BAB IV

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

DAN RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

A. Profil PT. Bintang Baru Raya Logistic

1. Sejarah Bintang Baru Raya Logistic

PT Bintang Baru Raya Logistics berdiri pada tanggal 14 September

2005 dengan Nomor Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah adalah

04707-05/PM/P2/1.824.271 dan memiliki Nomor Wajib (NPWP) yaitu

02.312.696.4-007.000. PT Bintang Baru Raya Logistics didirikan oleh Bapak

Tata Djuarsa. Lokasi perusahaan pertama kali terletak di Ruko Pulogadung

Trade Center Blok 8B no 55, Jln Raya Bekasi km 21 Kawasan PT JIEP

Jakarta.

Sebagai perusahaan baru dalam bidang Logistics, perusahaan ini

menyadari bahwa posisinya saat ini bukan sebagai perusahaan nomor satu

dibidangnya. Dengan semangat dan profesionalitas serta kerja sama dan

hubungan baik dengan rekan kerja, perusahaaan ini mempunyai cita-cita

sebagai perusahaan logistics yang terdepan. Pada awal berdirinya PT Bintang

Baru Raya Logistics hanya memiliki enam unit truk Colt Diesel dan setelah

berjalan selama dua tahun tepatnya di tahun 2007 kepemilikan truk

meningkat, PT Bintang Baru Raya Logitics memiliki truk sebanyak 200 unit

38
 39

dengan jenis yang semakin beragam yaitu truk Colt Diesel, Wing Box dan

Tronton.

Di Tahun 2011 kantor pusat PT Bintang Baru Raya Logistics pindah

yang beralamatkan di Jln Raya Kebayuanan Tapos Rt 03 Rw 20 kota Depok,

setelah pindah ke Tapos, truk yang dimiliki PT Bintang Baru Raya Logistics

meningkat 100 %, hingga saat ini truk milik PT Bintang Baru Raya Logistics

mencapai 400 unit dan menambah satu jenis truk yaitu trailer 20 feet dan 40

feet.

Selain memiliki kantor pusat, PT Bintang Baru Raya Logistics juga

memiliki kantor cabang yang diantaranya di Serang, Kendal, Yogyakarta

serta di Surabaya. Customer yang dilayani pun beragam contohnya dari

customer Produksi Makanan (PT Unilever, PT Heinz Abc) customer bahan

baku (Gula-gula dari PT Jawa Manis Rafinasi, PT Sentral Usahatama Jaya)

customer minyak (PT Castrol Indonesia) customer bahan baku biji plastik

(PT Styron).

2. Visi dan Misi Bintang Baru Raya Logistic

Visi Perusahaan :

1. Menjadi Perusahaan Logistics dan transportasi yang handal dan bisa

diandalkan.
 40

2. Dapat memberikan nilai tambah sesuai dengan standar Industri yang

terbaik bagi para pelanggan, mitra dan karyawan.

Misi Perusahaan :

1. Mengembangkan sistem oprasional yang sistematis, efesien, dan tepat

guna sesuai standar Industri.

2. Mengembangkan sumber daya manusia melalui pelatihan-pelatihan

yang tepat sesuai dengan standar Industri.

3. Memberikan layanan yang bersih, transparan dan professional dalam

berhubungan dengan karyawan, pelanggan, pemasok, mitra dan seluruh

anggota masyarakat.
 41

B. Struktur Organisasi Bintang Baru Raya Logistic

1. Struktur Organisasi Bintang Baru Raya Logistic

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Bintang Raya Logistic

 42

2. Struktur Organisasi HRD PT.Bintang Baru Raya Logistic

Direktur

General Manager

Manager HRD

Security Cleaning Service Karyawan Driver

Gambar 4.2 Struktur Organisasi HRD PT.Bintang Baru Raya Logistic

3. Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi HRD

a. Direktur atau Pimpinan

1) Merencanakan, menyusun, membimbing dan mengawasi kegiatan

perusahaan secara menyeluruh sesuai dengan aturan dan kebijakan

yang berlaku.

2) Membuat kebijakan yang akan menguntungkan perusahaan.

3) Menjalin kerjasama kepada perusahaan lain.

4) Koordinasi kepada manajer

 43

b. Manajer

Melakukan pengawasan terhadap karyawan dan memotivasi supaya

proyek berjalan dengan lancar dan baik dan mengkoordinasikan segala

bentuk kegiatan kepada pimpinan

c. Personalia

personalia mempunyai tugas pokok mengkoordinasi dan mengendalikan

segala bentuk kegiatan di perusahaan dan bertanggung jawab langsung

kepada manajer. Adapun kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan ini

adalah :

1. Mendata para pelamar yang melamar di perusahaan.

2. Menyeleksi pelamar tersebut sesuai yang diinginkan oleh perusahaan.

3. Mengkoordinasikan kepada manajer data-data yang sudah di update.

4. Mengirim laporan kepada manajer sebelum dilaporkan kepada

pimpinan.

5. Menyusun laporan bulanan.

d. Karyawan

karywan bertugas melakukan perintah yang di buat oleh manajer melalui

personalia yang nantinya akan dilihat oleh personalia kinerja dari

karyawan tersebut. wajib masuk dihari yang kerja dan melaporkan segala

bentuk kegiatan yang sudah di kerjakan oleh karyawan.

 44

C. Proses Bisnis Sistem Berjalan

1. Proses Pendataan Berkas Lamaran Kerja

a. Calon karyawan mengirimkan berkas-berkas lamaran kerja yang diminta oleh

pihak perusahaan, semua berkas ini akan disimpan pada file berkas lamaran

yang nantinya akan dilakukan seleksi berkas.

b. Berkas yang sudah diseleksi kemudian akan di beritahukan kepada pelamar

kerja untuk dilakukan pemanggilan interview.

c. Berkas yang akan dilakukan interview di buatkan rekap data berkas lamaran

untuk diberikan kepada bagian interview.

2. Pedataan Hasil Interview

a. Bagian interview mencatat hasil laporan data interview untuk disimpan pada

file hasil interview.

b. Dari hasil yang telah dilakukan pada saat interview, calon karyawan yang

dinyatakan lulus interview akan diberitahukan proses selanjutnya yang harus

dilakukan.

c. Data-data calon karyawan yang telah lulus tes interview dan siap diterima

sebagai karyawan selanjutnya dilakukan update data ke dalam file karyawan.

