GENERAL ATTENDANCE & TIME ENROLLMENT

GATE
APLIKASI ABSENSI SISWA BERBASIS SMS &
EMAIL

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat ujian

guna memperoleh nilai mata kuliah
Analisis Proses Bisnis

Oleh:
Munawar Alfat : 10514912

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2016
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .......................................................................................................1

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................2
I.1 LATAR BELAKANG MASALAH .....................................................2
I.2 IDENTIFIKASI MASALAH ...............................................................2
I.3 TUJUAN PENELITIAN ......................................................................3
I.4 MANFAAT PENELITIAN ..................................................................3
I.5 PEMBATASAN MASALAH DAN ASUMSI ....................................4
I.6 SISTEMATIKA PENULISAN ............................................................4
BAB II METODOLOGI PENELITIAN .............................................................5
II.1 OBJEK PENELITIAN ........................................................................5
II.2 METODOLOGI PENELITIAN ..........................................................7
II.2.1 METODE DAN ALUR PEMBAHASAN ..................................7
II.2.2 SUMBER DATA ........................................................................8
BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ....................................9
III.1 PEMBAHASAN ................................................................................9
III.1.1 ANALISIS PROSES BISNIS ....................................................10
III.2 PENENTUAN STRATEGI ...............................................................13
III.2.1 PERANCANGAN PROSES BISNIS ........................................14
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................20
LAMPIRAN
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Penelitian

Kegiatan absensi siswa di sebuah sekolah pada umumnya dilakukan
setiap hari dengan tujuan untuk mengetahui apakah siswa sakit, ijin, alpa,
atau terlambat untuk setiap kelas yang nantinya data ini akan masuk ke data
absensi siswa, data siswa itu diantaranya NIS, Nama, Kelas. Dari data absensi
siswa, sekolah dapat menilai tingkat kedisiplinan pada setiap siswa. Hal ini
juga berfungsi untuk mendapatkan rekap data absensi untuk setiap siswa pada
akhir semester. Data absensi siswa yang sudah ada sebelumnya tidak bisa
memenuhi kebutuhan pengguna pada saat melakukan pengisian absensi siswa
karena petugas masih menggunakan daftar hadir secara manual.
Absensi siswa secara manual akan menemui beberapa kendala
diantaranya mudah tercecer, sulitnya dalam pencarian data serta lambatya
waktu dalam pengolahan data maka di angap perlunya perubahan sistem
secara komputerisasi sehingga data yang didapat lebih akurat. Serta
penyimpanan data dapat menggunakan sistem database. Pembangunan sistem
database dengan mengunakan System GATE Siswa memiliki kelebihan
diantaranya memiliki size data kecil, aplikasi data yang dibuat aman terhadap
serangan-serangan virus destop.
Berawal dari uraian permasalahan diatas maka menarik untuk
dibuatnya suatu sistem informasi absensi siswa di sekolah yang
diimplementasikan dalam 2
bentuk perangkat lunak yang sudah terkomputerisasi, maka pada penelitian Analisis
Proses Bisnis ini mengambil topik “GENERAL ATTENDANCE & TIME
ENROLLMENT GATE APLIKASI ABSENSI SISWA BERBASIS SMS &
EMAIL “.

I.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah yang diuraikan diatas, maka
dirumuskan masalah menjadi beberapa point, sebagai berikut :
 1. Proses absensi siswa yang dilakukan masih belum memiliki database yang
mengelola data absensi siswa.
2. Proses absensi siwa dilakukan secara manual, untuk siswa yang berhalangan
hadir, dalam hal ini keterangan yang dimasukan dalam buku absensi adalah
sakit, ijin, alpa, atau terlambat.
3. Rekap data absensi siswa dan data kelas dilakukan secara manual per semester
tanpa dilakukan printout laporan.

I.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang akan diperoleh dari sistem informasi pendataan absensi siswa ini
antara lain:
1. Menghemat waktu dalam pengolahan data absensi
2. Memperoleh keakuratan informasi yang lebih dibandingkan pengolahan
data absensi secara manual.
3. Mempermudah manipulasi data siswa.
4. Untuk data absensi yang dicantumkan adalah keterangan tidak masuk
(Sakit, Ijin, Alpa, atau Terlambat), dan tanggal ketika siswa tersebut tidak
masuk.

I.4 Manfaat Penelitian

I.4.1 Manfaat bagi Sekolah
1. Nilai lebih pada fungsi kontrol siswa sekolah
2. Kemudahan dalam pelaporan absensi
3. Laporan bersifat Real Time
4. Disiplin siswa dapat lebih terukur
5. Mencegah siswa bolos sekolah
6. Kepala sekolah bisa dapat memonitor absensi seluruh warga sekolah
I.4.2 Manfaat bagi Orang Tua
1. Kemudahan dalam mengontrol Anak.
2. Dapat memantau hasil nilai sekolah
3. Mengetahui aktifitas anak di sekolah
4. Mencegah suatu hal-hal negatif atas prilaku di sekolah
I.5 Pembatasan Masalah dan Asumsi
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka dibuat
batasan masalah agar ruang lingkup laporan ini jelas batasannya. Adapun
batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini dikelola oleh seorang administrator/petugas yang mengisi data
absensi siswa.
2. Aplikasi ini membantu menghitung indeks kehadiran siswa.
3. Proses masukan dari sistem ini adalah berupa absensi siswa ,
4. Hasil keluaran dari sistem ini adalah untuk mendapatkan rekap data absensi
siswa, untuk tiap kelas setiap akhir semester, Rekap data tersebut berisi
keterangan mengenai data siswa (NIS, Nama, Kelas) dan jumlah absensinya
untuk tiap-tiap kategori (Sakit, Ijin, Alpa, Terlambat).

I.6 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang penelitian, identifikasi masalah,
maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian pembatasan masalah dan
asumsi serta sistematika penulisan.
BAB II METODOLOGI PENELITIAN
Menjelaskan Objek penelitian (sejarah, visi, misi, dan struktur
organisasi), metodologi penelitian, metode dan alur pembahasan, sumber data.
BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Menjelaskan tentang pembahasan penelitian, analisis proses bisnis,
penentuan strategi, perancangan proses bisnis.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan serta saran-saran yang diberikan
sebagai masukan yang bermanfaat untuk perkembangan sistem dimasa yang
akan datang.
 BAB II
METODOLOGI PENELITIAN

II. Objek Penelitian

II.1 Sekilas Tentang SMK MARHAS Margahayu
SMK MARHAMAH HASANAH (MARHAS) merupakan SMK
perintis dikabupaten bandung yang akan memberikan keahlian ganda (dua
keahlian dalam satu jurusan) yaitu :
1. Teknik Pemesinan plus Otomotif (MPO) dan
2. Teknik Informatika plus Audio Video.

II.1.2 Visi SMK MARHAS

Menjadi sekolah menengah kejuruan yang unggul dalam
Pengembangan Sumber Daya Manusia dengan Kompetensi Keahlian
Teknologi Pemesinan Plus Otomotif dan Teknologi Informatika plus Audio
Video dengan menjunjung tinggi Iman dan Taqwa.

II.1.3 Misi SMK MARHAS

1. Melaksanakan Pendidikan Menengah Kejuruan dengan kualitas
tinggi yang relevan dengan kebutuhan masyarakat, dunia usaha /
industri kini dan mendatang
2. Membekali siswa agar dapat mengembangkan diri secara
berkelanjutan
3. Menyiapkan siswa siap memasuki lapangan kerja sesuai dengan
program keahlianya
4. Menguasai lapangan kerja dan unggul dibidangnya.
5.
II.1.4 Struktur Organisasi SMK MARHAS
SMK MARHAS di kepalai oleh seorang Kepala Sekolah, dalam
menjalankan tugasnya Kepala Sekolah membawahi beberapa bagian
diantaranya bagian Kurikulum dan Kepala Program Jurusan, dan sejumlah
bagian yang turut membantu menjalankan tugas-tugas Kepala Sekolah.
 Berikut struktur organisasi SMK MARHAS Margahayu :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMK MARHAS Margahayu

II.2 Metodologi Penelitian

Dilakukannya penelitian yaitu untuk memperbaiki sistem Absensi
Siswa yang selama ini diterapkan di SMK MARHAS Margahayu dengan
menggunakan Absensi Manual, sehingga terjadilah hal-hal yang tidak
diinginkan seperti, maraknya tawuran antar siswa, maraknya narkoba
maraknya pergaulan ben bebas, maraknya penculikan anak dsb.
merencanakan pembangunan Sistem Abseni SMK MARHAS Margahayu
sebagai pengganti program lama untuk diterapkan di SMK MARHAS
Margahayu serta membantu aplikasi GATE berbasis komputerisasi dengan
menggunakan Sistem Scan Barcode ID.
Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan di SMK MARHAS Margahayu yang beralamat
di Jl. Terusan Kopo No. 299/385 Margahayu Bandung. Adapun waktu
pelaksanaan penelitian ini dimulai pada tanggal 07 Desember 2015 – 04
Januari 2016.

II.2.1 Metode dan Alur Pembahasan

Metode dan Penelitian
Metode yang digunakan dalam pelaksanaan penelitian ini adalah
metode pengembangan sistem dan teknik pengumpulan data.

Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan billing system ini, digunakan metode Siklus
Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) yang sering
digambarkan secara bertingkat atau seperti air terjun (waterfall).

INVESTIGASI

ANALISIS

DISAIN

IMPLEMENTASI

PERAWATAN
Gambar 2.2 Metode Waterfall

Keterangan Metode Waterfall Model :

a) Tahap investigasi dilakukan untuk menentukan apakah terjadi suatu masalah
atau adakah peluang suatu sistem informasi dikembangkan. Pada tahapan ini
studi kelayakan perlu dilakukan untuk menentukan apakah sistem informasi
yang akan dikembangkan merupakan solusi yang layak.
b) Tahap analisis bertujuan untuk mencari kebutuhan pengguna dan organisasi
serta menganalisa kondisi yang ada (sebelum diterapkan sistem informasi yang
baru).
c) Tahap disain bertujuan menentukan spesifikasi detil dari komponen-komponen
sistem informasi (manusia, hardware, software, network, dan data) dan produk-
produk informasi yang sesuai dengan hasil tahap analisis.
d) Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau
mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan
pengujian, penelitian dan perpindahan ke sistem baru.
Tahap perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah
dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan
perubahan (perbaikan) bila diperlukan.

II.2.2 Sumber Data (Teknik Pengumpulan Data)

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Wawancara
Teknik ini dilakukan untuk mencari data yang akurat dengan
mewawancarai bagian Tata Usaha.
2. Observasi
Penelitian juga dilakukan dengan cara terjun langsung ke SMK
MARHAS Margahayu dengan melihat langsung proses Absensi.
3. Studi Pustaka
Mempelajari buku-buku atau raferensi yang sudah ada, yang
mendukung kearah penelitian ini.
 BAB III
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

III.1 Pembahasan
Analisis Sistem
Absensi yang digunakan oleh SMK MARHAS Margahayu sebelumnya
adalah secara manual. Data siswa yang terlambat dan tidak masuk sekolah
mempunyai catatan masing-masing seperti agenda kelas yang disimpan di
setiap kelas dan data siswa yang terlambat dikelola oleh guru piket. Laporan
yang dihasilkan berupa data kehadiran siswa per kelas dan data siswa yang
terlambat setiap harinya.

Analisis Dokomen
Dokumen yang digunakan dalam proses pengelolaan data absensi siswa SMK
MARHAS Margahayu sebagai berikut:
1. Nama Formulir : Pengisian agenda kelas
Fungsi : Untuk menginputkan data siswa yang tidak masuk
Frekuensi : Setiap ada siswa yang tidak masuk sekolah
Rangkap :1
Sumber : Guru kelas, seksi absensi, dan guru piket
Tujuan : Bag.kesiswaan dan kepala sekolah
Isi : Seluruh data yang berhubungan dengan data siswa
seperti nama, NIS, dll.
2. Nama dokumen : Laporan data kehadiran
Deskripsi : Merupakan dokumen tentang data kehadiran siswa
Sumber : Bag. kesiswaan
Rangkap :1
Bentuk : Dokumen
Isi : kode_guru, hari, tanggal, waktu, mata_pelajaran,
kompetisi, indikator, kelas, NIS, nama_siswa, alasan
Fungsi : Untuk penilaian siswa
Frekuensi : Setiap satu bulan
III.1.1 Analisis Proses Bisnis
Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga
dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem
yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Kontek
dan Data Flow Diagram.
 Flow Map
Guru Kelas Guru Piket Kepala Sekolah/Kesiswaan

Data Siswa
Data agenda kelas
terlambat

Input Agenda Input siswa

Kelas terlambat

Lap.Agenda kelas
dan Siswa
Terlambat

Cetak laporan
agenda kelas
Arsip

Cetak laporan
siswa terlambat

Lap. Agenda Lap. Siswa

Kelas terlambat

Lap. Agenda kelas

dan lap. Siswa
terlambat

Page 1

Gambar.3.1 Flow Map sistem yang berjalan

Diagram Kontek
Di bawah ini merupakan gambar Kontek Diagram dari sistem yang ada di SMK
MARHAS Margahayu :
 Data Aagenda Kelas dan
Data Siswa terlambat SI Agenda Kelas dan
Siswa Terlambat di
Guru Kelas
SMK MARHAS
Margahayu

Lap. Siswa Terlambat

Lap. Agenda Kelas
Dan
Kepala Sekolah

Gambar.3.2 Kontek Diagram sistem yang berjalan

Data kontek diagram di atas menggambarkan proses absensi siswa SMK MARHAS
Margahayu yang masih manual.

Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan hasil break down atau turunan dari kontek
diagram. Di bawah ini adalah Data flow diagram dari perancangan sistem informasi
absensi yang ada di SMK MARHAS Margahayu.

Data agenda kelas dan siswa Data agenda kelas dan siswa
terlambat terlambat
Kelola data Membuat Lap. F. Agenda kelas
Guru agenda kelas dan Agenda Kelas dan dan siswa
siswa terlambat siswa terlambat terlambat
Lap. Agenda Kelas dan siswa
terlambat

Kepala Sekolah

Gambar.3.3.DFD yang berjalan

III.2 Penentuan Strategi
Evaluasi Sistem yang berjalan
Berikut ini akan dijelaskan mengenai perangkat lunak, perangkat keras,
karakteristik pengguna, evaluasi dan usulan pengguna sistem.

Perangkat Lunak
SMK MARHAS Margahayu tidak memakai perangkat lunak untuk absensi
siswa dan data siswa yang terlambat Karena dilakukan secara manual yang
berbentuk agenda kelas.

Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan untuk absensi siswa SMK MARHAS
Margahayu adalah agenda kelas yang disimpan di setiap kelas.

Karakteristik Pengguna
Tabel.3.1 Karakteristik dan hak akses
Pengguna Guru kelas dan guru piket
Kualifikasi # Guru kelas mata pelajaran
# Guru piket yang sedang bertugas
Hak Akses # Read
# Write

Evaluasi & Usulan Perbaikan Sistem

 Tabel.4.2 Evaluasi & Usulan
Permasalahan Rencana Solusi
- Proses pengelolaan masih - Bembuat Sistem Informasi
manual sehingga membutuhkan absensi siswa dengan
waktu yang cukup lama dan di menggunakan Sistem GATE
butuhkan ketelitian
- Peralatan yang digunakan
adalah agenda kelas dan buku
- Melakukan perubahan dari
untuk siswa terlambat
manual ke komputerisasi

Evaluasi Perangkat Keras

Tabel.4.3 Evaluasi Perangkat Keras
Evaluasi Perangkat Keras yang digunakan
menggunakan agenda kelas yang
berupa selembaran kertas

Saran Merubahnya menjadi agenda kelas

yang terkomputerisasi

Solusi Membuat Sistem Informasi Absensi

siswa (agenda kelas) dan data siswa
terlambat

III.2.1 Perancangan Proses Bisnis

Usulan Perancangan Sistem
Sistem yang akan dirancang merupakan usulan perbaikan dari system yang
manual yang telah ada sebelumnya menjadi system yang terkomputerisasi.
Sistem yang di usulkan ini memiliki peranan penting dalam menyediakan
informasi tentang data kehadiran setiap siswa.
Informasi yang tersedia dalam sistem informasi absensi siswa meliputi data
ketidakhadiran siswa (agenda kelas), data siswa yang terlambat, sistem juga
dapat membantu percetakan laporan perbagian setiap bulannya.
Informasi tersebut dapat membantu guru kelas dan guru piket untuk
mendapatkan informasi siswa yang tidak hadir dan yang terlambat dalam
pengelolaan data lebih lanjut.

Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan Sistem ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan kemudahaan
untuk guru kelas dan guru piket dalam melakukan pengelolaan data absensi
siswa yang tidak hadir dan yang terlambat.

Perancangan Prosedur yang diusulkan

Perancangan prosedur dari sistem informasi absensi siswa SMK MARHAS
Margahayu akan dituangkan dalam bentuk FlowMap, Kontek Diagram, Data
flow Diagram, spesifikasi proses dan kamus data.
Flow Map
Siswa Guru Kelas / Guru Piket Kepala Sekolah/Kesiswaan

ID Card Siswa

Melakukan Absen
(Barcode)

DBMS
GATE
SISWA

Cetak laporan
agenda kelas dan
siswa terlambat

Lap. Agenda kelas

dan lap. Siswa
Terlambat

Laporan Agenda
kelas dan siswa
terlambat di ttd.

Lap. Agenda kelas Lap. Agenda kelas

dan lap. Siswa dan lap. Siswa
terlambat tercatat terlambat tercatat

Page 1

Gambar.3.4. Flow Map sistem usulan

Kontek Diagram
Dibawah ini merupakan gambar Kontek Diagram dari perancangan sistem yang
akan dibangun.

