PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen SOP/KTU/PMP/003

No. Revisi 0
SOP Tanggal Terbit 27 Juli 2016
Halaman 1/4
H.Dadang Suryana D.
PUSKESMAS S.IP,S.Kep, M.Si, MM.Kes
PAMEUNGPEUK Pembina
NIP. 19680504 199003 1 011

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen Mutu yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian Mutu.
 Dokumen level 1 :
Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen mutu
UPTD Puskesmas pameungpeuk yang memuat ketentuan-ketentuan/
persyaratan-persyaratan/ kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional
puskesmas, dapat berupa surat keputusan pimpinan.
 Dokumen level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan proses/ sistem
manajemen mutu UPTD puskesmas pameungpeuk yang digunakan
sebagai acuan spesifik dalam menjalankan suatu kegiatan operasional
puskesmas, dapat berupa pedoman/ manual dan uraian tugas pokok dan
fungsi.
 Dokumen level 3 :
Sebagai penunjang pelaksana prosedur pelayanan kesehatan UPTD
puskesmas pameungpeuk dapat berupa formulir-formulir, kerangka
acuan, dan standar prosedur operasional (SPO), dokumen sistem
manajemen mutu ini yang mengatur/ mengkoordinasikan kegiatan/
proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang
telah ditetapkan.
 Dokumen level 4 :
Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang berupa rekaman-
rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebbijakan,
pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan, pencarian kembali,
dan proses penarikan dokumen yang kadaluarsa, maupun formulir-
formulir, catatan-catatan hasil kegiatan serta dokumen lainnya.
2. Tujuan Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen mutu terkendali dan
digunakan sesuai dengan kebutuhan yang ada di Puskesmas Pameungpeuk
Kabupaten Garut.
3. Kebijakan a. Keputusan Kepala Puskesmas Pameungpeuk No. 094/SK/K-
PKM.PMP/VII/2016, tgl. 02-01-2016 tentang pengendalian dokumen
dan pengendalian rekaman
4. Referensi 1. Pedoman penyusunan dokumen Mutu FKTP, Ditjen Bina Upaya
Kesehatan Dasar Kemenkes, 2014
2. Manual Mutu UPTD puskesmas pameungpeuk Kabupaten Garut
 Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi : 0 Halaman : 2/4
Pameungpeuk Dokumen dan Data SPO/KTU/PMP/003

5. Prosedur 1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen

a. Setiap dokumen yangb akan diterbitkan harus diserahkan kepada
wakil peninjauan sebelum diterbitkan
b. Dokumen baru yang disetujui akan diberikan nomor dokumen dan
status revisi baru, sedangkan dokumen lama yang disetujui hanya
diberikan status revisi baru.
c. Kepala Puskesmas akan menandatangani dokumen pada tempat
yang disediakan sebagai tanda persetujuan penerbitan kemudian
dokumen diberi status “Master”.
d. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Wakil Manajemen
Mutu, dan kemudian membuat salinanya sesuai dengan kebutuhan
untuk didistribusikan.
e. Wakil Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, dan kode
dokumen tersebut yang ada serta nama unit pemegang salinan
dokumen tersebut Daftar Dokumen Internal.