3. Pendataan Penempatan Kerja

a. Data karyawan pada file karyawan dilakukan penempatan kerja sesuai dengan

posisi jabatan yang sedang tersedia yang telah disepakati dalam proses

interview.
 45

b. Data karyawan yang sudah dilakukan penempatan jabatan dibuatkan surat

perintah kerja, atau perjanjian masa kerja untuk disepakati oleh kedua belah

pihak.

c. Karyawan baru dibuatkan kartu tanda pengenal sebagai identitas diri sebagai

karyawan.

4. Laporan

Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap bulan sekali, sesuai

dengan pihak perusahaan dalam membuka lowongan pekerjaan. Laporan-

laporan yang dibuat disini adalah laporan berkas lamaran calon karyawan,

laporan hasil interview yang dilakukan dengan calon karyawan, laporan data

karyawan baru yang lulus semua tahapan seleksi, dan laporan penempatan

kerja.

D. Aturan Bisnis Sistem Berjalan

1. Setiap pelamar pekerjaan yang datang ke perusahaan dapat mendatangi

bagian receptionist yang nantinya bagian receptionist memberikan data-data

pelamar ke bagian personalia.

2. Setelah di terima oleh personalia maka akan didata yang memenuhi

persyaratan pertama. Lalu personalia memanggil pelamar yang memenuhi

persyaratan pertama tersebut untuk malakukan ujian atau tes yang di lakukan

di perusahaan tersebut.
 46

3. Setelah tes atau ujian sudah dilakukan maka selanjutnya pelamar yang lulus

tes langsung di wawancara oleh pihak personalia langsung. Jika wawancara

lulus maka pelamar akan langsung menandatangani kontrak yang di atur

oleh perusahaan setelah itu pelamar akan langsung di tempat kan di bagian

yang di tentukan oleh perusahaan dan mulai bekerja

4. Setelah selesai semua personalia membuat laporan untuk general manajer

dan direktur dan dilihat serta di setujui. Selain itu laporan personalia juga

berupa data absen dan kinerja dari setiap karyawan.

E. Dekomposisi Fungsi Sistem

Perancangan sistem informasi pengolahan data

karyawan di PT.Bintang Baru Raya Logistic

Pendaftaran Pendataan Laporan

Data pelamar Laporan

Data Pelamar yang lulus pelamar yang
lulus
Tes Data
Laporan Data
penempatan
Karyawan
kerja
Interview Laporan
Data absensi Absensi

Gambar 4.3 Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan

 47

F. Analisa Masukan (input) Proses, dan Keluaran (output) Sistem Berjalan

1. Analisa Masukan (input)
a. Nama masukan : Data calon Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui data calon Karyawan

Sumber : Calon Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada Lowongan Pekerjaan

Keterangan : Berisi tentang data pribadi dan CV calon

Karyawan

b. Nama masukan : Data Tes/Ujian

Fungsi : Untuk mengetahui data calon karyawan yang

mengikuti ujian

Sumber : pelamar yang lulus ujian pertama

Media : Kertas

Frekuensi : Setaip ada lowongan pekerjaan

Keterangan : Berisi tentang data pelamar yang lulus

c. Nama masukan : Data Wawancara

Fungsi : Untuk mengetahui data yang lulus ujian

Sumber : Pelamar yang lulus ujian

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Keterangan : Berisi tentang data pelamar yang lulus

 48

d. Nama masukan : Laporan

Fungsi : Untuk laporan kepada pimpinan

Sumber : Personalia

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan dan kegiatan

perbulannya

Keterangan : Berisi tentang data pelamar dan karyawan di

tiap bulannya

2. Analisa Proses

a. Proses Pendaftaran

Setiap pelamar yang akan melamar pekerjaan di perusahaan wajib

membawa semua persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan. Setelah itu

wajib mentaati tata tertib yang ada pada perusahaan dalam mengikuti setiap

kegiatan.

b. Proses Ujian/Tes

Setiap pelamar yang melamar kemudian melakukan tes atau ujian yang

di selenggarakan oleh perusahaan. Bagi yang lulus dalam tes/ujian pertama

maka selanjutnya melakukan tes wawancara yang dilakukan di tempat

terpisah.

c. Proses Wawancara

Pada proses ini adalah proses terakhir sebelum pelamar dinyatakan dapat

bekerja pada perusahaan. Pada proses ini pula pihak perusahaan akan
 49

mendata siapa saja yang siap dari segi kompetensi, pengalaman, dan

kesiapan. Sehingga nantinya pelamar yang nantinya akan jadi karyawan

dapat memberikan sumbangsih kepada perusahaan.

3. Analisa Keluaran (output)

a. Nama keluaran : Kartu pelamar

Fungsi : Sebagai bukti melamar pekerjaan

Media : Kertas

Sumber : Personalia

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Keterangan :Berisi tentang data pelamar

b. Nama keluaran : Form Pelamar

Fungsi : Sebagai bukti kelulusan pada semua tes

Media : Kertas

Sumber : Personalia

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Keterangan :Berisi tentang data anggota dan no

peserta yang lulus

 50

G. DAD Konteks, Nol, dan Rinci Sistem Berjalan

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Absensi karyawan Mendata absensi karyawan

Tanda tangan kontrak bagi yang di terima kerja
Mengikuti tes tahap pertama bagi yang lolos verifikasi
Mengikuti tes wawancara bagi yang lolos tes tahap pertama
Data pelamar
Pelamar
Membuat jadwal kerja dan mendata nya
Mendata Hasil tes wawancara pelamar
Mendata Hasil tes pelamar tahap pertama
Verifikasi Data pelamar tahap pertama
Personalia

Mendapat perlengkapan kerja Data absensi di perbulan

Info pelamar yang lolos dan bekerja Memberikan semua perlengkapan kerja
Jadwal tes wawancara Data pelamar yang lolos persyaratan dan berkerja
Jadwal tes tahap pertama Data pelamar yang lolos tes tahap pertama
Kartu pelamar Sistem pengolahan Data Data pelamar yang lolos verifikasi data
karyawan PT. Bintang Baru
Raya Logistic
Acc data pelamar yang di terima
Acc data absensi perbulan

