Job Description Panitia Kegiatan

DESKRIPSI KERJA PANITIA

Penanggung Jawab (Ketua OMK)

1. Membentuk kepanitiaan;
2. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada kepanitiaan;
3. Memantau perjalanan kerja kepanitiaan;
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada Pembimbing (PGM), Penasehat (Ketua Dewan Paroki) dan Pelindung
(Pastor Paroki) Kepanitiaan;

Ketua Panitia
1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Berkoordinasi dengan penanggung jawab
5. Bertanggungjawab kepada penanggung jawab
6. Meminta laporan kepada Koordinator masing-masing seksi ;
7. Bersama wakil ketua, sekretaris dan bendahara membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Wakil Ketua Panitia

1. Membantu dan mewakili ketua panitia dalam mengkoordinasikan panitia
2. Bersama ketua mengkonsepkan (secara detail) tugas-tugas kepanitiaan yang ada.
3. Membantu ketua mencari alternative pemecahan masalah dan memberikan masukan terkait pengambilan keputusan
4. Mengontrol kesiapan dan pencapian masing-masing seksi sejak tahap persiapan hingga pelaksanaan sesuai kalender kerja yang
telah dibuat.
5. Memimpin rapat atau pertemuan bila ketua berhalangan hadir.
6. Bersama ketua, sekretaris dan bendahra membuat LPJ keseluruhan kegiatan
7. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

Sekretaris
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
1. Membuat proposal dan TOR kegiatan;
2. Membuat LPJ kegiatan;
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti
daftar hadir rapat, notulensi rapat, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
4. Membantu ketua membuat draf kalender kerja dan rencana aksi kepanitiaan;
5. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

Bendahara
1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Koordinator Lapangan
1. Mengontrol dan memastikan kesiapan lapangan (pemain, latihan, persiapan kostum, peralatan pendukung lainnya, dekorasi)
sejak masa persiapan hingga H-1;
2. Mengontrol dan memastikan pelaksanaan kegiatan/acara sesuai dengan tahapan yang telah di susun oleh seksi acara dan
sutradara;
3. Membantu masing-masing seksi dalam menyusun anggaran kegiatan yang dibutuhkan
4. Melaporkan pencapian persiapan lapangan, latihan dan pelaksanaan kegiatan kepada ketua
5. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Acara & Liturgi

1. Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
2. Membuat susunan acara (run down) acara mulai pembukaan, liturgi dan penutup secara detail dan spesifik (memuat waktu,
acara, pelaksana, perlengkapan dan tempat)
3. Membantu sie. pementasan terkait pelaksanaan pementasan
4. Bersama seksi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
5. Menyusun rancangan kebutuhan anggaran sie. acara
6. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada seksi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Sie. Pementasan
1. Mempersiapkan naskah/skenario tablo
2. Memilih pemain
3. Mempersiapkan rekaman audio dan efek bunyi yang diperlukan untuk pementasan
4. Memastikan pelaksanaan latihan

Sie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)

1. Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi kegiatan
2. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan
menyebarkannya kepada pihak terkait;
3. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
4. Menjadi contact person kegiatan;
5. Mengkonsep orang-orang yang diundang dalam kegiatan;
6. Mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
7. Menyusun rancangan kebutuhan anggaran seksi
Sie. Art & Property
1. Memastikan kondisi property pementasan yang sudah dimiliki
2. Melakukan perbaikan terhadap property yang rusak
3. Mendesain dan mengadakan segala macam property pendukung lainnya
4. Menyusun rancangan kebutuhan anggaran seksi

Sie. Kostum & Tata Rias

1. Urusan Kostum
a. Mendesain kostum yang dibutukan untuk pementasan (berkoordinasi dgn sie. pementasan)
b. Mengadakan kostum para pemain (berkoordinasi dgn sie. art & property)
c. Menyusun rancangan kebutuhan urusan
2. Urusan Tata Rias
a. Memastikan ketersediaan alat make up para pemain
b. Merias para pemain
c. Menyusun rancangan kebutuhan urusan

Sie. Dekorasi Panggung

1. Mendesain konsep dekorasi panggung
2. Membuat list kebutuhan perlatan dan bahan dekorasi panggung
3. Mengadakan peralatan dan bahan yang dibutuhkan terkait dekorasi panggung
4. Membuat dan mendekorasi panggung
5. Menyusun rancangan kebutuhan panggung

Sie Perlengkapan dan Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan kegiatan
1. Mengupayakan adanya perangkat Soudsistem
2. Mengupayakan peralatan pendukung lainnya seperti : meja, kursi, dll
3. Mengupayakan adanya sarana transportasi yang dibutuhkan kegiatan;
4. Menyusun rancangan kebutuhan anggaran sie. perlengkapan dan transportasi
5. Menjadi operator soundsistem ketika kegiatan berlangsung;
6. Menjemput peralatan jika diperlukan;
7. Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi

Sie Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia;
1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Menyusun rancangan kebutuhan anggaran sie. konsumsi
3. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada seluruh panitia
4. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
5. Mengurus biaya konsumsi

Sie. P3K
1. Mempersiapkan obat-obatan dan peralatan medis yang dibutuhkan
2. Memberikan pertolongan pertama kepada panitia dan pemain sejak masa persiapan sampai dengan hari H.
3. Memastikan ketersediaan tenaga medis dari instasi terkait saat pementasan (bila diperlukan)

Sie. Usaha Dana

1. Mencari dana tambahan diluar sumber dana yang sudah ada
2. Menyiapkan dan mengajukan proposal sponsorship (bila diperlukan)
3. Merancang konsep kegiatan usaha untuk menambah sumber pemasukan (bila diperlukan)

Sie Keamanan
Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;
1. Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;
2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat