PROGRAM KERJA

INSTALASI REKAM MEDIS

RS. ..........................

Rekam medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana
pelayanan kesehatan” (Gemala R. Hatta (2012:73))

Penyelenggaraan rekam medis adalah salah satu kegiatan yang menunjang terwujudnya
pelayanan kesehatan yang bermutu kepada pasien atau pelanggan rumah sakit. Untuk
mencapai pelayanan yang bermutu, khususnya pelayanan rekam medis diperlukan adanya
keseragaman bertindak dan keseragaman berprilaku dalam mengelola rekam medis
disamping dituntut disiplin kerja yang tinggi.

Instalasi Rekam Medis di RS. .......................... harus dapat menyesuaikan pelayanan

yang diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pelayanan yang
harus ditingkatkan meliputi pelayanan medis dan manajerial. Pelayanan yang cepat, tepat
dan aman hanya dapat terwujud apabila Instalasi Rekam Medis didukung oleh sarana dan
prasarana yang memadai dan berfungsi dengan baik, serta didukung pula oleh petugas
yang profesional.

A. LATAR BELAKANG
Instalasi Rekam Medis merupakan salah satu Instalasi penunjang kesehatan di RS.
.......................... dan bertanggung jawab kepada Direktur yang didalam tugas dan
fngsinya dibawag Koordinasi Manajer Penunjang dan Pelayanan Medis. Instalasi Rekam
Medis berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit.

Setiap Instalasi di RS. .......................... wajb menyusun Program Kerja, dimana program
kerja tersebut mendukung dalam penyusunan Rencana Kerja RS. .......................... dalam
meningkatkan mutu pelayanan, untuk itu perlu diterapkan suatu standar pelayanan. Mutu
pelayanan dirumah sakit dapat dilhat dari kegiatan pelayanan yang diberikan dan di catat
dalam dokumen rekam medis sebagai bukti proses dan hasil yang dilakukan oleh tenaga
profesional yang berhak atas rekam medis. Instalasi rekam medis adalah Instalasi
penyedia informasi atau data-data pasien. Semua data pasien dapat di akses melalu rekam
medis.

1
 Program Kerja Instalasi Rekam Medis di RS. .......................... tahun 2019 disusun
berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan kerja dan hasil yang telah dicapai di tahun 2018.
Kegiatan peningkatan mutu Tahun 2018 yang belum tuntas akan dilanjutkan dan mencari
kegiatan lain serta mengupayakan gagasan-gagasan baru untuk meningkatkan mutu
pelayanan d Instalasi Rekam Medis di RS. ..........................

B. TUJUAN
1. Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan pelayanan rekam medis yang
cepat, tepat dan akurat.

2. Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan dengan pelayanan rekam medis yang lebih baik
b. Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian data dan
informasi rumah sakit
c. Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadapt penyelennggaraan rekam medis sesuai
sistem yang standar
d. Meningkatnya sarana prasarana Instalasi Rekam Medis di RS. ..........................
e. Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara berkesinambungan
f. Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan kegiatan
Instalasi Rekam Medis di RS. ...........................

C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Program Peningkatan Mutu
a. Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 Jam
Defenisi : Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1x24 jam
setelah pasien mendapatkan pelayanan.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Setiap berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan Data ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Instalasi Rekam Medis
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan

2
 b. Kelengkapan Formulir Informed Consent
Defenisi : Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24 jam setelah
pasien mendapatkan informasi yang jelas.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis
Setiap berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Instalasi Rekam Medis
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

c. Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal

Defenisi : Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan (RL) rumah
sakit sesuai dengan batas waktunya (bulanan, tahunan atau up to date)
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
- Rekap Laporan yang akan dikirim setiap bulan
- Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat waktu
- Bukti pengiriman
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

d. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Defenisi : Jumlah berkas RM rawat jalan yang di antar tepat waktu
Sasaran : ≤ 10 menit
Cara Pelaksanaan :
- Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas rekam
medis rawat jalan
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data keterlambatan
pendistribusian Berkas RM oleh PIC Mutu Instalasi Rekam Medis
- Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.

2. Program Pengembangan
a. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan
- Pengajuan permohonan pendidikan
- Presentasi hasil
- Monev dan pengembangan ilmu

3
b. Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
- Rapat bulanan internal rekam medis.
- Rapat dengan Spv. Yanmed
- Pengisian kuisioner
- Penilaian indikator kinerja setiap 3 bulan sekali

c. Penyusunan Laporan Rekam Medis

Cara Pelaksanaan:
- Melakukan rekapitulasi harian, bulanan, triwulan, semester dan tahunan data
mentah laporan triwulan rekam medis.
- Pengembangan format laporan

d. Revisi Formulir RM sesuai standar SNARS1 dan Akreditasi Syariah

Cara Pelaksanaan :
- Mencari referensi format Formuir
- Pengajuan revisi ke Direktur
- Mengadakan Rapat dengan Panitia RM dan pihak terkait

e. Pengajuan penggunaan SIMRS di Instalasi RM

Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan SIMRS
- Membuat pengajuan penggunaan SIMRS di Instalasi RM
-
f. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
- Mengajukan PO pembelian alat
- Mengajukan WO pengerjaan/ pembuatan lemari penyimpanan

g. Penataan Tata Ruang Instalasi RM

Cara Pelaksanaan :
- Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
- Membuat pengajuan perubahan tata ruang
- Mengajukan PO pembelian barang yang dibutuhkan
- Mengajukan WO pengerjaan