Laporan data absensi perbulan Laporan data absensi dan data pelamar yang di terima
Laporan data pelamar yang di terima
Manajer HRD Direktur

Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Berjalan

 51

2. Diagram rinci level 0 Sistem Berjalan

Data absensi di perbulan

Memberikan semua perlengkapan kerja
Mengikuti tes tahap pertama bagi yang lolos verifikasi Data pelamar yang lolos persyaratan dan berkerja
Mengikuti tes wawancara bagi yang lolos tes tahap pertama
Data pelamar yang lolos tes tahap pertama
Data pelamar Data pelamar yang lolos verifikasi data
Pelamar HRD
Info pelamar yang lolos dan bekerja
Jadwal tes wawancara
Jadwal tes tahap pertama
Kartu pelamar Membuat jadwal kerja dan mendata nya
1.0 Verifikasi Data pelamar tahap pertama
Pendaftaran

Mendata Hasil tes wawancara pelamar

Mendata Hasil tes pelamar tahap pertama
2.0 Mendata absensi karyawan
Pendataan

Data absensi Data Pelamar dan Data karyawan

3.0
Acc data pelamar yang di terima laporan Laporan data absensi dan data pelamar yang di terima
Acc data absensi perbulan

Direktur
Manajer HRD
Laporan data absensi perbulan
Laporan data pelamar yang di terima dan karyawan

Gambar 4.5 Diagram Rinci Level 0 Sistem Berjalan

 52

3. Diagram Level 1 Proses 1, proses pendaftaran

Mengikuti tes tahap pertama bagi yang lolos verifikasi
Mengikuti tes wawancara bagi yang lolos tes tahap pertama
Data pelamar
Pelamar
Data absensi di perbulan
Memberikan semua perlengkapan kerja
Data pelamar yang lolos persyaratan dan berkerja
Data pelamar yang lolos tes tahap pertama
Data pelamar yang lolos verifikasi data
Personalia

1.1
Daftar
Info pelamar yang lolos dan bekerja
Jadwal tes wawancara
Jadwal tes tahap pertama
Membuat jadwal kerja dan mendata nya
Kartu pelamar
Verifikasi Data pelamar tahap pertama
1.2
Hasil

Gambar 4.6 DFD Level 1 proses 1, Pendaftaran

4. DFD Level 1 Proses 1, Proses Pendataan

Mendata Hasil tes pelamar tahap pertama
Mendata Hasil tes wawancara pelamar
Pelamar Personalia
Data pelamar
2.1
Data Pelamar

2.2
Data Tes Tahap
Pertama &
Wawancara

Mendata absensi karyawan

2.3
Absensi

Data Pelamar dan Data karyawan

Data absensi

Gambar 4.7 DFD Level 1 proses 2, Pendataan

 53

5. DFD Level 1 Proses 3, Proses Laporan

Data Pelamar dan Data karyawan

3.1
Laporan Data
Acc Data Pelamar dan Karyawan dan Absensi Laporan Data Pelamar dan Karyawan dan Absensi
Pelamar dan
Karyawan

3.2 Direktur
Manajer Laporan Data
Absensi

Data absensi

Gambar 4.8 DFD Level 1 proses 3, Laporan

H. Spesifikasi Proses Sistem Berjalan

Spesifikasi proses menjelaskan dan menguraikan proses yang ada dalam sistem

melalui aturan transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang

keluar. Setiap dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses diuraikan

sedemikian rupa sehingga menggambarkan aliran data yang nyata.

1. Proses : 1. 1

Nama Proses : Daftar

Masukkan : - Data Pelamar

Keluaran : - Data Pelamar (disimpan didalam file pelamar)

Uraian : Data pelamar diolah didalam sistem untuk

disimpan dalam data file pelamar.

 54

2. Proses : 1. 2

Nama Proses : Hasil

Masukkan : - Data anggota yang sudah di verifikasi

Keluaran : - Kartu pelamar

Uraian : Data pelamar yang sudah di verifikasi diolah didalam

sistem untuk dikeluarkan dalam bentuk kartu pelamar.

3. Proses : 2. 1

Nama Proses : Data Pelamar

Masukkan : - Data Pelamar

Keluaran : - Data Pelamar

(disimpan didalam file Data Pelamar)

Uraian : Data Pelamar yang lolos seleksi akan di data di form

data pelamar.

4. Proses : 2. 2

Nama Proses : Data Tes Tahap Pertama dan Wawancara

Masukkan : - Data pelamar yang lolos tes tahap pertama

- Data Wawancara pelamar yang lolos

Keluaran : - Form data pelamar yang lolos tahap pertama dan

wawancara

Uraian : Data pelamar yang lolos dalam tes tahap pertama dan

wawancara kemudian di data dan disimpan di file data

pelamar.
 55

5. Proses : 2. 3

Nama Proses : Absensi

Masukkan : - Data Absensi

Keluaran : - Data Absensi

Uraian : Selain data pelamar dan data tes, adapula data absensi

karyawan yang di dalam sistem .

6. Proses : 3. 1

Nama Proses : Laporan data pelamar dan karyawan

Masukkan : - Data pelamar dan karyawan

Keluaran : - Data pelamar dan karyawan (disimpan didalam file

laporan data pelamar dan karyawan)

Uraian : Data laporan akan menyimpan data pelamar dan

karyawan.

7. Proses : 3. 2

Nama Proses : Laporan data Absensi

Masukkan : - Data Absensi

Keluaran : - Data Absensi

(disimpan didalam file Laporan data Absensi)

Uraian : Data Absensi Karyawan nanti nya akan di simpan di

form laporan. Laporan tersebut digunakan untuk

laporan kepada pimpinan.

 56

I. Analisa Permasalahan

Pada PT.Bintang Baru Raya Logistic masih belum memaksimalkan fungsi

aplikasi guna membuat laporan-laporannya, karena karena dalam pencatatan

laporan-laporannya yang berkaitan dengan karyawan masih manual dan masih

terjadi banyak kesalahan-kesalahan yang harusnya bisa di selesaikan dengan

aplikasi yang dibuat.

Penanganan data-data pelamar dan data-data karyawan serta data-data absensi

dalam pendataan dan pencatatan masih sering secara manual. Oleh karena itu

permasalahan yang ada sekarang menjadi sangat penting untuk ditangani dan

menjadi fokus utama. Karena jika masalah ini tidak secapatnya di atasi maka

mungkin akan berdampak buruk bagi kelangsungan proses bisni di PT.Bintang

Baru Raya Logistic itu sendiri.

J. Alternatif Penyelesaian Masalah

Diperlukan sudatu aplikasi yang bisa menangani permasalahan yang ada di

PT.Bintang Baru Raya Logistic ini khususnya permasalahan yang berkaitan

dengan data pelamar dan karyawan itu sendiri. Aplikasi ini sendiri akan dibuat

oleh penulis dengan menggunakan bahasa pemograman Java dan menggunakan

database MySQL. Data-data dari proses aplikasi ini akan disimpan didalam

database, dengan penyimpanan data pada database ini diharapkan mampu

mempermudah dalam proses pencarian data.

 57

Pembuatan Laporan juga akan dirasa cukup mudah karena bagian HRD

tinggal mencari data yang dibutuhkan dalam file-file yang ada di computer.

Proses penghitungan data-data transaksi yang cukup banyak akan lebih mudah

dikerjakan dengan aplikasi ini. Perancangan aplikasi ini dibuat semudah mungkin

dalam proses pengoprasiannya, sehingga HRD tidak begitu kesulitan untuk

memahami dan mempelajari proses pengoprasiannya.

K. Aturan Bisnis Yang Diusulkan

1. Pelamar harus bertemu dengan bagian personalia untuk nantinya di data

sesuai dengan bagian yang dilamar di perusahaan tersebut.

2. Setelah diterima, bagian personalia kemudian mendata/ menginput data

karyawan yang sesuai dengan syarat dan ketentuan di perusahaan PT.Bintang

Baru Raya Logistic.

3. Lalu Personalia memberikan surat tugas kerja kepada karyawan dan

menginput absensi karyawan perbulannya.

4. Setelah itu personalia membuat laporan kinerja karyawan selama sebulan dan

diserahkan kepada manajer untuk di ACC atau di setujui.

5. Setelah di ACC manajer , kemudian diserahkan kepada direktur selaku

pimpinan paling atas di PT.Bintang Baru Raya Logistic.

 58

L. Dekomposisi Fungsi Sistem Yang Diusulkan

1. Pendataan data pelamar / Calon Karyawan

a. Calon Karyawan / pelamar mengisi formulir pendaftaran.

b. Panitia Personalia mencatat data calon karyawan / pelamar untuk

kemudian dibuatkan kartu anggota pelamar.

2. Pendataan Ujian / Tes

a. Panitia Personalia mendata pelamar / calon karyawan yang lolos tes.

b. Setelah itu panitia memasukannya pada file karyawan.

3. Pendataan Absensi dan kinerja

a. Setelah di terima, pelamar yang sekarang jadi karyawan melakukan

absensi.

b. Kemudian Personalia akan mendata dan menginput data absensi

karyawan tersebut.

c. Selain data absensi Personalia juga mmenginput kinerja dari karyawan

yang terdiri dari berbagai variabel termasuk absensi.

4. Proses Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap akhir tahun, laporan

tersebut berisi sebagai berikut :

a. Laporan data pelamar yang lolos

b. Laporan data karyawan

c. Laporan data absensi dan kinerja

d. Laporan data tunjangan dan lain-lain.

 59

M. Rancangan Masukan (input), Proses dan Keluaran (output)

1. Perancangan Input terdiri dari:

a. Nama masukan : Data pelamar

Tujuan : Sistem

Isi : no_plm, nm_plm, tgl_masuk,

jns_kel, alamat, telepon.

b. Nama masukan : Data karyawan

Tujuan : Sistem

Isi : id_kry, nm_kry, jns_kel, alamat, telepon,

bag_krj,Gol.

c. Nama masukan : Data Absensi

Tujuan : Sistem

Isi : id_Abs, tgl_Abs, ket.

d. Nama masukan : Data Kinerja

Tujuan : Sistem

Isi : id_knj, dspln, kmptn, khdrn,pryk.ket

2. Perancangan Proses

Dibuat dengan menggunakan Java dan didukung oleh SQL. Aplikasi ini

dirancang dengan proses sebagai berikut :

a. Login Administrator
 60

Login yang dilakukan dengan memasukkan user name dan password,

ini hanya dapat digunakan oleh admin yang mengelola program ini.

b. Aplikasi

Aplikasi hanya meng-input dan men-view hasil dari inputan yang telah

di-input.

3. Perancangan Output terdiri dari :

a. Nama keluaran : Kartu pelamar

Tujuan : pelamar

Isi : no_plm, nm_plm, jns_kel, tgl_masuk, alamat.

b. Nama keluaran : Laporan Pelamar yang lolos

Tujuan : Manajer dan Direktur

Isi : id_lap, kode_lap, judul_lap, nm_plm, nl_tes

Bag_krj.

c. Nama keluaran : Laporan Absensi

Tujuan : Manajer dan Direktur

Isi : id_lap, nm_kry, tgl_Abs, Sts_kry,

Jml_Abs.

d. Nama keluaran : Laporan Karyawan

Tujuan : Manajer dan Direktur

Isi : id_lap, nm_kry, dt_kry,sts_kry.

e. Nama keluaran : Laporan Kinerja

Tujuan : Manajer dan Direktur

 61

Isi : id_lap, nm_lap, id_knj, dspln, kmptn,

khdrn,pryk.ket

N. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks, Nol, dan Rinci Sistem Yang Diusulkan

1. Diagram Konteks

19. Surat Tugas di terima karyawan

9. Form kenaikan jabatan
1. Melamar kerja dan mendaftar pada perusahaan 5. Karyawan mendapat jadwal kerja
Pelamar Karyawan

6. Karyawan menginput absensi

10. Mengirim form kenaikan jabatan
4. Mendapat no induk karyawan
Sistem pengolahan Data 20. Laporan karyawan terhadap surat tugas
karyawan PT. Bintang Baru
Raya Logistic
2. Data calon karyawan di input 21. Menerima laporan dari karyawan
7. Data absensi di input 17. Menerima surat tugas dari personalia untuk di acc
11. Data kenaikan jabatan di input 13. Menerima proyek
15. Perintah dari manajer berupa surat tugas 25. Laporan data karyawan
23. Menerima laporan dari manajer 26. Laporan data absensi
27. Laporan data kenaikan jabatan
28. Laporan data surat menyurat
Personalia
24. Mengirim laporan kepada manajer dan pimpinan. 29. Laporan data proyek
16. Surat tugas dikirim kepada manajer untuk di acc
12. Data kenaikan jabatan di cetak
Manajer
22. Acc laporan karyawan
8. Data absensi di cetak 18. Acc surat tugas karyawan
3. Data calon karyawan berubah menjadi karyawan 14. Perintah / penugasan kepada karyawan
dan mendapat no induk 30. Acc laporan data karyawan
31. Acc laporan data absensi
32. Acc laporan data kenaikan jabatan
33. Acc laporan data surat menyurat
34. Acc laporan data proyek

Pimpinan
35. Laporan data karyawan yang di acc manajer
36. Laporan data absensi yang di acc manajer
37. Laporan data kenaikan jabatan yang di acc manajer
38. Laporan data surat menyurat yang di acc manajer
39. Laporan data proyek yang di acc manajer

Gambar 4.9 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

 62

2. Diagram Level 0

Melamar kerja
Pelamar

Karyawan menginput absensi

Mengirim form kenaikan jabatan
Mendapat kartu ujian Laporan karyawan terhadap surat tugas
1.0 Karyawan
Pendaftaran

Surat tugas di terima karyawan

Data Pelamar dan Data karyawan Form kenaikan jabatan
Mendapat jadwal kerja

2.0
Pendataan
Data absensi
Acc laporan karyawan
Acc surat tugas karyawan Manajer
Data surat menyurat Perintah / penugasan kepada karyawan
Acc laporan data karyawan
Acc laporan data absensi
Acc laporan data kenaikan jabatan
Data surat Proyek Acc laporan data surat menyurat
3.0 Acc laporan data proyek
ACC

Menerima laporan dari karyawan

Data kenaikan jabatant
Menerima surat tugas dari personalia untuk di acc
Menerima proyek
Laporan data karyawan
Laporan data absensi
4.0 Laporan data kenaikan jabatan
Pimpinan laporan Laporan data surat menyurat
Laporan data proyek
Laporan data karyawan yang di acc manajer
Laporan data absensi yang di acc manajer
Personalia
Data calon karyawan di input
Laporan data kenaikan jabatan yang di acc manajer Data absensi di input
Laporan data surat menyurat yang di acc manajer Data kenaikan jabatan di input
Laporan data proyek yang di acc manajer Perintah dari manajer berupa surat tugas
Menerima laporan dari manajer

24. Mengirim laporan kepada manajer dan pimpinan.

16. Surat tugas dikirim kepada manajer untuk di acc
12. Data kenaikan jabatan di cetak
8. Data absensi di cetak
3. Data calon karyawan berubah menjadi karyawan
dan mendapat no induk

Gambar 4.10 Diagram Level 0 Sistem Yang Diusulkan

 63

3. Diagram Rinci Level 1 Proses 1

Personalia
Melamar kerja dan mendaftar pada perusahaan Data calon karyawan di input
Pelamar Data absensi di input
Data kenaikan jabatan di input
Perintah dari manajer berupa surat tugas
Menerima laporan dari manajer

1.1
Daftar
Mengirim laporan kepada manajer dan pimpinan.
Surat tugas dikirim kepada manajer untuk di acc
Data kenaikan jabatan di cetak
Data absensi di cetak
Mendapat no induk karyawan 1.2 Data calon karyawan berubah menjadi karyawan dan mendapat no induk
Hasil
Surat Tugas di terima karyawan
Form kenaikan jabatan Data Pelamar dan Data karyawan
Karyawan mendapat jadwal kerja
Data absensi

Karyawan
Karyawan menginput absensi Data surat menyurat
Mengirim form kenaikan jabatan
Laporan karyawan terhadap surat tugas
Data surat Proyek

Data kenaikan jabatant

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses 1, Proses Pendaftaran

4. Diagram Rinci Level 1 Proses 2

Data pelamar dan karyawan

Pelamar / Calon Melamar kerja

Personalia
Karyawan
2.1 Mengirim data pelamar dan karyawan
Data Pelamar /
karyawan

Data Absensi
2.2 Mengirim data Absensi
Data Absensi

Data Surat Menyurat

2.3
Data Surat Mengirim data surat menyurat
Menyurat

Data Kenaikan Jabatan

2.4 Mengirim data kenaikan jabatan
Data Kenaikan
Jabatan
Karyawan
Data proyek
2.5 Mengirim data proyek
Data Proyek

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses 2, Pendataan

 64

5. Diagram Rinci Level 1 Proses 3

Data pelamar dan karyawan

Acc data pelamar dan karyawan

Manajer
3.1
Data pelamar dan karyawan Acc Data
Pelamar /
karyawan

Data Absensi
Data Absensi 3.2 Acc data Absensi
Acc Data
Absensi

Data Surat Menyurat

Data surat menyurat 3.3
Acc Data Surat Acc data Surat Menyurat
Menyurat

Data Kenaikan Jabatan

Data kenaikan jabatan 3.4
Acc Data Acc data Kenaikan Jabatan
Kenaikan
Personalia Jabatan
Data proyek
Data proyek 3.5 Acc data proyek
Acc Data
Proyek

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses 3, Proses Acc

 65

6. Diagram Rinci Level 1 Proses 4

Data Proyek
Data Kenaikan Jabatan
Data Surat Menyurat
Data absensi
Data Pelamar dan Data karyawan
Personalia

4.1
Acc Data Pelamar dan Karyawan Laporan Data
Pelamar dan
Karyawan

Acc Data absensi 4.2

Manajer Laporan Data Direktur
Absensi

Data Pelamar dan Data karyawan

Acc Data Surat menyurat 4.3 Data absensi

Laporan Data
Surat menyurat

Data Surat Menyurat

Acc Data Jabatan 4.4

Laporan Data Data Kenaikan Jabatan
kenaikan jabatan

Acc Data Proyek

4.5
Data Proyek Laporan Data
proyek

Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses 4, Proses Laporan

 66

O. Kamus Data Sistem Yang Diusulkan

1. Nama arus data : Data Karyawan

Alias :-

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Calon anggota dan karyawan – Proses

1.0, 2.0, 3.0, 4.0

Penjelasan : Untuk mencatat data calon anggota dan

karyawan perusahaan

Periode : Setiap ada permintaan pendaftaran

keanggotaan

Volume : Rata-rata 20 Calon setiap bulan

Struktur data : no_id, no_induk, nm_kary, tgl_masuk,

jns_kel, alamat, telepon.

2. Nama arus data : Data absensi

Alias :-

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Absensi – Proses 1.0, 2.0, 3.0, 4.0

Penjelasan : Untuk mencatat data-data absensi

karyawan

Periode : Setiap ada data-data Absen masuk

Volume : Rata-rata 50 buku setiap bulan

 67

Struktur data : id_absen, masuk, keluar, ket

3. Nama arus data : Data surat menyurat

Alias :-

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Personalia – Proses 1.0, 2.0, 3.0, 4.0

Penjelasan : Untuk mencatat data surat menyurat

Periode : Setiap ada surat menyurat berkaitan

dengan perusahaan

Volume : Rata-rata 30 surat menyurat setiap

minggu

Struktur data : id_surat,jns_surat, nm_nm_surat,

tgl_masuk,tgl_keluar, ket

4. Nama arus data : Data Proyek

Alias :-

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Anggota – Proses 1.0, 2.0, 3.0, 4.0

Penjelasan : Untuk mencatat data proyek

Periode : Setiap ada proyek masuk

Volume : Rata-rata 10 proyek

setiap minggu
 68

Struktur data : id_proyek*, No_proyek**, Jns_pryk,

tgl_proyek, tgl_selesai, nm_proyek,

Penanggung_jwb, ket

5. Nama arus data : Data Kenaikan jabatan

Alias :-

Bentuk data : Dokumen

Arus data : Anggota – Proses 1.0, 2.0, 3.0, 4.0

Penjelasan : Untuk mencatat data kenaikan jabatan

Periode : Setiap ada kenaikan jabatan

Volume : Rata-rata 20 kali dalam 1 semester.

Struktur data : id_kenaikan_jbt*, no_kenaikan_jbt,

nm_kry, id_kry**, Status, Gol,

Tunjangan, Tgl_naik, tgl_selesai

P. Spesifikasi Proses Sistem Yang Diusulkan

Spesifikasi proses menjelaskan dan menguraikan proses yang ada dalam

sistem melalui aturan transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data

yang keluar. Setiap dokumen - dokumen yang diperlukan dalam proses diuraikan

sedemikian rupa sehingga menggambarkan aliran data yang nyata.

1. Proses 1.1 : Daftar

Masukan : Data calon karyawan

 69

Keluaran : file calon karyawan

Uraian : Data calon karyawan disimpan dalam file

Calon karyawan.

2. Proses 1.2 : Hasil

Masukan : file calon karyawan

Keluaran : file karyawan

Uraian : Data calon karyawan yang lulus akan menjadi

karyawan dan di simpan di file karyawan

3. Proses 2.1 : Data pelamar dan karyawan

Masukan : Data pelamar

Keluaran : file pelamar

Uraian : Data pelamar dismpan di file data pelamar dan

kemudian secara otomatis menjadi karyawan

bagi yang lulus dan kemudian di simpan di file

karyawan

4. Proses 2.2 : Data absensi

Masukan : file Absensi

Keluaran : data absensi

Uraian : Data absensi di simpan dalam menu absensi

dan akan di hitung kehadiran karyawan dalam

sebulan.

5. Proses 2.3 : Data surat menyurat

 70

Masukan : Data surat menyurat

Keluaran : Data surat menyurat

Uraian : Data surat menyurat terdiri dari data surat tugas

data surat proyek dan lain sebagainya. Dan

disimpan di dalam data surat menyurat

6. Proses 2.4 : Data proyek

Masukan : file proyek

Keluaran : file proyek yang ada di personalia

Uraian : Data pada file proyek yang masuk kemudian

dibuat kan surat tugas kepada karyawan yang

bertanggung jawab atau ditugaskan

7. Proses 2.5 : Data kenaikan jabatan

Masukan : file kenaikan jabatan

Keluaran : file kenaikan jabatan

Uraian : Data pada file absensi dan kinerja maka data

karyawan disimpan di dalam file kenaikan

jabatan.

8. Proses 3.1 : Acc data pelamar / karyawan

Masukan : Data pelamar dan karyawan

Keluaran : update data pelamar dan karyawan

Uraian : Data pelamar dan karyawan yang di setujui

oleh manajer
 71

9. Proses 3.2 : Acc data absensi

Masukan : file absensi

Keluaran : update data absensi

Uraian : data absensi yang di update kemudian di ACC

oleh manajer

10. Proses 3.3 : Acc surat menyurat

Masukan : file data surat menyurat

Keluaran : update data surat menyurat

Uraian : data surat menyurat yang di update di ACC

oleh manajer.

11. Proses 3.4 : Acc data kenaikan jabatan

Masukan : data kenaikan jabatan

Keluaran : update data kenaikan jabatan

Uraian : data kenaikan jabatan yang di update di ACC

oleh manajer.

12. Proses 3.5 : Acc data proyek

Masukan : data proyek

Keluaran : update data proyek

Uraian : data proyek yang di update di ACC oleh

manajer.

13. Proses 4.1 : Laporan data pelamar / karyawan

Masukan : Data pelamar yg di Acc

 72

Keluaran : Data pelamar yg di Acc

Uraian : laporan yang di berikan kepada pimpinan yang

sudah di Acc oleh manajer.

14. Proses 4.2 : Laporan data Absensi

Masukan : Data Absensi yg di Acc

Keluaran : Data Absensi yg di Acc

Uraian : laporan yang di berikan kepada pimpinan yang

sudah di Acc oleh manajer.

15. Proses 4.3 : Laporan data Surat menyurat

Masukan : Data Surat menyurat yg di Acc

Keluaran : Data Surat menyurat yg di Acc

Uraian : laporan yang di berikan kepada pimpinan yang

sudah di Acc oleh manajer.

16. Proses 4.4 : Laporan data kenaikan jabatan

Masukan : Data kenaikan jabatan yg di Acc

Keluaran : Data kenaikan jabatan yg di Acc

Uraian : laporan yang di berikan kepada pimpinan yang

sudah di Acc oleh manajer.

17. Proses 4.5 : Laporan data proyek

Masukan : Data proyek yg di Acc

Keluaran : Data proyek yg di Acc

 73

Uraian : laporan yang di berikan kepada pimpinan yang

sudah di Acc oleh manajer.

18. Bagan Terstruktur Sistem Yang Diusulkan

Bagan terstruktur berfungsi untuk mendifinisikan dan mengilustrasikan

organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub

modul, Bagan terstruktur juga menunjukkan hubungan elemen data dan elemen

control antara hubungan modulnya serta dapat memberikan penjelasan lengkap

dari sistem, dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan

antar modul.

Input data calon

karyawan

dt_calon karyawan an dt_calon karyawan

Input data Input data

anggota anggota

an an

Gambar 4.15 Bagan terstruktur rinci input data karyawan

Input data
absensi

dt_calon karyawan
dt_calon karyawan
an
Baca file Cetak
absensi absensi

Gambar 4.16 Bagan terstruktur rinci input data absensi

an an
 74

Input data surat

menyurat

dt_surat menyurat dt_surat menyurat

an
Baca data surat Simpan dan cetak ke
menyurat file surat menyurat

Gambar 4.17 Bagan terstruktur rinci input data surat menyurat

an an

Input data proyek

dt_surat menyurat an dt_surat menyurat

Baca file Simpan dan cetak ke

proyek file proyek

Gambar 4.18 Bagan terstruktur rinci input data proyek

an an

Input data kenaikan

jabatan

dt_kenaikan_jbt dt_kenaikan_jbt
an
Baca data Simpan ke file
kenaikan jabatan kenaikan jabtan

Gambar 4.19 Bagan terstruktur rinci kenaikan jabatan

an an
 75

Laporan data
karyawan

dt_karyawan dt_karyawan
an
Baca file data Laporan data
karyawan karyawan

Gambar 4.20 Bagan terstruktur rinci laporan data karyawan

an an

Laporan
absensi

dt_Absensi
dt_Absensi
an
Baca file Laporan data
Absensi absensi

Gambar 4.21 Bagan terstruktur rinci laporan data absensi

an an

Laporan data surat

menyurat

dt_surat menyurat dt_surat menyurat

an
Baca file surat Laporan data surat
menyurat menyurat

an data surat menyurat

Gambar 4.22 Bagan terstruktur rinci laporan
an
 76

Laporan data
kenaikan jabatan

dt_kenaikan jabatan dt_kenaikan jabatan

an
Baca file Laporan data
kenaikan jabatan kenaikan jabatan

Gambar 4.23 Bagan terstruktur rinci laporan data kenaikan jabatan

an an

Q. Spesifikasi Modul Sistem Yang Diusulkan

1. Modul input data karyawan
Begin
Do input data karyawan
Baca data karyawan
Simpan ke file karyawan
End do
End

2. Modul input data absensi

Begin
Do input data Absensi
Baca data Absensi
Simpan ke file Absensi
End do
End

3. Modul input data surat menyurat

Begin
Do tampilkan input data surat menyurat
 77

Baca data surat menyurat

Simpan ke file surat menyurat
End do
End
4. Modul buat rekapitulasi data proyek
Begin
Do tampilkan input data proyek
Baca data proyek
Simpan ke file proyek
End do
End

5. Modul input data kenaikan jabatan

Begin
Do tampilkan input data kenaikan jabatan
Baca data kenaikan jabatan
Simpan ke file kenaikan jabatan
End do
End

6. Modul input data jadwal kerja

Begin
Do tampilkan input data jadwal kerja
Baca data kenaikan jadwal kerja
Simpan ke file jadwal kerja
End do
End
 78

R. Rancangan Basis Data Sistem Yang Diusulkan

1. Tabel Normalisasi

a. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

no_id
no_induk*
nm_kry
jns_kel
alamat
tgl_masuk
telepon
id_abs
no_induk_kry**
masuk
keluar
ket
id_surat*
no_surat
jns_surat
tgl_msk_surat
tgl_klr_surat
ket_srt
id_proyek*
no_proyek
jns_proyek
id_kenaikan_jbt*
no_induk_kry**
gol_jbt
lm_kerja
kinerja

Gambar 4.24 Normalisasi (Unormalized)

 79

b. Bentuk normal tahap pertama (1st Normal Form)

Karyawan Data

no_id id_abs*
no_induk* no_induk_kry**
nm_kry masuk
jns_kel keluar
alamat ket
tgl_masuk id_surat*
telepon no_surat
jns_surat
tgl_msk_surat
tgl_klr_surat
ket_srt
id_proyek*
no_proyek
jns_proyek
id_kenaikan_jbt*
no_induk_kry**
gol_jbt
lm_kerja
kinerja

Gambar 4.25 Normalisasi 1st Normal Form(1NF)

 80

c. Bentuk normal tahap kedua (2nd Normal Form)

Karyawan Absensi

no_id id_abs*
no_induk* no_induk_kry**
nm_kry masuk
jns_kel keluar
alamat ket
tgl_masuk
telepon

Surat menyurat Proyek Kenaikan jabatan

id_surat* id_proyek* id_kenaikan_jbt*

no_surat id_surat** no_induk_kry**
jns_surat no_induk_kry** gol_jbt
tgl_msk_surat no_proyek lm_kerja
tgl_klr_surat jns_proyek kinerja
ket_srt

