PROPOSAL

PENGAJUAN PENGADAAN RETENSI

BERKAS REKAM MEDIS TH. 2010-2014
RS MITRA SEHAT MEDIKA PANDAAN
2018

I. PENDAHULUAN
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal
1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis
rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti
tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu
melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak
diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri.
Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen
rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di
ruang penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi
Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun
1995. Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in
aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit
pasien. Pengadaan retensi di Mitra Sehat Medika Pandaan dilakukan karena :
a. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
b. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
c. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
d. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
e. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan
f. Penyusutan dan Pemusnahan berkas rekam medis

i
III. RINCIAN KEGIATAN
1. Menurunkan berkas rekam medis dari rak sesuai dengan dua angka terakhir.
2. Memisahkan berkas rekam medis rawat inap mulai tahun 2010 – 2014.
3. Mengambil resume medis, lembar persetujuan, lembar operasi, lembar kelahiran,
lembar kematian kemudian discan dan disimpan dikomputer.
4. Memisahkan lembar rekam medis, map, pengait kemudian dimasukkan ke kantong
plastik hitam.
5. Menata dan mengurutkan berkas rekam medis yang masih aktif.
6. Mengembalikan berkas yang masih aktif sesuai dengan urutan kedalam rak
penyimpanan.

IV. PENDUKUNG KEGIATAN RETENSI

1. Komputer
2. Scanner
3. Lembur
4. Kantong plastik hitam
5. Masker

V. PERHITUNGAN JAM LEMBUR

1. 1 hari = 1 Rak = 300 berkas (2010-2014) = 6 jam (sudah temasuk menurunkan, memilah
berkas, mengurutkan sesuai nomor urutan dan memasukkan lagi ke rak penyimpanan)
2. 99 Rak = ± 29.700 berkas (2010-2014) = 594 jam
594 jam : 8 orang : 6 jam (perhari) = 13 hari hari setiap Karyawan
3. Retensi pasien meninggal ±350 berkas
4. Total lembur yang diajukan 14 hari lembur setiap karyawan.
5. Jadwal pelaksanaan retensi terlampir.

VI. PENUTUP

Demikian proposal ini kami buat. Kami mengharapkan dukungan agar terealisasinya
kegiatan Retensi berkas rekam medis demi kemajuan dan persiapan Akreditasi Rumah Sakit
Mitra Sehat Medika. Semoga kegiatan ini dapat terlaksana sebagaimana yang kita harapkan.

Atas perhatian dan budi baik Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

ii
 Pandaan, 12 April 2018

Mengetahui,

Kepala Unit Rekam Medis

(Fatikhatu Rohma, A.Md.RMIK)

Mengetahui,

Komisaris RS Mitra Se hat Medika Direktur RS. Mitra Sehat Medika

(Drs. Franky Tandayu, Apt) (dr. Iqbal Sayyidil Affan Purba)

iii