4
 h. Pemusnahan Berkas RM in-aktif selama 5 tahun terakhir
Cara Pelaksanaan :
- Melakukan pemilahan berkas aktif dan in-aktif (2013-2018)
- Melakukan proses scaning (alih media berkas – foto)
- Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
- Melakukan pemusnahan sesuai standar
- Membuat berita acara pemsnahan

i. Gotong Royong
Cara Pelaksanaan :
- Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
- Merapikan berkas-berkas rakitan yang tidak terpakai
- Menyapu lantai dan melap lemari rak penyimpanan dari debu

3. Program Manajemen
a. Program Pengajuan RAB dan RKA
Cara Pelaksanaan :
- Pendataan Rencana Anggaran Sarana dan Prasaran Instalasi RM
- Pendataan Rencana Kerja dan Anggaran Kegiatan
- Pengajuan ke Manajer dan Direktur
- Format Terlampir

D. PROGRAM RUTIN
1. Rapat Bulanan
2. Program Peningkatan Mutu
3. Program retensi berkas rekam medis in-aktif selama 5 tahun terakhir 1x setahun
4. Laporan internal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
5. Laporan eksternal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
6. Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7. Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas RM rajal
8. Meminimalisir dalam hal kesalahan fiiling (penyimpanan)
9. Gotong Royong bersih- bersih ruangan (merapikan berkas RM di rak penyimpanan)

E. SASARAN
Terlaksananya Program Kerja Instalasi Rekam Medis Tahun 2019 minimal sebesar 80%

5
 F. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
BULAN
NO KEGIATAN KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Program Peningkatan Mutu X X X X X X X X X X X X
Pendidikan dan Pelatihan
2. Rekam Medis X

Evaluasi Kinerja Rekam

3. X X X
Medis
Penyusunan Laporan Rekam
4. X X X X X X X X X X X X
Medis
Revisi Formulir RM sesuai
standar SNARS1 dan
5. X X
Akreditasi Syariah

Pengajuan penggunaan
6. X X
SIMRS di Instalasi RM
Penambahan Lemari
7. X X
Penyimpanan Berkas RM
Penataan Tata Ruang
8. X X
Instalasi RM
Pemusnahan Berkas RM in-
9. X X X
aktif selama 5 tahun terakhir
10. Gotong Royong X X X X X X X X X X X X

G. PELAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Pelaporan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun berjalan,
menuju pembuatan program kerja tahun berikutnya. Pelaporan hasil evaluasi pelaksanaan
kegiatan ini sebagai pertimbangan dalam melakukan rencana program kerja kedepan.

6
 LAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
INSTALASI REKAM MEDIS TAHUN 2018
RS. ..........................

HASIL TINDAK
NO KEGIATAN REKOMENDASI
EVALUASI LANJUT
1. Program peningkatan Telah dilakukan sosialisasi dari Ada pengembangan
mutu Tim Mutu dan penetapan indikator mutu untuk Masuk
Indikator Mutu Instalasi RM tahun 2019 Program
dan berjalan mulai Agustus Kerja 2019
2018
2. Pemusnahan Berkas Telah dilakukan scan data Terus berkolaborasi Masuk
berkas in-aktif tahun 2011- dengan manajemen IT Program
2016, namun pengerjaan untuk pengontrolan Kerja 2019
terhenti di bulan Mei 2018 komputer dan back-up
karna Komputer rusak, dan data
semua data hilang
3. Penambahan Lemari Telah dilakukan penambahan Akan dilakukan Masuk
Penyimpanan Berkas lemari bulan Mei 2018 dan permintaan Program
RM lemari sudah terisi penambahan lemari Kerja 2019
lagi, karna jumlah
pasien semakin
meningkat
4. Evaluasi Kinerja Dilakukan 1x dalam 3 bulan Akan dilakukan Masuk
Rekam Medis dan ada penambahan 2 orang evaluasi sesuai standar Program
petugas di bulan januari 2018 Kerja 2019
dan mei 2018 karna ada
petugas yang cuti melahirkan
dan mengundurkan diri

5. Gotong Royong Terlaksana setiap bulannya Akan terus dijalankan Masuk

bersamaan dengan rapat Program
bulanan Instalasi RM Kerja 2019
6. Penyusunan Laporan Terlaksana setiap bulannya Akan dilakukan Masuk
Rekam Medis internal dan eksternal pengembangan format Program
laporan Kerja 2019
7. Pengajuan penggunaan Masuk
SIMRS di Instalasi RM Belum terlaksana - Program
Kerja 2019
8. Revisi Formulir RM Masuk
sesuai standar Belum terlaksana - Program
Akreditasi Kerja 2019
9. Pendidikan dan Masuk
Pelatihan Rekam Medis Belum terlaksana - Program
Kerja 2019
10. Penataan Tata Ruang Masuk
Instalasi RM Belum terlaksana - Program
Kerja 2019

7
8
H. PENUTUP
Program kerja Instalasi Rekam Medis ini dibuat dalam periode 1 (satu) tahun sekali,
kemudian akan dilakukan monitoring dan evaluasi. Hasil evalasi merupakan dasar untuk
membuat program kerja periode berikutnya.

Dengan adanya program kerja ruangan rekam medis diharapkan dapat menjadi acuan atau
pedoman melakukan perbaikan kedepan serta menentukan target kedepannya dalam hal
pelayanan Instalasi Rekam Medis di RS. ...........................

Pekanbaru, Januari 2019

Disiapkan Oleh, Diperiksa Oleh,
Koordinator RM Spv. Penmed

Disetujui Oleh, Diketahui Oleh,

Mng. Yanpenmed Direktur