Gambar 4.26 Normalisasi 2NF

 81

2. Entitiy Relationship Diagram (ERD)

Jns_kel
Alamat Data_Absensi Data_proyek
No_induk
Data_pelamar Data_surat
No_telepon
dan karyawan menyurat
Nm_kary
Tgl_masuk Data_kenaikan
jabatan
Pelamar mendaftar Personalia

Data_surat
menyurat
Data_kenaikan
Data_proyek jabatan

menyetujui Data_Absensi Data mencatat

Data_pelamar
dan karyawan
Di kirim

Pimpinan Di laporkan Manajer

No_id No_induk

Nm_pimpinan Status Ket Nm_mnjr

Gambar 4.27 Entitiy Relationship Diagram (ERD)
 82

3. Spesifikasi File
a. Nama File/ Tabel : Karyawan

Media : Harddisk

Organisasi : Index sequential

Primary Key : no_Induk

Panjang Record : 10+10+30+10+50+20 = 130 byte

Jumlah Record : 130 x 200 (Anggota) = 26.000 record

Struktur :

Tabel 4.1 Tabel Karyawan

No Nama Field Type Size Desimal Keterangan

1 no_id* varchar 10 - Nomor id karyawan

2 no_induk varchar 10 - Nomor Induk

karyawan

3 nm_kry varchar 30 - Nama karyawan

4 tgl_masuk date - - Tanggal Masuk

5 jns_kel varchar 10 - Jenis Kelamin

6 Alamat varchar 50 - Alamat karyawan

7 Telepon varchar 20 - Nomor Telepon

 83

b. Nama File/ Tabel : Data Absensi

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_Absensi

Panjang Record : 10+10+10+30+30+20+10+10 = 130 byte

Jumlah Record : 50 x 20 (karyawan) = 100 record

Struktur :

Tabel 4.2 Tabel Absensi

No Nama Field Type Size Desimal Keterangan

1 id_absensi varchar 10 - ID Absensi

2 Masuk varchar 10 - Tgl dan jam masuk

karyawan

3 Keluar varchar 10 - Tgl dan jam masuk

karyawan

4 Ket varchar 30 - Keterangan

c. Nama File/ Tabel : Data surat menyurat

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_surat

Secondary Key : jns_surat

 84

Panjang Record : 10+10+30+10+10 = 70 byte

Jumlah Record : 70 x 25 (buku) x 12 (bulan) = 21.000 record

Struktur :

Tabel 4.3 Tabel Surat Menyurat

No Nama Field Type Size Desimal Keterangan

1 jns_surat** varchar 10 - Jenis Surat

2 id_Surat* varchar 10 - ID Surat

3 Nm_surat varchar 15 - Nama surat

4 Srt_masuk varchar 10 - Surat masuk

5 Srt_klr varchar 10 - Surat keluar

6 ket varchar 30 - Keterangan

d. Nama File/ Tabel : Proyek

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_proyek

Secondary Key : no_proyek

Panjang Record : 10+10+10+30+10+10+10+10+10 = 100 byte

Jumlah Record : 100 x 25 (proyek) x 12 (bulan) = 30.000 record

Struktur :
 85

Tabel 4.4 Tabel Proyek

No Nama Field Type Size Desimal Keterangan

1 id_proyek* varchar 10 - ID proyek

2 No_proyek** varchar 10 - Nomor Proyek

3 Jns_pryk varchar 10 - Jenis Proyek

4 tgl_proyek date - - Tanggal mulai proyek

5 tgl_selesai date - - Tanggal selesai proyek

6 nm_proyek varchar 30 - Nama proyek

7 Penanggung_jwb varchar 10 - Penanggung jawab

8 ket Ket 10 - Keterangan

e. Nama File/ Tabel : Kenaikan Jabatan

Media : Harddisk

Organisasi : Index Sequential

Primary Key : id_kenaikan_jbt

Secondary Key : id_kry

Panjang Record : 10+10+30+10+10+20+10+10 = 110 byte

Jumlah Record : 110 x 10 (karyawan) x 12 (bulan) = 13.200 record

Struktur :
 86

Tabel 4.5 Tabel Kenaikan Jabatan

No Nama Field Type Size Desimal Keterangan

1 id_kenaikan_jbt* Varchar 10 - ID kenaikan jabatan

2 no_kenaikan_jbt Varchar 10 - Nomor kenaikan jabatan

3 nm_kry Varchar 30 - Nama karyawan

4 id_kry** varchar 10 - ID karyawan

5 Status int 10 - Status

6 Gol varchar 20 - Golongan

7 Tunjangan int 10 - Tunjangan

8 Tgl_naik date - - Tanggal kenaikan

jabatan

9 tgl_selesai date - - Tanggal selesai menjabat

S. Rancangan Layar, Rancangan Form Masukan , dan Rancangan Keluaran

USERNAME

LOGO PERUSAHAAN PASSWORD

KIRIM BATAL

Gambar 4.28. Rancang Layar Form Login

 87

File Laporan Back up Transaksi About Keluar

Gambar Perusahaan / Logo Perusahaan

Gambar 4.29. Rancang Layar Menu Utama

File Laporan Back up Transaksi About Keluar

Menu surat menyurat

Lihat surat

Identitas surat Isi surat Edit surat

Haous surat

Lihat surat

Identitas surat Gambar PerusahaanIsi

/ Logo
suratPerusahaan Edit surat

Haous surat

Gambar 4.30 . Rancang Layar Menu Surat Menyurat

 88

File Laporan Back up Transaksi About Keluar

Karyawan

Tambah data

no Kode karyawan Nama Karyawan Jabatan action

hapus
edit

Gambar Perusahaan / Logo Perusahaan

Gambar 4.31. Rancang Layar menu karyawan

File Laporan Back up Transaksi About Keluar

Absensi Karyawan

no Kode karyawan Nama Karyawan Jabatan Status absen ket action

Masuk
Tidak masuk

Izin
Gambar Perusahaan / Logo Perusahaan
Pulang kerja
Keterangan

Gambar 4.32. Rancang Layar menu Absensi karyawan

 89

T. Hasil Uji Program