Dosen Pembimbing : Drs Noersal Samad MA

MANAJEMEN & TATA CARA

OPERASI HOTEL

Disusun oleh :
Agrifina Amanda Nathania
1353010011
S1 Hospitaliti dan Pariwisata
 MODUL 7
TATA GRAHA (HOUSE KEEPING)

A. Pengertian TATA GRAHA :

Istilah TATA GRAHA berasal dari kata :
TATA artinya : menata atau mengatur
GRAHA artinya : bentuk bangunan / rumah / wisma / hotel

Dalam bahasa inggris TATA GRAHA disebut HOUSEKEEPING artinya :

HOUSE artinya : rumah / wisma / hotel
KEEPING artinya : memelihara atau merawat / to keep

Sehingga istilah TATA GRAHA adalah :

“Kegiatan pengaturan suatu bentuk bangunan yang di dalamnya telah mencakup pekerjaan-
pekerjaan : pembersihan, penataan, perawatan, dan pemeliharaan”

Dengan tujuan agar tercipta suatu kondisi yang bersih, sehat, rapi, indah, nyaman dan aman
baik untuk fisik bangunan tersebut maupun seluruh fasilitas di dalamnya.

Sedangkan Definisi Tata Graha (Housekeeping) :

“Bagian atau departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan,
memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut
tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya”

Arti kata Public Area adalah :

Area-area yang dilewati oleh orang banyak atau dilalui dan digunakan oleh orang banyak
(area umum).Yang termasuk area-area umum adalah :
Lounge
Lobby entrance
Corridors
Lifts
Food and Beverage Outlets
 Locker and employee area
Back area offices
B. Peran dan Fungsi Tata Graha (Public Area)
1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, aman dan indah.
Bersih : bebas dari kotoran dan noda
Sehat : bebas dari kuman dan bau
Nyaman : rapi, indah dan menyenangkan
Aman : terhindar dari kemungkinan kecelakaan
2. Memberikan first impression pada tamu
3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area-2 tertentu.

C. Struktur Organisasi Housekeeping

Beserta tugas dan tanggung jawab staff housekeeping department :

EXECUTIVE HOUSEKEEPER

ASS.EXEC. HOUSEKEEPER

FLOOR SUPERVISOR PUBLIC AREA SUPERVISOR

ROOM ATTENDANT PUBLIC AREA EXTANDANT

D. Tugas dan Tanggung Jawab Staff Housekeeping Department :

1. Executive Housekeeping
a) Bertanggung jawab atas jalannya operasional public area housekeeping department.
b) Mengawasi jalannya operasional pada housekeeping department.
c) Membuat laporan Daily Productivity pada housekeeping department.
d) Menyusun budget untuk housekeeping department.

2. Assistant Executive Housekeeper

a) Membantu Executive Housekeeper dalam menjalankan pekerjaannya.
 b) Mengawasi pengadaan barang yang digunakan pada housekeeping department.
c) Menyusun project yang dilaksanakan oleh Room Attendant dan Public Area
Attendant.

3. Housekeeping Supervisor
a) Mengawasi pekerjaan room Attendant.
b) Mengecek kebersihan kamar tamu.
c) Mengecek tamu penting (VIP Guest) yang menginap di hotel.
d) Menangani keluhan tamu.
e) Mengawasi pekerjaan Public Area Attendant.
f) Bertanggung jawab atas floor section.
g) Membuat room work sheet.

4. Room Attendant
a) Membersihkan kamar tamu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pihak
hotel.
b) Melakukan prosedur Turndown service pada waktu sore hari.
c) Menjaga kebersihan pantry pada floor sectionnya masing-masing.
d) Memelihara dan menjaga kebersihan serta kelengkapan perlatan yang digunakan
dalam bekerja.

5. Public Area Attendant

a) Menjaga kebersihan lobby area.
b) Menjaga kebersihan area karyawan.
c) Menjaga kebersihan area umum yang ada di hotel.
d) Menjaga kebersihan loket karyawan.

