasilkan deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sebagai identitas suatu jabatan yang berguna
untuk berbagai kepentingan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Sementara
itu analisis beban kerja perlu dilakukan untuk mengetahui besar beban kerja pada
suatu pekerjaan dan kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah karyawan.
PT Ekanindya Karsa atau PTEK merupakan perusahaan yang dikelola oleh
keluarga. Selama ini PTEK belum pernah melakukan analisis pekerjaan dan beban
kerja. Terdapat karakter unik yang ditemukan dalam perusahaan keluarga. Dapat
dibuktikan bahwa penentuan jumlah karyawan yang dilakukan berdasarkan intuisi
bukanlah merupakan suatu kekeliruan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi
perusahaan yang hingga kini terus berkembang, juga dilihat dari loyalitas
karyawannya yang cenderung tinggi. Keadaan ini dapat disebabkan oleh
rendahnya birokrasi yang terjadi serta tingginya perhatian pihak pengelola
perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan dan keluarganya.
Adanya kekosongan jabatan dan kelebihan beban kerja tersebut dapat
diatasi dengan rekrutmen. Rekrutmen tersebut harus dilakukan dengan
memperhatikan kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan
yang dimaksud. Pengisian kekosongan jabatan dengan level di bawah manajer
dapat dilakukan dengan sumber calon karyawan dari luar perusahaan, yaitu
dengan cara rekomendasi dari pihak internal. Sementara itu, untuk mengisi
kekosongan jabatan pada level manajer, rekrutmen dapat dilakukan dengan
sumber calon karyawan yang berasal dari dalam perusahaan (internal). Rekrutmen
dengan sumber internal memiliki beberapa kebaikan dibandingkan dengan
rekrutmen dengan sumber eksternal. Kebaikan yang dimaksud antara lain:
1. Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan terkait dengan adanya
kesempatan promosi.
2. Loyalitas karyawan semakin meningkat.
3. Perilaku calon karyawan sudah dapat diketahui sebelumya.
4. Biaya yang dikeluarkan relatif kecil karena tidak dibutuhkan publikasi umum.
 89

5. Waktu yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen cenderung singkat

dibandingkan dengan rekrutmen sumber eksternal.
6. Orientasi dan induksi tidak diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas, berikut disampaikan saran-saran yang dapat
diberikan berdasarkan hasil penelitian ini, yang sekaligus menjawab tujuan
penelitian yang terakhir, yaitu memberikan implikasi manajerial kepada PT
Ekanindya Karsa.

Tabel 21. Rekapitulasi implikasi manajerial

No Kondisi Aktual
1. Belum ada deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan pada Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan Umum,
serta Divisi Pemasaran PTEK. Hal yang
terjadi selama ini adalah tugas-tugas
yang diberikan bersumber dari instruksi
langsung atasan, sementara penentuan
jumlah karyawan pada ketiga divisi
tersebut dilakukan berdasarkan intuisi
pemilik perusahaan.
2. Belum ada standar baku beban kerja
sebagai acuan waktu penyelesaian
pekerjaan pada Divisi Keuangan, Divisi
Personalia dan Umum, serta Divisi
Pemasaran PTEK.
3. Ditemukan adanya kekosongan jabatan
pada Divisi Keuangan, Divisi Personalia
dan Umum, serta Divisi Pemasaran
PTEK masing-masing sebanyak 1 orang,
dimana kondisi ini mengakibatkan
terjadinya jabatan rangkap. Kekosongan
yang dimaksud adalah pada Bagian
Akuntansi dan Perpajakan (Divisi
Keuangan), Manajer Personalia (Divisi
Personalia dan Umum), serta Bagian
Pengiriman dan Penagihan (Divisi
Pemasaran).
4. Berdasaran perhitungan beban kerja
yang dilakukan, ditemukan adanya
kelebihan beban kerja (overcapacity)
pada Bagian Umum (Divisi Personalia
dan Umum).
Implikasi Manajerial
Diperlukan adanya deskripsi pekerjaan
dan spesifikasi pekerjaan pada Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan
Umum, serta Divisi Pemasaran PTEK
sebagai pedoman perusahaan untuk
mengetahui tugas, hubungan kerja,
tanggung jawab, lingkungan pekerjaan
dan kompetensi yang dibutuhkan untuk
menduduki jabatan pada ketiga divisi
tersebut.
Diperlukan adanya standar baku beban
kerja karyawan, yang berisi urutan
proses kerja dan waktu yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan pada setiap
deskripsi pekerjaan Divisi Keuangan,
Divisi Personalia dan Umum, serta
Divisi Pemasaran PTEK. Hal tersebut
dimaksudkan agar waktu yang
digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan menjadi lebih efisien.
Dibutuhkan karyawan baru pada Bagian
Akuntansi dan Perpajakan (Divisi
Keuangan), Manajer Personalia (Divisi
Personalia dan Umum), serta Bagian
Pengiriman dan Penagihan (Divisi
Pemasaran) yang sesuai dengan
kompetensi yang disyaratkan pada
masing-masing jabatan. Pengadaan
karyawan tersebut diperlukan untuk
menghindari terjadinya jabatan rangkap
dan mencegah terjadinya kelebihan
beban kerja (over capacity).
Kelebihan beban kerja pada Bagian
Umum dapat diatasi dengan melakukan
penambahkan 1 orang karyawan pada
bagian yang dimaksud.
 90

Lanjutan Tabel 21.

No Kondisi Aktual Implikasi Manajerial
5. Eratnya hubungan kekeluargaan diantara Senantiasa mempertahankan dan
karyawan senantiasa menjadikan meningkatkan hubungan kekeluargaan
karyawan memiliki loyalitas tinggi pada yang terjalin, namun karyawan tetap
perusahaan. perlu meningkatkan profesionalisme
kerja.
PT Ekanindya Karsa diharapkan dapat semakin meningkatkan kinerjanya,
dengan memperhatikan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, serta
kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah karyawan, khususnya pada Divisi
Keuangan, Divisi Personalia dan Umum dan Divisi Pemasaran dengan
melaksanakan berbagai langkah yang telah disebutkan di atas. Kesesuaian beban
kerja dengan jumlah karyawan diharapkan dapat meningkatkan motivasi dan
kinerja pegawai, yang selanjutnya akan meningkatkan kinerja dan prestasi
perusahaan.
 KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Berdasarkan tujuan penelitian yang ingin diperoleh dan hasil analisis pada
pembahasan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
a. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan karyawan Divisi Keuangan,
Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PT Ekanindya Karsa
belum dirinci secara mendetil dan belum formal.
b. Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja, didapatkan hasil beban kerja per
tahun Divisi Keuangan adalah sebesar 8.091 jam, Divisi Personalia dan
Umum sebesar 6.261 jam dan Divisi Pemasaran 8.307 jam.
c. Berdasarkan hasil perhitungan, jumlah karyawan yang efektif dan efisien
berdasarkan beban kerja pada PTEK adalah 6 orang untuk Divisi Keuangan,
4 orang untuk Divisi Personalia dan Umum dan 5 orang untuk Divisi
Pemasaran. Analisis beban kerja dan perhitungan jumlah karyawan efektif
tersebut dilakukan dengan asumsi bahwa faktor-faktor yang
mempengaruhinya, yaitu kondisi bisnis perusahaan, sistem manajemen
produksi dan sistem manajemen pemasaran, serta manajemen sumber daya
manusia dalam perusahaan dianggap tetap.

2. Saran

Dalam rangka meningkatkan kualitas hasil penelitian selanjutnya, berikut

beberapa saran yang dapat diberikan:
a. Menganalisis budaya perusahaan keluarga di PT Ekanindya Karsa karena
budaya tersebut mendasari hampir seluruh kegiatan perusahaan.
b. Melanjutkan penelitian dengan menganalisis hubungan beban kerja dengan
kinerja karyawan PT Ekanindya Karsa.
c. Melakukan penelitian tentang beban kerja dengan menggunakan kertas kerja
dan pengamatan yang dilakukan dengan frekuensi tertentu, sehingga dapat
diketahui secara mendetil perbandingan atau kesesuaian antara pekerjaan
yang dilakukan oleh karyawan dengan standar yang berlaku.
 92

d. Melakukan penelitian beban kerja dengan memperhatikan pengaruh faktor-

faktor eksternal dan kondisi bisnis perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
e. Melakukan penelitian beban kerja dengan memperhatikan adanya
kemungkinan perubahan pada sistem manajemen produksi dan sistem
manajemen pemasaran.
f. Melakukan penelitian beban kerja dengan memperhatikan adanya perubahan
pada manajemen sumber daya manusia di perusahaan.
 DAFTAR PUSTAKA

Arep, I. dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit

Universitas Trisakti, Jakarta.

Depdagri. 2008. Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008.

www.depdagri.go.id/. [10 Mei 2009]

Dessler, Gary. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Kesembilan.

PT Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta.

Flippo, Edwin B. 1989. Manajemen Personalia Jilid 1. Edisi Keenam. Penerbit

Erlangga, Jakarta.

Hanani, Alberto D., 2009. Bisnis Keluarga di Tengah Masa Krisis Ekonomi
Global. http://yea.co.id/. [17 Januari 2010]

Handoko, T. H. 1994. Manajemen. Edisi 2. BPFE, Yogyakarta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi.
PT Bumi Aksara, Jakarta.

Karliati, 2007. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas

(Dekanat) dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor. Skripsi Fakultas Ekonomi dan Manajemen,
Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Lituhayu, Rizaini. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi
Kasus pada Head Office) PT. Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Mangkunegara, Anwar Prabu. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia

Perusahaan. PT Remaja Rosdakarya, Bandung.

Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik.

Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit

Andi, Yogyakarta.

Rivai, Veithzal. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari
Teori ke Praktik. PT RajaGrafindo Persada, Jakarta.
 94

Setiawan, Teguh. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya
Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom
Bogor). Skripsi Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian
Bogor, Bogor.

Siboro, Christian. 2009. Analisis Jabatan untuk Menyusun Job Description yang
Baik. http://www.portalhr.com/. [29 Agustus 2009]

Sumarsono, Sonny. 2003. Ekonomi Manajemen Sumber Daya Manusia dan

Ketenagakerjaan. Graha Ilmu, Yogyakarta.

Susanto, A.B. 2003. World Class Family Business: Membangun Perusahaan

Keluarga Berkelas Dunia. Quantum, Jakarta.

Umar, Husein. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.

Umar, Husein. 2005. Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis.
PT RajaGrafindo Persada, Jakarta.

Wikipedia. Sumber Daya Manusia. http://id.wikipedia.org/. [5 Mei 2009]

LAMPIRAN
 96

Lampiran 1. Proses Penyamakan Kulit Buaya

Waktu : 24 jam

Tujuan : Pembuangan sisik

Waktu : 3 hari

Tujuan : Menurunkan Ph menjadi 3

Waktu : 3 jam dan overnight

Tujuan : Penyamakan kulit

Waktu : 1 hari

Tujuan : Menipiskan kulit

Waktu : Sekitar 15 menit/lembar

Tujuan : Menghilangkan corak

Waktu : 3 jam

Tujuan : Memutihkan kulit

Waktu : 2 hari

Tujuan : Melemaskan kulit

Waktu : 2 jam

Tujuan : Mengeringkan kulit

Waktu : 12 jam (1 malam)

Tujuan : Memberi warna pada kulit

Waktu : 3 jam

Glazing : Untuk kulit glazing

Milling : Untuk kulit matte
Buffing : Untuk kulit nu buck
Oiling : Untuk kulit oil pull up
 97

Lampiran 2. Struktur Organisasi PT Ekanindya Karsa

Komisaris

Presiden
Direktur

Direktur
Pengelola

Manajer
Manajer Manajer Manajer
Personalia dan
Produksi Keuangan Pemasaran
Umum

Bagian
Bagian Bagian Bagian
Perbendaharaan
Penangkaran Admininstrasi Penjualan
HO

Bagian
Bagian Sales
Perbendaharaan Bagian Umum
Penyamakan Promotion
Pabrik

Bagian
Bagian Bagian
Pengiriman &
Produksi Persediaan HO
Penagihan

Bagian
Persediaan
Pabrik

Bagian Akuntansi
& Perpajakan
 98

Lampiran 3.

KUESIONER PENELITIAN I

Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja

PT Ekanindya Karsa

Terima kasih atas kesediaan Anda menjadi salah satu responden untuk mengisi kuesioner
ini. Kuesioner ini merupakan instrumen penelitian dalam rangka penulisan skripsi program sarjana
yang dilakukan oleh:
Nama : Yunditia Yulantami
NRP : H24054113
Departemen : Manajemen
Fakultas : Ekonomi dan Manajemen
Perguruan Tinggi : Institut Pertanian Bogor
Semoga hasil penelitian ini dapat menjadi masukan bagi perusahaan dalam perencanaan
dan pengelolaan sumber daya manusia. Atas kerja sama dan bantuannya, saya ucapkan terima
kasih.

I. IDENTITAS RESPONDEN
Berilah tanda “” pada jawaban yang sesuai dengan pilihan Anda, atau tuliskan jawaban
Anda pada tempat yang telah disediakan.
Jenis Kelamin :  Laki-laki  Perempuan
Usia :  20-29 tahun  30-39 tahun
 40-49 tahun  ≥ 50 tahun
Masa bekerja :  ≤ 1 tahun  1,1-5 tahun
 5,1-10 tahun  10,1-15 tahun
 ≥ 15 tahun
Pendidikan terakhir :  SD  D1  S1
 SMP  D2  S2
 SMU  D3  S3
Status pernikahan :  Menikah  Belum menikah
 Janda/Duda

II. DESKRIPSI PEKERJAAN

2.1. Identitas Pekerjaan
Nama Jabatan/Pekerjaan : __________________________________________
Nama jabatan atasan langsung : __________________________________________
 99

Lanjutan lampiran 3.

2.2. Tugas Pokok dan Fungsi Pekerjaan

Bagian ini menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa pekerjaan ini
diadakan. Tuliskan fungsi pekerjaan dengan kalimat yang dapat menggambarkan peranan
pekerjaan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan pekerjaan tersebut atau atasan
langsungnya. Batasi jawaban anda maksimal 2 (dua) kalimat.
Susunan kalimat fungsi pekerjaan dapat mengacu pada pola sebagai berikut:
1. Jabatan struktural dimulai dengan kata-kata:
(Memimpin/Mengkoordinir/Mengelola) kegiatan ________________________ (tuliskan
ruang lingkup pekerjaan) (agar/sehingga/untuk) __________________ (tuliskan tujuan atau
keluaran akhir jabatan).
2. Jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu), dimulai dengan kata-kata:
(Melakukan/Melaksanakan) kegiatan _________________________________ (tuliskan
ruang lingkup pekerjaan).
3. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan kata-kata:
Membantu _________________________________ (tuliskan jabatan atasannya)
(melaksanakan/memproses/memperoleh/mengendalikan/mengawasi/menyu-
sun/melaksanakan) kegiatan ______________________ (tuliskan ruang lingkup pekerjaan)
(agar/sehingga/untuk) ______________________ (tuliskan tujuan atau keluaran akhir
jabatan).

Silahkan isi pada tempat yang telah disediakan.

2.3. Rincian Tugas

Setiap pekerjaan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. Tugas adalah kegiatan atau
usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan
menggunakan alat kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan
pemegang-pemegang jabatan lainnya.
Karakteristik tugas:
1. Menyerap waktu yang wajar.
2. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu.
3. Menggunakan bahan kerja tertentu.
4. Menggunakan perangkat kerja tertentu.
5. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses.
6. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu.
7. Ada hubungan fungsional antara tugas satu dan lainnya.
 100

Lanjutan lampiran 3.

Jenis-jenis tugas:
1. Tugas Pokok, adalah tugas jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan
yang dianalisis.
2. Tugas Tambahan, adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan
dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
3. Tugas Lain-lain, adalah tugas yang dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi
sering dilakukan.
4. Tugas Berkala, adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala dan
tidak setiap hari.
Indikator prestasi adalah suatu standar dimana prestasi kerja dapat diketahui hasil
kerjanya memenuhi standar. Indikator prestasi dapat dikelompokkan sebagai berikut: biaya
(anggaran, biaya operasional, dll); mutu pelayanan (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan
gugatan, dll); waktu (standar waktu penyelesaian, dll); dan volume (jumlah, output, nominal
rupiah, dll).
Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas
Pokok ke-1); peranan yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada Tugas Pokok ke-1 tersebut;
tahapan pelaksanaan Tugas Pokok ke-1 secara lengkap; dan indikator prestasi Tugas Pokok ke-
1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya hingga Tugas Pokok terakhir. Setelah selesai, silakan
Anda lanjutkan dengan Tugas Tambahan, Tugas Lain-lain dan Tugas Berkala.

