Manfaat Mesin Abensi

Mesin absensi memiliki berbagai manfaat bagi penggunanya untuk melacak kehadiran dan
kinerja karyawan. Adapun beberapa manfaatnya yaitu sebagai berikut:

Memantau kehadiran karyawan

Kegunaan utama mesin absensi adalah untuk memantau dan mendata kehadiran karyawan.
Mengingat pentingnya mengetahui daftar absensi karyawan bagi pemimpin perusahaan, fungsi
mesin absensi sangat bermanfaat untuk memberikan kemudahan dalam mendata absensi
karyawan. Hal ini dikhususkan bagi perusahaan maju dan berkembang yang telah
mempekerjakan puluhan atau ratusan karyawan.

Memantau data kehadiran karyawan akan jauh lebih mudah dan cepat dengan menggunakan
mesin absensi karena mengetahui secara pasti dan jelas apakah karyawan masuk atau tidak
bukanlah hal mudah apalagi contohnya bagi kepala kantor/perusahaan yang memimpin lebih dari
20 karyawan. Pemimpin perusahaan dapat memperoleh data kehadiran karyawan dengan
menggunakan mesin absensi.

Sebagaimana prosedur dan mekanisme penggunaan mesin absensi, setiap karyawan

membuktikan dan memasukkan data kehadirannya melalui mesin absensi tersebut agar pimpinan
suatu perusahaan atau instansi dapat mengetahui apakah karyawan tersebut masuk kerja atau
tidak. Karyawan yang sakit, cuti keluarga, atau tidak masuk kantor karena alasan apapun tentu
tidak terdata kehadirannya pada hari tersebut dan dipastikan tidak hadir serta tidak bekerja di
kantor.

Tambahan lagi, apabila perusahaan tersebut menggunakan sistem mesin absensi ID card,
karyawan yang sengaja maupun tidak sengaja meninggalkan kartu ID card nya tidak bisa di data
kehadirannya dan dianggap tidak hadir karena data absensi tersebut langsung diproses ke sistem
secara otomatis. Beda halnya dengan menggunakan mesin absensi biometrik yang mendeteksi
karakteristik atau ciri spesifik karyawan seperti sidik jari, wajah, atau suara, karyawan dapat
langsung diabsen.

Menghitung jam kerja karyawan

 Mesin absensi juga memiliki fungsi untuk
menghitung jam kerja karyawan secara otomatis karena data kehadiran dari masuk hingga pulang
kerja telah terdata pada database mesin absensi tersebut. Pemimpin suatu perusahaan tentunya
harus mengetahui lama jam kerja tiap karyawan secara jelas dan akurat karena ini mengenai
kinerja karyawan tersebut di kantor. Penghitungan jam karyawan dengan menggunakan mesin
absensi khususnya yang telah canggih serta terintegrasi dengan sistem informasi atau database
akan terotomatisasi.

Jam kerja adalah lamanya karyawan bekerja di perusahaan atau kantor yang bersangkutan. Untuk
menghitung jam kerja karyawan, pemilik kantor harus mempertimbangkanbeberapa hal.
Penghitungan jam kerja dimulai dari pencatatan atau pendataan pukul berapa karyawan datang
ke kantor hingga pukul berapa karyawan pulang. Dalam penggunaan mesin absensi ini, jam kerja
karyawan dimulai dari pertama kali ia menautentifikasi dirinya melalu mesin tersebut dan pada
akhir hari setelah bekerja.

Adapun jam mulai dan selesai bekerja berpedoman pada perjanjian kontrak kerja yang telah
ditentukan dan disepakati bersama oleh karyawan dan pihak perusahaan. Ketepatan waktu saat
mulai dan selesai bekerja sangatlah penting dalam penghitungan jam kerja karyawan ini.
Karyawan yang tidak datang tepat waktu meskipun hanya telat beberapa menit tiba di kantor
akan dikurangi jumlah jam kerjanya.