Tugas dan tanggung jawab dari Public Area Section :

1. Menciptakan lingkungan yang bersih, sehat, nyaman, indah dan menarik dan aman :
 Bersih : bebas dari kotoran dan noda
 Sehat : bebas dari kuman dan bau
 Nyaman : rapi, indah dan menyenangkan
 Aman : terhindar dari kemungkinan kecelakaan
 2. Memberikan first impression yang mendalam saat tamu baru datang ke hotel.
3. Menyiapkan kebutuhan tamu pada area-area tertentu seperti :
Lobby, restaurant, public toilet.

Adapun petugas yang melaksanakan pembersihan pada seluruh area-area umum tersebut adalah
:Public Area Attendant, tugasnya adalah sebagai berikut :

Melaksanakan tugas kebersihan pada seluruh area-area yang dilewati oleh tamu / orang
banyak.

Dimana dalam pelaksanaanya biasa Public Area Attendant dibagi menjadi tiga shift dan tiap shift
ada group leader , misalnya :

a. Shift Pagi : Group A tugasnya : jam 07.00 – 15.00 WIB

Dusting, vacuuming, glass wiping, membuang sampah, mopping,
membersihkan guest toilet dan employee toilet.
b. Shift Siang : Group B tugasnya : jam 15.00 – 23.00 WIB
Melanjutkan shift pagi yang belum selesai seperti : Lobby dusting,
dusting, all public toilet, guest elevators, vacuuming all offices, locker
dan function room.
c. Shift Malam : Group C tugasnya : jam 23.00 – 07.00 WIB
Melakukan pembersihan secara menyeluruh (General Cleaning) :
1. Carpet Shampooing
2. Pembersihan corridors, stairs dan dinding lobby
3. Pembersihan ruang rapat, banquet setelah pesta atau rapat selesai
4. Pembersihan Loker Karyawan

Seksi-seksi pada Housekeeping Departemen :

1. Seksi Kamar, tugasnya :

a. Melaksanakan pembersihan dalam kamar tamu
b. Menyediakan / menata tempat tidur dan pembersihan kamar mandi
2. Seksi Area Umum, tugasnya :
 Melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan dan kerapian di area umum di luar kamar
tamu, seperti : lobby, restoran, bar, dan lain-lain.
3. Seksi Linen dan Uniform Karyawan, tugasnya :
Mewakili Housekeeper secara khusus dalam mengelola seluruh lena dalam hotel dan uniform
karyawan. Pengelolaan :
- Pengiriman linen ke outlet-outlet
- Mengurus pencucian di laundry
- Menyimpan linen tersebut
- Mengelola uniform karyawan
4. Seksi Binatu, tugasnya :
Di hotel besar untuk seksi Binatu kadang-kadang berdiri sendiri di luar bagian tata graha
dipimpin oleh : Laundry Manager. Tugasnya :
a. Melaksanakan pencucian lena / linen yang digunakan di hotel
b. Uniform karyawan
c. Pakaian tamu hotel
5. Seksi Tata Graha, tugansya :
Mengurus administrasi dan komunikasi seluruh kegiatan Tata Graha. Kantor Tata Graha
dipimpin oleh : Sekretaris, yang membawahi Order Taker dan Office Clerk.

Hubungan Housekeeping Departemen dengan departemen lain :

Hubungan kerja Tata Graha dengan Binatu

Menangani pencucian pakaian dari para tamu dan juga pakaian milik karyawan dan
pencucian linen-linen yang dipakai housekeeping.
Hubungan kerja Tata Graha dengan Engineering
Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan perbaikan dan pemeliharaan alat
terutama yang menyangkut operasional tata graha serta peralatan dari tata graha yang
berada di kamar tamu.
Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Food and Beverage
Menangani pelayanan room service di kamar tamu serta pengiriman Fruit arrangement
untuk tamu VVIP / VIP di Executive room.
Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Purchasing
 Bagian purchasing menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang
dibutuhkan oleh tata graha, seperti : alat-alat pembersih, obat pembersih, perlengkapan
tamu, linen-linen untuk tata graha dan alat penunjang operasional seperti : formulir-
formulir.
Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian Keamanan :
Pengawasan keamanan pada area-area tata graha meliputi : corridor, pantry, dan office
dan selain itu mengawasi keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.
Hubungan kerja Tata Graha dengan bagian personalia (Kepegawaian) :
Meliputi :
a) Pengadaan tenaga kerja
b) Pengangkatan pegawai
c) Pelatihan pegawai
d) Pemutusan hubungan kerja
e) Cuti karyawan
f) Surat perjanjian untuk pegawai
g) Pembayaran gaji dan lembur pegawai
Hubungan kerja Tata Graha dengan Kantor Depan Hotel Departemen :
Meliputi :
a) Room Status
b) Kamar siap jual
c) Services
Hubungan kerja Tata Graha dengan Accounting :
Meliputi : Penggajian, pelaporan keuangan, anggaran biaya

OBYEK PEMBERSIHAN, ALAT DAN OBAT PEMBERSIH PUBLIC AREA :

A. Obyek Pembersihan
Bahan-bahan ataupun benda yang menjadi obyek pembersihan dapat kita bedakan, antara lain
1. Bahan dari kayu-kayuan : Kusen pintu/ Jendela, rotan, bamboo
2. Bahan dari metal : Kuningan, tembaga, chrome, metal
3. Bahan dari batu-batuan : Terazzo, marmer, keramik, porselin
4. Bahan dari sintetis : Plastik, vinyl
 5. Bahan dari glass : Kaca, cermin
6. Bahan dari getah kulit : Lantai karet
7. Bahan dari linen : Sprei, taplak meja, gordyn, dll.
8. Bahan dari kertas : Wallpaper
9. Bahan dari kulit : Calf
10. Bahan dari campuran : carpet, dll.

B. Alat-alat kerja pembersih secara manual :

1. Cleaning Cloths / lap terdiri dari :
 Dry Cleaning Cloth : untuk membersihkan bagian-bagian yang kering
 Wet Cleaning Cloth : untuk mengelap bagian yang lembab
 Dust Cloth : untuk mengelap debu / kotoran
 Glass Cloth : untuk mengelap gelas
 Chamois/kanebo : untuk membersihkan permukaan kaca-kaca
 Floor cleaning cloth : untuk membersihkan lantai dengan lantai
2. Sapu (broom) :
Terbuat dari : rumput, ijuk, lidi atau plastic, gunanya :
Untuk menyapu debu / sampah pada permukaan lantai dan anak tangga
Cara meletakkan sapu yang baik : digantung atau dibalik keatas
3. Sikat (brush) :
Terbuat dari kayu atau plastic dan bulunya dari plastic atau ijuk. Jenisnya terdiri dari :
a. Sikat tangan (hand brush) : untuk sikat lantai
b. Sikat tangan (nylon brush/clothes brush) : untuk menyikat pakaian
c. Sikat lantai yang bertangkai panjang (longhandle brush / floor brush)
d. Sikat untuk langit-langit rumah (round head brush / ceiling room)
e. Sikat kamar jamban (WC) : toilet bowl brush
f. Sikat botol (bottle brush)
g. Sikat sepatu (shoe brush)
h. Sikat lantai sebagai pelengkap Floor Machine (Scrubbing Brush)
4. Mop (mopping) dan heavy duty pail (ember berserta pemerasnya)
 Alat yang digunakan untuk membersihkan lantai dimana penggunaanya disertai dengan
bahan pembersih seperti air dan sabun cair atau bahan-bahan pembersih lainnya.Alat
tersebut dapat dipergunakan untuk membersihkan lantai marmer, keramik, teraso dan
sebagainya kecuali karpet. Adapun perlengkapan dari “heavy duty pail” adalah :
a. Mop dengan rumbai-rumbai katun / mop finger
b. Mop handle / tangkai mop
c. Alat pemeras / squeezer
5. Floor duster / lobby duster
Untuk membersihkan lantai sehari-hari dengan disemprot chemical sebelumnya.
6. Dust pan / serok debu
Untuk mengumpulkan atau menampung sementara debu / kotoran pada waktu menyapu
lantai.
7. Sponge / busa
Untuk membersihkan permukaan dinding keramik kamar mandi atau lain-lainnya seperti
toilet bowl, urinoir, wash basin, bak mandi.
8. Spray bottle / bottle sprayer / gun sprayer
Botol yang dapat diisi dengan obat seperti : glass cleaner atau chemical lainnya.
9. Window wiper
Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca
10. Window brusher
Alat yang digunakan untuk membersihkan kaca dilengkapi dengan sikat.
11. Carpet sweeper
Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet yang kotor, tetapi tidak dengan listrik
hanya manual.
12. Bucket/pail
Ember biasa yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran pada lantai
13. Kape / Scapper / Putty Knife
Alat yang digunakan untuk membersihkan kotoran-kotoran yang menempel pada lantai /
anak tangga.
14. Floor squeezer
 Alat yang bertangkai panjang dan berkaret pada ujungnya yang berguna untuk menarik
air / air hujan / air sabun untuk dibuang.
15. Silet
Alat yang digunakan untuk membersihkan noda-noda pada kaca/mirror
16. Rubber gloves
Sarung tangan dari karet untuk melindungi tangan dari bahan-bahan kimia yang
digunakan sebagai obat pembersih.
17. Tangga / ladder
Alat yang digunakan untuk membersihkan tempat-tempat yang cukup tinggi agar dapat
terjangkau oleh tangan kita.
18. Masker
Gunanya untuk melindungi hidung dan mulut saat melarutkan chemical agar tidak
keracunan.