Silakan isi pada tempat yang telah disediakan.

(gunakan kertas lain bila perlu)

TUGAS POKOK
1.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

2.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________
 101

Lanjutan lampiran 3.

3.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

TUGAS TAMBAHAN
1.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

2.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

3.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

TUGAS LAIN-LAIN
1.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________
 102

Lanjutan lampiran 3.

2.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

3.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

TUGAS BERKALA
1. Menyusun laporan kerja tahunan ...............

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

2.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________

3.

Peranan/wewenang:
_______________________________________________________________________________
Indikator prestasi:
_______________________________________________________________________________
 103

Lanjutan lampiran 3.

2.4. Hubungan Kerja

Bagian ini berisi hubungan-hubungan yang terjadi pada saat melakukan pekerjaan.
Cara mengisi:
1. Kolom Jabatan Terkait: tuliskan nama jabatan yang dihubungi dalam pekerjaan tersebut.
2. Kolom Unit Kerja: tuliskan unit kerja pihak-pihak yang dihubungi, baik dari dalam perusahaan
(internal) ataupun dari luar perusahaan (eksternal).
3. Kolom Maksud dan Tujuan Hubungan: tuliskan maksud dan tujuan diadakannya hubungan
(misalnya melaporkan, meminta data atau barang, berkoodinasi, memberi perintah, dsb).
Internal Perusahaan

Jabatan Terkait Nama Unit Kerja Maksud/Tujuan Hubungan

1. ______________________ 1. ______________________ 1. ______________________

2. ______________________ 2. ______________________ 2. ______________________
3. ______________________ 3. ______________________ 3. ______________________

Eksternal Perusahaan

Jabatan Terkait Nama Unit Kerja Maksud/Tujuan Hubungan

1. ______________________ 1. ______________________ 1. ______________________

2. ______________________ 2. ______________________ 2. ______________________
3. ______________________ 3. ______________________ 3. ______________________

2.5. Tanggung Jawab Jabatan

PENGAWASAN YANG DITERIMA

Bagian ini berisi pengawasan yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain.
Cara mengisi:
1. Kolom Pekerjaan yang Diawasi: tuliskan jenis kegiatan yang diawasi atasan langsung atau
pejabat lain.
2. Kolom Pengawasan Oleh: tuliskan nama jabatan yang melakukan pengawasan.
3. Kolom Frekuensi Pengawasan: tuliskan frekuensi pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap
jam, tiap hari, tiap minggu, dll).
Frekuensi
No. Pekerjaan yang Diawasi Pengawasan Oleh
Pengawasan
 104

Lanjutan lampiran 3.

PEMBERIAN PENGAWASAN
Hanya diisi apabila Anda melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain.
Bila tidak melakukan pengawasan, maka cukup diisi “TIDAK ADA”.
Cara mengisi:
1. Kolom Jabatan yang Diawasi: tuliskan nama jabatan yang diawasi (satu tingkat dibawah
jabatan Anda).
2. Kolom Jumlah Pejabat: tuliskan jumlah pejabat jabatan yang diawasi tersebut.
3. Kolom Pekerjaan yang Diawasi: tuliskan jenis kegiatan yang dilakukan oleh jabatan yang
diawasi.
4. Kolom Frekuensi Pengawasan: tuliskan frekuensi pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap
jam, tiap hari, tiap minggu, dll) terhadap jabatan yang diawasi.

Jumlah Frekuensi
No. Jabatan yang Diawasi Pekerjaan yang Diawasi
Pejabat Pengawasan

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Hanya diisi apabila Anda bertanggung jawab terhadap alat/mesin/bahan yang digunakan
untuk menyelesaikan pekerjaan. Bila tidak, maka cukup diisi “TIDAK ADA”.
Cara mengisi:
1. Kolom Nama Alat/Mesin/Bahan: tuliskan nama alat/mesin/bahan yang digunakan untuk
melakukan pekerjaan.
2. Kolom Akibat Kesalahan: tuliskan kejadian yang mungkin timbul jika terjadi kesalahan dalam
penggunaan alat/mesin/bahan tersebut.

No. Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

RAHASIA
Bagian ini berisi tanggung jawab kerahasiaan yang diterima oleh pemangku jabatan ini.
Cara mengisi:
1. Kolom Jenis Rahasia: tuliskan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab Anda.
2. Kolom Akibat Kebocoran: tuliskan kejadian yang mungkin timbul jika rahasia yang dimaksud
bocor (dapat bersifat internal dan eksternal).
 105

Lanjutan lampiran 3.

No. Jenis Rahasia Akibat Kebocoran Rahasia

2.6. Lingkungan Kerja

Bagian ini merupakan penjelasan tentang lingkungan kerja dimana pemangku jabatan
melakukan pekerjaannya.
Cara mengisi:
1. Akibat kecelakaan
Diisi dengan hal yang timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas/pekerjaan apabila terjadi
kecelakaan dalam kerja. Bila tidak ada kecelakaan yang timbul, maka diisi “TIDAK ADA”.
2. Gangguan kesehatan
Diisi dengan penyakit yang mungkin timbul akibat melakukan tugas/pekerjaan. Bila tidak ada
penyakit yang mungkin timbul, maka diisi “TIDAK ADA”.
3. Kegiatan saat melakukan pekerjaan:
a. Duduk
Diisi dengan persentase (%) duduk saat melakukan pekerjaan.
b. Berdiri
Diisi dengan persentase (%) berdiri saat melakukan pekerjaan.
c. Berjalan
Diisi dengan persentase (%) berjalan saat melakukan pekerjaan.
4. Tempat melaksanakan pekerjaan:
a. Di dalam gedung
Diisi dengan persentase (%) melakukan pekerjaan di dalam gedung.
b. Di luar gedung
Diisi dengan persentase (%) melakukan pekerjaan di luar gedung.
5. Alat keselamatan kerja
Diisi dengann jenis alat pengamanan untuk melindungi diri saat bekerja. Bila tidak ada alat
pengaman yang digunakan saat melakukan pekerjaan, maka diisi “TIDAK ADA”.

Silahkan isi pada tempat yang telah disediakan.

1. Akibat kecelakaan:
____________________________________________________________________________
2. Gangguan kesehatan:
____________________________________________________________________________
 106

Lanjutan lampiran 3.

3. Kegiatan saat melakukan pekerjaan

a. Duduk : ___%
b. Berdiri : ___%
c. Berjalan : ___%
Jumlah total kegiatan diatas harus sama dengan 100%.
4. Tempat melaksanakan pekerjaan:
a. Di dalam gedung : ___%
b. Di luar gedung : ___%
Jumlah total kegiatan diatas harus sama dengan 100%.
5. Alat keselamatan kerja
a. __________
b. __________
c. __________
 107

Lanjutan lampiran 3.

III. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan
oleh bawahan Anda? Bila “YA”, silahkan tulis pada tempat yang tersedia, bila “TIDAK”,
kosongkan bagian ini.

BAGIAN 1.1. : _______________________________________________________

BAGIAN 1.2. : _______________________________________________________

BAGIAN 1.3. : _______________________________________________________

BAGIAN 1.4. : _______________________________________________________

BAGIAN 1.5. : _______________________________________________________

BAGIAN 1.6. : _______________________________________________________

 108

Lanjutan lampiran 3.

IV. SPESIFIKASI PEKERJAAN

Bagian ini menjelaskan persyaratan pemangku jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi
oleh pemegang jabatan ini agar dapat melaksanakan pekerjaannya.
Bagian ini berisi persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan
melakukan pekerjaan dalam jabatan ini, bukan yang dimiliki oleh pemegang jabatan saat ini.

Persyaratan/Kompetensi Pemangku Jabatan

1. Pendidikan formal minimal
Tingkat pendidikan formal terendah apakah yang harus ditempuh dengan berhasil (lulus dan
berijazah) agar pemangku jabatan dapat memiliki pengetahuan dan keahlian yang disebutkan
dalam Bagian 1.1. dan 1.2.?
____________________________________________________________________________
Pendidikan/pelatihan khusus
Apakah selain pendidikan formal diatas diperlukan pendidikan atau pelatihan khusus (misalnya
sertifikat keahlian teknis yang khusus)? Bila tidak ada, silahkan kosongkan.
____________________________________________________________________________
2. Pengalaman kerja
Apakah untuk menduduki jabatan ini memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang
relevan atau terkait?
 Tidak
 Ya, yaitu harus memiliki pengalaman dalam jabatan: _____________________ selama
minimal _______ tahun.
3. Persyaratan fisik
Tuliskan persyaratan fisik yang diperlukan agar seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan
pekerjaan dalam jabatan ini.
a. ________________________________________________________________________
b. ________________________________________________________________________
c. ________________________________________________________________________
d. ________________________________________________________________________
4. Persyaratan usia
Batasan usia dalam melakukan pekerjaan dalam jabatan ini adalah ___ tahun sampai __ tahun.
5. Persyaratan jenis kelamin pekerja
Jenis kelamin yang diperlukan dalam jabatan ini adalah:
 Laki-laki
 Perempuan
 Tidak ada persyaratan jenis kelamin
 109

Lanjutan lampiran 3.

6. Persyaratan status pekerja

Status pekerja yang diperlukan dalam jabatan ini adalah:
 Menikah
 Belum menikah
 Tidak ada persyaratan status

Atasan yang Memverifikasi dan Mengisi,

Tanda tangan : ____________________

Nama jelas : ____________________

Tanggal : ____________________
 110

Lampiran 4.

KUESIONER PENELITIAN II

Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja

PT Ekanindya Karsa

Terima kasih atas kesediaan Anda menjadi salah satu responden untuk mengisi kuesioner
ini. Kuesioner ini merupakan instrumen penelitian dalam rangka penulisan skripsi program sarjana
yang dilakukan oleh:
Nama : Yunditia Yulantami
NRP : H24054113
Departemen : Manajemen
Fakultas : Ekonomi dan Manajemen
Perguruan Tinggi : Institut Pertanian Bogor
Semoga hasil penelitian ini dapat menjadi masukan bagi perusahaan dalam perencanaan
dan pengelolaan sumber daya manusia. Atas kerja sama dan bantuannya, saya ucapkan terima
kasih.

Petunjuk Pengisian:
1. Silakan isi tabel dengan deskripsi pekerjaan yang Anda lakukan saja.
2. Tabel “Frekuensi” diisi dengan berapa kali Anda melakukan pekerjaan tersebut (misalnya
setiap hari, per minggu, per bulan, 2 minggu sekali, dan sebagainya).
3. Tabel “Rata-Rata Waktu Penyelesaian (jam)” diisi dengan jumlah waktu yang Anda
butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.

DIVISI KEUANGAN
1. Manajer Keuangan
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Mengkoordinir kegiatan akuntansi, perpajakan dan 258 2
penganggaran perusahaan.
2. Memberi informasi dan masukan kepada pihak manajemen 80 6
ataupun pihak lain di perusahaan mengenai status,
kebutuhan dan implementasi kebijakan keuangan dan
perpajakan di perusahaan.
3. Menginformasikan kepada Direktur Pengelola setiap kali 120 2
terjadi transaksi kepada direksi secara lisan ataupun tulisan.
4. Mengkoordinir pencatatan pembukuan administrasi 12 1,5
pembelian, utang, penjualan dan piutang.
5. Menyiapkan pembayaran gaji untuk direksi dan karyawan 12 5
setiap bulan, termasuk upah lembur.
6. Membuat anggaran pendapatan dan belanja perusahaan 1 5
setiap tahun.
7. Menyusun laporan keuangan bulanan. 13 5
8. Menyusun laporan tahunan.
 111

Lanjutan lampiran 4.
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Melakukan dan mencatat pembayaran dan penerimaan dana 258 5
di kantor pusat (head office).
2. Menyimpan dan filing data-data transaksi keuangan (nota, 258 2
kwitansi dan lain-lain).
3. Menyiapkan berbagai jenis formulir untuk keperluan 258 0,5
transaksi perusahaan.
4. Menyusun laporan bulanan. 12 5
3. Bagian Perbendaharaan Pabri
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan 258 2
membuat catatan atas segala pengeluaran kas kecil.
2. Menyimpan uang dengan aman. 258 0,5
3. Filing data-data keuangan, khususnya kas kecil. 258 1
4. Membuat lembaran transaksi (voucher). 24 2
5. Filing data-data keuangan kas besar. 80 2
6. Membantu Manajer Keuangan membuat laporan keuangan 13 5
bulanan.
7. Membantu Manajer Keuangan membuat laporan keuangan
tahunan.
4. Bagian Persediaan Barang Head Office
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Mengawasi dan mencatat keluar dan masuknya barang 156
pada kartu stok sesuai dengan bukti penerimaan dan
pengeluaran barang.
2. Bertanggung jawab atas pengaturan cara penyimpanan 156 2
barang sesuai dengan jenis, ukuran dan berat barang
tersebut.
3. Mempersiapkan barang yang akan dikirim. 156 3
4. Melakukan pemeriksaan ulang keadaan barang yg akan 156 2
dikirim.
5. Melaksanakan perhitungan fisik seluruh barang yang 12 5
berada di gudang persediaan setiap akhir bulan.
6. Membuat laporan mengenai posisi persediaan barang di 12 4
gudang dan laporan lain yang dianggap perlu.
7. Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi bagi 104 2
karyawan dan tamu perusahaan di kantor pusat.
5. Bagian Persediaan Barang Pabrik
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Menerima barang/bahan baku yang sesuai dengan surat 12 2
jalan dari petugas pengantar.
2. Mengawasi barang/bahan pada saat diturunkan dan 12 3
dibongkar.
3. Mempersiapkan barang yang akan dikirim ke 156 3
konsumen/kantor pusat/butik dari gudang.
4. Bertanggung jawab atas keamanan, kebersihan dan tata 258 2
cara penyimpanan barang.
5. Menyediakan bahan yang selalu diperlukan di pabrik, 24 4
misalnya pakan buaya, bahan baku produksi, dan lain-lain.
6. Membuat laporan bulanan mengenai posisi dan jumlah 12 4
penerimaan dan pengeluaran persediaan barang dan bahan
baku secara keseluruhan yang ada di gudang.
 112

Lanjutan lampiran 4.
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Memeriksa keabsahan dokumen pendukung account 258 4
payable (AP) dan account receivable (AR).
2. Mencatat dan melakukan journal entry setiap kegiatan 258 0,5
transaksi perusahaan pada program akuntansi.
3. Mengambil rekening koran. 12 3
4. Menangani/mengelola perpajakan perusahaan. 12 6

5. Mencatat transaksi-transaksi perpajakan. 12 4

6. Memberikan masukan kepada manajemen perusahaan 24 4
mengenai perpajakan yang berlaku.
7. Menyusun laporan-laporan akuntansi setiap bulan. 12 4
8. Menyusun laporan-laporan perpajakan setiap tahun. 1 4

DIVISI PERSONALIA DAN UMUM

1. Manajer Personalia dan Umum
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Memberi petunjuk dan bimbingan dalam pelaksanaan tugas 258 2
kepada bawahan serta memeriksa hasil kerjanya.
2. Mendisposisi surat masuk dan mengoreksi surat keluar 212 2
sebelum diteruskan kepada Direktur Pengelola PT
Ekanindya Karsa.
3. Melakukan pengelolaan urusan barang inventaris, 12 4
kebersihan pabrik dan kantor, kepustakaan, pengamananan
kantor, pengadministrasian dan penghapusan barang
inventaris serta kerumahtanggaan.
4. Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan, 258 3
pendistribusian, pengiriman, dan pengarsipan surat-
surat, dokumen perusahaan dan arsip-arsip data
personalia.
5. Memeriksa dan bila perlu mengajukan pembelian 2 3
aset tetap perusahaan.
6. Memproses pengajuan cuti karyawan. 24 4
7. Mengadakan hubungan dengan instansi pemerintah 4 9
maupun swasta untuk keperluan perizinan.
8. Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan 1 9
rencana atau program personalia setiap tahun.
9. Memimpin program penerimaan karyawan baru, baik 1 27
karyawan harian maupun karyawan tetap sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
10. Membuat anggaran rutin, pendataan karyawan dan statistik 1 9
setiap tahun.
11. Menyusun laporan tahunan kegiatan. 1 5
2. Bagian Administrasi
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Melaksanakan kegiatan penerimaan, pendistribusian, 258 5
pengiriman, dan pengarsipan surat-surat.
2. Membuat dan mengedarkan surat untuk kepentingan 24 4
karyawan.
3. Mendata dan membuat laporan tentang absen, cuti, izin dan 12 4
lembur.
4. Filing dokumen perizinan, peraturan dan kontrak. 12 3
5. Membantu Manajer Personalia dan Umum sehubungan 1 27
dengan kelancaran program penerimaan karyawan.
 113

Lanjutan lampiran 4.
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
6. Membantu Manajer Personalia dan Umum membuat 1 9
anggaran rutin, pendataan karyawan dan statistik setiap
tahun.
3. Bagian Umum
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Bertanggung jawab atas tersedianya keperluan harian, alat 258 1
tulis kantor (ATK).
2. Mengurus barang inventaris, kepustakaan dan kendaraan 104 6
operasional perusahaan.
3. Bertanggung jawab atas kebersihan dan pengamanan 258 3
ruangan kantor.
4. Bertanggung jawab atas pengadaan konsumsi bagi 156 4
karyawan dan tamu perusahaan di pabrik.
5. Menggandakan atau menjilid dokumen yang dibutuhkan. 258 1.5
6. Membayarkan tagihan-tagihan seperti listrik, telepon dan 12 8
lain-lain.
7. Melakukan pengecekan berkala kondisi barang-barang 12 18
inventaris serta kerumahtanggaan.

DIVISI PEMASARAN
1. Manajer Pemasaran
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Melayani dan menindaklanjuti pesanan pembelian serta 258 4
melakukan kontrak penjualan dengan konsumen.
2. Melaksanakan atau mengikuti kegiatan promosi, misalnya 6 3
pameran dan expo.
3. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan penjualan, apakah 6 3
telah sesuai dengan target dan rencana penjualan yang telah
ditetapkan.
4. Memonitor stok barang di butik. 52 0,5
5. Menindaklanjuti dan menyelesaikan keluhan konsumen. 3 4
6. Mendistribusikan tugas sesuai permintaan/pesanan 52 2
konsumen kepada Divisi Operasional.
7. Senantiasa mengikuti tren dan selera yang diminati 6 3
konsumen melalui majalah, televisi dan fasihon show.
8. Membuat perencanaan penjualan setiap tahun. 1 6
9. Menyusun laporan penjualan periode bulanan dan tahunan. 13 5
10. Mengkoordinir rapat bulanan. 12 3
11. Memeriksa dan memonitor kelengkapan dokumen 52 4
penjualan setiap minggu.
2. Bagian Penjualan
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Membantu Manajer Pemasaran melayani dan 258 4
menindaklanjuti pesanan pembelian.
2. Membantu Manajer Pemasaran melaksanakan atau 6 3
mengikuti kegiatan promosi, misalnya pameran dan expo.
3. Membantu Manajer Pemasaran menangani keluhan 3 4
konsumen.
4. Bertanggung jawab atas dokumen/data penjualan. 258 2
5. Mengikuti berita dan perkembangan informasi produk yang 53 2
sedang marak/laku di pasaran.
6. Membantu Manjer Pemasaran mengevaluasi hasil 6 3
penjualan, apakah telah sesuai dengan target dan rencana
penjualan yang telah ditetapkan.
 114

Lanjutan lampiran 4.
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
7. Membantu Manajer Pemasaran dalam penyusunan laporan 13 5
penjualan bulanan dan tahunan.
3. Sales Promotion
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Memberikan pelayanan yang ramah dan sopan kepada 258 2
konsumen yang berkunjung ke butik.
2. Menjelaskan keterangan produk kepada konsumen dengan 258 2
cara persuasif.
3. Mengambilkan barang di gudang butik jika konsumen tidak 258 1
menghendaki barang display.
4. Memberi saran kepada konsumen tentang produk 258 1
yang cocok.
5. Memberi informasi tentang adanya diskon, promosi, 12 1
produk keluaran terbaru dan lain-lain.
6. Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan butik. 258 1.5
7. Filing setiap transaksi yang terjadi saat butik telah 258 2
tutup.
8. Menjaga kerapian, kebersihan, keutuhan dan 258 1.5
keamanan barang di butik.
9. Melaporkan kepada Manajer Pemasaran jika barang 52 0.5
di butik habis/kurang.
10. Menangani keluhan konsumen. 3 4
11. Membentu Manajer Pemasaran jika ada kegiatan 6 3
promosi, misalnya pameran dan expo.
12. Memperhatikan frekuensi kedatangan konsumen. 258 0.5
13. Menganti barang display setiap dua bulan atau jika 6 1.5
barang habis.
4. Bagian Pengiriman dan Penagihan
Rata-Rata Waktu
No Deskripsi Pekerjaan Frekuensi
Penyelesaian (jam)
1. Melaksanakan pengiriman barang sesuai dengan 156 5
bukti pengeluaran barang atau surat jalan.
2. Merencanakan jadwal penagihan. 52 2.5
3. Melaksanakan penagihan piutang sesuai jadwal yang 156 5
dibuat atau sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
4. Melaporkan hasil penagihan kepada Manajer 156 1
Pemasaran dan Bagian Keuangan.
5. Memberikan laporan kepada Bagian Keuangan 53 2
berupa data-data pengiriman dan penagihan untuk
keperluan penyusunan anggaran dan laporan.
 115

Lampiran 5. Kegiatan Karyawan Divisi Keuangan Saat Melakukan Pekerjaan

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Keuangan
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 1.5 0.5 0.25 258 322.5 129 64.5 516
2 4 0 0 52 208 0 0 208
3 0.25 1.75 0 52 13 91 0 104
4 2 0 0 24 48 0 0 48
5 12 0 0 12 144 0 0 144
6 18 0 0 1 18 0 0 18
7 6 0 0 12 72 0 0 72
8 12 0 0 1 12 0 0 12
Total 902 220 64.5 1122
Persentase 74.6% 19.6% 5.8% 100%
2. Bagian Perbendaharaan Head Office
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 2 0.17 0.83 258 516 43.86 214.14 774
2 1.75 0.17 0.08 258 451.5 43.86 20.64 516
3 0.07 0.05 0.05 258 18.06 12.9 12.9 43.86
4 0 1 2 12 0 12 24 36
5 6 0 0 12 72 0 0 72
Total 1057.56 112.62 271.68 1441.86
Persentase 73.4% 7.8% 18.8% 100%
3. Bagian Perbendaharaan Pabrik
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 2 0 0 258 516 0 0 516
2 0.5 0 0 258 129 0 0 129
3 1 0 0 258 258 0 0 258
4 2 0 0 24 48 0 0 48
5 2 0 0 80 160 0 0 160
6 4.25 0.25 0.5 12 51 3 6 60
7 8.25 0.25 0.5 1 8.25 0.25 0.5 9
Total 1170.25 3.25 6.5 1180
Persentase 99.2% 0.3% 0.5% 100%
4. Bagian Pengiriman dan Penagihan
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 2 1 156 0 312 156 468
2 0 1.5 0.5 156 0 234 78 312
3 0 1 2 156 0 156 312 468
4 0 2 156 0 312 0 312
5 3 2 12 36 24 0 60
6 4 0 12 48 0 0 48
7 0 0.17 0.08 104 0 17.68 8.32 26
Total 84 1055.68 554.32 1694
Persentase 5% 62.3% 32.7% 100%
 116

Lanjutan lampiran 5.