Di samping itu, penghitungan jam kerja juga harus mempertimbangkan dan memasukkan waktu
lembur. Karyawan yang kerja lembur atau waktu pulang kerjanya melebihi dari yang telah
ditentukan akan ditambahkan pada perhitungan jam kerjanya. Begitupun dengan karyawan yang
mendapat tugas mendadak dan harus datang ke kantor di akhir pekan padahal perusahaan
tersebut menerapkan lima hari kerja.

Penghitungan jam kerja karyawan tidak cukup dengan hanya mempertimbangkan jam mulai dan
selesai bekerja, waktu lembur, dan adanya pekerjaan dadakan di akhir pekan. Hal penting lain
yang harus diperhitungkan adalah jam dan lamanya waktu istirahat karyawan. Apabila
perusahaan atau kantor menetapkan bahwa jam istirahat dimulai dari pukul 12:00 WIB s.d.
13:00, maka tiap karyawan harus mematuhinya. Apabila tidak, hal ini pun akan masuk dalam
perhitungan jam kerja di mana karyawan yang menghabiskan waktu istirahat melebihi pukul
tersebut, jam kerjanya pun akan berkurang.

Menghitung gaji/pembayaran kepada karyawan

 Penggunaan mesin absensi juga bermanfaat untuk
menghitung gaji atau upah kepada karyawan setelah dipertimbangkan dengan memperhatikan
ketepatan waktu mulai dan selesai bekerja serta memperhitungkan jam kerja masing-masing dari
mereka pada laporan yang diperoleh dari pengotomatisasian mesin absensi.

Perusahaan bisa mendapatkan banyak keuntungan dengan menggunakan mesin absensi canggih
yang telah terintegrasi dengan software seperti yang tersedia pada mesin absensi fingerprint,
digital, dan biometrik karena dapat mengotomatisasi proses penghitungan gaji dan bahkan
mendapatkan laporan akurat berisi data & informasi mengenai kalkulasi upah yang diterima
karyawan beserta nama jelas dan jam kerjanya.

Metode penghitungan gaji secara otomatis menggunakan mesin absensi ini sangat
menguntungkan bagi perusahaan yang mempekerjakan puluhan atau bahkan ratusan karyawan
karena selain gaji pokok, dapat juga menginput menghitung uang lembur mereka.

Di samping itu, kalkulasi upah karyawan akan jauh lebih efektif dan tepat karena telah termasuk
penghitungan jam kerja mereka. Dengan begitu, jumlah pemberian upah akan sesuai dengan
kinerja masing-masing karyawan setiap harinya. Apalagi bagi perusahaan yang pekerjanya
karyawan lepas atau yang sering disebut buruh harian. Pengotomatisasian kalkulasi gaji buruh
harian tentunya lebih mudah dan efisien.

Tambahan lagi, nominal gaji yang diperhitungkan tersebut tentunya dipengaruhi oleh jumlah jam
kerja karyawan tersebut. Pengurangan nominal akan terjadi apabila jumlah jam kerja karyawan
tidak sesuai dengan yang seharusnya karena sering telat masuk kerja, bolos, atau pulang lebih
awal.

Mengontrol akses pintu

 Fitur khusus dari mesin absensi digital dan
biometrik bermanfaat untuk memberikan akses kontrol pada ruangan-ruangan tertentudi kantor.
Beberapa ruangan divisi perusahaan yang hanya boleh dimasukki oleh staf tertentu karena
menyimpan dokumen penting atau untuk tujuan lainnya dapat menggunakan akses kontrol ini
agar tidak ada yang bisa masuk kecuali orang-orang yang diverifikasi menggunakan mesin
absensi.

Pada mesin absensi digital, hanya pegawai-pegawai tertentu yang mengetahui PIN atau
memegang ID card untuk dapat terautentifikasi dan masuk ke dalam ruangan tertentu di kantor.
Begitupun dengan penggunaan akses kontrol pada mesin absensi biometrik, hanya orang-orang
yang telah tersimpan karakteristik tubuh tertentunya seperti sidik jari, wajah, atau suara yang
dapat masuk ke ruangan tersebut.