C. Alat-alat kerja (pembersih) secara elektronik (Cleaning Equipment)

1. Mesin penghisap debu dan air (wet and dry vacuum cleaner)
Mesin penghisap yang digunakan untuk menghisap debu atau air
2. Mesin pembersih lantai (Floor cleaning machine / Polishing Machine)
Mesin pembersih lantai yang digunakan untuk menyikat dan kemudian mengkilapkan
lantai.
3. Mesin pencuci karpet ada 2 jenis :
a. Dry carpet cleaning :
Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet tetapi tidak menggunakan air tetapi
serbuk.
b. Shampooing Machine / extraction Machine :
Alat yang digunakan untuk membersihkan karpet / menyampoo karpet dengan
menggunakan bahan pembersih khusus untuk karpet.
4. Mesin pengering karpet / blower :
Alat pengering untuk karpet setelah proses pencucian
5. Hand polisher / mesin polish :
Mesin polish yang digerakkan dengan menggunakan tangan
 6. Back pack vacuum cleaner :
Mesin penghisap debu dan air yang pemakaiannya digendong, diletakkan di punggung
kita.
D. Bahan dan Obat Pembersih (Cleaning Agent / Supplies)
Peran dari obat pembersih adalah :
Melenyapkan kotoran dari permukaan benda melalui proses pembersihan serta menjaga agar
kotoran tidak terlanjur mengendap.
Obat pembersih yang dapat menghilangkan kotoran seperti : sabun dan pasir dapat
dikategorikan sebagai cleaning agents.

Obat pembersih yang khusus (spesifik) harus dipilih untuk kebutuhan pembersihan
tertentu.Campuran yang mempunyai keampuhan (daya pembersih) yang kuat, belum tentu
efektif untuk suatu pencucian tertentu.Memilih obat pembersih harus tepat sesuai dengan
yang diperlukan dan sesuai dengan karakteristik kotoran.

Cleaning agents dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

a. Detergents (berbusa banyak)
Sabun, merupakan produk detergen yang tertua dan masih merupakan bahan yang
paling efektif untuk menghilangkan kotoran.Detergent mempunyai kandungan bahan
alkalin ringan dan sangat efektif untuk melenyapkan kotoran pada lantai, dinding dan
berbagai jenis perlengkapan dan alat-alat dapur.
b. Abrasive Cleaner (kandungan serbuk kasar)
Kadang-kadang kotoran yang melekat sangat kuat pada permukaan benda dimana
alkalin atau bahan pembersih yang bersifat asam tidak akan mempan untuk
melenyapkan kotoran yang dimaksud.
Dalam kasus seperti tersebut diatas, diperlukan bahan pembersih yang mengandung
serbuk tajam (abrasive) yang digunakan untuk menghancurkan kotoran.
Abrasive seperti jenis VIM biasanya digunakan untuk mencuci alat-alat dapur dan
alat-alat makan.
c. Acid Type Cleaner (kandungan asam)
Untuk jenis kotoran yang tidak dapat dibersihkan oleh bahan pembersih jenis alkalin
seperti : noda karat, warna logam yang kusam pada barang-barang kuningan, maka
untuk membersihkannya harus menggunakan bahan pembersih yang mengandung
asam. Jenis obat pembersih ini harus dipilih dan digunakan secara tepat.