5. Bagian Persediaan Barang Pabrik

Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 1.75 0.25 12 0 21 3 24
2 0 3 0 12 0 36 0 36
3 0 2.5 0.5 156 0 390 78 468
4 0 1.5 0.5 258 0 387 129 516
5 0 0.5 3.5 24 0 12 84 96
6 4 0 0 12 48 0 0 48
Total 48 846 294 1188
Persentase 4% 71.3% 24.7% 100%
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 4 0 0 258 1032 0 0 1032
2 0.5 0 0 258 129 0 0 129
3 0 1 2 12 0 12 24 36
4 0 2 4 12 0 24 48 72
5 4 0 0 12 48 0 0 48
6 4 0 0 24 96 0 0 96
7 4 0 0 12 48 0 0 48
8 4 0 0 1 4 0 0 4
Total 1357 36 72 1465
Persentase 92.6% 2.4% 5% 100%
 117

Lampiran 6. Kegiatan Karyawan Divisi Personalia dan Umum Saat Melakukan

Pekerjaan

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Personalia dan Umum
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 2 0 0 258 516 0 0 516
2 2 0 0 212 424 0 0 424
3 3.5 0 0.5 12 42 0 6 48
4 2.75 0 0.25 258 709.5 0 64.5 774
5 0 1 2 2 0 2 4 6
6 4 0 0 24 96 0 0 96
7 4 0.7 1.3 4 16 2.8 5.2 24
8 6 0 0 1 6 0 0 6
9 12 0 0 1 12 0 0 12
10 6 0 0 1 6 0 0 6
11 5 0 0 1 5 0 0 5
Total 1832.5 4.8 79.7 1917
Persentase 95.6% 0.2% 4.2% 100%
2. Bagian Administrasi
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 5 0 0 258 1290 0 0 1290
2 0 1 3 24 0 24 72 96
3 4 0 0 12 48 0 0 48
4 3 0 0 12 36 0 0 36
5 18 0 0 1 18 0 0 18
6 6 0 0 1 6 0 0 6
Total 1398 24 72 1494
Persentase 93.6% 1.6% 4.8% 100%
3. Bagian Umum
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 0.17 0.83 258 0 43.86 214.14 258
2 0 5.5 0.5 104 0 572 52 624
3 0 1 2 258 0 258 516 774
4 0 3 1 156 0 468 156 624
5 0.3 0 0.2 258 77.4 0 51.6 129
6 0 2 6 12 0 24 72 96
7 0 18 0 12 0 216 0 216
Total 77.4 1582 1062 2721
Persentase 2.9% 58.1% 39% 100%
 118

Lampiran 7. Kegiatan Karyawan Divisi Pemasaran Saat Melakukan Pekerjaan

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Pemasaran
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 3 1 258 0 774 258 1032
2 0 3 0 6 0 18 0 18
3 0 2.5 0.5 6 0 15 3 18
4 0 0.5 0 52 0 26 0 26
5 1 3 0 3 3 9 0 12
6 0 0.5 1.5 52 0 26 78 104
7 3 0 0 6 18 0 0 18
8 6 0 0 1 6 0 0 6
9 5 0 0 12 60 0 0 60
10 9 0 0 1 9 0 0 9
11 3 0 0 12 36 0 0 36
12 2 2 52 0 104 104 208
Total 132 972 443 1547
Persentase 8.5% 62.8% 28.7% 100%
2. Bagian Penjualan
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 3 1 258 0 774 258 1032
2 0 3 0 6 0 18 0 18
3 1 3 0 3 3 9 0 12
4 2 0 0 258 516 0 0 516
5 1 1 0 53 53 53 0 106
6 0 2.5 0.5 6 0 15 3 18
7 5 0 0 12 60 0 0 60
Total 638 869 261 1768
Persentase 36% 49.2% 14.8% 100%
3. Sales Promotion
Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 1.75 0.25 258 0 451.5 64.5 516
2 0 2 0 258 0 516 0 516
3 0 0 1 258 0 0 258 258
4 0 1 0 258 0 258 0 258
5 0 1 0 12 0 12 0 12
6 0 0.5 1 258 0 129 258 387
7 2 0 0 258 516 0 0 516
8 0 1 0.5 258 0 258 129 387
9 0 0.5 0 52 0 26 0 26
10 0 4 0 3 0 12 0 12
11 0 2.5 0.5 6 0 15 3 18
12 0 0.5 0 258 0 129 0 129
13 0 1 0.5 6 0 6 3 9
Total 516 1812.5 715.5 3044
Persentase 17% 59.5% 23.5% 100%
 119

Lanjutan lampiran 7.

4. Bagian Pengiriman dan Penagihan

Kegiatan (jam) Frek./ Kegiatan/tahun (jam)
No. Total
Duduk Berdiri Berjalan tahun Duduk Berdiri Berjalan
1 0 1 4 156 0 156 624 780
2 2.5 0 0 52 130 0 0 130
3 0 1 4 156 0 156 624 780
4 1 0 0 156 156 0 0 156
5 2 0 0 53 106 0 0 106
Total 392 312 1248 1952
Persentase 20.1% 16% 63.9% 100%
 120

Lampiran 8. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Keuangan

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Keuangan
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 2 0 258 516 0 516
2 4 0 52 208 0 208
3 2 0 52 104 0 104
4 2 0 24 48 0 48
5 12 0 12 144 0 144
6 18 0 1 18 0 18
7 6 0 12 72 0 72
8 12 0 1 12 0 12
Total 1122 0 1122
Presentase 100% 0% 100%
2. Bagian Perbendaharaan Head Office
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 3 0 258 774 0 774
2 2 0 258 516 0 516
3 0.17 0 258 43.86 0 43.86
4 0 3 12 0 36 36
5 6 0 12 72 0 72
Total 1405.86 36 1441.86
Presentase 97.5% 2.5% 100%
3. Bagian Perbendaharaan Pabrik
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 2 0 258 516 0 516
2 0.5 0 258 129 0 129
3 1 0 258 258 0 258
4 2 0 24 48 0 48
5 2 0 80 160 0 160
6 5 0 12 60 0 60
7 9 0 1 9 0 9
Total 1180 0 1180
Presentase 100% 0% 100%
4. Bagian Persediaan Barang Head Office
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 3 0 156 156 0 156
2 2 0 156 156 0 156
3 3 0 156 156 0 156
4 2 0 156 156 0 156
5 5 0 12 12 0 12
6 4 0 12 12 0 12
7 0.25 0 104 104 0 104
Total 1694 0 1694
Presentase 100% 0% 100%
 121

Lanjutan lampiran 8.

5. Bagian Persediaan Barang Pabrik

Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 0 2 12 0 24 24
2 0 3 12 0 36 36
3 1 2 156 156 312 468
4 2 0 258 516 0 516
5 0 4 24 0 96 96
6 4 0 12 48 0 48
Total 720 468 1188
Presentase 60.6% 39.4% 100%
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 4 0 258 1032 0 1032
2 0.5 0 258 129 0 129
3 0 3 12 0 36 36
4 0 6 12 0 72 72
5 4 0 12 48 0 48
6 4 0 24 96 0 96
7 4 0 12 48 0 48
8 4 0 1 4 0 4
Total 1357 108 1465
Presentase 92.6% 7.4% 100%
 122

Lampiran 9. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Personalia dan

Umum

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Personalia dan Umum
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 2 0 258 516 0 516
2 2 0 212 424 0 424
3 3.5 0.5 12 42 6 48
4 3 0 258 774 0 774
5 3 0 2 6 0 6
6 4 0 24 96 0 96
7 6 0 4 24 0 24
8 6 0 1 6 0 6
9 12 0 1 12 0 12
10 6 0 1 6 0 6
11 5 0 1 5 0 5
Total 1911 6 1917
Presentase 99.7% 0.3% 100%
2. Bagian Administrasi
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 5 0 258 1290 0 1290
2 3.5 0.5 24 84 12 96
3 4 0 12 48 0 48
4 3 0 12 36 0 36
5 18 0 1 18 0 18
6 6 0 1 6 0 6
Total 1482 12 1494
Presentase 99.2% 0.8% 100%
3. Bagian Umum
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 1 0 258 258 0 258
2 2 4 104 208 416 624
3 2 1 258 516 258 774
4 4 0 156 624 0 624
5 0.5 0 258 258 0 258
6 0 8 12 0 96 96
7 15 3 12 180 36 216
Total 1915 806 2721
Presentase 70.4% 29.6% 100%
 123

Lampiran 10. Tempat Melaksanakan Pekerjaan Karyawan Divisi Pemasaran

Ket: Nomor menunjukkan deskripsi pekerjaan sesuai Kuesioner II (Lampiran 4).

1. Manajer Pemasaran
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 0 4 258 0 1032 1032
2 0 3 6 0 18 18
3 3 0 6 18 0 18
4 0.5 0 52 26 0 26
5 4 0 3 12 0 12
6 0 2 52 0 104 104
7 3 0 6 18 0 18
8 6 0 1 6 0 6
9 5 0 12 60 0 60
10 6 0 1 6 0 6
11 3 0 12 36 0 36
12 4 0 52 208 0 208
Total 390 1154 1544
Presentase 25.3% 74.7% 100%
2. Bagian Penjualan
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 0 4 258 0 1032 1032
2 0 3 6 0 18 18
3 4 0 3 12 0 12
4 2 0 258 516 0 516
5 2 0 53 106 0 106
6 3 0 6 18 0 18
7 5 0 12 60 0 60
8 6 0 1 6 0 6
Total 718 1050 1768
Presentase 40.6% 59.4% 100%
3. Sales Promotion
Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 2 0 258 516 0 516
2 2 0 258 516 0 516
3 1 0 258 258 0 258
4 1 0 258 258 0 258
5 1 0 12 12 0 12
6 1.5 0 258 387 0 387
7 2 0 258 516 0 516
8 1.5 0 258 387 0 387
9 0.5 0 52 26 0 26
10 4 0 3 12 0 12
11 0 3 6 0 18 18
12 0.5 0 258 129 0 129
13 1.5 0 6 9 0 9
Total 3026 18 3044
Presentase 99.4% 0.6% 100%
 124

Lanjutan lampiran 10.

4. Bagian Pengiriman dan Penagihan

Tempat Melaksanakan Pekerjaan Jumlah Per Tahun
Frek./
No. Dalam Luar Total
Dalam Ruangan Luar Ruangan tahun
Ruangan Ruangan
1 0 5 156 0 780 780
2 2.5 0 52 130 0 130
3 0 5 156 0 780 780
4 1 0 156 156 0 156
5 2 0 53 106 0 106
Total 392 1560 1952
Presentase 20.1% 79.9% 100%
 125

Lampiran 11. Perhitungan Beban Kerja Divisi Keuangan PTEK

1. Manajer Keuangan
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Mengkoordinir kegiatan akuntansi, 258 2 516
perpajakan dan penganggaran
perusahaan.
2. Memberi informasi dan masukan 52 4 208
kepada pihak manajemen ataupun
pihak lain di perusahaan mengenai
status, kebutuhan dan implementasi
kebijakan keuangan dan perpajakan
di perusahaan.
3. Menginformasikan kepada Direktur 52 2 104
Pengelola setiap kali terjadi transaksi
kepada direksi secara lisan ataupun
tulisan.
4. Mengkoordinir pencatatan 24 2 48
pembukuan administrasi pembelian,
utang, penjualan dan piutang.
5. Menyiapkan pembayaran gaji untuk 12 12 144
direksi dan karyawan setiap bulan,
termasuk upah lembur.
6. Membuat anggaran pendapatan dan 1 18 18
belanja perusahaan setiap tahun.
7. Menyusun laporan keuangan bulanan. 12 6 72
8. Menyusun laporan tahunan. 1 12 12
Total beban kerja Manajer Keuangan 1122
2. Bagian Perbendaharaan Head Office
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Melakukan dan mencatat pembayaran 258 3 774
dan penerimaan dana di kantor pusat
(head office).
2. Menyimpan dan filing data transaksi 258 2 516
keuangan (nota, kwitansi dan lain-
lain).
3. Menyiapkan berbagai jenis formulir 258 0,17 44
untuk keperluan transaksi
perusahaan.
4. Bertanggung jawab atas pengadaan 12 3 36
formulir-formulir yang diperlukan
perusahaan.
5. Menyusun laporan bulanan. 12 6 72
Total beban kerja Bagian Perbendaharaan Head Office 1442
 126

Lanjutan lampiran 11.

3. Bagian Perbendaharaan Pabrik

Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Mengatur/merencanakan penggunaan 258 2 516
dana kas kecil dan membuat catatan
atas segala pengeluaran kas kecil.
2. Menyimpan uang dengan aman. 258 0,5 129
3. Filing data-data keuangan, khususnya 258 1 258
kas kecil.
4. Membuat lembaran transaksi 24 2 48
(voucher).
5. Filing data keuangan kas besar. 80 2 160
6. Membantu Manajer Keuangan 12 5 60
membuat laporan keuangan bulanan.
7. Membantu Manajer Keuangan 1 9 9
membuat laporan keuangan tahunan.
Total beban kerja Bagian Perbendaharaan Pabrik 1180
4. Bagian Persediaan Barang Head Office
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Mengawasi dan mencatat keluar dan 156 3 468
masuknya barang pada kartu stok
sesuai dengan bukti penerimaan dan
pengeluaran barang.
2. Bertanggung jawab atas pengaturan 156 2 312
cara penyimpanan barang sesuai
dengan jenis, ukuran dan berat barang
tersebut.
3. Mempersiapkan barang yang akan 156 3 468
dikirim.
4. Melakukan pemeriksaan ulang 156 2 312
keadaan barang yg akan dikirim.
5. Melaksanakan perhitungan fisik 12 5 60
seluruh barang yang berada di
gudang persediaan setiap akhir bulan.
6. Membuat laporan mengenai posisi 12 4 48
persediaan barang di gudang dan
laporan lain yang dianggap perlu.
7. Bertanggung jawab atas pengadaan 104 0.25 26
konsumsi bagi karyawan dan tamu
perusahaan di kantor pusat.
Total beban kerja Bagian Persediaan Barang Head Office 1694
 127

Lanjutan lampiran 11.

5. Bagian Persediaan Barang Pabrik

Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Menerima barang/bahan baku yang 12 2 24
sesuai dengan surat jalan dari petugas
pengantar.
2. Mengawasi barang/bahan pada saat 12 3 36
diturunkan dan dibongkar.
3. Mempersiapkan barang yang akan 156 3 468
dikirim ke konsumen/kantor
pusat/butik dari gudang.
4. Bertanggung jawab atas keamanan, 258 2 516
kebersihan dan tata cara
penyimpanan barang.
5. Menyediakan bahan yang selalu 24 4 96
diperlukan di pabrik, misalnya pakan
buaya, bahan baku produksi, dan
lain-lain.
6. Membuat laporan bulanan mengenai 12 4 48
posisi dan jumlah penerimaan dan
pengeluaran persediaan barang dan
bahan baku secara keseluruhan yang
ada di gudang.
Total beban kerja Bagian Persediaan Barang Pabrik 1188
6. Bagian Akuntansi dan Perpajakan
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Memeriksa keabsahan dokumen 258 4 1032
pendukung account payable (AP) dan
account receivable (AR).
2. Mencatat dan melakukan journal 258 0,5 129
entry setiap kegiatan transaksi
perusahaan pada program akuntansi.
3. Mengambil rekening koran. 12 3 36
4. Menangani/mengelola perpajakan 12 6 72
perusahaan.
5. Mencatat transaksi-transaksi 12 4 48
perpajakan.
6. Memberikan masukan kepada 24 4 96
manajemen perusahaan mengenai
perpajakan yang berlaku.
7. Menyusun laporan-laporan akuntansi 12 4 48
setiap bulan.
8. Menyusun laporan-laporan 1 4 4
perpajakan setiap tahun.
Total beban kerja Bagian Akuntansi dan Perpajakan 1465
 128

Lampiran 12. Perhitungan Beban Kerja Divisi Personalia dan Umum

1. Manajer Personalia dan Umum

Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Memberi petunjuk dan bimbingan 258 2 516
dalam pelaksanaan tugas kepada
bawahan serta memeriksa hasil
kerjanya.
2. Mendisposisi surat masuk dan 212 2 424
mengoreksi surat keluar sebelum
diteruskan kepada Direktur Pengelola
PT Ekanindya Karsa.
3. Melakukan pengelolaan urusan 12 4 48
barang inventaris, kebersihan pabrik
dan kantor, kepustakaan,
pengamananan kantor,
pengadministrasian dan penghapusan
barang inventaris serta
kerumahtanggaan.
4. Mengkoordinir pelaksanaan 258 3 774
penerimaan, pendistribusian,
pengiriman, dan pengarsipan surat-
surat, dokumen perusahaan dan arsip-
arsip data personalia.
5. Memeriksa dan bila perlu 2 3 6
mengajukan pembelian aset tetap
perusahaan.
6. Memproses pengajuan cuti karyawan. 24 4 96
7. Mengadakan hubungan dengan 4 6 24
instansi pemerintah maupun swasta
untuk keperluan perizinan.
8. Melakukan evaluasi dan pelaporan 1 6 6
pelaksanaan rencana atau program
personalia setiap tahun.
9. Memimpin program penerimaan 1 12 12
karyawan baru, baik karyawan harian
maupun karyawan tetap sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
10. Membuat anggaran rutin, pendataan 1 6 6
karyawan dan statistik setiap tahun.
11. Menyusun laporan tahunan kegiatan. 1 5 5
Total beban kerja Manajer Personalia dan Umum 1917
 129

Lanjutan lampiran 12.