Siswa Absen & data siswa Data Agenda Kelas & data
SI Agenda kelas dan
terlambat siswa terlambat
siswa Terlambat di
Siswa Guru Kelas/Piket
SMK MARHAS
Margahayu

Lap. Agenda Kelas dan Lap.

Siswa Terlambat
Lap. Agenda kelas dan
Siswa Terlambat
Lap. Agenda Kelas dan Lap.
Siswa Terlambat yang telah
di Ttd.

Kepala Sekolah

Gambar.3.5. Kontek Diagram sistem usulan

Data Kontek Diagram ini menggambarkan user atau entitas yang

terlibat dalam penggunaan SI GATE absensi siswa SMK MARHAS
Margahayu.

Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan hasil break down atau turunan
dari kontek diagram. di bawah ini adalah Data flow diagram dari
perancangan sistem informasi Absensi yang ada di SMK MARHAS
Margahayu.
 Data agenda kelas dan Data agenda kelas dan Kelola data
Siswa Absen Absensi Siswa siswa terlambat siswa terlambat agenda kelas
Siswa Masuk & Siswa Guru
dan siswa
Terlambat
terlambat

Membuat Lap.
F. Agenda kelas
Agenda Kelas
dan siswa
dan siswa
terlambat
terlambat

dan siswa terlambat

Lap. Agenda Kelas

dan siswa terlambat

Lap. Agenda Kelas
Lap. Agenda kelas
dan siswa terlambat
Lap. Agenda di Ttd.
kelsa dan siswa Kepala Sekolah
telambat di catat

Gambar.3.6.DFD sistem usulan

Evaluasi sistem yang di usulkan

Aplikasi sistem yang dirancang merupakan perbaikan sistem yang ada. Pada
perancangan sistem ini ditambahkan proses pengelolaan data absensi dimana
peroses tersebut dapat memberikan kemudahan kepada guru kelas dan guru piket
dalam pengelolaan data kehadiran. Guru kelas hanya memasukan data kehadiran
siswa dan guru piket hanya memasukan data siswa yang terlambat yang didapat
dari laporan absensi setelah itu aplikasi dapat memberikan laporan atau informasi
mengenai data kehadiran siswa dan data siswa yang terlambat.
Usulan perbaikan sistem tersebut diharapkan dapat mempermudah kinerja
guru kelas dan guru piket sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat dalam
waktu singkat.
Gambar 3.7 Alur Sistem Abseni GATE Siswa di SMK MARHAS Margahayu
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

VI.1 Kesimpulan
Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang
dibuat :
1. Dari analisis yang telah disimpulkan, penulis telah memberikan inovasi
baru dalam dunia teknologi informasi dalam kepentingan pendidikan di
SMK MARHAS Margahayu dengan menerapkan aplikasi absensi siswa
berbasis teknologi informasi, dimana bisa memberikan informasi secara
akurat kepada pengguna sistem.
2. Penulis berhasil memeberikan inovasi baru dalam pengolahan data
absensi siswa berupa komputerisasi, yang dimana sebelumnya berupa teks
buku.
3. Sesuai dengan analisis penulis, maka sistem absensi berupa teks buku
memerlukan waktu yang cukup lama dalam pendataan absensi maupun
pembuatan laporan, oleh karena itu penulis memberikan inovasi baru berupa
absensi siswa dengan komputerisasi dengan tampilan yang sederhana (user-
friendly) sehingga mudah untuk digunakan. Absensi siswa dengan
komputerisasi juga bisa melakukan perekapan/laporan data kapan saja
secara cepat dan akurat.

VI.2 Saran
Harapan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi absensi ini dapat
membantu mempermudah dalam proses absensi siswa dan perekapan data
secara cepat di SMK MARHAS Margahayu . Beberapa saran untuk
pengembangan sistem dan aplikasi :
1. Aplikasi ini masih bisa dikembangkan lagi mengingat di SMK
MARHAS Ada Keahlian Di bidang RPL (Software Engennering).
2. Sistem yang dibangun dan dirancang di SMK MARHAS Margahayu
ini sengaja di buat terbuka perancangannya agar bisa di pelajari oleh
siswa/i SMK MARHAS Margahayu
LAMPIRAN

Pemasangan perangkat Absensi Sistem GATE di SMK MARHAS Margahayu

Proses Pembuatan Program Absensi Sistem GATE Untuk SMK MARHAS
Margahayu