2. Peerubahan Dokumen
a. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah sebagian atau
seluruhnya harus menyertakan Lembar Perubahan Dokumen yang
mencantumkan nomor, nama dokumen, alasan perubahan dan nama
serta tanda tangan pihak yang mengajukan permohonan.
b. Darft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan Dokumen
tersebut diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau.
c. Jika permohonan untuk persetujuan tersebut disetujui, maka
dilakukan penerbitan dokumen diatas, jika permohonan tidak
disetujui maka akan dikembalikan kepada permohonan untuk
diperbaiki kembali.
d. Wakil Manajemen Mutu akan mencatatkan perubahan/revisi yang
dilakukan pada Lembar Revisi yang tersedia sebagai bukti
terjadinya perubahan dokumen.
3. Distribusi Dokumen
a. Pendistribusian dokumen dilakukan dengan menggunakan Lembar
Serah Terima Dokumen dibuat dua salinan, satu untuk Wakil
Manajemen Mutu satu salinan untuk penerima dokumen.
b. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan statu
“Tidak Terkendali” atau “Terkendali” ditentukan tergantung dari
kepentingan penggunaanya.
c. Dokumen “Tidak Terkendali” yang telah didistribusikan tidak akan
diperbaharui atau direvisi, jika terjadi perubahan pada dokumen
tersebut.
d. Dokumen “terkendali” yang didistribusikan akan diperbaharui
 Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi : 0 Halaman : 3/4
Pameungpeuk Dokumen dan Data SPO/KTU/PMP/003

Prosedur atau direvisi jika terjadi perubahan pada dokumen tersebut.

e. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan salinan
dokumen yang resmi diterima oleh pihak yang dituju dan mencatat
pemegang salinan dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.
f. Semua salinan dokumen lama yang telah dirubah dan tidak berlaku lagi,
pada saat yang bersamaan dengan penyerahan dokumen baru dipastikan
tidak digunakan dan disingkirkan dari tempat penyimpanan dan
penggunaanya, ddengan memberikan status “Kadaluarsa”.

4. Penomoran/Pengkodean dokumen
a. Setiap dokumen internal dari sistem manajemen Mutu yang
dijalankan memiliki identitas kode/nomor dokumen sebagai berikut
: SPO/F – XXX – XXX, dengan penjelasan :
 Kelompok 1 (P/F): menunjukan pilihan dokumen : SPO =
Standar Prosedur Operasional, F = Formulir. Khusus Manual
Mutu menggunakan kode MM dan Tugas Pokok dan Fungsi
menggunakan = TPF
 Kelompok 2 (XXX) : menunjukan singkatan dari Unit/
Koordinator yang memiliki Dokumen tersebut, yaitu :
1) Wakil Manajemen Mutu, Kode : KTU
2) Kepala Puskesmas, Kode : KPS
3) Koordinator Tata Usahab, Kode : KTU
4) Koordinator Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit, Kode
: PPP
5) Koordinator Kesehatan Keluarga, Kode : KKK
6) Koordinator Pelayanan Kesehatan & Farmasi, Kode : PKF
7) Koordinator Promosi & Kesehatan Lingkungan, Kode : PKL
8) Koordinator Puskesmas Pembantu, Kode : KPT
9) Koordinator Perawatan Rawat Inap, Kode : PRI
10) Koordinator UGD, Kode : UGD
11) Koordinator PONED, Kode : PND
 Kelompok 3 (XXX) : menunjukan nomor unit dokumen pada
bagian tersebut.
b. Dokumen Eksternal yang sudah mempunyai kode dokumen, tidak
akan diberikan kode baru, jika dokumen belum memiliki nomor,
maka akan diberikan kode/nomor mengikuti aturan tersebut diatas.
c. Dokumen berupa SPO dicatat didalam daftar SPO.
6. Unit Terkait a. Wakil Manajemen Mutu
b. Panjan Kehumasan dan Protokol
c. Tim Mutu
7. Dokumen 1. Lembar Perubahan dokumen (F-WMM-006)
Terkait 2. Daftar Revisi Dokumen (F-WMM-007)
3. Lembar Serah Terima Dokumen (F-WMM-008)
4. Daftar Dokumen Internal (F-WMM-009)
5. Daftar Dokumen External (F-WMM-010)
 Puskesmas Pengendalian No. Dokumen : No. Revisi : 0 Halaman : 4/4
Pameungpeuk Dokumen dan Data SPO/KTU/PMP/003

Dokumen 6. Daftar Dokumen (F-WMM-011)

Terkait
8. Rekaman
Historis Tanggal Mulai
No Yang di Ubah Isi Perubahan
Perubahan diberlakukan