2. Bagian Administrasi
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Melaksanakan kegiatan penerimaan, 258 5 1290
pendistribusian, pengiriman, dan
pengarsipan surat-surat.
2. Membuat dan mengedarkan surat 24 4 96
untuk kepentingan karyawan.
3. Mendata dan membuat laporan 12 4 48
tentang absen, cuti, izin dan lembur.
4. Filing dokumen perizinan, peraturan 12 3 36
dan kontrak.
5. Membantu Manajer Personalia dan 1 18 18
Umum sehubungan dengan
kelancaran program penerimaan
karyawan.
6. Membantu Manajer Personalia dan 1 6 6
Umum membuat anggaran rutin,
pendataan karyawan dan statistik
setiap tahun.
Total beban kerja Bagian Administrasi 1494
3. Bagian Umum
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Bertanggung jawab atas tersedianya 258 1 258
keperluan harian, alat tulis kantor
(ATK).
2. Mengurus barang inventaris, 104 6 624
kepustakaan dan kendaraan
operasional perusahaan.
3. Bertanggung jawab atas kebersihan 258 3 774
dan pengamanan ruangan kantor.
4. Bertanggung jawab atas pengadaan 156 4 624
konsumsi bagi karyawan dan tamu
perusahaan di pabrik.
5. Menggandakan atau menjilid 258 0.5 129
dokumen yang dibutuhkan.
6. Membayarkan tagihan-tagihan seperti 12 8 96
listrik, telepon dan lain-lain.
7. Melakukan pengecekan berkala 12 18 216
kondisi barang-barang inventaris
serta kerumahtanggaan.
Total beban kerja Bagian Umum 2721
 130

Lampiran 13. Perhitungan Beban Kerja Divisi Pemasaran

1. Manajer Pemasaran
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Melayani dan menindaklanjuti 258 4 1032
pesanan pembelian serta melakukan
kontrak penjualan dengan konsumen.
2. Melaksanakan atau mengikuti 6 3 18
kegiatan promosi, misalnya pameran
dan expo.
3. Mengawasi dan mengevaluasi 6 3 18
kegiatan penjualan, apakah telah
sesuai dengan target dan rencana
penjualan yang telah ditetapkan.
4. Memonitor stok barang di butik. 52 0,5 26
5. Menindaklanjuti dan menyelesaikan 3 4 12
keluhan konsumen.
6. Mendistribusikan tugas sesuai 52 2 104
permintaan/pesanan konsumen
kepada Divisi Operasional.
7. Senantiasa mengikuti tren dan selera 6 3 18
yang diminati konsumen melalui
majalah, televisi dan fasihon show.
8. Membuat perencanaan penjualan 1 6 6
setiap tahun.
9. Menyusun laporan penjualan periode 12 5 60
bulanan.
10. Menyusun laporan penjualan periode 1 6 6
tahunan.
11. Mengkoordinir rapat bulanan. 12 3 36
12. Memeriksa dan memonitor 52 4 208
kelengkapan dokumen penjualan
setiap minggu.
Total beban kerja Manajer Pemasaran 1543
2. Bagian Penjualan
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Membantu Manajer Pemasaran 258 4 1032
melayani dan menindaklanjuti
pesanan pembelian.
2. Membantu Manajer Pemasaran 6 3 18
melaksanakan atau mengikuti
kegiatan promosi, misalnya pameran
dan expo.
3. Membantu Manajer Pemasaran 3 4 12
menangani keluhan konsumen.
4. Bertanggung jawab atas 258 2 516
dokumen/data penjualan.
5. Mengikuti berita dan perkembangan 53 2 106
informasi produk yang sedang
marak/laku di pasaran.
 131

Lanjutan lampiran 13.

Rata-Rata Frek. × Rata-Rata

Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
6. Membantu Manjer Pemasaran 6 3 18
mengevaluasi hasil penjualan, apakah
telah sesuai dengan target dan
rencana penjualan yang telah
ditetapkan.
7. Membantu Manajer Pemasaran dalam 12 5 60
penyusunan laporan penjualan
bulanan.
8. Membantu Manajer Pemasaran dalam 1 6 6
penyusunan laporan penjualan
tahunan.
Total beban kerja Bagian Penjualan 1768
3. Sales Promotion
Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Memberikan pelayanan yang ramah 258 2 516
dan sopan kepada konsumen yang
berkunjung ke butik.
2. Menjelaskan keterangan produk 258 2 516
kepada konsumen dengan cara
persuasif.
3. Mengambilkan barang di gudang 258 1 258
butik jika konsumen tidak
menghendaki barang display.
4. Memberi saran kepada konsumen 258 1 258
tentang produk yang cocok.
5. Memberi informasi tentang adanya 12 1 12
diskon, promosi, produk keluaran
terbaru dan lain-lain.
6. Menjaga kebersihan dan kerapian 258 1.5 387
ruangan butik.
7. Filing setiap transaksi yang terjadi 258 2 516
saat butik telah tutup.
8. Menjaga kerapian, kebersihan, 258 1.5 387
keutuhan dan keamanan barang di
butik.
9. Melaporkan kepada Manajer 52 0.5 26
Pemasaran jika barang di butik
habis/kurang.
10. Menangani keluhan konsumen. 3 4 12
11. Membentu Manajer Pemasaran jika 6 3 18
ada kegiatan promosi, misalnya
pameran dan expo.
12. Memperhatikan frekuensi kedatangan 258 0.5 129
konsumen.
13. Menganti barang display setiap dua 6 1.5 9
bulan atau jika barang habis.
Total beban kerja Sales Promotion 3044
 132

Lanjutan lampiran 13.

4. Bagian Pengiriman dan Penagihan

Rata-Rata Frek. × Rata-Rata
Frekuensi Waktu Waktu
No Deskripsi Pekerjaan
per tahun Penyelesaian Penyelesaian
(jam) (jam)
1. Melaksanakan pengiriman barang 156 5 780
sesuai dengan bukti pengeluaran
barang atau surat jalan.
2. Merencanakan jadwal penagihan. 52 2.5 130
3. Melaksanakan penagihan piutang 156 5 780
sesuai jadwal yang dibuat atau sesuai
dengan tanggal jatuh tempo.
4. Melaporkan hasil penagihan kepada 156 1 156
Manajer Pemasaran dan Bagian
Keuangan.
5. Memberikan laporan kepada Bagian 53 2 106
Keuangan berupa data-data
pengiriman dan penagihan untuk
keperluan penyusunan anggaran dan
laporan.
Total Beban Kerja Bagian Pengiriman dan Penagihan 1952
 133

Lampiran 14. Perhitungan Jumlah Karyawan Efektif

1. Divisi Keuangan

a. Manajer Keuangan
1122
JK = = 0,7 ≈ 1
1651,2

b. Bagian Perbendaharaan Head Office

€ 1442
JK = = 0,9 ≈ 1
1651,2

c. Bagian Perbendaharaan Pabrik

€ 1180
JK = = 0,7 ≈ 1
1651,2

d. Bagian Persediaan Barang Head Office

€ 1694
JK = = 1,02 ≈ 1
1651,2

e. Bagian Persediaan Barang Pabrik

€ 1188
JK = = 0,7 ≈ 1
1651,2

f. Bagian Akuntansi dan Perpajakan

€ 1465
JK = = 0,9 ≈ 1
1651,2

2. Divisi Personalia dan Umum

€
a. Manajer Personalia dan Umum
1917
JK = = 1,2 ≈ 1
1651,2

b. Bagian Administrasi

€ 1494
JK = = 0,9 ≈ 1
1651,2

c. Bagian Umum

€ 2721
JK = = 1,7 ≈ 2
1651,2

€
 134

3. Divisi Pemasaran

a. Manajer Pemasaran
1543
JP = = 0,9 ≈ 1
1651,2

2. Bagian Penjualan

€ 1768
JP = = 1,07 ≈ 1
1651,2

3. Sales Promotion

€ 3044
JP = = 1,8 ≈ 2
1651,2

4. Bagian Pengiriman dan Penagihan

€ 1952
JP = = 1,2 ≈ 1
1651,2